MAGAZINE. Sofatech integreert IT-ondersteuning bij Aquality Protect. Sofatech stroomlijnt de administratieve processen bij Laconte

Transcriptie

1 MAGAZINE Sofatech stroomlijnt de administratieve processen bij Laconte Sofatech integreert IT-ondersteuning bij Aquality Protect Bedrijfssoftware als ondersteuning voor uw strategie Cloud Computing: Hoofd in de wolken, voeten op de grond

2

3 E D I T O R I A A L 3 Van kenniseconomie naar kennisbedrijf We evolueren naar een kenniseconomie, en ondernemingen in alle sectoren worden steeds vaker kennisbedrijven. De marktleider van morgen is tegelijk lokaal, sociaal en mobiel. Winnaar wordt, hij die de aanwezige kennis in de organisatie beter beheert, structureert, toegankelijk maakt voor medewerkers. ICT moet in de eerste plaats een instrument worden om kennis en informatie te verzamelen en te verspreiden. Bij Sofatech weten we maar al te goed hoe belangrijk uw ICT-strategie is voor de toekomst van uw bedrijf. De missie van Sofatech: instaan voor de continuïteit van uw KMO. Met advies, ondersteuning en bewezen standaard-oplossingen. De rode draad doorheen dit alles: onze eigen kennis en ervaring die u helpen om de juiste keuzes te maken en om het maximum te halen uit uw investering in informatica. De getuigenissen door Laconte, O Beton en Aquality Protect verder in dit magazine bewijzen het: de frisse en persoonlijke aanpak van Sofatech als ICT-bedrijf wordt door klanten op prijs gesteld. Voor ons bestaat er geen betere motivatie om op diezelfde weg door te gaan! Wij hopen alvast dat u enkele nieuwe ideeën opdoet bij het doornemen van Sofatech magazine! MAGAZINE INHOUD Sofatech stroomlijnt de administratieve processen bij Laconte Pag 4 Stap het DigiDesk tijdperk binnen! Pag 6 O Beton uit Rumbeke mikt voor 100% op innovatie Pag 7 Sofatech: Uw externe ICT-servicepartner Pag 8 Bedrijfssoftware als ondersteuning voor uw strategie Pag 9 Sofatech integreert IT-ondersteuning bij Aquality Protect Pag 12 Cloud Computing: Hoofd in de wolken, voeten op de grond Pag 14 SOFATECH BVBA Vrijbosstraat 19A 8650 Houthulst info@sofatech.be

4 4 Sofatech stroomlijnt de administratieve processen bij Laconte Sofatech stelde voor over te stappen naar Microsoft Office 365. We hoeven nu niet meer te investeren in extra servers, software of onderhoud. De oplossing draait volledig in de cloud. Luc Laconte, zaakvoerder, Laconte Laconte stapte af van een heterogene, niet-geïntegreerde verzameling van losse IT-pakketten. Sofatech integreerde Bouwsoft met Sage BOB 50. Tegelijk stapten de medewerkers van Laconte over op Microsoft Office 365 en ontsloot Sofatech het gebruik van Bouwsoft en Sage BOB 50 van op afstand met Microsoft Terminal Server. Het resultaat is een omgeving die voor een opmerkelijke tijdwinst, productiviteit en efficiëntie zorgt. Zaakvoerder Luc Laconte behoudt dankzij de nieuwe aanpak het overzicht over de hele flow van het bedrijf. Dat laat hem toe sneller de juiste acties te ondernemen en zo in te spelen op de vlug veranderende behoeften van de markt. Laconte is gespecialiseerd in HVAC en sanitair, zinkwerk en dakdichting. Het bedrijf uit Rumbeke voert de installaties van A tot Z zelf uit en staat ook in voor verder onderhoud & herstellingen. De klanten van Laconte en zowel particulieren als professionele klanten, waaronder bedrijven uit de industrie, zorginstellingen en scholen. Laconte is een familiebedrijf met 5 mensen in binnendienst en 18 arbeiders op de baan. Met zaakvoerder Luc Laconte staat reeds de vierde generatie aan het hoofd van de onderneming We zijn actief in een markt die snel evolueert, zegt Luc Laconte. Denken we maar aan de opkomst van vloerverwarming, warmtepompen en zonneboilers. We scholen ons voortdurend bij om op de vraag van de klant te kunnen inspelen. Laconte levert daarbij een service van hoog niveau, onder meer via een hersteldienst voor dringende interventies die dag en nacht paraat staat. Komaf maken met dubbele gegevensinvoer Om in die concurrentiële en snel evoluerende markt stand te houden, is een goede administratieve opvolging & IT-ondersteuning hierin essentieel. Doorheen de jaren had Laconte daarvoor diverse aparte pakketten in gebruik genomen, onder meer voor werkplanning, voorraadbeheer, facturatie en boekhouding. De oplossingen waren echter niet geïntegreerd. Dat zorgde voor veel manuele (her)input, soms tot vier keer toe, in vier verschillende systemen Het spreekt voor zich dat die manier van werken veel druk legde op de administratieve medewerkers. Door het vele manuele werk, bleef ook de juistheid van de data dikwijls ondermaats. Omdat Laconte zelf niet direct de nodige mankracht noch specialisten in eigen huis had, vonden ze in Marc Cuvelier (zelfstandig consultant, MCU Solutions) de ideale externe sparring partner om hun administratieve processen grondig te analyseren en te optimaliseren. info@sofatech.be

