Voorstel: Kennisnemen van het plan van aanpak beslistermijn bezwaarschriften

Transcriptie

1 Plan van aanpak beslistermijn bezwaarschriften voor commissiebehandeling naam opsteller: P. Fuijk telefoonnummer: Voorstel: Kennisnemen van het plan van aanpak beslistermijn bezwaarschriften Op 18 oktober 2007 is het jaarverslag van de Commissie voor bezwaar (hierna: de Commissie) in de Commissie Beleidsevaluatie besproken. Tijdens deze bespreking is uitgebreid stilgestaan bij de door de Commissie geconstateerde overschrijdingen van de wettelijke beslistermijn bij de behandeling van bezwaarschriften. Deze overschrijdingen zijn van dien aard dat wij in de vergadering van de Commissie Beleidsevaluatie hebben toegezegd om met een plan van aanpak te komen om de beslistermijn bij de behandeling van bezwaarschriften in overeenstemming te brengen met de wettelijke beslistermijn. Dit raadsvoorstel geeft uitvoering aan deze toezegging. Op een bezwaarschrift moet binnen 10 weken worden beslist. De mogelijkheid bestaat deze termijn met 4 weken te verlengen. Dit zijn termijnen van orde en geen fatale termijnen. Ook na het verstrijken van voornoemde termijnen kan dus nog een rechtsgeldige beslissing op bezwaar worden genomen. Bij de behandeling van een bezwaarschrift spelen twee partijen een rol: de Commissie en het orgaan, veelal burgemeester en wethouders, wat de beslissing op het bezwaarschrift moet nemen. De Commissie hoort bezwaarde en de vertegenwoordiger van veelal dus burgemeester en wethouders. Met inachtneming van de stukken en het behandelde ter zitting, adviseert de Commissie welke beslissing er haars inziens op het bezwaarschrift genomen moet worden. Dit advies wordt door de Commissie naar de afdeling gestuurd. Het is aan de afdeling om de door het beslissingsbevoegde orgaan te nemen beslissing op bezwaar voor te bereiden. De termijnoverschrijdingen zoals hierna genoemd, kunnen hun oorzaak dus hebben in handelen van de Commissie of de afdeling of de Commissie en de afdeling gezamenlijk. Hoe zat het nu precies met de beslistermijnen bij de behandeling van bezwaarschriften? In de kamer voor algemene zaken was de beslistermijn in ,5 weken. In de kamer voor sociale zaken was in 2005 de beslistermijn 16,5 weken. Over 2006 zijn voor beide kamers geen representatieve gegevens bekend, aangezien op een groot aantal bezwaarschriften uit dat jaar nog geen besluit was genomen ten tijde van het opstellen van het jaarverslag De termijnoverschrijdingen behoeven wel enige nuancering zoals ook de Commissie zelf opmerkt in het jaarverslag. Regelmatig wordt namelijk de behandeling van een bezwaarschrift opgeschort op verzoek van degene die bezwaar heeft gemaakt. Deze termijn van opschorting is niet in mindering gebracht op de hiervoor genoemde beslistermijnen. De werkelijke beslistermijnen liggen derhalve lager dan de genoemde 24,5 en 16,5 weken. Wat hier ook van zij, de geconstateerde overschrijdingen zijn zorgelijk. Overigens is het niet alleen vanuit het oogpunt van dienstverlening richting de burger van belang de beslistermijn bij de behandeling van bezwaarschriften in overeenstemming met de wettelijke beslistermijn te brengen. Er is in de toekomst ook een financiële reden. Op 20 november 2007 heeft de Eerste Kamer namelijk ingestemd met het wetsvoorstel Wet dwangsom en beroep bij niet tijdig beslissen. Op grond van deze wet kan de overheid gehouden worden een dwangsom van maximaal 1.260,-- aan een burger te betalen indien een beschikking op aanvraag (bijvoorbeeld een beslissing op bezwaar, een beslissing op een aanvraag om subsidie of een vergunning) niet tijdig wordt gegeven. Het tijdstip van invoering van deze wet is thans onduidelijk. Oorspronkelijke bedoeling was 1 januari 2009, maar onzeker is of deze termijn haalbaar is. Desalniettemin: ook deze wet is reden het nodige te doen aan de beslistermijn inzake de behandeling van bezwaarschriften.

