Versie voor Minister RICHTLIJN VOOR DE BOEKHOUDKUNDIGE EN FINANCIËLE ASPECTEN VAN PROGRAMMA S

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1 Versie voor Minister RICHTLIJN VOOR DE BOEKHOUDKUNDIGE EN FINANCIËLE ASPECTEN VAN PROGRAMMA S Deze richtlijn regelt de wijze van betaling van de subsidie, de eventuele kredietverschuivingen, de specifieke boekhoudkundige vereisten en de financiële verslaggeving die de NGO s moeten indienen in uitvoering van het koninklijk besluit van 24 september 2006 betreffende de subsidiëring van programma s en projecten voorgelegd door de erkende niet gouvernementele ontwikkelingsorganisaties. De gids voor besteding, verantwoording en controle van de subsidies maakt integraal deel uit van deze richtlijn. DIRECTIVE SUR LES ASPECTS COMPTABLES ET FINANCIERS DES PROGRAMMES Cette directive fixe les modalités de paiement du subside, les adaptations budgétaires éventuelles, les exigences spécifiques concernant la comptabilité et le rapport financier que les ONG doivent introduire en exécution de l arrêté royal de 24 septembre 2006 relatif à la subvention des programmes et projets présentés par les organisations non gouvernementales de développement agréées. Le guide pour l utilisation, la justification et le contrôle des subsides fait intégralement partie de cette directive. 1. Uitbetaling van de subsidie 1. La libération du subside De uitbetaling van de subsidie gebeurt in zes zesmaandelijkse schijven. Voor elke schijf dient de NGO een schuldvordering in. Vanaf de tweede schijf dient de NGO een uitgavenstaat in. De schuldvordering wordt ingediend binnen de 15 dagen na de betekening van de toekenning van de subsidie en vervolgens binnen de eerste 15 dagen van elk semester met uitzondering van de laatste schuldvordering die 45 dagen voor het begin van het laatste semester ingediend wordt. De uitgavenstaat slaat op de totale uitgaven (NGO-bijdrage + subsidie) van het programma verricht tijdens de zes maanden van het vorige semester voor de eerste vier uitgavenstaten en op de uitgaven verricht tijdens de eerste vier maanden van het semester voor de vijfde uitgavenstaat. De uitgavenstaat wordt ingediend volgens model A en wordt voor waar en echt verklaard en gedateerd. Voor deze uitgavenstaten wordt een overdracht van fondsen naar het Zuiden beschouwd als een uitgave evenals de valorisaties in overeenstemming met het ministerieel besluit. Niettemin wordt na de indiening van het jaarverslag de berekening van het bedrag van de te betalen schijf aangepast rekening houdend met: Le subside est libéré en six tranches semestrielles sur présentation de déclarations de créance appuyées, à partir de la deuxième tranche, d un état de dépenses. Ces déclarations de créance sont introduites dans les 15 jours qui suivent la notification de l octroi du subside et par la suite dans les 15 premiers jours de chaque nouveau semestre, à l exception de la dernière déclaration qui est introduite 45 jours avant le début du dernier semestre. Les états de dépenses porteront sur les dépenses totales du programme (apport ONG + subside) réalisées au cours des six mois du semestre écoulé pour les quatre premiers états de dépenses, sur les dépenses des seuls quatre mois écoulés pour le cinquième état des dépenses. Les états de dépenses seront introduits selon le modèle A et seront déclarés sincère et véritable et datés. Dans ces états de dépenses, seront considérés comme dépenses, les valorisations conformes à l arrêté ministériel ainsi que les transferts de fonds au Sud. Néanmoins, après l introduction du rapport annuel, le calcul des tranches libérées prend en compte :

