Aanvraagdocument evenementenvergunning gemeente Vlagtwedde

Transcriptie

1 Aanvraagdocument evenementenvergunning gemeente Vlagtwedde Naam evenement:. Locatie/locaties:. Datum/data evenement:.

2 Inhoudsopgave Gegevens aanvrager Indeling organisatie 1 2. Beschrijving evenement Gegevens evenement Korte beschrijving Programma Deelnemers en bezoekers Geluid Sanitaire voorzieningen Verkeersmaatregelen Beveiligers Reiniging Horeca Etenswaren Openbaar vervoer (Tijdelijke) Bouwwerken Attracties Hekken, barrières en podia Vuurwerk Brandveiligheid Calamiteitenroute Ontruiming/Begeleiden hulpverleners 6 3 Geneeskundige inzet Eerst Hulp Bij Ongelukken(EHBO) 6 4 Ondertekening 6 Bijlage 1: Bijlage 2: Bijlage 3: Bijlage 4: Plattegrond evenemententerrein Verkeersplan Scenario s Telefoonlijst

3 Een volledige aanvraag voor een evenementenvergunning dient ten minste 12 weken, bij voorkeur eerder, voor aanvang van het evenement te zijn ingediend. De termijn voor behandeling gaat in na ontvangst van dit ondertekende document en eventueel een verkeersplan Gegevens aanvrager Namens organisatie 1 Naam aanvrager Correspondentieadres Postcode, plaats Contactpersoon tijdens evenement Adres Postcode, plaats Mobiele telefoon Telefoon tijdens kantooruren 2 adres Website Ervaring organisatie Overige gegevens - Geef aan of en welke ervaring* de organisatie van het evenement heeft op het gebied van evenementen. *Bijvoorbeeld geef aan welke evenementen in het verleden zijn georganiseerd (waar, wanneer etc.). Bijvoorbeeld calamiteitennummer tijdens evenement 1.2 Indeling organisatie Organisator: medeorganisator: (indien van toepassing) medeorganisator: (indien van toepassing) 1 Dit is de ontvanger van de evenementenvergunning. De organisatie is verantwoordelijk voor het verloop van het evenement en naleving van de voorwaarden uit de vergunning. 2 Telefoonnummer waarop u bereikbaar bent om vragen m.b.t. de aanvraag te beantwoorden 1

4 2. Beschrijving evenement 2.1 Gegevens evenement Naam evenement Datum/data Dagdeel/delen Locatie(s) evenement 2.2 Korte beschrijving -soort evenement?(voorbeeld: kermis, markt, optocht, marathon, circus) -Hoeveel dagen duurt het evenement? -Waar vindt het evenement plaats? (openlucht, tent, inrichting of gecombineerd) -Welke activiteiten vinden er plaats? (voorbeeld: kansspel, dierenshow, aanbrengen piercing /tatoeages.) -Wordt er reclame gemaakt voor het evenement? -wordt er overnacht i.v.m. het evenement? 2.3 Programma Datum Tijd Actie/omschrijving Locatie Voorbeeld: Start opbouw Einde opbouw Start evenement Einde evenement Start afbouw Einde afbouw 2.4 Deelnemers en bezoekers Verwacht aantal deelnemers (indien van toepassing bijvoorbeeld bij een wedstrijd of optocht): Verwacht aantal bezoekers: Piekbelasting aantal bezoekers: indien per locatie: Beschrijving doelgroepen en risico s Beschrijf crowd management 3 maatregelen Bijvoorbeeld: jeugd of ouderen Mogelijke risico s: Alcoholgebruik Overlast Massale vechtpartij Slecht weer scenario Paniek in menigte Brand op of langs de route 3 Crowd management: maatregelen om publieksstromen te beheersen 2

