Inkoop- & Aanbestedingsbeleid

Transcriptie

1 Inkoop- & Aanbestedingsbeleid

2 INLEIDING...3 ALGEMEEN BELEIDSKADER INKOOP EN AANBESTEDINGEN DUURZAAM INKOPEN MAATSCHAPPELIJK VERANTWOORD INKOPEN...5 WETTELIJK KADER INKOPEN EN AANBESTEDEN ALGEMENE BEGINSELEN EUROPESE REGELGEVING RAMING VAN DE OPDRACHTWAARDE DREMPELWAARDEN EUROPEES AANBESTEDEN WERKEN, LEVERINGEN EN DIENSTEN...8 GEMEENTELIJK BELEIDSKADER INKOPEN EN AANBESTEDEN DREMPELWAARDEN ONDER DE EUROPESE AANBESTEDINGSGRENS BELEIDSKADERS ONTHEFFING AANBESTEDINGSPROCEDURE...11 BIJLAGE 1 GUNNEN AAN SW BEDRIJVEN...12 BIJLAGE 2 BEGRIPPENLIJST...14 Inkoop en aanbestedingsbeleid Gemeente Heerhugowaard

3 Inleiding Sinds 1998 is de gemeente Heerhugowaard bezig met het professioneel inkopen en aanbesteden van haar leveringen, werken en diensten. Dit heeft geresulteerd in een inkoop en aanbestedingsbeleid dat sindsdien een aantal keer gewijzigd is en aangepast is aan de toen geldende wet- en regelgeving. Het laatste inkoop- en aanbestedingsbeleid dateert uit 1998 en heeft een addendum gekregen begin Dit inkoop- en aanbestedingsbeleid is vervangen door een geheel nieuw inkoop en aanbestedingsbeleid in begin In deze huidige versie (2010) is het beleid geëvalueerd en op enkele kleine (wettelijke) onderdelen aangepast. In onderhavig inkoop- en aanbestedingsbeleid zijn de kaders en richtlijnen geformuleerd voor het handelen van de gemeente Heerhugowaard ten aanzien van inkopen en aanbesteden. Deze kaders en richtlijnen zijn algemeen bindend voor de gehele organisatie. Achtereenvolgens komt met betrekking tot Inkopen en Aanbesteden een algemeen beleidskader, het wettelijk kader en tot slot het Heerhugowaardse specifieke beleidskader aan de orde. Twee bijlagen maken het beleid compleet: Gunning aan Sw-bedrijven en de begrippenlijst. Inkoop en aanbestedingsbeleid Gemeente Heerhugowaard

4 Algemeen beleidskader Inkoop en aanbestedingen Onder inkopen verstaat de gemeente Heerhugowaard: het van externe bronnen betrekken van alle goederen en diensten die nodig zijn voor de bedrijfsuitoefening, het bedrijfsonderhoud en de bedrijfsvoering, tegen de voor de organisatie meest gunstige voorwaarden. Kortom: alle handelingen van een (gemeentelijke) organisatie die facturen van derden tot gevolg hebben 1. Onder aanbesteden verstaat de gemeente Heerhugowaard: het proces van inkopen waarbij de opdrachtgever op transparante en objectieve wijze de opdracht verstrekt aan een opdrachtnemer, die voldoet aan bepaalde eisen en die de economisch meest voordelige aanbieding heeft gedaan. 2 Omdat aanbesteden een bijzondere vorm van inkopen is, dient in het inkoop- en aanbestedingsbeleid gelezen te worden: daar waar inkopen staat wordt ook aanbesteden bedoeld en andersom. Inkoop rust in de gemeente Heerhugowaard op drie pijlers: doelmatigheid, rechtmatigheid en duurzaamheid. In het kader van doelmatigheid dienen via aanbesteden gewenste de producten van derden verworven te worden met de beste prijs-kwaliteitverhouding tegen zo laag mogelijke interne kosten. Hierbij worden de op inkoop betrekking hebbende strategische doelen uit het geldende Collegeprogramma betrokken. Te allen tijde handelt de gemeente Heerhugowaard conform de geldende wet- en regelgeving omtrent inkoop. Dit rechtmatig handelen is ingegeven door zowel de Europese en nationale regelgeving als het gestelde in voorliggend beleid. De gemeente Heerhugowaard streeft naar een duurzame samenleving. Aan dit streven is het doel om 100% duurzaam in te kopen onlosmakelijk verbonden. De gemeente Heerhugowaard wil daarom met inkopen en aanbesteden de volgende doelstelling bereiken: De inkoop binnen de gemeente Heerhugowaard zo te organiseren dat de juiste aanbestedingsprocedure wordt doorlopen met als resultaat dat er met het beschikbaar gestelde budget meer gedaan kan worden, waarbij duurzaamheid een permanent gegeven is. Dit Inkoop- en Aanbestedingsbeleid geldt voor een periode van 2 jaar. Eind 2012, begin 2013, of indien daar aanleiding toe is eerder, zal een evaluatie van dit beleid plaatsvinden en zal daar waar nodig bijgesteld worden. Het kabinet heeft met het opstellen van het Besluit aanbestedingsregels voor overheidsopdrachten (verder: BAO) twee doelstellingen geformuleerd voor het aanbestedingsbeleid, geënt op de Europese richtlijnen voor overheidsopdrachten. Dit zijn: Het bieden van gelijke kansen aan aanbieders van werken, leveringen en diensten om mee te dingen naar overheidsopdrachten; het bevorderen van de doelmatigheid van overheidsbestedingen. In lijn hiermee richt het nationale aanbestedingsbeleid zich op het ondersteunen van de aanbestedende diensten en bevorderen van de naleving van de richtlijnen. Gemeenten mogen buiten de richtlijn om zelf de invulling bepalen van het aanbestedingsbeleid. 1 bron: Rapport: Goed besteed, SGBO, bron: Rapport: Goed besteed, SGBO, 2006 Inkoop en aanbestedingsbeleid Gemeente Heerhugowaard

