Boekhoudsoftware moet betrouwbaar, makkelijk en mooi zijn

Transcriptie

1 Unit 4 Agresso levert bedrijfssoftware voor MKB ers werkzaam in diverse branches Boekhoudsoftware moet betrouwbaar, makkelijk en mooi zijn Boekhoudsoftware moet betrouwbaar zijn. Maar staat betrouwbaarheid synoniem voor soberheid? Het lijkt er wel een beetje op. Kenmerkend voor administratieve software is het grijze spreadsheetuiterlijk waar u getallen invoert. Door slimme rekenformules krijgt u inzicht in de kosten en uitgaven, van wie u geld krijgt en aan wie u nog iets verschuldigd bent. De software is zo gebouwd dat u eenvoudig overzichten en aangiften kunt sturen naar uw accountant. Hij leest de gegevens in zijn rapportgenerator in, maakt er een jaarrekening van en stuurt die naar de diverse autoriteiten. Slimmer In de loop der tijd is boekhoudsoftware steeds slimmer gemaakt. Niet alleen de financiële overzichten rollen er uit, ook kan de software inzicht verschaffen in de voorraden, de voortgang van projecten en de logistieke stromen. En omdat alles in uw bedrijf met elkaar samenhangt, kan de software communiceren met branchepakketten en de kassa. U kunt uw relaties onderhouden in het pakket en de software kan u informatie geven over dingen die goed gaan en zaken die extra aandacht vragen. Dit alles heeft tot doel u betrouwbare informatie te geven zodat u uw bedrijf succesvol kunt runnen. Kortom: het boekhoudpakket transformeert steeds meer naar een compleet bedrijfssysteem voor de MKB-ondernemer. Handig is het zeker, maar sexy? Verre van! Is dat erg? Mwah.boekhouden moet betrouwbaar blijven. Maar ook makkelijk. en het oog wil ook wat. Tabbladen Daarom is het uiterlijk van Unit 4 Multivers compleet vernieuwd. Boekhouden is nog makkelijker doordat het pakket er logischer uitziet en aansluit op de ontwikkelingen in softwareland. Iconen zijn groter en de zogenaamde ribbonbar van Office 2007 is geïntroduceerd in Unit 4 Multivers 8. Hierdoor is het boekhoudpakket overzichtelijker. Daarnaast kunt u kiezen om onderdelen van het programma te starten in tabbladen in plaats van in losse schermen. Zo schakelt u makkelijker tussen de programma s. U kunt veelgebruikte programma s naar de werkbalk snelle toegang slepen. En op veler verzoek is het mogelijk gemaakt te printen naar een PDF-bestand. Hierdoor kunt u de administratie met enkele muisklikken digitaal archiveren of versturen per mail. Gewend Unit 4 Multivers is dus makkelijker en mooier dan ooit te voren. Het aardige is dat praktisch alle functies nog zitten op de plaats waar u het gewend bent. U hoeft het pakket dus niet opnieuw te leren kennen. U kunt u dus blijven concentreren op datgene waar u goed in bent: uw bedrijf gezond en sterk houden. Uitgebreide informatie over vernieuwingen en het toegenomen gebruiksgemak van Unit 4 Multivers 8 vindt u op pagina 6. Unit 4 Agresso Software B.V. Stationspark DA Sliedrecht Postbus AC Sliedrecht T: F: Dakdekkersbedrijf M.J. Beelen & Zn. kiest Alles over de nieuwe mogelijkheden van Salarisadministratie: Uitbesteden of zelf doen? Unit 4 Multivers 8 vanwege Unit 4 Multivers 8 het moderne uiterlijk mkb@unit4agresso.com

2 Elektronisch factureren, goed voor mens en milieu Door de opkomst van snelle internetverbindingen is de online handel fors toegenomen. De afgelopen vier jaar is e-business bij het MKB met ongeveer een kwart toegenomen. De behoefte om ook digitaal af te rekenen en te factureren groeit. Zowel milieu als mens vaart er wel bij. Uit onderzoek blijkt dat met elektronisch factureren een kostenbesparing is te realiseren van ruim veertig procent. Daar waar een papieren factuur 1,65 kost aan verwerkings- en portokosten, is een ondernemer nog maar 0,45 kwijt bij het verstrekken van een elektronische factuur. De Europese Unie heeft onderzocht dat er 15 miljoen bomen blijven staan als bedrijven hun afnemers een digitale rekening sturen. Interessante ontwikkelingen dus, maar hoe werkt digitaal factureren en hoe kan boekhoudsoftware hierin een rol spelen? Aanzienlijke besparing MKB ers versturen per maand tussen de 10 en facturen. De kosten hiervan kunnen dus oplopen tot zo n ,-. Behalve een aanzienlijke besparing die elektronisch factureren kan opleveren, zijn digitale facturen door te sluizen naar de bank voor automatische verwerking. En de ontvanger van een digitale factuur is eerder geneigd om deze binnen de termijn te voldoen, blijkt uit onderzoek. Betaalt de debiteur niet op tijd, dan is een digitale herinnering zo verstuurd en bovendien voordeliger dan een