Aanvraagformulier Evenement / Festiviteit

Transcriptie

1 Aanvraagformulier Evenement / Festiviteit Voeg bij deze aanvraag een tekening toe die op schaal is gemaakt (max. 1:1000). Maak op deze tekening duidelijk hoe het evenemententerrein eruit komt te zien. Waar staan alle tenten, podia, verkeersmaatregelen, EHBO-posten etc, die voor uw evenement van belang zijn. Zie Onderdeel 19. Vraagt u deze vergunning aan namens een organisatie of als particulier Organisatie (door naar 1) Particulier (door met vraag 2) 1. Gegevens organisatie 1.1 Naam organisatie 1.2 Uw functie 1.3 KvK-nummer 2. Gegevens aanvrager (vergunninghouder) 2.1 Naam en voorletters 2.2 Burgerservicenummer 2.3 Geboortedatum 2.4 Adres (of postbusnummer) 2.5 Postcode en plaats 2.6 Telefoonnummer (tijdens kantooruren) 2.7 adres 2.8 Contactpersonen en telefoonnummer tijdens het evenement 3. Evenement 3.1 Naam en soort evenement Meerdere antwoorden mogelijk bij Muziek evenement, popconcert Markt/Braderie een gecombineerd evenement Muziek evenement, house/dance Dierenmarkt/-show Muziek evenement, piratenfestijn Muziek evenement, overig Sportwedstrijd Auto- motorsportevenement Wandelmars Beurs Optocht Vliegshow Kermis Volksfeest Tentfeest Anders, namelijk 3.2 Heeft u dit evenement al eens eerder georganiseerd? 3.3 Zo ja: wanneer en waar? 3.4 Vraagt u entree voor het evenement?, via kaarten in de voorverkoop, via kaartverkoop aan de deur 3.5 Geef een korte omschrijving van uw evenement

2 3.6 Website of Facebookpagina van uw evenement De gemeente gebruikt de omschrijving en website onder meer op haar website. 4. Periode evenement 4.1 Op welke data en tijdstippen bouwt dag, u het evenement op? dag, 4.2 Op welke data en tijdstippen vindt het evenement plaats? 4.3 Op welke data en tijdstippen bouwt dag, u het evenement af? dag, 5. Locatie 5.1 Vindt het evenement plaats op één Eén locatie locatie, meerdere locaties of volgt het evenement een route? Twee of meer locatie(s) (voeg een kaart bij) Een route (looproute/fietsroute) (voeg routekaart bij) 5.2 Locatie(s) evenement Vindt het evenement in meerdere gemeenten plaats? Zo ja, welke? 5.3 Heeft de eigenaar van het terrein toestemming gegeven voor het gebruik van zijn grond? Als dit niet van toepassing is (bijv. omdat het evenement op openbare grond is), ga dan verder met vraag 5.8. Niet van toepassing 5.4 Naam en voorletters eigenaar van de grond 5.5 Adres eigenaar van de grond 5.6 Postcode/woonplaats eigenaar van de grond 5.7 Hoe wordt de grond nu gebruikt? (voorbeeld: weiland waarop dieren grazen) 5.8 Is het evenemententerrein afgesloten? Zo ja, op welke manier? 5.9 Op welke ondergrond vindt het Harde ondergrond: steen, asfalt e.d. evenement plaats? (meerdere antwoorden zijn mogelijk) Zachte ondergrond: zand, gras e.d. Water 5.10 Waar verblijven de bezoekers? Binnenlocatie (voeg plattegrond van de inrichting toe) Binnen = in een tent of gebouw Buiten = openlucht, openbare weg (Meerdere antwoorden mogelijk) Buitenlocatie Binnen- en buitenlocatie Buitenlocatie met aanwezigheid tent Binnenlocatie met aanwezigheid tent Tijdelijk onderkomen (tent, etc.) (Geef tenten weer op situatietekening en voeg plattegrond van de tenten toe. Zie Onderdeel 19 voor de criteria waaraan de plattegrond dient te voldoen.) Lever daarnaast de inrichtingsplannen bijhorende bij de tent(en) aan.