2 1) de saldi, zoals vermeld in de verklaring op eer gevoegd aan het jaarverslag, en die gebaseerd zijn op de reële kosten (en niet de bankoverdrachten) en de valorisaties, 2) alle eventuele aanpassingen als gevolg van de controle door de administratie. De betaling van een volgende schijf wordt opgeschort indien DGOS niet binnen de gestelde termijn over het jaarverslag beschikt. Indien uit de uitgavenstaten van de uitbetaalde schijven (NGO-bijdrage + subsidie) blijkt dat minder dan 50% van de laatste schijf (NGObijdrage+ subsidie) werd uitgegeven en dat deze vertraging niet te wijten is aan een vertraging vanwege de administratie, dan wordt de uitbetaling van de nieuwe schijf verminderd met het saldo dat deze 50% overschrijdt. De in mindering gebrachte bedragen kunnen aan een latere schijf toegevoegd worden indien de NGO aangetoond heeft dat de vertraging in uitvoering of in verantwoording ingehaald werd. Een betaling die langer duurt dan zeven weken tussen de ontvangst van de schuldvordering en de storting van de subsidie op de bankrekening van de NGO, wordt beschouwd als een vertraging vanwege de administratie. De NGO kan een aanpassing van de zesmaandelijkse schijven vragen indien ze minder dan 50% of meer dan 100% van de laatst betaalde schijf (NGO-bijdrage + subsidie) heeft uitgegeven. De te betalen schijven kunnen aangepast worden indien de aanpassing drie maand voor de normale datum voor indiening van de schuldvordering wordt aangevraagd bij de administratie en voor zover de begroting het toelaat. 1) les soldes tels que mentionnés dans la déclaration sur l honneur jointe au rapport annuel établis sur les charges réelles (et non plus sur les transferts bancaires) et les valorisations, 2) toutes les adaptations éventuelles suite au contrôle de l administration. Le paiement de la tranche suivante est suspendu si la DGCD ne dispose pas du rapport annuel dans le délai déterminé. Si le solde non dépensé des tranches libérées (apport ONG + subside) est supérieur à 50% du montant de la dernière tranche libérée (apport ONG + subside) et que cette situation n est pas due à un retard de paiement imputable à l administration, la partie du solde dépassant ces 50% est déduite de la nouvelle tranche à payer. Les montants déduits peuvent être ajoutés à une tranche ultérieure lorsque l ONG a démontré avoir rattrapé les retards d exécution ou de justifications. Est considéré comme un retard imputable à l administration, un délai supérieur à sept semaines entre la date de réception de la déclaration de créance et le versement du subside sur le compte bancaire de l ONG. Des adaptations des montants semestriels peuvent être demandées par les ONG lorsqu elles ont dépensé moins de 50% ou plus de 100% de la dernière tranche libérée (apport ONG+subside). Ces demandes d adaptation ne peuvent être prises en compte pour la libération de subsides que si elles sont introduites auprès de l administration au moins trois mois avant la date normale d introduction de la déclaration de créance et si les disponibilités budgétaires le permettent. 2. Begrotingsoverdrachten 2. Transferts budgétaires Tussen het Noord-luik en het Zuid-luik zijn geen kredietoverdrachten mogelijk zonder aanpassing van het ministerieel besluit. Tussen de operationele kosten, de beheerskosten en de structuurkosten zijn geen kredietoverdrachten mogelijk zonder aanpassing van het ministerieel besluit. Overdrachten van kredieten binnen bestaande algemene rubrieken (zijnde investeringen, werkingskosten en personeelskosten) van de Entre le volet Nord et le volet Sud, il ne peut y avoir de transfert de crédits sans adaptation de l arrêté ministériel d allocation de subside. Entre les frais de structure, les frais opérationnels et les frais de gestion, il ne peut y avoir des transferts de crédit sans adaptation de l arrêté ministériel d allocation de subside. Des transferts de crédit à l intérieur des rubriques générales existantes (investissements, frais de personnel et frais

