JAARVERSLAG Stichting Stadsmuseum Harderwijk

Transcriptie

1 JAARVERSLAG 2013 Stichting Stadsmuseum Harderwijk 25 juni

2 INHOUD 0. Voorwoord pag Bestuur 4 2. Beleid 6 3. Financiën 7 4. Organisatie 8 5. Collectie Vaste presentatie Tijdelijke exposities Activiteiten Bezoekers Huisvesting Vrienden Prestatieafspraken gemeente Vooruitblik 16 2

3 0. VOORWOORD Er is in 2013 wel erg veel gebeurd. Het businessplan is vastgesteld, waarmee ook het proces van herijking van de culturele infrastructuur werd afgerond. De gemeente zag in het businessplan aanleiding om de budgetsubsidie voor de komende 4 jaren vast te stellen en de nieuwe museale visie was ook aanleiding voor de gemeente en de provincie om subsidie te verlenen voor het in alle opzichten toegankelijk maken van het museumpand. Het in het verslagjaar vastgestelde personeelsplan betekende dat afscheid genomen moest worden genomen van de directeur en enkele medewerkers. Mutaties in het bestuur zorgden voor verjonging en verdere differentiatie in kwaliteiten. Het bestuur kwam vanwege de uitvoering van het businessplan in een meer operationele rol. De interim manager werd belast met het operationaliseren van onderdelen van het businessplan en met de dagelijkse leiding. Graafwerkzaamheden in de tuin en interne verhuisbewegingen luidden eind 2013 de voorbereidingen in voor de geplande verbouwing van het pand. Er is in 2013 ongelooflijk veel werk verzet, door de directeur, bestuur, medewerkers, vrijwilligers en vanaf 1 oktober door de interim manager. Die inzet is geen vanzelfsprekendheid en verdient heel veel waardering. Normaliter wordt het jaarverslag opgesteld door de directeur. Dit was deze keer niet mogelijk. Het bestuur bijgestaan door medewerkers heeft daarom deze taak op zich genomen. In de overgangsfase naar een nieuw museaal concept, is evenals vorig jaar - gekozen voor een vereenvoudigde opzet. We hebben veel vertrouwen in de toekomst. Met het licht op groen voor de uitvoering van het businessplan , met bouwkundige aanpassing van het museumpand in het verschiet en met zoveel enthousiaste mensen binnen en buiten het museum, wordt het Stadsmuseum Harderwijk zeker een graag gezochte en druk bezocht museale ontmoetingsplek, die mensen samenbindt en in contact brengt met de Harderwijker historie, actualiteit en met kunst. J.K.(Jan) Pel, voorzitter bestuur Stadsmuseum Harderwijk 28 mei

4 1. BESTUUR 1.1. Governance De governancecode cultuur is leidend voor het handelen van het Stadsmuseum Harderwijk. De nieuwe code uit 2013 wijkt niet wezenlijk af van de oude code (2007). Het Stadsmuseum kent als besturingsmodel het bestuur+directiemodel (in de nieuwe code genoemd het bestuur-model ). Voorbereiding en uitvoering van het beleid zijn in handen van de directie, terwijl het beleid wordt vastgesteld door het bestuur. Eén en ander is vastgelegd in een directiereglement. Op 12 februari 2013 is de bestuursevaluatie 2012 gehouden. Risicobeheersing van het financieel beheer was het belangrijkste bespreekpunt (notitie vastgesteld). Op 11 december van het verslagjaar vond de bestuursevaluatie 2013 plaats, voor het eerst in aanwezigheid van de interim manager / beoogd directeur. Een korte kennismaking met de nieuwe governancecode en het bestuursmodel stonden centraal. Besloten is de nieuwe code toe te passen, het bestaande bestuursmodel te handhaven en dit model te evalueren eind 2014 tegen de achtergrond van de code. De voorzitter en vice-voorzitter hadden periodiek overleg met de directeur en vanaf 1 oktober 2013 met de interim manager, in welk overleg de gang van zaken binnen het museum is besproken. Met de interim manager is in 2013 afgesproken begin 2014 een functioneringsgesprek te voeren. Medio 2013 vond er overleg plaats tussen het bestuur en de accountant, waarbij de jaarrekening is besproken. Geconstateerd is dat een goed financieel beleid gedurende jaren heeft geleid tot een financieel gezonde organisatie, waarin risico s beheersbaar zijn. Directie en bestuursleden hebben eind 2013 aangegeven geen nevenfuncties te vervullen die strijdig kunnen zijn met de belangen van het museum Bestuurswisselingen / herbenoemingen Dick Visser (bestuurslid) en Bea van Huizen (notulist) namen in het verslagjaar afscheid van het bestuur. Jan Pel werd per 16 maart herbenoemd als voorzitter, waarbij hij aankondigde tot in het voorjaar 2014 deze functie te zullen vervullen. Er werden 3 nieuwe bestuurleden benoemd, te weten Johan van der Sluis per 24 april, Machalina van Dijk per 31 juli en Susanne aan t Goor per 30 oktober

