Privacy Verklaring Shareship B.V.

Transcriptie

1 Privacy Verklaring Shareship B.V. 1. Shareship Deze privacyverklaring is van toepassing op alle activiteiten van Shareship B.V (hierna: Shareship ). Shareship verwerkt uitsluitend (persoons)gegevens indien relevant of noodzakelijk is ten aanzien van het beheer, ontwikkeling of kwaliteit van Shareship s dienstverlening. Deze dienstverlening heeft als doel (binnen)vaartlogistiek duurzaam te verbeteren op gebied van efficiëntie, effectiviteit en het benutten van waarde uit data (hierna dienstverlening ). Shareship streeft ernaar uw (persoons)gegevens anoniem te maken wanneer een functie of service met anonieme gegevens kan worden gerealiseerd. Bezoekadres: Wanraaij DN Andelst Postadres: Postbus AE Elst (Gld) Website: Telefoon: Inleiding Wij vinden het belangrijk om u informatie te geven over: de persoons- en bedrijfsgegevens die wij van u verwerken; de manier waarop wij dat doen; de verstrekking van gegevens aan anderen; hoe lang wij gegevens bewaren; hoe wij deze gegevens beveiligen. Daarnaast willen wij u via deze privacyverklaring informeren over uw rechten. Tot slot willen wij u laten weten bij wie u terecht kunt met vragen, verzoeken of klachten. Wij vragen u deze informatie goed door te lezen. 3. Definities Een persoonsgegeven is elke informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon. Voor u betekent dit dat die informatie direct over u gaat of deze informatie naar u te herleiden is. Het verwerken van persoonsgegevens betreft alle handelingen die wij kunnen uitvoeren met uw persoonsgegevens, van verzamelen tot en met vernietigen. Dit is dus een heel ruim begrip. 1

2 Een bedrijfsgegeven is elke informatie die betrekking heeft op de activiteiten van een organisatie, waaronder de (financiële) administratie. 4. Hoe komt Shareship aan uw gegevens? De contactgegevens en bedrijfsgegevens zoals financiële, scheeps -en reisgegevens levert u, als vertegenwoordiger van de onderneming, aan op het digitale platform van Shareship. Deze gegevens kunnen te allen tijde door u worden ingezien op het platform. 5. Welke persoons en bedrijfsgegevens verwerkt Shareship? a. Contactgegevens Shareship vraagt haar gebruikers om contactgegevens (naam, telefoonnummer en adres) vast te leggen op het platform zodat zij naar behoren gebruik kunnen maken van Shareship s dienstverlening. Deze gegevens kunnen worden geclassificeerd als persoonsgegevens. b. Zakelijke financiële gegevens Als gebruiker van het platform, heeft Shareship uw zakelijke bankrekeningnummer nodig ten behoeve van de financiële en administratieve afhandeling op het platform. c. Scheepsgegevens Voor een optimale dienstverlening benodigt Shareship de gegevens van schepen. Deze omvat het volgende: IMO-nummer Classificatie van het schip Naam van het schip Afmetingen schip MMSI-nummer d. Reisgegevens Bestemming Berekening aankomsttijd op locatie Tijd van aankomst op locatie Tijd van vertrek op locatie 2

3 6. Waarom verwerkt Shareship gegevens? a. Voor de uitvoering van onze dienstverlening De verwerking van persoon- en bedrijfsgegevens is noodzakelijk voor een goede dienstverlening. b. Verbeteren en innoveren De bedrijfsgegevens worden gebruikt om Shareship s dienstverlening te verbeteren alsmede nieuwe applicaties te ontwikkelen ten behoeve de innovatie in de binnenvaart. 7. Wat is de rechtsgrond om uw (persoons)gegevens te gebruiken? a. Door gebruik te maken van de dienstverlening van Shareship heeft u toestemming 1 gegeven voor de verwerking van uw gegevens. b. In sommige gevallen is de verwerking van gegevens noodzakelijk voor de behartiging van een gerechtvaardigd belang 2. c. Als gevolg van een overeenkomst die u heeft gesloten met Shareship verwerkt Shareship uw gegevens. 1 Shareship vraagt uw toestemming als u gebruik wilt maken van de dienstverlening van Shareship. Als Shareship uw (persoons)gegevens verwerkt op basis van uw toestemming kunt u uw toestemming te allen tijde weer intrekken. U kunt dit doen door contact met Shareship op te nemen. Dit kan telefonisch of via de . Als u uw toestemming niet verleent, is het niet mogelijk om gebruik te maken van de diensten of delen daarvan. 2 Het verzamelen van (persoons)gegevens is noodzakelijk ten aanzien van het beheer, ontwikkeling en performance van Shareship s dienstverlening. 8. Hoe beveiligt Shareship uw gegevens? Shareship gaat zorgvuldig om met uw gegevens en neemt de nodige technische en organisatorische maatregelen*. Deze maatregelen zorgen voor een toereikend beschermingsniveau, daarbij rekening houdend met de stand van de techniek en de kosten voor het nemen en uitvoeren daarvan alsmede met de risico's die met de verwerking gepaard gaan en de aard van de te beschermen gegevens. *Technische en organisatorische maatregelen Shareship neemt technische en organisatorische maatregelen om uw gegevens te beveiligen tegen verlies of onrechtmatige verwerking. Denk daarbij aan maatregelen om onze website en IT-systemen veilig te gebruiken en misbruik te voorkomen. Alleen geautoriseerd personeel kan uw gegevens inzien en verwerken. 9. Hoe lang bewaart Shareship uw gegevens? Shareship verwerkt persoons -en bedrijfsgegevens en slaat deze gegevens niet langer op dan nodig is voor het uitvoeren van haar werkzaamheden of zolang Shareship bij wet verplicht is. Daarna worden de gegevens verwijderd. 3