3 operationele kosten van een specifieke doelstelling zijn toegelaten op voorwaarde dat de overdrachten niet meer bedragen dan twintig procent per algemene rubriek. Overdrachten van kredieten binnen bestaande rubrieken van de beheerskosten van een specifieke doelstelling zijn toegelaten, maar de rubriek investeringen mag niet meer variëren dan twintig procent. Deze overdrachten moeten meegedeeld worden in het jaarverslag. Overdrachten van kredieten tussen specifieke doelstellingen zijn toegelaten op voorwaarde dat de overdrachten niet meer bedragen dan tien procent van de totale kostprijs van elke specifieke doelstelling. Deze overdrachten moeten meegedeeld worden in het jaarverslag. Indien de beide manieren van toegelaten kredietoverdrachten worden gebruikt dan mogen deze overdrachten de bovenstaande procenten niet overschrijden. Overdrachten van kredieten die meer bedragen dan deze procenten dienen voorafgaandelijk schriftelijk gevraagd en goedgekeurd door de administratie. de fonctionnement) des coûts opérationnels d un objectif spécifique sont autorisés pour autant qu ils ne dépassent pas vingt pour-cent des rubriques générales. Des transferts de crédit entre rubriques existantes à l intérieur des frais de gestion d un objectif spécifique sont autorisés, toutefois la rubrique investissements ne peut varier de plus de vingt pour-cent. Ces transferts doivent être communiqués dans le rapport annuel. Des transferts de crédit entre objectifs spécifiques sont autorisés pour autant qu ils ne dépassent pas dix pour-cent du coût total de chaque objectif spécifique. Ces transferts doivent être communiqués dans le rapport annuel. Le cumul des deux modes de transfert autorisés ne permet pas un dépassement des taux susmentionnés. Des transferts de crédit dépassant ces pourcentages doivent être préalablement demandés par écrit et approuvés par l administration. 3. Andere wijzigingen en aanpassingen 3. Autres modifications et adaptations De NGO deelt aan de administratie elke essentiële wijziging of aanpassing aan een specifieke doelstelling mee binnen de dertig dagen. Niet-essentiële wijzigingen of aanpassingen worden in het jaarverslag meegedeeld. De aanwending van de forfaitaire bedragen zoals voorzien in artikel 17 1 van het K.B. voor de financiering van coöperanten en bursalen kunnen geen hogere subsidie verantwoorden dan deze voorzien in het M.B. L ONG communique à l administration chaque modification ou adaptation essentielle à un objectif spécifique dans un délai de 30 jours. Les modifications ou adaptations nonessentielles sont communiquées dans le rapport annuel. L utilisation de montants forfaitaires tels que prévus à l article 17 1 de l A.R. pour le financement des coopérants et boursiers ne peut justifier l octroi d un subside additionnel à celui libéré par l AM. 4. Partnerovereenkomsten 4. Conventions de partenariat De getekende partnerovereenkomst wordt overgemaakt aan de administratie binnen de maand volgend op haar in voege treden. Les conventions de partenariat signées doivent être transmises à l administration au plus tard le mois qui suit leur entrée en vigueur. 5. Het jaarverslag 5. Le rapport annuel Het jaarverslag, narratief en financieel, dient jaarlijks binnen de 120 dagen volgend op de Le rapport annuel, narratif et financier, est introduit auprès de l administration au plus

4 begindatum van het programma te worden ingediend bij de administratie, met uitzondering van model 1 dat samen met de jaarrekening zal ingediend worden. Het jaarverslag wordt ingediend in vier exemplaren. Bovendien wordt een elektronische versie ingediend converteerbaar respectievelijk in Excel voor de financiële tabellen en in Word voor de narratieve verslagen en zo mogelijk ook in pdf-versie. tard 120 jours après chaque date anniversaire du début de programme, à l exception de modèle 1, qui sera introduit en même temps que les comptes annuels. Le rapport annuel est introduit en quatre exemplaires. En plus une version électronique convertible en Excel pour les tableaux financiers et en Word pour les rapports narratifs doit être fournie de même que, si possible, une version-pdf. 5.1 Het financieel verslag 5.1 Le rapport financier Het financieel verslag geeft een overzicht van de werkelijk verrichte kosten in vergelijking met het goedgekeurde budget. Dit overzicht gebruikt dezelfde indeling als de