Medewerkers die willen deelnemen aan Fietsbelonen, melden zich eerst aan bij ForenZo. Dat doe je in 3 stappen.

Transcriptie

1

2 Inhoud handleiding 1 Aanmelden De app Privacy instellen Vervoermiddel kiezen Ritten registreren Misstanden melden, Pechhulp en Verhaalservice Mijn ForenZo Dashboard Ritregistratie Misstanden melden Uitbetalen Ritten bevestigen Ritten uitbetalen Privacy en databeveiliging Persoonlijke (mobiliteits)gegevens Privacyreglement in het kort ForenZo Servicedesk... 18

3 1 Aanmelden Stap 1 Aanmelden bij ForenZo Medewerkers die willen deelnemen aan Fietsbelonen, melden zich eerst aan bij ForenZo. Dat doe je in 3 stappen. 1. Ga naar en vul de activatiecode van jouw werkgever in. Activatiecode: Selecteer vervolgens de locatie waar je werkt. 2. Meld je aan met je adres (accepteer ook de voorwaarden) en ga naar je eigen inbox. Open de bevestiging van je aanmelding voor je tijdelijke wachtwoord. 3. Log met je adres en dit wachtwoord in op (rechts bovenin). Kies vervolgens jouw persoonlijke wachtwoord (en onthoud deze!). Na een klik op wijzigen is je registratie bij ForenZo voltooid. Je bent meteen ingelogd in jouw persoonlijke Mijn ForenZo omgeving.

4 Stap 2 Aanmelden bij ForenZo Nu je registratie bij ForenZo is voltooid, kun je je aanmelden voor deelname aan Fietsbelonen: 4. Ga via de navigatiebalk bovenin je scherm naar Fietsbelonen om je aan te melden voor deelname. Klik op Naar de Zelftest. 5. Om je aan te melden vragen we je eerst om de Zelftest in te vullen. In de Zelftest geef je aan hoe en hoe vaak je van en naar het werk reist, en wat je belangrijk vindt bij jouw keuze voor de manier waarop je reist. Na de Zelftest hoef je alleen nog je gegevens in te vullen en dan is je aanmelding voltooid.

5 Klik aan het einde van de Zelftest op Mijn Gegevens. 6. Vul jouw persoonlijke gegevens in. Controleer je gegevens goed voordat je ze bevestigt. Jouw beheerder heeft deze gegevens namelijk nodig voor het uitkeren van je fietsbeloning. Sla je gegevens op met een klik op wijzigen. Let op: Personeelsnummer is verplicht. Weet je jouw personeelsnummer niet, vul hier dan zeven nullen in: Je beheerder zal jouw personeelsnummer vervolgens wijzigen.

6 7. Je gegevens zijn nu compleet. Ga naar Fietsbelonen (navigatiebalk bovenin) en klik op Aanmelding voltooien om jouw verzoek om deelname te versturen naar de beheerder. Nu is het wachten tot jouw beheerder je woon-werkafstand en je kilometervergoeding heeft bepaald. Zodra dat is gebeurd krijg je een van ons met de vraag om akkoord te geven op het voorstel. 8. Als je bericht hebt gekregen dat je beheerder jouw afstand en vergoeding heeft bepaald, kun je van start. Log in op Mijn ForenZo, ga naar Fietsbelonen, en geef akkoord op het voorstel. Ben je het niet eens met het voorstel, neem dan contact op met je beheerder. Zodra je akkoord bent gegaan kun je inloggen in de app en vang ook jij euro's voor jouw fietsritten!