2 Wij erkennen zondermeer de noodzaak om iets te doen aan de beslistermijn bij de behandeling van bezwaarschriften. Desalniettemin wensen wij twee kanttekeningen te maken. In de eerste plaats blijkt in de praktijk dat burgers doorgaans begrip hebben wanneer een beslissing op bezwaar niet binnen de wettelijke beslistermijn kan worden genomen. Dit blijkt uit het feit dat er niet noemenswaardig wordt geklaagd over trage besluitvorming bij de behandeling van bezwaarschriften. Een burger hecht kennelijk meer waarde aan een goede en duidelijke beslissing op bezwaar genomen buiten de wettelijke beslistermijn, ook al valt deze ongunstig voor hem uit, dan een minder goede en minder duidelijke beslissing op bezwaar die binnen de wettelijke beslistermijn wordt genomen. In de tweede plaats de opmerking dat het in acht nemen van wettelijke beslistermijnen ook vereist, naast een efficiënt ingericht werkproces, dat voldoende personele capaciteit beschikbaar is. Met het onderhavige plan van aanpak worden die maatregelen genomen die binnen de beschikbare personele capaciteit naar alle waarschijnlijkheid zullen leiden tot een beslistermijn bij de behandeling bezwaarschriften die in overeenstemming is met de wettelijke beslistermijn. Voor het ruimschoots halen van deze termijn, bijvoorbeeld een beslissing op bezwaar binnen 8 weken, is het ons inziens noodzakelijk om extra personele capaciteit beschikbaar te stellen. Overigens: bij de keuze voor de inzet van personele capaciteit ligt wat ons betreft de prioriteit bij zaken die een fatale termijn kennen (bijvoorbeeld bouwvergunningen). Bij het opstellen van het onderhavige plan van aanpak is voorzover ons inziens toepasbaar dankbaar gebruik gemaakt van de in april 2007 verschenen Menukaart bezwaarschriften. Dit is een publicatie van het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties. Met het plan van aanpak wordt trouwens aangesloten bij een andere ontwikkeling in onze ambtelijke organisatie: de invoering per 1 april 2008 van de Correspondentiewijzer van de Nationale Ombudsman. Hierin zijn termijnen en procedurele bepalingen (bijvoorbeeld het versturen van een ontvangstbevestiging) opgenomen die bij de behandeling van s, faxen, brieven, aanvragen, bezwaar- en klaagschriften in acht moeten worden genomen. Hetgeen in het plan van aanpak beslistermijn bezwaarschriften is opgenomen, sluit aan bij de Correspondentiewijzer. Het plan van aanpak bestaat uit twee onderdelen: I. Voorkomen van bezwaarschriften; II. De procedure zelf: betere en tijdige afhandeling. Voorkomen van bezwaarschriften Het beste bezwaarschrift is géén bezwaarschrift! Om te voorkomen dat bezwaarschriften binnenkomen, worden de volgende acties ondernomen: a. het instellen van een uitvoerings- en handhavingstoets bij gemeentelijke regelgeving; b. het verhogen van de kwaliteit van de primaire besluiten. Het instellen van een uitvoerings- en handhavingstoets bij gemeentelijke regelgeving De overheid moet ervoor zorgen dat regelgeving en de daaruit voortkomende besluiten begrijpelijk zijn voor burgers. Voor nieuwe regelgeving geldt dat zo veel mogelijk conflicten al in de ontwerpfase voorkomen moet worden. Dit kan via een uitvoerings- en handhavingstoets die wij voornemens zijn in te voeren. Een dergelijke toets houdt in dat bekeken wordt of de voorgestelde regelgeving uitvoerbaar en te handhaven is. Samenwerking tussen de opsteller van de regelgeving en degene die deze wetgeving moet gaan handhaven is in dat geval vereist. Bij de aanlevering van gemeentelijke regelgeving voor besluitvorming door ons college zal worden gecontroleerd of de uitvoerings- en handhavingstoets goed is uitgevoerd.