indeling in budgetten en rubrieken van het goedgekeurde programma. Bijkomend moet de NGO, die subsidies in het Zuid-luik ontvangt, de uitgaven per partner geven. In deze richtlijn wordt het woord partner gedefinieerd als de partner(s) van de NGO waarmee een partnerovereenkomst werd afgesloten conform met artikel 7 van het M.B. Le rapport financier donne un aperçu des charges réellement effectuées, comparées avec le budget approuvé. Cet aperçu reprend la même division que la division en budgets et rubriques figurant dans le programme approuvé. De plus, l ONG qui reçoit des subsides pour le volet-sud, doit fournir les dépenses par partenaire. Dans cette directive le mot partenaire est défini comme le(s) partenaire(s) de l ONG avec le(s)quel(s) l ONG a conclu une convention de partenariat conformément à l article 7 de l A.M De boekhouding van het programma La comptabilité du programme De NGO moet een boekhouding voeren waarin een onderscheid wordt gemaakt tussen kosten/opbrengsten naar aard maar ook naar bestemming en dit per specifieke doelstelling, (per resultaat) per land en per partner. Samen met de werkelijk verrichte kosten moeten ook de werkelijk gerealiseerde opbrengsten, verbonden aan de betrokken rubriek, in het financiële verslag opgenomen te worden. L'ONG doit tenir une comptabilité dans laquelle une distinction des charges/produits est faite par nature mais aussi par destination et ce, par objectif spécifique, (par résultat), par pays et par partenaire. Le rapport financier doit indiquer, outre les charges réellement effectuées, les produits effectivement réalisés, liés à la rubrique concernée De jaarrekening Des comptes annuels De jaarrekening van de NGO, die integraal deel uitmaakt van het financieel verslag, moet ten laatste zes maanden na het afsluiten van het boekjaar ingediend worden. De jaarrekening van de NGO bevat de resultatenrekening, de balans en het verslag van de commissaris aan de Algemene Vergadering. De administratie kan de NGO bijkomende inlichtingen vragen die door de commissaris gecertificeerd moeten worden. Les comptes annuels de l'ong qui font partie intégrante du rapport financier devront être introduits au plus tard six mois après la clôture de l exercice comptable de l ONG. Les comptes annuels de l ONG comprennent les comptes de résultats, le bilan et le rapport du commissaire à l Assemblée Générale. L administration pourra demander à l ONG des informations complémentaires qui devront être certifiées par le commissaire Uitgaven Les dépenses

5 Uitgaven kunnen gedaan worden in het Noorden en in het Zuiden door: 1) de NGO die het programma heeft ingediend evenals de partijen waarmee de NGO een overeenkomst van samenwerking heeft gesloten in de zin van Art. 3 van het K.B. ; Des dépenses peuvent être faites au Nord et au Sud par : 1) l ONG qui a introduit le programme ainsi que par les associés avec lesquelles l ONG a conclu une convention de collaboration comme prévu à l article 3 de l A.R.; 2) de partner van de NGO; 2) le partenaire de l ONG; 3) de vertegenwoordiger(s) van de NGO in het Zuiden,, verder de vertegenwoordiging genoemd op voorwaarde dat de uitgaven gedaan worden op naam van de NGO; De boekhouding van de NGO enerzijds, en die van de partner of de vertegenwoordiging anderzijds, dient zo georganiseerd te zijn dat er overeenstemming kan aangetoond worden tussen : - enerzijds, de rubriek in de boekhouding van de NGO met betrekking tot de overdrachten van fondsen naar die partner of die vertegenwoordiging; - en anderzijds, een corresponderende rubriek in de boekhouding van die partner of die vertegenwoordiging. De NGO die een programma heeft ingediend onder de voorwaarden van Art. 3 van het KB, bundelt de verantwoordings-stukken van de effectief gemaakte kosten van elke partij waarmee ze structureel samenwerkt en verwerkt deze in haar financieel verslag. De NGO bevestigt de feitelijke en boekhoudkundige juistheid van de vermelde gegevens. Tussen de NGO en de partijen waarmee zij structureel samenwerkt, cfr Art. 3 van het K.B., zijn facturen in het kader van het programma niet aanvaardbaar. 