Algemene voorwaarden Collectieve verzekeringspolis Preventie MEDISCHE CHECK-UP

Transcriptie

1 Algemene voorwaarden Collectieve verzekeringspolis Preventie MEDISCHE CHECK-UP Inter Partner Assistance, NV, verzekeringsmaatschappij erkend onder het nummer 0487 om de verzekeringstakken ziekte en bijstand uit te oefenen. Lid van de groep AXA Maatschappelijke zetel: Louizalaan 166, B Brussel (België) RPR Brussel BE Code Iban: BE Code Bic: BBRUBEBB

2 INHOUDSTAFEL PREAMBULE WAARBORGEN EN VOORDELEN VAN HET CONTRACT Artikel 1 - Artikel 2 - Artikel 3 - Artikel 4 - Artikel 5 - Artikel 6 - Artikel 7 - Artikel 8 - Artikel 9 - Artikel 10 - Artikel 11 - Artikel 12 - Artikel 13 - Artikel 14 - Artikel 15 - Artikel 16 - Partijen Voorwerp van het contract De verzekerden De verplichtingen van de verzekernigsnemer De verplichtingen van AXA Assistance Tarieven en premies Bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van de persoonsggevens Vertrouwelijkheid Gedeeltelijke nietigheid Lancerings- en publiciteitskosten Mededeling en promotie van diensten Bescherming merknaam Inwerkingtreding duur beëindiging Toepasselijk recht Geschillen Briefwisseling en kennisgeving

3 PREAMBULE Uit de Wet van 3 juli 1978 betreffende de arbeidsovereenkomsten vloeit een algemene verplichting voort om te waken over de veiligheid en de gezondheid van de werknemers. De Wet van 4 augustus 1996 betreffende het welzijn van de werknemers bij de uitvoering van hun werk en haar uitvoeringsbesluiten preciseren de inhoud. Uit deze reglementering vloeit voort dat stress, en meer in het algemeen, de psychosociale lasten deel uitmaken van de domeinene waarover de werkgever moet waken in het kader van een beleid met als doel dit probleem aan te pakken. De verzekeringsnemer wenst een collectieve verzekeringspolis te onderschrijven voor haar werknemers, en waarvan de verzekeringsprestaties worden verstrekt door INTER PARTNER ASSISTANCE. GARANTIES - AVANTAGES - PRIMES Artikel 1 - PARTIJEN VAN HET CONTRACT Het contract is afgesloten tussen de verzekeringsnemer, gepreciseerd in de bijzondere voorwaarden enerzijds, en anderzijds INTER PARTNER ASSISTANCE NV, waarvan de maatschappelijke zetel gevestigd is te 1050 Brussel, Louizalaan 166 België, ingeschreven bij de Kruispuntbank van Ondernemingen onder het nummer , verzekeringsmaatschappij erkend door de NBB onder het nummer 0487, zijnde de verzekeraar. Hierna genoemd: «AXA Assistance». Vertegenwoordigd door dhr. Christophe MARIUS, Managing Director et Monsieur Dirk GAUWBERG, Sales & Marketing Director. Artikel 2 - VOORWERP VAN HET CONTRACT Huidige overeenkomst heeft tot doel de rechten en plichten van partijen vast te leggen in he kader van de verzekeringsprestaties die worden aangeboden door de verzekeringsnemer aan haar werknemers. De dienst is complementair aan de voordelen die voortvloeien uit de sociale zekerheid en is enkele van toepassing indien de hieronder bepaalde medische onderzoeken ook effectief worden terugbetaald door deze. De dienst preventie «check up» bestaat uit het aanbieden aan de personen die behoren tot de voormelde categorie personeelsleden een jaarlijks programma van medische controles, uit te voeren na het afleveren van een voorschrift door een geneesheer naar keuze van de betreffende persoon. AXA Assistance zal de betreffende persoon; op voorlegging van een attest van de geneesheer naar keuze en voor elke uitgevoerde check-up, het verschil terugbetalen tussen de betaalde prijs voor de gekozen check-up en het bedrag ten laste genomen door de sociale zekerheid. In ieder geval kan de terugbetaling het bedrag van 20 niet overstijgen (plafond terugbetaling 2014) voor elke betalende uitgevoerde check-up, de gratis check-ups geven geen recht tot terugbetaling. Elk jaar, op 1 januari, wordt het plafond geïndexeerd op basis van de index van de consumptieprijzen tussen 1 oktober van het jaar N-2 en 1 oktober van het jaar N-1. De personen die behoren tot de voormelde categorie personeelsleden hebben recht op terugbetaling per jaar en per type van voorgestelde check-up. De voorgestelde check-ups zjin bepaald in de bijzondere voorwaarden. Deze dienst heeft tot doel : De beschikbare tijd van de werknemers voor de verzekeringsnemer optimaliseren op lange termijn, en Uiteindelijk de efficiëntie van het betreffende personeel verhogen. AV 1/6

