Informatieavond vrijwilligers

Transcriptie

1 Even voorstellen Informatieavond vrijwilligers Jong Gelre Vorden-Warnsveld Mirjam Arends (voorzitster Jong Gelre Vorden-Warnsveld) Jolien Mensink (Aanspreekpunt kinderafdeling op de cross) De Stugge Veer Cross (DSVC)-commissie Sebastiaan Hamer (voorzitter en ontvangst pers) Jarno Meulenbeek (Algeheel aanspreekpunt) Rick Abbink (Aanspreekpunt vrijwilligers) Jordy van Til (Verdeling boekjes, polsbandjes en begeleiding zijspanklasse en fietsklasse) Rob van Bel (operationeel Leider -> calamiteiten) Matthijs Messing (Aanspreekpunt, inschrijvingen en tijdswaarneming) Erik Roelofs (Aanspreekpunt sponsoren incl. munten en bands) Esther Menkveld (Financiën / penningmeester Jong Gelre Vorden-Warnsveld) Gerrit Borgman (adviserend commissielid en omroeper) MON (Motorsportbond) Ben Jeuring (wedstrijdleiding) TCD crossclub Hummelo (tijdwaarneming) Casper Soeter Patrick te Veldhuis Dit is Erik Roelofs. Hij is er helaas niet bij vanavond. Onze speerpunten Tweede Stugge Veer Cross in Wichmond Uniek: cross in een dorp! Verdraagzaamheid: meedoen is belangrijker dan winnen non-profit organisatie via Jong Gelre Professionele begeleiding cross via TCD en MON Feest, gezelligheid en vriendschap Gemoedelijke Achterhoekse ongedwongen sfeer Vermaak voor jong en oud Lokale deelnemers en sponsoren Bij succes volgend jaar opnieuw! Planning van de dag 8:00 Extra Briefing Vrijwilligers/MON in de tent 8:15/8:30 uur inschrijving deelnemers cross, in de tent 09:30 uur Training Brommer- / Damesklasse 09:45 uur Training Motoren onder 125 cc 10:00 uur Training MX2 10:15 uur kwalificatie Pre 85 Klasse 10:30 uur kwalificatie MX1 10:45 uur kwalificatie Quads 11:00 uur kwalificatie Superklasse 11:15 uur Baanpreparatie 11:30 uur 1e manche Brommer- / Damesklasse 11:45 uur 1e manche Motoren onder 125 cc 12:00 uur 1e manche MX2 13:00 uur Zijspan rijden 12-16jr. 13:30 uur 1 e manche Superklasse 13:45 uur Baanpreparatie / opmaken tussenstand 14:00 uur Fietsklasse tot 12 jaar 14:30 uur 2e manche Brommer- / Damesklasse 14:45 uur 2e manche Motoren onder 125 cc 15:00 uur 2e manche MX2 15:15 uur 2e manche Pre85 klasse 15:30 uur 2e manche MX1 15:45 uur 2e manche Quads 16:00 uur 2e manche Superklasse 16:15 uur Einde Cross 17:30 uur Prijsuitreiking tent De baan Aanleg + onderhoud > Loonbedrijf Zweverink Ruim 400 m lengte 7 tot 8 m breed Enduro-proef met boomstammen en damesroute 12:15 uur 1 e manche Pre 85 klasse 12:30 uur 1e manche MX1 12:45 uur 1e manche Quads 21:00 uur Einde evenement Start Finish 1

2 Wedstrijdleiding Algemene wedstrijdleiding: MON Ben Jeuring Terreinindeling Crowd management Operationeel leider op de dag Rob van Bel Toezicht in handen van DSVC (De Stugge Veer Cross) -commissie DSVC-commissieleden herkenbaar aan t-shirt -> Organisatie Nooduitgang in de feesttent Afzetting van terrein met dranghekken, gaas en lint Vluchtroute publiek via Lindeselaak Beveiliging aanwezig DSVC-commissie onderhoud contact met politie Calamiteitenroute (Baakseweg) vrijhouden van obstakels! Medische voorzieningen EHBO post bij de feesttent EHBO staat in contact met de wedstrijdleider (Ben Jeuring) via portofoons Brandveiligheid Vergunningsaanvraag goedgekeurd door Brandweer Gekeurde feesttent Brandblussers in feesttent Hekken en Barriéres +- 1,5 km dranghekken 3 toegangspunten voor bezoekers Entrée 2 euro per persoon 2

