C21: VRIJWILLIGERSBELEID

Transcriptie

1 C21: VRIJWILLIGERSBELEID Sportfacilities ontwikkelt diverse readers, de zogenaamde Lezersservices. Deze zijn bedoeld om sportorganisaties op praktische wijze te ondersteunen in de veelomvattende werkzaamheden die zij moeten verrichten. Zodat het wiel niet telkens opnieuw uitgevonden hoeft te worden. Deze informatie is tot stand gekomen dankzij medewerking van verschillende partijen en organisaties, maar voornamelijk dankzij u en uw collegasportorganisaties. Dankzij uw talloze op- en aanmerkingen op de artikelen in Sportfacilities Magazine en op de lezersserviceproducten, kunnen wij blijven werken aan verbetering van onze activiteiten en publicaties. De redactie heeft niet de illusie dat zij hiermee altijd panklare oplossingen aanbiedt, maar hoopt met deze informatie u wel een eind op weg te helpen. Zodat anderen daardoor kunnen sporten. Wij nodigen u uit om contact met ons op te nemen wanneer u informatie heeft, waarvan u denkt dat deze ook voor andere sportorganisaties interessant is. Zodat zij ook niet opnieuw het wiel hoeven uit te vinden, maar gebruik kunnen maken van uw ervaringen. Uiteindelijk is tijd een kostbaar bezit, zowel bij vrijwilligers als ondernemers. Uitgeverij, Redactie en correspondentie: Sportfacilities & Media BV Postbus 952, 3700 AZ ZEIST Tel: Fax: Internetsites: Deze Lezersservice is een service aan de abonnees van Sportfacilities en is voor hen toegankelijk via Aan deze tekst kunnen geen rechten worden ontleend. Niets van deze uitgave mag worden verveelvoudigd en/of openbaar worden gemaakt op welke wijze dan ook, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de uitgever. Het auteursrecht van SportClub en de daarin verschenen artikelen alsmede de informatie via de Lezersservice worden door de uitgever voorbehouden. Het verlenen van toestemming tot publicatie houdt in dat de auteur de uitgever, met uitsluiting van ieder ander, machtigt de bij de auteurswet door derden verschuldigde vergoeding voor kopiëren te innen of daartoe in en buiten rechte op te treden. 1 / 31 C22: VRIJWILLIGERSBELEID

2 Stapsgewijs naar een gestructureerd vrijwilligersbeleid Vrijwilligers en hun beweegredenen Door: Nico Schoenmakers Hoe is het gesteld met de vrijwilligers in uw vereniging? Hebt u voor alle kleine en grotere clubtaken voldoende menskracht? Worden alle beschikbare talenten optimaal gebruikt? Komen uw vrijwilligers uit alle gelederen van de vereniging? Zijn jong en oud vertegenwoordigd? Hoe is de verdeling tussen mannen en vrouwen en zijn er bijvoorbeeld ook allochtonen die hand- en spandiensten verrichten? Zijn ouders van jeugdleden bereid om een steentje bij te dragen? Het verenigingsleven valt of staat met de inzet van vrijwilligers. Nederland telt zo n sportverenigingen, waarvoor ruim één miljoen vrijwilligers zich dag in dag uit onvoorwaardelijk inzetten. Per vier sporters is dat gemiddeld één vrijwilliger. Om een doorsnee vereniging draaiende te houden zijn gemiddeld zo n 36 vrijwilligers in touw. Hun inzet lijkt zo vanzelfsprekend, maar is dat ook zo? Bij nadere beschouwing is dit echter toch een beperkte groep, waarbij de vrijwilligers soms meerdere taken tegelijk vervullen. Over het algemeen gebeurt dat zonder gemopper, maar dat wil niet zeggen dat er geen behoefte kan zijn aan extra handen. Want vele handen maken licht werk! Uit de Verenigingsmonitor 2003 blijkt dat de helft van de verenigingen in Nederland te kampen heeft met een tekort aan vrijwilligers. De grootste behoefte ligt daarbij op het sporttechnische en bestuurlijke vlak. Dit vraagt om een structurele aanpak. Maar op welke manier kunt u nu het beste uw vrijwilligersbeleid vormgeven? Wat komt daar allemaal bij kijken? Hoe gaat u om met deze bijzondere groep mensen binnen uw vereniging? De bedoeling van deze Lezersservice is om stapsgewijs structuur aan te brengen in uw vrijwilligersbeleid. Bij elk onderdeel worden één of meerdere bijlagen genoemd, die u aan het einde van de Lezersservice terugvindt. Deze bijlagen gaan dieper in op het genoemde onderdeel van het vrijwilligersbeleid, zodat het voor u als bestuurder eenvoudiger wordt om een beleid te ontwikkelen en continueren. Uiteraard is het opzetten van een structureel vrijwilligersbeleid - dat stevig verankerd zit in de vereniging - een complex proces. Gelukkig is er op dit gebied al veel materiaal ontwikkeld en zijn er diverse organisaties en instanties waar u kunt aankloppen voor advies en ondersteuning. Daarover later meer. Met deze lezersservice kunt u aan de slag om het vrijwilligersbeleid van uw vereniging de aandacht te geven die het verdient. Deze lezersservice is tot stand gekomen met medewerking van Nico Schoenmakers. Hij is werkzaam als coördinator Voorlichting & Communicatie bij de Nederlandse Christelijke Sport Unie. Neem voor meer informatie over het ondersteunings aanbod vrijwilligersbeleid contact op met de NCSU. Het adres is verenigingsmanagement@ncsu.nl en het telefoonnummer is / 31 C22: VRIJWILLIGERSBELEID

3 Hoofdstuk 1: Wat motiveert iemand om vrijwilliger te worden? 1.1 De zes B s Als je het vrijwilligersbeleid van een vereniging zou bekijken vanuit een marketingperspectief, dan kun je zes B s formuleren: betrekken, binnenhalen, bemensen, begeleiden, behouden en beëindigen. Het hele proces rond het informeren, werven, plaatsen, scholen en belonen van vrijwilligers kan schematisch als volgt in beeld gebracht worden: liefst iets alleen uitdokteren en de ander zoekt juist de samenwerking op. Het is goed om te weten waarom mensen vrijwilliger worden. Bij het werven kan daar rekening mee gehouden worden. In deze lezersservice komen de zes B s uitgebreid aan bod. Maar eerst is het goed om eens te kijken wat mensen beweegt om vrijwilligerstaken te verrichten. Als daar meer zicht op is, kan er gerichter beleid gevoerd worden. 1.2 Beweegredenen Duidelijk zal zijn dat vrijwilligerswerk op één of andere manier voldoening moet geven. Het moet leuk zijn. Maar onder leuk verstaat ieder weer wat anders. Iemand kan om heel verschillende redenen vrijwilliger worden. De één wil op de voorgrond treden of belangrijk zijn, de ander wil uitgedaagd worden of creatief bezig zijn en weer een ander zoekt gezelligheid en contact. De één wil het Men kan bij toeval bij de vereniging betrokken zijn geraakt; Iemands hart kan in het vrijwilligerswerk liggen (liefhebberij); Iemand kan zich verantwoordelijk voelen en wil - naast sporten - ook een steentje bijdragen aan de vereniging; Men kan behoefte hebben aan contact en gezelschap; Iemand kan op zoek zijn naar een zinvolle vrijetijdsbesteding of stukje compensatie van een drukke baan; Men kan vrijwilligerswerk doen vanuit een gevoel van maatschappelijke bewogenheid; Iemand kan op zoek zijn naar een nieuwe uitdaging; 3 / 31 C22: VRIJWILLIGERSBELEID