7 2 De app De ForenZo app is gratis te downloaden via de App Store (voor ios) en de Google Play Store (voor Android) door te zoeken op ForenZo. Zodra je account voor Fietsbelonen is geactiveerd (zie Aanmelden) kun je inloggen in de app. Wanneer je de app voor de eerste keer opstart, kun je inloggen met je gebruikersnaam ( adres) en je zelf gekozen wachtwoord. 2.1 Privacy instellen Na je eerste inlog krijg je de vraag of je een privacyniveau wil kiezen. In de app lees je precies wat ieder niveau inhoudt. Let op: De locatievoorziening (GPS) van je toestel moet ingeschakeld zijn om ritten te registreren. Ook moet je de ForenZo app toestemming geven altijd gebruik te maken van je locatiegegevens. Kijk bij de privacy-instellingen van je telefoon om de juiste permissies te geven. Raadpleeg de Quickguide GPS instellingen voor uitleg over de instellingen van jouw toestel. Heb je problemen met de instellingen, neem contact op met onze servicedesk via Meer over privacy lees je verderop in deze handleiding onder Privacy en databeveiliging.

8 2.2 Vervoermiddel kiezen Als je de privacy hebt ingesteld, ga je via de navigatie bovenin naar Vervoermiddel. Kies hier jouw vervoermiddel (fiets, e-bike of speed pedelec). Met het knopje Startscherm ga je naar jouw persoonlijke Dashboard. Via dit scherm registreer je ook je ritten. 2.3 Ritten registreren Heb je gekozen voor Privacy Hoog, dan vind je hier de startknop om je rit te registreren. Heb je gekozen voor privacy Midden of Laag, dan registreert de app automatisch je ritten zodra je van huis of je werklocatie vertrekt. Privacy Hoog Privacy Midden / Laag Als je onderweg bent zie je dat de app je rit aan het bijhouden is. Bovenin begint de tijd te lopen en je ziet twee knoppen in je scherm: Meld misstand en Pechhulp. Meer hierover lees je onder 2.4.

9 Privacy Hoog Privacy Midden / Laag Heb je gekozen voor privacy Hoog, dan rond je je rit af door op Stop te drukken. Vervolgens krijg je te zien welke vertrek- en aankomstlocatie is herkend. Heb je gereisd tussen twee bekende locaties (thuis-werk) dan wordt je rit beloond. Als een van de locaties niet je thuislocatie of een werklocatie is, dan staat er Anders. Ritten met een locatie Anders worden niet beloond. Na het afronden van je rit kun je zowel je vertrek- als je aankomst aanpassen. Door te drukken op de knop Rit registreren leg je jouw rit vast in je rittenlijst. Heb je gekozen voor privacy Midden of Laag, dan registreert de app automatisch je ritten en heb je geen stopknop. Heb je gereisd tussen twee bekende locaties (thuis-werk) dan wordt je rit automatisch vastgelegd in je rittenlijst. Om een rit vast te leggen in je rittenlijst, gelden een aantal criteria: 1. Je rit duurt minstens 3 minuten 2. Je rit is langer dan 500 meter 3. Vertrek- en aankomstlocatie zijn niet hetzelfde 4. Je snelheid is niet hoger dan je mag verwachten met jouw vervoermiddel Voldoet je rit niet aan één of meer van deze criteria, dan wordt deze niet geregistreerd. 2.4 Misstanden melden, Pechhulp en Verhaalservice Om een misstand te melden geef je aan om wat voor misstand het gaat en specificeer je deze vervolgens. De locatie van je melding wordt automatisch vastgelegd en is te raadplegen in jouw Mijn ForenZo omgeving.

10 De ForenZo Pechhulp met thuiskomgarantie (powered by ANWB) raadpleeg je door op je pechpas te drukken. Je belt dan direct de ANWB Alarmcentrale. Om je stranding te melden zal worden gevraagd om jouw persoonlijke code. Die vind je in het midden van je scherm. Let op! De ForenZo Pechhulp voor de fiets geldt alleen onderweg en niet thuis en op je werk. De ForenZo Schadeverhaalservice (powered by 112Schade.nl) raadpleeg je, net als de ANWB Alarmcentrale, door op je pechpas te drukken. Je belt dan direct met 112Schade.