5 1.3. Bestuurssamenstelling per Naam: functie: benoemd: herbenoembaar: Jan Pel Voorzitter , aftredend 2014 Liek Mulder Penningmeester / vice-voorzitter Eef Wemes lid (namens VVSH) Ronald Zuidgeest Lid Nicolien Rengers lid Johan van der Sluis lid Machalina van Dijk notulist (secretaris) Susanne aan t Goor lid Toegevoegd aan het bestuur: Walter Lodewijk directeur / adviseur bestuur Corien v.d. Meulen interim manager vanaf 1 oktober Vergaderingen Het bestuur van de Stichting Stadsmuseum Harderwijk vergaderde in het verslagjaar 8 keer. De belangrijkste besluiten betroffen: - onderzoek naar huisvesting museum elders (zoals bibliotheek) - voortgang en financiering herinrichting presentatie Stadsgeschiedenis - vaststellen jaarrekening en jaarverslag vaststellen businessplan vaststellen personeelsplan - vaststellen meerjaren exploitatiebegroting verbouwing pand (ontwerp, organisatie bouwproces en plannen versus middelen) - akkoord Huurovereenkomst met gemeente na aanpassingen - benoeming bestuursleden - overlegpunten met Vereniging Vrienden van het Stadsmuseum - ontwikkeling marketing / PR - eindejaarsbijeenkomst medewerkers, vrijwilligers en bestuur - museaal beleid en openingstentoonstelling / ontwikkeling begane grond - akkoord budgetovereenkomst met gemeente - vaststellen begroting 2014 en investeringsoverzicht na verplichtingen - vaststellen tarieven en openingstijden na heropening - uitkomsten bestuursevaluatie 5

6 2. BELEID 2.1. Beleidskader De doelstellingen van de Stichting Stadsmuseum Harderwijk, zoals vastgelegd in de Statuten van december 2005, betreffen in de kern het bevorderen en verbreden van kennis van de geschiedenis van de Veluwe en in het bijzonder van Harderwijk en omstreken. Met de gemeente is in 2010 een meerjarige budgetovereenkomst gesloten, mede op basis van een in 2010 ingediend businessplan. Jaarlijks vindt overleg met de gemeente plaats over de mate waarin het Stadsmuseum inhoud geeft aan de beleidskaders. De budgetsubsidie voor 2013 is door de gemeente toegekend middels haar brief van januari Uitvoering Uitvoering beleidskaders Voortgangsoverleg met de gemeente vond in november plaats. Aan de beleidskaders is op een zodanige wijze inhoud gegeven dat de gemeente de budgetsubsidie over 2013 naar verwachting definitief zal vaststellen. Voor de uitvoering van het financiële beleid wordt verwezen naar hoofdstuk 3 en voor de verschillende activiteiten naar de hoofdstukken 7 t/m 9. Aan het Stadsmuseum is in 2011 opnieuw het predicaat geregistreerd museum voor 5 jaar toegekend. Jaarlijks vindt herijking plaats via een zelfanalyse. Nieuw beleid Ondermeer de aangekondigde bezuinigingen vanaf 2014, teruglopende bezoekersaantallen, veranderende maatschappelijke trends en nieuw gemeentelijk beleid maakten een herbezinning op de museale toekomst noodzakelijk. Voor de gemeentelijke benadering van cultuur zijn als uitgangspunt genomen: De Algemene Subsidieverordening 2013; De Stadsvisie 2031; en de Structuurvisie De vierde nota betreft specifiek de cultuursector met algemene uitgangspunten, zeven specifieke uitgangspunten voor de komende jaren en aanvullende eisen betreffende de subsidie (prestatieafspraken en onderscheid tussen subsidie infrastructuur, gesubsidieerde activiteiten en gefaciliteerde activiteiten). De gemeente heeft de herijking van de culturele infrastructuur extern laten ondersteunen door Berenschot. Onderdeel van die herijking was de ontwikkeling van businessplannen binnen de culturele sector. Het businessplan Stadsmuseum is door het museumbestuur vastgesteld in augustus 2013 en eind 2013 vastgesteld door de raad. 6