4 Iemand kan het als een verplichting ervaren, maar zich desondanks inzetten; Men kan vrijwilligerswerk ook gewoon doen vanuit een stukje eigenbelang. 1.3 Motivering van vrijwilligers Wat de redenen ook mogen zijn voor vrijwilligers om taken op zich te nemen, de organisatie waarin ze terechtkomen moet er voor zorgen dat zij plezier in deze hobby hebben en houden. Punten die ervoor zorgen dat vrijwilligers gemotiveerd blijven en de vrijwilligerstaken het grootste rendement geven, zijn onder andere: Duidelijkheid over de werkzaamheden; Helderheid over waarde van de functie binnen het grotere geheel; Aansluiting op interesse; Aansluiting op kennis en kunde; Optimale benutting van potentieel; Voldoende hulp, ondersteuning en begeleiding; Aandacht voor scholing; Gepaste beloning. Vrijwilligersbeleid is eigenlijk niets anders dan het voortdurend op elkaar afstemmen van het werk dat gedaan moet worden en de mensen die het willen doen. Omgekeerd kunnen er ook diverse redenen aangegeven worden waarom vrijwilligers afhaken en niet langer vrijwilligerswerk willen of kunnen verrichten: Vrijwilligers bemerken dat zij een ervarings- of kennisachterstand hebben; De tijdstippen waarop men aanwezig moet zijn schikken niet; Men heeft moeite met het vinden van een balans tussen werk, thuissituatie en vrijetijdsbesteding; De hoeveelheid te investeren tijd is te groot; Voorbeeldfuncties binnen de vereniging ontbreken; Dezelfde werkzaamheden die bij hogere teams betaald worden, moeten bij lagere teams onbetaald verricht worden; Er is geen aandacht voor waardering en beloning; Men ervaart weinig visie en mist een structureel (vrijwilligers)beleid; Vrijwilligers voelen zich niet betrokken bij de vereniging; De gevestigde groep vormt een belemmering; De sfeer is niet goed; Er zijn bereikbaarheids- of transportproblemen; Klachten worden niet serieus genomen. Hoofdstuk 2: Vrijwilligersbeleid ontwikkelen 2.1 Diversiteit Een vrijwilligerskorps is vitaal en krachtig als alle talenten optimaal benut worden en iedereen gelijke kansen heeft. Iedere vrijwilliger brengt een eigen stukje kennis en kunde mee. Maak daar optimaal gebruik van. Veel verenigingen willen bijvoorbeeld graag de betrokkenheid van de jongeren vergroten. Geef de jongeren daarom een taak die bij ze past. Laat een aantal jongeren zorgdragen voor de internetsite van de club of foto s bewerken voor het clubblad. Dit kunnen ze in hun eigen tijd doen op momenten die ze zelf kunnen bepalen. Vitaliteit betekent ook een actief beleid om nieuwe vrijwilligers te werven en op die manier te zorgen voor voldoende doorstroming. Het is goed 4 / 31 C22: VRIJWILLIGERSBELEID

5 om daarbij in meerdere vijvers tegelijk te vissen, waardoor er binnen het korps een evenwichtige verdeling ontstaat. Maar hoe groot is eigenlijk de vijver waaruit u vist? Hoe groot is de kans dat u uit een bepaalde vijver een vis ophaalt? En zwemmen er wel verschillende soorten? Het is belangrijk om steeds weer naar de samenstelling van uw ledenbestand te kijken. Heeft uw vereniging zowel jongere als oudere sporters, zorg dan dat beide groepen worden benaderd om vrijwilligerstaken te vervullen. Bestaat uw vereniging uit een mix van autochtone en allochtone leden, zorg dan dat deze mix ook zichtbaar is in de vrijwilligersgroep. Heeft uw Bij het werven van vrijwilligers is het goed om zo nu en dan eens naar de volgende opsomming te kijken: Mannen & Vrouwen; Jongeren & Senioren; Allochtonen & Autochtonen; Leden & Niet-leden; Ouders. 2.2 Betrekken Wilt u uit meerdere vijvers tegelijk kunnen vissen, dan is het belangrijk dat potentiële vrijwilligers zich reeds in enige mate bij uw vereniging betrokken voelen. In de praktijk blijkt het werven van vrijwilligers voor verenigingstaken dan een stuk soepeler te verlopen. vereniging meer mannelijke leden, maar zijn het vooral de vrouwen die extra taken verrichten, dan weet u waar u kunt gaan werven. Diversiteit is het sleutelwoord! Betrokkenheid kan op verschillende manieren gecreëerd worden: Potentiële vrijwilligers uitnodigen voor activiteiten en evenementen van de club; Informele gesprekjes houden tijdens activiteiten en evenementen; 5 / 31 C22: VRIJWILLIGERSBELEID

6 Potentiële vrijwilligers in contact brengen met andere vrijwilligers binnen de club; Opvang van ouders die een nieuw jeugdlid aanmelden; Informatieboekje van de verenigingen aan een potentiële vrijwilliger geven; Clubblad en nieuwsbrieven uitreiken of toesturen; Potentiële vrijwilligers (persoonlijk) uitnodigen voor themabijeenkomsten; Artikelen plaatsen in de lokale media. Als potentiële vrijwilligers uitgenodigd worden voor bepaalde activiteiten, probeer die activiteiten dan daadwerkelijk aantrekkelijk te maken voor hen. Zij moeten na afloop van de activiteit het gevoel hebben dat hun aanwezigheid nuttig was en op prijs werd gesteld. Ze moeten met een prettig gevoel weggaan omdat zij het leuk en gezellig vonden Binnenhalen Het is altijd weer een kunst om mensen bereid te vinden vrijwilligerswerk te doen en het is een steeds terugkerend vergaderitem. Alle vrijwilligersorganisaties hebben te maken met natuurlijk verloop en nieuwe taken. Vaak wordt er pas gezocht naar nieuwe vrijwilligers als iemand aangegeven heeft te willen stoppen. Dat is feitelijk te laat. Werving van nieuwe vrijwilligers moet het gehele jaar door een aandachtspunt zijn. Als er iemand wegvalt, lukt het vaak met kunst en vliegwerk wel om een vacature ingevuld te krijgen. Ondanks dat het moeizaam gaat, zijn er elke keer toch weer mensen die erin stappen. Ze zijn er dus wel, die nieuwe vrijwilligers. Natuurlijk is het fijn als u iemand over hebt kunnen halen om een taak te verrichten, maar helaas wordt daarbij regelmatig het principe van de juiste persoon op de juiste plaats losgelaten. Daar schuilt het gevaar in dat er iemand komt te zitten die niet bekwaam genoeg is om de functie naar ieders tevredenheid te vervullen, met het risico dat de persoon weer afhaakt als er tegengas wordt gegeven. Even zo vaak nemen de vrijwilligers die al actief zijn binnen de club nog een extra taak op hun schouders. Zo wordt de druk op het vaak kleine korps nog groter en ook dat gaat ten koste van de kwaliteit Vraag en aanbod De helft van alle verenigingen in ons land kan extra vrijwilligers gebruiken. Hoe kan dat toch? Er is blijkbaar een hoop concurrentie voor het besteden van vrije tijd. Een sportvereniging is één van de vele organisaties die een beroep doet op de behulpzaamheid van vrijwilligers. Wilt u deze concurrentie aan kunnen gaan dan moet uw vereniging iets te bieden hebben! U kunt heel veel tijd en energie stoppen in het werven van vrijwilligers, maar als uw vereniging tegenover het vrijwilligerswerk niets of nauwelijks iets kan stellen, dan zullen uw inspanningen voor een groot gedeelte energieverspilling zijn. De twee belangrijkste vragen die u zich als vereniging moet stellen, alvorens u actief gaat werven, zijn: Welke taken en functies moeten ingevuld zijn binnen de vereniging en waar bevinden zich op dit moment hiaten? Met andere woorden: Wat is de vraag? Welke personen en/of groepen zijn in staat die taken uit te voeren en zouden daar mogelijk ook wat voor voelen? Met andere woorden: Wat is het aanbod? 6 / 31 C22: VRIJWILLIGERSBELEID

