Version - versie 20/10/2008 RICHTLIJN VOOR DE BOEKHOUDKUNDIGE EN FINANCIËLE ASPECTEN VAN PROJECTEN

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1 Version - versie 20/10/2008 RICHTLIJN VOOR DE BOEKHOUDKUNDIGE EN FINANCIËLE ASPECTEN VAN PROJECTEN Deze richtlijn regelt de wijze van betaling van de subsidie, de eventuele budgettaire wijzigingen en aanpassingen, alsook de specifieke vereisten met betrekking tot de boekhouding en het financiële verslag dat de NGO s moeten indienen in uitvoering van het koninklijk besluit van 24 september 2006 betreffende de subsidiëring van programma s en projecten voorgelegd door de erkende niet gouvernementele ontwikkelingsorganisaties. De gids voor besteding, verantwoording en controle van de subsidies maakt integraal deel uit van deze richtlijn. DIRECTIVE SUR LES ASPECTS COMPTABLES ET FINANCIERS DES PROJETS Cette directive fixe les modalités de paiement du subside, les adaptations et modifications budgétaires éventuelles, les exigences spécifiques concernant la comptabilité et le rapport financier que les ONG doivent introduire en exécution de l arrêté royal du 24 septembre 2006 relatif à la subvention des programmes et projets présentés par les organisations non gouvernementales de développement agréées. Le guide pour l utilisation, la justification et le contrôle des subsides fait intégralement partie de cette directive. 1. Uitbetaling van de subsidie 1. La libération du subside De uitbetaling van de subsidie gebeurt in twee schijven: één van 80% van het toegekende bedrag en de andere van 20%, telkens op voorlegging van een schuldvordering. De eerste schijf wordt betaald zodra de toekenning van de subsidie werd genotificeerd. Met het oog op uitbetaling van de 2 de schijf, dient bij de schuldvordering een uitgavenstaat te worden gevoegd volgens het model B in bijlage, waarbij wordt aangetoond dat 70% van de projectbegroting werd uitgegeven. De uitgavenstaten worden voor waar en echt verklaard en gedateerd door de hiervoor bevoegde vertegenwoordiger van de NGO. Voor deze uitgavenstaten wordt een overdracht van fondsen naar het Zuiden beschouwd als een uitgave evenals de valorisaties in overeenstemming met het ministerieel besluit van 30 mei 2007 houdende uitvoering van het hierboven vermeld koninklijk besluit. Le subside est libéré en deux tranches: une de 80% du montant accordé et l autre de 20%, chaque fois sur présentation d une déclaration de créance. La première tranche est libérée dès la notification de l octroi de subside. En vue de la libération de la deuxième tranche, la déclaration de créance doit être accompagnée d un état de dépenses justifiant l utilisation de 70% du budget du projet, selon le modèle B en annexe. Les états de dépenses seront déclarés sincère et véritable et datés par le représentant de l ONG habilité pour ce faire. Dans ces états de dépenses, seront considérés comme dépenses les transferts de fonds au Sud ainsi que les valorisations conformes à l arrêté ministériel du 30 mai 2007 portant exécution de l arrêté royal précité. 2. Begrotingsoverdrachten 2. Transferts budgétaires Tussen de structuurkosten, de operationele kosten en de beheerskosten zijn geen overdrachten van budgetten mogelijk zonder aanpassing van het ministerieel toekenningbesluit. Overdrachten van budgetten tussen bestaande rubrieken van de operationele kosten van het project zijn toegelaten op voorwaarde dat de overdrachten niet meer bedragen dan hetzij twintig procent, hetzij EUR per algemene Entre les frais de structure, les frais opérationnels et les frais de gestion, il ne peut y avoir de transferts de budgets sans adaptation de l arrêté ministériel d allocation de subside. Des transferts de budgets, entre rubriques existantes à l intérieur des coûts opérationnels du projet sont autorisés, pour autant qu ils ne dépassent pas, soit vingt pour-cent soit EUR par rubrique générale (investissements,

2 rubriek (investeringen, werkingskosten en personeelskosten). Overdrachten van budgetten binnen bestaande rubrieken van de beheerskosten van het project zijn toegelaten, maar de rubriek "investeringen mag niet meer variëren dan hetzij twintig procent hetzij EUR. Overdrachten van budgetten die meer bedragen dan dit percentage of het bovenvermeld forfaitair bedrag dienen voorafgaandelijk schriftelijk te worden aangevraagd. De Administratie beslist over die aanvraag binnen de 30 dagen. frais de personnel et frais de fonctionnement). Des transferts de budgets entre rubriques existantes à l intérieur des coûts de gestion du projet sont autorisés; toutefois la rubrique investissements ne peut varier, soit de plus de vingt pour-cent soit de EUR. Des transferts de budgets dépassant ce pourcentage ou le montant forfaitaire précité doivent être préalablement demandés par écrit. L Administration statue sur ces demandes dans un délai de 30 jours. 