5 Laconte had het pakket Bouwsoft al in gebruik genomen, legt Marc uit. Dat is een administratief pakket voor de bouwsector dat in het begin hoofdzakelijk werd gebruikt voor het maken van materiaalbonnen. Het bedrijf wilde een nieuwe stap zetten om ook de werkbonnen van de techniekers, de facturatie en de boekhoudkundige & financiële Marc Cuvelier: Het afpunten van de verkoopfacturen gebeurt nu automatisch! Het handmatig overtypen van cijfers in onze bankmodule of boekhouding is hiermee definitief verleden tijd. In de cloud met Microsoft Office 365 Intussen werkte Sofatech ook een oplossing medewerkers toe razendsnel alle noodzakelijke documenten terug te vinden, bijvoorbeeld via factuurnummer, artikelnummer of een korte omschrijving, zegt Marc Cuvelier. Vroeger moesten ze daarvoor soms verschillende mappen met papieren aankoopfacturen doorzoeken. De winst aan tijd en efficiëntie is enorm. 5 opvolging van hun projecten beter te kunnen uit voor het verouderde serverpark van La- integreren. conte. Bouwsoft en Sage BOB 50 draaien Luc Laconte toont zich erg enthousiast over op een lokale server, maar daarnaast koos de oplossingen die Sofatech in zijn bedrijf Integratie tussen Bouwsoft en Sage Laconte ook voor de cloud. Zo hoeven we neerzette. De tijdwinst is essentieel: de BOB 50 met Sofatech niet te investeren in extra servers, software projectcyclus is ingekort en we kunnen snel- Op zoek naar een alternatief voor de diver- of het bijhorende onderhoud, zegt Luc La- ler factureren. Dankzij de automatisering se pakketten die Laconte in huis had, kwam conte. Sofatech rolde Microsoft Office 365 kan het bestaande administratieve team de het bedrijf al snel bij Sofatech terecht. De uit. Omdat de internetverbinding essentieel groei van het bedrijf aan. Bovendien hebben IT-partner uit Houthulst koos resoluut voor is bij het gebruik van een cloudoplossing, we op ieder moment een duidelijk zicht op een geïntegreerde aanpak van Laconte s voorzag Sofatech in twee aparte fysieke de cijfers. We hebben nu een overzicht op processen. We hebben Bouwsoft behou- lijnen bij Telenet en Belgacom. Bij uitvallen de hele flow binnen het bedrijf. den en verder uitgewerkt als basissys- van de eerste internet verbinding neemt de teem, zegt Marc Cuvelier. We beheren andere automatisch over: daarmee is de be- Voordelen er nu, naast de bestelbonnen, de volledige schikbaarheid van Office 365 en rest van de integratie van Bouwsoft - Sage BOB 50 verkoopfacturatie mee. Ook alle informatie internet toegang gegarandeerd. - Isabel: eenmalige data-invoer zorgt over prijzen en artikels kunnen we nu auto- voor tijdwinst, meer productiviteit en matisch up to date houden, onder andere via Voor onze medewerkers is in principe niets een lagere foutenlast import van prijslijsten van leveranciers zoals veranderd, zegt Luc Laconte. Of de soft- Microsoft Office 365: geen extra in- Van Marcke & Omniterm. ware in de cloud draait of op een lokale ser- vestering in hardware en software, ver, maakt voor hen geen verschil. Een bij- any time any place werken met de Na een grondige analyse van de processen komend voordeel is alvast dat Office 365 de meest recente versie van de oplossing, en behoeften van Laconte, werd er beslist zaakvoerder de mogelijkheid biedt om ook tegen een voorspelbare kostprijs per om Bouwsoft in te integreren met het boek- thuis en onderweg het systeem in te kijken. gebruiker houdpakket Sage BOB 50. Daarmee schakelt Microsoft Terminal Server: voor toegang Laconte vandaag een pak manueel werk uit. Digitalisering van aankoopfacturen tot alle belangrijke systemen van op En er is veel geautomatiseerd. De klan- Om dezelfde reden implementeerde Sofa- afstand (draadloos doorheen gans het ten en facturen worden automatisch van tech bij Laconte Windows Terminal Server. magazijn, van thuis uit, op locatie, ) Bouwsoft ingelezen in Sage BOB 50 zon- Die oplossing biedt van op afstand toegang der dat deze opnieuw moeten ingegeven tot Bouwsoft en Sage BOB 50, waardoor nu worden. ook de magazijnier via een Tablet doorheen gans het magazijn zijn bestellingen kan Koppeling met Isabel 6 doen. Sage BOB 50 werd eveneens gekoppeld met de banksoftware Isabel. Onder meer Met de nieuwe IT-omgeving slaagde So- de betalingen door leveranciers (inclusief fatech erin de behoeften van Laconte in te de berekeningen van contantkortingen) en vullen. Het sluitstuk vormt de digitalisering de rekeninguittreksels worden automatisch van de aankoopfacturen en het gebruik ingelezen. van Microsoft Search Server. Die oplossing fungeert als zoekmachine en laat de Marc Cuvelier, externe consultant, MCU Solutions

