Overeenkomst Vertaaldiensten Projectnummer C576.3/15978 V 2.0 Bijlage 1 - Programma van Eisen

Transcriptie

1 Overeenkomst Vertaaldiensten Projectnummer C576.3/15978 V 2.0 Bijlage 1 - Programma van Eisen

2

3 Overeenkomst Vertaaldiensten Bijlage 1 - Programma van Eisen 2.0 Inhoud BEGRIPSBEPALINGEN OPDRACHTGEVER EN AFNEMERS MINISTERIE VAN FINANCIËN MINISTERIE VAN SOCIALE ZAKEN EN WERKGELEGENHEID MINISTERIE VAN INFRASTRUCTUUR EN MILIEU MINISTERIE VAN ECONOMISCHE ZAKEN MINISTERIE VAN DEFENSIE DE BIJZONDERE OPSPORINGSDIENSTEN NADER BESCHOUWD VERTAALOPDRACHTEN INLEIDING...10 UITGESLOTEN VERTAALOPDRACHTEN ALGEMENE VERTAALOPDRACHTEN EN WBTV-VERTAALOPDRACHTEN VERTAALPROCESSEN...11 AANVULLENDE DIENSTEN TALEN OPDRACHTNEMER EN DIENSTVERLENING INLEIDING INFORMATIEBEVEILIGING GEHEIMHOUDING EN BESCHERMING PERSOONSGEGEVENS...17 INTEGRITEIT INZET VAN VERTALERS KWALITEIT VAN DE DOELDOCUMENTEN...20 VOORBEWERKING VERWERKING VERTAALOPDRACHTEN EN AANVULLENDE DIENSTEN BASISPROCES...21 VERWERKING VERTAALOPDRACHTEN BIJZONDER PROCES LEVERTERMIJNEN GEAUTOMATISEERDE OMGEVING/WEBAPPLICATIE...23 BEREIKBAARHEID EN BESCHIKBAARHEID AANVANG, CONTINUÏTEIT EN EINDE VAN OVEREENKOMST AANVANG EN IMPLEMENTATIE CONTINUÏTEIT EN KWALITEITSBEWAKING...27 EINDE OVEREENKOMST MANAGEN VAN DE OVEREENKOMST OPERATIONEEL EN TACTISCH CONTRACT- EN LEVERANCIERSMANAGEMENT DOOR AFNEMERS (DECENTRAAL) STRATEGISCH CONTRACT- EN LEVERANCIERSMANAGEMENT DOOR OPDRACHTGEVER (CENTRAAL) CONTRACT- EN PRESTATIEMANAGEMENT DOOR OPDRACHTNEMER OVERLEG KLACHTEN MANAGEMENTRAPPORTAGES...30 Annex a Detailoverzicht talen Annex b BIR:2012 Pagina 3 van 31

4

5 Overeenkomst Vertaaldiensten Bijlage 1 - Programma van Eisen 2.0 Begripsbepalingen In dit PVE wordt het volgende verstaan onder: Begrip Wbtv Rbtv Brontaal Brondocument Doeltaal Doeldocument Vertaler Werkdag Zie begrippenlijst in het beschrijvend document Definitie Wet beëdigde tolken en vertalers. Register voor beëdigde tolken en vertalers. Taal waarin het Brondocument is geschreven. De te vertalen tekst. Taal waarin het Brondocument moet worden omgezet. De vertaalde tekst. De medewerker van de opdrachtnemer of een derde die door opdrachtnemer wordt ingezet om het brondocument naar het doeldocument te vertalen. Maandag tot en met vrijdag van 8.00 tot uur. In dit document geldt dezelfde betekenis voor deze begrippen, ze zijn echter in het kader van leesbaarheid nu niet met een hoofdletter geschreven. Pagina 5 van 31

6

7 1. Opdrachtgever en afnemers De IND treedt op als opdrachtgever voor de overeenkomst. De IND is echter geen afnemer van vertaalopdrachten onder deze overeenkomst. Dit hoofdstuk beschrijft de afnemers van de overeenkomst. Vanaf hoofdstuk 2 wordt steeds gesproken over afnemer. Hier worden de onderstaande diensten mee bedoeld, zij zijn allen afnemers van vertaalopdrachten. Voor algemene informatie over de rijksoverheid wordt u verwezen naar Ministerie van Financiën Het ministerie van Financiën bewaakt de schatkist en werkt aan een financieel gezond Nederland. Financiën ziet toe op een verantwoorde en doelmatige besteding van overheidsmiddelen, maakt regels voor een stabiel financieel stelsel en ziet toe op de kwaliteit van financiële instellingen. Daarnaast werkt Financiën aan rechtvaardige en solide belastingwetgeving. De Belastingdienst De Belastingdienst is onderdeel van het Ministerie van Financiën, is verantwoordelijk voor het heffen en innen van belastingen en premies. De Belastingdienst is tevens verantwoordelijk voor de uitvoering van inkomensafhankelijke regelingen, oftewel 'toeslagen'. Daarnaast kent de Belastingdienst: een opsporingsdienst (Fiscale inlichtingen- en opsporingsdienst/fiod), de centrale administratie, diverse facilitaire centra (communicatie, facilitair, ICT) en de Belastingtelefoon. Het kerndepartement van het ministerie en de Belastingdienst zijn afnemers van deze overeenkomst. Domeinen Roerende Zaken is een onderdeel van het kerndepartement en zal naar verwachting slechts incidenteel als afnemer optreden. Zie ook Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid Het ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid werkt aan een sociaal en economisch krachtig Nederland in Europa, met werk en bestaanszekerheid voor iedereen. Het gaat om de combinatie van sociaal én economisch. Werk draagt bij aan zelfrespect en ontplooiing, en is één van de beste wegen naar integratie van mensen in de samenleving. Een sterke economie zorgt voor voldoende banen. Tegelijkertijd is betaald werk nodig voor de economische houdbaarheid van het sociale systeem. De kwaliteit van de arbeidsmarkt is bepalend voor de kwaliteit van de economie en andersom. De verbinding tussen het sociale en economische aspect zorgt voor een krachtige samenleving waarin duurzaam, eerlijk, gezond en veilig gewerkt wordt. En daar waar betaald werken echt niet (meer) mogelijk of passend is, garanderen we bestaanszekerheid. Nederland staat niet op zichzelf, maar is onderdeel van Europa. We stemmen ontwikkelingen in Nederland af op relevante ontwikkelingen in Europa en proberen Europese ontwikkelingen te beïnvloeden. De Inspectie SZW De Inspectie SZW houdt toezicht en voert controles uit op het domein van werk en inkomen. Bekendste verschijningsvormen is de controle op arbeidsmarktfraude, illegale tewerkstelling, arbeidsuitbuiting en arbowetgeving. De ISZW beschikt over een directie Opsporing. Het gehele ministerie van SZW is afnemer van deze overeenkomst. De Inspectie SZW, zijnde onderdeel van het ministerie, zal de grootste afnemer van vertaalopdrachten zijn. Zie ook Pagina 7 van 31

