SMARTARTS MAKEN: UW INFORMATIE VISUEEL

Transcriptie

1 SMARTARTS MAKEN: UW INFORMATIE VISUEEL Het is verbazend dat een van de leukste en krachtigste functies in Microsoft Office voor velen onbekend is: de SmartArts. Sinds versie 2007 zitten ze verstopt in Word, Excel en PowerPoint. Ik gebruik ze in het kader Weg met de bullets. Zeg nu zelf: welke van de twee opsommingen spreekt jou het meeste aan? Sterker nog, het is niet alleen een esthetische kwestie. Het gaat niet alleen om schoonheid en professionele uitstraling. Beelden blijven beter hangen dan tekst. Ze trekken de aandacht en worden vast geankerd in je mind. SMARTARTS VERSTERKEN HET INZICHT In deze opsomming van de fasen in een proces geeft de SmartArt ook weer dat het een proces is (en geen lijst). De afbeeldingen zijn behalve een leuke aanvulling ook metaforisch voor de inhoud. De afbeeldingen fungeren hier tegelijkertijd als kapstok voor het verhaal en als geheugensteun.

2 En met deze SmartArt is het meteen duidelijk dat er tegenwerkende krachten zijn: HOE MAAK JE EEN SMARTART? Je kunt in alle Microsoft Office-pakketten SmartArts maken. Ik kies in dit artikel voor PowerPoint omdat hier nog wat extra functionaliteiten zijn toegevoegd. 1. Het lint a. In het Lint open je het tabblad Invoegen en klik je in de groep Illustraties op de knop SmartArt. 2. De SmartArt galerie a. In het keuzemenu zoek je een passende categorie en vervolgens kies je een passende SmartArt. Na wat proberen zal je merken dat niet iedere SmartArt voldoet aan je wensen. Sommige SmartArts zijn namelijk beperkt in de hoeveelheid tekst die je er in kwijt kan, andere zijn horizontaal georiënteerd of verticaal. Sommige SmartArts hebben de mogelijkheid afbeeldingen toe te voegen en anderen niet. [afbeelding keuzemenu SmartArt] 3. Tekst schrijven a. Je kunt tekst schrijven in de SmartArts zelf. Persoonlijk vind ik het prettiger om in het tekstvak dat aan de linkerzijde uitklapt de tekst te typen. Hier komt wat kennis van tekstverwerking aan te pas: met een TAB zorg je voor een sub niveau binnen je opsomming, met ENTER maak je een nieuw item en met SHIFT-ENTER schrijf je op een nieuwe regel binnen hetzelfde item. 4. Afbeeldingen a. Heb je gekozen voor een SmartArt met mogelijkheid voor afbeeldingen? Klik dan op het afbeeldingsplaatje en voeg een afbeelding in die op je pc staat. De afbeelding past zich aan wat betreft grootte. 5. Een SmartArt wijzigen a. Wil je liever een andere SmartArt dan kan dat op ieder moment. Bij Hulpmiddelen voor SmartArts open je het tabblad Ontwerpen [afbeelding hulpmiddelen voor SmartArts]. Daar kun je op zoek in de bibliotheek van SmartArts. Alle tekst past zich aan. 2/6

3 6. Kleurgebruik a. De kleurencombinatie van de SmartArt is op basis van de template. Bij Hulpmiddelen voor SmartArts open je het tabblad Ontwerpen en vervolgens op Kleuren Wijzigen. Als je huisstijl goed is doorgevoerd in de template, zal je enkel huisstijlkleuren en afgeleiden vinden. 7. SmartArt-stijlen a. Het leukste is de afwerking. Allerlei SmartArt-stijlen kunnen je compositie schaduw geven of in 3D zetten. Open daarvoor bij Hulpmiddelen voor SmartArts het tabblad Ontwerpen en kies uit de mogelijkheden in de groep SmartArt stijlen. Bovenstaande opsomming kan ook in een SmartArt. Kijk maar verder 3/6