4 AXA Assistance verbindt zich ertoe om voormelde terugbetalingen uit te voeren binnen de 20 werkdagen die volgen op de ontvangst van het attest dat de uitgevoerde medische check-up vermeldt, voor zover AXA Assistance over alle noodzakelijke elementen beschikt om de terugbetaling te kunnen uitvoeren. Artikel 3 - DE VERZEKERDEN De verzekerden zijn de werknemers van de verzekeringsnemer aangeworven in het kader van een arbeidscontract van onbepaalde duur, die zijn opgenomen op de lijst opgesteld overeenkomstig artikel 4. Artikel 4 - DE VERPLICHTINGEN VAN DE VERZEKERINGSNEMER De verzekeringsnemer verbindt zich ertoe: de verschuldigde (bruto) premies te betalen overeenkomstig artikel 6. De externe database van verzekerden up-to-date te houden overeenkomstig artikel 5 om de hoedanigheid van de verzekerden te controleren De verzekeringsnemer verbindt zich ertoe om vóór de 7e werkdag van iedere vervaldag van de premie een overzicht van alle verzekerden van op de vorige vervaldag per aan AXA Assistance te verstrekken. De verzekeringsnemer verbindt zich ertoe om aan AXA Assistance de middelen te verschaffen ten einde de hoedanigheid van verzekerde van een persoon die om een verzekeringsprestatie verzoekt te controleren. De verzekeringsnemer verbindt er zich toe om regelumatig en trimesterieel een eenvoudig bestand door te sturen date het geheel van elementen bevat die noodzakelijk zijn voor het goed beheer van het preventieprogramme beschreven in huidig contract. Onder «eenvoudig bestand» wordt begrepen : een Excelbestand dat minstens de volgende gegevens bevat : Familienaam van de betreffende persoon Voornaam van de betreffende persoon Taalcode van de betreffende persoon Geslacht van de betreffende persoon Postcode van de betreffende persoon Profiel van de betreffende persoon (Middle Management of niet) Professioneel adres van de betreffende persoon Datum van inwerkingtreding van huidig programma Beëindigingsdatum van huidig programma Onder «regelmatig en trimesterieel» wordt begrepen : Op het moment van inwerkingtreding van het contract : binnen de vijf dagen die volgen op de ondertekening van het contract. In de loop van het contract: binnen de vijf werkdagen die volgens op de eerste januari, april, juli en oktober van ieder jaar. Artikel 5 - DE VERPLICHTINGEN VAN AXA ASSISTANCE AXA Assistance verbindt zich ertoe: de verzekeringsprestaties te leveren overeenkomstig artikel 2. aan de verzekerden een adres ter beschikking te stellen voor de verzoeken tot terugbetaling: claims-ipa@ip-assistance.com. aan de begunstigden hetzelfde niveau van dienst aan te bieden als het niveau van gecommercialiseerde producten die in eigen naam aan haar cliënteel wordt aangeboden. de schadedossiers te archiveren in overeenstemming met de wetgeving en de reglementering ter zake. Artikel 6 - TARIEVEN EN PREMIES AV 2/6

