CONCEPT GEBRUIKERSOVEREENKOMST REPROSHOPS INCLUSIEF BIJBEHORENDE DIENSTVERLENING

Transcriptie

1 CONCEPT GEBRUIKERSOVEREENKOMST REPROSHOPS INCLUSIEF BIJBEHORENDE DIENSTVERLENING

2

3 Instituut/Dienst Opleiding/Afdeling Auteur(s) Functie auteur(s) Verantwoordelijk directeur Faciliteiten en Informatietechnologie Inkoop & Contractmanagement Patty Poot van Aken Adviseur Inkoop A.C.J. van der Reijden Datum 17 maart 2017 Status Registratienr DocBase concept [doc base nummer] Versie 0.1 B9.1 Concept gebruikersovereenkomst.docx 1 / 9

4 INHOUDSOPGAVE BIJLAGEN 3 1. ALGEMEEN 4 2. DUUR, VERLENGING EN OPZEGGING 5 3. PRIJSBEPALING GEBRUIK 5 4. OVERIGE KOSTEN, PRIJSAANPASSING, BETAALPERIODE 5 5. SLEUTELS 6 6. BESTEMMING EN GEBRUIK 6 7. SCHADE EN AANSPRAKELIJKHEID 7 8. ONDERHOUD 7 9. VERZUIM BEEINDIGING VAN HET GEBRUIK BEHEERDER SLOTBEPALING 8 B9.1 Concept gebruikersovereenkomst.docx 2 / 9

5 BIJLAGEN De volgende bijlagen maken deel uit van deze gebruikersovereenkomst: A Ruimtecapaciteit reproshops B9.1 Concept gebruikersovereenkomst.docx 3 / 9

6 Ondergetekenden: 1. STICHTING HOGESCHOOL ROTTERDAM, statutair gevestigd te Rotterdam, hierna te noemen: te dezen rechtsgeldig vertegenwoordigd door de heer [naam], lid van College van Bestuur of de heer [naam], directeur [dienst], en 2. [NAAM], statutair gevestigd te [plaats] [adres], te dezen rechtsgeldig vertegenwoordigd door de heer/mevrouw [naam], [functie], hierna te noemen: Opdrachtnemer; Hierna tezamen aan te duiden als: partijen. OVERWEGENDE DAT: a. de Opdrachtnemer op [datum] een offerte heeft uitgebracht in het kader van de Europese aanbesteding Multi Function Printers en reproshops incl. bijbehorende dienstverlenging; b. de offerte van de Opdrachtnemer voldoet aan de door Hogeschool Rotterdam gestelde eisen; c. dat de Opdrachtnemer de economisch meest voordelige inschrijving heeft uitgebracht; d. dat Hogeschool Rotterdam heeft besloten met de Opdrachtnemer een Overeenkomst te sluiten voor het leveren van Multi Function Printers en reproshops incl. bijbehorende dienstverlenging, zoals gedefinieerd in de Offerteaanvraag en overige aanbestedingsdocumentatie; e. de Opdrachtnemer een specialist is op het gebied van het leveren van Multi Function Printers en reproshops incl. bijbehorende dienstverlenging; f. beide partijen de voorwaarden met betrekking tot het leveren van Multi Function Printers en reproshops incl. bijbehorende dienstverlenging nader wensen vast te leggen in twee overeenkomsten, te weten: 1. de overeenkomst Multi Function Printers en reproshops incl. bijbehorende dienstverlenging; 2. de onderhavige gebruikersovereenkomst met betrekking tot de reproshops inclusief bijbehorende dienstverlening wordt vastgelegd. 1. ALGEMEEN 1.1 Partijen geven in gebruik, respectievelijk nemen in gebruik de ruimtes, zoals benoemd in Bijlage A. 1.2 Partijen verplichten zich tegenover elkaar tot alles waartoe de wet, gemeentelijke verordeningen en gebruiken, gebruikers en beheerders verplichten, voor zover daarvan bij deze gebruikersovereenkomst niet wordt afgeweken. 1.3 De ruimte zal door Opdrachtnemer uitsluitend worden bestemd om te worden gebruikt als copyshop conform de bepalingen van de Europese aanbesteding Multi Function Printers en reproshops incl. bijbehorende dienstverlenging. 1.4 Het is Opdrachtnemer niet toegestaan zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de beheerder een andere bestemming aan de ruimte te geven dan omschreven in 1.3. B9.1 Concept gebruikersovereenkomst.docx 4 / 9