5 1.1 Duurzaam inkopen Een van de strategische doelstellingen van het college heeft betrekking op het creëren van een duurzame leefomgeving binnen de gemeente Heerhugowaard. De gemeente Heerhugowaard heeft daarom het convenant Duurzaam Inkopen van SenterNovem ondertekend. Het vastleggen van deze intentie maakt voor alle medewerkers van de gemeente duidelijk dat de organisatie het belangrijk vindt dat er ook bij de aanbestedingen wordt gelet op duurzaamheid. Duurzaam Inkopen is een belangrijk proces dat deel uitmaakt van het Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen (MVO). Het onderscheidt zich van een gewoon inkoopproces doordat naast prijs en kwaliteit ook milieu- en sociale aspecten bij de beoordeling van een in te kopen product een rol spelen. Onder leiding van het ministerie VROM stelden de gezamenlijke overheden duurzaamheidscriteria vast. Per productgroep worden eisen genoemd ten aanzien van milieu- en sociale aspecten. Het 100% duurzaam Inkopen betekent dat de inkopen voldoen aan de eisen die op dat moment voor de desbetreffende productgroepen zijn opgesteld. De beschikbare criteria zijn juridisch getoetst en zo opgesteld dat alle overheden ze kunnen toepassen. Voor de eisen geldt dat er voldoende aanbod is en de kosten niet substantieel stijgen. Iedere leverancier die aan de overheden wil leveren, móet aan deze eisen voldoen. Daarnaast bevatten de criteria wensen. Op deze punten kúnnen leveranciers zich onderscheiden, net als op prijs. De gemeente Heerhugowaard streeft naar 100% Duurzaam Inkopen in 2010 en verplicht zich daarmee de door SenterNovem vastgelegde duurzaamheidscriteria in te passen tijdens de specificatiefase van een aanbestedingsproces. De verantwoordelijkheid voor het correct inpassen van deze criteria ligt bij dezelfde organen als genoemd in 3.1 Drempelwaarden onder de Europese aanbestedingsgrens. De gemeente Heerhugowaard heeft het convenant Duurzaam inkopen ondertekend. Bij alle inkopen en aanbestedingen van de gemeente Heerhugowaard heeft zij een inspanningsverplichting om duurzaamheidaspecten te onderzoeken en streeft zij naar de toepassing van de geldende duurzaamheidscriteria in haar aanbestedingen. 1.2 Maatschappelijk verantwoord inkopen In de strategische doelen van het college is nadrukkelijk opgenomen dat de sociale samenhang van de gemeente Heerhugowaard verbeterd dient te worden. In het bouwbesluit van de gemeente Heerhugowaard is het hebben van leerlingenbouwplaatsen opgenomen, er dient een betere aansluiting te zijn tussen de verschillende ketenpartners om burgers naar werk te begeleiden en startende ondernemers binnen de gemeente Heerhugowaard dienen meer ondersteuning te krijgen en gestimuleerd te worden. Binnen de wetgeving op het gebied van inkoop- en aanbestedingen is hier ruimte voor gecreëerd. Beleidsregels ten aanzien van maatschappelijk inkopen en aanbesteding zijn hieronder weer gegeven Social return De gemeente heeft een maatschappelijke rol binnen de lokale samenleving. De gemeente heeft een voorbeeld functie is verantwoordelijk voor het begeleiden van mensen met uitkeringen naar werk en moet burgers - indien ze dit nodig hebben - een beschermde arbeidsplaats bieden. Ondernemers welke opdrachten voor de gemeente uitvoeren hebben hier een belangrijke rol in en kunnen iets terug doen voor de gemeente Heerhugowaard. Dit verschijnsel wordt Social Return genoemd. De gemeente Heerhugowaard conformeert zich daarom bij al haar inkopen en aanbestedingen aan het volgende uitgangspunten: Inkoop en aanbestedingsbeleid Gemeente Heerhugowaard