herinnering per post. Regels Dit geldt voor consumenten maar ook voor ondernemers. De Belastingdienst heeft wel regels opgesteld waaraan een digitale factuur moet voldoen. Dit zijn overigens dezelfde eisen als die waar papieren facturen aan moeten voldoen: De afnemer moet akkoord gaan met de factuur. Op de factuur moeten de wettelijk verplichte gegevens staan. De factuur moet authentiek en integer zijn. De Belastingdienst moet de factuur kunnen controleren. Er zijn meerdere manieren om een digitale factuur te sturen. Dit kan per met een PDF-bestand in de bijlage. Maar ook kunt u de factuur klaar zetten in een persoonlijke omgeving van de klant. U stuurt hem een herinnering per waarin u vermeldt dat zijn factuur klaar staat en vervolgens kan de klant die inzien en eventueel direct importeren naar zijn internetbankrekeningen boekhoudpakket. Deze vorm biedt direct weer marketingmogelijkheden. Immers, als de klant in zijn persoonlijke omgeving is, kunt u hem ook online nieuwe producten presenteren. XML-bestand Met Unit 4 Multivers 8 kunt u uw klanten per een elektronische factuur sturen in de vorm van een PDF-bestand. Daarmee bespaart u al op administratie en portokosten. Later dit jaar worden de mogelijkheden tot elektronisch factureren flink uitgebreid met ondermeer het versturen van een factuur als XML-bestand. 2

3 Dakbedekkersgroothandel M.J. Beelen & Zn. kiest voor Unit 4 Multivers 8 De look-and-feel gaf de doorslag Barcodes Naar verwachting gaat dat na de bouwvak gebeuren. Vijf medewerkers van de dakdekkersgroothandel gaan met Unit 4 Multivers 8 aan de slag. De financiën, de verkooporders, inkoop, voorraad en offertes doet het bedrijf straks met de MKB-bedrijfssoftware van Unit 4 Agresso.. En daar gaat nog wel het een en ander bij komen, verwacht Beelen. We willen ook foto s aan onze artikelen gaan toevoegen, omdat uit de naam van een artikel niet altijd duidelijk is waar het om gaat. Daarnaast willen we barcodes gaan invoeren en koppelen aan Unit 4 Multivers, om het voorraadbeheer te automatiseren. We verwachten dat de investering zich snel zal terugverdienen. Doorgroeien Het belangrijkste voor nu is echter dat de debiteuren- en crediteurenadministratie volledig wordt ingevoerd in Unit 4 Multivers. Als alles straks werkt, kunnen we veel sneller offertes en facturen maken. Zo kan Dakdekkersgroothandel M.J. Beelen & Zn. ook in de toekomst blijven doorgroeien. Dakdekkersgroothandel M.J. Beelen & Zn. maakte een paar jaar geleden een belangrijke omslag. Het bedrijf uit Budel (op de grens van Noord-Brabant en Limburg) was sinds zijn ontstaan in 1990 kleinschalig van opzet geweest, met slechts twee medewerkers. De laatste jaren is Beelen uitgegroeid tot een onderneming met twee takken: een dakdekkersbedrijf en een groothandel in dakdekkersmaterialen. Alleen al bij de groothandel werken zeven mensen. Aan het hoofd staat oprichter Tjeu Beelen, zijn twee zoons leiden de bedrijfsonderdelen. Hoewel de overgang van een kleinschalig familiebedrijf naar een dynamisch, groeiend bedrijf al enige tijd aan de gang was, liep het bedrijfssysteem hier nog wat bij achter. De planning en facturering werden nog uitgevoerd in een pakket uit de beginperiode van het bedrijf dat draaide onder MS DOS. Duurkoop Vooral de planning was absoluut niet wat het moest zijn, zegt Frank Beelen, die aan het hoofd staat van de dakdekkersgroothandel. De opvolging van het oude systeem ging niet van de één op de andere dag goed. Na een tip van een collega koos Beelen in eerste instantie een goedkoop programma waarmee het bedrijf snel kon starten. Die beslissing bleek duurkoop te zijn: het pakket voldeed simpelweg niet. Het grootste probleem zat hem in onze prijslijsten, legt Frank Beelen uit. We hebben voor ongeveer 150 van onze klanten een aparte prijslijst. We verwachten wel van een pakket dat die prijslijsten kunnen worden gekoppeld aan de klantgegevens. En niet dat we elke keer terug moeten zoeken in oude facturen hoeveel een bepaalde klant nu eigenlijk betaalt voor een onderdeel. Spannende eindstrijd En dus ging de zoektocht naar een nieuw bedrijfssysteem de tweede ronde in. De beslissende, bleek achteraf. Met een spannende eindstrijd. We hadden nog twee pakketten over in de evaluatie, waaronder Unit 4 Multivers. We kozen niet voor Unit 4 Multivers omdat het andere pakket er beter uitzag. Dat deze software iets duurder was, namen we voor lief. We hoefden eigenlijk de handtekening nog maar te zetten, toen we een telefoontje kregen van Unit 4 Agresso: of we niet toch nog even