8 1.3 Ministerie van Infrastructuur en Milieu Het ministerie van Infrastructuur en Milieu (IenM) zet in op leefbaarheid en bereikbaarheid, met een vlotte doorstroming in een goed ingerichte, schone en veilige omgeving. De Inspectie Leefomgeving en Transport De Inspectie Leefomgeving en Transport (ILT) is onderdeel van IenM. De ILT bewaakt en stimuleert de naleving van wet- en regelgeving voor een veilige en duurzame leefomgeving en transport. De ILT heeft twee taakgebieden: Leefomgeving en Transport. Deze taakgebieden zijn ondergebracht bij zogeheten domeinen. De domeinen binnen Leefomgeving zetten zich in voor het behoud van een veilige en gezonde woon- en werkomgeving en het beperken van belastende invloeden op het milieu. Denk hierbij aan het toezicht op de veiligheid van bouwwerken en drinkwater, de beperking van risico's van gevaarlijke stoffen en industrieën, de verantwoorde verwerking van afval en de preventie en sanering van vervuilingen in bodem en water. De afdeling Handhaving Afval en de Inlichtingen- en Opsporingsdienst (ILT/IOD) van het taakgebied Leefomgeving van de ILT zijn afnemers van deze overeenkomst. Zie ook: Ministerie van Economische Zaken Het ministerie van Economische Zaken staat voor een ondernemend Nederland met oog voor duurzaamheid en zet zich in voor een uitstekend ondernemersklimaat. De onderstaande dienst/instelling onder het Ministerie van Economische Zaken is afnemer van deze overeenkomst: De Inlichtingen- en Opsporingsdienst van de Nederlandse Voedsel en Waren Autoriteit (NVWA/IOD) De NVWA bewaakt de gezondheid van dieren en planten, het dierenwelzijn en de veiligheid van voedsel en consumentenproducten, en handhaaft de natuurwetgeving. De NVWA heeft een eigen Inlichtingen- en Opsporingsdienst. Zie ook: Ministerie van Defensie Defensie staat voor vrede en veiligheid, in Nederland en daarbuiten. De krijgsmacht levert een bijdrage aan de stabiliteit en vrijheid in de wereld. Het onderstaande Krijgsmachtdeel van het Ministerie van Defensie is afnemer van deze overeenkomst: De Koninklijke Marechaussee (KMar) De KMar waakt over de veiligheid van de Staat, in Nederland en ver daarbuiten. De KMar is een politieorganisatie met een militaire status en is onder meer belast met de uitvoering van de politietaak voor de krijgsmacht, de politie- en veiligheidstaak op de nationale luchthavens, de handhaving van de Vreemdelingenwet en de beveiliging van de leden van het Koninklijk Huis. De KMar is ook een opsporingsdienst, maar geen Bijzondere Opsporingsdienst Zie ook: Pagina 8 van 31