7 1.5 De hoogst toelaatbare belasting van de vloeren van het gehuurde bedraagt: Academieplein - betonvloer: 200kg/m2 Kralingse zoom - betonvloer: 200kg/m2 2. DUUR, VERLENGING EN OPZEGGING 2.1 Deze gebruikersovereenkomst is aangegaan voor de duur van vier jaar ingaande op [datum] en lopende tot [datum]. 2.2 De gebruikersovereenkomst kan onder gelijke voorwaarden eenmaal voor een periode van maximaal 12 maanden worden verlengd. Uiterlijk op [datum] treden partijen in overleg om de uitvoering van de gebruikersovereenkomst te evalueren en te bezien of de gebruikersovereenkomst zal worden verlengd. 2.3 Beëindiging van deze gebruikersovereenkomst door Opdrachtnemer of beheerder vindt plaats door opzegging tegen het einde van een gebruiksperiode met inachtneming van een termijn van tenminste drie maanden. 2.4 Opzegging dient te geschieden per aangetekend schrijven. 3. PRIJSBEPALING GEBRUIK 3.1 De twee ruimtes (221 m2 Academieplein en 81 m2 Kralingse Zoom) worden tegen een vaste maandelijkse vergoeding aan de Opdrachtnemer ter beschikking gesteld t.b.v. werkzaamheden (producten/diensten) voortvloeiend uit de Europese aanbesteding Multi Function Printers en reproshops incl. bijbehorende dienstverlenging. Deze jaarlijkse vergoeding bedraagt 242,63 per functioneel netto m2. Hiermee wordt de jaarlijkse vergoeding: Academieplein ,00 Kralingse Zoom ,00 Totaal , De maandelijkse vergoeding is inclusief servicekosten. 4. OVERIGE KOSTEN, PRIJSAANPASSING, BETAALPERIODE 4.1 De Opdrachtnemer is tevens een vergoeding verschuldigd voor door of vanwege de beheerder te verzorgen bijkomende leveringen en diensten zoals bepaald in artikel 5. Op deze vergoeding wordt een systeem van voorschotbetalingen met latere verrekening toegepast. 4.2 De beheerder brengt per periode van drie maanden een voorschot op de vergoeding voor de door of vanwege de beheerder te verzorgen bijkomende leveringen en diensten met de daarover verschuldigde omzetbelasting in rekening. 4.3 Verrekening vindt jaarlijks plaats op basis van een gespecificeerd overzicht van de werkelijk gemaakte kosten van leveringen en diensten, naar rato van het aandeel van de oppervlakte van het gehuurde in het totale gebouw. 4.4 Het boekjaar van de Opdrachtnemer loopt van 1 januari tot en met 31 december. 4.5 De gebruiks- en overige kosten worden jaarlijks per 1 september voor het eerst met ingang van 1 september 2017 aangepast volgens de CBS-index. B9.1 Concept gebruikersovereenkomst.docx 5 / 9