7 3. FINANCIEN 3.1. Accountant Accountantskantoor Van Welie uit Harderwijk draagt zorg voor het samenstellen van de jaarrekening, het voeren van de salarisadministratie en het regelen van de BTW aangifte. In de vergadering van het bestuur van het Stadsmuseum medio 2013 deed de accountant verslag van zijn controle en de samenstelling van de jaarrekening. De jaarrekening is in die vergadering definitief vastgesteld Baten en lasten 2013 De baten bedroegen in totaal bestaande uit de exploitatiesubsidie van ,--, entreegelden en overige baten De overige baten bestaan ondermeer uit eenmalige doelsubsidies. Het positieve resultaat van is voornamelijk toegeschreven aan de herinrichting stadsgeschiedenis en de algemene reserve. Voor wat betreft de lasten kan worden opgemerkt dat de personeelskosten 34,7 % van de baten bedroegen (2011: 30,4%, 2012: 25%), voor de bestuurs- en directiekosten lag dit percentage op 0,9% (2011: 0,7%, 2012: 0,71), terwijl voor huisvestingskosten 24,3 % gold (2011: 18,1%, 2012: 22,4%). Zie voor nadere informatie de jaarrekening 2013, waarin ook de goedkeurende verklaring van de accountant is opgenomen. Vanaf 2014 wordt de exploitatiesubsidie met 41% gekort Steunfonds Het Stadsmuseum kent een steunfonds, te weten Dr. G.C.J. Kruisingafonds, waarvan het dagelijks bestuur van het museum het bestuur vormt. 7

8 4. ORGANISATIE 4.1. Medewerkers Van Yolanda Heeren (educatie) werd afscheid genomen per 1 juli vanwege beëindiging of annulering van educatieve projecten. Gelet op de aangekondigde bezuinigingen is in juli van het verslagjaar een personeelsplan vastgesteld. Helaas moest op basis van dat plan besloten worden om eind 2013 (per ) afscheid te nemen van de Walter Lodewijk (directeur) en Marjolein van Harmelen (staf publiek en presentatie). Het personeelsplan strekt zich ook uit tot Per 1 oktober 2013 is voor 20 uur per week op tijdelijke basis Corien van der Meulen aangesteld als interim manager, dit om het businessplan te operationaliseren. Naast de medewerkers waarvan afscheid moest worden genomen, bestond de organisatie in 2013 uit een vaste staf, voor een deel in dienst zonder subsidie, voor een deel in dienst met loonkostensubsidie en voor een deel (al dan niet tegen vergoeding) gedetacheerd: - Corien van der Meulen (interim manager) - Gertjan Baron (registrator) - Peter Overeem (medewerker collectiebeheer) - Wout Prophitius (medewerker balie / interne dienst) - Arja Bonestroo (medewerker interne dienst) - Tinie van Bentum (conciërge) - Feike Drost (medewerker technisch onderhoud) - Dirk Eikelboom (medewerker technisch onderhoud) Daarnaast liep Willeke Stam, student Communicatie aan de Hogeschool Windesheim, stage bij het Stadsmuseum. Haar opdracht betreft het onderzoeken van de belangstelling voor/bij museumbezoek en het opstellen van een marketingplan voor het Stadsmuseum Vrijwilligers Het Stadsmuseum heeft een kleine groep, zeer betrokken vrijwilligers. Deze zijn oktober 2013 bijgepraat over het vastgestelde businesspan. Vanwege de leeftijd namen, na tientallen jaren aan het museum verbonden te zijn geweest, Lammert Postma en Adrie Philipsen eind 2013 afscheid als vrijwilliger. De interim manager heeft in het verslagjaar initiatieven genomen om nieuwe vrijwilligers te werven. 8