wilden kijken naar de nieuwe versie van Unit 4 Multivers. En zo geschiedde: na een demonstratie van een prille uitvoering van Unit 4 Multivers 8 was Frank Beelen overtuigd. Met name de frisse en moderne look-and-feel gaf de beslissende klap in het voordeel van het MKB-pakket van Unit 4 Agresso. De groothandel zit nu midden in de implementatie. Dat brengt wel wat dubbel werk met zich mee. Zo draait administratief medewerkster Nicole Vaes momenteel drie systemen naast elkaar. Dat is allemaal redelijk omslachtig, maar het debiteurenen crediteuren-bestand moet echt helemaal zijn bijgewerkt voordat we over kunnen op Unit 4 Multivers. Voor veel klanten gebruiken we namelijk een aparte prijslijst en het duurt even om dat allemaal in te voeren. 3

4 Online marketing, wat moet je ermee? Op verjaardagen en in de kroeg gaat het regelmatig over dat leuke reclamefilmpje op YouTube. Of over een marketingboodschap die via een leuke Flash banner indruk heeft gemaakt. Hoe en waarom internettermen de borrelpraat steeds vaker beheersen en hoe ook u ervan kunt profiteren. Niet alleen in het dagelijks leven neemt internet een steeds grotere plaats in, ook ondernemers kunnen de digitale snelweg niet meer omzeilen. Maar wat als u totaal geen kaas hebt gegeten van al die nieuwe technologieën? En wat als u merkt dat uw concurrent via Google orders binnensleept waar u alleen maar van kunt dromen? Hoogste tijd om een duik te nemen in de wereld van online marketing. Hoger in zoekresultaten Online marketing is er in vele vormen, maar voor mkb-bedrijven is zoekmachinemarketing het meest interessant. Hoe hoger in de zoekresultaten van Google, des te beter klanten uw site weten te vinden. Voorwaarde voor vindbaarheid is een overzichtelijke, aantrekkelijke site met een makkelijk te onthouden adres, die snel laadt. De gemiddelde websurfer heeft geen zin om lang te wachten. Na twee seconden haakt het gros van de bezoekers af en klopt aan bij de concurrent. Die heeft dan misschien een minder flitsende site, maar in platte tekst en met slechts een enkele afbeelding verschijnt de site meteen op het beeldscherm. Daarnaast is een goede webserver belangrijk, zodat uw site zo min mogelijk uit de lucht is. Allerlei ingewikkelde Flash-applicaties maken een website wel flitsend maar niet zo toegankelijk. Voor een klant is het nog steeds het belangrijkste om in één oogopslag te zien wat een bedrijf doet. Een goede, werkende site is dus het halve werk. Lui Is de site op orde, dan is het tijd om te werken aan de vindbaarheid. Want hoe goed hij ook werkt, als uw bedrijf bij googelende mensen pas te vinden is op pagina 2, dan is het mis. Hoe lullig het ook klinkt; internetters zijn lui. Vinden ze op pagina 1 van de zoekresultaten niet wat ze zoeken, dan zullen ze eerder een nieuwe zoekcombinatie invoeren dan doorklikken naar zoekpagina 2. Maar hoe komt uw bedrijf nu op die eerste pagina en liefst bovenaan in de resultaten? Volgens Edwin Hof van zoekmachinemarketingspecialist Traffic4U zijn er verschillende technieken. Een goede eerste stap is zoekmachine-optimalisatie. Hierbij past u uw website zo aan, dat de Google-zoekrobot uw site makkelijk kan vinden en Google uw website als relevant beschouwt voor de opgegeven zoektermen. Een geoptimaliseerde website is echter nog geen garantie voor een topnotering in de zoekresultaten. De vindbaarheid van uw site kunt u verder vergroten door een Google Adwords-campagne. Met Google Adwords kunt u gericht adverteren. Via een veilingsysteem koopt u de termen in die het best op uw bedrijfstak en bedrijf slaan. Daarbij zijn de populaire zoektermen natuurlijk duurder en bent u goedkoper uit met nichetermen. Als u op regio en locatie inkoopt, is uw bedrijf specifiek voor potentiële klanten in die regio zichtbaar. Specialist Het inkopen van Google Adwords kunt u eenvoudig laten doen door een handig iemand in uw omgeving. Voor specifieke internetmarketingkennis is het verstandig om in zee te gaan met een specialist. Niet alleen Google is belangrijk, ook via sites als bijvoorbeeld Startpagina.nl loont het vindbaar te zijn. Op dergelijke overzichtspagina s is het relatief eenvoudig en goedkoop om een link te plaatsen naar uw bedrijfswebsite. Veel mensen gebruiken dergelijke sites nog steeds als een dankbaar begin van hun online zoektocht. Analysetool Is uw bedrijf vind- en bereikbaar op het web, dan is het belangrijk om te kijken wat bezoekers op de site doen. Een handige gratis tool hiervoor is Google Analytics. Door met een dergelijke analysetool te bekijken hoe de bezoeker over de site manoeuvreert, komen al snel de knelpunten van de site aan het licht. Zo kunt u de gebruiksvriendelijkheid, oftewel de usability, verbeteren en uw site optimaliseren, om uiteindelijk een site te krijgen die zowel goed te vinden maar ook handig te bedienen is. En wat levert dat op? Gerichte sales leads, tevreden gebruikers en meer mensen die hun weg vinden naar uw bedrijf. 4