3. Andere wijzigingen en aanpassingen 3. Autres modifications et adaptations De NGO deelt aan de Administratie elke belangrijke wijziging of aanpassing aan het project mee binnen de dertig dagen. De aanwending van de forfaitaire bedragen zoals voorzien in artikel 17, 1 van het koninklijk besluit voor de financiering van coöperanten en bursalen kan geen bijkomende subsidie verantwoorden dan deze bepaald in het ministerieel besluit. L ONG communique à l Administration chaque modification ou adaptation importante du projet, dans un délai de 30 jours. L utilisation de montants forfaitaires tels que prévus à l article 17, 1 de l arrêté royal pour le financement des coopérants et boursiers ne peut justifier l octroi d un subside additionnel à celui fixé par l arrêté ministériel. 4. Partnerovereenkomsten 4. Conventions de partenariat De getekende partnerovereenkomsten worden aan de Administratie overgemaakt, hetzij binnen de maand volgend op de kennisgeving van de toekenning van de subsidie, hetzij binnen de maand volgend op haar in voege treden. Les conventions de partenariat signées doivent être transmises à l Administration au plus tard, soit le mois qui suit la notification de l octroi du subside, soit le mois qui suit leur entrée en vigueur. 5. Het financieel verslag 5. Le rapport financier Het financieel verslag dient binnen de 120 dagen volgend op de einddatum van het project te worden ingediend bij de Administratie. Het verslag wordt ingediend in vier papieren exemplaren. Tevens zal een CD-rom worden ingediend met daarop de financiële tabellen, in een vorm die converteerbaar is in Excel. Het financieel verslag geeft een overzicht van de verrichte kosten in vergelijking met het goedgekeurde budget. Dit overzicht gebruikt Le rapport financier est introduit auprès de l Administration, dans les 120 jours suivant la date de fin du projet. Le rapport est introduit en quatre exemplaires «papier». En plus, sera fourni un CD-rom sur lequel les tableaux financiers doivent être communiqués en un format convertible en Excel. Le rapport financier donne un aperçu des charges, comparées au budget approuvé. Cet aperçu reprend la même division que la

3 dezelfde indeling als de indeling in budgetten en rubrieken van het goedgekeurde project. Bijkomend dient een verdeling van de kosten te worden gegeven per partner met wie de NGO een partnerovereenkomst heeft afgesloten, in overeenstemming met artikel 7 van het ministerieel besluit. Het verslag bestaat uit de modellen 3 tot 7, zoals hieronder beschreven. Aan het financieel verslag van elk project dient bovendien het model 1 en de laatste jaarrekening te worden toegevoegd. division en budgets et rubriques figurant dans le projet approuvé. De plus, une répartition des charges par partenaire avec lequel l ONG a conclu une convention de partenariat, conformément à l article 7 de l arrêté ministériel, doit être transmise. Ce rapport se compose des modèles 3 à 7, comme décrits ci-après. Le modèle 1 et les derniers comptes annuels sont joints au rapport financier de chaque projet De boekhouding van het project 5.1. La comptabilité du projet De NGO moet een boekhouding voeren waarin een onderscheid wordt gemaakt tussen kosten/opbrengsten naar aard maar ook naar bestemming en per partner. Het financieel verslag moet naast de verrichte kosten ook de gerealiseerde opbrengsten met betrekking tot de betrokken rubriek weergeven. L'ONG doit tenir une comptabilité dans laquelle une distinction des charges/produits est faite par nature, mais aussi par destination et par partenaire. Le rapport financier doit indiquer, outre les charges effectuées, les produits réalisés relatifs à la rubrique concernée De jaarrekening 5.2. Les comptes annuels Elke NGO die, in het kader van het voorliggende koninklijk besluit, projecten uitvoert die meegefinancierd worden door DGOS, moet haar jaarrekening ten laatste zes maand na het afsluiten van haar boekhouding, aan DGOS voorleggen. Wanneer de NGO jaarlijkse ontvangsten van meer dan EUR heeft, moeten haar rekeningen gecertificeerd worden door een bedrijfsrevisor. De Administratie kan de NGO bijkomende inlichtingen vragen die door die bedrijfsrevisor moeten worden gecertificeerd. Toute ONG qui exécute des projets cofinancés par la DGCD, dans le cadre du présent arrêté royal, doit soumettre ses comptes annuels à la DGCD, au plus tard six mois après la clôture de l exercice comptable de l ONG. Si l ONG a des recettes annuelles dépassant EUR, ces comptes sont certifiés par un réviseur d entreprises. L Administration pourra demander à l ONG des informations complémentaires qui devront être certifiées par ce réviseur d entreprises De uitgaven 5.3. Les dépenses Uitgaven kunnen gedaan worden in het Noorden of in het Zuiden door: 1) de NGO die het project heeft ingediend evenals de partijen met wie de NGO een overeenkomst van samenwerking heeft gesloten zoals voorzien in art. 3 van het koninklijk besluit; Des dépenses peuvent être faites au Nord ou au Sud par : 1) l ONG qui a introduit le projet ainsi que par les associés avec lesquels l ONG a conclu une convention de collaboration, comme prévu à l article 3 de l arrêté royal; 2) de partner van de NGO; 2) le partenaire de l ONG; 3) de vertegenwoordiger(s) van de NGO* in het Zuiden, hierna de vertegenwoordiging genoemd, op voorwaarde dat de uitgaven gedaan worden op naam van de NGO. 3) le(s) représentant(s) de l ONG au Sud*, ciaprès dénommé(s) la représentation, pour autant que les dépenses soient effectuées au nom de l ONG.