9 1.6 De Bijzondere Opsporingsdiensten nader beschouwd Onder de in dit hoofdstuk genoemde afnemers bevinden zich 4 Bijzondere Opsporingsdiensten (BOD-en). Deze diensten of onderdelen van diensten zijn: De Fiscale Inlichtingen en Opsporingsdienst van de Belastingdienst (FIOD) Deze dienst gaat fiscale, financieel-economische en goederenfraude tegen en bestrijdt financiële georganiseerde criminaliteit. De directie Opsporing van de Inspectie SZW (ISZW/DO) Deze directie is de bijzondere opsporingsdienst onder de ISZW en spoort fraude en andere zware delicten op binnen de keten van werk en inkomen. De Inlichtingen- en Opsporingsdienst van de Inspectie Leefomgeving en Transport, (ILT/IOD) De ILT/IOD richt zich op georganiseerde milieucriminaliteit, vaak met internationale (financiële) constructies en handelsstromen. Zonder haar ingrijpen zou uiteindelijk onherstelbare schade aan mens, milieu en maatschappij kunnen ontstaan. De Inlichtingen- en Opsporingsdienst Nederlandse Voedsel en Warenautoriteit (NVWA/IOD) De NVWA/IOD heeft alle domeinen van de NVWA als werkterrein. Hierbij richt de NVWA/IOD zich voornamelijk op complexe, ketengerelateerde, georganiseerde en internationaal georiënteerde criminaliteit. De inzet van inlichtingen en opsporing heeft tot doel het inzicht in naleving en overtreding te vergroten en de naleving te verhogen. In het algemeen kan worden gezegd dat bij het ontdekken van strafbare feiten waarbij bestuursrechtelijk ingrijpen niet meer opportuun is het accent van handhaving (controle en toezicht) verschuift naar opsporing en vervolging. In Nederland is een bijzondere opsporingsdienst een speciaal aangewezen overheidsdienst die tot taak heeft regels te handhaven door strafbare feiten op te sporen die op een speciaal terrein liggen. Zij onderscheiden zich daarin van de politie, die een taak heeft in de opsporing van strafbare feiten in het algemeen. De bijzondere opsporingsdienst is belast met de strafrechtelijke handhaving van de rechtsorde op het beleidsterrein waarvoor een specifieke minister verantwoordelijk is. In opdracht kan de bijzondere opsporingsdienst ook worden belast met de strafrechtelijke handhaving van de rechtsorde op een beleidsterrein van een andere minister. Daarbij is de bijzondere opsporingsdienst ook belast met de opsporing van (andere) strafbare feiten die in het kader van die taakuitvoering worden geconstateerd. Ook kan de officier van justitie de bijzondere opsporingsdienst belasten met de opsporing van andere strafbare feiten. Gelet op de taakopdracht van de bijzondere opsporingsdienst is er voor gekozen de bijzondere opsporingsdiensten een algemene opsporingsbevoegdheid toe te kennen, op basis van artikel 141 van het Wetboek van Strafvordering. Dit is in lijn met het feit dat de opsporingsdiensten als organisatie een formeelwettelijke grondslag hebben gekregen en zij "de complete strafrechtelijke handhaving van de rechtsorde op het beleidsterrein waarvoor de minister waaronder zij ressorteren verantwoordelijkheid draagt" als formele en in de wet vastgelegde taakopdracht hebben. De wet geeft de BOD-en ook het recht tot opsporing van strafbare feiten, die daarbij worden geconstateerd of waartoe de officier van justitie opdracht heeft gegeven. Pagina 9 van 31

10 2. Vertaalopdrachten 2.1 Inleiding Vertaalopdrachten van de afnemer kunnen van juridische dan wel politieke wetenschappelijke, (marketing) technische, financieel-economische of promotionele aard zijn. Een verdeling naar de aard van vertaalopdrachten is tijdens de aanbesteding niet te geven. Daarnaast kunnen de vertaalopdrachten van afnemer allerlei soorten (bron)documenten betreffen. Te denken valt aan brochures, intranetberichten, internetberichten, brieven, contracten, handleiding, huisregels, wetten, Memoranda Of Understanding (MOU s), rapporten, loonstroken, arbeidscontracten, gespreksverslagen, brieven, verhoren/verklaringen, rapporten, agenda s, SMS-jes, ander geprint digitaal berichtenverkeer etc. Een verdeling naar soort brondocumenten is tijdens de aanbesteding niet te geven. De afnemer kan voorafgaand aan de opdrachtverstrekking van een vertaalopdracht zowel de aard als het soort brondocument duidelijk maken zodat de opdrachtnemer de vertaler kan selecteren met de juiste vaardigheden en kwalificaties voor de uit te voeren vertaalopdracht. De Bijzondere Opsporingsdiensten en de Koninklijke Marechaussee moeten voor hun opsporingsonderzoeken zoveel mogelijk gebruik maken van vertalers die opgenomen staan in het Register beëdigde tolken en vertalers. De verplichting vloeit voor politie en KMar rechtstreeks voort uit de Wbtv en de Aanwijzing bijstand van tolken en vertalers. Het College van Procureurs-generaal heeft het Openbaar Ministerie verzocht er op toe te zien dat deze verplichting door alle deelnemers in de strafrechtketen wordt nageleefd. Daarmee zijn ook de BOD-en verplicht de vertaalopdrachten conform de Wbtv te laten uitvoeren. 2.2 Uitgesloten vertaalopdrachten Vertaalopdrachten voor brondocumenten waarvan de afnemer heeft bepaald dat zij een hoog afbreukrisico voor de Nederlandse staat vormen, zijn geen onderwerp van dit programma van eisen. 2.3 Algemene vertaalopdrachten en Wbtv-vertaalopdrachten Ten aanzien van de uitvoering van vertaalopdrachten wordt onderscheid gemaakt tussen de onderstaande vertaalopdrachten: 1. Algemene vertaalopdrachten 2. Wbtv-vertaalopdrachten De verdeling tussen algemene en Wbtv-vertaalopdrachten kan tijdens deze aanbesteding niet gegeven worden omdat dit thans niet wordt geregistreerd. Ad 1. Algemene vertaalopdrachten Algemene vertaalopdrachten zijn opdrachten van algemeen vertaalwerk welke niet in het kader van het strafrecht, het vreemdelingenrecht gedaan worden. Het betreft vertaalopdrachten waaraan geen bijzondere voorwaarden uit wet- en regelgeving zijn verbonden. Eis 1. Opdrachtnemer voert algemene vertaalopdrachten uit. Ad 2. Wbtv-vertaalopdrachten Pagina 10 van 31