3) le(s) représentant(s) de l ONG au Sud*, ciaprès dénommé(s)la représentation pour autant que les dépenses soient effectuées au nom de l ONG; Les comptabilités de l'ong d une part, et du partenaire ou de la représentation de l autre part, doivent être organisées d'une manière telle qu'il y ait correspondance entre : - d'une part, la rubrique de la comptabilité de l'ong relative aux transferts de fonds à ce partenaire ou à cette représentation, - et d autre part, une rubrique correspondante dans la comptabilité de ce partenaire ou de cette représentation. L ONG qui a introduit un programme sous les conditions prévues à l article 3 de l A.R., rassemble les justificatifs des dépenses réellement effectuées par chaque associé avec lequel elle collabore et les consolide dans son rapport financier. L ONG affirme l exactitude en faits et en comptabilité des données. Entre l ONG et les associés avec lesquels elle collabore d une manière structurelle, cfr. article 3 de l A.R., des factures dans le cadre du programme, ne sont pas acceptables. De Belgische en buitenlandse bankkosten met betrekking tot de transfer van fondsen moeten verantwoord worden. Uitgaven gemaakt in een andere munt dan de euro worden eerst in deze andere munt opgenomen in het verslag en vervolgens omgezet in euro. De gebruikte wisselkoers wordt gestaafd. Alle kosten moeten betrekking hebben op de periode tussen de aanvangsdatum bepaald in het toekenningsbesluit en 36 maanden volgend Les frais bancaires, tant en Belgique qu'à l'étranger, relatifs aux transferts de fonds doivent être justifiés. Des dépenses faites dans une monnaie autre que l euro, sont mentionnés dans le rapport d abord dans la monnaie dans laquelle elles ont été réalisées et ensuite converties en euro. Le taux de change utilisé est justifié. Toutes les charges doivent se rapporter à la période située entre la date de début de programme déterminée par l arrêté d allocation et 36 mois après cette date. op deze aanvangsdatum. * Par représentant de l ONG au sud, on entend toute personne mandatée explicitement par l ONG pour la représenter dans un pays du sud. En début de programme, l ONG communique les coordonnées de ses représentants au sud et informera l administration de tout changement intervenant durant la durée du programme * Onder vertegenwoordiger van de NGO wordt verstaan: iemand die de NGO expliciet mandateert om haar te vertegenwoordigen in een land in het Zuiden. Bij het begin van het programma deelt de NGO de coördinaten mee van haar vertegenwoordigers in het Zuiden en zij brengt de administratie op de hoogte van elke wijziging hierin gedurende het programma.

6 5.1.4 Verantwoordingsstukken Les pièces justificatives Voor de kosten opgenomen in de boekhouding van de NGO, dienen de verantwoordingsstukken ter beschikking te zijn van de controlerende instanties op de zetel van de NGO in België. Met verantwoordingsstukken worden originele bewijsstukken bedoeld, zoals uitgelegd in het advies over de jaarrekening 174/1 van de Commissie voor Boekhoudkundige Normen (Bull. C.B.N., nr. 38, februari 1997). Voor de uitgaven, gemaakt door een partner of door een vertegenwoordiging van de NGO, dient de NGO: - hetzij op de zetel van de NGO in België de nodige boekhoudkundige stukken en de overeenkomstige verantwoordingsstukken ter beschikking te houden van de controlerende instanties. Als verantwoordingsstukken komen in aanmerking originelen of kopieën van bewijsstukken, - hetzij te beschikken over de originele auditrapporten uitgevoerd door een in het land geaccrediteerde auditor met betrekking tot de boekhouding van de partner of de vertegenwoordiging. De originele verantwoordingstukken moeten gedurende tien jaar beschikbaar blijven op de zetel van de partner of de vertegenwoordiging. Bovendien maakt de NGO een lijst op van de verantwoordingstukken per partner of per vertegenwoordiging en per