7 Het is raadzaam om zowel vraag als aanbod op een rijtje te hebben en dit bestand actueel te houden, zodat u nooit voor verrassingen komt te staan. Als vraag en aanbod niet goed op elkaar zijn afgestemd, omdat bijvoorbeeld de verwachtingen ver uiteenlopen, is de kans op teleurstelling groot en stapt de vrijwilliger na korte tijd weer op. Wanneer er een helder overzicht beschikbaar is van alle taken en functies, wanneer er een duidelijk overzicht is van wat de leden bereid zijn om te doen én wanneer er een lijst is met potentiële vrijwilligers(groepen), dan wordt het samenbrengen van vraag en aanbod een stuk gemakkelijker. Denk daarbij aan het sleutelwoord diversiteit! De betreffende vrijwilliger krijgt duidelijkheid over de uit te voeren taken en subtaken. Hierdoor wordt het ook gemakkelijker om nieuwe vrijwilligers aan te trekken, omdat mensen al van tevoren een goed beeld krijgen van wat er van hen verwacht wordt; Vrijwilligers zijn gemakkelijker te vervangen bij ziekte, afwezigheid of vertrek; Het bestuur of een vrijwilligerscoördinator krijgt meer zicht op het werk van de verschillende vrijwilligers; Er ontstaat duidelijkheid omtrent de verantwoordelijkheden; Door verschillende werkzaamheden te vergelijken kunnen onnodige doublures worden herkend en verwijderd; Door het analyseren van het (toekomstige) beleid kan bij de omschrijving en verdeling van werkzaamheden, taken en functies ingespeeld worden op nieuwe Doordat duidelijk wordt waar de raakvlakken liggen, kan gewerkt worden aan een goede communicatie. Bij het in beeld brengen van alle functies, taken, subtaken en contacten binnen uw verenigingen kan het helpen om eerst een organigram van uw vereniging samen te stellen. Dat zou er bijvoorbeeld als volgt uit kunnen zien: Inventariseren vraag Het is wenselijk om goede omschrijvingen van alle functies en taken binnen de vereniging te hebben. Hiervoor kunnen verschillende argumenten gegeven worden: 7 / 31 C22: VRIJWILLIGERSBELEID

8 8 / 31 C22: VRIJWILLIGERSBELEID

9 Maak vervolgens een overzicht van alle functies binnen uw vereniging. Splits gecombineerde functies en voeg ook nieuwe c.q. gewenste functies toe. Maak per functie een takenoverzicht en splits elke taak uit in een aantal subtaken, zodat u de verschillende activiteiten wat uitgebreider kunt beschrijven. Voeg tot slot aan elke taak toe met wie er binnen en buiten de vereniging overleg dient plaats te vinden. Dit zijn de interne en externe contacten. Vervolgens kunt u een reële verwachting van de tijdsbesteding koppelen aan elke taak of subtaak. Bekijk ten slotte de huidige situatie van uw vereniging en kijk of er hiaten zitten in de functies en het vrijwilligerskorps. Bepaal ook of er bij bepaalde vrijwilligers teveel taken liggen of dat de werkdruk te hoog is. Als er een overzicht van taken en functies is samengesteld, kunt u dit bijvoorbeeld in een multomap opbergen met losse bladen. Wanneer er wijzigingen optreden kan een los blad makkelijk vervangen worden. Taak- & Functiebeheer Indien u opziet tegen het handmatig uitwerken van het functie- en takenoverzicht van uw vereniging dan kunt u daarbij een computerprogramma gebruiken dat speciaal voor dit doel ontwikkeld is door de sportkoepels NCS en NCSU. Het computerprogramma heet Taak- & Functiebeheer en stelt clubs in staat om de verenigingsstructuur overzichtelijk in beeld te brengen. Op die manier wordt het voor alle betrokkenen duidelijk welke commissies en functies er zijn en welke (sub)taken er vallen onder de verschillende functies. Ook wordt inzichtelijk hoe de interne communicatie dient te verlopen. Hiaten in het vrijwilligerskorps kunnen vroegtijdig opgespoord worden. Meer informatie over dit product vindt u in bijlage Inventariseren aanbod Als het goed is hebt u intussen aardig in beeld welke functies en taken er binnen uw vereniging verricht worden en waar er knelpunten zijn. Het is nu zaak om het aanbod te gaan inventariseren. Daarbij kun je je als vereniging de volgende vragen stellen: Welke leden verrichten er op dit moment reeds vrijwilligerstaken? Welke mensen van buiten verrichten er op dit moment reeds vrijwilligerstaken? Welke leden verrichten nog geen vrijwilligerswerk, maar komen daar wel voor in aanmerking? Welke mensen van buiten kunnen we benaderen voor vrijwilligerswerk bij onze club? Zorgen we er voldoende voor dat ons vrijwilligerskorps een gezonde afspiegeling is van alle groepen binnen onze vereniging (diversiteit)? Voordat er nieuwe mensen benaderd worden, dient er ook een duidelijk beeld te zijn van de taken die reeds verricht worden en wie er (extra) tijd en talent heeft voor bepaalde taken. Om dit te weten te komen kunt u alle leden en mensen van buiten een inventarisatieformulier laten invullen. Hierop kunnen ze hun NAW-gegevens kwijt en kunnen ze aangeven welk beroep zij uitoefenen, welke hobby s ze hebben, welke vrijwilligerstaken ze 9 / 31 C22: VRIJWILLIGERSBELEID

