Overeenkomst Vertaaldiensten CPB

Transcriptie

1 Overeenkomst Vertaaldiensten CPB Overeenkomstnummer: C576.3/16751

2

3 Inhoud 1. VERTAALOPDRACHTEN INLEIDING DE AARD VAN DE OPDRACHT EN DE OMVANG VERTAALOPDRACHTEN VAN HET CPB TALEN OPDRACHTNEMER EN DIENSTVERLENING INLEIDING INFORMATIEBEVEILIGING EN GEHEIMHOUDING INTEGRITEIT GEDRAGSCODE GEBRUIKSRECHT VAN HET DOELDOCUMENT DOOR CPB KWALITEIT VAN DE DOELDOCUMENTEN VERWERKING VERTAALOPDRACHTEN LEVERTERMIJNEN BEREIKBAARHEID EN BESCHIKBAARHEID AANVANG, CONTINUÏTEIT EN EINDE VAN OVEREENKOMST AANVANG EN IMPLEMENTATIE CONTINUÏTEIT EN EINDE VAN DE OVEREENKOMST MANAGEN VAN DE OVEREENKOMST OPERATIONEEL CONTRACT- EN LEVERANCIERSMANAGEMENT DOOR CPB STRATEGISCH CONTRACT- EN LEVERANCIERSMANAGEMENT DOOR OPDRACHTGEVER OVERLEG EN PRESTATIE-INDICATOREN MANAGEMENTRAPPORTAGES Pagina 3 van 12

4

5 1. Vertaalopdrachten 1.1 Inleiding Waar in dit programma van eisen begrippen staan wordt inschrijver verwezen naar de begrippen zoals gedefinieerd in bijlage 2 Begripsbepalingen van de offerteaanvraag. In dit programma van eisen worden begrippen ter bevordering van de leesbaarheid niet met een hoofdletter geschreven. Eisen In deze bijlage zijn de eisen opgenomen die aan de gevraagde dienstverlening worden gesteld in de hoofdstukken 2 tot en met 4. Door het uitbrengen van een inschrijving verklaart de inschrijver akkoord te zijn met alle genoemde uitgangspunten in de hoofdstukken 2 tot en met 4. Wensen In deze bijlage zijn naast de eisen tevens diverse wensen opgenomen in hoofdstuk 5. U wordt verzocht voor iedere wens aan te geven in welke mate en op welke wijze u eraan voldoet. Uw antwoorden worden beoordeeld zoals beschreven staat in de offerteaanvraag. 1.2 De aard van de opdracht en de omvang De opdracht bestaat uit het uitvoeren van vertalingen van het Nederlands naar het Brits- Engels en vertaalopdrachten van het Engels naar het Nederlands en de daaraan gerelateerde facturering en rapportering door één vaste vertaler. Gezien de vertrouwelijkheid en de specialistische karakter van de vertalingen werkt CPB met één vaste vertaler als opdrachtnemer en één vaste achtervanger. De opdrachtnemer zal moeten investeren in kennis ten aanzien van de beleidsterreinen van het CPB. De opdrachtnemer heeft een achtervanger paraat die door en onder verantwoordelijkheid van de opdrachtnemer wordt ingeschakeld in geval van vakanties, ziekte, grote opdrachten in kort tijdsbestek, etc. De aard van de vertalingen betreft macro-economische en econometrische teksten op wetenschappelijk niveau, met een groot aantal specialistische begrippen. Op jaarbasis wordt de opdrachtnemer naar verwachting ongeveer 15 keer ingeschakeld waarbij per opdracht afspraken worden gemaakt over de (op)levertijd van de vertaling. Het aantal woorden per vertaalopdracht varieert daarbij. Het totaal aantal woorden dat op jaarbasis vertaald moet worden varieert tussen en Aan deze prognose kunnen geen rechten worden ontleend. 1.3 Vertaalopdrachten van het CPB Het CPB biedt voornamelijk persberichten, achtergrondstukken, gedeelten uit macro economische ramingen, doorrekeningen en (delen van) rapporten ter vertaling aan. Naast delen en persberichten van de reguliere ramingen (vier keer per jaar) kan hierbij gedacht worden aan doorrekeningen van verkiezingsprogramma s, maatschappelijke kosten-baten analyses bijvoorbeeld over het verhogen van de dijken, of andere economische beleidsanalyses,. Incidenteel worden ook gedeelten uit boeken aangeboden ter vertaling, of wetenschappelijke achtergronddocumenten. De vertaalopdrachten worden uitgevoerd ten behoeve van buitenlandse wetenschappers, buitenlandse journalisten en andere buitenlandse belangstellenden zoals ambtenaren van de Europese commissie, of beursanalisten. Kenmerkend voor de vertaalopdrachten van het CPB is dat deze ad hoc verstrekt worden.. Gezien de aard van de werkzaamheden van het CPB zal vaak onder grote tijdsdruk en onder Pagina 5 van 12