3 Het verhogen van de kwaliteit van de primaire besluiten Het primaire besluit vormt de basis van het bezwaarschrift. Tegen dit primaire besluit kan namelijk een bezwaarschrift worden ingediend. De kwaliteit van het primaire besluit is niet alleen van invloed op de vraag of een bezwaarschrift wordt ingediend een onduidelijk primair besluit zal eerder leiden tot een bezwaarschrift dan een duidelijk primair besluit maar is ook van invloed op de behandelingsduur van het bezwaarschrift. Een slecht of onduidelijk primair besluit betekent even zovele verbeterslagen bijvoorbeeld een betere motivering in de beslissing op bezwaar. Derhalve is het van belang dat het primaire besluit zorgvuldig wordt voorbereid. Juridische inbreng hierbij is noodzakelijk. Tegen de achtergrond hiervan zal een handleiding worden opgesteld waarin wordt uitgelegd hoe een goed primair besluit moet worden opgesteld. Deze handleiding zal in de ambtelijke organisatie worden gepromoot. De procedure zelf: betere en tijdige afhandeling Bezwaarschriften kunnen niet altijd voorkomen worden. De bezwaarschriftprocedure biedt in dat geval de burger de mogelijkheid om aan het bestuursorgaan te vragen het primaire besluit te heroverwegen. Om een tijdige en kwalitatief hoogwaardige behandeling van bezwaarschriften te garanderen worden de volgende acties ondernomen: a. het invoeren van een persoonlijk element in het proces van de behandeling van bezwaarschriften; b. het in gebruik nemen van een nieuw (software) systeem voor de registratie behandeling van bezwaarschriften; c. het maken van goede afspraken met de verschillende partners in de bezwaarketen. Het invoeren van een persoonlijk element in het proces van de behandeling van bezwaarschriften De wijze waarop een overheidsinstantie omgaat met bezwaarschriften moet aansluiten bij de belevingswereld van de indiener van het bezwaarschrift. Een te formele benadering van een burger kan conflictopwekkend werken. Een eerste, telefonisch contact, biedt een persoonlijker benadering en kan eventuele misverstanden snel ophelderen. Bij het UWV heeft men hier ervaring mee opgedaan. Na binnenkomst van een bezwaarschrift wordt zo spoedig mogelijk telefonisch contact met bezwaarde opgenomen. In 42% van de gevallen was dit telefonische contact voldoende om het bezwaar op te lossen. De bij het UWV opgedane ervaringen en resultaten zijn voor ons aanleiding om, als het bezwaarschrift daartoe aanleiding geeft, telefonisch contact op te nemen met de indiener van het bezwaarschrift. Het invoeren van een persoonlijk element in het proces van de afhandeling van bezwaarschriften sluit trouwens naadloos aan bij een ontwikkeling die wij in 2008 in gang wensen te zetten: mediation. Een burenruzie die leidt tot een juridisch geschil over bijvoorbeeld een bouwvergunning is via een bezwaarschriftprocedure niet of nauwelijks op te lossen. De (landelijke) praktijk wijst uit dat een dergelijke ruzie wel via communicatie, dat wil dus zeggen mediation, is op te lossen. Overigens doet de Commissie in haar jaarverslag de aanbeveling een begin te maken met mediation. Aan deze aanbeveling wordt door ons dus uitvoering gegeven. Het in gebruik nemen van een nieuw software systeem voor de registratie behandeling van bezwaarschriften Het belang van aandacht voor een goed inzicht in de keten van de behandeling van bezwaarschriften is duidelijk: hoe meer bezwaarschriften ontvangen worden en hoe meer ambtenaren bij de behandeling hiervan betrokken zijn, hoe moeilijker het is een goed overzicht te houden. ICT kan in dat verband een goede ondersteunende rol spelen. Bij een goed software systeem voor de behandeling van bezwaarschriften worden knelpunten automatisch geregistreerd. Sturing op deze knelpunten is dan mogelijk. Het huidige software systeem biedt niet de mogelijkheid een goed inzicht te verkrijgen in knelpunten die zich voordoen. Daarom zal medio 2008 een nieuw software systeem in gebruik worden genomen die dit inzicht wel biedt.

