Secure Vendor Administration Tool. HP Leverancier Setup Instructies: Hoe U Uw bedrijf registreren in Leverancier HP's Database

Transcriptie

1 HP Leverancier Setup Instructies: Hoe U Uw bedrijf registreren in Leverancier HP's Database Global Procurement Last Updated: 3 February 2012

2 Contents Onderwerp 1 -Waarom heeft HP de details van uw bedrijf nodig?... 3 Onderwerp 2 - Bericht verzonden van Secure Vendor Administration Tool... 4 Wat te doen als de notificatie naar uw spam post gaat... 4 Onderwerp 3 Toegang tot de Secure Vendor Administration Tool (SVAT)... 5 Onderwerp 4 Het invullen van de Supplier Update Form... 6 Adresgegevens... 6 Verkoper Overmaking/Hoofdkantoor Contact Gegevens... 7 Verkoper Bank en Boekhouding Gegevens... 8 Verkoper Classificatie Gegevens Bijkomende Informatie, Briefjes, Opmerkingen Bijalgen Global Procurement Page 2 Last Updated: 2/3/2012

3 Onderw erp 1 - Waarom heeft HP de details van uw bedrijf nodig? Hewlett-Packard (HP) heeft uw zakelijke informative nodig om zaken te doen met uw bedrijf en om nauwkeurige betalingen tegen toekomstige orders garanderen. De overgedragen informatie wordt beveiligd met encryptie via de Secure Vendor Administration Tool (SVAT). Alle verstrekte informatie zal vertrouwelijk worden behandeld en alleen gebruikt om zaken te faciliteren tussen HP en uw bedrijf. Global Procurement Page 3 Last Updated: 2/3/2012

4 Onderw erp 2 - E- m ail Bericht verzonden van Secure Vendor Adm inistration Tool Om uw zakelijke gegevens toe te voegen of actualiseren in de Leverancier HP's Database ontvangt u een automatische bericht van de Secure Vendor administration tool. De zal worden verzonden vanaf de HP adres: SupplierSetup@hp.com Opmerking: Dit wordt alleen gebruikt voor de start van het registratieproces voor HP leveranciers. Deze mailbox wordt niet gecontroleerd, aub reageren u niet op dit adres. 1. In het bericht er is een korte uitleg waarom uw zakelijke informatie nodig is en hoe deze beveiligde informatie zou worden gebruikt en doorgegeven. 2. U ontvangt ook een korte beschrijving van de acties die u moet ondernemen om uw zakelijke informatie in te dienen 1 2 Wat te doen als de e- m ail notificatie naar uw spam post gaat In sommige gevallen kan de notificatie naar uw spam post gaan, om dit te voorkomen moet u ervoor zorgen het adres SupplierSetup@hp.com wordt niet door uw Spam / Junk regels geblokkeerd. Global Procurement Page 4 Last Updated: 2/3/2012

5 Onderw erp 3 Toegang tot de Secure Vendor Administration Tool (SVAT) Secure Vendor Administration Tool (SVAT) is een web-based applicatie die wordt gebruikt om de benodigde informatie en goedkeuringen te verzamelen om een leverancier in de HP s Database in te stellen. Alle verstrekte informatie is beveiligd met encryptie. Er is een link naar de SVAT tool en Supplier Setup Request Key in het notificatie die u ontvangt van HP. 1. Ga naar de SVAT via link in de notificatie u hebt ontvangen Geef Supplier Setup Request Key vermeld in de notificatie De Leverancier Setup Request Key is voor "eenmalig gebruik" alleen. Als u extra of toekomstige updates nodig hebt, moet u een nieuwe sleutel aan te vragen aan SupplierSetupSupport@hp.com 3. Klik op de Go-knop en u krijgt toegang tot Supplier Update Form 2 3 Global Procurement Page 5 Last Updated: 2/3/2012

