Handleiding Bc.nl Socialbookkeeping

Transcriptie

1 1

2 Voorwoord Voor u ligt de handleiding van een nieuw Boekhoudpakket, namelijk Social Bookkeeping van BC.nl Al bijna 2 jaar geleden gaven de abonnees van BC.nl in een marktonderzoek aan, dat gratis bedrijfssoftware op ons platform een waardevolle aanvulling zou zijn. Maar kwaliteit kost tijd. We hebben veel tijd gestoken in softwareontwikkeling, testen, certificering, veiligheid en nog eens testen. Het resultaat? Een nieuwe generatie online applicaties met complete en veilige oplossingen voor uw bedrijf. Dat scheelt u tijd en veel geld aan dure softwareabonnementen. Bovendien krijgt u real-time benchmarkinformatie, die tot nu toe niet voorhanden was. Zo ziet u wat uw bedrijf goed doet en wat beter kan. Met gratis bedrijfssoftware bedoelen wij ook gratis, ook na 30 dagen, altijd dus. Zoals u van ons gewend bent. Social Bookkeeping is altijd Veilig online, Compleet, Social en Gratis. Veel succes Fabienne van Vuuren & Serge Eikhoudt Directie BusinessCompleet.nl bv 2

3 Wegwijs in Social Bookkeeping Wegwijs in instellingen... 4 Wegwijs in CRM... 5 Hoe maak ik een relatie aan?... 5 Wegwijs in Verkoop... 6 Hoe maak ik een verkoopfactuur aan?... 6 Wegwijs in Kas en Bank... 7 Aanmaken bank:... 7 Aanmaken kas:... 7 Hoe importeer ik een bankbestand?... 8 Hoe boek ik een bankafschrift handmatig?... 9 Wegwijs in Inkoop Hoe boek ik een inkoopfactuur? Wegwijs in Artikel Hoe maak ik een artikel aan? Wegwijs in memo Hoe maak ik een memo aan? Wegwijs in BTW Hoe doe ik een BTW-aangifte? Wegwijs in Financieel Hoe bekijk ik een dynamisch rapport? Wegwijs in Offerte Hoe maak ik een offerte?

4 Wegwijs in Social Bookkeeping. Handleiding Bc.nl Socialbookkeeping Voor een snelle start met BC.nl gaat u eerst naar Instellingen bedrijfsgegevens. Daar vult u uw eigen adresgegevens en uw BTW-nummer in. Per module zullen wij u uitleggen welke andere instellingen er nodig zijn om binnen no time van start te kunnen gaan. Daarnaast wordt er in 5 tot 10 stappen uitgelegd hoe u bijvoorbeeld een verkoopfactuur of inkoopfactuur kunt aanmaken. Social Bookkeeping bestaat uit maar liefst 11 modules, variërend van een uitgebreid CRM-module tot aan een Audit log. Wegwijs in instellingen Een boekhoudpakket kan niet zonder basisinstellingen. Wij hebben getracht deze zo eenvoudig mogelijk voor u te houden, door bijvoorbeeld gebruik te maken van een vast grootboekschema. Hoe maak ik instellingen bedrijfsgegevens aan? Vul uw bedrijfsgegevens in en upload uw bedrijfslogo. Daarna kunt u bij vervolgnummers bijvoorbeeld aangeven hoe de opbouw van uw eigen factuurnummer eruit moet komen te zien. Bij periode geeft u aan wanneer uw boekjaar begint en in welke periode. 4

5 Wegwijs in CRM Customer relationship management oftewel CRM (klantrelatiebeheer) is een werkwijze waarbij het optimaliseren van alle contacten met de klant centraal staat en er wordt getracht elke klant een individuele waardepropositie aan te bieden, gebaseerd op zijn of haar wensen. De module CRM en Offerte zijn essentieel met elkaar verbonden. Hoe maak ik een relatie aan? Selecteer de CRM-instellingen en vul deze aan met uw eigen informatie, bijvoorbeeld accountmanager Vul de relatienaam in en selecteer de status van de relatie. Daarna kunt u verder gaan met de het bezoekadres / factuuradres en de contactinformatie. De specificaties zijn vooral belangrijk als u gebruik wilt maken van de benchmark toepassing. Stap 4: Financieel voor verkoop en inkoop worden actief als u de velden debiteur en crediteur onder algemeen heeft aangevinkt. Stap 5: Als laatste vult u de bankgegevens van de relatie in en eventueel een notitie. 5