5 2.5 Geluid Locatie Geluid: Versterkt, onversterkt, live-muziek, mechanisch Soort muziek Bij meerdere locaties per locatie aangeven. Indien van toepassingen afspraken met afdeling Ruimte van de gemeente Vlagtwedde vermelden. 2.6 Sanitaire voorzieningen Locatie Aantal toiletten 4 Soort voorziening De GHOR geeft advies over het aantal te plaatsen toiletten. 2.7 Verkeersmaatregelen Vindt het evenement plaats op de rijbaan, (brom)fietspad of parkeerplaats of vormt het evenement anderszins een belemmering voor verkeer of hulpdiensten: Ja: verkeersplan is vereist, zie bijlage 2. Nee Op basis van het verkeersplan wordt in samenspraak met de politie o.a. het aantal noodzakelijke opgeleide verkeersregelaars vastgesteld. Als organisatie bent u verantwoordelijk voor opgeleide verkeersregelaars. 2.8 Beveiligers Locatie Aantal beveiligers Contactpersoon Telefoonnummer Totaal De politie geeft advies over het aantal in te zetten beveiligers. 2.9 Reiniging De organisatie zorgt ervoor dat eventuele verontreiniging c.q. afval in de directe omgeving van het evenement, dat kennelijk afkomstig is van het evenement, zo snel mogelijk wordt verwijderd. Indien van toepassingen afspraken met afdeling Ruimte van de gemeente Vlagtwedde vermelden. 4 Aantal units weergeven (toiletwagen met 4 voorzieningen telt als 4 bijv. 2 dames en 2 heren, plaskruis telt als 4 en chemisch toilet als 1, etc.) 3

6 2.10 Horeca Locatie Informatie locatie: Terras: aantal stoelen/tafels Tent: grootte/aantal personen Aantal tappunten met alcohol Verantwoordelijke: naam en adres bedrijf, contactpersoon, ondernemer, telefoon. Voor het verstrekken van zwak alcoholische dranken dient een ontheffing aangevraagd te worden. Uitsluitend voor zwak alcoholische dranken kan een ontheffing worden aangevraagd Etenswaren Locatie Verantwoordelijke: naam en adres bedrijf, contactpersoon, ondernemer, telefoonnummer. Soort etenswaren/product bak- of braadvoorziening: Aantal gasflessen De voedselverstrekking moet voor wat betreft de opslag, bereiding, bewaren e.d. voldoen aan de voorwaarden zoals die door de Voedsel & Waren Autoriteit zijn opgesteld. Informatie hierover is te vinden op Bij constatering van een voedselinfectie is de organisator verantwoordelijk voor de registratie van namen en adressen van standhouders en voor het overhandigen van deze registratie aan de GGD Openbaar vervoer Is het evenement te bereiken via het openbaar vervoer? Wordt het openbaar vervoer door het evenement gestremd of anderszins belemmerd? Ja: informeer Q-buzz via Nee Ja: neem contact op met Q-buzz via Nee 2.13 (Tijdelijke) Bouwwerken Tenten, overkappingen etc. Plaats Afmeting Aantal personen Wordt er in een (tijdelijke) bouwwerk overnacht? Ja: aantal personen: Nee 4

7 2.14 Attracties Locatie Afmeting Omschrijving 2.15 Hekken, barrières en podia Locatie Aantal dranghekken 2.16 Vuurwerk Het afsteken van consumenten vuurwerk is toegestaan op 31 december van uur tot 1 januari uur. Als een bedrijf vuurwerk gaat afsteken, is een toepassingsvergunning nodig. Daarnaast moet elke keer dat er vuurwerk wordt afstoken een melding worden gedaan of een ontbrandingstoestemming worden aangevraagd bij de provincie Groningen. Wordt er tijdens het evenement vuurwerk afgestoken? Ja: neem contact op met de provincie Groningen. Nee 2.17 Brandveiligheid Wordt er gebruik gemaakt van: Elektrische installaties: Indien aangekruist aantal en omschrijving: Bakwagens/bakkramen: Indien aangekruist aantal: Verwarmings-, kook- of stookinstallaties op gas of vloeibare brandstoffen: Indien aangekruist aantal en omschrijving: Fakkels: Indien aangekruist aantal: Open vuur: Indien aangekruist aantal/grootte: Kruid opslag/afschieten kanonnen: Indien aangekruist hoeveelheid/aantal: 2.18 Calamiteitenroute Is het evenement goed bereikbaar voor hulpverleningsvoertuigen? Ja Nee Indien nee omschrijving: (Richtlijn: In overleg met de hulpverlenende diensten (brandweer, politie, ambulance) moet een doorgaande route vrijgehouden worden met een vrije breedte van ten minste 4,50 m, over een breedte van minimaal 3,25 m zijn verhard en een vrije hoogte van 4,20 m. Bij toepassing van luifels e.d. geldt de vrije breedte tussen de uitgeklapte luifels.) In het geval zich een incident voordoet, waarbij inzet van hulpverleners noodzakelijk is, moeten de calamiteitenroute(s) bekend zijn bij de organisatie en bij de eventuele verkeersregelaars. Afhankelijk van de locatie van het incident en bij meerdere routes communiceert de organisatie ter plekke aan 5