rubriek. De lokale boekhouding moet in overeenstemming zijn met de wettelijke boekhoudkundige voorschriften van het land. Pour les charges inscrites dans la comptabilité de l ONG, les pièces justificatives doivent être à la disposition des instances de contrôle au siège de l'ong en Belgique. Par pièces justificatives, on entend les pièces probantes originales, comme expliqué dans «l avis sur les comptes annuelles 174/1» de la Commission Normes Comptables (Bull. C.N.C., n 38, février 1997). Pour les dépenses faites par un partenaire ou par une représentation de l ONG, l'ong doit: - ou bien tenir les pièces comptables et les pièces justificatives correspondantes à la disposition des instances de contrôle, au siège de l'ong en Belgique. Sont considérées comme pièces justificatives, les originaux ou les copies des pièces probantes, - ou bien disposer de rapports d audit originaux sur la comptabilité du partenaire ou de la représentation effectués par un auditeur accrédité dans le pays. Les pièces justificatives originales doivent rester disponibles pendant dix ans auprès du partenaire ou de la représentation. En outre, l ONG établit une liste des pièces justificatives par partenaire ou par représentation ainsi que par rubrique. La comptabilité locale doit répondre aux obligations légales du pays en matière comptable Auditrapporten Les rapports d audit Het auditrapport betreffende de jaarrekening van een partner of een vertegenwoordiging omvat volgende elementen: 1) de balans en de resultatenrekening van de gehele organisatie voor een duidelijk vermelde periode; Les rapports d audit concernant les comptes annuels d un partenaire ou d une représentation contiennent les éléments suivant : 1) le compte de résultat et le bilan de toute l organisation pour une période bien déterminée ; 2) een overzicht van uitgaven en inkomsten; 2) un aperçu des dépenses et revenus ; 3) de relatie tussen getransfereerde fondsen door de NGO en geboekte opbrengsten door de partner; 3) la relation entre les fonds transférés par l ONG et les revenus comptabilisés par le partenaire;

7 4) de vergelijking tussen de begroting en de reële uitgaven volgens de rubrieken; 4) la comparaison du budget et des dépenses réelles selon les rubriques ; 5) commentaar over: 5) un commentaire sur : - het gebruikte boekhoudsysteem - le système comptable utilisé - de interne controlesystemen - le système de contrôle interne - de mate waarin de kosten echt, juist en aanvaardbaar zijn conform het samenwerkingsakkoord - de kwaliteit en de locatie van de originele verantwoordingsstukken. - la réalité, l acceptabilité, la conformité des dépenses avec la convention de collaboration - la qualité et la localisation des pièces justificatives originales. De partner geeft aan welk gevolg zij geeft aan de bevindingen van de audit. Auditrapporten kunnen in het Nederlands, het Frans, Engels, Spaans of Portugees opgesteld worden. Le partenaire expose formellement la suite donnée aux remarques de l audit. Les rapports d audit peuvent être rédigés en Français, en Néerlandais, Anglais, Espagnol ou en Portugais Gerealiseerde inkomsten Revenus générés De creditinteresten van alle bankrekeningen met uitzondering van deze gerealiseerd via artikel 4 van het K.B., moeten ten goede komen van het programma en dit volgens dezelfde modaliteiten als deze die gelden voor de subsidie. Speculatieve beleggingen zijn verboden. Alle rekeningen met betrekking tot het programma moeten duidelijk de gerealiseerde intresten vermelden. De NGO verduidelijkt de methodologie om het bedrag te bepalen dat toegewezen wordt aan het programma. De gerealiseerde inkomsten die geboekt kunnen worden op de Belgische bijdrage (subsidie en NGO), moeten aangewend worden voor het programma. Indien de samenvoeging van subsidies toegewezen aan het programma door DGOS en andere publieke geldschieters de uitgaven van het programma overschrijdt, zal de DGOSsubsidie met het verschil verminderd worden. Les intérêts créditeurs de tous les