11 Wbtv-vertaalopdrachten zijn opdrachten voor vertaalwerk, waarbij de opdrachtnemer er primair voor verantwoordelijk is dat de vertaling wordt uitgevoerd wordt conform de bepalingen in de Wet beëdigde tolken en vertalers (Wbtv). Eis 2. Eis 3. Eis 4. Eis 5. Opdrachtnemer voert Wbtv-vertaalopdrachten conform de Wet beëdigde tolken en vertalers uit. Opdrachtnemer is verantwoordelijk voor de met redenen omklede schriftelijke vastlegging indien geen vertaler uit het Rbtv beschikbaar is voor de vertaalopdracht en meldt dit aan de afnemer. Opdrachtnemer is verantwoordelijk voor de met redenen omklede schriftelijke vastlegging indien geen vertaler op de uitwijklijst beschikbaar is voor de vertaalopdracht en meldt dit aan de afnemer en benaderd de meest geschikte vertaler. Uiterlijk bij de opdrachtbevestiging voor de vertaalopdracht verstrekt opdrachtnemer de schriftelijke vastlegging van het niet beschikbaar zijn van een vertaler in het Rbtv of op de uitwijklijst aan afnemer. 2.4 Vertaalprocessen Er zijn 2 soorten vertaalprocessen te onderscheiden namelijk een basisproces en een bijzonder proces: Basisproces voor algemene vertaalopdrachten en Wtbv-vertaalopdrachten: Te vertalen document Opdrachtnemer Selecteert vertaler en laat vertaling uitvoeren Vertaald document aan afnemer Naar verwachting zal 90% van de vertaalopdrachten volgens het basisproces uitgevoerd kunnen worden. Dit percentage is indicatief en hieraan kunnen geen rechten worden ontleend. In dit proces kunnen vertaalopdrachten de volgende elementen bevatten: 1. Afnemer kan vooraf kenbaar maken aan opdrachtnemer dat een voorkeursvertaler gewenst is voor een vertaalopdracht. 2. Afnemer kan vooraf kenbaar maken aan opdrachtnemer te willen overleggen over de uit te voeren vertaalopdracht. 3. Incidenteel kan afnemer verzoeken voorafgaand aan de opdrachtbevestiging de naam van de vertaler die opdrachtnemer voornemens is in te zetten bekend te maken en daarover overleg te plegen met afnemer. In uitzonderlijk geval kan afnemer daarbij de voorgestelde vertaler weigeren en opdrachtnemer verzoeken een andere vertaler in te zetten. 4. Op aangeven van de afnemer selecteert de opdrachtnemer een vertaler die op een locatie van de afnemer de vertaalopdracht uitvoert. Op aangeven van afnemer verlaten de te vertalen documenten de locatie niet. 5. In het kader van een rechtshulpverzoek kan van een BOD en de KMar verlangd worden dat vertaalopdrachten op een locatie buiten Nederland wordt uitgevoerd. In dat geval bepaald de afnemer het reis- en verblijfsprogramma en kan de afnemer verlangen dat vertaler meereist met een ambtenaar. Pagina 11 van 31

12 Eis 6. Opdrachtnemer voert algemene vertaalopdrachten en Wbtv-vertaalopdrachten uit binnen het basisproces. Bijzonder proces voor Wtbv-vertaalopdrachten: Te vertalen document Afnemer Opdrachtnemer Vertaald document Selecteert vertaler Laat vertaling aan afnemer uitvoeren De BOD-en en de KMar kennen een bijzonder proces voor Wbtv-vertaalopdrachten. Dit betreft de vertaalopdrachten met extra hoge eisen aan integriteit, veiligheid en continuïteit. De afnemer selecteert hierbij de vertaler en alleen deze vertaler krijgt door opdrachtnemer de vertaalopdracht aangeboden. In dit proces kunnen vertaalopdrachten de volgende elementen hebben: 1. Op aangeven van de afnemer wordt de vertaalopdracht op een locatie van de afnemer uitgevoerd. 2. Op aangeven van afnemer verlaten de bron- en doeldocumenten de locatie niet. 3. Afnemer maakt inhoudelijke werkafspraken met de vertaler die op locatie werkt over het in bewaring nemen van communicatiemiddelen van vertaler. 4. De vertaler die op locatie van de afnemer werkt moet gebruik maken van een computer die door de afnemer ter beschikking wordt gesteld voor de vertaalwerkzaamheden, tenzij de vertaler toestemming heeft gekregen van een eigen computer gebruik te maken. 5. Indien de vertaler die op locatie van de afnemer werkt gebruik mag maken van een eigen computer geldt dat: - de bron- en doeldocumenten worden opgeslagen op een door de afnemer ter beschikking gestelde USB-stick die de locatie van de afnemer niet verlaat en na afronding van de werkzaamheden in bezit blijft van de afnemer; - de vertaler op de locatie van de afnemer de eigen computer na afronding van de opdracht op achtergebleven teksten, documenten, tekstgedeelten, etc. schoont; - de vertaler het schonen actief meldt aan de afnemer voor aanvang daarvan; - de afnemer de schoning te allen tijde mag controleren op de computer van de vertaler. 6. In het kader van rechtshulpverzoek kan van een BOD of de KMar verlangd worden dat vertaalopdrachten op een locatie buiten Nederland wordt uitgevoerd. In dat geval reist de vertaler mee met de ambtenaren die namens de BOD of de KMar eveneens op de buitenlandse locatie zijn. Eis 7. Opdrachtnemer voert Wbtv-vertaalopdrachten uit binnen het bijzonder proces. 2.5 Aanvullende diensten Voor de algemene vertaalopdrachten en de Wbtv-vertaalopdrachten kunnen de volgende aanvullende werkzaamheden noodzakelijk zijn: 1. Proefvertaling 2. Revisie 3. Beëdigde vertaling en extra waarmerking 4. Meertalige DTP service 5. Taalidentificatie Pagina 12 van 31