6 6 NO FUTURE FOR PAPER Stap het DigiDesk tijdperk binnen! Gedematerialiseerd beheer en uitwisseling van al uw papierwerk is nu mogelijk. Facturen, betalingsherinneringen, aangetekende zendingen, juridische documenten, BTW-administratie,... Weet u precies in welke mate dematerialisatie voordelig is voor uw onderneming? Dankzij de dematerialisatie kunnen back-upproblemen en ingavefouten voorgoed vaarwel worden gezegd! U wisselt informatie in een mum van tijd uit en vermindert hierdoor kosten en transactietermijnen. U kan zich concentreren op uw core business, terwijl DigiDesk de administratie vergemakkelijkt en zo zorgt voor productiviteitswinst. Minder administratieve rompslomp en meer tijd besparen? DigiDesk is de nieuwe tool bij uitstek om uw inkomende en uitgaande documenten te beheren (papier en PDF-documenten). Hoe werkt het? Fysieke documenten worden ingescand in PDF-formaat. Gegevens worden overgenomen dankzij intelligente dataherkenning (OCR) en kunnen op hun beurt door DigiDesk worden gebruikt. Zo worden bijv. gegevens automatisch aangevuld bij het opstellen van facturen. Documenten worden automatisch opgeslagen en geklasseerd. Documenten kunnen gemakkelijk worden opgezocht en gedeeld. Sage Approval staat u bovendien toe een goedkeuringscircuit voor betalingen in te stellen. Via een beveiligde link kan de goedkeurder, niet noodzakelijk een Sage BOB 50- gebruiker, facturen op elk ogenblik raadplegen en goedkeuren. Nog meer besparen op administratieve kosten? Via de optie DigiDesk einvoice kunnen facturen voortaan elektronisch in XML-formaat (UBL 2.0, Belgische standaard e-fff) worden verstuurd en heeft u in slechts enkele muisklikken al uw leveranciersfacturen verwerkt. Voor een effectief beheer van elektronische facturen, is het aan te raden om te abonneren op de Diensten Sage einvoice. De voordelen hiervan zijn: Automatische melding van nieuwe ontvangen facturen. Beheer van aanvragen tot elektronische facturatie en automatisch bijwerken van signaletiekfiches klanten. Elektronische rechtsgeldige archivering in een digitale kluis. Extern laten drukken en opsturen van brieven en facturen. Traceerbaarheid van uitgewisselde facturen. Deze module gaat hand in hand in hand met Sage BOB 50 Boekhouding. Voor de ondernemingen die voor 100% de boekhouding aan hun boekhouder overlaten is er Sage DigiDesk, die de administratieve taken van de onderneming vereenvoudigt. Vraag ernaar bij Sofatech. info@sofatech.be