comptes bancaires à l exception des intérêts réalisés par l article 4 de l A.R reviennent au programme selon les mêmes modalités que celles prévues pour le subside. Les placements spéculatifs sont interdits. Tous les comptes en relation avec le programme doivent mentionner clairement les intérêts générés. L ONG expose la méthodologie utilisée pour déterminer le montant mis au profit du programme. Les produits réalisés directement imputables à l'apport belge (subside et ONG) doivent être affectés à la réalisation du programme et dûment justifiés. Lorsque le cumul des subsides affectés au programme par la DGCD et d autres bailleurs publics dépasse les dépenses du programme, le subside de la DGCD sera réduit à due concurrence Overdracht van fondsen Les transferts de fonds. De overdrachten van fondsen moeten gebeuren per bankoverschrijving van de rekening van de NGO in België aan de lokale partner en dit zonder tussenpersoon, met uitzondering van de vertegenwoordiging van de gesubsidieerde NGO. Een afwijking hiervan is mogelijk wanneer het financiële systeem van een land slecht functioneert waardoor transfers moeilijk zijn. Les transferts de fonds doivent être effectués par virement bancaire d un compte de l ONG en Belgique à celui du partenaire local et ce, sans intermédiaire à l exception de la représentation de l ONG subsidiée. Une dérogation est possible lorsque le système financier d'un pays est dans un état de délabrement tel qu'il ne permet que

8 Deze afwijking moet voorafgaandelijk goedgekeurd worden door de administratie. De echtheid van deze overdrachten moet aangetoond worden. Alle bankkosten met betrekking tot de overdracht van fondsen moeten verantwoord worden. difficilement les transferts. Cette dérogation doit être approuvée au préalable par l'administration. La réalité de ces transferts doit être démontrée. Tous les frais bancaires liés aux transferts des fonds doivent être justifiés. 6. Modellen 6. Modèles Model A: zesmaandelijkse uitgavenstaat. Dit model herneemt het initiële budget in zes semestriële schijven in functie van de goedgekeurde kalender en de uitgaven van de NGO per semester. Model 1: overzicht van het geheel van opbrengsten en kosten van de NGO en van de eigen bijdrage. Dit model geeft alle opbrengsten en kosten van het laatste boekjaar van de NGO weer en geeft de samenstelling en oorsprong van de eigen bijdrage weer. De NGO levert de proef- en saldi balans van de rubrieken VI en VII en, indien ze gebruik maakt van de mogelijkheid om te valoriseren, een lijst van de valorisaties in het kader van het programma. Dit model wordt door de commissaris ondertekend en samen met de jaarrekening ingediend. Model 2 : overzicht van de beheers- en structuurkosten van de NGO. Dit model geeft alle beheerskosten en structuurkosten per luik en per kostensoort zoals weergegeven in het goedgekeurde programma. De structuurkosten worden in hun geheel verantwoord aan de hand van de verantwoordingsstukken. Model 3: overzicht en uitsplitsing van de personeelskosten van de NGO. Dit model geeft een overzicht van de naam, voornaam, functie, diploma, statuut, anciënniteit en loon per personeelslid alsook van het personeel waarvoor valorisatie wordt gevraagd. Tevens wordt een kostenuitsplitsing gemaakt voor elk personeelslid per specifieke doelstelling in operationele-, beheers-, en structuurkosten en de tijdsbesteding. Model 4a: overzicht van de opbrengsten en kosten van het programma met een Modèle A : état de dépense semestriel. Ce modèle reprend le budget initial en six tranches semestrielles selon le calendrier approuvé et les dépenses de l ONG par semestre. Modèle 1 : aperçu de l ensemble des produits et charges de l ONG et de l origine de l apport propre. Ce modèle donne tous les produits et charges du dernier exercice comptable de l ONG et démontre la constitution et l origine de l apport propre. L ONG fournit la balance des rubriques VI et VII du compte des résultats et au cas où elle procède à des valorisations, une