6 De gemeente Heerhugowaard heeft bij alle inkopen en aanbestedingen de inspanningsplicht om daar waar mogelijk sociale voorwaarden bij aanbestedingen mee te nemen, met als doel regionale werkgelegenheid te bevorderen en/of (werkloos) werkzoekenden en leerlingen werkervaring op te laten doen, gekwalificeerd te worden en/of uit te stromen naar regulier betaald werk. Belangrijke randvoorwaarden voor de toepassing van social return zijn onder meer een heldere besluitvorming over de kaders van en de verantwoordelijkheden voor social return, een stevig politiek draagvlak en committent van betrokken partners, voldoende budget en menskracht voor de projectorganisatie en PR, heldere afspraken over taakstelling, resultaatverplichtingen en sancties voor alle betrokken partijen. Social return is niet iets dat er zo maar even bij gedaan kan worden. Om het tot een succes te maken zal er stevig in geïnvesteerd dienen te worden, ook op de middellange termijn. De kost gaat hier voor de baat uit. Dat deze investering loont, blijkt uit de resultaten bij gemeenten die al langere tijd doorlopend en succesvol social return toepassen (Dordrecht, Rotterdam). Beiden hebben een projectbureau dat intern goede contacten heeft met zowel sociale zaken als stedenbouw/stadsontwikkeling, en dat de taal spreekt van werkgevers 3. Echter zoals uit de adviesnota blijkt moet daarbij niet over één nacht ijs worden gegaan. Belangrijke partners zijn o.m. de brancheverenigingen van de diverse sectoren, opleidingsinstituten, woningcorporaties, projectontwikkelaars, CWI, UWV Het SW-bedrijf Het SW-bedrijf heeft binnen de gemeente Heerhugowaard een bijzondere positie. De gemeente Heerhugowaard is (mede) (financieel) verantwoordelijk voor WNK bedrijven vanuit de gemeenschappelijke regeling. Als het SW-bedrijf te weinig opdracht heeft, zal het verlies maken en de gemeente Heerhugowaard dient dit verlies dan aan te vullen. De gemeente Heerhugowaard heeft er daarom belang bij om het SW-bedrijf van opdrachten te voorzien. Uitgangspunt van de gemeente Heerhugowaard is daarom daar dat waar mogelijk en daar waar zinvol om het SW-bedrijf mee te laten dingen naar opdrachten door middel van meervoudig onderhandse aanbestedingen. Voor meer informatie over de mogelijkheden om opdracht aan het SW-bedrijf te gunnen, zie bijlage 1. Daar waar mogelijk wordt het SW-bedrijf bij meervoudig onderhandse aanbestedingen aangeschreven om mee te dingen naar opdrachten Regionaal voorkeursbeleid In artikel 2 van het BAO is bepaald dat een aanbestedende dienst ondernemers op gelijke en niet discriminerende wijze behandelt. De gemeente Heerhugowaard heeft daarom bij inkopen en aanbestedingen - welke qua raming meer bedragen dan de Europese aanbestedingsdrempels - geen regionaal voorkeursbeleid. Onder de Europese aanbestedingsdrempel geldt artikel 2 van het BAO niet, daarom hanteert de gemeente Heerhugowaard bij niet Europese aanbestedingen het volgende uitgangspunt: Bij een meervoudig onderhandse aanbesteding zal - indien mogelijk - er tenminste één lokale (dit wil zeggen een aanbieder uit het gebied Noord-Holland boven het Noordzeekanaal) en altijd één niet lokale leverancier in concurrentie uitgenodigd worden tot het doen van een aanbieding. Dit hoeft alleen maar als er een lokale leverancier is. De selectie en keuze van de uiteindelijke leverancier voor een product of dienst zal alleen op grond van de uitkomst van de vooraf opgestelde selectie en gunningscriteria plaatsvinden. Bij aanbestedingen boven de Europese drempel is er geen voorkeursbeleid ten aanzien van lokale leveranciers. Bij aanbestedingen onder de Europese drempel geldt dat er - indien mogelijk tenminste één leverancier uit het gebied Noord-Holland boven het Noordzeekanaal wordt gevraagd. 3 Bron: Samenvatting onderzoeksadvies over social return; T. Kessels & R. Jas, PSW Inkoop en aanbestedingsbeleid Gemeente Heerhugowaard

7 Wettelijk kader Inkopen en Aanbesteden De Europese unie heeft aan overheidsdiensten van de lidstaten de verplichting opgelegd om aanbestedingen boven een bepaalde drempelwaarde uit te voeren volgens de EU-richtlijn 2004/18/EG. De Nederlandse overheid heeft deze richtlijn opgenomen in de nationale wetgeving via het Besluit Aanbestedingsregels voor overheidsopdrachten (verder: BAO). Vanaf medio 2010 zal er een nationale aanbestedingswet zijn. Onderhavig inkoop- en aanbestedingsbeleid is zover bekend niet in strijd met de nieuwe nationale aanbestedingswet. Het inkoop- en aanbestedingsbeleid zal zodra de nieuwe aanbestedingswet er is getoetst worden aan de nieuwe aanbestedingswet en daar waar noodzakelijk worden aangepast. De gemeente Heerhugowaard zal bij al haar inkopen en aanbestedingen handelen conform de geldende wetgeving (concreet: BAO, 16 juli 2005). 1.3 Algemene beginselen Europese regelgeving Alle inkopen en aanbestedingen van de gemeente Heerhugowaard dienen te gebeuren volgens de basisbeginselen van de Europese wet- en regelgeving. Deze basis beginselen zijn: Non discriminatie: De gemeente mag niet discrimineren Transparantie: Het handelen van de gemeente moet navolgbaar zijn Objectiviteit: De gemeente mag geen voorkeur hebben Proportionaliteit: De vraag moet in verhouding zijn tot de gevraagde dienst/ levering/ werk De gemeente Heerhugowaard handelt bij al haar inkopen en aanbestedingen conform de basisbeginselen van de Europese wet- en regelgeving. De gedachte hierachter is dat inkopen die immers met gemeenschapsgeld gepaard gaan, met maximale openheid van zaken uitgevoerd dienen te worden(voor zover dat doelmatig kan en zonder dat de belangen van de gemeente of van de individuele leverancier worden geschaad). Het voornemen om over te gaan tot het verstrekken van grote opdrachten en/of het afsluiten van grote contracten, hoort bekend te worden gemaakt aan de markt. Aan aannemers, leveranciers en dienstverleners dient de mogelijkheid te worden geboden om mee te dingen naar overheidsopdrachten. Een open markt leidt tot meer concurrerende aanbiedingen. Ook de kwaliteit van uitgevoerde opdrachten en leveringen is gebaat bij een concurrerende markt. Uit diverse onderzoeken blijkt dat bij meer concurrentie, de kosten lager worden bij een gelijkblijvende of betere kwaliteit. 1.4 Raming van de opdrachtwaarde De gemeente Heerhugowaard raamt de waarde van een opdracht conform artikel 9 van het Bao. Concreet betekent dit dat zij bij de raming van de opdracht uitgaat van het totale bedrag exclusief omzetbelasting doch inclusief eventuele opties en eventuele verleningen van de overeenkomst. Het splitsen van een opdracht om zo een andere (eenvoudigere) aanbestedingsprocedure te volgen of om niet Europees aan te besteden is verboden. 1.5 Drempelwaarden Europees aanbesteden In het Bao is bepaald dat alle opdrachten met een raming boven een bepaalde waarde conform de richtlijn aanbesteed dienen te worden (het zogenaamde Europese aanbesteden). Sinds 1 januari 2008 gelden voor de gemeente Heerhugowaard de volgende drempelwaarden: Werken ,- Leveringen ,- 2A-diensten ,- 2B-diensten ,- Inkoop en aanbestedingsbeleid Gemeente Heerhugowaard