5 Definities Nettopremie: De premie overeengekomen met de verzekeringsnemer die als basis dient voor de berekening van de taksen en in voorkomend geval van de bijdragen. Brutopremie: de nettopremie vermeerderd met de taksen en in voorkomend geval de bijdragen. Het wettelijk tarief van de taksen is 9,25% en wordt toegepast op 100% van de nettopremie. AXA Assistance zorgt voor de betaling ervan aan de fiscale administratie. Bedrag van de premie Het bedrag van de netto premie is gepreciseerd in de bijzondere voorwaarden. Indexering van de premies Het bedrag van de premies vastgelegd in de bijzondere voorwaarden zal jaarlijks worden geïndexeerd volgens de index van de consumptieprijzen (basis 2004). De basisindex is de index van de maand voorafgaand aan de maand van de inwerkingtreding van deze overeenkomst. Het bedrag van de nettopremie kan nooit lager zijn dan oorspronkelijk vastgesteld behoudens uitdrukkelijk akkoord van beide partijen. Op de verjaardag van het contract zal de nettopremie worden aangepast volgens de volgende formule: Nieuwe nettopremie = basispremie x nieuwe index / basisindex Betaling van de premie IPA stuurt vóór elke vervaldag een afrekening van premies aan de verzekeringsnemer, dewelke aan AXA Assistance verschuldigd zijn, op basis van de in artikel 4 vermelde aangifte. De verzekeringsnemer verbindt er zich toe om de verschuldigde premies te betalen binnen de 30 dagen te rekenen vanaf ontvangst van de factuur. In geval van laattijdige betaling, meer bepaald indien de betaling meer dan 30 dagen na de verzenddatum van de aangifte gebeurt, is de verzekeringsnemer van rechtswege een verwijlinterest verschuldigd in overeenstemming met de wettelijke rentevoet bij handelstransacties die van kracht is op het ogenblik dat de feiten zich voordoen. Deze rentevoet wordt elk semester gepubliceerd in het Belgisch Staatsblad. Herziening van de premie Elke partij heeft het recht om een herziening van de premie te vragen per aangetekend schrijven of per gericht aan de in artikel 16 vermelde persoon. De ingangsdatum van het bedrag van de nieuwe jaarlijkse premie zal in onderlinge overeenstemming worden vastgesteld. Indien AXA Assistance vaststelt dat de samenwerking niet (meer) rendabel is, heeft zij het recht om de herziening van het bedrag van de premie aan de verzekeringsnemer te vragen per aangetekend schrijven of per gericht aan de in artikel 16 vermelde persoon. Vanaf het moment van de vraag tot herziening hebben partijen een termijn van één maand om een nieuw bedrag van premie overeen te komen. Indien partijen niet tot een akkoord komen binnen voormelde termijn, heeft AXA Assistance het recht om de overeenkomst op te zeggen per aangetekend schrijven met naleving van een opzegtermijn van twee maanden die ingaat op de dag na de postdatum van het opzegschrijven en zonder dat hiervoor enige vergoeding verschuldigd kan zijn. Artikel 7 - BESCHERMING VAN DE PERSOONLIJKE LEVENSSFEER TEN OPZICHTE VAN DE VERWERKING VAN PERSOONSGEGEVENS Partijen verbinden zich ertoe de persoonsgegevens die zijn verstrekt tijdens de uitvoering van deze overeenkomst, te verwerken in overeenstemming met de Wet van 8 december 1992 tot bescherming van AV 3/6