11 3 Mijn ForenZo Mijn ForenZo is de online omgeving waarin je alles wat ForenZo te bieden heeft, kunt raadplegen. In de navigatiebalk bovenin je scherm zie je wat je allemaal kunt doen. Daar staat ook Fietsbelonen bij. Onder Fietsbelonen vind je jouw persoonlijke Dashboard met jouw fietsprestaties, je Ritregistratie met al jouw ritten (hier kun je ook achteraf ritten registreren en ritten wijzigen of verwijderen), en kun je Misstanden melden en jouw gemelde misstanden raadplegen. 3.1 Dashboard In het dashboard vind je jouw eigen fietsprestaties. Je ziet de beloning die je bij elkaar hebt gefietst, hoeveel kilometers je hebt afgelegd, wat je gemiddelde snelheid is, hoeveel calorieën je hebt verbrand en hoeveel CO 2 je hebt bespaard ten opzichte van de auto. 3.2 Ritregistratie In de Ritregistratie zie je het overzicht van al jouw geregistreerde ritten. Daarnaast kun je hier achteraf ritten toevoegen, verwijderen en wijzigen om je lijst up-to-date te houden. Ritten toevoegen: In principe registreer je al je ritten met de ForenZo app. Als je achteraf een rit aan je lijst wil toevoegen, klik je op Rit toevoegen onder je lijst van de betreffende maand, waarna je kunt vastleggen welke rit je hebt gemaakt. Achteraf geregistreerde ritten zijn in het overzicht voorzien van een kleurkenmerk (blauw). Ritten verwijderen: Zie je een rit in je overzicht staan die er niet hoort, dan kun je hem verwijderen door op verwijderen te klikken.

12 Ritten wijzigen: Door op Rit wijzigen te klikken, kun je de vertrek- en aankomstlocatie van de rit aanpassen. Het kan bijvoorbeeld gebeuren dat je pas na je vertrek van huis de app hebt ingeschakeld of dat de app jouw thuislocatie niet heeft herkend. Geen probleem! Door de locatie Overig, privé te veranderen in Thuis, kun je de betreffende rit (die als privérit is aangemerkt) classificeren als woon-werkrit, zodat de rit wordt beloond. Belangrijk om te weten is dat alle ritten die worden aangemerkt als woonwerkrit worden gevalideerd. De kleuren die je ziet, laten zien in hoeverre iedere rit is gevalideerd op basis van start- en stoplocatie, en op je snelheid. Hoe donkerder de kleur, hoe minder validaties zijn geslaagd. Ritten bevestigen: Je kunt op ieder moment de ritten in je lijst bevestigen als je zeker weet dat de lijst tot dat moment klopt. Zo kun je bijvoorbeeld wekelijks je ritten van de afgelopen dagen bevestigen zodat je er daarna niet meer naar hoeft te kijken. Om je ritten uit te laten betalen moet je ze altijd eerst bevestigen. Meer hierover lees je in hoofdstuk 4.

13 3.3 Misstanden melden Op deze pagina zie je de misstanden die je zelf hebt gemeld. Daarnaast kun je hier achteraf misstanden melden en opmerkingen toevoegen aan reeds gemelde misstanden. Om een misstand te melden kies je een categorie en een omschrijving, waarna je middels een dubbelklik op de kaart kunt aangeven waar je de misstand bent tegengekomen. Je reeds gemelde misstanden toon je op de kaart door bij de betreffende misstand te klikken op bekijk op de kaart. Om een opmerking toe te voegen aan een reeds gemelde misstand klik je rechts in het overzicht op wijzig opmerkingen.