8 Deze bedragen worden elke twee jaar bijgesteld door de Europese commissie. De eerst volgende wijziging zal zijn op 1 januari Werken, leveringen en Diensten Onder Werken wordt verstaan: het product van bouw- dan wel wegenbouwkundige werken in hun geheel en dat daartoe bestemd is als zodanig een economische of technische functie te vervullen. Het begrip werk omvat in ieder geval de activiteiten die zijn opgesomd in Bijlage I van het Bao: algemene bouwnijverheid, sloperswerkzaamheden, burgerlijke en utiliteitsbouw, waterbouw, spoorwegbouw, wegenbouw, cultuurtechnische werken, installatiebouw, de afwerking van gebouwen en verhuur van bouw- of sloopmachines met bedieningspersoneel. Onder Levering wordt verstaan: alle opdrachten met betrekking tot de aankoop, leasing, huur of huurkoop, met of zonder koopoptie, van producten. De levering van de producten kan ook de nodige werkzaamheden voor het aanbrengen en installeren omvatten. Onder producten worden slechts roerende zaken verstaan. De aanschaf van bestaande onroerende zaken 4 vallen buiten de werking van het Bao en worden derhalve niet gezien als een inkoop. Onder Dienst wordt verstaan: alle opdrachten die niet als levering of werk kunnen worden aangemerkt. Hierbij kan gedacht worden aan werkzaamheden verricht door architecten en/of adviesbureaus en het verrichten van schoonmaakwerkzaamheden Combinatie inkoop Het kan voorkomen dat een aanbesteding betrekking heeft op zowel een levering, een dienst of een werk. Is hiervan sprake dan geldt de volgende regel: Het financieel grootste deel van de opdracht is doorslaggevend voor de te volgen procedure Gevolg kosten Indien de levering van producten of een dienst bepaalde installatiewerkzaamheden met zich mee brengt, dan behoren de installatiewerkzaamheden tot de opdracht voor levering. Dit is vooral van belang om te bepalen of de opdracht een bepaalde drempelwaarde overschrijdt waarboven de richtlijn moet worden toegepast Diensten versus werken Vaak worden werkzaamheden geschaard onder Werken vanwege de hogere drempelwaarde, terwijl dit eigenlijk diensten betreffen. Een bekend voorbeeld is het maaien van bermen; dat is geen werk maar een dienst. Een hulpmiddel kan zijn: wordt er wat nieuws gecreëerd dan is het een werk, anders is het veelal onderhoud en dus een dienst. Bestaat er twijfel over het feit of een opdracht onder de Richtlijn Leveringen of de richtlijn Werken valt, dan moet gekeken worden naar wat het voorwerp van de overeenkomst is en of het doel is dat de aanbestedende dienst het eigendom verwerft over goederen (bijvoorbeeld baggerschepen) of dat het gaat om het resultaat (bijvoorbeeld een uitgebaggerde rivier). Met betrekking tot onderhoudsdiensten is het niet altijd even duidelijk of het een dienst of een werk betreft. De algemene regel is dat een onderhoudsdienst als dienst wordt aangemerkt wanneer het betrekking heeft op reparatie en onderhoud van machines, voertuigen en technische installaties. Daarnaast is er ook sprake van dienst wanneer er sprake is van onderhoud van gebouwen in de zin van het beheren van gebouwen en het schoonmaken van gebouwen. 4 zie art. 15 lid a BAO Inkoop en aanbestedingsbeleid Gemeente Heerhugowaard

9 Gemeentelijk beleidskader Inkopen en aanbesteden Boven de Europese drempel is het Bao van toepassing. Overheidsaanbestedingen onder de hiervoor genoemde Europese drempelbedragen en opdrachten die uitgezonderd zijn van de Bao, geschieden in beginsel op grond van gemeentelijk geformuleerd beleid, mits wordt voldaan aan basisbeginselen van de Europese wet- en regelgeving. De gemeente Heerhugowaard tracht door middel van onderhavig inkoop- en aanbestedingsbeleid aan deze verplichting te voldoen. 1.7 Drempelwaarden onder de Europese aanbestedingsgrens Om te voldoen aan de basisbeginselen van de Europese wet- en regelgeving zijn overheidsorganisaties verplicht om onder de EU-drempelbedragen een beleid op te stellen over een zelfverkozen systematiek van drempelbedragen. Boven de drempelwaarde verplicht de gemeente zich tot een bepaalde aanbestedingsmethodiek en/of mandaatregels. Op hoofdlijnen onderscheiden wij de volgende vormen: Nationaal Openbaar (publieke bekendmaking, algemene inschrijving of voorselectie); Meervoudig onderhands (geen of beperkte bekendmaking, minimaal 3 offertepartijen uitgenodigd, al dan niet na selectie); Enkelvoudig onderhands (geen bekendmaking, 1 offertepartij). De gemeente Heerhugowaard verplicht zich bij toekomstige opdrachten voor werken, leveringen en diensten beneden de EU-drempelbedragen de onderstaande aanbestedingsmethoden en drempelbedragen te hanteren en zal dit algemeen bekend maken, bijvoorbeeld op de gemeentelijke internetpagina: Aanbesteding Werken Leveringen Diensten Mandaat Mandaat Opmerking svorm Aanbest. Financieel Europees 2 A diensten 2 B diensten > > A > B > College College Nationaal Openbaar > > > Sectordirecteur Sectordirecteur Meervoudig < < < Sector- Sector- Minimaal 3 onderhands > > > directeur directeur offertes Enkelvoudig onderhands < < < Budgethouder Budgethouder 5 Minimaal 1 offerte 5 Bij de sector Stadsbeheer hebben projectverantwoordelijke een mandaat om meer- en minderwerk opdrachten te verstrekken tot een bedrag van 3.000,= Inkoop en aanbestedingsbeleid Gemeente Heerhugowaard