8 4.6 De betalingsverplichting van de gebruiker bestaat uit: - de kosten voor het gebruik van in artikel 3 genoemde ruimtes en voorzieningen; - het voorschot op de vergoeding voor de door of vanwege de beheerder te verzorgen bijkomende leveringen en diensten (zoals gespecificeerd in artikel 5 Levering en diensten); - de over de gebruiksprijs en voorschotten verschuldigde omzetbelasting. 5. LEVERINGEEN EN DIENSTEN 5.1 Als door of vanwege de beheerder te verzorgen bijkomende leveringen en diensten komen partijen overeen: <invullen met locatiebeheer, is locatie en gebruikers afhankelijk> Het inrichten van een bemande receptie tijdens kantooruren voor inkomend telefoonverkeer op het <?> telefoonnummer, ontvangst van bezoekers, postontvangst, het verstrekken van bezoekers informatie, etcetera. Hierbij inbegrepen de kosten van de receptie; De nutsvoorzieningen gas, water en licht; Het vervangen van lampen, starters etc. van de verlichtingsarmaturen in de gemeenschappelijke ruimten, alsook de incidentele vervangingen. Als gemeenschappelijke ruimten worden aangemerkt de ontvangsthal, trappenhuizen, personenlift, transportlift, buitenruimten nabij de entree, alsmede het verlichten van het exterieur van het pand; vergaderruimten en sanitaire ruimten, Schoonmaakwerkzaamheden in de gemeenschappelijke ruimten, alsmede het leveren van sanitaire middelen; Abonnement alarmcentrale, inclusief standaard aantal follow-ups door beveiligingsbedrijf; Uitvoeren van zogenaamd klein onderhoud Uitvoeren van buitenglasbewassing aan de buitenzijde van de gevel en in de gemeenschappelijke ruimten; Het onderhoud van de verwarmingsinstallatie, luchtbehandelinginstallatie, liftinstallaties, brandmeldinstallatie, boilers, brandslanghaspels, noodverlichting en het verrichten van de NEN 3140 en NEN 1010 meting t.b.v. de elektrische installaties; 5% administratiekosten; 5.2 De gebruiker betaalt voor energie en water naar rato van het aantal gebruikte meters op de locatie. 6. SLEUTELS 6.1 De Opdrachtnemer heeft recht op maximaal vijf sleutelsets (toegangspas + toegangssleutel) van Academieplein en maximaal drie sleutelsets (toegangspas + unisleutel) van Kralingse Zoom. Het beheer van de uitgegeven sleutels en passen valt onder de verantwoordelijkheid van de Opdrachtnemer. 6.2 De Opdrachtnemer geeft de uitgegeven sleutelsets na afloop van de gebruikersovereenkomst terug aan de beheerder. 7. BESTEMMING EN GEBRUIK 7.1 De beheerder levert het gebruikte in goede staat en zonder gebreken die het gebruiksgenot belemmeren aan de Opdrachtnemer. 7.2 De beheerder is niet aansprakelijk voor de gevolgen van gebreken aan het gebruikte en/of de daartoe behorende installaties, behalve voor zover de gebreken het gevolg zijn van nalatigheid van de beheerder met betrekking tot het voor zijn rekening komend onderhoud. B9.1 Concept gebruikersovereenkomst.docx 6 / 9