8 de hulpverleners de snelste route naar het incident. De voorkeur gaat uit naar één calamiteitenroute. De calamiteitenroute dient gescheiden te zijn van publieksstromen. Benoem de straten van de calamiteitenroute en indien van toepassing ook in bijlage 2 weergeven Ontruiming/Begeleiden hulpverleners Hoe wordt een ontruiming kenbaar gemaakt aan het publiek? Hoe is de organisatie te herkennen? Is er een opvanglocatie? Betrokkenen van de organisatie op de hoogte hoe te ontruimen en van de opvanglocatie? Wordt de ontruiming vanuit een ruimte door de organisatie gecoördineerd? De ruimte ook weergeven in bijlage 1. Wie en waar worden de hulpverleners ontvangen? Eerste aanspreekpunt voor hulpverleners:.. Mobiel telefoonnummer eerste aanspreekpunt:.... Ruimte waar vanuit door de organisatie de ontruiming wordt gecoördineerd:. 3 Geneeskundige inzet 3.1 EHBO: Locatie Aantal EHBO-posten Totaal Aantal EHBOers Contactpersoon De GHOR adviseert over het aantal in te zetten EHBO ers. Als richtlijn kan de norm 1 EHBO er per 1000 bezoekers gehanteerd worden, waarbij uitgegaan wordt dat EHBO ers in duo s werken. De aard van het evenement en/of de evaluatie van voorgaande edities kunnen aanleiding zijn om dit bij te stellen. Het totaal aantal aanwezige EHBO-ers moet vermeld staan in het draaiboek. Tijdens het evenement moet de coördinatie over de EHBO bij één EHBO-coördinator liggen. In het draaiboek moet de naam van de EHBO-coördinator en het telefoonnummer van de EHBO-coördinator gedurende het evenement opgenomen zijn. Een EHBO-rapportage wordt binnen 14 dagen na afloop van het evenement gestuurd aan: bureau@ghor.groningen.nl. Een voorbeeld van een EHBO-rapportage is eveneens via dit adres op te vragen. 4 Ondertekening Ondergetekende verklaart dit aanvraagdocument naar waarheid te hebben ingevuld en te hebben nagedacht over scenario s die van toepassing kunnen zijn, zie bijlage 3. Naam: Datum: Handtekening: 6

9 Bijlage 1: Plattegrond evenemententerrein: Inclusief indien van toepassing: -Tent met afmetingen en indeling -EHBO-posten -(tijdelijke) bouwwerken -Attracties -Podia -Hekken, barrières -Sanitaire voorzieningen -Tijdelijke horeca locaties -In- en uitgang, nooduitgang -Vluchtroutes -Opvanglocatie -Commandopost organisatie. Geadviseerd wordt om vanuit hier ook een eventuele ontruiming aan te sturen -Locatie waar bij incidenten de hulpverleners worden ontvangen

10 Bijlage 2: Verkeersplan: Wanneer het evenement wordt gehouden op de openbare weg of door het evenement hinder ontstaat voor het verkeer is een verkeersplan vereist. Indien niet van toepassing deze bijlage verwijderen. Aandachtspunten voor het verkeersplan: -calamiteitenroutes -Afgesloten wegen en tijd dat ze zijn afgesloten benoemen -Inzet verkeersregelaars Op de website van de gemeente Vlagtwedde is een leidraad te vinden voor het opstellen van een verkeersplan.