4 Naast invoering van het nieuwe software systeem zal op korte termijn de behandeling van bezwaarschriften welke bezwaarschriften staan er nog open? onderdeel uitmaken van de maandelijkse managementgesprekken tussen de directeur bedrijfsvoering, de concerncontroller en de afdelingshoofden. Wij gaan er vanuit dat wij hierdoor een betere grip zullen krijgen op de behandeling van bezwaarschriften. Het maken van goede afspraken met de verschillende partners in de bezwaarketen Zoals hiervoor gesteld heeft niet alleen de Comissie een rol in de behandeling van bezwaarschriften, maar ook bijvoorbeeld een derde (bijvoorbeeld een wettelijk adviseur). In dit verband wordt het volgende opgemerkt. De belangrijkste derde in het proces van de behandeling van bezwaarschriften is het Centrum Indicatiestelling Zorg (CIZ). Naar aanleiding van een bezwaarschrift gericht tegen bijvoorbeeld een beschikking op grond van de Wet maatschappelijke ondersteuning bekijkt het CIZ of het eerder uitgebrachte advies, op grond waarvan de beschikking waartegen het bezwaarschrift is gericht is genomen, voor bijstelling in aanmerking komt. De praktijk wijst uit dat het uitbrengen van het nadere advies enige tijd duurt. Hiermee gaat kostbare tijd voor de behandeling van bezwaarschriften verloren. Wij zullen derhalve in overleg treden met het CIZ om te bewerkstelligen dat de nadere advisering sneller gaat verlopen. Hoe nu verder? Wij gaan er vanuit dat uitvoering van de hiervoor opgesomde activiteiten zullen leiden tot een beslistermijn bij de behandeling van bezwaarschriften die grotendeels in overeenstemming is met de wettelijke beslistermijn. Vanaf de tweede helft van 2008, het moment waarop met de invoering van het nieuwe software systeem betrouwbare gegevens over behandeltermijnen kunnen worden geproduceerd, kunt u dit monitoren via het bestuurlijk dashboard. Onze doelstelling is om na een jaar, dus medio 2009, 75% van de bezwaarschriften binnen de wettelijke termijn van 14 weken af te handelen. Een score van 100% is ons inziens niet reëel. Het genoemde percentage van 75% trachten wij per 25% stapsgewijs te bereiken. In het jaarverslag doet de Commissie zeven aanbevelingen. Zoals in het in de Commissie Beleidsevaluatie op 18 oktober 2007 besproken raadsvoorstel en -besluit al naar voren is gebracht, zullen wij er voor zorgen dat deze aanbevelingen in de ambtelijke organisatie worden geïmplementeerd. Ten aanzien van het raadsbesluit de volgende opmerking. Aangezien het tot onze bevoegdheid behoort er zorg voor te dragen dat beslissingen op bezwaar worden genomen in overeenstemming met de wettelijke beslistermijn, wordt u voorgesteld slechts kennis te nemen van het voornoemde plan van aanpak en dit plan van aanpak dus niet vast te stellen. Burgemeester en wethouders van Doetinchem, De secretaris, De burgemeester, ING. N. VAN WAART DRS. H.J. KAISER

5 De raad van de gemeente Doetinchem; gezien het voorstel van burgemeester en wethouders over Plan van aanpak beslistermijn bezwaarschriften en met overname van de in dat voorstel vermelde overwegingen; gelet op artikel 108, lid 1, juncto artikel 147, lid 2, Gemeentewet; b e s l u i t: Kennis te nemen van het plan van aanpak beslistermijn bezwaarschriften inhoudende om: - een uitvoerings- en handhavingstoets bij gemeentelijke regelgeving in te stellen; - de kwaliteit van primaire besluiten te verhogen via een op te stellen handleiding; - een persoonlijk element (telefoneren) in het proces van de afhandeling van bezwaarschriften in te voeren; - een nieuw (software) systeem voor de behandeling van bezwaarschriften in gebruik te nemen; - goede afspraken te maken met de verschillende partners, vooralsnog met het Centrum Indicatiestelling Zorg, in de bezwaarketen. Aldus besloten in zijn openbare vergadering van 19 maart 2008., griffier, voorzitter