4 De boekhouding van de NGO enerzijds, en die van de partner of de vertegenwoordiging anderzijds, dient zo georganiseerd te zijn dat er overeenstemming kan worden aangetoond tussen: - de rubriek in de boekhouding van de NGO met betrekking tot de overdrachten van fondsen naar die partner of die vertegenwoordiging; - een corresponderende rubriek in de boekhouding van die partner of die vertegenwoordiging. De NGO die een project heeft ingediend onder de voorwaarden voorzien in artikel 3 van het koninklijk besluit, bundelt de verantwoordingsstukken van de gemaakte kosten van elke partij waarmee ze structureel samenwerkt en verwerkt deze in haar financieel verslag. De NGO bevestigt de feitelijke en boekhoudkundige juistheid van de vermelde gegevens. Facturen tussen de NGO en de partijen waarmee zij structureel samenwerkt (cf. artikel 3 van het koninklijk besluit), in het kader van het project, zijn niet aanvaardbaar. Uitgaven gemaakt in een andere munt dan de euro worden eerst in deze andere munt opgenomen in het verslag en vervolgens omgezet in euro. De gebruikte wisselkoers wordt verantwoord. Les comptabilités de l'ong d une part, et du partenaire ou de la représentation de l autre part, doivent être organisées d'une manière telle qu'il y ait correspondance entre: - la rubrique de la comptabilité de l'ong relative aux transferts de fonds à ce partenaire ou à cette représentation; - une rubrique correspondante dans la comptabilité de ce partenaire ou de cette représentation. L ONG qui a introduit un projet sous les conditions prévues à l article 3 de l arrêté royal, rassemble les justificatifs des dépenses effectuées par chaque associé avec lequel elle collabore et les consolide dans son rapport financier. L ONG confirme l exactitude des données, dans les faits et en comptabilité. Des factures entre l ONG et les associés avec lesquels elle collabore d une manière structurelle (cf. article 3 de l l arrêté royal), dans le cadre du projet, ne sont pas acceptables. Des dépenses faites dans une monnaie autre que l euro, sont mentionnés dans le rapport d abord dans la monnaie dans laquelle elles ont été réalisées et ensuite converties en euro. Le taux de change utilisé est justifié. Alle kosten moeten betrekking hebben op de periode bepaald in het toekenningbesluit van de subsidie. Toutes les charges doivent se rapporter à la période fixée par l arrêté d allocation du subside. * Par représentant de l ONG au Sud, on entend toute personne dûment mandatée par l ONG pour la représenter dans un pays du Sud. En début de projet, l ONG communique les coordonnées de ses représentants au Sud et informera l Administration de tout changement intervenant durant la durée du projet. * Onder vertegenwoordiger van de NGO in het Zuiden, verstaat men elke persoon die behoorlijk door de NGO gemandateerd is om haar te vertegenwoordigen in een land in het Zuiden. Bij het begin van het project deelt de NGO de gegevens mee van haar vertegenwoordigers in het Zuiden en brengt zij de Administratie op de hoogte van elke wijziging hierin gedurende het project Verantwoordingsstukken 5.4. Les pièces justificatives Voor de kosten opgenomen in de boekhouding van de NGO, dienen de verantwoordingsstukken ter beschikking te zijn van de controlerende instanties op de zetel van de NGO in België. Met verantwoordingsstukken worden originele bewijsstukken bedoeld, zoals uitgelegd in het advies over de jaarrekening 174/1 van de Commissie Boekhoudkundige Normen (Bull. C.B.N., n 38, februari 1997). Pour les charges inscrites dans la comptabilité de l ONG, les pièces justificatives doivent être à la disposition des instances de contrôle au siège de l'ong en Belgique. Par pièces justificatives, on entend les pièces probantes originales, comme expliqué dans l avis sur les comptes annuels 174/1 de la Commission Normes Comptables (Bull. C.N.C., n 38, février 1997).