11 Bijlage 3: Scenario s Voor evenementen dienen mogelijke scenario s uitgewerkt te worden. Hierbij is het uitgangspunt dat de organisatie primair verantwoordelijk is voor het rustig laten verlopen van een evenement. Daar waar nodig kan er worden teruggevallen op de hulpdiensten en de gemeente. De scenario s zijn uitgewerkt volgens de veiligheidsketen. Door de zorg voor de veiligheid in verschillende stappen op te splitsen, krijgen alle elementen van de veiligheid de aandacht die nodig is. De veiligheidsketen bestaat uit vijf stappen: 1. Proactie De eerste stap, proactie, in de veiligheidsketen is het voorkomen van risicovolle situaties. Al in de prilste fase. 2. Preventie Bij preventie gaat het om concrete maatregelen om de veiligheid te verbeteren. Hoe kunnen we iets voorkomen of de kans zo klein mogelijk houden? 3. Preparatie Preparatie staat voor voorbereid zijn op een gebeurtenis. Wie doet wat als er bijvoorbeeld brand uitbreekt of bij een ontruiming. 4. Repressie De repressiefase is de fase waarin het er echt om gaat, er is namelijk iets gebeurd en er moet opgetreden worden. In de repressiefase is er een calamiteit en moet er gezorgd worden dat deze calamiteit bestreden wordt en dat de schade zoveel mogelijk beperkt wordt. 5. Nazorg De nazorgfase is de fase waarin terug gekeerd wordt naar de normale situatie. Dit betekent niet dat er teruggekeerd wordt naar exact de zelfde situatie als voor de calamiteit. Het kan namelijk blijken dat dingen in het vervolg misschien beter aangepakt kunnen worden. Deze stappen volgen elkaar op als een keten, die een circulaire beweging maakt. Als de fase van de nazorg is afgerond, kom je in feite terug in de fase van proactie. Hierbij een aantal voorbeeld scenario s uitgewerkt. Wanneer een scenario niet van toepassing is verwijderen of wanneer een scenario niet is genoemd aanvullen. Benoem alleen de taken en verantwoordelijkheden van de organisatie. Neem de scenario s niet alleen over maar bespreek scenario s en denk na over scenario s. Scenario uitbreken van paniek /stress in menigte Bij grote drukte, massale vechtpartij, hoog alcoholgebruik, persoonlijk ongeval dan wel bij een echt incident als een ogenschijnlijk klein incident als b.v. geschreeuw, een gerucht of een kleine vechtpartij kan in een menigte er toe leiden dat er paniek, dan wel zeer verhoogde stress onder het publiek ontstaat. Risico s Verdrukking, waardoor verstikking kan optreden;

12 Vallen met als gevolg letsel; Vertrapping, met kans op verstikking; Vluchten naar onveilige plaatsen (kanaal, nauwe steegjes); Elkaar verwonden t.g.v. enorme panische krachten; Escalatie van ongeregeldheden; Letsel bij individu of meerdere personen; Het overlijden van een enkeling of meerdere personen. Preventiemaatregelen Rellen/vechtpartijen/ordeverstoringen Maatregelen Bij voortekenen van voorvallen hierop anticiperen/de politie hiervan in kennisstellen Kleinschalige vechtpartijen beëindigen Betrokkenen overdragen aan de politie Begeleiden gewonden naar EHBO post Persoonlijke ongevallen Maatregelen EHBO ers op EHBO posten Contact opnemen meldkamer Begeleiden van hulpverleners en slachtoffers Paniek in menigte door calamiteit evenemententerrein Maatregelen Informatieverstrekking aan het publiek Verantwoordelijk Verantwoordelijk EHBO/organisatie Verantwoordelijk Taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden Pro-actie : Draaiboek opstellen en op tijd aanleveren bij de gemeente Voldoen aan de vergunningvoorschriften Preparatie Repressie : Betrokkenen vanuit de organisatie weten hoe te ontruimen Kleinschalige vechtpartijen beëindigen 112 bellen Betrokkenen overdragen aan de politie Begeleiden hulpverleners en slachtoffers Openen nooduitgang Stilleggen beëindigen programma (Gedeeltelijk) ontruimen

13 Scenario extreme weersomstandigheden Bij (onverwachtse) extreme weersomstandigheden kan gevaar optreden door (zware) regenbuien, harde wind (storm), bliksem, kou of extreme hitte. De combinatie van een extreme weerssituatie met een groot aantal bezoekers kan problemen veroorzaken met als gevolg dat er veel mensen moeten worden opgevangen. Risico s Gevaar van blikseminslag; Verdrukking, waardoor verstikking kan optreden; Vallen met als gevolg letsel; Vertrapping, met kans op verstikking; Vluchten naar onveilige plaatsen (kanaal, nauwe steegjes etc.); Elkaar verwonden t.g.v. enorme panische krachten; Onderkoeling t.g.v. hevige neerslag; Oververhitting t.g.v. warmte; Letsel bij individu of meerdere personen; Het overlijden van een enkeling of meerdere personen. Preventiemaatregelen Maatregelen Monitoring weersomstandigheden Informatieverstrekking aan publiek Verantwoordelijk Taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden Proactie : Preventie Draaiboek opstellen en aanleveren bij de gemeente Voldoen aan de vergunningvoorschriften Inzake extreme weersomstandigheden voorzorgsmaatregelen nemen. Annuleren evenement Preparatie Betrokkenen vanuit de organisatie weten hoe te ontruimen Repressie : 112 bellen Informeren publiek Openen nooduitgang Stilleggen beëindigen programma (Gedeeltelijk) ontruimen Begeleiden hulpverleners en slachtoffers