10 Het college kiest voor bovenstaande grenzen om redenen van doelmatigheid en treft in het onderstaande verdere maatregelen om zowel de doelmatigheid als de objectiviteit en transparantie te vergroten. Bij alle nationaal openbare- en Europese aanbesteding is een budgethouder verplicht om de inkoopadviseur te raadplegen. Het aanbestedingsmandaat heeft betrekking op welk orgaan binnen de gemeente Heerhugowaard gerechtigd is om een aanbesteding op te starten. Het financiële mandaat heeft betrekking op welk orgaan binnen de gemeente Heerhugowaard gerechtigd is om een (financiële) verplichting aan te gaan. De gemeente Heerhugowaard gaat een verplichting aan op het moment dat een opdracht (voorlopig) gegund wordt aan een opdrachtnemer. Het besluit tot gunning dient derhalve voorgelegd te worden aan het bevoegd orgaan. Bij een Europese aanbesteding geldt echter dat de Sectordirecteur bevoegd is voorlopig te gunnen onder voorbehoud van definitieve gunning door het College. 1.8 Beleidskaders Aanbestedingsreglementen De algemene beginselen van behoorlijk bestuur worden bevorderd door het gebruiken van aanbestedingsreglementen, inkoopvoorwaarden en standaardbestekken. Om de aanbestedingsprocedures te regelen bestaan er diverse reglementen die regels bevatten voor de wijze van aanbesteden, de bekendmakingen, de keuze van inschrijvers, de opdrachtverlening en de wijze van het beslechten van geschillen. De gemeente Heerhugowaard hanteert voor aanbestedingen in de werkensfeer het Aanbestedingsreglement Werken De gemeente Heerhugowaard hanteert voor meervoudig onderhandse aanbestedingen in de leveringen en dienstensfeer de gemeentelijke standaard offerteaanvraag Meervoudig onderhands aanbesteden. De gemeente Heerhugowaard hanteert voor nationaal openbare aanbestedingen in de leveringen en dienstensfeer de gemeentelijke standaard offerteaanvraag nationaal openbaar aanbesteden Samenwerking Op het gebied van inkoop staat de gemeente open voor verschillende samenwerkingsverbanden. Belangrijk bij samenwerkingsverbanden is dat het op doelmatige en doeltreffende wijze bijdraagt aan de invulling van het strategische beleidsplan inkoop en de verdere professionalisering van de inkoopfunctie. Dit kan zijn door het delen van kennis maar ook door het creëren van schaalvergroting waardoor een gunstiger kwaliteit/prijs verhouding voor de uitbestedingen en de ingekochte goederen en diensten wordt bereikt Inkoopvoorwaarden De inkoopvoorwaarden zijn als instrument erg geschikt om bij aanbestedingen uniformiteit te bewerkstelligen. Door de inkoopvoorwaarden van toepassing te verklaren hoeven deze voorwaarden niet apart contractueel geregeld te worden. Soms is het niet mogelijk of niet verstandig om de inkoopvoorwaarden te hanteren, bijvoorbeeld: bij alle contracten en overeenkomsten waar de UAV 89 of de UAV GC 2005 van toepassing is; sommige zaken en/of diensten zijn niet te verkrijgen met het hanteren van de inkoopvoorwaarden, de leverancier doet uitsluitend zaken op zijn leveringsvoorwaarden; er zijn veel aanvullingen en/of wijzigingen op de inkoopvoorwaarden; Wanneer, om bovenstaande redenen, de inkoopvoorwaarden niet worden gehanteerd, dient te worden gewaarborgd dat de Gemeente Heerhugowaard geen overeenkomst aangaat waarbij een onnodig Inkoop en aanbestedingsbeleid Gemeente Heerhugowaard

11 (juridisch of aansprakelijkheids-) risico wordt gelopen. Dit dient altijd in afstemming te gebeuren met de inkoopadviseur. Op alle inkopen en aanbestedingen van de gemeente Heerhugowaard zijn in principe de algemene inkoopvoorwaarden van Gemeente Heerhugowaard van toepassing Raamovereenkomsten Een raamovereenkomst is een overeenkomst tussen een of meer aanbestedende diensten en een of meer ondernemers met het doel gedurende een bepaalde periode de voorwaarden inzake te plaatsen opdrachten vast te leggen, met name wat betreft de prijs en, in voorkomend geval, de beoogde hoeveelheid. De maximale duur van een Raamovereenkomst is vier (4) jaar inclusief verlengingen. Langere duur is mogelijk maar vraagt om een deugdelijke motivering. De gemeente Heerhugowaard streeft naar het gebruik - en de ontwikkeling van gemeentebrede - mantel- en raamovereenkomsten, onder andere door het koppelen van opdrachten van de verschillende afdelingen Facturenreductie De gemeente Heerhugowaard streeft naar een zo n efficiënt mogelijke bedrijfsvoering. Bij zo n efficiënt mogelijke bedrijfsvoering hoort een strategisch facturatie beleid. Dit wil zeggen dat er zo min mogelijk facturen per leverancier ontvangen worden terwijl een factuur zo efficiënt mogelijk wordt afgehandeld. De gemeente Heerhugowaard streeft naar een zo n efficiënt mogelijke afhandeling van de facturen Monitoren van contracten Door het opzetten en beheren van een gemeentebrede contractendatabase kan de gemeente centraal de contractuele afspraken monitoren. Vanuit deze centrale database worden de budgethouders geadviseerd over einddata en andere contractuele afspraken om hierop vroegtijdig te kunnen anticiperen De gemeente Heerhugowaard richt een centrale contractendatabase in, waardoor budgethouders tijdig en adequaat kunnen anticiperen bij het einde van het contract. 1.9 Ontheffing aanbestedingsprocedure Wanneer de te verwachten voordelen van een andere aanbestedingsprocedure aantoonbaar groter zijn dan bij openbaar of meervoudig onderhands aanbesteden mag van dit principe slechts gemotiveerd en gearchiveerd worden afgeweken. Dit geldt echter niet voor Europese aanbestedingen. Het hoofd van een afdeling is verantwoordelijk voor de keuze van de afwijkende vorm. In alle gevallen zal de inkoopfunctie om advies worden gevraagd. De portefeuillehouder moet uiteindelijk instemmen met de afwijking. De criteria die gebruikt worden om van een voorgeschreven aanbestedingsvorm af te wijken zijn: De complexiteit van het werk/ levering of dienst; De uniformiteit van het werk/ levering of dienst; De mate van specialisatie; Het spoedeisende karakter in geval van calamiteiten; Na akkoord van de betreffende portefeuillehouder en het raadplegen van de inkoopadviseur kan er ontheffing verkregen van een te volgen procedure. Dit kan nooit bij een Europese aanbesteding. Inkoop en aanbestedingsbeleid Gemeente Heerhugowaard