5 Voor de uitgaven, gemaakt door een partner of door een vertegenwoordiging van de NGO, dient de NGO, op haar zetel in België de nodige boekhoudkundige stukken en de overeenkomstige verantwoordingsstukken ter beschikking te houden van de controlerende instanties. Als verantwoordingsstukken komen in aanmerking de originele of kopieën van bewijsstukken. Bovendien maakt de NGO een lijst op van de verantwoordingstukken per partner of per vertegenwoordiging, alsook per rubriek. Pour les dépenses faites par un partenaire ou par une représentation de l ONG, l'ong doit tenir les pièces comptables et les pièces justificatives correspondantes à la disposition des instances de contrôle, au siège de l'ong en Belgique. Sont considérées comme pièces justificatives, les originaux ou les copies des pièces probantes. En outre, l ONG établit une liste des pièces justificatives par partenaire ou par représentation, ainsi que par rubrique Gerealiseerde inkomsten 5.5. Revenus générés De kredietinteresten van alle bankrekeningen moeten ten goede komen van het project en dit volgens dezelfde modaliteiten als deze die gelden voor de subsidie. Speculatieve beleggingen zijn verboden. Alle rekeningen met betrekking tot het project moeten duidelijk de gerealiseerde intresten vermelden. De gerealiseerde inkomsten die geboekt kunnen worden op de Belgische bijdrage (subsidie en NGO), moeten voor het project worden aangewend en behoorlijk worden verantwoord. Indien de samenvoeging van subsidies toegewezen aan het project door DGOS en andere publieke geldschieters de uitgaven van het project overschrijdt, zal de DGOS-subsidie met het verschil verminderd worden. Les intérêts créditeurs de tous les comptes bancaires reviennent au projet selon les mêmes modalités que celles prévues pour le subside. Les placements spéculatifs sont interdits. Tous les comptes en relation avec le projet doivent mentionner clairement les intérêts générés. Les produits réalisés, directement imputables à l'apport belge (subside et ONG), doivent être affectés à la réalisation du projet et dûment justifiés. Lorsque le cumul des subsides affectés au projet par la DGCD et par d autres bailleurs publics dépasse les dépenses du projet, le subside de la DGCD sera réduit à due concurrence Overdracht van fondsen Les transferts de fonds. Elke overdracht van fondsen moet gebeuren per bankoverschrijving van een rekening van de NGO in België naar deze van de lokale partner en dit zonder tussenpersoon, met uitzondering van de vertegenwoordiging van de gesubsidieerde NGO. Een afwijking hiervan is mogelijk wanneer het financiële systeem van een land slecht functioneert waardoor bankoverdrachten moeilijk zijn. Deze afwijking moet voorafgaandelijk goedgekeurd worden door de Administratie. De echtheid van deze overdrachten moet aangetoond worden. De bankkosten, zowel in België als in het buitenland, met betrekking tot de overdracht van fondsen, moeten verantwoord worden. Tout transfert de fonds doit être effectué par virement bancaire d un compte de l ONG en Belgique à celui du partenaire local et ce, sans intermédiaire, à l exception de la représentation de l ONG subsidiée. Une dérogation est possible lorsque le système financier d'un pays est dans un état de délabrement tel qu'il ne permet que difficilement des transferts bancaires. Cette dérogation doit être approuvée au préalable par l'administration. La réalité de ces transferts doit être démontrée. Les frais bancaires, tant en Belgique qu'à l'étranger, relatifs aux transferts de fonds doivent être justifiés.