6 Onderwerp 4 Het invullen van de Supplier Update Form De Supplier Update Form bevat zes hoofdstukken; Adresgegevens, Verkoper opdracht om / Hoofdkantoor Contactgegevens, Leverancier Bank en Accounting Details, Vendor Classificatie Details, Aanvullende informatie, Notities, Opmerkingen en Bijlagen. De velden met een sterretje (*) zijn verplicht en u zult niet het formulier te verzenden totdat je vult de gegevens in deze velden. Adresgegevens Het eerste deel van de Supplier Update Form bevat informatie over de adresgegevens van uw bedrijf. 1. Geef volledige wettelijke naam van uw bedrijf in het veld Legal Vendor Name 2. Vul het adres van uw bedrijf in het veld Vendor Address 3. Geef het adres in het veld City 4. Geef Region, District, State or Province, indien van toepassing 5. Geef Zip or Postal Code 6. Geef PO Box number, PO Box Postal code en PO Box City, indien van toepassing 7. Kies Country in de drop-down lijst 8. Geef uw bedrijf telefoonnummer in het veld Vendor Phone number. Gelieve gebruik te maken van de internationale formaat bijv De volgende vier velden moeten ingevuld worden, indien u door een HP vertegenwoordiger via fax, telefoon of bereikt wilt worden. Global Procurement Page 6 Last Updated: 2/3/2012

7 9. Indien van toepassing, vul alstublieft het faxnummer in het Vendor Fax number veld. 10. In het Vendor Contact Name veld, vul alstublieft de naam van de contactpersoon van de verkoper of een persoon van uw bedrijf die wij kunnen benaderen in de toekomst. 11. Door Vendor Contact Phone wordt het telefoonnummer bedoelt van de persoon die door HP benaderd moet worden 12. Door Vendor Contact , wordt het adres bedoelt waaronder de contactpersoon bereikbaar is Verkoper Overmaking/Hoofdkantoor Contact Gegevens De tweede deel van de Supplier Update Form (Leverancier Update Formulier) bevat de overmaking/hoofdkantoor gegevens. HP gaat deze gegevens gebruiken wanneer een betaling aan uw bedrijf wordt bereid. 13. Indien de overmaking/hoofdkantoorcontact gegevens hetzelfde zijn als degenen die u ingevuld heeft in de vorige deel, dan merk alstublieft het vierkantje Same. 14. Indien de overmaking/hoofdkantoorcontact gegevens anders zijn, dan moet u het adres van uw hoofdkantoor en ook uw contactgegevens hier invullen Global Procurement Page 7 Last Updated: 2/3/2012

8 Verkoper Bank en Boekhouding Gegevens HP gaat contact met u opnemen indien deze gegvens opgeslagen moeten worden, voor de update van HP s gegevensbank afgerond is. Het is dan van groot belang dat u deze informatie tijdens het aanbod verschaft, om de tijd van de instelling te bespoedigen. De velden in deze deel zijn noodzakelijk om de instelling van de boekhouding gegevens van uw bedrijf in onze gegevensbank te voltooien. Daardoor worden betalingen voor toekomstige bestellingen verzeekerd. 15. Het veld Bank Name zal de naam van de bank bevatten, waarin u de btallingen wenst te ontvangen. 16. In het veld Sucursal, moeten (indien van toepassing) enkele gegevens over het bijkantoor ingevulld worden (bv. de BIZ code, de internationaal code). Indien deze gegevens belangrijk zijn voor de juiste betalling, vult ze alstublieft in dit veld. Het Sucursal nummer wordt bijvoorbeeld in Mexico gebruikt om de Bank key te genereren De volgende vier velden, zijn de adres gegevens van de bank die door ugebruikt word. 17. Addres van de bank, City, State/Region/Other en Country. Kies alstublieft uw land van de dropdown lijst. 18. Bank Branch, indien van toepassing 19. Bank Key(IFSC code voor Indië) - de bank sleutel heft een andere formaat (alleen nummers, combinaties van nummers en letters) en lengte, afhankelijk van het land. Bijvoorbeeld voor verkopers uit VS, de bank sleutel wordt de ABA routing number genoemd. 20. Bank Account Number het nummer van de rekening waarop u de betallingen wenst ontvangen 21. Account Holder het is meestal uw bedrijf 22. Control Key vul alstublieft deze informative in, alleen indien van toepassing. Voor leveranciers uit VS vul Account Type Savings 01/Checking 02 Global Procurement Page 8 Last Updated: 2/3/2012