6 embargo vertaald moeten worden met gebruik van de juiste specialistische terminologie. Rond de helft van de opdrachten zal in de avonduren en/of in het weekend moeten worden uitgevoerd. De mogelijkheden voor een tweede ronde kwaliteits-check zijn vaak afwezig door de tijdsdruk. De vertaling moet daarom in een keer goed en van goed niveau zijn. 1.4 Talen Het CPB biedt voor 95% vertaalopdrachten aan die van het Nederlands naar het Brits-Engels vertaald moeten worden. De overige 5% van de vertaalopdrachten zal van het Engels naar het Nederlands zijn. Opdrachtnemer voert voor de Engelse taal vertaalopdrachten van brontaal naar doeltaal uit. Pagina 6 van 12

7 2. Opdrachtnemer en dienstverlening 2.1 Inleiding Opdrachtnemer neemt iedere vertaalopdracht zoals beschreven in hoofdstuk 1 van CPB aan en is verantwoordelijk voor de uitvoering van die opdrachten conform het gestelde in dit hoofdstuk. 2.2 Informatiebeveiliging en geheimhouding De opdrachtnemer en zijn achtervanger komen met vertrouwelijke informatie in aanraking en nemen om die reden een strikte geheimhouding in acht. De tijdens de vertaalopdrachten verworven kennis wordt op geen enkele wijze onthuld, noch gebruikt om andere diensten aan te bieden. Er mag niets van de inhoud van de ter vertaling aangeboden documenten of informatie worden meegedeeld aan of gedeeld met anderen of misbruikt worden. Niet gedurende de looptijd van de overeenkomst maar ook niet daarna. De opdrachtnemer treft alle noodzakelijke maatregelen ten aanzien van beveiliging van vertrouwelijke informatie van de vertaalopdrachten evenals de bron- en doeldocumenten zelf, zoals beschreven in dit programma van eisen van het CPB. 2.3 Integriteit De opdrachtnemer en zijn achtervanger beschikken over een VOG die is afgegeven op screeningsprofiel 80 of een algemen VOG voor het werken voor overheidsinstanties waarbij met zeer gevoelige informatie in aanraking wordt gekomen (In paragraaf 2.4 van de algemene VOG aanvraag bij informatie vakje 12 aankruisen en bij diensten vakje 41 aankruisen). De VOG mag niet ouder zijn dan 5 jaar. Betreft het een vertaler die niet in Nederland in de Gemeentelijke Basis Administratie staat ingeschreven dan dient de vertaler te beschikken over een vergelijkbare verklaring uit het land van herkomst afgegeven door een daartoe bevoegde instantie. Formulieren voor het aanvragen van een VOG is beschikbaar via internetsite van de Dienst Justis: Gedragscode De opdrachtnemer en zijn achtervanger conformeren zich aan de gedragscode voor tolken en vertalers in het kader van de Wbtv. 2.5 Gebruiksrecht van het doeldocument door CPB CPB dient te allen tijde over het geleverde doeldocument (vertaling) te kunnen beschikken en dit te gebruiken. Onder gebruik wordt tevens verstaan dat het CPB gerechtigd is wijzigingen in het doeldocument te laten aanbrengen en/of het doeldocument te laten aanvullen door een daarvoor geschikte vertaler. Opdrachtnemer en zijn achtervanger verlenen toestemming voor het gebruik van het geleverde doeldocument zoals gedefinieerd, welk gebruik voortduurt na afloop van de overeenkomst. Eventuele aangebrachte wijzigingen door CPB worden niet tegen de opdrachtnemer en/of diens achtervanger gebruikt. 2.6 Kwaliteit van de doeldocumenten Opdrachtnemer en zijn achtervanger zijn vakbekwaam en leveren in één keer kwalitatief goede doeldocumenten. Het CPB acht een doeldocument in ieder geval kwalitatief goed als: Het een objectieve, waarheidsgetrouwe en volledige vertaling betreft waarbij de intentie van het aangeleverde brondocument correct is overgebracht in het doeldocument; Er sprake is van correcte zinsbouw, spelling en correct gebruik van leestekens, typografische regels en diakritische tekens; Pagina 7 van 12