liste des valorisations effectuées dans le cadre de ce programme. Ce modèle est signé par le commissaire et introduit en même temps que les comptes annuels. Modèle 2 : aperçu des coûts de gestion et frais de structure de l ONG. Ce modèle donne les coûts de gestion et frais de structure par volet et par nature des coûts comme présenté dans le programme approuvé. Les frais de structure sont justifiés «à la masse» en utilisant les pièces comptables. Modèle 3: aperçu et ventilation des frais de personnel de l ONG. Ce modèle reprend le nom, prénom, fonction, diplôme, statut, ancienneté et rémunération de chaque membre du personnel ainsi que du personnel pour lequel la valorisation est demandée. De plus une ventilation pour chaque personne est faite par objectif spécifique en coûts opérationnels, coûts de gestion et frais de structure et en emploi du temps. Modèle 4: aperçu des produits et charges du programme avec une ventilation par :

9 uitsplitsing: - in Noord en Zuid-luik - volet Nord et Sud - per specifieke doelstelling - objectif spécifique - per land - pays Dit model laat toe de voortgang van het programma te volgen alsook de begrotingsoverdrachten. Model 5.1: overzicht van de ingezette NGOcoöperanten volgens Art van het K.B. Model 5.2: overzicht van de ingezette NGOcoöperanten volgens Art van het K.B. Model 6: overzicht van de bursalen en hun kosten. Model 7 : gedetailleerd overzicht van de ingezette middelen per resultaat. De toewijzing per resultaat kan gebeuren: - door een nauwkeurige toewijzing en ventilatie van elk stuk. - door toewijzing van de kosten op basis van verdeelsleutels. - op basis van de evaluatie van de reëel ingezette middelen. Ce modèle permet de voir le suivi du programme ainsi que les transferts budgétaires. Modèle 5.1: aperçu des coopérants ONG suivant l article 5.1. de l A.R. Modèle 5.2: aperçu des coopérants ONG suivant l article 5.2. de l A.R. Modèle 6 : aperçu des boursiers et de leur frais. Modèle 7: aperçu détaillé des moyens utilisés par résultat. L affectation par résultat peut se faire - par affectation et ventilation précise de chaque pièce. - par affectation des dépenses sur base d une clé de répartition. - à partir de l analyse des moyens réellement utilisés. Model 7a Noord: een detail van de gemaakte kosten voor het Noordluik per specifieke doelstelling en zo mogelijk, per resultaat. Model 7a Zuid: een detail van de gemaakte kosten voor het Zuidluik per specifieke doelstelling, per land en zo mogelijk, per resultaat. De modellen 7a kunnen vervangen worden door uittreksels van de algemene of analytische boekhouding van de NGO en van haar vertegenwoordiging, voor zover de doorgegeven informatie dezelfde verplichte inlichtingen geven en volgens dezelfde begrotingslijnen. Modèle 7a Nord: un relevé des charges pour le volet Nord par objectif spécifique et, si possible, par résultat. Modèle 7a Sud: un relevé des charges pour le volet Sud par objectif spécifique, par pays et, si possible, par résultat. Les modèles 7a peuvent être remplacés par des extraits de la comptabilité générale ou analytique de l ONG et de sa représentation, pour peu que ceux-ci fournissent les informations obligatoires demandées et soient organisés selon les mêmes lignes budgétaires. Model 7b Zuid: een detail van de uitgaven van de lokale partner, per specifieke doelstelling. Model 7 c - : een overzicht van de bankoverdrachten tussen de NGO (zetel en vertegenwoordiging) en haar partners. Modèle 7b Sud: un relevé des dépenses du partenaire local, par objectif spécifique. Modèle 7c -:un relevé des transferts bancaires entre l ONG (Siège et représentations) et ses partenaires. In het geval van structurele samenwerking (Art. 3 van het K.B.) wordt volgende modellen opgesteld per groepslid: model 1, 2, 3 evenals hun jaarrekening. En cas de collaboration (art. 3 de l A.R.), chaque associé doit introduire les modèles suivants : modèle 1, 2, 3 ainsi que leur comptes annuel.

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