5 Spaar voor luxe bij Unit 4 Multivers Member Club Zomaar een dag... Eerst een tocht per luchtballon. Vervolgens met een Ferrari naar huis rijden voor een barbecue of een pizza uit de eigen pizza steenoven. Koud biertje erbij uit de eigen beertender en als dessert ijs uit de eigen ijsmachine. Tot slot, als afsluiting van de dag, een wijntje geschonken met een luxe wijnset Unit 4 Agresso. Om te sparen hoeft u alleen maar hun gegevens door te geven. Hoe kunt u sparen? Om een lead te kunnen aanbrengen dient u een eigen Unit 4 Multivers Member Club Account aan te maken op: Ondenkbaar? Niet als u lid bent van de Unit 4 Multivers Member Club! Bij de Unit 4 Multivers Member Club spaart u eenvoudig voor uiteenlopende cadeaus. Het enige dat hiervoor hoeft te gebeuren, is potentiële klanten (leads) voor Unit 4 Agresso doorgeven. Iedereen kent wel een ondernemer in z n familie-, vrienden of kennissenkring. Deze ondernemers hebben in principe (boekhoud)software nodig en zijn dus potentiële klanten voor Via dit account kunt u leads aanbrengen. Voor iedere gekwalificeerde lead worden 10 spaarpunten uitgekeerd. Eén spaarpunt is 1,- waard. Zodra een lead daadwerkelijk software bestelt, ontvangt de aanbrenger maar liefst 25% van de waarde van de gebruikersovereenkomst (GOK) in spaarpunten. Met deze punten kan gespaard worden voor de cadeaus uit de Unit 4 Multivers Member Club Webshop. U kunt zoveel leads aanbrengen als u wilt. 5

6 Alles over de nieuwe mogelijkheden Boekhouden moet betrouwbaar blijven. Maar ook makkelijk. en het oog wil ook wat. Met deze wensen van de gebruiker in het achterhoofd is het uiterlijk van Unit 4 Multivers compleet vernieuwd. Boekhouden is nog makkelijker doordat het pakket er logischer uitziet en aansluit op de ontwikkelingen in softwareland. Iconen zijn groter en de zogenaamde ribbonbar van Office 2007 is geïntroduceerd in Unit 4 Multivers 8. Hierdoor is het boekhoudpakket nog overzichtelijker, zonder concessies te doen aan de betrouwbaarheid. Op deze pagina s leest u alles over de nieuwe mogelijkheden. Werkbalk Snelle toegang Nieuw is de werkbalk snelle toegang, een handig hulpmiddel om vaak gebruikte onderdelen van Unit 4 Multivers te openen. U kunt deze werkbalk eenvoudig aan uw wensen aanpassen. Het takenscherm is eveneens vernieuwd. Zogenaamde drop-down menu s klappen uit als u de gewenste menukeuze aanklikt. Staat er een ander menu open, dan klapt deze automatisch in. Hierdoor blijft het takenscherm optimaal zichtbaar in het scherm zonder dat scrollen noodzakelijk is. Voor het gebruikersgemak zijn sneltoetsen nog steeds beschikbaar. Deze kunt u gebruiken door de ALT-toets in te drukken. Ook ziet u links bovenin een grote knop. Dit is de Unit 4 Agresso-knop waaronder u een aantal handige menukeuzes aantreft. Bovenstaande wijzigingen hebben allemaal betrekking op Unit 4 Multivers, Lite en Basic. Projecten en Winstneming In Unit 4 Multivers 8 is het mogelijk om op een eenvoudige manier met winstneming te werken. Was het voorheen mogelijk om via Afsluiten projecten het constante deel van de kosten te boeken en de winst te nemen, nu kunt u dit via een apart programma doen. Dit programma maakt het eenvoudiger om winstneming toe te passen. Per mutatiesoort kunt u opgeven welk deel u wilt activeren: Urenregistratie Het invoeren van uren in Unit 4 Multivers is nog eenvoudiger gemaakt met de nieuwe urenhulp. Op urenbriefjes wordt veelal de begin- en eindtijd genoteerd. Tot versie 8 moest u dan zelf uitrekenen hoeveel uur er daadwerkelijk was gewerkt. Met behulp van de urenhulp hoeft dit niet meer. U kunt nu simpelweg de begin- en eindtijd overnemen van het urenbriefje en Unit 4 Multivers rekent zelf het aantal gewerkte uren uit: Vergrootglas Het blauwe driehoekje is in versie 8 vervangen door een vergrootglas om de herkenbaarheid van de zoekfunctionaliteit te verduidelijken. Dit zoek-icoon blijft ook altijd beschikbaar. Hebt u reeds gegevens opgevraagd middels het vergrootglas en u wilt nieuwe gegevens opvragen, dan kunt u direct nogmaals op het vergrootglas klikken om het zoekvenster weer op te vragen. Het programma