13 Ad 1 Proefvertaling De afnemer heeft de mogelijkheid een proefvertaling te vragen. Dit betreft een vertaalopdracht waarbij beoordeeld wordt in welke mate de tone of voice van het brondocument wordt overgebracht in het doeldocument. Hiertoe levert afnemer een deel van het brondocument (maximaal 300 woorden) aan. Indien gewenst door de afnemer laat de opdrachtnemer deze proefvertaling door maximaal 3 vertalers uitvoeren. Op grond van de proefvertaling beoordeelt afnemer of en welke vertaler de vertaalopdracht kan uitvoeren. Het aantal woorden van de proefvertaling wordt daarbij in mindering gebracht op het totaal aantal woorden van de vertaalopdracht. Naar verwachting komt dit incidenteel voor. Ad 2 Revisie Onder revisie wordt verstaan het aanbrengen van de noodzakelijke wijzigingen waarbij de vertaling kritisch wordt gecontroleerd door een ander, met bekwaamheid in de betreffende bron- en doeltaal, dan de vertaler van het document. De revisor controleert of de vertaling inhoudelijk en grammaticaal correct is, aansluit op de brontekst, consequent is in gebruik van terminologie en van het juiste taalregister. De afnemer geeft bij aanvraag van de vertaalopdracht aan of revisie gewenst is voor de vertaalopdracht. Echter, in de volgende gevallen checkt en adviseert de opdrachtnemer voorafgaand aan de vertaalopdracht over revisie: bij een brondocument dat wordt vertaald door een niet-moedertaal vertaler; bij een brondocument dat wordt vertaald door meerdere vertalers; als kwaliteitscontrole gezien de aard van het brondocument. Ad 3. Beëdigde vertaling en extra waarmerking Beëdigde vertaling Indien bij wet vereist en daarnaast ook op aangeven van de afnemer in andere situaties zal de opdrachtnemer zorgdragen voor een beëdigde vertaling van de gevraagde vertaalopdracht. Hiertoe stelt de afnemer, na acceptatie van de vertaalopdracht, een officieel brondocument aan opdrachtnemer ter beschikking. Opdrachtnemer draagt er zorg voor dat het geaccepteerde doeldocument als volgt wordt beëdigd: brondocument en het doeldocument zijn onlosmakelijk aan elkaar gehecht; het doeldocument is voorzien van het ambtsstempel van de beëdigd vertaler; de beëdigd vertaler heeft schriftelijk verklaard dat het doeldocument een waarheidsgetrouwe vertaling is van het aangehechte brondocument; de verklaring is ondertekend door de beëdigd vertaler. In ieder geval de BOD-en en de Kmar hebben incidenteel behoefte aan een extra internationaal erkende waarmerking van de beëdigde vertaling door middel van een apostille of legalisatie. Extra waarmerking apostille Opdrachtnemer draagt als volgt zorg voor de extra waarmerking door middel van de apostille: Bij de beëdigde vertaling wordt een formulier gevoegd met stempel van de rechtbank en ondertekend door de griffier of een rechter waarin staat dat de vertaler en dienst handtekening bij de rechtbank bekend zijn. Extra waarmerking legalisatie Opdrachtnemer informeert afnemer indien een apostille niet mogelijk is bijvoorbeeld omdat het land waarvoor de vertaling is bestemd bijvoorbeeld het apostilleverdrag niet heeft getekend. Opdrachtnemer wijst de afnemer erop dat voor de internationaal erkende waarmerking van het vertaalde document de procedure voor legalisatie door afnemer gevolgd moet worden. Pagina 13 van 31

14 Naar schatting zal niet meer dan 30% van de vertaalopdrachten als beëdigde vertaling moeten worden uitgevoerd. Daarvan zal ongeveer 10% van een apostille moeten worden voorzien. Het genoemde aantal is indicatief en mede afhankelijk van de actuele werkzaamheden van de BOD-en en de KMar. Ad 4 Meertalige Desktop Publishing (DTP) service Sommige teksten zijn bestemd voor internetsites of folders. De beheerder van een internetsite of een externe drukkerij stelt eisen aan het formaat en de wijze waarop het vertaalde document (bestand) wordt teruggeleverd. De afnemer heeft hierdoor soms een vertaalopdracht waarbij naast de vertaling van het document, de grafische verwerking (DTP) van de vertaling een rol speelt. De afnemer kan vertaalopdrachten aanbieden waarbij opdrachtnemer door middel van meertalige DTP een drukbaar bestand levert. Afnemer biedt deze dienst aan in de gangbare bestandsformaten zoals (niet uitputtend) Adobe InDesign, Framemaker, Photoshop en Illustrator. Naar schatting komt dit incidenteel voor en hieraan kunnen geen rechten worden ontleend. Ad 5 Taalidentificatie Het komt voor dat de afnemer brondocumenten ontvangt waarvan de taal onbekend is en zodoende de inhoud en eventueel ook het soort document niet kan worden vastgesteld. De afnemer kan dergelijke brondocumenten ter taalidentificatie aanbieden aan de opdrachtnemer, waarbij het brondocument dus niet vertaald hoeft te worden maar door opdrachtnemer vastgesteld dient te worden welke taal het betreft en wat voor soort brondocument het is. Naar verwachting komt dit incidenteel voor en hieraan kunnen geen rechten worden ontleend. Eis 8. Opdrachtnemer voert de aanvullende diensten uit voor vertaalopdrachten op verzoek van de afnemer. 2.6 Talen De talen Engels en Duits voeren de boventoon voor de vertaalopdrachten van de afnemers. Onderstaande lijst bevat de basistalen, afgenomen in 2012, zoals bekend tijdens deze aanbesteding. Op grond van de beschikbare gegevens voor 2013 zijn de talen Servo- Kroatisch en Tjechisch toegevoegd aan de lijst met basistalen (groen gearceerd in het onderstaande overzicht) en is de taal Estisch verwijderd uit de lijst met basistalen. De gedetailleerde informatie van alle talen en taalrichtingen en de verdeling daarvan voor 2012 staat opgenomen in annex a Detailoverzicht talen van dit Programma van Eisen. De verstrekte informatie ten aanzien van de talen is indicatief en hieraan kunnen geen rechten worden ontleend. De lijst met basistalen is dynamisch van omvang en samenstelling. Gezien de aard van het werk van BOD-en is niet aan te geven voor welke talen opdrachten moeten worden uitgevoerd. Afhankelijk van politieke en maatschappelijke ontwikkelingen op nationaal en internationaal niveau kunnen verschuivingen optreden in de gevraagde talen door de afnemers. Ter illustratie hiervan laten de gegevens over de eerste drie kwartalen van 2013 zien dat het aandeel Duits en Engels 45% van het totaal aantal vertaalde woorden en Pools en Bulgaars 20% van het totaal aantal vertaalde woorden bedraagt. Pagina 14 van 31