10 reeds verrichten c.q. voor welke vrijwilligerstaken zij mogelijk interesse hebben. Dat laatste kan op velerlei gebied zijn. Vermeldt op het formulier dat de gevraagde gegevens alleen voor intern gebruik zijn. Laat uw leden ook aangeven hoeveel tijd per week of maand ze beschikbaar hebben voor mogelijke taken. Hieronder een overzicht van mogelijke taken: Sporttechnische ondersteuning Het begeleiden van wedstrijden: - Jeugd - Senioren Het trainen van: - Jeugd - Senioren - Recreanten Scheidsrechteren/jureren Tellen/klokken bij wedstrijden Vervoer van sporters Voorlichting & Communicatie Verzorgen en uitgeven clubblad Meehelpen verspreiden clubblad Verzorgen berichtgeving in kranten Algemene PR voor de vereniging (o.a. folders en reclameborden) Bestuurlijke activiteiten Lid zijn van het algemeen bestuur Lid zijn van een werkgroep/commissie - technische commissie - jeugdcommissie - nevenactiviteiten - clubhuis - bar - materiaal - contactpersonen - ouders/vrijwilligers - ouderraad - kaderbegeleiding - klachtencommissie Accommodatie en beheer Onderhoud van sportaccommodatie Schoonmaken van de sportaccommodatie - Clubhuis - Sportaccommodatie Kennisoverdracht en advisering Advisering en ondersteuning Vrijwilliger zijn bij de begeleiding van : - Jeugd - Senioren Coördinatie trainingen en begeleiding Uiteraard kunt u het bovenstaande overzicht uitbreiden met de gewenste items die voor uw vereniging relevant zijn. Verwerk vervolgens de uitkomsten in een totaaloverzicht. U hebt nu zowel de vraag als het aanbod geïnventariseerd én u hebt geïnvesteerd in het betrekken van potentiële vrijwilligers bij uw clubgebeuren. 2.4 Bemensen Het moment is nu aangebroken om potentiële vrijwilligers (leden en mensen van buiten) aan functies en taken te koppelen en om zonodig bestaande functies te herschikken. U weet intussen veel van uw leden en (potentiële) vrijwilligers en dat maakt het gemakkelijker om de juiste vrijwilliger op de juiste plaats te krijgen. Zorg ervoor dat u goed beslagen ten ijs komt wanneer u iemand benaderd om vrijwilligerstaken te verrichten. Een goed overzicht van het takenpakket met de verwachte tijdsinvestering hoort daarbij. U moet tevens kunnen aangeven op welk moment tijdens de week (of dag of maand) de vrijwilliger verwacht wordt. Het kan natuurlijk ook een losse, jaarlijks terugkerende klus zijn. Ook dient u goed voor ogen te hebben wat u aan tegenprestaties kunt bieden. Dat hoeft lang niet altijd een geldbedrag te 10 / 31 C22: VRIJWILLIGERSBELEID

11 zijn. Er zijn vele andere vormen van beloning die vrijwilligers vaak veel meer aanspreken (zie paragraaf 2.6). Natuurlijk zijn diverse manier van werving mogelijk: Directe werving, door middel van persoonlijk contact. Dit is veruit de beste methode. U kunt iemand uitnodigen voor een kennismakingsgesprek, maar u kunt iemand ook vragen tijdens een informele ontmoeting. Vaak werkt het goed als een huidige vrijwilliger een nieuwe vrijwilliger vraagt. Op dat moment kan het enthousiasme van de één de ander aansteken. Vaak is het goed om dit te laten doen door iemand die veel mensen kent binnen (en/of buiten) de vereniging. Dit kan bijvoorbeeld een trainer of begeleider zijn. Hij/zij staat dicht bij de basis. Maar het kan ook een commissie- of bestuurslid zijn dat op een bepaald terrein goed ingevoerd is in de organisatie en de inhoud van een bepaalde functie kent. Appelleer bij een persoonlijk gesprek altijd aan het talent van degene die je aanspreekt (jij kunt dat vast goed, want ) en geef het gevoel dat de functie of taak leuk is om te doen. Vertel de persoon in kwestie ook dat hij/zij goed begeleid zal worden. Indirecte werving, door middel van een schriftelijke oproep. Deze methode is minder effectief, tenzij het gaat om incidentele klussen, waarbij een aantal vrijwilligers nodig is voor hand- en spandiensten (bijvoorbeeld bij evenementen en open dagen). Mogelijkheden zijn: - Een advertentie in een lokaal krantje; - Een oproep in het clubblad; - Een oproep op de website; - Informatie plaatsen op de kabelkrant; - Een met informatie sturen naar potentiële vrijwilligers; - Een poster hangen op het prikbord in de kantine; - Posters hangen in openbare gebouwen (school, bibliotheek, supermarkt); - Een foldertje meegeven aan de kinderen; - Een advertentie plaatsen bij een vrijwilligerscentrale. Zelfwerving, waarbij mensen zich spontaan aanbieden voor een taak of vrijwilligersfunctie. Dit is natuurlijk de droom van elke vereniging. Wanneer u echter de organisatie van een evenement of open dag goed voor elkaar hebt, is het reëel dat dit gebeurt. Mensen raken enthousiast en bieden spontaan aan om de volgende keer ook mee te helpen. Is dat niet het geval, dan is vaak een vriendelijk praatje in de wandelgangen al genoeg om ze over de streep te trekken. Noteer de naam en de NAW-gegevens en plaats de informatie in uw totaaloverzicht. Mocht u een serieuzere oproep plaatsen in één van de hierboven genoemde media of op één van de hierboven genoemde plaatsen, dan hoort in elk geval in die oproep te staan: De naam van de vereniging, de plaats, de tak van sport, het niveau van de sportbeoefening en een beknopte doelstelling van de vereniging; De titel van de vacature, de gevraagde talenten, de voornaamste taken, de positie in de club en de te verwachten tijdsinvestering; 11 / 31 C22: VRIJWILLIGERSBELEID

12 De voorwaarden waaronder de functie wordt vervuld (beloning, onkostenvergoeding, kinderopvang, beschikbare hulpmiddelen, scholing, begeleiding); De procedure waarmee kandidaten worden geplaatst en benoemd; De manier van reageren, alsmede de naam, de functie en het telefoonnummer van degene die meer informatie kan geven. criteria te heroverwegen, er flexibel mee om te gaan en een uitsplitsing te maken tussen wat minimaal nodig is en wat wenselijk zou zijn, zowel wat zwaarte als tijdsbesteding betreft. Het is van belang om een nieuwe vrijwilliger in het begin niet te overladen met taken. Houd de tijdsinvestering beperkt en laat deze langzaam toenemen. Soms is het verstandig om iemand eerst voor een specifieke klus te vragen. Als dat goed bevalt, is de kans groot dat men ook in is voor een vaste taak. 2.5 Begeleiden Op het moment dat u iemand bereid hebt gevonden om vrijwilligerstaken te verrichten is het belangrijk dat u deze nieuwe vrijwilliger goed begeleidt. Dat betekent dat u wellicht de eerste tijd een aantal zaken samen doet. Het kan ook betekenen dat u de vrijwilliger een cursus of scholing aanbiedt. Ook evalueren op gezette tijden is een belangrijk onderdeel van het begeleidingsproces. Als er voor een functie moeilijk mensen te vinden zijn, is het verstandig eens na te denken hoe reëel de criteria voor de betreffende functie zijn. Hoe redelijk is het om al deze eisen aan één persoon te stellen? Misschien is het goed om de Voor welke vormen van begeleiding er gekozen wordt hangt uiteraard van de betreffende situatie en de functie af. Mogelijkheden zijn onder andere: Introductieactiviteiten - Informatiepakket - Intakegesprek - Meedraaien Deskundigheidsbevordering - Van jezelf leren - Leren van collega-vrijwilligers - Interne of externe scholing Evalueren - Structureel - Incidenteel - Wisselen van functie of takenpakket Begeleiden en ondersteunen Begeleiden en ondersteunen worden vaak in één adem genoemd. Bij beide 12 / 31 C22: VRIJWILLIGERSBELEID