sluiten en opnieuw starten of gebruikmaken van de knop Nieuw is in deze situatie niet meer noodzakelijk. PDF-bestanden Behalve het vernieuwde uiterlijk is Unit 4 Multivers 8 voorzien van nieuwe mogelijkheden. Zo kunt u rapporten opslaan als PDFbestand. Ook de bijlage van een kunt u nu in PDF-formaat meesturen. Dit is mogelijk gemaakt door een PDF-printer die gratis wordt geïnstalleerd op uw systeem. Deze PDF-printer kunt u niet alleen gebruiken in Unit 4 Multivers (ook in Lite of Basic), maar is ook beschikbaar in andere programma s. Betalingen onderweg verrekenen Door een uitbreiding op de openstaande postenlijsten debiteuren en crediteuren is het nu mogelijk om betalingen die onderweg zijn, te verrekenen op de openstaande postenlijst. Dit houdt in dat een betaalopdracht die u in Unit 4 Multivers heeft gemaakt, maar nog niet is afgeboekt, toch verrekend kan worden op de openstaande postenlijst crediteuren. Hetzelfde geldt voor een incasso-opdracht die u voor debiteuren kunt aanmaken. De bedragen die naar het resultaat worden doorgeboekt, worden bepaald op basis van het percentage dat u via het menu Onderhoud Projecten Projecten hebt opgegeven. Hebt u geen percentages ingevoerd, dan kunt u nog handmatig percentages of bedragen invoeren. Materialen inboeken via inkoopboek op een project Voor niet-voorraadhoudende artikelen geldt nu dat deze ook op een project zijn te boeken. Kiest u bij het inboeken van een inkoopfactuur een project, dan kunt u ook Materiaal boeken op het project. Dit geldt alleen voor niet-voorraadhoudende artikelen. Als u in het inkoopboek een projectfactuur hebt geboekt en vervolgens hebt afgestemd, kunt u deze projectregels in de inkoopfactuur niet meer verwijderen. Hierdoor kan in feite de inkoopfactuur niet meer op de gebruikelijke wijze worden verwijderd. Om dit toch mogelijk te maken is het inkoopboek toegevoegd aan het scherm Projectmutaties : Ook is het mogelijk de uren uit een selectielijst te selecteren. Als u de uren zelf intypt, gebruikt Unit 4 Multivers de gewenste notatie zodra de opgegeven tijd herkend wordt. Als u bijvoorbeeld 730 invoert, maakt het programma daar zelf 7:30 van. Op hele uren kunt u zelfs volstaan met alleen een 7 voor 07:00 of 14 voor 14:00. Margeberekening Met Unit 4 Multivers 8 bent u in staat om de marge op twee manieren te berekenen. Het was reeds mogelijk om de marge te berekenen als een opslag op de vaste verrekenprijs (VVP). Nu is het ook mogelijk om op basis van de verkoopprijs de marge te laten berekenen. Uiteraard blijft de marge in euro s gelijk, maar het margepercentage is per methode verschillend. In de bedrijfsparameters kunt u de gewenste methode selecteren. 6

7 van Unit 4 Multivers 8 Geleverde voorraadartikelen per debiteur Om te weten wat een klant bij u heeft aangeschaft, kunt u een rapport afdrukken waarop per artikelgroep per debiteur de afgenomen voorraadartikelen worden vermeld. Zo kunt u beter in de gaten houden wat uw klanten bij u hebben afgenomen. Omdat ook handig is om te weten wat uw klant in het verleden bij u heeft aangeschaft, is het mogelijk om de afnamehistorie tot 5 jaar terug af te drukken. Tips en Trucs Lees de meegeleverde Release notes om alle mogelijkheden met de nieuwe look en feel van Unit 4 Multivers te leren kennen. U kunt de Release notes net als de overige handleidingen vanuit het programma starten door op het pijltje naast de Helpknop te klikken. Registratie Report Builder onder Windows Vista en latere versies Windows Vista en latere versies maken gebruik van Gebruikersaccountbeheer. Deze functie beschermt de computer tegen ongeoorloofde handelingen. De registratie van de Report Builder wordt door het Gebruikersaccountbeheer tegengehouden. Registratie is nodig als u een (nieuwe) versie van Unit 4 Multivers geïnstalleerd hebt op een schoon systeem of als u het pakket voor het eerst installeert. Hieraan zijn geen kosten verbonden. Door de betreffende letter te typen wordt het onderdeel of het gewenste menu geopend, waar u ook weer per keuze één of meerdere letters ziet staan. Geef ook deze letter(s) in op het toetsenbord en het betreffende programma wordt geopend. Met de ESC-toets annuleert u deze functie. Tabbladen of losse vensters In Unit 4 Multivers 8 hebt u de keuze voor het gebruik van tabbladen of losse vensters. Losse vensters kunnen over elkaar heen staan, waardoor u mogelijk niet meer ziet welke programma s u hebt geopend. Het voordeel van tabbladen is dat u altijd in beeld hebt welke programma s open staan. Ook kunt u eenvoudig