7 O Beton uit Rumbeke mikt voor 100% op innovatie O Beton, gevestigd in Rumbeke, is een jonge onderneming die begin 2012 werd opgericht en zich voornamelijk toespitst op de productie van standaard betonnen putten voor ondergronds gebruik. Oprichters Odiel Vandenbulcke en Gerdi Vankeirsbilck zijn allebei gepokt en gemazeld in de betonsector. Dé troef van het bedrijf is echter innovatie, met een productiecapaciteit die tot de top behoort in de sector. Sofatech begeleidde met succes de invoering van Sage BOB 50 om de orders bij O Beton op te volgen, de productie beter aan te sturen én de voorraad onder controle te houden. Bedrijf doorheen seizoensschommelingen loodsen Zoals vele ondernemingen in de bouwsector heeft O Beton te maken met sterke seizoensschommelingen. Het hoogseizoen wordt ingezet vanaf maart/april, en een iets kalmere periode start vanaf oktober. Bedrijfssoftware is volgens Nico Naert dan ook onontbeerlijk als informatie om een bedrijf aan te sturen: Wat als je orderboek daalt in een periode dat het zou moeten stijgen? Dergelijke objectieve informatie moet je uit je softwaresysteem kunnen halen, zodat je onmiddellijk kan ingrijpen indien nodig. 7 Omzetverdubbeling De oprichters van O Beton, Odiel Vandenbulcke en Gerdi Vankeirsbilck, kennen de sector door en door: hun grootouders werkten reeds als aannemer en betonfabrikant. De ondernemers kozen bij de oprichting meteen voor een ultramodern en flexibel machinepark: O Beton produceert vandaag ongeveer 7,000 betonputten per jaar en kan moeiteloos de productie opdrijven wanneer de markt erom vraagt. Nico Naert, technisch verantwoordelijke bij O Beton: O Beton profiteert niet alleen van een gezonde marktkennis, maar is ook een bijzonder innovatief bedrijf. Als jonge onderneming hebben wij bij de oprichting in één stap 40 jaar concurrentie ingehaald dankzij ons modern machinepark. Van bij de opstart van het nieuwe bedrijf wilde het management meteen ook een softwaretoepassing in huis halen die mee kon evolueren met de sterke groeiambities. De huidige omzet moet binnen de 3 jaar immers verdubbelen. Geld verdienen door voorraad te beperken In samenwerking met Sofatech voerde O Beton Sage BOB 50 in om de orders beter op te volgen. De levensnoodzakelijke informatie over het orderboek moet immers zorgen voor de rechtstreekse aansturing van de productie bij O Beton en draagt daarmee bij tot een beperking van de voorraad. Wat betekent een halvering van de voorraad met dezelfde leverbetrouwbaarheid? Dat je een pak kapitaal kan vrijmaken voor andere projecten! Zo levert Sage ons een aanzienlijk financieel voordeel op, vertelt Nico Naert. O Beton maakt vandaag dankbaar gebruik van de BOB OLE-module, die een dynamische koppeling voorziet tussen Sage BOB 50 en Excel. Zo kan O Beton heel makkelijk analyses maken in Excel op basis van actuele gegevens uit de Sage softwaretoepassing.. Toekomst In de toekomst wil O Beton Sage BOB 50 intensiever inzetten door ook de productiemodule van het pakket in gebruik te nemen. Wij zijn alvast zeer tevreden over de samenwerking met Sofatech. Samen met het bedrijf, is ook de softwaretoepassing aan het groeien: meer kan je toch niet wensen?, stelt Nico Naert tot besluit. Wat betekent een halvering van de voorraad met dezelfde leverbetrouwbaarheid? Dat je een pak kapitaal kan vrijmaken voor andere projecten! Zo levert Sage ons een aanzienlijk financieel voordeel op. Nico Naert, technisch verantwoordelijke, O Beton

8 8 ICT is bepalend voor het succes van uw onderneming. Niet enkel bij de initiële aankoop moet u de juiste keuzes maken: de beschikbaarheid van uw ICT-infrastructuur, 24 uur op 24 en 7 dagen op 7 is de levenslijn van het bedrijf. Sofatech: Uw externe ICT-servicepartner Steven Vandenbroucke en Isabel Dumortier, zaakvoerders Sofatech Technologie wordt steeds complexer, en bedrijven hebben niet altijd de tijd of de expertise in huis om de werking van hun ICT-infrastructuur van uur tot uur op te volgen en tijdig in te grijpen. Het garanderen van Business Continuity is dan ook de kernpijler van het dienstenaanbod van Sofatech, met een service van topniveau bij de configuratie, het dagelijks beheer, het periodiek onderhoud en de upgrade van netwerkinfrastructuur en softwaretoepassingen. Steven Vandenbroucke, zaakvoerder van Sofatech: Sofatech treedt op als de externe ICT-servicepartner voor KMO s en grote ondernemingen. Vaak blijkt de interne ICT-verantwoordelijke of afdeling over onvoldoende kennis of tijd te beschikken om het ICT-beheer naar behoren uit te voeren. Met geavanceerde diensten als Remote Monitoring voert Sofatech van op afstand een proactieve monitoring uit van de vitale functies van de ICT-infrastructuur. Dat laat Sofatech toe om in te grijpen voor zich een ernstig probleem voordoet. Bedrijfssoftware vertalen naar meerwaarde voor het bedrijf Verliest u ook het overzicht door talloze documenten en Excel bestanden die in het bedrijf circuleren? Worden gegevens meermaals ingevoerd - op papier en in verschillende softwaresystemen? Mist u de juiste rapporteringen, aangepast aan uw specifieke wensen? Dan kampt u allicht met een ICT-omgeving die onvoldoende afgestemd is de specifieke noden van uw organisatie. Sofatech pakt uit met een eenvoudige, doch ambitieuze missie: bedrijfssoftware vertalen naar een echte meerwaarde voor het bedrijf. De meeste bedrijven kampen met de welbekende eilandproblematiek: de aanwezigheid van verschillende, niet-geïntegreerde softwaresystemen naast elkaar, heeft tot gevolg dat gegevens meerdere malen moeten ingevoerd worden. Het gevolg: tijdverlies en talrijke fouten. Steven Vandenbroucke: Sofatech is verdeler van Sage BOB 50, maar streeft er steeds naar, om bestaande toepassingen te behouden en waar mogelijk met elkaar te integreren via Enterprise Application Integration. Zo verlopen de processen gestroomlijnder en vermijdt men de dubbele invoer van gegevens. info@sofatech.be

9 Bedrijfssoftware als ondersteuning voor uw strategie 9 Al dan niet onder druk van externe marktomstandigheden, heeft iedere bedrijfsleider wel bepaalde doelstellingen voor ogen. Of de prioriteit nu gaat naar groei, klantenservice of kostenbeheersing, steeds opnieuw duikt dezelfde vraag op: hoe kan je deze doelstellingen omzetten in concrete objectieven waarvan men het resultaat kan meten? Geïntegreerde bedrijfssoftware blijkt vaak de aangewezen weg op voorwaarde dat het management nauw betrokken blijft bij het project.