6 6. Modellen 6. Modèles Model 1: overzicht van het geheel van opbrengsten en kosten van de NGO en de oorsprong van de eigen bijdrage. Dit model geeft alle opbrengsten en kosten van het laatste boekjaar van de NGO weer en geeft de samenstelling en oorsprong van de eigen bijdrage weer. De NGO levert de resultatenrekening en, indien ze gebruik maakt van de mogelijkheid om te valoriseren, een lijst van de valorisaties gerealiseerd in het kader van het project. Wanneer de NGO jaarlijkse ontvangsten heeft van meer dan EUR, moet dit model door de bedrijfsrevisor worden ondertekend. Model 3 (uitsluitend voor Noord-projecten): overzicht en uitsplitsing van de personeelskosten van de NGO. Dit model geeft de naam, voornaam, functie, diploma, statuut, anciënniteit en loon weer van elk personeelslid alsook van het personeel waarvoor valorisatie wordt gevraagd. Tevens wordt een uitsplitsing van de kosten gemaakt voor elk personeelslid in operationele, beheers- en structuurkosten en, de tijdsbesteding. Model 4: overzicht van de opbrengsten en kosten van het project met een uitsplitsing per land. Dit model laat toe de voortgang van het projet te volgen alsook de budgetoverdrachten. De structuurkosten worden in hun geheel verantwoord door middel van de boekhoudkundige stukken. Model 5.1: (enkel op aanvraag) overzicht van de ingezette NGO-coöperanten volgens artikel 5.1. van het koninklijk besluit. Model 5.2: (enkel op aanvraag) overzicht van de ingezette NGO-coöperanten volgens artikel 5.2. van het koninklijk besluit. Model 6: (enkel op aanvraag) overzicht van de bursalen en hun kosten. Modèle 1 : aperçu de l ensemble des produits et charges de l ONG et de l origine de l apport propre. Ce modèle donne tous les produits et charges du dernier exercice comptable annuel de l ONG et démontre la constitution et l origine de l apport propre. L ONG fournit le compte de résultats et au cas où elle procède à des valorisations, une liste des valorisations effectuées dans le cadre du projet. Si l ONG a des recettes annuelles dépassant EUR, ce modèle est signé par le réviseur d entreprises. Modèle 3 (pour les projets-nord uniquement): aperçu et ventilation des frais de personnel de l ONG. Ce modèle reprend le nom, prénom, fonction, diplôme, statut, ancienneté et rémunération de chaque membre du personnel ainsi que du personnel pour lequel la valorisation est demandée. De plus une ventilation est faite pour chaque personne en coûts opérationnels, coûts de gestion et frais de structure et, en emploi du temps. Modèle 4: aperçu des produits et charges du projet. Ce modèle permet de voir le suivi du projet ainsi que les transferts budgétaires. Les frais de structure sont justifiés «à la masse», en utilisant les pièces comptables. Modèle 5.1: (sur demande seulement) aperçu des coopérants ONG suivant l article 5.1. de l arrêté royal. Modèle 5.2: (sur demande seulement) aperçu des coopérants-ong suivant l article 5.2. de l arrêté royal. Modèle 6: (sur demande seulement) aperçu des boursiers et de leur coût. Model 7: gedetailleerd overzicht van de Modèle 7: aperçu détaillé des moyens utilisés

7 ingezette middelen per resultaat. De toewijzing per resultaat kan gebeuren: - door een nauwkeurige uitsplitsing van elk stuk; - op basis van verdeelsleutels van de kosten; - op basis van de analyse van de ingezette middelen. par résultat. L affectation par résultat peut se faire: - par ventilation précise de chaque pièce; - sur base d une clé de répartition des dépenses ; - à partir de l analyse des moyens utilisés. Model 7a Noord: een detail van de uitgaven, per resultaat. Model 7a Zuid: een detail van de uitgaven, per resultaat. De modellen 7a kunnen vervangen worden door uittreksels van de algemene of analytische boekhouding van de NGO en van haar vertegenwoordiging, voor zover deze verplichte inlichtingen geven en volgens dezelfde begrotingslijnen zijn georganiseerd. Modèle 7a Nord: un relevé des dépenses, par résultat. Modèle 7a Sud: un relevé des dépenses, par résultat. Les modèles 7a peuvent être remplacés par des extraits de la comptabilité générale ou analytique de l ONG et de sa représentation, pour peu qu ils fournissent les informations obligatoires demandées et soient organisés selon les mêmes lignes budgétaires. Model 7b Zuid: een detail van de uitgaven van de lokale partner. Model 7 c - Zuid: een overzicht van de bankoverdrachten tussen de NGO (de zetel en haar vertegenwoordiging) en haar partners. In het geval van structurele samenwerking (zoals geregeld door artikel 3 van het koninklijk besluit) moet elke partij modellen 1 en 3 indienen. Modèle 7b Sud: un relevé des dépenses du partenaire local. Modèle 7c Sud: un relevé des transferts bancaires entre l ONG (le siège et sa représentation) et ses partenaires. En cas de collaboration (comme régi par l article 3 de l arrêté royal), chaque associé doit introduire les modèles 1 et 3.