14 4 Uitbetalen Je Fietsbeloning wordt standaard opgespaard tot het moment dat je zelf in je Ritregistratie aangeeft dat je uitbetaald wil krijgen. Uitbetalen gebeurt altijd bij je salaris van de volgende maand. Jouw beloning van maart ontvang je dus bij het salaris van april, je beloning van april bij het salaris van mei, etc. Heb je je beloning doorgespaard en kies je in maart voor het eerst voor Alles uitbetalen, dan ontvang je bij je salaris van april jouw fietsbeloning van januari, februari en maart. Zorg ervoor dat je uiterlijk de 10 e van iedere maand je rittenlijst(en) van de vorige maand(en) compleet en naar waarheid hebt ingevuld. Daarna gaan de uit te betalen lijsten naar de beheerder. Wijzigen is dan niet meer mogelijk. Jouw opgespaarde beloning blijft natuurlijk wel staan tot de volgende maand. 4.1 Ritten bevestigen Zodra je bent ingelogd op ForenZo.nl, ga je naar Ritregistratie. Via dit onderdeel kun je je ritten laten uitbetalen. Bij het overzicht van je ritten, zie je bovenaan Alle ritten uitbetalen staan. Alleen bevestigde ritten kun je laten uitbetalen. Voordat je jouw ritten kunt laten uitbetalen, dien je dus eerst je ritten per maand te bevestigen. Dit kun je altijd tussentijds doen als je zeker weet dat de ritten die op dat moment in je lijst staan, juist zijn. Later kun je nog altijd ritten toevoegen. Deze moet je wel eerst bevestigen voordat je ze kunt laten uitbetalen. Let op: Om je rittenlijsten van voorgaande maanden te zien, kun je de filter bovenin gebruiken. Standaard wordt alleen de huidige maand getoond. Als je al je ritten in de voorgaande maanden hebt bevestigd, kun je ze laten uitbetalen door boven je rittenlijsten te klikken op Alles uitbetalen, kun je al je ritten laten uitbetalen. Let er wel op dat de ritten niet meer gewijzigd kunnen worden nadat ze bevestigd zijn. Ritten kunnen nog wel achteraf toegevoegd worden door op Rit toevoegen te klikken. Zodra je alle ritten bevestigd hebt, klik je op Alle ritten uitbetalen. Indien er nog onbevestigde ritten in het overzicht staan, krijg je de volgende melding:

15 4.2 Ritten uitbetalen Indien alles bevestigd is en je op Alle ritten uitbetalen klikt, krijg je het volgende overzicht: Je kunt er in dit geval voor kiezen om de ritten uit te laten betalen. Daarnaast kun je ervoor kiezen om nog verder te sparen. Indien je verder wilt sparen, klik je op Annuleren. De ritten die je reeds bevestigd hebt, blijven dan ook bevestigd. Hier wijzigt niets aan. Als je de Fietsbeloning bij je eerstvolgende salaris uitbetaald wil krijgen, moet je de ritten vóór de 10 e van de maand uit laten betalen. De daadwerkelijke uitbetaling volgt dan bij het salaris van de volgende maand.