8 het doeldocument door de vertaler is gecontroleerd op compleetheid, consequent gebruik van terminologie en het correct overbrengen van de betekenis en eveneens is gecorrigeerd/verbeterd op schrijf- en grammaticale fouten (correctie); Er sprake is van correcte samenhang van woorden en uitdrukkingen; Het doeldocument dezelfde lay-out heeft als het brondocument waarbij rekening wordt gehouden met eventuele document specifieke aanwijzingen van het CPB; Er aandacht is besteed aan doelgroep en doel van de vertaling en er is rekening gehouden met taalkundige, culturele, technische en geografische gewoontes en gebruiken; Adequate kennis van en consequent gebruik van terminologie die gebruikelijk is voor het vakgebied van het CPB (economische en econometrische teksten op wetenschappelijk niveau) wordt toegepast; De met CPB gemaakte afspraken over schrijfstijl, schrijfwijze en tone of voice correct zijn verwerkt in het doeldocument. 2.7 Verwerking vertaalopdrachten Aanvraag voor een vertaalopdracht Vertaalopdrachten kondigt het CPB aan met vermelding van het onderwerp, geschat aantal woorden, de verwachte aanlevertijd/-datum van het brondocument en de gewenste deadline voor levering doeldocument. Vaak weet het CPB al wel dat er een vertaalopdracht aankomt maar moet nog gewacht worden op het beschikbaar stellen van het te vertalen document door een wetenschapper van het CPB. Het zal met regelmaat voorkomen dat een opdracht op vrijdag wordt aangekondigd en op maandag geleverd moet worden Offerte voor de vertaalopdracht Op dezelfde werkdag van de aanvraag is er contact tussen opdrachtnemer en CPB en vindt afstemming plaats over de opdracht en de leverdatum/-tijd. Na ontvangst van het brondocument ontvangt CPB een offerte met vermelding van het aantal woorden, brontaal en doeltaal, prijs van de vertaalopdracht en de overeengekomen leverdatum/-tijd. CPB schat dat 95% van de documenten als Word-document wordt aangeleverd en 5% als gescand PDF document. Opdrachtnemer zet waar nodig documenten om in bewerkbaar bestandsformaat Opdrachtbevestiging door CPB CPB bevestigt per de offerte van opdrachtnemer per omgaande onder vermelding van een uniek inkoopordernummer en met deze bevestiging is de opdracht definitief en kan opdrachtnemer met de uitvoering van de vertaalopdracht starten Verwerking vertaalopdrachten De opdrachtnemer vertaalt de opdracht. Indien noodzakelijk zoekt de opdrachtnemer afstemming over inhoudelijke zaken (gebruik terminologie) met het CPB. Gegevens van vertaalopdrachten van het CPB worden door opdrachtnemer en zijn vervanger niet verwerkt in de publiek toegankelijke cloud oplossingen, (Dropbox, Google drive e.d.), tenzij anders wordt overeengekomen. Brondocumenten, doeldocumenten en tekstfragmenten mogen bewaard worden, tenzij voor een opdracht anders wordt aangegeven door het CPB, in systemen die met een wachtwoord beveiligd zijn. Pagina 8 van 12