9 4.3. Jaarafsluiting 2013 Eind 2013 vond er een geslaagde eindejaarsbijeenkomst plaats voor medewerkers, vrijwilligers en bestuur, allen met partners. Tijdens die bijeenkomst is aandacht besteed aan het vertrek van de diverse functionarissen Arbo Het museum is aangesloten bij de Arbo Unie Midden Nederland. Er vond een heroriëntatie plaats op de aard en kwaliteit van de dienstverlening. In 2013 is nog niet voorzien in een nieuwe vertrouwenspersoon sexuele- en morele intimidatie. Er is een calamiteitenplan dat aan elke nieuwe medewerker wordt uitgereikt. In het verslagjaar is een begin gemaakt met de verhuizing van de kantoren naar een ander deel van het pand. 9

10 5. COLLECTIE 5.1. Depot De niet gepresenteerde collectie ligt opgeslagen in het interne en externe depot. Dat laatste is gelegen op het industrieterrein. Gelet op de beperkte ruimte aldaar is In het verslagjaar besloten de mogelijkheden van ontzamelen te gaan onderzoeken Aanwinsten Aanwinsten worden door de Vereniging Vrienden van het Stadsmuseum verworven en in bruikleen aan het museum afgestaan. In het jaarverslag van de Vrienden worden de aankopen toegelicht Conservering en restauratie Bij restauratieatelier Ela te Deventer vindt het periodieke onderhoud van onze collectie schilderijen plaats, dit volgens een opgesteld rooster en beoordeling van de conditie Registratie van de collectie De registratie van de collectie vindt plaats middels een speciale ADLIB-database voor musea. Middels een speciale ADLIB-applicatie wordt de data van de bibliotheek vastgelegd. Dit kon in het verslagjaar niet worden afgerond Toegankelijkheid collectie Naast de fysieke presentatie, wordt de collectie ook in toenemende mate digitaal toegankelijk. Zo is het Stadsmuseum aangesloten bij Collectie Gelderland. Ook in het verslagjaar zijn er weer 163 objectbeschrijvingen en afbeeldingen aangeleverd. De informatie is voor het publiek beschikbaar. Binnen het Stadsmuseum is in 2013 weer voortgang geboekt bij het digitaliseren van fotomateriaal. nl/collectie-gelderland CollectieGelderland is de website waar Gelderse collecties worden getoond. Via thema's, tijdvakken en trefwoorden kunnen geïnteresseerden bladeren door de... 10

11 6. VASTE PRESENTATIE 6.1. Beheer In de organisatie zijn medewerkers aangewezen die verantwoordelijk zijn voor het up-to-date houden van de vaste presentaties. Controle op correctheid en werking (van bijvoorbeeld apparatuur) vindt dagelijks plaats Aanpassingen In vorige verslagjaar is begonnen met vernieuwing van de presentatie van de stadsgeschiedenis van Harderwijk en het dorp Hierden. Besloten is de presentatie meer thematisch op te bouwen, met thema s zoals Grote Kerk, Minderbroederklooster, Smeepoort, Haven, Catharinakapel en Vischmarkt. De vernieuwing van de presentaties in Harderwijkzalen en de muntpresentatie is in het verslagjaar heroverwogen vanwege gewijzigde inzichten en kostenoverwegingen. Vissershuisje De Stichting Ginkgo Biloba stelt al jaren de benedenverdieping van het vissershuisje aan de Kleine Markstraat ter beschikking. Het Stadsmuseum gebruikt de ruimte voor een permanente schilderijenexpositie en een historisch interieur van een vissershuisje. Het vissershuisje wordt veel bezocht, zoals bij Stadswandelingen. 7. TIJDELIJKE EXPOSITIES 7.1. Inleiding Het streven is gericht op 2 à 3 tijdelijke exposities per jaar. In het verslagjaar zijn er gezien de verbouwingsvoorbereidingen 2 nieuwe exposities van start gegaan, waarvan een lopende expositie uit 2012 welke in mei 2013 is geüpgraded Exposities De kleurrijke tentoonstelling met werken van Brauck, onder de titel Brauck, 25 jaar werk, is in mei 2013 geüpgraded naar Frankrijk á la Brauck en liep tot juni De tijdelijke expositie Verborgen Schatten liep van de zomer tot eind Het ging om stukken uit het depot die een relatie hadden met o.m. reclame / grafisch ontwerp. 11