schakelen tussen de verschillende programma s. Zoekvensters Wijzigingen in de zoekschermen (kolommen, kolombreedtes en kolomvolgorde) worden nu in de centrale database opgeslagen. Hierdoor maakt het niet uit op welke computer de gebruiker inlogt, overal zijn de zoekschermen gelijk. Daarnaast kunt u, als u teveel of onterecht hebt gewijzigd, snel terug naar de standaardwaarden in Unit 4 Multivers. Hiervoor is de knop in de zoekschermen beschikbaar. Met de knop Kolominstellingen herstellen in tabblad Extra kunt u teruggaan naar uw eigen instellingen zoals die waren toen u in Unit 4 Multivers inlogde. Thema s In de nieuwe versie zijn 3 kleurthema s opgenomen. U kunt het thema aanpassen naar een voor u wenselijk thema. Dit doet u via het menu Extra Opties tabblad Systeeminstellingen. In Windows Vista en latere versies moet u, anders dan bij Windows XP, Unit 4 Multivers voor de registratie van de rapportgenerator als administrator starten. Normaal start u het pakket als Gebruiker. Maar dan hebt u onvoldoende rechten in Windows Vista en latere versies. Sluit hiervoor Unit 4 Multivers en klik met de rechter muisknop op de snelkoppeling op uw bureaublad of op de programmanaam als u vanuit Alle programma s opstart. In het snelmenu kiest u voor Als administrator uitvoeren : u hebt dan voldoende rechten om de registratie uit te voeren. In Windows XP is deze wijze van opstarten niet van toepassing. Sneltoetsen en toetscombinaties Veel programma s kunnen niet zonder een muis, Unit 4 Multivers echter wel. U kunt zonder muis werken door gebruik te maken van sneltoetsen en toetscombinaties. Een bekende toetscombinatie is de knop F4 waarmee u zoekschermen opent. Met de Tab-toets kunt u naar het volgende veld, maar wist u dat u met de combinatie Shift-Tab een veld terug gaat, of dat u met Ctrl+s gegevens op kunt slaan? Zo zijn er nog meer combinaties die het werken met Unit 4 Multivers veraangenamen. In de helpfunctie van Unit 4 Multivers vindt u alle sneltoetsen en toetscombinaties door te zoeken op toetscombinaties. Om een programma te openen kunt u ook gebruikmaken van sneltoetsen. Gebruik hiervoor de ALT-toets en typ de letter die bij het gewenste tabblad hoort (bijvoorbeeld <A> voor het tabblad Algemeen ). Vervolgens ziet u in het lint een aantal letters verschijnen bij iedere keuzeoptie. 7

8 Door training meer mogelijk met Unit 4 Multivers Met Unit 4 Multivers is veel mogelijk. Veel meer dan u waarschijnlijk denkt. Hebt u behoefte aan functies maar denkt u dat de software u hier niet in kan voorzien? Bekijk eerst eens alle mogelijkheden. Grote kans dat het met Unit 4 Multivers het wel kan. Wist u dat u elektronische bankafschriften kunt importeren, waarna Unit 4 Multivers automatisch op zoek gaat naar bijbehorende openstaande posten of gekoppelde grootboekrekeningen (niet in Unit 4 Multivers Basic)? met één druk op de knop uw btw- of ict-aangifte kunt doen, direct naar de website van de Belastingdienst? uw huisstijl kunt toevoegen aan uw facturen, aanmaningen en nog veel meer formulieren? gegevens uit Unit 4 Multivers naar MS Excel of MS Word kunt overhalen om ze daar verder te bewerken? vanuit infoprogramma s (bijvoorbeeld journaalposten) ook wijzigingen kunt aanbrengen op bestaande boekingen, zonder dat u daarvoor eerst naar het invoerprogramma hoeft te gaan? gescande documenten, bouwtekeningen, foto s, etc. kunt koppelen aan uw relaties (module relatiebeheer) of aan andere entiteiten zoals opdrachten, debiteuren, klanten, personen, artikelen (module documentmanagement)? Trainingsmogelijkheden Om uw kennis snel op te vijzelen, biedt Unit 4 Agresso een keur aan trainingen. Door het volgen van een training kunt u meer uit uw software halen. Een greep uit de mogelijkheden: Klassikale training Als u kiest voor de open klassikale training wordt steeds een (deel)proces van uw bedrijfsadministratie behandeld. Procesgericht onderwijs Het procesgericht onderwijs biedt u inzicht in processen van uw financiële en logistieke administratie. Open leercentrum In het open leercentrum kunt u zich door zelfstudie in uw eigen tempo de mogelijkheden van Unit 4 Multivers eigen maken. Zie voor meer informatie. 8