12 Bijlage 1 Gunnen aan SW bedrijven Sociale werkvoorzieningschappen worden vrijwel altijd opgericht ter uitvoering van de Wet sociale werkvoorziening (WSW). Deze wet heeft één belangrijke sociale doelstelling: het bieden van werk aan mensen die (nog) niet terecht kunnen op de gewone arbeidsmarkt. Personen die normaal gesproken geen werk kunnen vinden door een lichamelijke, psychische of verstandelijke handicap kunnen hierdoor een baan krijgen onder aangepaste omstandigheden. Er staan nu op basis van de huidige stand van zaken in het aanbestedingsrecht 3 mogelijkheden open om te gunnen aan een Sociaal werkvoorzieningschap: 2B diensten Opdrachten die vaak worden uitbesteed aan Sociale werkvoorzieningschappen vallen voornamelijk in de categorie diensten : schoonwerkzaamheden, leerlingenvervoer, reïntegratiediensten en plantsoendiensten. Het Besluit aanbestedingsregels voor overheidsopdrachten (Bao) en de Europese aanbestedingsrichtlijn maken onderscheid tussen zogenaamde 2A- en 2B-diensten. Voor 2B-diensten geldt een zogenaamd verlicht regime. Dit houdt in dat bij het gunnen van de opdracht slechts de technische specificaties (vgl. RAW) zoals bedoeld in artikel 23 van het Bao hoeven te worden opgesteld en dat een aankondiging van de gunning, dus achteraf, wordt geplaatst in het Supplement op het Publicatieblad van de Europese Unie ( De algemene beginselen van het aanbestedingsrecht, te weten: transparantie, objectiviteit en nondiscriminatie blijven wel van toepassing. Bedacht moet dus iedere keer worden of bij het gunnen van een opdracht op grond van dit artikel, voldoende aandacht aan deze beginselen of het Europese mededingingsrecht wordt gegeven. Artikel 19 Bao Op 2A diensten zijn de Europese aanbestedingsverplichtingen geheel van toepassing. Er dient dus vooraf gepubliceerd te worden. Voor sociale werkplaatsen is in artikel 19 van het BAO een uitzondering gemaakt. Een aanbesteding kan worden voorbehouden aan een sociale werkvoorziening indien de meerderheid van de bij de uitvoering van de opdracht betrokken werknemers personen met een arbeidshandicap zijn, die wegens de aard of de ernst van hun handicaps geen beroepsactiviteit in normale omstandigheden kunnen uitoefenen. Dit betekent niet dat er geen aanbestedingsplicht geldt. Het enige dat verandert is dat slechts sociale werkplaatsen zich op de aanbesteding in kunnen schrijven. Alle sociale werkvoorzieningen mogen op basis van gelijke behandeling op de aanbesteding inschrijven. Artikel 26 Bao De derde mogelijk tot het bereiken van de sociale doelstellingen is gecreëerd in de vorm van de sociale gunningcriteria. Dit zijn speciale voorwaarden aan de uitvoering van de opdracht, die verband kunnen houden met sociale of milieuoverwegingen. Te denken valt hierbij aan reïntegratie bevordering, bestrijding werkloosheid of bescherming van het milieu. Ze gaan door het leven onder de noemer sociale gunningcriteria. Quasi inhouse opdrachten: De vierde mogelijkheid die er is heeft betrekking op vaste jurisprudentie van het Europese Hof. Quasi inhouse opdrachten zouden 1 op 1 gegund mogen worden aan het SW-bedrijf mits er aan twee voorwaarden voldaan wordt. De eerste voorwaarde heeft betrekking op de gezagsverhouding tussen het SW-bedrijf en de deelnemende gemeenten. De deelnemende gemeente moet gezag uitvoeren op het SW-bedrijf. Bij een ruime interpretatie van de regelgeving voldoet de gemeente aan deze voorwaarde. De tweede noodzakelijk voorwaarde is dat het SW-bedrijf het merendeel van zijn werkzaamheden moet verrichten ten behoeve van de aanbestedende dienst, in dit geval de gemeente. Omdat het SWbedrijf veelal voor een groot deel ook werkzaamheden verricht voor andere gemeenten en commerciële instellingen wordt aan deze voorwaarde veelal op dit moment niet voldaan. Indien de gemeente quasi inhouse opdrachten wil verstrekken aan het SW-bedrijf, is dit mogelijk indien het SW-bedrijf zijn juridische structuur drastisch wijzigt. Inkoop en aanbestedingsbeleid Gemeente Heerhugowaard