12 8. ACTIVITEITEN 8.1. inleiding Het Stadsmuseum heeft in het verslagjaar naast exposities ook andere activiteiten georganiseerd of hierin geparticipeerd. Waar dit leidde tot extra bezoekersaantallen, zijn deze verdisconteert in het totaaloverzicht van bezoekers (zie hoofdstuk 9) Onderstaand een korte samenvatting van activiteiten Museale activiteiten 2013 Participatie Museumregister Nederland Nationaal museumweekend, 5 en 6 april 2013; Gelderse museumdag, 19 oktober 2013; Open Monumentendag, 14/15 september 2013; Participatie coöperatie Erfgoed Gelderland; Participatie Collectie Gelderland; Educatieve projecten basisscholen (in beperkte mate) 8.3. Overige activiteiten 2013 Participatie in herijking culturele infrastructuur; Horen Klankbordgroep Participatie Huis van de Stad / verhaal van de Stad; Participatie Platform Historisch Harderwijk; Groepsbezoeken met gids (14 maal); Trouwerijen 1 maal; Schoolbezoek Christelijk College Groevenbeek: 3 maal; Schoolbezoek van diverse VMBO klassen in het kader van de tentoonstelling Brauck 25 jaar werk ; Schoolbezoek project Ahrend Samenwerkingsbesprekingen (o.a. Hortus, s Heerenloo, Harderwijk FM) Presentaties elders op verzoek; Cultureel ondernemerschap (o.a. enkele arrangementen, ontvangsten zoals HK21); Start gebruik social media Voorbereidingsgesprekken verbouwing Voorbereidingen tentoonstellingen en activiteiten na heropening Exploitatie museumwinkel. 12

13 9. BEZOEKERS 9.1. Bezoekcijfers museum Bezoekers tijdens openingen van exposities, zijn geschat. Dit geldt ook de educatieve projecten. Het aantal bezoekers aan het vissershuisje - vaak onderdeel van een stadswandeling is niet exact bekend. Een indicatie wel: bezoekers per jaar. 2013: (tussen haakjes = 2012) - museumlessen 40 (200) - kinderen t/m 12 jaar 454 (1.024) - jongeren jaar 92 (260) - volwassenen (1.595) - speciale dagen (betaald) 111 (98) - vrijkaarten 12 (54) - opening exposities 60 (120) - speciale dagen gratis entree 174 (200) - museumkaarten (2.231) - CKV/CJP 10 (29) - arrangementen 100 (185) totaal (2012: 5.996; 2011: 7.593; 2010: 7.609) 9.2. Virtuele bezoekers Collectie Gelderland ( Aantal aangesloten musea bezoekers site niet te leveren * (2012: ) bekeken pagina s niet te leveren * (2012: , voor het Stadsmuseum ) * Collectie Gelderland ging in de loop van 2013 over op een nieuw, niet vergelijkbaar systeem - Website Stadsmuseum ( : bezoekers site (2012: ; 2011: ; 2010: ) waarvan unieke bezoekers (2012: ; 2011: ; 2010: 9.039) bekeken pagina s (2012: ; 2011: ; 2010: ) - Website Harderwijkreeks ( : bezoekers site (2012:1.090: 2011: 1.081; 2010: 1.543) 13