9 Puzzel mee en maak kans op mooie prijzen De woorden in de puzzel staan in alle richtingen. Sommige letters worden meerdere keren gebruikt. Na het wegstrepen van alle woorden vormen de overgebleven letters een zin als oplossing. Deze oplossing kunt u doorgeven via onze website Er zijn prachtige prijzen te winnen: Hoofdprijs Gastronisch weekend in Hotel Paal 8 op Terschelling. Dit weekend bestaat uit twee overnachtingen, inclusief ontbijt en één gastronomisch diner (voor 2 personen) Overige prijzen 8x Maglite Deze Maglite, met zijn beproefde kwaliteit, is weer- en schokbestendig. Dankzij de compacte afmeting is deze Maglite eenvoudig mee te nemen. 80x Luxe pen Met deze stijlvolle, luxe pen hebt u altijd het juiste schrijfgerei bij de hand. De vulling gaat lang mee, zodat u vele uren schrijfgemak hebt. ACCURAAT - ACTIEF ADVISEUR - BAAN BANNER - BEKEND - BETAALOPDRACHT BETROUWBAAR BOEKHOUDEN COMPLEET - DIGITAAL - EENVOUDIG EISEN - ELEKTRONISCH ENERGIE - FACTUREREN FLEXIBEL GEBRUIKSGEMAK - GEWILD - GROEP - HERKENBAAR LINT - LOGISCH - MAKKELIJKER MARKT - MENU - MULTIVERS NIEUWS - OMGAAN - OMZET - ONLINE OPGAAF - OPINIE - OPTIMAAL PAPER - PRINT - PROJECTMUTATIE REGEL RIBBONBAR - SALARISADMINISTRATIE SALDO - SECTOR - SELECTIELIJST - SNELTOETS SOFTWARE SUPPORT TAKENSCHERM - TEKST - TERREIN TIJD - TOEGANKELIJK - TOETSCOMBINATIES TOTAAL - UITBESTEDEN URENHULP - URENREGISTRATIE VERGROOTGLAS VERNIEUWD - VERTROUWD VRAGEN WAARDE WINSTNEMING - ZOEKICOON ZOEKSCHERM OPLOSSING: 9

10 Veelgestelde vragen over Unit 4 Multivers 8 Een nieuwe versie van software leidt altijd tot vragen. Om u zo snel mogelijk met Unit 4 Multivers 8 te kunnen laten werken, vindt u hieronder de antwoorden op de meest gestelde vragen rondom versie 8 van uw administratieve software. Als ik versie 8 van Unit 4 Multivers installeer, kan ik dan mijn gegevens nog wel blijven uitwisselen met mijn accountant? Uitwisseling is alleen mogelijk als uw accountant ook werkt met versie 8. Overleg dus eerst met uw accountant voordat u Unit 4 Multivers 8 installeert. Wanneer gaat Unit 4 Multivers Online over naar versie 8? Unit 4 Multivers Online zal na de zomer overgaan naar versie 8. Wordt Unit 4 Multivers 8 ook ondersteund op een Windows 2008 Server? Ja, Unit 4 Multivers 8 wordt ondersteund op een Windows 2008 Server, zowel in de 32bits als 64bits omgeving. Werkt de ODBC-koppeling met Unit 4 Multivers 8 ook op een Windows 2008 Server in de 64bits-omgeving? Ja, de ODBC koppeling werkt zowel in de 32bits- als 64bitsomgeving. Let hierbij wel op, dat Unit 4 Multivers een 32-bits applicatie is en dat de ODBC-koppeling NIET werkt, als de externe applicatie een 64-bits applicatie is. Werkt de UBC-koppeling met Unit 4 Multivers 8 ook op een Windows 2008 Server in de 64bits-omgeving? In de vorige versies van Unit 4 Multivers werden bij elkaar horende menuopties verticaal gegroepeerd, tussen 2 strepen. Er klapt nu echter geen menu meer naar beneden, hoe is de groepering nu zichtbaar? De bij elkaar horende menuopties worden in Unit 4 Multivers 8 horizontaal gegroepeerd. De groeperingen worden aangegeven, onder de iconen, in de horizontale balk. De boekingsschermen worden in Unit 4 Multivers 8 standaard naast elkaar in tabbladen geopend. Kan dit ook nog gewoon op de oude manier? Dit is mogelijk. U kunt dit instellen via Extra Gebruikersparameters Algemeen met de parameter Vensterbladen Als het takenscherm actief is, neemt dit een deel van het scherm in beslag. Tijdens het boeken, zeker als er meerdere schermen open staan, is dit niet wenselijk. Kun je het takenscherm ook actief hebben, maar laten verdwijnen tijdens het boeken? Ja, dit is mogelijk. Het takenscherm kan automatisch verborgen worden als het even niet gebruikt wordt. Dit kunt u doen door het icoontje van de punaise aan te klikken, bovenin het balkje in het takenscherm. Meer vragen over de software? Krijg snel antwoord via de selfservicesite! Ja, de UBC-koppeling werkt zowel in de 32bits- als 64bitsomgeving. Let hierbij wel op, dat Unit 4 Multivers een 32-bits applicatie is en dat de UBC-koppeling NIET werkt, als de externe applicatie een 64-bits applicatie is. In de vorige versies van Unit 4 Multivers was bovenaan het scherm een menubalk met menuopties weergeven. De kolominstellingen van de zoekschermen in Unit 4 Multivers 8. zijn voor elke administratie hetzelfde. Ik wil echter graag per administratie een verschillende opbouw van mijn zoekschermen kunnen instellen, is dit mogelijk? Op onze selfservicesite ( kunt u terecht voor het laatste nieuws omtrent onze producten, het downloaden van fixes, het aanvragen van nieuwe versies en al uw verdere zaken wat betreft support. Naast de kennisdatabase met de meest voorkomende vragen en de daarbij behorende oplossingen, kunt u hier zelf calls aanmaken, bijlagen toevoegen en de voortgang van uw calls volgen. beschikbaar. Via het menu Bestand kon