4 Het lint In het Lint open je het tabblad Invoegen en klik je in de groep Illustraties op de knop SmartArt. De SmartArt galerie In het keuzemenu zoek je een passende categorie en vervolgens kies je een passende SmartArt. Na wat proberen zal je merken dat niet iedere SmartArt voldoet aan je wensen. Sommige SmartArts zijn namelijk beperkt in de hoeveelheid tekst die je er in kwijt kan, andere zijn horizontaal georiënteerd of verticaal. Sommige SmartArts hebben de mogelijkheid afbeeldingen toe te voegen en anderen niet. [afbeelding keuzemenu SmartArt] Tekst schrijven Je kunt tekst schrijven in de SmartArts zelf. Persoonlijk vind ik het prettiger om in het tekstvak dat aan de linkerzijde uitklapt de tekst te typen. Hier komt wat kennis van tekstverwerking aan te pas: met een TAB zorg je voor een sub niveau binnen je opsomming, met ENTER maak je een nieuw item en met SHIFT-ENTER schrijf je op een nieuwe regel binnen hetzelfde item. Afbeeldingen Heb je gekozen voor een SmartArt met mogelijkheid voor afbeeldingen? Klik dan op het afbeeldingsplaatje en voeg een afbeelding in die op je pc staat. De afbeelding past zich aan wat betreft grootte. Een SmartArt wijzigen Wil je liever een andere SmartArt dan kan dat op ieder moment. Bij Hulpmiddelen voor SmartArts open je het tabblad Ontwerpen [afbeelding hulpmiddelen voor SmartArts]. Daar kun je op zoek in de bibliotheek van SmartArts. Alle tekst past zich aan. Kleurgebruik De kleurencombinatie van de SmartArt is op basis van de template. Bij Hulpmiddelen voor SmartArts open je het tabblad Ontwerpen en vervolgens op Kleuren Wijzigen. Als je huisstijl goed is doorgevoerd in de template, zal je enkel huisstijlkleuren en afgeleiden vinden. SmartArtstijlen Het leukste is de afwerking. Allerlei SmartArt-stijlen kunnen je compositie schaduw geven of in 3D zetten. Open daarvoor bij Hulpmiddelen voor SmartArts het tabblad Ontwerpen en kies uit de mogelijkheden in de groep SmartArt stijlen. 4/6

5 FINETUNEN VAN SMARTARTS Je kunt de SmartArt in zijn geheel vergroten of verkleinen. Daarvoor hoef je enkel aan een van de hoekpunten te trekken of te duwen. Tekst opmaken kan gewoon door deze te selecteren en op te maken via de knoppen in het Lint. Het resultaat zal niet in het tekstvenster te zien zijn; wel in de SmartArt. Ik raad af om de onderdelen van de SmartArt zelf aan te passen. Het wordt dan snel een chaos en als je vervolgens een andere SmartArt wil moet je helemaal opnieuw beginnen. Sleep de SmartArt naar een andere plaats door een van de randen aan te klikken en te verslepen. In PowerPoint kun je de onderdelen animeren. Zo is het bijvoorbeeld aan te raden om ze één voor één binnen te laten komen. Dat doe je door in de SmartArt te gaan staan, het tabblad Animaties te openen en een groene animatie te kiezen. Vervolgens klik je de knop Effectopties open en kies je voor Een voor een. BESTAANDE BULLET-TEKST OMZETTEN NAAR EEN SMARTART. Nu je de wereld van SmartArts hebt ontdekt ben je wellicht niet tevreden meer met je PowerPoint-dia`s vol tekst met opsommingstekens. Het goede nieuws is dat je deze snel kunt omzetten. Het enige dat je hoeft te doen is in het tekstvak te gaan staan met de bestaande bullet-tekst. Vervolgens kies je in het Lint de knop Converteren naar Smartart. Deze knop staat in de groep Alinea. Maak een keuze uit de galerij en werk de stappen door die hierboven werden opgesomd. 5/6

6 Misschien reageert de SmartArt toch niet zoals jij zou willen. Check dan eerst of je niet te veel met ENTER had gewerkt in de bestaande tekst of dat je wel consequent met opsommingstekens bent geweest. En je zal snel merken dat SmartArts niet van heel veel tekst houden. Maar dat is alleen maar een prima moment om tot de kern te komen en alle ballast te bannen uit de dia. EINDELIJK GEMAKKELIJKE EN PROFESSIONELE ORGANIGRAMMEN MAKEN Het was tot en met office 2003 een geklungel om organigrammen te maken. Daarenboven waren ze allesbehalve mooi. Organigrammen zijn nu opgenomen in de galerie van SmartArts. Je kunt er alle kanten mee uit en je hebt een scala aan stijlen. EN VERDER Kun je SmartArts kopiëren en plakken in andere programma`s. Kun je SmartArts ook in een bericht maken (ja natuurlijk, een e- mailbericht is eigenlijk een word-document) Kun je in PowerPoint een afbeelding converteren naar een SmartArt zodat je er tekst bij kunt zetten. Daar wordt je afbeelding ineens veel professioneler van. SmartArts administratief werken wordt ineens "professioneel spelen"! 6/6