6 de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens. Te dien einde verbinden partijen zich ertoe de persoonsgegevens uitsluitend te gebruiken voor de vervulling van hun verplichtingen, alle vereiste technische en organisatorische maatregelen te nemen en te controleren of hun werknemers deze maatregelen naleven. Elke partij is verantwoordelijk voor de verwerking van haar databases en voor het nemen van passende maatregelen om de vertrouwelijkheid en de integriteit van de vereiste persoonsgegevens van de verzekerden te garanderen. De verzekeringsondernemnig is ervan op de hoogte dat AXA Assistance haar administratie en boekhouding gedeeltelijk uitbesteedt aan een derde onderneming, zijnde AXA Business Services Private Limited, met zetel te SJR Plaza, Municipal 1, Main Road 29, BTM 1st Stage, Bangalore, India, die deel uitmaakt van de AXA-groep, en dit overeenkomstig de principes van gezonde beheerspraktijken bij uitbesteding door verzekeringsondernemingen (Circulaire PPB CPA van de CBFA dd ). Hiervoor heeft voornoemde derde onderneming toegang tot bepaalde persoonsgegevens van de verzekerden. AXA Assistance verbindt er zich toe om middels bepaalde contractbepalingen met AXA Business Services voldoende waarborgen te voorzien om de bescherming van de persoonsgegevens van de verzekerden te garanderen. De verzekeringsnemer verbindt zich ertoe om zich naar de verzekerden toe in orde te stellen met de toepasselijke regelgeving ter bescherming van de persoonlijke levenssfeer en meer bepaald met: de Wet van 8 december 1992 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens; het Koninklijk Besluit van 13 februari 2001 ter uitvoering van de wet van 8 december 1992 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens; ten einde IPA en AXA Business Services toe te laten de voor de uitvoering van huidig contract noodzakelijke persoonsgegevens van de verzekerden van XXX te verwerken. Artikel 8 VERTROUWELIJKHEID Onder "vertrouwelijke informatie" dient te worden verstaan: alle technische, commerciële en operationele informatie van IPA die niet algemeen bekend is en die, onder welke vorm en wijze dan ook, wordt meegedeeld aan de verzekeringsnemer, in het kader van de hierboven beschreven samenwerking. De verzekeringsnemer verbindt zich ertoe om de vertrouwelijke informatie niet voor andere doeleinden te gebruiken dan waarvoor zij werd meegedeeld. Alle vertrouwelijke informatie die wordt gebruikt door de partijen in het kader van huidige overeenkomst blijft in haar geheel de exclusieve eigendom van de betreffende partijen. Deze bronnen en informatie mogen niet worden overgedragen aan een derde, noch worden verspreid. De verzekeringsnemer waakt erover dat, voor de personen die onder haar gezag handelen, de toegang tot de vertrouwelijke informatie en de mogelijkheid tot verwerking ervan beperkt zijn tot die personen voor wie het noodzakelijk is voor de uitoefening van hun functie, en tot hetgeen noodzakelijk is voor de uitoefening van hun opdracht in het kader van huidig contract. Om het voorgaande te verzekeren, zal de verzekeringsnemer alle nuttige maatregelen nemen ten aanzien van haar aangestelde, bestuurders en zaakvoerders. Deze bepaling is toepasselijk vanaf de inwerkingtreding van het contract tot drie jaar na de beëindiging ervan. Artikel 9 GEDEELTELIJKE NIETIGHEID Partijen komen uitdrukkelijk overeen dat indien een bepaling nietig zou worden verklaard, deze nietigheid geen invloed heeft op de andere bepalingen van deze overeenkomst. AV 4/6

7 In dat geval verbinden partijen zich ertoe de nietige bepaling te vervangen door een andere bepaling met dezelfde economische draagwijdte. Artikel 10 - LANCERINGS- EN PUBLICITEITSKOSTEN Alle kosten verbonden aan het drukken en verspreiden van documenten komen ten laste van de verzekeringsnemer. Artikel 11 - MEDEDELING EN PROMOTIE VAN DIENSTEN De verzekeringsnemer verbindt zich ertoe, vooraf, ieder brochureontwerp, informatiedocument of promotie in verband met het verzekeringscontract aan AXA Assistance voor te leggen en dit enerzijds om AXA Assistance in staat te stellen de juistheid van de informatie over de verzekeringsdekkingen te verifiëren en anderzijds om de logistieke middelen te ontwikkelen en/of te wijzigen en aangepast personeel te voorzien om een optimale dienstverlening te garanderen. Te dien einde zal de verzekeringsnemer steeds het publiek en het aantal in de mededeling bedoelde personen vermelden, alsook de verspreidingsperiode van deze mededeling. Artikel 12 - BESCHERMING MERKNAAM De verzekeringsnemer mag geen gebruik maken van AXA, AXA Assistance of INTER PARTNER ASSISTANCE-merken, tenzij vooraf toegestaan door AXA Assistance en alleen in de vorm en op de wijze zoals schriftelijk aangegeven en goedgekeurd door AXA Assistance. De verzekeringsnemer zal onmiddellijk ophouden gebruik te maken van deze merken na afloop of beëindiging van deze overeenkomst en gaat er mee akkoord om de totale voorraad van de documenten die hij in zijn bezit heeft en die een van deze merknamen bevatten, terug te zenden naar AXA Assistance of te vernietigen. Ten einde de samenwerking tussen partijen te promoten, geeft de verzekernigsnemer aan AXA Assistance het recht om haar naam, beeld, logo, algemene voorwaarden (hierna genoemd het merk van de verzekeringsnemer ) te gebruiken in eender welke externe communicatie, zoals persberichten, website, flyers, jaarverslag, enz. IPA verbindt zich ertoe om het merk van de verzekeringsnemer enkel te gebruiken ter promotie en/of ter informatie en dit volgens de criteria bepaald in de grafische charter van de verzekeringsnemer, die deze charter zo snel mogelijk zal toezenden aan AXA Assistance. Artikel 13 - INWERKINGTREDING DUUR BEËINDIGING Inwerkingtreding Deze overeenkomst treedt in werking op de datum vermeld in de bijzondere voorwaarden. Duur Huidige overeenkomst wordt afgesloten voor een periode van een jaar. Op het einde van deze initiële periode, is het contract stilzwijgend hernieuwbaar voor opeenvolgende periodes van telkens één jaar, die stilzwijgend verlengd worden behoudens beëindiging door de ene of de andere partij per aangetekend schrijven met een opzeg van drie maanden gegeven vóór de vervaldatum van de lopende contractsperiode. In geval van opzegging begint de opzegtermijn te lopen op de eerstvolgende werkdag die volgt op de afgifte van het aangetekend opzegschrijven bij de post. De ontbinding van huidig contract door middel van opzegging kan geen enkele aanleiding geven tot welk danige schadevergoeding ook. AV 5/6