bijvoorbeeld een administratie geopend worden. Waar is deze menuoptie nu gebleven? Dit is mogelijk. U kunt dit instellen via Extra Gebruikersparameters Algemeen met de parameter Zoekschermen per administratie instellen. Als bewijs ontvangt u direct het referentienummer waaronder uw vraag geregistreerd staat. Dit nummer dient voor alle communicatie over deze call. Om in te kunnen loggen op de selfservice- Links bovenin het scherm van Unit 4 Multivers 8 ziet u een grote button (met hetzelfde logo als de snelkoppeling van Unit 4 Multivers, een blauw groen blokje met een witte 4 hierin). Als u hierop klikt, klapt een menu open, met de opties uit het oude menu Bestand, aangevuld met enkele andere, veel gebruikte menuopties. site hebt u een login code en een wachtwoord nodig. De login code is uw serienummer, hieraan is een wachtwoord gekoppeld. Indien u het wachtwoord niet weet, kunt u dit opvragen via door te klikken op de link wachtwoord opvragen, die wordt getoond onder het login scherm. 10

11 Salarisadministratie: Uitbesteden of zelf doen? Als ondernemer wordt u iedere keer opnieuw geconfronteerd met veranderingen. Wetgeving, arbeidsovereenkomsten, management- en werknemerseisen veranderen voortdurend. Flexibiliteit in arbeidsomstandigheden speelt een steeds grotere rol. Voor de ondernemer heeft dit ook gevolgen. Zijn rol verandert van administratief naar personeelsgericht. Dat betekent anticiperen. Vaak komt de ondernemer hier niet aan toe vanwege een te grote administratieve druk. Maar dat is niet het enige. Het personeel doet ook steeds vaker een beroep op zijn deskundigheid. Om op dit niveau te kunnen acteren, moet u als veeleisende ondernemer kunnen vertrouwen op oplossingen die u ondersteunen in uw dagelijkse en toekomstige werkzaamheden. Nog altijd zijn ondernemers te veel tijd kwijt met het salarisverwerkingsproces, controles, informatieverstrekking aan medewerkers en aanleveringen naar externe partijen. Door primaire processen zoveel mogelijk te automatiseren kunt u zich meer bezighouden met datgene waar u goed in bent: ondernemen. Diverse aanbiedingsvormen Veel MKB-ers denken dat zij te klein zijn voor het voeren van een eigen salarisadministratie, maar Unit 4 Salaris is voor elke onderneming, zowel groot als klein een goede keuze vanwege de diverse aanbiedingsvormen. Zo is er de keuze voor een inhuispakket, maar het systeem kan ook bij Unit 4 Agresso draaien (hosting). Volledige in-service behoort daarnaast tot de mogelijkheden. In dat geval neemt Unit 4 Agresso de complete salarisadministratie uit handen. Voordelen De salarisadministratie zelf voeren met Unit 4 Salaris kan u als ondernemer vele voordelen opleveren, zoals: aanzienlijke kostenbesparing t.o.v. uitbesteding bij groot deel van de MKB-ers flexibiliteit in verwerking en correcties beheersbaarheid van eigen salaris- en personeelsgegevens eenvoudige bediening inzetbaar voor vrijwel elke branche mogelijkheden voor koppeling naar arbodiensten en belastingdienst zowel inzetbaar voor vast personeel, parttimers als seizoenskrachten automatische signaleringen op o.a. contracten, proeftijden, jubilea etc. gegevens te exporteren naar Word en Excel digitaal archief mogelijk voor o.a. loonstroken, jaaropgaven, gescande identiteitsbewijzen, beoordelingen, diploma s etc. actuele software doordat Unit 4 Agresso nieuwe en gewijzigde regelingen aanpast in de software Deze inrichting is desgewenst aan te vullen met bedrijfsspecifieke zaken. Unit 4 Salaris is te integreren met andere producten van Unit 4 Agresso en in veel gevallen ook met applicaties van derden. Laat u zich voorlichten over de mogelijkheden van Unit 4 Salaris door een mail te sturen naar salessupport@unit4agresso.com. Unit 4 Salaris is een uitstekende oplossing die een combinatie biedt van betrouwbaarheid, flexibiliteit en efficiëntie die u als ondernemer nu en in de toekomst nodig heeft. Onderscheidend in de flexibiliteit van Unit 4 Salaris is dat met één oplossing alle branches kunnen worden bediend, veelal op basis van de standaardinrichting. 11

12 Stel, u bent niet op de zaak, maar u wilt wel inzicht in uw administratie Met het internetboekhoudprogramma Unit 4 Multivers Online hebt u overal zicht op de zaak. Compleet en 100% veilig. Uniek is dat u de software ook lokaal kunt installeren. Valt de internetverbinding weg, kunt u gewoon verder werken. Zodra de verbinding is hersteld, wordt Unit 4 Multivers Online bijgewerkt. Voor meer informatie bel gratis of kijk op Altijd overal online: Unit 4 Multivers Online