3 5.11 Vindt het evenement plaats in een horecagelegenheid? (Worden er wel alcoholische dranken verstrekt gedurende het evenement? Dan dient u te beschikken over een ontheffing ex. art. 35 DHW. Zie vraag 11) 6. Publiek 6.1 Zijn bezoekers van het evenement Toeschouwer Toeschouwer en deelnemer toeschouwer of deelnemer? 6.2 Hoeveel bezoekers verwacht u per dag? 6.3 Hoeveel bezoekers verwacht u op het hoogtepunt? Wat is het tijdstip van het hoogtepunt? Indien van toepassing: Hoeveel deelnemers verwacht u? Als het evenement meerdere dagen duurt: Hoeveel deelnemers verwacht u maximaal per dag? 6.4 Welke leeftijden hebben uw bezoekers? 0 12 jaar (zonder aanwezigheid ouders) 0 12 jaar (met aanwezigheid ouders) jaar jaar jaar 65 jaar Alle leeftijden 6.5 Komen er specifieke groepen bezoekers?, minder zelfredzamen (minder validen), politiek sensitieve personen, gewelds sensitieve groepen (bijv. hooligans), leden Koninklijk Huis, namelijk 6.6 Zijn er tijdelijke overnachtingsmogelijkheden? (geef aan situatietekening en plattegrond) 6.7 Maken dieren onderdeel uit van het evenement? Zo ja, welke? 7. Te plaatsen objecten 7.1 Plaatst u één of meerdere podia? 7.2 Plaatst u één of meerdere tribunes? 7.3 Plaatst u tenten waarin meer dan 50 personen (geef podia weer op situatietekening en plattegrond) (geef tribunes weer op situatietekening en plattegrond) (Zie Onderdeel 19 voor de criteria waaraan de tegelijk aanwezig kunnen zijn? indelingstekening van de tent dient te voldoen.) 7.4 Plaatst u zaken als snackwagens, etens- kraampjes, drankwagens, toiletwagens, informatiekramen etc.? (geef deze objecten weer op de situatietekening)

4 8. Verkeer & Parkeren 8.1 Zijn verkeersmaatregelen noodzakelijk (geef de maatregelen weer op de situatietekening) tijdens uw evenement? Zoals afsluitingen van wegen, parkeermogelijkheid voor auto s / fietsen, (extra) openbaar vervoer etc. 8.2 Wilt u verkeersregelaars inzetten? (geef op de situatietekening aan waar en voeg de bijlage verkeersregelaars toe). 8.3 Moeten er straten/ parkeerterreinen worden afgesloten? Zo ja, welke straten of terreinen moeten worden afgesloten? Van hoe laat tot hoe laat? van tot Geef de maatregelen weer op de situatietekening. 8.4 Hoe is de toegankelijkheid van het Goed (3 of meer beschikbare wegen) evenemententerrein? Bij afgesloten straten moet u minimaal Matig (2 beschikbare wegen) Slecht (1 beschikbare weg of afsluiting hoofdweg) een breedte van 3.50m vrijhouden van obstakels (vanwege calamiteiten). 8.5 Kunnen hulpdiensten omwonenden nog steeds bereiken? (Ondanks bijvoorbeeld grote verkeersdrukte of afgesloten wegen). 8.6 Is parkeren op of nabij het evenemententerrein noodzakelijk? 8.7 Ondervindt het openbaar vervoer hinder van (geef de maatregelen weer op de situatietekening) de afzetting(en)? 9. Afval, milieu en (nuts)voorzieningen Aantallen: 9.1 Van welke tijdelijke voorzieningen op het Douches gebied van (drink)water/sanitair is er sprake? (Geef deze voorzieningen weer op de situatietekening) Wasgelegenheden Toiletten met rioolafvoer Toiletten met riooltank (binnen)fonteinen Sproei-vernevelinstallaties/waterkunstwerken Koeltorens Zwembaden/peuterbadjes/whirlpools Drinkwatervoorziening Kleedkamers N.v.t. 9.2 Maakt u gebruik van waterpunten? Zo ja, van welke waterpunten? Tappunt(en) gemeente Tappunt(en)waterbedrijf Weet ik niet 9.3 Loost u afvalwater? Onder lozen wordt verstaan het lozen van water op het riool of een straatkolk. Lozen op de bodem of het oppervlaktewater is niet toegestaan.

5 9.4 Treft u voorzieningen voor stroom? Zo ja, welke stroomvoorzieningen treft u? (geef deze voorzieningen weer op de situatietekening) 9.5 Hoe wordt de evenementenlocatie tijdens en Schoonmaak in eigen beheer na afloop van het evenement schoongemaakt? Schoonmaak door gemeente Groningen Anders, namelijk 10. Verkoopactiviteiten 10.1 Verkopen deelnemers goederen tijdens het (geef de standplaatsen weer op de situatietekening) evenement? (ga door met vraag 11) 10.2 Zo ja, op welke manier? Rommelmarkt Verkoop commercieel Anders, namelijk 10.3 Op welke data en tijdstippen worden goederen verkocht? 11. Dranken en/of etenswaren 11.1 Verstrekt u alcoholhoudende drank? 11.2 Verkoopt u zwak-alcoholhoudende dranken? (u dient aanvraagformulier voor een ontheffing ex. art 35 DHW en kopie legitimatie leidinggevende bij te voegen) (ga door met vraag 11.3) 11.3 Treft u voorzorgsmaatregelen die alcohol- gebruik door jongeren onder de 18 jaar voorkomen? Zo ja, welke? 11.4 Wordt er tijdens het evenement eten bereid?, maar wel verstrekt. Zo ja, welk eten? Zo ja, op welke manier? Met gasinstallatie Zonder gasinstallatie Barbecue Anders, namelijk 11.5 Is er sprake van party-catering? door: : u moet een ontheffing ex.art 35 DHW aanvragen voor het schenken van zwakalcoholhoudende drank? 12. Muziek en geluid 12.1 Kunnen bezoekers luisteren naar versterkte muziek? Zo ja, naar welke soort muziek?