15 # Vreemde taal Aantal woorden vreemde taal Aantal projecten vreemde taal 1 Engels Duits Pools Frans Bulgaars Roemeens Spaans Italiaans Turks Hongaars Grieks Chinees (Mandarijn) Portugees Slowaaks Arabisch (Standaard) Russich Servo-Kroatisch Tsjechisch Totaal basistalen Totaal overige talen Totaal alle talen Op de huidige lijst met basistalen staan de talen opgenomen waarvan is gebleken dat er op jaarbasis meer dan woorden vertaald zijn voor alle afnemers tezamen en waarvan de verwachting is dat er in 2014 meer dan woorden op jaarbasis voor alle afnemers tezamen vertaald blijven worden. Hieraan kunnen geen rechten worden ontleend. Talen waarvoor minder dan woorden per jaar worden vertaald, vallen onder de overige talen. In december van ieder jaar wordt vastgesteld hoeveel woorden er per taal vertaald zijn voor alle afnemers tezamen. Zodra er op jaarbasis meer dan woorden zijn vertaald gaat de taal voor het volgende kalenderjaar naar de basislijst. Zodra er op jaarbasis minder dan woorden zijn vertaald gaat de taal voor het volgende kalenderjaar naar de overige talen. Zie tevens de overeenkomst voor de contractuele bepalingen hierover. Het aantal vertaalde woorden van vreemde taal naar vreemde taal is gering en betreft voor 2012: Pagina 15 van 31

16 Eis 9. Opdrachtnemer voert voor iedere gevraagde taal vertaalopdrachten van brontaal naar doeltaal uit. Dit kan zijn van het Nederlands naar een vreemde taal, van een vreemde taal naar het Nederlands en van een vreemde taal naar een andere vreemde taal. Eis 10. Opdrachtnemer levert vertaalopdrachten in de basistalen en overige talen. De lijsten van de talen zijn dynamisch van aard. Talen die behoren tot de overige talen kunnen aan de lijst van basistalen worden toegevoegd of andersom. Daarnaast kunnen talen die niet benoemd zijn aan een van de lijsten worden toegevoegd. Eis 11. Opdrachtnemer zorgt ervoor dat voor de talen die aangeboden worden, er voldoende (meer dan 2) geschikte vertalers beschikbaar zijn en werft deze actief indien nodig. Pagina 16 van 31

17 3. Opdrachtnemer en dienstverlening 3.1 Inleiding Opdrachtnemer neemt iedere vertaalopdracht of opdracht voor aanvullende diensten zoals beschreven in hoofdstuk 2 van afnemer aan en is verantwoordelijk voor de uitvoering van die opdrachten conform het gestelde in dit hoofdstuk. 3.2 Informatiebeveiliging Medewerkers van de opdrachtnemer, vertalers en overige derden die door de opdrachtnemer worden ingezet voor de vertaalopdrachten en de opdrachten voor aanvullende diensten van de afnemers komen in aanraking met vertrouwelijke informatie. Dit is informatie die niet algemeen bekend mag worden. Binnen de rijksoverheid gelden specifieke regels ten aanzien van informatiebeveiliging. Deze regels zijn neergelegd in de Baseline Informatiebeveiliging Rijksdienst (BIR:2012), tactisch normenkader. Dit document is bijgevoegd als annex b BIR:2012 bij dit Programma van Eisen. Opdrachtnemer treft alle maatregelen ten aanzien van beveiliging van vertrouwelijke informatie om de vertaalopdrachten en opdrachten voor aanvullende diensten van de afnemers conform het Programma van Eisen te kunnen uitvoeren en binnen de kaders van de BIR:2012 voor de hoofdstukken: toegangsbeveiliging, beschreven in BIR:2012 hoofdstuk 11 met uitzondering van en ; het beheer van informatiebeveiligingsincidenten, beschreven in BIR:2012 hoofdstuk 13. Eis 12. Opdrachtnemer dient uiterlijk binnen 6 maanden na ingangsdatum van de overeenkomst te beschikken over vastgesteld en goedgekeurd informatiebeveiligingsbeleid conform het gestelde in deze paragraaf. Dit informatiebeveiligingsbeleid is bekend gesteld bij medewerkers van de opdrachtnemer, vertalers en overige derden die door de opdrachtnemer worden ingezet voor de opdrachten van de afnemers. Eis 13. Opdrachtgever krijgt binnen 4 weken na eerste verzoek daartoe een volledige inzage in het informatiebeveiligingsbeleid. Eis 14. Opdrachtnemer verleent medewerking aan de uitvoering van toezicht, controle en audit, beproeving of test door een derde onafhankelijke partij, aan te wijzen door opdrachtgever, conform Nederlandse wet- en regelgeving op de informatiebeveiliging door opdrachtnemer. 3.3 Geheimhouding en bescherming persoonsgegevens Vertalers, (andere) medewerkers van opdrachtnemer en overige derden die door opdrachtnemer worden ingezet komen met vertrouwelijke informatie in aanraking, waaronder bijvoorbeeld persoonsgegevens, en nemen om die reden een strikte geheimhouding in acht. Ook na beëindiging van de functie van een vertaler, (andere) medewerker van opdrachtnemer en overige derden, blijft de betreffende persoon gebonden aan deze geheimhouding. De tijdens de vertaalopdrachten en opdrachten voor aanvullende diensten verworven kennis wordt op geen enkele wijze onthuld, noch gebruikt om andere diensten aan te bieden. Er mag niets van de inhoud van de ter vertaling aangeboden documenten of informatie worden meegedeeld aan anderen en de persoonlijke gegevens van de betrokkenen of actuele gegevens mogen in geen geval gedeeld worden met anderen of misbruikt worden. Pagina 17 van 31