9 2.7.5 Annulering van de vertaalopdracht Er is sprake van annulering indien het CPB na opdrachtbevestiging de vertaalopdracht afzegt. Dit kan incidenteel voorkomen als gevolg van een politieke omstandigheid. De opdracht mag conform opdrachtbevestiging in rekening worden gebracht Levering en acceptatie van het doeldocument Opdrachtnemer voert eindcontrole op het document uit en levert binnen de overeengekomen levertermijn het doeldocument aan het CPB. Een wetenschapper van het CPB controleert het doeldocument en toetst het op kwaliteit aan de hand van het gestelde in dit programma van eisen en met name op het gebruik van de juiste terminologie en het consequente gebruik daarvan. Indien niet binnen drie werkdagen na ontvangst door CPB is aangegeven dat het doeldocument is afgekeurd kan het als geaccepteerd beschouwd worden Afkeuring en herstel van het doeldocument Als het brondocument buiten de context vertaald is, er zijn fouten gemaakt, de kwaliteit voldoet niet of terminologie is niet juist gehanteerd dan wordt het doeldocument niet geaccepteerd. Indien het doeldocument is afgekeurd neemt CPB per omgaande contact op met de opdrachtnemer en vindt overleg plaats over de reden van afkeuring en door wie en op hoe herstel gaat plaatsvinden. Soms zal de wetenschapper van het CPB zelf wijzingen aanbrengen gezien tijdsdruk. Indien de opdrachtnemer het doeldocument moet herstellen geschiedt dit kosteloos en binnen 1 werkdag. 2.8 Levertermijnen Levertijd vertaalopdrachten Levertijd wordt per opdracht in overleg met de opdrachtnemer overeengekomen Acceptatie en facturering De uitgevoerde vertaalopdracht moet eerst geaccepteerd worden door het CPB om over te kunnen gaan tot facturering. Facturering vindt per vertaalopdracht plaats. De facturen worden per verstrekt. De betreffende factuur wordt gecontroleerd en indien akkoord bevonden vrijgesteld voor betaling. Zie de overeenkomst voor bepalingen ten aanzien van factureren. 2.9 Bereikbaarheid en beschikbaarheid De opdrachtnemer is telefonisch bereikbaar voor afstemming en overleg, niet alleen inhoudelijk voor de vertaalopdracht maar ook over vragen die met vertalen te maken hebben. Ook het CPB is bereikbaar voor afstemming en overleg op werkdagen tijdens reguliere kantoortijden maar ook in de avonduren en in de weekends. Pagina 9 van 12

10 3. Aanvang, continuïteit en einde van overeenkomst 3.1 Aanvang en implementatie De ingangsdatum van de overeenkomst is gesteld op xxx Alle aanvragen voor vertaalopdrachten verlopen vanaf deze datum via de opdrachtnemer. Opdrachtnemer garandeert dat de bedrijfsprocessen van het CPB ten aanzien van vertaalopdrachten niet worden verstoord door de inwerkingtreding van de overeenkomst. 3.2 Continuïteit en einde van de overeenkomst Opdrachtnemer treft alle maatregelen die nodig zijn om de kwaliteit en continuïteit van de overeengekomen dienstverlening en doeldocumenten ten aanzien van vertaalopdrachten te waarborgen, te verbeteren, te isoleren (veilig bewaren) en over te dragen naar een opvolgende opdrachtnemer. Na afloop van de overeenkomst heeft zowel de opdrachtnemer als zijn achtervanger geen toegang meer tot inhoudelijke informatie van het CPB. Met de opdrachtgever worden afspraken gemaakt over vernietiging of opslag van de brondocumenten, doeldocumenten en tekstfragmenten van beiden. Pagina 10 van 12