10 10 Wanneer u beslist om te investeren in een geïntegreerd bedrijfssysteem, is dat in de eerste plaats omdat u bepaalde bedrijfsdoelstellingen wil realiseren: uw groei- en winstdoelstellingen behalen; de dienstverlening aan uw klanten verbeteren; de operationele en administratieve kosten verder terugdringen Een bedrijfssoftwaresysteem kan een belangrijke meerwaarde vormen voor uw KMO, op voorwaarde dat u weet welke doelstellingen u ermee wil bereiken op het niveau van groei, kostenbeheersing of klantenservice. Betrokkenheid van het management Uit marktonderzoek blijkt dat de meest succesvolle implementaties van bedrijfssoftware steeds uitgaan van welomlijnde objectieven, vaak vertaald in geplande kostenverminderingen en een betere en meer nauwkeurige planning. Deze resulteren dan weer in een hogere klantentevredenheid en de mogelijkheid om medewerkers in te zetten voor taken met meer toegevoegde waarde. Vandaag de dag blijkt een bedrijfssoftwaresysteem ook voor veel succesvolle KMO s een nuttig hulpmiddel bij het realiseren van deze doelstellingen. Een voorwaarde is echter wel dat het management - nadat de initiële beslissing is genomen - actief betrokken blijft bij de analyse- en implementatiefase van het nieuwe systeem. Helaas wijst de praktijk uit dat dit vaak niet het geval is. Uw boekhoudpakket als eerste - maar niet enige - draaischijf De nood aan een nieuw boekhoudsysteem binnen de onderneming vormt vaak de rechtstreekse aanleiding om een aantal leveranciers van bedrijfssoftware aan een grondig onderzoek te onderwerpen. In navolging van wettelijke vereisten moet uw financiële software immers een aantal specifieke taken ondersteunen: het boeken van uw bankgegevens, grootboek, BTW-aangiftes, betalingsopvolging... Welke - eventuele extra - functies u nodig heeft, bekijkt u best met uw boekhouder: hij kent uw bedrijf immers door en door! Evolueren naar geïntegreerde standaardprocessen Steeds meer evolueren boekhoudpakketten naar totaaloplossingen voor geïntegreerd bedrijfsbeheer, met inbegrip van voorraaden magazijnbeheer, klantenbeheer (CRM), productiebeheer en logistiek. ERP blijkt hiervoor een gangbare naam, al dekt de term niet helemaal de lading. Een ERP systeem kan dus een belangrijke meerwaarde betekenen voor uw KMO, op voorwaarde dat u weet welke doelstellingen u ermee wil bereiken Steven Vandenbroucke, zaakvoerver, Sofatech Naarmate een KMO de bedrijfsprocessen van het begin ontgroeit, moeten handmatige en weinig onderbouwde procedures immers plaats maken voor meer gestructureerde en geïntegreerde standaardprocessen. Om uw kostenstructuur te verlagen, kan u bijvoorbeeld werk maken van het standaardiseren van verkoopdocumenten en betalingsopvolging of het verminderen van artikelvoorraden. Facturen die elektronisch binnenkomen via Isabel of Certipost, zou u liefst van al met een minimum aan manuele handelingen inboeken in uw boekhoudpakket. Rapporten maken in Excel, kan best in real-time gebeuren op de database van uw bedrijfssysteem; zo vermijdt u fouten bij het manueel kopiëren van de ene naar de andere toepassing. Operationele en administratieve kosten terugdringen Hoe vlot verlopen de administratieve en financiële processen in uw bedrijf? Hoeveel tijd verloopt er tussen het plaatsen van een order en het innen van de factuur? Het is binnen die tijdsspanne dat u onkosten maakt, en administratieve processen verlengen niet alleen de levertermijn voor de klant, maar verlagen ook de rentabiliteit. Een te hoge voorraad betekent bevroren kapitaal, dat u niet aan andere projecten kan besteden. Dient u soms beroep te doen op overbruggingskredieten omdat u cashflow problemen niet had zien aankomen? Loopt de opvolging van wanbetalers weleens stroef en verloopt er teveel tijd tussen het aflopen van de betalingstermijn en het contacteren van een late betaler? De waarde van uw projecten in uitvoering, uw ingezette resources en aangekochte goederen, vertegenwoordigen meestal een aanzienlijk kapitaal. Welke middelen kan u inzetten om voordeliger en sneller te factureren? De opvolging van operationele en administratieve processen is een zeer belangrijk gegeven binnen iedere onderneming. De info@sofatech.be