9 7.3 De Opdrachtnemer mag het gebruikte uitsluitend na voorafgaande schriftelijke toestemming van de beheerder door derden laten gebruiken of aan derden voor medegebruik afstaan. 7.4 De Opdrachtnemer mag het gebruikte uitsluitend gebruiken voor zover dit in overeenstemming is met de doelstellingen van de beheerder en in overeenstemming met de Europese aanbesteding Multi Function Printers en reproshops incl. bijbehorende dienstverlenging. De Opdrachtnemer mag het gebruikte uitsluitend na voorafgaande schriftelijke toestemming van de beheerder een andere bestemming te geven. 7.5 De Opdrachtnemer mag uitsluitend na voorafgaande schriftelijke toestemming van de beheerder wijzigingen aanbrengen in de technische installatie van het gebruikte, dan wel in, op, aan of rond het gebruikte uitbreidingen en/of verbouwingen of andere wijzigingen aanbrengen. Instemming van de beheerder met uitbreidingen en/of verbouwingen moet voorts blijken uit het mede ondertekenen van bouwtekeningen, voordat de werkzaamheden beginnen. 7.6 De Opdrachtnemer ontplooit in, op, aan, of rond het gebruikte geen activiteiten die schade kunnen veroorzaken. 7.7 Aanwijzingen van een overheidsinstantie inzake het treffen van voorzieningen in of aan het gebruikte, voert de beheerder voor eigen rekening uit, tenzij de voorzieningen moeten worden getroffen ten behoeve van door de Opdrachtnemer gedane investeringen. De beheerder mag, onverminderd het voorgaande, de lasten daarvan met onmiddellijke ingang verrekenen. 7.8 De beheerder kan van de Opdrachtnemer vorderen dat hij de door hem aangebrachte voorzieningen aan het einde van de gebruiksperiode verwijdert en het gebruikte in de oorspronkelijke staat brengt. Als de Opdrachtnemer in gebreke blijft mag de beheerder daartoe voor rekening van de Opdrachtnemer overgaan. 7.9 De Opdrachtnemer zorgt ervoor dat medegebruikers en andere gebruikers van het gebouw waarvan het gebruikte deel uitmaakt, geen overlast ondervinden van het gebruik De Opdrachtnemer houdt brandkranen, brandslanghaspels en vluchtwegen vrij. Bij een calamiteit laat de Opdrachtnemer iedere aanwezige gebruik maken van de vluchtwegen, voor zover deze in het gebruikte zijn gelegen. De Opdrachtnemer mag bij een calamiteit gebruik maken van alle vluchtwegen in het gebouw De Opdrachtnemer maakt uitsluitend gebruik van meubilair en overige aanwezige inventaris voor zover de beheerder dit toestaat en met inachtneming van de daarbij door de beheerder gestelde nadere voorwaarden De Opdrachtnemer mag tijdens zijn activiteiten gebruik maken van de gangen die toegang verschaffen tot de betrokken ruimten en tevens van toiletten en overige algemene faciliteiten De Opdrachtnemer mag na toestemming van de beheerder extra beschikbare ruimten gebruiken. De duur en omvang van het gebruik en de kosten worden schriftelijk vastgelegd De Opdrachtnemer voert aanwijzingen van de beheerder met betrekking tot het gebruikte onvoorwaardelijk uit De Opdrachtnemer is niet bevoegd andere personen dan noodzakelijk voor het uitvoeren van zijn doelstelling, tot het gebouw toe te laten In geval van schade en calamiteiten neemt de Opdrachtnemer onverwijld contact op met het Meldpunt van de locatie. Dit Meldpunt is te bereiken via Academieplein, Kralingse Zoom of via melding bij de receptie In geval van schade en calamiteiten neemt de beheerder onverwijld contact op met de contactpersoon van de Opdrachtnemer: [naam], [functie] Het niet voldoen aan de huisregels van de beheerder kan leiden tot onmiddellijke opzegging van de gebruikersovereenkomst. B9.1 Concept gebruikersovereenkomst.docx 7 / 9