16 5 Privacy en databeveiliging Omdat het in onze diensten draait om persoonlijke (mobiliteits)gegevens, besteden wij veel aandacht aan privacybescherming en goed datamanagement. Onze diensten zijn conform de actuele wet- en regelgeving op dit gebied. Wij verzamelen en verwerken nooit informatie zonder dat de eindgebruiker daarmee expliciet heeft ingestemd en wij handelen altijd conform de Nederlandse en Europese wet- en regelgeving op het gebied van privacy en de handreikingen van het College Bescherming Persoonsgegevens (CBP). Met onze opdrachtgevers sluiten we altijd bewerkersovereenkomsten af, waarin de afspraken in de wettelijke kaders zijn vastgelegd. 5.1 Persoonlijke (mobiliteits)gegevens Vraagbeïnvloedingsprojecten hebben persoonsgegevens van deelnemers nodig voor de uitbetaling van fietsvergoedingen. De deelnemers hebben echter ook recht op privacy en bescherming van hun gegevens. Zo heeft een deelnemer bijvoorbeeld het recht op informatie, het recht op inzage en het recht op verzet tegen het gebruik van zijn of haar gegevens. Ook mogen er alleen persoonsgegevens verwerkt worden als daar een goede reden voor is en alleen als de betrokkenen geïnformeerd worden over wat er met de gegevens gebeurt. Dit is geregeld in de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp). ForenZo heeft voor het volgen en belonen van fietsritten in het woon-werkverkeer een mobiele applicatie (app) ontwikkeld. De verplaatsingsgegevens (ritten) die de gebruiker daarmee registreert, worden geclassificeerd en gevalideerd aangeboden in het online platform Mijn ForenZo. De gebruiker moet toestemming geven om zijn of haar locatie te volgen en deze gegevens vast te leggen in een database. Hiervoor is een opt-in wanneer de app voor de eerste keer wordt gebruikt, waarmee de gebruiker toestemming geeft om reisbewegingen te volgen en op te slaan. Daarbij heeft de gebruiker de keuze uit drie privacyniveaus, waarvan de instelling later kan worden aangepast: (1) Laag: de app logt altijd op achtergrond (24/7), (2) Midden: de app logt binnen de door de gebruiker ingestelde tijden op de achtergrond (twee tijdsintervallen per werkdag), (3) Hoog: de app logt handmatig van Start tot Stop (te bedienen door de gebruiker).

17 5.2 Privacyreglement in het kort ForenZo vindt het als mobiliteitsdienstverlener belangrijk om deelnemers zo goed mogelijk te informeren over haar diensten en de gevolgen van deze diensten voor hun privacy. Kern van de ForenZo diensten is dat wij verplaatsingsgedrag registreren. Tezamen met enkele persoonlijke administratieve gegevens vormen deze gegevens het persoonlijke mobiliteitsprofiel. Op deze registratie is de Wet bescherming Persoonsgegevens (Wbp) van toepassing. ForenZo gaat uiterst zorgvuldig om met gegevens van deelnemers. Daarom is, naast de bovengenoemde Wbp, een aantal regels vastgelegd in het privacyreglement. Hieronder staat in het kort het reglement beschreven waaraan ForenZo zich houdt om de privacy van de deelnemers aan haar diensten te waarborgen: Alleen gegevens die te maken hebben met de dienstverlening worden in het persoonlijke mobiliteitsprofiel opgeslagen; Alleen een beperkte groep van daartoe geautoriseerde (systeem)beheerders van ForenZo heeft toegang tot de gegevens die in de registratie zijn opgenomen; De deelnemer heeft het recht om alle gegevens die van hem/haar zijn vastgelegd in te zien. Indien de deelnemer meent dat gegevens onjuist zijn vastgelegd kan de deelnemer ForenZo verzoeken deze kosteloos te wijzigen; Persoonlijke gegevens worden niet aan derden verstrekt. Gegevens worden pas vrijgegeven nadat de deelnemer hiervoor expliciet toestemming heeft gegeven. De gegevens kunnen onder geen beding door controlerende instanties gebruikt worden voor de beoordeling van het gedrag in het verkeer; Indien de deelnemer de dienstverlening beëindigt, worden alle persoonlijke gegevens verwijderd; Indien de deelnemer van mening is dat ForenZo niet op de juiste manier met de gegevens omgaat, kan de deelnemer dit via onze klachtenregeling kenbaar maken; De gegevens zijn versleuteld in een state of the art IT-infrastructuur met een zeer hoge beveiligingsnorm opgeslagen (onder meer met IPS hardware- en softwarematige firewalls). Jaarlijks wordt (in het kader van het Studentenreisrecht) onze IT-infrastructuur ge-audit op hackbestendigheid (Attack & Penetration test). De volledige privacyverklaring lees je hier.

18 6 ForenZo Servicedesk De ForenZo Klantenservice is zeven dagen per week telefonisch te bereiken. Op werkdagen van 08:00 tot 21:00 uur en in het weekend van 10:00 tot 16:00 uur. Telefoon