14 Bij extreme hitte gratis drinkwater verstrekken Scenario explosie/brand Bij het uitbreken van brand, of het zich voordoen van een explosie, dient direct de brandweer te worden gealarmeerd. De kans op een explosie of brand is het grootst bij elektrische installaties (geluidstorens, aggregaten en podium) en bij cateringpunten waar gebruik wordt gemaakt van gastanks. Risico s Verdrukking, waardoor verstikking kan optreden; Vallen met als gevolg letsel; Vertrapping, met kans op verstikking; Vluchten naar onveilige plaatsen (kanaal, nauwe steegjes etc.); Elkaar verwonden t.g.v. enorme panische krachten; Letsel bij individu of meerdere personen; Het overlijden van een enkeling of meerdere personen. Preventiemaatregelen Maatregelen EHBO ers op EHBO posten Begeleiden gewonden naar EHBO post Begeleiden van hulpverleners en slachtoffers Verantwoordelijk Taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden Proactie : Draaiboek opstellen en aanleveren bij de gemeente Preparatie Voldoen aan de vergunningvoorschriften Betrokkenen vanuit de organisatie weten hoe te ontruimen Repressie : Begeleiden gewonden naar EHBO post 112 bellen Begeleiden van hulpverleners en slachtoffers Openen nooduitgang Stilleggen beëindigen programma Ontruimen

15 Scenario alcoholvergiftiging Gezien de aard van het evenement en de sfeer van het evenement is het risico op alcoholvergiftiging groot. Risico s Vallen met als gevolg letsel; Vertrapping, met kans op verstikking; Vluchten naar onveilige plaatsen (kanaal); Toename van ongelukken en agressie; Het verdoven van het zenuwstelsel bij een enkeling of meerdere personen; Bewusteloosheid van een enkeling of meerdere personen; Het optreden van coma bij een enkeling of meerder personen; Het overlijden van een enkeling of meerdere personen. Slachtoffer van alcoholvergiftiging dienen zo snel mogelijk naar de dichtstbijzijnde EHBO post te worden gebracht. Mocht dit niet mogelijk zijn dan dient er zo snel mogelijk eerste hulp geboden te worden. Preventiemaatregelen Maatregelen Verantwoord alcohol schenken EHBO ers op EHBO posten Begeleiden gewonden naar EHBO post Verzorging gewonden Contact meldkamer Begeleiden van hulpverleners en slachtoffers Verantwoordelijk Cateraar/organisatie EHBO EHBO/organisatie Taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden Proactie : Draaiboek opstellen en aanleveren bij de gemeente Preparatie Inzetten op het matigen van alcohol Voldoen aan de vergunningvoorschriften Betrokkenen van uit de organisatie weten hoe te ontruimen Repressie : Begeleiden gewonden naar EHBO post 112 bellen Begeleiden van hulpverleners en slachtoffers Scenario Verkeers- / transportongevallen Een optocht bestaat uit loopgroepen en uit (grote) voertuigen met of zonder aanhanger. Op de aanhangers staan meestal ook nog personen.

16 Risico s Beknelling waardoor verstikking kan optreden; Vallen met als gevolg letsel; Vertrapping, met kans op verstikking; Letsel bij individu of meerdere personen; Het overlijden van een enkeling of meerdere personen. Preventiemaatregelen Maatregelen EHBO ers op EHBO posten Begeleiden gewonden naar EHBO post Contact meldkamer Begeleiden van hulpverleners en slachtoffers Verantwoordelijk EHBO/organisatie Taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden Proactie : Draaiboek opstellen en aanleveren bij de gemeente Preparatie Voldoen aan de vergunningvoorschriften Betrokkenen vanuit de organisatie weten hoe te ontruimen Repressie : Begeleiden gewonden naar EHBO post 112 bellen Begeleiden van hulpverleners en slachtoffers Stilleggen beëindigen programma

17 Bijlage 4 Telefoonlijst* Naam /functie Telefoonnummer Verkeersregelaars Meldkamer 112 (spoedeisende hulp) (geen spoed, wel politie) 144 (dieren in nood) EHBO-ers Dierenambulance *Advies om de lijst na afloop vernietigen *Het is handig om een handpocket met de belangrijkste acties/afspraken/telefoonnummers te hebben.