14 waarvan unieke bezoekers 886 (2012: 793; 2011: 956; 2010: 1.275) bekeken pagina s (2012: 2.822; 2011: 2.537; 2010: 3.514) 10. HUISVESTING Kenmerken pand Het Stadsmuseum is gevestigd in een voormalig patriciërshuis in Lodewijk XVI stijl. Het huis werd in opdracht van Heribert van Westervelt (lid van de magistraat) gebouwd in Later woonden er ondermeer een notaris en tenslotte de gemeentearchitect van Ermelo. Zijn nabestaanden verkochten het pand aan de stad, onder voorwaarde dat er een museum zou worden gesticht, wat ook in 1952 gebeurde. Het pand is voor mensen met een beperking slecht toegankelijk Gebruik pand Op de begane grond bevindt zich de museumwinkel, de Academiezaal (permanente tentoonstelling), de ontvangstzaal, de kantoren en de museumtuin. Op de etages bevinden zich de overige museale ruimtes en de bibliotheek. De gemeente, als eigenaar, is verantwoordelijk voor het onderhoud van het pand en de installaties voor brandbeveiliging. Het Stadsmuseum draagt zorg voor de inbraaksignalering en is aangesloten bij Securitas. In het najaar is een nieuwe huurovereenkomst met de gemeente ondertekend, onder handhaving van bestaande condities Aanpassing pand Bij de ontwikkeling van een nieuwe museale visie was ook de huisvesting een niet onbelangrijk aandachtspunt. Het Stadsmuseum heeft op verzoek aangetoond dat huisvesting elders niet haalbaar is. De gemeente heeft in het verslagjaar besloten zich positief op te stellen betreffende aanpassing van het pand Donkerstraat, ondermeer door dit project voor medefinanciering bij de provincie aan te melden in het kader van het Stads- en regiocontracten ( aanpassing toegankelijkheid pand Stadsmuseum ). Andere financieringsbronnen waren het gemeentelijk WMO budget en eigen middelen van het Stadsmuseum. Medio 2013 was de besluitvorming over de financiering rond. Vanaf het najaar is er overleg gevoerd met de gemeente over de rolverdeling bij de bouw. Het pand is eigendom van de gemeente. Besloten is echter de coördinatie en uitvoering van het bouwproces in handen te leggen van het Stadsmuseum (de supervisie bij de gemeente), omdat dit zowel voor de gemeente als voor het Stadsmuseum voordelen biedt. Het Stadsmuseum heeft besloten het project uit te voeren op basis van de uitgangspunten van ketenintegratie. Er is een 14

15 bouwteam opgetuigd en de bestuurlijke eindverantwoordelijkheid is neergelegd bij één bestuurslid. Eind 2013 zijn de voorbereidingen voor de verbouwing gestart. 11. VRIENDEN Doelstellingen De Vereniging Vrienden van het Stadsmuseum Harderwijk (VVSH) heeft als doel om extra fondsen te werven, belangstelling voor het museum te wekken, voorwerpen aan het museum te schenken of in bruikleen te geven en om publicaties uit te geven, zoals de periodiek Folklore. Deze periodiek verschijnt steeds meer digitaal. In het najaar 2013 heeft - in een overleg - het bestuur van de Vrienden aangegeven geen nieuwe of andere rol dan de huidige voor zichzelf te zien binnen het nieuwe museale concept. Besloten is een keer te bespreken op welke wijze het museum meer grip zou kunnen krijgen op de winkel (valt nu onder de Vrienden) Bruikleen In 2013 zij geen artikelen in bruikleen afgestaan aan het Stadsmuseum. 12. PRESTATIEAFSPRAKEN MET DE GEMEENTE Met de gemeente Harderwijk zijn prestatieafspraken gemaakt, die ondermeer betrekking hebben op de hoofdtaken (collectietaak, publiekstaak en bedrijfstaak) en de exposities. Over de voortgang en verantwoording vond in november 2013 overleg plaats met de gemeente. Zie voor een inhoudelijke verantwoording de voorgaande hoofdstukken. Op basis van nieuwe prestatieafspraken is de subsidie voor de periode 2014 t/m 2017 toegekend en op 26 september 2013 is de subsidie voor het jaar 2014 vastgesteld. 15

16 13. VOORUITBLIK In 2013 zijn de ingrediënten voor een nieuwe museale toekomst beschikbaar gekomen. De verbouwing kan gerealiseerd worden, er is een businessplan met een nieuw museaal concept, een sluitende meerjarenbegroting, een verjongd en vernieuwd bestuur, een nieuwe directeur, een toegekende meerjarige exploitatiesubsidie, de inzet van sociale media, groeiende samenwerking met derden, een groeiend netwerk en een zich verbeterend imago. In het verslagjaar besloten we te gaan voor de volgende missie: Het Stadsmuseum Harderwijk, een graag gezochte en druk bezochte museale ontmoetingsplek voor jong en oud, die mensen samenbindt en op een eigentijdse wijze in samenwerking met anderen - in contact brengt met de Harderwijker historie, actualiteit en kunst. Alles wijst er op dat dat gaat lukken. 16