11 koppeling tussen boekhouding, voorraadbeheer, aankoop en financiële planning zorgt er bijvoorbeeld voor dat u de toekomst beter imago van uw bedrijf ernstige schade toebrengen. Geïntegreerde bedrijfssoftware kan u ook helpen om de relatie met uw le- heeft iedere sector een verschillende problematiek. 11 kan inschatten en uw cash flow beter onder veranciers beter te bewaken. Bij ontvangst Heeft u als dienstverlener zicht op de reële controle heeft. worden goederen rechtstreeks in het sys- winstgevendheid van uw projecten en dien- teem geregistreerd. Zo zijn ze niet alleen sten? Kent u de kost die per afdeling wordt Dienstverlening aan de klant verbeteren zichtbaar voor de hele organisatie (boekhou- gemaakt? Een betere service houdt in dat u klanten ding-productie-planning), maar kunt u ook ten allen tijde correct kan informeren. Van- de leverbetrouwbaarheid van uw leveran- In een firma met transportactiviteiten, geldt uit een online bestelformulier of online pro- cier opvolgen. dan weer dat de rentabiliteit wordt bepaald ductcatalogus zouden klanten bijvoorbeeld door de bezettingsgraad van het rollend ma- rechtsreeks orders kunnen plaatsen. Deze Bedrijven die zelf goederen transporteren terieel, terwijl een distributiebedrijf nauw- gegevens komen vervolgens rechtstreeks staan eveneens voor een aantal uitdagin- gezet zal toekijken op de marges en rota- in het bedrijfssysteem terecht zonder dat u gen. Zo moeten ze niet alleen kostefficiënt tiegraden van de artikelvoorraad. alles opnieuw manueel moet invoeren. Dit werken, maar ook een vlekkeloze service le- versnelt het verkoopproces niet alleen; het veren. Ervoor zorgen dat alle goederen tijdig In alle scenario s levert bedrijfssoftware u vermindert ook de kans op fouten en laat u op bestemming zijn, maar ook dat de klant geïntegreerde modules waarmee u de ren- toe om de klant te allen tijde te informeren goed geïnformeerd wordt. Zo moet hij bij- tabiliteit van uw specifieke activiteit kan over de status van zijn order. voorbeeld altijd kunnen vernemen waar zijn bewaken. Kijk dan ook nauw toe op de rap- goederen zich bevinden en wanneer deze op porteringsmogelijkheden die het systeem Ook leveranciers vormen een belangrijke de bestemming zullen zijn. biedt: hoe vlot kunnen de medewerkers zelf schakel in uw serviceverlening. Grondstof- rapporten maken en gegevens exporteren fen of halffabrikaten van slechte kwaliteit Uw groei en rentabiliteit bewaken naar Excel? of laattijdig geleverde goederen kunnen het Wanneer het gaat om groei en rentabiliteit,

12 12 IT is essentieel voor ons bedrijf. We ondersteunen de hele processtroom met een geïntegreerde IT-omgeving. David Houthoofd, zaakvoerder, Aquality Protect Sofatech integreert IT-ondersteuning bij Aquality Protect Aquality Protect beheert zijn complete processtroom met IT. Een ERP-pakket staat in het hart van de omgeving. Sofatech stond daarbij in voor de integratie met de financiële software van Sage BOB 50. Verder ontwikkelde Sofatech een stukje maatwerk voor de berekening van offertes en de nacalculatie van projecten, uiteraard opnieuw geïntegreerd met het ERP-pakket. Een oplossing op basis van TomTom zorgt voor de automatische administratie van gepresteerde uren en verplaatsingen. De complete IT omgeving is gericht op de productiviteit en de efficiëntie van de administratie. Het laat Aquality Protect toe zich concurrentieel op te stellen en snel in te spelen op de veranderende behoeften van de markt. Aquality Protect uit Wevelgem is gespecialiseerd in de behandeling van vochtproblemen, zoals opstijgend vocht, condensatie en schimmelvorming. Tot de groep behoren ook ISO Protect (isolatie van spouwmuren, vloeren en daken in bestaande woningen), Aquahunt (lekdetectie) en Airlife (ventilatie). De groep telt 75 medewerkers. De bedrijven uit de groep concentreren zich voluit op hun kernactiviteiten. Voor de IT-ondersteuning rekent zaakvoerder David Houthoofd daarom sinds jaar en dag op de diensten van Sofatech. Meer nog, Aquality Protect was destijds de eerste klant van de IT-partner uit Houthulst. Sofatech schreef voor Aquality Protect onder meer een ERP-oplossing op maat. Later, toen het maatwerk het einde van zijn levenscyclus had bereikt, stapte Aquality Protect over op een pakket. Sofatech bleef echter actief als partner voor alle andere IT-behoeften van het bedrijf, zoals de installatie en het onderhoud van het hardwarepark en de integratie van oplossingen, onder meer voor administratie en boekhouding. Complete processtroom in IT Uiteraard is IT heel belangrijk voor ons, zegt David Houthoofd. De hele processtroom zit erin vervat. Van de adresgegevens van een prospect tot de neerlegging van de jaarrekening, alles heeft een IT-component. Vandaar het belang van de IT-ondersteuning van onze activiteiten met ERP, CRM, planningsoftware, boekhoudsoftware, BI en rapportering. Meer nog, IT speelt al een rol nog voor de eerste prospect in het vizier komt. Zo maakt Aquality Protect onder meer gebruik van Google AdWords. We werken in de consumentenmarkt, zegt David Houthoofd. Marketing is belangrijk. We nemen