13 Vrijstelling voor verlening van opdrachten door middel van exclusief recht: Het is mogelijk om opdrachten aan het SW-bedrijf te gunnen door middel van het exclusieve recht. Opdrachten moeten dan voldoen aan de volgende vijf voorwaarden: 1. Het SW-bedrijf moet zelf een aanbestedende dienst zijn; 2. De opdrachtgever moet de opdracht verstrekken door middel van een uitsluitend recht; 3. Het uitsluitende recht moet een wettelijke of bestuursrechtelijke grondslag hebben; 4. De verlening van het uitsluitende recht moet verenigbaar zijn met het EG-verdrag; 5. Het uitsluitende recht moet op uitdrukkelijke en doorzichtige wijze zijn verleend. Deze mogelijkheid bestaat inderdaad en is goed mogelijk. Een belangrijk aspect hierbij is dat aan alle vijf de voorwaarden wordt voldaan. Het is haalbaar om het SW-bedrijf verschillende opdrachten te gunnen door middel van het alleenrecht. Deze mogelijkheid houdt wel in dat er in principe voor elke aanbesteding een verordening gemaakt moet worden. Echter in de vijfde voorwaarde schuilt een risico. Dit risico heeft betrekking op de publicatieplicht bij het vestigen van het alleenrecht. Dit dient gepubliceerd te worden in een landelijk medium. Het risico schuilt hem in het feit dat op het moment dat een andere aanbestedende dienst aangeeft interesse te hebben in de opdracht er dan twee geïnteresseerde zijn voor dezelfde opdracht en er niet meer rechtstreeks aan het SW-bedrijf gegund mag worden. Dit probleem ontstaat omdat een verordening (welke noodzakelijk is voor het alleenrecht) van algemeen nut moet zijn. Het gunnen van opdrachten aan het (lokale) SW-bedrijf is niet van algemeen nut maar bijvoorbeeld het te werkstellen van mensen met een SW-status in de groenvoorziening wel. Dit probleem is vervolgens op te lossen door of (a) een aanbesteding te houden tussen beide geïnteresseerde SW-bedrijven of (b) door middel van bestuurlijk overleg. 1 op 1 gunnen aan het SW-bedrijf onder de Europese drempelbedragen: Zolang de nieuwe nationale inkoop- en aanbestedingswetgeving er niet is, kan het college van B&W ontheffing geven door opdrachten tot de Europese drempelwaarden rechtstreeks aan het SW-bedrijf te gunnen. Hierbij moet dan wel worden opgemerkt dat het BAO dan wordt nageleefd volgens de letter van de wet en er voorbij gegaan wordt aan het feit dat de Europese commissie in 2006 een interpretatieve mededeling heeft gedaan. In deze interpretatieve mededeling is uitvoerig stil gestaan bij de werking van de richtlijn onder de drempelbedragen. Het standpunt van de commissie is dat de richtlijn dan wel degelijk van toepassing is, maar dit betreft een standpunt en is (nog) geen wetgeving. Sociale gunningcriteria vormen een soort van tool voor de aanbestedende diensten om ervoor te zorgen dat een leverancier bepaalde sociale doelstellingen van de aanbestedende dienst worden verwezenlijkt. Hierbij moet wel worden gelet op volgende zaken: het gunningcriterium moet verband houden met opdracht (HvJEG Finse bussen / HvJEG Wienstrom ); het gunningcriterium moet te allen tijde non-discriminatoir & proportioneel zijn; het gunningcriterium dient in de aankondiging te worden vermeld. Tot slot willen wij er op wijzen dat bovenstaande alleen betrekking heeft op de werkzaamheden van het SW-bedrijf waar het merendeel gedaan wordt door mensen met een SW-status en dat altijd de marktconformiteit (zowel qua prijs en kwaliteit) getoetst moeten worden en dat er alleen gegund mag worden aan het SW-bedrijf als uit deze toetst blijkt dat het SW-bedrijf marktconform levert. Inkoop en aanbestedingsbeleid Gemeente Heerhugowaard