18 Eis 15. De opdrachtnemer beschikt over getekende geheimhoudingsverklaringen - die het gestelde in deze paragraaf afdekken - van vertalers, alle medewerkers en overige derden die door opdrachtnemer worden ingezet en die in aanraking kunnen komen met de vertaalopdrachten en opdrachten voor aanvullende diensten van afnemers. Eis 16. Op eerste verzoek van afnemer of opdrachtgever verstrekt de opdrachtnemer de getekende geheimhoudingsverklaringen ter inzage aan afnemer of opdrachtgever of namens deze aangewezen derden. Eis 17. Opdrachtnemer stelt zeker dat bij beëindiging van een functie van een vertaler, (andere) medewerker van opdrachtnemer en overige derden deze geen toegang meer hebben tot vertaalopdrachten of andere informatie van de afnemer danwel opdrachtgever. Eis 18. Opdrachtnemer dient zich te houden aan de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp) en aan de Richtsnoeren Beveiliging Persoonsgegevens Opdrachtnemer is daarbij verplicht er voor te zorgen dat in te zetten vertalers en (andere) medewerkers van opdrachtnemer of overige derden die door opdrachtnemer worden ingezet zich houden aan de Wet bescherming persoonsgegevens en aan de Richtsnoeren Beveiliging Persoonsgegevens Integriteit Vertalers die staan ingeschreven in het Rbtv of op de uitwijklijst staan, hebben bij hun inschrijving en/of verlenging van die inschrijving een verklaring omtrent gedrag (VOG) overgelegd conform bijzonder screeningsprofiel 80 - Beëdigde tolken en vertalers. Vertalers die niet staan ingeschreven in het Rbtv of op de uitwijklijst staan en worden ingezet op vertaalopdrachten dienen te beschikken over een VOG die is afgegeven voor het werken voor overheidsinstanties waarbij met zeer gevoelige informatie in aanraking wordt gekomen. De geldigheid van de VOG is gelijk aan die voor vertalers die in het Rbtv zijn opgenomen of op de uitwijklijst staan. Betreft het een vertaler die niet in Nederland in de Gemeentelijke Basis Administratie staat ingeschreven dan dient de vertaler te beschikken over een vergelijkbare verklaring uit het land van herkomst afgegeven door een daartoe bevoegde instantie. Voor medewerkers van de opdrachtnemer en overige derden die door de opdrachtnemer worden ingezet geldt dat deze over een VOG dienen te beschikken indien zij toegang hebben tot de bron- en doeldocumenten van de afnemers. Formulieren voor het aanvragen van een VOG is beschikbaar via internetsite van de Dienst Justis: Eis 19. Opdrachtnemer zet integere vertalers die beschikken over VOG en draagt zorg voor het verkrijgen, beheren en archiveren van VOG s van vertalers die niet in het Rbtv en de uitwijklijst (zoals bedoeld in het Wbtv) zijn opgenomen. Eis 20. Indien de bijzondere aard van de vertaalopdracht dit vereist kan een recente verklaring omtrent het gedrag gevraagd worden door afnemer van een vertaler die is opgenomen in het Rbtv of op de uitwijklijst welke door opdrachtnemer wordt verkregen en gearchiveerd. Eis 21. Opdrachtnemer is verantwoordelijk voor het verkrijgen en archiveren van de recente verklaring omtrent gedrag of integriteitverklaring in het geval een meest geschikte vertaler (die dus niet in het Rbtv staat ingeschreven of op de uitwijklijst staat) wordt geselecteerd voor een Wbtv-vertaalopdracht, zo mogelijk voorafgaand Pagina 18 van 31