6 12.2 Zijn er optredens van één of meer muziekgroepen? 12.3 Is er een omroepinstallatie aanwezig? 12.3 Op welke dag(en) en tijdstippen wordt er (muziek)geluid ten gehore gebracht? 12.4 Op welke dag(en) en tijdstippen wordt er een soundcheck uitgevoerd? 13. Veiligheid 13.1 Is er een gecertificeerd beveiligingsbedrijf (vul de gegevens hieronder in) aanwezig? Hoeveel beveiligers zet dit bedrijf in? Gegevens beveiligingsbedrijf Bedrijfsnaam Certificatienummer Naam contactpersoon tijdens het evenement Telefoonnummer contactpersoon 13.2 Zijn er geneeskundige voorzieningen zoals (vul de gegevens hieronder in) EHBO of een ambulance aanwezig? Zo ja, welke voorzieningen? Hoeveel EHBO-ers zet u in? Gegevens organisatie geneeskundige voorzieningen Naam van de organisatie die de geneeskundige voorzieningen verzorgt tijdens het evenement Naam contactpersoon tijdens het evenement Telefoonnummer contactpersoon 14. Brandveiligheid 14.1 Is er sprake van open vuur? (denk hierbij aan vuurkorven, fakkels e.d.) Zo ja, in welke vorm? (geef aan op tekening) 14.2 Steekt u vuurwerk af? Zo ja, dan dient u een ontbrandingsmelding te doen of in sommige gevallen een aanvraag voor ontbrandings-toestemming in te dienen bij de Provincie Groningen Gebruikt u (brandgevaarlijke) special effects? 14.4 Zijn er (brand)gevaarlijke stoffen (zoals gasflessen, brandstoffen en dergelijke) aanwezig of worden deze gebruikt? (geef op tekening aan welke stoffen en in welke hoeveelheid, deze op het terrein zijn gesitueerd)

7 15. Kamperen 15.1 Wordt er bij het evenement gekampeerd? (ga door met vraag 16) (geef het kampeerterrein met wegen paden en ontsluitingen weer op de situatietekening en voeg de bijlage kamperen toe) Zo ja, hoeveel personen blijven er naar verwachting kamperen? Zo ja, op welke wijze wordt er gekampeerd? (bijv. tenten, caravans, campers, trailers, etc.) 16. Kansspelen 16.1 Vindt er tijdens het evenement een (voeg aanvraagformulier Kansspel toe) verloting plaats? 16.2 Gaat het om een klein kansspel? Bij een klein (u dient een melding te doen bij de gemeente) kansspel heeft het prijzenpakket een waarde tot 350 per serie of set, meteen gezamenlijke waarde tot 1400 per bijeenkomst. Bijvoorbeeld: bingo, vogelpiekspel, rad van fortuin. 17. Promotie 17.1 Wilt u reclame- /driehoeks- /sandwichborden plaatsen of spandoeken ophangen? Zo ja, waar? 17.2 Worden er folders en/ of samples uitgedeeld? 17.3 Wordt er promotie gemaakt voor producten? 17.4 Is uw evenement commercieel? Ballonnen kunnen gevaarlijk zijn voor dieren. Daarom vindt de gemeente het oplaten van ballonnen geen goed idee. Wij denken graag met u mee over andere mogelijkheden. 18. Opmerkingen en eventuele toelichting

8 19. Checklijst bijlagen We vragen u de onderstaande bijlagen, die voor u van toepassing zijn, toe te voegen aan dit aanvraagformulier: Een op schaal gemaakte situatietekening (schaal 1:1000) met daarop alle objecten op schaal ingetekend. Een routekaart als sprake is van een route : Geef de hulpdienstroutes en knelpunten aan op de tekening(en). Dit is voor de bereikbaarheid van de hulpdiensten. Bijlage Kamperen (indien van toepassing) Bijlage Verkeersregelaars (indien van toepassing) Aanvraagformulier voor een ontheffing ex. art. 35 Drank- en Horecawet (indien van toepassing) Identiteitsbewijs Bewijsstuk kennis en inzicht in sociale hygiëne (bijv. verklaring Svh Onderwijscentrum) (indien van toepassing) Aanvraagformulier Kansspel (indien van toepassing) 20. Ondertekening Hierbij verklaar ik dat ik het formulier naar waarheid heb ingevuld: Naam organisator / gemachtigde Handtekening Plaats Ik wil graag de vergunning digitaal ontvangen, adres: Opsturen Stuur het volledig ingevulde aanvraagformulier met de gevraagde bijlagen op naar: Evenementen Management Postbus AS Groningen Meesturen plattegrond van uw evenement op schaal voor een groot evenement: draaiboek van uw evenement Aanvraagtermijn Stuur uw aanvraag voor een evenementenvergunning voor een middelgroot evenement minimaal 8 weken van tevoren op, voor een groot evenement minimaal 14 weken van tevoren. Contact Voor vragen kunt u via de mail contact opnemen: em@groningen.nl