6 Wegwijs in Verkoop Omzet is essentieel voor een bedrijf. Zeker het op tijd versturen van uw facturen is van belang voor de liquiditeitspositie van uw bedrijf. Voor uw gemak heeft BC.nl daarom templates aangemaakt zodat u snel en eenvoudig aan de slag kunt met factureren. Tevens bent u gewaarborgd dat uw facturen voldoen aan de wettelijke en fiscale eisen. Hoe maak ik een verkoopfactuur aan? Klik op Verkoop, rechts verschijnt er een overzicht van alle facturen. Als u met een nieuwe administratie bent gestart, dan is deze lijst uiteraard nog leeg. Voor het aanmaken van een nieuwe factuur, klikt u op Toevoegen. In de knoppenbalk ziet u diverse functies zoals printen en opslaan. Door verschillende delen aan te klikken kunt u de factuur invullen, bijvoorbeeld de factuurbedragen en de debiteur. Via het exporttype kunt u kiezen of de factuur in pdf verstuurd moet worden of via . Stap 4: Indien u klikt op definitief, dan kan de factuur niet meer aangepast worden en zal deze gejournaliseerd worden. U kunt ook een concept factuur aanmaken, klik dan op opslaan. Stap 5: Wilt u liever eerst de factuur zien, dan kunt u dit doen via voorbeeld. 6

7 Wegwijs in Kas en Bank In de module kas en bank worden de transacties bijgehouden die binnenkomen via de kas en bank. U heeft de mogelijkheid om bankafschriften handmatig in te voeren, maar u kunt deze natuurlijk ook gewoon importeren. Eerst dient u de kas en de bank aan te maken, dit gebeurt via: [kas en bank], [instellingen], [mijn kas en bank], [toevoegen] Selecteer of u een kas of een bank wilt aanmaken. Aanmaken bank: Selecteer de naam van uw bank. Vul uw bankrekeningnummer in. Stap 4: Vul een omschrijving in, bijv. ABN AMRO 550. Stap 5: Selecteer een grootboekrekening bank. U ziet hier alleen de grootboekrekeningen die betrekking hebben op bank en die nog niet gekoppeld zijn aan een evt. andere bankrekening. Stap 6: Vervolgens vult u het openingssaldo in. Aanmaken kas: Stap 4: Vul een omschrijving in, bijv. kleine kas. Selecteer een grootboekrekening kas. U ziet hier alleen de grootboekrekeningen die betrekking hebben op kas en die nog niet gekoppeld zijn aan een evt. andere kas. Vervolgens vult u het openingssaldo in. 7

8 Na het aanmaken van uw kas en bank kunt u beginnen met het invoeren van transactieregels. Dit kan door middel van het importeren van een bankafschrift of door het handmatig inboeken van de regels. Als eerste zullen we de importmethode behandelen en daarna het handmatig boeken Hoe importeer ik een bankbestand? Download een MT940 bestand vanuit uw bankprogramma. Sla het bestand met bankregels zodanig op in uw computer, dat u het makkelijk terug kunt vinden. Selecteer Overzicht kas en bank en kies vervolgens de juiste bank. Klik vervolgens op Importeren en klik op bladeren om het bestand te selecteren dat u in stap 1 heeft gedownload. U klikt daarna op inlezen. Stap 4: De bankregels worden nu geïmporteerd. Het systeem heeft een ingebouwde controle die voorkomt dat dubbele bankregels worden ingelezen. Nadat de regels zijn ingelezen, geeft het systeem u een melding in welke periode de desbetreffende regels geïmporteerd zijn. De ingelezen regels zijn zichtbaar door de blauwe markering. Door dubbel te klikken verschijnt er een pop-up scherm waarmee u de ingelezen regels koppelt aan de juiste grootboekrekening, bijv. debiteuren of crediteuren. Ook hier heeft u de mogelijkheid om per regel de boeking definitief te maken of om alle regels in 1 keer te finaliseren. 8

9 Hoe boek ik een bankafschrift handmatig? Selecteer afschriftdatum en afschrift nummer en transactiedatum. Selecteer daarna een grootboekrekening. In het popup scherm kunt u aangeven om welke relatie het gaat en kunt u, als het gaat om kosten of opbrengsten, het correcte BTW-percentage selecteren. Dit kan zowel inclusief als exclusief BTW geboekt worden. U heeft de mogelijk om eerst alle regels te bewaren en daarna alle regels in één keer te boeken d.m.v. de knop boek allen. Of u kunt per regels boeken, dan klikt u per regel op boeken. 9