3 Horeca Uitbesteed aan Café D n Olde Kriet (DOK) uit Wichmond Drankverkoop in de feesttent Snackwagen naast de feesttent Kippenpreuverie van Stephanie Besselink -> naast de feesttent NIX 18 > onder de 18 geen alchohol! Bij entrée bandjes <18 jaar. Bij twijfel legitimatie laten zien! Geen blik of glas op het terrein Vechtpartij Beveiliging -> DP&S vanaf 16:30 aanwezig in de feesttent. Beveiliging als eerste verantwoordelijk voor de-escalatie Beveiliging schakelt wanneer nodig politie in Overdag een vechtpartij melden bij iemand van de organisatie Paniek of ongeval in de menigte DSVC-commisie en vrijwilligers signaleren voortekenen van verdrukking, paniek of ongelukken. Wanneer zich dit voordoet wordt dit gemeld aan de operationeel leider Rob van Bel Mogelijke acties: Bezoeker wordt naar de EHBO verplaatst Bezoeker wordt van het terrein verwijderd Extreme weersomstandigheden Mogelijke aanvullende maatregelen zoals aflassen of opschorten Beslissingen worden genomen door DSVC-commissie in overleg met de wedstrijdleiding en de hulpdiensten Ongeval met publiek Het onderstaande gebeurt in overleg met de wedstrijdleiding Persoon of personen worden door vrijwiligers / DSVC-commisie naar de EHBO gebracht EHBO beslist of aanvullende hulpdiensten moeten worden ingeschakeld DSVC-commissie + vrijwilligers bereiden de komst van hulpdiensten voor en begeleiden hulpdiensten (ruimte maken) Ongeval op circuit Operationeel leider: MON 1 Wedstrijd wordt stilgelegd middels vlaggen op teken van MON 2 EHBO wordt opgeroepen door MON 3 EHBO beoordeeld of de rijder mag worden verplaatst! 4 EHBO beoordeeld of hulpdiensten nodig zijn DSVC-commisie en vrijwilligers maken ruimte voor hulpdiensten 3

4 Maatregelen bij calamiteiten Probleem met meerdere betrokkenen Mogelijke stappen Band / sprekers maant mensen tot kalmte / ruimte te maken Muziek stilleggen Wedstrijd stilleggen Evenement (tijdelijk) afbreken Ontruiming evenemententerrein en wedstrijdleiding Als Crowdmanagement niet blijkt te werken Beslissing tot ontruiming in overleg met EHBO / MON Bezoekers worden via omroepinstallatie verzocht het terrein te verlaten via de nooduitgangen van de tent en vluchtroutes Operationeel leider houdt contact met hulpdiensten Alarmeringen intern en extern Intern Omroep en geluidsinstallatie Portofoons Extern Uitsluitend via DSVC-commissie / EHBO / MON Bellen naar 112 Ontruiming Ontruiming wordt via de portofoons doorgegeven Via de geluidsinstallatie wordt het publiek geinformeerd; zonder paniek het terrein verlaten Hulpdiensten worden opgevangen door DSVC-commissie Opvang Eerste interne opvang slachtoffers bij EHBO-post op het terrein Bij meerdere slachtoffer worden deze opgevangen in de tent Verzamelplaats voor organisatie en vrijwilligers: in de feesttent bij de tap Communicatie van organisatie naar omwonenden, publiek, deelnemers en overheid Middels omroepinstallatie (publiek) Middels portofoon (DSVC-commissie / EHBO / MON) Middels mobiele telefoon (overheid) Middels schriftelijke aankondiging (omwonenden) Mondelinge uitleg (omwonenden, deelnemers, overheid) 4

5 Communicatie van organisatie naar vrijwilligers Portofoons Informatiebijeenkomst Via de vrijwilligers Appgroep Aanspreekpunt vrijwilligers voor de Cross: Rick Abbink Toegankelijkheid evenemententerrein Vanaf Baakseweg en Lindeselaak 3 fuiken met vrijwilligers Entrée 2 euro heffen Iedereen krijgt een entreebewijs Sponsors hebben een brief gekregen met bewijs voor gratis toegang! Rijders hebben een polsbandje en gratis toegang Hulpdiensten zullen worden opgevangen door DSVC-commissie Parkeren bezoekers Parkeerweiland achter de begraafplaats aan de Baakseweg, toegankelijk vanaf de kant van Vorden. (Niet via de kant van Baak) Verkeersregelaars begeleiden de auto s Af- en aanrijroutes hulpdiensten en calamiteiten routes Via Baakseweg en Lindeselaak (oostkant) Vrijhouden! Nogmaals geen ingang bezoekers vanaf de kant van Baak! Niet parkeren langs de Baakseweg! Dit belemmert de doorgang voor hulpdiensten! Terreinindeling Bebording en verkeersregelaars Plaatsen van routebordjes wordt gedaan tijdens de opbouw Verkeersregelaars vanuit Baak en via EHBO Vorden. 5

6 Catering vrijwilligers Wat: Broodjes / lunchzakjes en drank Door wie: vrijwilligers smeren s morgens de broodjes Waar: In D n Olde Kriet / Tent Tijdens de cross worden de broodjes gebracht door vrijwilligers (Lisa en Annemieke) Fris koffie of thee vrijwilligers loopt via Dok Dorst? Meldt je aan de bar. Iedereen heeft munten om een vette hap te halen. Fris / koffie / thee via D n Olde Kriet Brood via bakkerij Besselink Beleg zoeken we nog een sponsor voor Opbouw voor Aanwezig vanaf: 9.30 uur Aanspreekpunt: Jarno Meulenbeek Vrijdag 8 september tussen 8.30uur en uur en zaterdagmorgen 9 september tussen 8.30 en uur brengen van spandoeken e.d. Catering door Kapper Lammers Afbreken / opruimen Aanspreekpunt: Jarno Meulenbeek Betekenis vlaggen Vlaggers Na afloop van de presentatie instructie in zaaltje Door: Ben Jeuring (MON) Vragen?? 6