10 8. SCHADE EN AANSPRAKELIJKHEID 8.1 De Opdrachtnemer neemt alle redelijkerwijs mogelijke maatregelen ter voorkoming van schade aan het gebruikte. De Opdrachtnemer stelt de beheerder onverwijld in kennis indien schade is ontstaan of dreigt te ontstaan aan het gebouw. 8.2 De beheerder is niet aansprakelijk voor schade die ontstaat aan personen of goederen van de Opdrachtnemer of van derden, tenzij de schade het gevolg is van toerekenbare tekortkoming van de beheerder en deze ook na schriftelijke ingebrekestelling nalatig is. De beheerder heeft daarbij een redelijke termijn om alsnog aan zijn verplichtingen te voldoen. 8.3 De Opdrachtnemer sluit een verzekering tegen glasbreuk, diefstal en schade aan derden door toedoen van of onder verantwoordelijkheid van de Opdrachtnemer. De Opdrachtnemer verschaft de beheerder op aanvraag een afschrift van de verzekeringspolissen. 8.4 In geval van belemmering of verhindering van de levering van water, gas, elektriciteit en eventuele andere energie is de beheerder uitsluitend schadeplichtig indien er sprake is van verwijtbaar handelen of nalaten van de beheerder. 9. ONDERHOUD 9.1 Tenzij het werkzaamheden betreft die moeten worden beschouwd als geringe en dagelijkse reparaties als bedoeld in artikel 7:217 Burgerlijk Wetboek, dan wel werkzaamheden aan zaken die niet door of vanwege de beheerder zijn aangebracht, zijn voor rekening van de beheerder: a. onderhoud, herstel en vernieuwing van constructieve onderdelen van het gebruikte, zoals funderingen, kolommen, balken, bouwvloeren, daken, platten, bouwmuren, buitengevels (uitgezonderd ruiten); b. onderhoud, herstel en vernieuwing van trappen, traptreden, leidingen, rioleringen, afvoeren, goten, buitenkozijnen en dergelijke, onverminderd het in artikel 24 onder e. gestelde; c. herstel en vernieuwing van erfafscheidingen en terreinverhardingen; d. herstel en vernieuwing van installaties zoals de centrale verwarming-, ventilatie- en elektrische installatie; e. buitenschilderwerk. 9.2 Voor rekening van de Opdrachtnemer zijn voor zover van toepassing het volgende onderhoud, herstel en vernieuwingen: a. inwendig onderhoud niet zijnde onderhoud als bedoeld in artikel 10.1, alsmede het uitwendig onderhoud, indien en voor zover het werkzaamheden betreft die moeten worden beschouwd als gering en dagelijks onderhoud in de zin van artikel 7:217 Burgerlijk Wetboek, een en ander onverminderd het hierna bepaalde; b. vernieuwing van lampen, van gebroken ruiten, glasdeuren en glaswanden; c. onderhoud, herstel en vernieuwing in gelijksoortige uitvoering van hang- en sluitwerk, kranen, schakelaars, stopcontacten, verlichting, zonwering, vloerbedekking, stoffering, ruiten; d. onderhoud, herstel en vernieuwing van zaken die niet door of vanwege de beheerder zijn aangebracht; e. onderhoud, herstel en vernieuwing, die noodzakelijk zijn door toedoen of nalaten van gebruiker, zijn personeel, van degenen voor wie hij aansprakelijk is en van degenen die hij tot het gebruikte heeft toegelaten; f. schilder-, wit-, saus- en behangwerk binnenshuis. 10. VERZUIM 10.1 Verzuim van een partij om zijn verplichting ingevolge de wet, een gemeentelijke verordening, gebruiken en/of deze gebruikersovereenkomst na te komen geeft de andere partij het recht de gebruikersovereenkomst tussentijds na ingebrekestelling of rechterlijke tussenkomst te B9.1 Concept gebruikersovereenkomst.docx 8 / 9

11 beëindigen. De kosten die een partij maakt in verband met een toerekenbare tekortkoming van de andere partij, komen voor rekening van de partij die door de rechter in het ongelijk is gesteld. 11. BEEINDIGING VAN HET GEBRUIK 11.1 Bij het einde van de gebruikersovereenkomst stelt de Opdrachtnemer het gebruikte tijdig, leeg en bezemschoon ter beschikking van de beheerder en draagt de sleutels daarbij over aan de beheerder Bij het einde van de gebruikersovereenkomst inspecteren partijen gezamenlijk het gebruikte. Partijen leggen schriftelijk vast hoe de noodzakelijke reparaties en het achterstallig onderhoud door de Opdrachtnemer worden verricht, voor zover dit voor zijn rekening komt Zaken die de Opdrachtnemer na beëindiging van het gebruik in het gebruikte achterlaat, worden geacht door hem om niet aan de beheerder te zijn afgestaan. De beheerder kan deze zaken voor rekening van de Opdrachtnemer laten verwijderen. 12. BEHEERDER 12.1 Totdat de beheerder anders meedeelt, treedt als beheerder op: de heer [naam], [functie] Tenzij schriftelijk anders overeengekomen, dient de Opdrachtnemer zich voor wat betreft de inhoud en alle verdere aangelegenheden betreffende deze gebruikersovereenkomst met de beheerder te verstaan. 13. SLOTBEPALING 13.1 In alle gevallen waarin deze gebruikersovereenkomst of de wet niet voorziet, worden in overleg afspraken gemaakt tussen beheerder en Opdrachtnemer. Aldus overeengekomen en in tweevoud opgemaakt. Datum: Datum: [Opdrachtnemer] Stichting Hogeschool Rotterdam Handtekening Handtekening [Naam] [Functie] [Naam] [Functie] B9.1 Concept gebruikersovereenkomst.docx 9 / 9