10 Wegwijs in Inkoop Voor uw onderneming is het belangrijk om grip te houden op de kosten. Dit kunt u heel eenvoudig doen door gebruik te maken van Social Bookkeeping van BC.nl. Naast het gebruik van overzichtelijke rapportages bieden wij u de mogelijkheid om gebruik te maken van benchmark. U wordt hierbij geïnformeerd hoe uw concurrenten het doen en waar u op zou kunnen bezuinigen. Indien u BTW-plichtig bent is het fijn om een goed overzicht te hebben hoeveel betaalde omzetbelasting u terug kunt ontvangen. Hoe boek ik een inkoopfactuur? Stap 4: Stap 5: Stap 6: Stap 7: Stap 8: Stap 9: Selecteer een crediteur of voeg een crediteur toe. Vul hier het factuurnummer in. Dat staat op de factuur die u heeft ontvangen. Selecteer de factuurdatum. Die staat op de factuur die u heeft ontvangen. De vervaldatum wordt automatisch ingevuld op basis van de informatie die u reeds heeft ingegeven bij het aanmaken van de relatie. Vul het totaalbedrag incl. BTW in. Selecteer grootboekrekening. Alle kosten grootboekrekening beginnen met Vul het aantal in. Vul het bedrag excl. BTW in. Selecteer het juiste BTW-percentage Herhaal stap 6 t/m 9 totdat alle regels geboekt zijn. Stap 10: Klik vervolgens op bewaar. Uw kosten zijn nu verwerkt in de administratie en beschikbaar in alle overzichten, rapporten en de BTW-aangifte. Bij file-upload kunt u eventueel een kopie van de inkoopfactuur scannen en erbij voegen. Zo heeft u de originele factuur gelijk beschikbaar. 10

11 Wegwijs in Artikel Indien u vaak dezelfde tekstregels voor het factureren gebruikt is de module Artikel een handig hulpmiddel. U hoeft alleen maar een artikel aan te maken, de inkoop- en verkoopprijs aan te geven en u kunt met nog meer gemak factureren. De module Artikel kunt u dan ook zien als onderdeel van de module Verkoop. Hoe maak ik een artikel aan? Stap 4: Maak het artikelnummer en de artikelnaam aan. Daarnaast kunt u een omschrijving meegeven aan het artikel. Selecteer de eenheid en controleer of de inkoop- en verkoop BTW juist staat. Bepaal de inkoop- en verkoopprijs. U kunt dit zowel inclusief als exclusief invullen. Het systeem zal de ontbrekende gegevens voor u uitrekenen. Als laatste selecteert u de grootboekrekening waar de omzet op geboekt moet worden. Let op: De module artikel is geen voorraadbeheer module! 11

12 Wegwijs in memo Het financiële dagboekmemo wordt gebruikt voor het boeken van transacties die niet in andere dagboeken (zoals inkoop en verkoop) thuishoren. U moet hierbij denken aan correctieboekingen of aan transacties waaraan geen financiële gevolgen ten grondslag liggen. Voorbeelden hiervan zijn afschrijvingsboekingen aan het einde van een boekingsperiode. In BC.nl zijn er 4 soorten memo s die u kunt invoeren, t.w.: Dagboekmemo Loonjournaalpost Invoeren openingsbalans Accountantscorrecties (alleen voor de accountant) Hoe maak ik een memo aan? Stap 4: Klik op toevoegen en selecteer wat voor soort memo u wilt aanmaken, een loonjournaalpost of een dagboekmemo. De overige twee memosoorten worden behandeld in de uitgebreide handleiding. Selecteer de grootboekrekening en vul eventueel een omschrijving in. U kunt dit veld ook overslaan, dan zal de omschrijving van de kopregel overgenomen worden. Nadat u het bedrag heeft ingevuld, klikt u op het groene kruisje. U kunt de memo bewaren door voor Opslaan te kiezen. Als een memo niet in evenwicht (debet en credit zijn gelijk aan elkaar) is, dan zal deze als een concept opgeslagen worden. 12