11 4. Managen van de overeenkomst 4.1 Operationeel contract- en leveranciersmanagement door CPB Het operationele contract- en leveranciersmanagement wordt uitgevoerd door de contactpersoon van het CPB. De naam van de contactpersoon wordt opgenomen in een bijlage van de overeenkomst. De contactpersoon is verantwoordelijk voor een juiste uitvoering van de overeenkomst. 4.2 Strategisch contract- en leveranciersmanagement door opdrachtgever Het strategische contract- en leveranciersmanagement wordt uitgevoerd door de contracten leveranciersmanager van de IUC-Vk (opdrachtgever). De naam van de contract- en leveranciersmanager van de IUC-Vk wordt opgenomen in een bijlage van de overeenkomst. De contract- en leveranciersmanager van de IUC-Vk is het primaire en centrale aanspreekpunt en contactpersoon voor de toepassing en de uitleg van de overeenkomst naar zowel het CPB als de opdrachtnemer. De contractmanager van IUC-Vk voert onder andere de volgende taken uit: - Het zorgdragen voor de communicatie over respectievelijk het ontsluiten van alle benodigde informatie over de overeenkomst; - Toezicht houden op het tijdig verkrijgen van de rapportages van opdrachtnemer; - Het ondersteunen bij uitvoering van de overeenkomst en bij de afhandeling van klachten tussen het CPB en de opdrachtnemer; - Het managen op strategisch niveau van het naleven van de contractuele bepalingen, daar waar nodig ondersteund door een jurist van de IUC-Vk; - Het (schriftelijk, administratief en informatief) verwerken van contractverlengingen. 4.3 Overleg en prestatie-indicatoren Overleg voor het beheer en managen van de overeenkomst is geregeld in hoofdstuk 5 van de overeenkomst. Prestatie-indicator 1 Als 2 opdrachten binnen 1 kwartaal niet naar volle tevredenheid van CPB zijn uitgevoerd, vindt overleg plaats tussen CPB en opdrachtnemer en worden verbetermaatregelen afgesproken. Hiervan vindt schriftelijke vastlegging plaats. Indien dit nogmaals voorkomt wordt de contractmanager van het IUC-Vk ingeschakeld om te bezien hoe de kwaliteit verbeterd kan worden. Prestatie-indicator 2 De opdrachtnemer dient per kalenderkwartaal 99% van alle vertaalopdrachten onder de overeenkomst te kunnen leveren binnen de aangegeven termijnen. Indien dit percentage niet gerealiseerd wordt vindt overleg plaats tussen CPB/IUC-Vk en opdrachtnemer en worden verbetermaatregelen afgesproken. Hiervan vindt schriftelijke vastlegging plaats. 4.4 Managementrapportages Opdrachtnemer houdt registratie bij over de uitvoering van de overeenkomst in een Excel bestand dat voor de contractmanager van de IUC-Vk bewerkbaar is. Bij de registratie dienen de volgende onderwerpen door opdrachtnemer per vertaalopdracht bijgehouden te worden en indien er meerdere documenten in vertaalopdracht zitten per document per vertaalopdracht: - Uniek kenmerk - Datum opdrachtbevestiging - Brontaal en doeltaal Pagina 11 van 12

12 - Aantal woorden brontaal en doeltaal - Woordtarief - Totale prijs doeldocument - Soort/vakgebied - Geannuleerd - Overeengekomen levertijd - Werkelijke levertijd Het Excel-document dient binnen twee weken na afloop van ieder kwartaal te worden toegezonden aan de contractmanager van de IUC-Vk. De inrichting van de Excelrapportage wordt met de opdrachtnemer afgestemd voor aanvang van de overeenkomst. In onderling overleg tussen de IUC-Vk/CPB en opdrachtnemer worden of onderwerpen aan de rapportage toegevoegd dan wel weggelaten, zonder dat daar kosten aan verbonden zijn voor het CPB. Pagina 12 van 12