13 deel aan beurzen, sturen mailings uit en halen referenties aan, maar uiteraard moeten we ook online duidelijk aanwezig zijn. Integratie Sage BOB 50 met ERP-omgeving Het beheer van het operationele luik van Aquality Protect vindt in het ERP-pakket plaats. Voor de boekhoudkundige administratie en financiële rapportering implementeerde Sofatech de oplossing Sage BOB 50. Tegelijk integreerde Sofatech het pakket met de ERP-omgeving. Dat zorgt voor een automatische doorstroming van de gegevens. David Houthoofd: Het vermijdt dat de medewerkers van de boekhouding de gegevens manueel in het systeem moeten overtikken. De integratie is met andere woorden een essentiële voorwaarde om tijdwinst te realiseren. Omdat de manuele data-invoer wegvalt, neemt ook de kans op fouten en vergissingen sterk af. Koppeling met ebanking-software Isabel 6 De koppeling tussen Sage BOB 50 en Isabel 6 is volgens David Houthoofd een zegen voor de financiële administratie van het bedrijf: Elektronische CODA-afschriften worden ingelezen en Sage BOB 50 zorgt ervoor dat betalingen automatisch worden toegewezen aan de juiste factuur op basis van rekeningnummer en bedrag. Van gepersonaliseerde offerte tot klant Met een uitgebreid netwerk van vertegenwoordigers kunnen bij Aquality Protect tot tientallen offertes per uur gemaakt worden. Om het complexe offertebeheer in goede banen te leiden ontwikkelde Sofatech een Excel-gebaseerde productconfigurator die de vertegenwoordiger op de baan toelaat om zeer snel een gepersonaliseerde prijsberekening aan de klant over te maken - ook wanneer hij niet online is. David Houthoofd: Sofatech voorzag zelfs in de mogelijkheid om in de offertes automatisch referenties te vermelden uit de regio van de prospect. Gebaseerd op de scores die geregistreerd werden bij de jaarlijkse tevredenheidsenquêtes bij klanten! Track- en trace De tool is tegelijk ook verbonden aan de nacalculatie van het bedrijf. De toepassing maakt daarbij de vergelijking tussen de oorspronkelijke offerte en de data over de geleverde prestaties uit het ERP-pakket. Op die manier komt het bedrijf automatisch tot de juiste eindafrekening voor de klant. Om de gepresteerde uren en de verplaatsingen van de projectteams correct te beheren, implementeerde Sofatech een track- en tracesysteem op basis van TomTom. Ook hier is integratie een belangrijk element. De oplossing stuurt de informatie over de gepresteerde uren automatisch door naar het sociaal secretariaat. Dat stroomlijnt de administratie en schakelt bij Aquality Protect een belangrijke hoeveelheid manuele interventies uit. Uitbreiding in de cloud: eerst evalueren Om de groei van het bedrijf beter te ondersteunen, verhuist Aquality Protect binnenkort naar een nieuw locatie op een industrieterrein in Gullegem. Sofatech zorgt ervoor dat het serverpark mee verhuist. Meer nog, op de nieuwe locatie komen er wellicht extra servers bij. Toch denken we intussen ook na over de mogelijkheden die de cloud te bieden heeft, zegt David Houthoofd. De feedback die we krijgen is echter niet eenduidig. Wellicht heeft de cloud voor ons nog geen optimale oplossing. Aquality Protect blijft voorlopig met enkele vragen zitten rond de beschikbaarheid van toepassingen in de cloud. Uiteraard bestaan daar oplossingen voor. Tegelijk valt in de cloud de investering in servers en onderhoud weg, wat uiteraard wel de nodige voordelen biedt. Voorlopig zijn we er echter nog niet uit VOORDELEN integratie van Sage BOB 50 met ERP: tijdwinst en administratieve efficiëntie integratie van maatwerk voor offerteberekening en nacalculatie met ERP: snelle en correcte administratieve afhandeling van projecten integratie van track- en tracesysteem met sociaal secretariaat: automatisering van administratief proces. Sofatech integreerde Sage BOB 50 met de ERP-omgeving. Dat zorgt voor een automatische doorstroming van de gegevens, met tijdwinst en een hogere datakwaliteit als resultaat. David Houthoofd, zaakvoerder, Aquality Protect 13