13 gaat het erom iemand in staat te stellen zijn/haar werk beter uit te voeren of zich daarbij meer op zijn/haar gemak te voelen. Begeleiden is meer persoonsgericht, bijvoorbeeld als een nieuwe vrijwilliger weinig zelfvertrouwen heeft en denkt een taak niet naar behoren uit te kunnen voeren. De begeleiding kan zich richten op het vergroten van het zelfvertrouwen. Ondersteunen doe je vooral door iets aan te dragen, hulpmiddelen beschikbaar te stellen, informatie of uitleg te geven of een deel van de taak (voorlopig) uit handen te nemen. Introductieactiviteiten Bij nieuwe vrijwilligers is het aan te raden om gerichte introductieactiviteiten te organiseren voordat zij zich volledig op hun nieuwe functie gaan storten. Een goede introductie is namelijk een voorwaarde voor het succesvol kunnen vervullen van een functie. Het uitgangspunt bij deze introductie is om de kloof die bestaat tussen de nieuwe vrijwilliger en de sportvereniging te verkleinen. De gerichte introductieactiviteiten kunnen uit de volgende onderdelen bestaan: Een welkomst- of informatiepakket. Dit pakket dient te bestaan uit een informatiefolder over de vereniging, het clubblad, het organisatieschema vereniging, een verwijzing naar informatie op de website van de sportvereniging en bijvoorbeeld de sportbond, een jaarverslag, een formulier met daarop de werkwijze m.b.t. declareren van de onkosten, de statuten van de club en het huishoudelijk reglement. Een intakegesprek, waarbij de nieuwe vrijwilliger kennismaakt met de vereniging, met zijn/haar nieuwe functie, met andere vrijwilligers of commissieleden en met een mentor of begeleider. Het aanstellen van een dergelijke vertrouwenspersoon kan voor de nieuwe vrijwilliger een belangrijke steun in de rug zijn. Hij/zij kan zich sneller en beter inwerken in de nieuwe functie. Het eerdergenoemde informatiepakket kan worden aangeboden door de begeleider, mentor of vrijwilligerscoördinator, maar het kan ook al eerder toegestuurd worden, zodat de vrijwilliger het materiaal alvast kan bekijken. Aandachtpunten tijdens een introductiegesprek zijn o.a. de rechtspositie van de vrijwilliger (rechten, plichten, verzekering, beloning, scholing, inspraak), de communicatielijnen binnen de vereniging, de bespreking van de taak- en functieomschrijving en de beantwoording van de vragen van de vrijwilliger. Meedraaien met de oude functionaris. Probeer zomogelijk de nieuwe vrijwilliger een tijd met de oude functionaris te laten meedraaien, zodat hij/zij de kneepjes van het vak bijgebracht krijgt Deskundigheidsbevordering U wilt dat uw vrijwilligers hun werk goed doen en met veel gevoel voor verantwoordelijkheid. Zorg daarom voor voldoende mogelijkheden voor het vergroten van de deskundigheid. Wanneer u uw vrijwilligers stimuleert om nieuwe dingen te leren en te ondernemen, zullen zij enthousiast worden c.q. blijven en zich met veel plezier inzetten voor uw vereniging. Vaak wordt bij deskundigheidsbevordering direct gedacht aan cursussen en opleidingen. Er zijn echter nog veel meer vormen van leren: 13 / 31 C22: VRIJWILLIGERSBELEID

14 Van jezelf leren De mens leert vaak het meeste door zaken gewoon aan te pakken. Je komt allerlei zaken op je pad tegen en kiest de beste weg om je doel te bereiken. Vaak gaat dit ongemerkt, maar ook van fouten leer je veel. Daarbij kan het helpen om voor jezelf een soort leerformulier bij te houden. Dit zijn notities die je ondersteunen bij het vrijwilligerswerk. Voorbeelden hiervan zijn: aandachtspunten voor coaching, een checklist voor het organiseren van toernooien, een draaiboek voor een open dag of een notitie met hoofdpunten van de training. Op den duur zult u merken dat u deze notities niet meer nodig hebt en u uw werkzaamheden uit het hoofd kunt verrichten. Leren van collega-vrijwilligers Het is niet meer dan logisch dat u zelf niet alle wijsheid in pacht heeft. Door over ideeën of knelpunten met collegavrijwilligers te praten, kunt u elkaar adviezen geven en door het uitwisselingen van positieve en negatieve ervaringen tot goede oplossingen komen. Beschouw dit als een uitdaging en een creatief proces en niet als een teken van zwakte. Nieuwe vrijwilligers kunnen ook gecoacht worden door een meer ervaren vrijwilliger of door een vrijwilligerscoördinator (zie paragraaf 3.3). Interne of externe scholing Er kunnen ook workshops, korte cursussen, presentaties of lezingen georganiseerd worden voor de (nieuwe) vrijwilligers van uw vereniging. U kunt zo n scholing over een bepaald thema zelf op poten zetten, maar er zijn ook allerlei (sport)organisaties en instanties die een dergelijke scholing kunnen verzorgen. U kunt daarbij denken aan uw sportbond, uw provinciale sportraad, het sportservicepunt in uw gemeente, de sportkoepels NCSU, NCS en NKS, maar bijvoorbeeld ook aan de lokale brandweer of de EHBOvereniging. Vaak is het organiseren van een scholing voor een cluster van verenigingen goedkoper, omdat de kosten dan gedeeld kunnen worden. In bijlage 7 vindt u een overzicht van aanbieders van diensten en producten op het gebied van vrijwilligersbeleid Evalueren Evalueren kan op verschillende manieren. Het hangt af van de functie of het takenpakket van de vrijwilliger. Heeft een vrijwilliger incidenteel geholpen bij een evenement, dan kunt u volstaan met het in laten vullen van een evaluatieformulier. Wanneer een vrijwilliger echter een specifieke functie heeft of een structureel takenpakket, dan is het goed om bijvoorbeeld tweemaal per jaar een evaluatiemoment in te bouwen, waarbij u de vrijwilliger uitnodigt voor een persoonlijk gesprek, waarin de voortgang en het functioneren aan bod komen. Incidenteel evalueren Na afloop van een incidentele activiteit kunt u de vrijwilligers een evaluatieformulier laten invullen. U kunt hen vragen of ze plezier hebben gehad, of ze het leerzaam vonden, wat ze goed vonden, wat er beter kon en of ze verder nog goede ideeën hebben. Met de informatie die u op deze manier verkrijgt kunt u de activiteit de volgende keer anders of beter organiseren. Natuurlijk kunt u de vrijwilligers ook gewoon persoonlijk benaderen of bellen. Structureel evalueren Wanneer een vrijwilliger zich structureel inzet voor uw vereniging, dan kunt u met hem/haar tijdens de evaluatiemomenten ingaan op: 14 / 31 C22: VRIJWILLIGERSBELEID