4 10. Met wie deelt Shareship gegevens? a. Shareship deelt alleen persoons en bedrijfsgegevens met verwerkers zoals een administratie plichtige bij wet verplicht is. b. Shareship deelt alleen bedrijfsgegevens met verwerkers als dit voor de bedrijfsvoering van Shareship nodig is. Deze verwerkers verwerken bedrijfsgegevens in opdracht van Shareship in het kader van haar dienstverlening en/of ontwikkeling. Met deze verwerkers zijn ook verwerkersovereenkomsten afgesloten. 11. Wat zijn uw rechten? a. Gegevens inzien of verbeteren U heeft op elk moment, via de mail of post, het recht om informatie op te vragen over de persoons -en bedrijfsgegevens die Shareship van u heeft ontvangen. Indien de gegevens onjuist, incompleet of niet van toepassing zijn, bestaat de mogelijkheid Shareship te verzoeken de gegevens te wijzigen of te verwijderen. Shareship kan de gegevens niet verwijderen in geval van een wettelijke vastgestelde opslagverplichting. Binnen vier weken ontvangt u een reactie van ons. U heeft de mogelijkheid de door u aangeleverde informatie, benodigd voor het gebruik van Shareship s dienstverlening, middels het platform te raadplegen. Shareship verzamelt geen andere informatie dan noodzakelijk voor haar dienstverlening. b. Gegevens laten verwijderen en het recht om vergeten te worden In een aantal gevallen heeft u onder bepaalde voorwaarden het recht om de (persoons)gegevens die Shareship van u heeft ontvangen te laten verwijderen. Dit is het geval indien: de (persoons)gegevens niet langer nodig zijn voor de doeleinden waarvoor zij zijn verzameld of anderszins verwerkt; u de toestemming voor het verwerken heeft ingetrokken; u gegrond bezwaar maakt tegen de verwerking; er een wettelijke verplichting is om de persoonsgegevens te wissen; Het recht om vergeten te worden, is geen absoluut recht. c. Overdracht van de gegevens (dataportabiliteit) U heeft het recht om een kopie te krijgen van de persoonsgegevens die u aan ons heeft verstrekt. Het gaat hier alleen om persoonsgegevens die Shareship van u zelf heeft ontvangen en niet om bedrijfsgegevens. Het doel van dit recht is om u in staat te stellen deze gegevens eenvoudig over te dragen aan een andere partij. 4

5 d. Recht van bezwaar U heeft te allen tijde het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoons- en bedrijfsgegevens. Echter, dit heeft als gevolg dat u geen gebruik meer kunt maken van onze diensten. In dat geval zal Shareship uw gegevens niet langer verwerken, tenzij er dwingende gerechtvaardigde gronden voor de verwerking zijn die zwaarder wegen. Als u niet tevreden bent neem dan contact met ons op. Mocht de afhandeling van uw klacht onvoldoende zijn dan heeft u de mogelijkheid om deze klacht bij de nationale toezichthouder, die in Nederland toezicht houdt op de naleving van de privacywetgeving, neer te leggen. In Nederland is dat de Autoriteit Persoonsgegevens (AP) in Den Haag. Als u een beroep wilt doen op uw rechten, kunt u contact met ons opnemen. Als wij goede redenen hebben om uw verzoek te weigeren, zullen wij toelichten waarom dit zo is. 12. Marktanalyse Shareship maakt aan de hand van positiebepaling van schepen, op geaggregeerd niveau, manueel profielen van vervoersstromen met als doel deze te analyseren omwille van het beheer, ontwikkeling en performance van Shareship s dienstverlening. Shareship houdt zich hierbij aan de toepasselijke wet- en regelgeving. 13. Cookies of vergelijkbare technieken die wij gebruiken Bij bezoek aan onze website verzamelen wij uw IP-adres gegevens over uw bezoek aan onze site, cookies en cookie-instellingen. Wij gebruiken alleen analytische en functionele cookies ter ondersteuning van het beheer van de website en de statistische verwerking. Een cookie is een klein tekstbestand dat bij het eerste bezoek aan deze website wordt opgeslagen op uw computer, tablet of smartphone. De functionele cookies die wij gebruiken zijn noodzakelijk voor de technische werking van de website en uw gebruiksgemak. Ze zorgen ervoor dat de website naar behoren werkt en onthouden bijvoorbeeld uw voorkeursinstellingen. Daarnaast kunnen wij met de analytische cookies onze website optimaliseren. Middels uw browser is het mogelijk u af te melden voor het opslaan van cookies. Daarnaast kunt u ook alle informatie die eerder is opgeslagen via de instellingen van uw browser verwijderen. 5

6 14. Aanpassing van de privacyverklaring De privacywetgeving is in beweging. Shareship kan hiertoe de privacyverklaring aanpassen om up-to-date te blijven. Shareship zal bij nieuwe ontwikkelingen, bijvoorbeeld als er iets verandert in de bedrijfsactiviteiten of in de wet of in de rechtspraak, de privacyverklaring aanpassen. Wij houden u op de hoogte bij significante wijzingen. Versie 4, laatst aangepast op Vragen of klachten? Heeft u vragen over deze privacyverklaring? Dan kunt u contact opnemen met ons via info@shareship.nl. 6