9 23. SWIFT Code vul alstublieft de SWIFT code (Society for Worldwide Inter-bank Financial Telecommunication) van uw bank. SWIFT word gebruikt om de banken binnen internationale betalingen te identificeren. Het zal 8 tot 11 nummers lang zijn. De 5 de en 6 de cijfer zullen het landnummer voorstellen. 24. IBAN Code - International Bank Account Number. Het is noodzakelijk voor international transacties en is verplicht voor Europese banken. Deze nummers zijn voor specifiek voor verschillende landen. Bijvoorbeeld VAT ID voor Europese landen en Federal Tax ID voor VS.Deze groepen zijn combinaties van: een dropwdown lijst waarvan u de nummers, die specifiek voor uw land zijn, moet kiezen en een vrije veld waarin het registratienummer van uw bedrijf igevuld moet worden.de laatste vier groepen van velden in de Vendor Bank and Accounting Details deel, zijn bestemd voor de belasting gegevens van uw bedrijf. 25. Tax/VAT #1 van de dropdown lijst kies alstublieft het nummer die van toepassing is voor uw land. 26. Country Specific Numbers u kunt verschillende, land specifiek nummers van de Tax/VAT #1 dropwdown lijst kiezen. De selctie zal gebaseerd zijn op het land waarin uw bedrijf geregistreerd is en belasting gegevens die gebruikt worden in uw land In Tax/VAT #1/2/3/4 moet u het land specifiek nummer kiezen en in het belendende veld het registratienummer van uw bedrijf invullen. U kunt tot vier velden gebruiken voor de belasting gegevens. 27 Global Procurement Page 9 Last Updated: 2/3/2012

10 Verkoper Classificatie Gegevens In deze deel kunt u bijkomende informative over uw bedrijf geven. 28. Kies alstublieft van de dropdown lijst Company Classification Code/Vendor Tax Type/Vendor Situation, Recipient Type etc. Er zijn ingebouwde codes binnen. Bijvoorbeeld voor bedrijven die buiten VS gebaseerd zijn, u moet Company Classification Code/Vendor Tax kiezen. 29. In de volgende dropdown lijt u moet de vraag met ja of nee beantwoorden Bijk om ende Informatie, Briefjes, Opmerkingen 30. In het Comments veld, u kunt alle gegevens invullen die van belang zijn wanneer uw bedrijf als een leverancier in HP gegevensbank ingestelled wordt. 30 Bijalgen In deze deel u kunt documenten bijvoegen die belangrijk zijn voor de juiste instelling van uw bedrijf binnen onze gegevensbank of die verplicht zijn in uw land. 31. Klik op de Browse knop en kies de vijl die op uw computer wordt opgeslagen 32. Geef een korte beschrijving van de vijl die u bijvoegt 33. Klik op Attach file Briefje: Elke vijl die bijgevoegd wordt, kan niet groter zijn dan 10M. Grotere vijlen worden niet geüpload en opgeslagen 34. Eens bijgevoegd, de vijl wordt in een tabel boven zichtbaar. 35. Indien u enkele van de al bijgevoegde vijls wilt schrappen, kunt u op Delete klikken. 36. Klik alstublieft de Submit knop, nadat u alle verplichte informative heeft ingevulld Global Procurement Page 10 Last Updated: 2/3/2012