19 aan de inzet van deze vertaler. Eis 22. Op eerste verzoek van de afnemer of opdrachtgever verstrekt opdrachtnemer de VOG s en/of integriteitsverklaringen van vertalers ter inzage aan afnemer. Eis 23. Opdrachtnemer draagt zorg voor het verkrijgen, beheren en archiveren van VOG s van medewerkers van opdrachtnemer en door opdrachtnemer ingezette derden indien deze toegang hebben tot de bron- en doeldocumenten van de afnemers. 3.5 Inzet van vertalers Vakbekwaamheid en competenties Iedere vertaler die door opdrachtnemer wordt ingezet is vaardig en bekwaam om de vertaalopdracht uit te voeren en besteedt aandacht aan doelgroep en doel van de vertaling en houdt rekening met taalkundige, culturele, technische en etnografische gewoontes en gebruiken. Afnemer acht een vertaler vaardig en bekwaam als de vertaler in ieder geval: Het vermogen heeft om de vertaalopdracht uit te voeren zodat de intentie van het aangeleverde document op objectieve, waarheidsgetrouwe en volledige wijze kan worden vertaald; Het begrip heeft van de brontaal en beheersing van de doeltaal; In staat is om aanvullende taalkundige en specialistische kennis te vergaren die nodig is om de brontekst te begrijpen en de doeltekst te produceren; Het vermogen heeft de gedragsregels en de waarden die kenmerkend zijn voor de broncultuur om te zetten in de bijbehorende regels en waarden in de doelcultuur; Over voldoende vaardigheden en vakkundigheid beschikt voor het voorbereiden en produceren van de vertaling al dan niet met gebruik van technische hulpmiddelen. Hieronder wordt tevens verstaan vertrouwelijke behandeling, opslag, ontsluiting, archivering en verwijdering van documenten en gegevens Iedere vertaler die door opdrachtnemer wordt ingezet beschikt over de juiste competenties, in ieder geval: Vertalers die staan ingeschreven in het Rbtv voldoen aan de wettelijke competenties zoals beschreven in artikel 8 van het Besluit beëdigde tolken en vertalers en het Besluit inschrijving Rbtv. Vertalers op de uitwijklijst voldoen aan de competenties genoemd in het Besluit uitwijklijst. Vertalers die niet in het Rbtv staan ingeschreven of op de uitwijklijst staan dienen over de volgende competenties te beschikken: - Hbo werk- en denkniveau, of gelijkwaardig; - Taalcompetentie in bron- en doeltaal op niveau B2 van het Europees Referentiekader voor de talen; - Kennis van bijbehorende culturen; - Voldoende voor de vertaalopdracht aantoonbare beroepservaring op het vertaalgebied. Eis 24. Opdrachtnemer zet vakbekwame vertalers in die beschikken over de voorgeschreven competenties Gedragscode Vertalers die staan ingeschreven in het Rbtv of op de uitwijklijst staan, hebben bij hun inschrijving en/of verlenging van die inschrijving verklaard dat zij zich zullen houden aan de gedragscode voor tolken en vertalers in het kader van de Wbtv. Pagina 19 van 31

20 Vertalers die niet staan ingeschreven in het Rbtv of op de uitwijklijst staan en worden ingezet op vertaalopdrachten dienen zich te conformeren aan de gedragscode voor tolken en vertalers in het kader van de Wbtv. Eis 25. Opdrachtnemer draagt er zorg voor dat alleen vertalers die zich hebben aantoonbaar hebben geconformeerd aan de gedragscode voor tolken en vertalers worden ingezet op de vertaalopdrachten van afnemer. Eis 26. Op eerste verzoek van de afnemer of opdrachtgever toont opdrachtnemer aan dat vertalers die worden of zijn ingezet op vertaalopdrachten zich geconformeerd hebben aan de gedragscode tolken en vertalers. Eis 27. Naar aanleiding van het gestelde in paragraaf 3.2. wijst opdrachtnemers vertalers voor aanvang van het uitvoeren van een vertaalopdracht nadrukkelijk op de geheimhoudingsplicht Gebruiksrecht van het doeldocument door afnemer Afnemer gebruikt de doeldocumenten onder andere in gerechtelijke procedures, voor strafrechtelijke onderzoeks- of inspectiedoeleinden en bij externe en interne communicatieuitingen van afnemer. Afnemer dient te allen tijde over het geleverde doeldocument (vertaling) te kunnen beschikken en dit te gebruiken. Onder gebruik wordt tevens verstaan dat de afnemer gerechtigd is wijzigingen in het doeldocument te laten aanbrengen en/of het doeldocument te laten aanvullen door een daarvoor geschikte vertaler. Opdrachtnemer is verplicht er voor te zorgen dat de door hem ingezette vertalers toestemming verlenen voor het gebruik van het geleverde doeldocument zoals gedefinieerd, welk gebruik voortduurt na afloop van de overeenkomst. Eis 28. Opdrachtnemer draagt zorg voor een schriftelijk niet-exclusief gebruiksrecht voor onbepaalde tijd voor de geleverde doeldocumenten en verstrekt inzage in de schriftelijke vastlegging op eerste verzoek van afnemer of opdrachtgever. 3.6 Kwaliteit van de doeldocumenten Vertaalopdrachten en aanvullende diensten worden door vakbekwame personen met de juiste competenties voor de desbetreffende opdracht uitgevoerd, zodat een kwalitatief goed doeldocument kan worden geleverd. De afnemer acht een doeldocument in ieder geval kwalitatief goed als: Het een objectieve, waarheidsgetrouwe en volledige vertaling betreft waarbij de intentie van het aangeleverde brondocument correct is overgebracht in het doeldocument; Er sprake is van correcte zinsbouw, spelling en correct gebruik van leestekens, typografische regels en diakritische tekens; het doeldocument door de vertaler is gecontroleerd op compleetheid, consequent gebruik van terminologie en het correct overbrengen van de betekenis en eveneens is gecorrigeerd/verbeterd op schrijf- en grammaticale fouten (correctie); Er sprake is van correcte samenhang van woorden en uitdrukkingen; Het doeldocument dezelfde layout heeft als het brondocument waarbij rekening wordt gehouden met eventuele documentspecifieke aanwijzigen van de afnemer; Er aandacht is besteed aan doelgroep en doel van de vertaling en er is rekening gehouden met taalkundige, culturele, technische en geografische gewoontes en gebruiken; De door afnemer ter beschikking gestelde terminologielijsten en consequent gebruik daarvan zijn toegepast in het gehele doeldocument; De met afnemer gemaakte afspraken over schrijfstijl, schrijfwijze en tone of voice correct zijn verwerkt in het doeldocument. Pagina 20 van 31