15 De verrichte werkzaamheden; De beleving hiervan; De ervaren knelpunten; Mogelijke oplossingen; De geboden begeleiding en/of ondersteuning; De samenwerking met andere bestuurs- of commissieleden; De mogelijkheden in de toekomst; Eventuele opleidingswensen; Rechtspositionele zaken. worden om een deel van het takenpakket bij een andere vrijwilliger onder te brengen of om de vrijwilliger een andere functie of takenpakket aan te bieden. Geef hier gehoor aan wanneer u merkt dat een vrijwilliger hier signalen over afgeeft. Op die manier kunt u voorkomen dat een vrijwilliger er het bijltje bij neergooit of dat de kwaliteit van zijn/haar werk sterk achteruit gaat. Wisselen van functie of takenpakket Uiteraard kan uit een incidentele of structurele evaluatie blijken dat een vrijwilliger niet lekker in zijn/haar vel zit. Dat kan vele oorzaken hebben, zoals een te hoge werkdruk, te weinig tijd, te weinig zelfvertrouwen, te weinig kennis van zaken, te weinig begeleiding of een slechte samenwerking binnen een werkgroep. Vaak zullen deze zaken bij te sturen zijn, zodat een vrijwilliger weer met enthousiasme aan de slag gaat. In het uiterste geval kan ook besloten 2.6 Behouden Zoals net beschreven kan het verlichten van een takenpakket of het geven van een andere functie een vrijwilliger stimuleren om zich te blijven inzetten voor uw vereniging. Want uiteraard wilt u graag uw vrijwilligers behouden en uw korps op pijl houden. Daarbij dragen alle zaken bij die in de afgelopen paragrafen beschreven zijn, zoals het betrekken van vrijwilligers bij de clubactiviteiten, vraag en aanbod goed op elkaar afstemmen, intensief begeleiden en ondersteunen, zorgen 15 / 31 C22: VRIJWILLIGERSBELEID

16 voor mogelijkheden op het gebied van deskundigheidsbevordering en op gezette tijden evalueren. Beloningsbeleid Het allerbelangrijkste is echter het belonings- en waarderingsbeleid van uw vereniging. Zoals al eerder gezegd hoeft dat lang niet altijd een geldelijke beloning te zijn. Vaak worden andere vormen van waardering veel meer op prijs gesteld, zoals: De vrijwilliger het gevoel geven erbij te horen; Een kort bedankje na elke keer dat de vrijwilliger geholpen heeft; Voor een goede sfeer binnen de commissies zorgen; Goed zorgen voor vrijwilligers die een dag(deel) helpen. Op tijd een kopje koffie en een broodje op kosten van de vereniging zijn bijna onmisbaar; Bijvoorbeeld vermelden in het clubblad welke vrijwilligers actief zijn (geweest). Let er hierbij wel op dat niemand vergeten wordt; Vrijwilligers structureel uitnodigen voor alle clubactiviteiten; Nevenactiviteiten voor de vrijwilligers organiseren, al dan niet met aanhang; Tijdens vergaderingen ook regelmatig naar de mening van de stille vrijwilligers vragen; Na een algemene jaarlijkse bijeenkomst, zoals bijvoorbeeld een Algemene Leden Vergadering, de vrijwilligers persoonlijk bedanken ten overstaan van alle aanwezigen. Dit kan gepaard gaan met een kleine attentie; Een kerstpakketje aanbieden; Een kaartje sturen bij speciale gelegenheden zoals een verjaardag, huwelijk, jubileum, geboorte en ziekte; Aandacht besteden aan een lustrum van een vrijwilliger (bijvoorbeeld 5 jaar vrijwilliger); Interesse tonen door af en toe te vragen hoe het gaat of eens langs te gaan bij ziekte; Laten merken dat u hun mening waardeert door daar als bestuur naar te vragen; Een afsluitend etentje aanbieden op kosten van de vereniging; Een afsluitende feestavond voor alle medewerkers en eventueel aanhang organiseren op kosten van de vereniging; Kledingstukken laten drukken voor de vrijwilligers die tijdens een evenement in de organisatie zitten. Zo worden de helpende vrijwilliger herkenbaar en dus voor vol aangezien. Dit kan bijvoorbeeld een t-shirt, een pet, een hesje, een bodywarmer, een windjack of een sweater zijn; Klachten van vrijwilligers serieus nemen; Eénmaal per jaar een tevredenheidsonderzoek onder de vrijwilligers houden. Vrijwilligersvergoeding & Kilometervergoeding Maar natuurlijk kunt u ook een feitelijke onkostenvergoeding aanbieden. Hierbij bent u aan wettelijke regels gebonden. Die regels staan uitgewerkt in bijlage 2. U leest er meer over de vrijwilligersvergoeding en de kilometervergoeding. In bijlage 3 komen de juridische en fiscale aspecten van vrijwilligerswerk aan bod. 2.7 Beëindigen Wanneer er conflicten optreden tussen vrijwilligers onderling of tussen een vrijwilliger en de vereniging dan dient dit serieus genomen te worden. Anders is er de kans dat er vrijwilligers weg gaan lopen. 16 / 31 C22: VRIJWILLIGERSBELEID

17 Het verzorgen van een goede introductie, informatieverstrekking, begeleiding en regelmatig contact voorkomen dat u te laat merkt dat iemand geen zin meer in een bepaalde functie heeft en wil stoppen. Vrijwilligers zullen beter gemotiveerd blijven wanneer zij niet aan hun lot overgelaten worden. Vrijwilligerswerk kan veel van iemand vergen. Het vraagt naast tijd ook enthousiasme, verantwoordelijkheidsgevoel en incasseringsvermogen. Als vrijwilliger ben je steeds mét en vóór andere mensen in touw en dat vergt veel energie. Soms kan dat allemaal teveel worden. Soms kan er ook iets vervelends gebeuren of kan een verandering in de persoonlijke situatie ervoor zorgen dat een vrijwilliger stopt. Het is dan zaak om de reden van vertrek te weten te komen. De bevindingen kunnen knelpunten wegnemen en er kunnen maatregelen worden genomen om iets dergelijks in de toekomst te voorkomen. Er zijn twee manieren om na te gaan wat de werkelijke reden is: Mondeling in de vorm van een bedankgesprek in combinatie met een exitformulier. Alleen schriftelijk door middel van een exitformulier. Mondeling Een bedankgesprek is méér dan een oppervlakkig praatje. U moet - indien dat nog niet bekend is - achter de beweegredenen en diepere achtergronden zien te komen waarom de vrijwilliger in kwestie zijn/haar taak neerlegt. Daartoe kunt u het beste met indirecte vragen beginnen. Het is geen percentagemeting maar een motievenonderzoek. Met ja of nee schiet u niet zoveel op. De juiste vragen stellen en goed luisteren naar de gegeven antwoorden kan veel informatie opleveren. Een vraag in de richting van wat er zou moeten veranderen om de vrijwilliger te behouden is een heel belangrijke. Misschien komen er wel zaken aan de orde waarop direct in te spelen valt, wellicht met als gevolg dat de vrijwilliger in kwestie alsnog binnen de poorten van de organisatie blijft. Lukt dat niet, dan hebt u toch waardevolle informatie gekregen waar u in combinatie met andere gehouden gesprekken mee aan de slag kunt. Schriftelijk Is een bedankgesprek niet (meer) mogelijk, dan geeft een exitformulier de vertrekkende vrijwilliger toch de mogelijkheid aan te geven waarom hij/zij stopt. Vraag of de vrijwilliger zo openhartig mogelijk wil beschrijven waarom hij/zij vertrekt, zodat u als vereniging iets met de informatie kunt doen. Geef aan dat de informatie vertrouwelijk behandeld zal worden. Motivering Door het gesprek en/of het exitformulier krijgt de vrijwilliger in kwestie de mogelijkheid zijn/haar hart te luchten en eventuele grieven te spuien. Er wordt serieus naar hem/haar geluisterd. Het afscheid wordt daardoor naar twee kanten toe verduidelijkt. Per slot van rekening kan een verloren lid beter goede dan slechte verhalen aan anderen vertellen. Natuurlijk kunt u de vrijwilliger met stille trom laten vertrekken, maar het kan ook anders. Het is namelijk veel beter om iemand met een goed gevoel te laten vertrekken, ook al is in het verleden niet alles naar wens verlopen. Daarnaast hoeft iemand die stopt met vrijwilligerswerk niet voor altijd verloren te zijn. Daarom is het goed dat ook aan een afscheid op gepaste wijze aandacht wordt geschonken. Wat die gepaste wijze is, 17 / 31 C22: VRIJWILLIGERSBELEID