14 14 CLOUD COMPUTING Hoofd in de wolken, voeten op de grond De komst van cloud computing als een technologisch platform is een haalbaar alternatief voor bedrijfstoepassingen die ter plaatse geïnstalleerd worden, al blijft het reële kostenplaatje moeilijk te vergelijken. Aan de ene kant is het voor traditionele on-premise software niet gemakkelijk om de reële kosten per gebruiker per maand en per toepassing te berekenen. De kosten verbonden aan de aanschaf en het beheer van hardware, worden in de meeste gevallen echter sterk onderschat. Aan de andere kant moet dezelfde oefening voor cloud-toepassingen alle kosten incalculeren. Als u bijvoorbeeld wilt dat uw cloud-toepassing in dialoog treedt met andere systemen, moet u rekening houden met extra kosten voor gegevensintegratie. Hetzelfde geldt voor de kosten verbonden aan de eventuele migratie van uw bestaande gegevens- en businesslogica naar de cloud. De belangrijkste boodschap luidt echter dat cloud in een aantal gevallen - vaak voor specifieke processen - goedkoper kan dan de on-site equivalent. Zolang u zich naar behoren informeert, maakt u een goede kans op het nemen van de beste technologische en financiële beslissing voor uw organisatie. Microsoft Office 365 Microsoft verwacht dat in een tijdsspanne van enkele jaren het merendeel van de KMO s naar de cloud zal overstappen, en wil met Microsoft Office 365 die migratie bewerkstelligen als dé online productiviteitssuite voor , documenten en samenwerking. De zakelijke gebruiker kan - al naargelang de gekozen formule - via een abonnementsformule toegang krijgen tot zijn vertrouwde Office-toepassingen met net ietsje meer: Office-toepassingen - traditionele productiviteitstoepassingen zoals Word, Excel... Gehoste - Professionele gehoste met Outlook en Exchange Online, met de mogelijkheid om uw eigen domeinnaam te blijven gebruiken Webvergaderingen, aanwezigheid en chatberichten met Microsoft Lync Online Documenten delen met Microsoft SharePoint Online en SkyDrive Pro Welke voordelen? Als cloud-oplossing geniet Office 365 uiteraard van de algemene voordelen van de cloud zoals uitstekende toegankelijkheid, beperkte investeringen in hard- en software en automatische updates, onderhoud en back-ups. Daar blijft het echter niet bij: U blijft onderweg productief en mist nooit een vergadering. U opent, bewerkt en bekijkt Word-, Excel- en PowerPoint-documenten op een notebook, Tablet of Smartphone. Uw IT-beheerder kan zelf de datastructuur beheren en toegangsrechten toekennen. Hij kan daarbij verschillende beheerdersrollen toewijzen zoals hoofdbeheerder, gebruikersbeheerder of abonnementbeheerder. Spam wordt door zware Forefront technologie gescand en direct tegengehouden of bij twijfel afgeleverd in de map Ongewenste van de eindgebruiker, zodat deze direct kan controleren of de niet onterecht als spam is aangemerkt. Met Office 365 SharePoint kan men eenvoudig een volwaardige Team site bouwen. Hiermee krijgen externe personen en medewerkers kosteloos toegang tot bijvoorbeeld een projectsite of klantenportal. Office 365 zal de migratie naar de cloud in een stroomversnelling brengen. Steven Vandenbroucke, zaakvoerder bij Sofatech info@sofatech.be

15 Ik wil voor heel mijn bedrijf een efficiënt systeem waarbij we de informatie maar 1 keer moeten invoeren, zei u? Sage, de slimme software voor beter bedrijfsbeheer, helpt u bij het optimaal afstemmen van de verschillende afdelingen in uw bedrijf: administratie, facturatie, boekhouding, sales, productie,... sage.be > Digitaliseren > Factureren > Boekhouden > Administratie > ERP > Klantenrelatiebeheer > Productiebeheer > Voorraadbeheer Sage nv Noordkustlaan 16C 1702 Groot-Bijgaarden T (0) Sofatech BVBA Vrijbosstraat 19A 8650 Houthulst T (0) AWARDS 2013 WINNER

16 SOFATECH IS EEN SUCCESVOLLE EN ONAFHANKELIJKE ICT-DIENSTVERLENER DIE INSTAAT VOOR DE CONTINUÏTEIT VAN DE KMO DANKZIJ INFORMATISERING. ICT AUDIT & CONSULTANCY Bepaal de juiste ICT strategie voor uw KMO met advies rond technologiekeuze, procesoptimalisatie en migratie SERVICES & SUPPORT Garandeer de continuïteit van uw ICT-infrastructuur met online monitoring, online backup en Enterprise Application Integration STANDAARDOPLOSSINGEN Kies voor de zekerheid van beproefde standaardoplossingen zoals HP, Microsoft Office 365, Sage BOB 50 SOFATECH VRIJBOSSTRAAT HOUTHULST TEL: +32 (0) Door bedrijven met raad en daad bij te staan met het dagelijks beheer van de ICTinfrastructuur, maar ook te helpen bij het bepalen van de ICT-strategie en bij het maken van de juiste strategische en technologische keuzes. VOLLEDIGE BEGELEIDING IT I TELECOM I NETWERKEN I SOFTWARE