8 De partij die gebruik maakt van dit ontbindingsrecht is niet verplicht haar beslissing te motiveren. Vervroegde beëindiging Elke partij kan zonder opzegtermijn en zonder dat van hem enige vergoeding kan geëist worden, een einde stellen aan huidige overeenkomst bij aangetekend schrijven verzonden aan de andere partij, indien haar beslissing gemotiveerd is door één of meerdere van de volgende omstandigheden, waarbij de motivering van haar beslissing uitdrukkelijk vermeld is in het opzeggingsschrijven: de andere partij is in staking van betaling binnen de 15 dagen volgens op de ingebrekestelling die zonder gevolg is gebleven; de andere partij is in vereffening gesteld of failliet verklaard; een partij fusioneert met of komt onder de controle van een entiteit die geen deel meer uitmaakt van dezelfde groep; de andere partij doet geheel of gedeeltelijk afstand van haar portefeuille; de andere partij ondergaat een vermindering van zijn eigen fondsen met meer dan 50%; de andere partij commercialiseert het product voorzien onder de titel Preambule niet meer; de andere partij ziet haar erkenning geschorst of ingetrokken of maakt het voorwerp uit van een herstelplan van de controleoverheden. Wanneer een partij (hierna genoemd de in gebreke gebleven partij ) ernstig tekort komt aan welk danige verplichting van deze overeenkomst, nodigt de andere partij (hierna genoemd de benadeelde partij ) de in gebreke gebleven partij uit om tegemoet te komen aan het gebrek of de gebreken opgesomd in de ingebrekestelling binnen een termijn van dertig (30) werkdagen. Indien bij het verstrijken van deze periode, de in gebreke gebleven partij het gebrek of de gebreken niet helemaal heeft hersteld, kan de benadeelde partij een einde stellen aan huidige overeenkomst bij aangetekend schrijven gericht aan de in gebreke gebleven partij. Huidige overeenkomst neemt dan een einde de eerstvolgende werkdag die volgt op de afgifte bij de post van het opzegschrijven. Artikel 14 TOEPASSELIJK RECHT Huidig contract wordt beheerst door het Belgische recht. Artikel 15 GESCHILLEN Bij geschillen tussen partijen verbinden zij zich ertoe alles in het werk te stellen om hun geschil in der minne op te lossen. Bij gebreke van een minnelijke regeling zijn alleen de rechtbanken van Brussel bevoegd. Artikel 16 BRIEFWISSELING EN KENNISGEVING Er wordt uitdrukkelijk overeengekomen dat de briefwisseling en s tussen partijen evenals elke kennisgeving per aangetekend schrijven zoals in huidig contract voorzien slechts geldig zijn indien zij worden gedaan aan de personen en de adressen vermeld in de bijzondere voorwaarden. AV 6/6