18 is afhankelijk van de soort functie, de tijdsduur, de reden van vertrek en de wens van de vrijwilliger. Hier een paar mogelijkheden in willekeurige volgorde: Een ludiek getuigschrift, uitgegeven en ondertekend door de mensen waarvoor de vrijwilliger altijd klaargestaan heeft; Een ingelijste afscheidskaart met afscheidswens, ondertekend door alle mensen waarmee diegene te maken heeft gehad; De bestaande vrijwilligersovereenkomst ludiek aanpassen zodat duidelijk is waarvoor hij/zij niet meer in aanmerking komt; Een bedankbrief voor bewezen diensten en de vraag of u nog eens een beroep op hem/haar mag doen voor een andere functie of op projectbasis; De vrijwilliger in het zonnetje zetten, bijvoorbeeld in het clubblad of op de website. Als u daar ook nog de opvolgers bij betrekt dan slaat u twee vliegen in één klap; Tijdens een finale of andere grote happening hier op een speciale manier aandacht aan besteden; Met de commissieleden een gezamenlijk afscheidsetentje of een afscheidsborrel organiseren; Bioscoopbonnen of een dinerkaart voor hem/haar en partner; Op de hoogte houden van het wel en wee van de vereniging en de scheidende vrijwilliger op één of andere manier blijven voorzien van relevante informatie, zodat hij/zij betrokken blijft bij de vereniging; Aandacht schenken aan jubilea of andere (blijde) gebeurtenissen van de vetrekkende vrijwilliger. Hoofdstuk 3: Vrijwilligersbeleid verankeren 3.1. Structureel beleid Eigenlijk zouden we nog een zevende B aan de zes eerder genoemde B s kunnen toevoegen. Dat is de B van beleid verankeren. Al de stappen die u gezet hebt als vereniging op het gebied van betrekken, binnenhalen, bemensen, begeleiden, behouden en beëindigen mogen geen eenmalige actie zijn. Het vrijwilligersbeleid van uw vereniging moet doorgang vinden in de toekomst en stevig verankerd worden in het algemene beleidsplan van uw vereniging. Het algemene beleidsplan bestaat uit een beschrijving van de zaken zoals die nu geregeld worden en een actielijst voor de toekomst. Dit beleidsplan dient als een leidraad voor alle kaderleden. Het werken met een beleidsplan geeft houvast, zorgt voor een rode draad binnen de vereniging en kan bepaalde problemen voorkomen. Om een beleidsplan werkbaar te houden, is het belangrijk dat het kort en krachtig is. Het beleidsplan bestaat bij voorkeur uit een algemeen deel waarin een algemene uitleg van de vereniging als geheel staat, met onder andere de samenstelling van de vereniging met de doelstellingen. Daarnaast staan in aparte deelplannen verschillende onderwerpen uitgebreider uitgewerkt, zoals: verenigingsstructuur, ledentallen, opbouw, historie, financieel beleid, communicatie en voorlichting, recreantenbeleid, senioren (wedstrijd)beleid en natuurlijk vrijwilligersbeleid. Uiteraard is het goed als er een deelbeleidsplan vrijwilligersbeleid bij uw vereniging ligt. Maar daarmee bent u er nog niet. Uit het deelbeleidsplan 18 / 31 C22: VRIJWILLIGERSBELEID

19 moeten actiepunten vloeien die ook vastgelegd worden en duidelijk gemaakt worden aan het kader. Bovendien moet het vrijwilligersbeleid niet alleen ontwikkeld worden, maar ook uitgevoerd en geëvalueerd worden, jaar na jaar. Het ontwikkelen en vastleggen van vrijwilligersbeleid heeft pas het gewenste effect als alle vrijwilligers hiervan op de hoogte zijn en ermee willen werken. Vrijwilligers moeten eigenlijk uit alles merken dat de vereniging hun inzet heel belangrijk en waardevol vindt. Voorkom dat vrijwilligers de indruk krijgen dat de vereniging ontevreden is over de relatie tussen hen en de vereniging en daarom aan beleid op dit gebied ontwikkeld. Zodra de beleidslijnen voor het vrijwilligersbeleid uitgestippeld zijn en de acties beschreven zijn, is daarmee de kous niet af. Het beleid dient regelmatig geëvalueerd en bijgesteld te worden. Het beleidsplan vrijwilligersbeleid is een groeiplan. De vrijwilligerscommissie, de vrijwilligerscoördinator of een bestuurslid met als taak het vrijwilligersbeleid dient: Overzicht te houden op de actiepuntenlijst; Betreffende kaderleden hulp te geven bij hun uitvoerende taken; Te controleren in hoeverre de gestelde taken uitgevoerd worden, met daaraan gekoppeld gerichte hulp; Het vrijwilligersbeleid te evalueren onder de commissieleden en/of de vrijwilligers; Het beleidsplan aan te passen en aan te vullen. 3.2 Tips en adviezen Hieronder volgen nogmaals in het kort enkele algemene tips en adviezen t.a.v. een gestructureerd vrijwilligersbeleid: Maak een bestuurslid verantwoordelijk voor het vrijwilligersbeleid eventueel bijgestaan door een vrijwilligerscommissie; Stel eventueel een vrijwilligerscoördinator aan (zie paragraaf 3.3); Plaats éénmaal per jaar het verloop van de vrijwilligers op de bestuursagenda; Neem passende maatregelen uit de gevolgtrekkingen van de exitformulieren; Breng het verloop van de vrijwilligers in beeld (maak het visueel); Zorg voor organisatorische rust binnen de vereniging; Zorg, indien nodig en gewenst, voor een werkbudget voor de commissies; Kijk bij het samenstellen van de commissies niet alleen naar de kennis en vaardigheden van de vrijwilligers, maar houdt ook zo veel mogelijk rekening met de karakters van de mensen; Geef de vrijwilliger de nodige inspraak, zeker wanneer het zijn/haar werkgebied aangaat; Beargumenteer beslissingen (vanuit het bestuur) goed naar de vrijwilligers; Maak gebruik van de ter beschikking staande communicatiekanalen zoals: website, clubblad, convocaties, bijeenkomsten, persoonlijke gesprekken, etc. 3.3 De vrijwilligerscoördinator U hebt de term vrijwilligerscoördinator in de afgelopen paragrafen al enkele malen voorbij zien komen. Wat houdt deze functie in, wat zijn de taken en verantwoordelijkheden en wat is het 19 / 31 C22: VRIJWILLIGERSBELEID