14 Bijlage 2 Begrippenlijst 2-A Diensten: betreft diensten die onder de volledige werking van de richtlijn Diensten vallen. 2-B Diensten: diensten waarbij slechts een zeer beperkt gedeelte (2B) van toepassing is. Men dient alleen de voorschriften om de technische specificaties in de contractuele documenten op te nemen en de juiste technische voorschriften toe te passen, evenals het publiceren van de aankondiging van de gegunde opdracht in het Publicatieblad van de EG. Aanbesteden: het proces dat vooraf gaat aan het verstrekken van een opdracht aan een derde voor de uitvoering van werken of de levering van diensten of producten. Aanbestedende dienst: gemeente Heerhugowaard Aanbesteder: degene (afdeling) die het opdragen van een opdracht voorbereidt. Aankondigingen: berichtgeving in het Supplement op het Publicatieblad van de Europese Gemeenschap, berichtgeving in de krant ARW: Het Aanbestedingsreglement Werken 2005 (ARW 2005) is de opvolger van de ARW 2004, dat op haar beurt de twee UAR s (UAR-EG 1991 en UAR 2001) heeft vervangen. Het ARW 2005 is, net als het BAO, op 1 december 2005 in werking getreden. Het ARW 2005 behandelt de precontractuele fase. Het ARW 2005 is bedoeld voor het aanbesteden van werken en bestaat uit twee sporen: een Europees spoor (voor opdrachten die een geraamde waarde hebben boven het Europese drempelbedrag) en een openbaar spoor (voor opdrachten die een geraamde waarde hebben onder het Europese drempelbedrag). Daar de Europese richtlijn werken, leveringen en diensten via het BAO op 1 december 2005 in werking is getreden, is de voorganger van het ARW 2004, het UAR-EG 1991, niet meer actueel. Deze voorganger (UAR-EG 1991) wordt door veel gemeenten nog wel gehanteerd. Met de toepassing van het ARW 2005 voldoen gemeenten weer aan de voorschriften van het BAO en daarmee aan de voorschriften van de Europese richtlijn. Als tussenoplossing tot het nieuwe regime in 2007 is het ARW 2005 voor zowel Europese als nationale aanbestedingen (op onderdelen) een actueel reglement. Door te adviseren het ARW 2005 nationaal toe te passen wordt uniformiteit bevorderd en kan een einde komen aan de lappendeken van reglementen die nu bestaat (UAR-EG 1991, UAR 1986, UAR 2001, ARW 2004). De Minister van EZ heeft in een bestuurlijk overleg met de VNG toegezegd dat gemeenten tot de inwerkingtreding van de Aanbestedingswet niet meer geconfronteerd worden met nieuwe regelgeving. (Bron: VNG) Bao: Het Besluit aanbestedingsregels voor overheidsopdrachten (BAO) is een aanbestedingsrichtlijn die in 2004 is vastgesteld. In het besluit staan regels voor het verstrekken van opdrachten door de overheid (zoals Rijk, Provincies, Gemeenten). Het besluit Bao is op 1 december 2005 in werking getreden en vervangt het Besluit overheidsaanbestedingen. Diensten: een opdracht voor dienstverlening. Drempelbedrag: bedrag waarboven een bepaalde aanbestedingsprocedure is voorgeschreven. EU-richtlijnen: Voor het aanbesteden van werken, leveringen en diensten boven het Europese drempelbedrag dient richtlijn 2004/18/EG van 31 maart 2004 gebruikt te worden (de zgn. Algemene richtlijn). Leveringen: een opdracht voor levering is een opdracht voor aankoop, leasing, huur of huurkoop van een product. Minimumeisen: zijn eisen met een uitsluitend karakter. Dat wil zeggen dat een marktpartij die Inkoop en aanbestedingsbeleid Gemeente Heerhugowaard

15 hieraan niet voldoet uitgesloten wordt van verdere deelname aan een aanbestedingsprocedure. Nationale en Europese aanbesteding: hierbij kunnen de volgende aanbestedingsprocedures worden onderscheiden: openbare aanbesteding is een aanbesteding die algemeen bekend gemaakt wordt en waarbij eenieder een inschrijving kan doen; openbare aanbesteding met voorafgaande selectie is een aanbesteding die algemeen bekend wordt gemaakt, waarbij een ieder zich als gegadigde kan aanmelden. Uit deze gegadigden wordt op basis van vooraf bekend gemaakte criteria een selectie (van minimaal 5) gemaakt en de dan geselecteerden worden uitgenodigd een inschrijving te doen; Onderhandse aanbesteding: een onderhandse aanbesteding is een aanbesteding die niet algemeen wordt aangekondigd en waarbij door de opdrachtgever zelf een of meerdere partijen worden benaderd om een inschrijving te doen; de volgende onderhandse aanbestedingen zijn te onderscheiden: onderhandse aanbesteding is een aanbesteding waarbij een beperkt aantal van tenminste twee natuurlijke of rechtspersonen tot inschrijving worden uitgenodigd; de onderhandse aanbesteding na selectie houdt in dat een beperkt aantal van tenminste twee natuurlijke of rechtspersonen in de gelegenheid wordt gesteld, deel te nemen aan een selectie, waarna één of meer van hen tot inschrijving kunnen worden uitgenodigd; de enkelvoudige uitnodiging, ook wel gunning uit de hand genoemd, houdt in dat één natuurlijke of rechtspersoon wordt gevraagd een prijsaanbieding te doen. Veelal wordt dan met een zogenaamde open begroting gewerkt, hetgeen betekent dat de opdrachtnemer inzage geeft in zijn begroting. de offertemethode is een proces voor het aanbesteden van vooral leveringen dat neerkomt op een meervoudige onderhandse aanbesteding met drie partijen. Quasi inhouse aanbesteden: Het verstrekken aan een organisatie welke juridisch een eigen entiteit is maar die uitsluitend werk verricht voor een aanbestedende dienst en waar een aanbestedende dienst gezag op uitvoert. Selectiecriteria: criteria die aan gegadigden gesteld kunnen worden om voor een opdracht in aanmerking te komen. Deze bestaan uit: eisen aan de beroepsbekwaamheid, financieeleconomische geschiktheideisen en technische geschiktheideisen. Selectieleidraad: een document waarin staat beschreven aan welke selectiecriteria gegadigden voor een opdracht dienen te voldoen. Total Cost of Ownership (TCO): een berekening van de kostprijs waarbij naast de aanschafkosten van een dienst of product, ook gekeken wordt naar de financiële gevolgen van de gebruiksfase. TCO brengt de totale kosten op korte en langere termijn in beeld om een beoogde prestatie te kunnen realiseren. Turnkey-contract: hiervoor is geen eenduidige begripsomschrijving te geven; het meest kenmerkende is dat een partij, de turnkey-aannemer, verantwoordelijk is voor zowel ontwerp als uitvoering. Uniforme Administratieve Voorwaarden 89 (UAV): Contractsvorm welke bij werken altijd van toepassing wordt verklaard. Uniforme Administratieve Voorwaarden Geïntegreerde Contracten (GC UAV): Contractsvorm welke bij werken altijd van toepassing wordt verklaard bij complexe samenwerkingsvormen zoals turn key, construct en design, design en build. Inkoop en aanbestedingsbeleid Gemeente Heerhugowaard

16 Werk: een werk is het product van bouw- dan wel infrastructurele werken in hun geheel dat ertoe bestemd is als zodanig een economische of technische functie te vervullen. Inkoop en aanbestedingsbeleid Gemeente Heerhugowaard