13 Wegwijs in BTW Bij uw inschrijving bij de Kamer van Koophandel, heeft u een BTW-nummer gekregen en een brief waarin staat over welk aangiftetijdvak u aangifte moet doen. U heeft de mogelijkheid om aangifte te doen per maand, kwartaal of per jaar. De aangifte moet binnen 1 maand na afloop van het tijdvak bij de belastingdienst binnen zijn. In het geval van een jaaraangifte is de deadline 1 april van het eerstvolgende jaar. BC.nl biedt u een volledig automatisch systeem aan voor uw BTW-aangifte. U hoeft alleen aan te geven over welke periode uw aangifte wilt doen en het systeem verzorgt de rest voor u. Door de gedetailleerde informatie is het zeer eenvoudig om eventuele fouten te corrigeren. Hoe doe ik een BTW-aangifte? Klik op nieuw Selecteer het jaar en de periode en klik op vervolg. Het systeem laat u nu zien hoe de BTW-aangifte is opgebouwd. Achter de bedragen ziet u een vakje Details. Als u daar op klikt, ziet u de specificatie hoe het omzetbedrag en het btw-bedrag zijn opgebouwd. Door nogmaals op bedrag te klikken zult u de originele boeking zien. Nadat u de aangifte doorlopen heeft, klikt u op Aangeven. Hiermee maakt u de aangifte definitief en is deze niet meer te wijzigen. Achter de bedragen ziet u een vakje detail. Als u daar op klikt, zult u de specificatie zien hoe het omzetbedrag en het BTW-bedrag zijn opgebouwd. Door nogmaals op bedrag te klikken zult u de originele boeking zien. Nadat u de aangifte nagekeken heeft, klikt u op Aangeven. Hiermee wordt de aangifte definitief en is deze niet meer te aan te passen. Stap 4: Nadat u de aangifte nagekeken heeft, klikt u op Deze aangifte is reeds definitief. Hiermee wordt de aangifte definitief en is deze niet meer aan te passen. 13

14 Stap 5: Vervolgens selecteert u in welke hoedanigheid u de aangifte doet. Daarna vult u de overige velden in. De aangifte is nu klaar. Om deze vervolgens naar de Belastingdienst te sturen klikt u op de knop VERZENDEN. Wegwijs in Financieel Alle ingevoerde transacties vanuit de kas & bank, inkoop, verkoop en memo komen uiteindelijk allemaal tezamen in de balans en de resultatenrekening. Het grote voordeel van de dynamische rapporten van BC.nl is dat u vanuit elk rapport door kunt klikken naar de originele boeking. Zo kunt u sneller fouten traceren maar ook verbeteren. Hoe bekijk ik een dynamisch rapport? Selecteer Dynamisch rapport Selecteer het soort rapport dat u wilt zien Selecteer de periode en klik vervolgens op rapporteren. Stap 4: Door te klikken op een grootboekrekening, verschijnt er onderaan het rapport gedetailleerde informatie van de desbetreffende grootboekrekening. 14

15 Stap 5: Door nu te klikken op een regel van de gedetailleerde informatie zal de originele boeking beschikbaar komen. 15

16 Wegwijs in Offerte Een offerte is het uitbrengen van een prijsopgave voor werkzaamheden. Om potentiële klanten binnen te halen is het dus van belang dat een offerte de juiste informatie bevat. BC.nl heeft voor u een module ontwikkelt waarbij u ook het verloop van de offerte kan traceren en daarbij ook acties kan aangeven. Hoe maak ik een offerte? Stap 4: Stap 5: Stap 6: U kiest voor [offerte], [offerte lijst], [toevoegen]. Daarna selecteert u de relatie voor wie de offerte is bedoeld. Vervolgens kiest u het onderwerp, de accountmanager, de status van de offerte en eventueel de referentie. De offertedatum wordt standaard gezet op de datum van vandaag. Als laatste controleert u of de vervaldatum akkoord is. Nu kunt u gaan beginnen met het invoeren van de artikelen c.q. tekstregels voor de offerte. U kunt nu de offerte opslaan en printen. Als u de offerte liever per verstuurt, dan klikt u op genereer. Om het verloop van de offerte te volgen, kunt u bij het tab ACTIES bijvoorbeeld aangeven na hoeveel tijd de offerte nagebeld moet worden, of er een bezoek gebracht is, etc. Om de offerte naar een factuur te genereren dient u de status te veranderen in 4-geaccepteerd. Stap 7: Onder de tab DOCUMENTEN kunt u informatie toevoegen die bij de offerte hoort, denk hierbij aan algemene voorwaarden, brochures etc. 16