20 voordeel van een vrijwilligerscoördinator? Binnen uw vereniging zijn vele vrijwilligers actief. Om het werk dat zij verzetten in goede banen te leiden en om te zorgen dat zij een centraal aanspreekpunt hebben, kan er een vrijwilligerscoördinator worden aangesteld. De coördinator kan het vrijwilligersbeleid binnen uw vereniging structureel aandacht geven. Deze persoon moet in staat zijn om anderen ervan te kunnen overtuigen van het belang van hun vrijwilligerswerk. De taken van een vrijwilligerscoördinator kunnen zijn: Uitgangspunten van het vrijwilligersbeleid uitwerken; Iedereen binnen de vereniging ervan overtuigen dat de vrijwilligers erg belangrijk zijn en dat men deze mensen moet koesteren. Waarderen en motiveren werkt het beste om de vrijwilligers aan het werk te krijgen en te houden; Uit elke commissie iemand aanwijzen die in een vrijwilligerscommissie plaatsneemt, zodat alle taken en functies van de verschillende commissies goed omschreven kunnen worden; De acties coördineren die voortvloeien uit het beleidsplan vrijwilligersbeleid; Een planning maken waarin de toekomstige behoefte aan vrijwilligers beschreven wordt; Maatregelen voorstellen om in deze behoefte te voorzien via werving en doorstroming. De NCSU organiseert opleidingen, waarbij toekomstige vrijwilligerscoördinatoren inzicht krijgen in de taken en werkzaamheden van deze functie, zodat zij zelfstandig binnen de sportvereniging kunnen opereren. De opleiding omvat vijf dagedelen (meestal avonden). In bijlage 4 leest u meer over deze opleiding. 3.4 Externe hulp Het opzetten van een structureel vrijwilligersbeleid en dit stevig verankeren in het algemene beleid van de vereniging is een fikse klus. Hierbij wordt nogal wat gevraagd wordt van de vaak toch al druk bezette vrijwilligers van uw vereniging. Diverse (sport)organisaties en instanties kunnen u helpen bij het opzetten van (delen van) dit beleid. Hieronder een opsomming van deze externe hulptroepen: De sportbond waar u als vereniging bij bent aangesloten. De provinciale sportraad waar uw vereniging onder valt. Het sportservicepunt in uw gemeente. Sportkoepel NOC*NSF. De sportkoepels NCSU, NCS en NKS. De Nationale Federatie van Werkers in de Sport (NFWS). 20 / 31 C22: VRIJWILLIGERSBELEID

21 Regionale of landelijke vrijwilligerscentrales. NCSU Omdat deze lezersservice geschreven is in samenwerking met de Nederlandse Christelijke Sport Unie (NCSU), treft u een aantal voorbeelden aan van dienstverlening op het gebied van Vrijwilligersbeleid van deze sportkoepel. Adressen van andere ondersteuningsorganisaties vindt u in bijlage 7 van deze lezersservice. De NCSU heeft voor sportverenigingen op het gebied van vrijwilligersbeleid o.a. een modulair aanbod ontwikkeld. Dit is dienstverlening op maat, waarbij ingespeeld wordt op de specifieke vragen van verenigingen. Door de modulaire opzet van het ondersteuningsaanbod kunt u voor uw vereniging zelf een themabijeenkomst, cursus of scholing invullen, waarin de vragen worden behandeld waar u als club specifiek mee zit. Meer informatie over dit modulair aanbod vindt u in bijlage 5. In bijlage 6 vindt u een beknopt overzicht van de andere diensten en producten op het gebied van vrijwilligersbeleid die de NCSU (in samenwerking met andere partners) heeft ontwikkeld. 21 / 31 C22: VRIJWILLIGERSBELEID

22 Bijlage 1: Computerprogramma Taak- & Functiebeheer Het computerprogramma Taak- & Functiebeheer is bedoeld om overzichtelijk de structuur van uw vereniging in beeld te brengen, zodat voor alle betrokkenen duidelijk wordt hoe uw vereniging in elkaar zit; welke besturen/commissies en functies zijn er en welke taken en subtaken er vallen onder de verschillende functies. Daarbij wordt ook duidelijk wie over bepaalde taken met anderen hoort te overleggen. Daarnaast kan uw vereniging met het programma ideeën opdoen voor (her)inrichting van de structuur van uw vereniging. U zult dan niet alleen het programma aanpassen aan uw eigen situatie, maar de eigen verenigingsstructuur ook aanpassen op basis van ideeën uit het programma. Taak- & Functiebeheer wordt op CD-Rom aangeleverd. Op de CD-Rom staat tevens een zeer uitgebreide gebruiksaanwijzing, waarin de werking van het programma stap voor stap wordt uitgelegd, alsmede de installatieprocedure. Via het basisscherm van het computerprogramma kunnen aan besturen en commissies de gewenste functies gekoppeld worden; Aan deze functies kunnen vervolgens taken, subtaken en contacten gekoppeld worden. Op die manier kan stap voor stap de verenigingsstructuur in beeld gebracht worden; Ook kan er een tijdsbesteding gekoppeld worden aan een functie, aan de taken of aan de subtaken. Op die manier kunt u (potentiële) vrijwilligers een duidelijk beeld geven van hun functie of takenpakket. In de praktijk blijkt dat men dan sneller ja zal zeggen tegen een bepaalde functie of taak. Het is ook mogelijk om de persoonsgegevens van leden en vrijwilligers op te nemen en deze te koppelen aan bepaalde functies. U kunt eenvoudig een excel-bestand van uw ledenadministratie importeren, zodat u direct alle NAW-gegevens op de juiste plaats hebt staan. Ook kan er geselecteerd worden op talenten van leden en vrijwilligers, waardoor het gemakkelijk wordt om voor een bepaalde klus een geschikte vrijwilliger te vinden. Tevens zijn de beschrijvingen van besturen, commissies en functies flink uitgebreid, alsmede de printfunctie van het programma. Zo is het nu mogelijk om een afdrukbestand te exporteren naar Word, zodat u de teksten en schema's naar eigen inzicht kunt aanpassen. Taak- & Functiebeheer is primair bedoeld voor sportverenigingen, maar kan ook buiten de sport gebruikt worden door verenigingen en organisaties die veel met vrijwilligers werken. Meer informatie over het computerprogramma vindt u op Klik op hoofdmenupunt Diensten & Producten en vervolgens op submenupunt Vrijwilligersbeleid. In het rijtje aan de rechterzijde kunt u Taak- & Functiebeheer aanklikken. Onder aan de tekst die verschijnt, kunt u ook een gratis demoversie van het programma downloaden. Het adres voor meer informatie is tf-beheer@ncsu.nl en het telefoonnummer is U kunt bij het invoeren van de verenigingsstructuur gebruik maken van de demodatabase, waarbij een grote vereniging in beeld is gebracht en waarbij alle mogelijke koppelingen al gelegd zijn en functies inhoud hebben gekregen. Van hieruit kunnen functies, taken, subtaken en contacten toegevoegd of verwijderd worden. Een vereniging kan echter ook de verenigingsstructuur helemaal vanaf nul opbouwen. Uiteraard zijn de basistabellen met alle mogelijke besturen, commissies, functies, taken, subtaken en contacten wel gevuld. Daar kan uit geput worden. 22 / 31 C22: VRIJWILLIGERSBELEID