RICHTLIJN. 3. BEGRIPPEN Alle die we versturen of ontvangen is in te delen in twee categorieën: formele of informele e- mail.

Transcriptie

1 PROTOCOL

2 RICHTLIJN 1. INLEIDING Het gebruik van heeft de laatste jaren een grote vlucht genomen. Ook bij de gemeente Amersfoort wordt meer en meer gebruikt. Veel berichten zijn informeel van aard, maar het aantal berichten met een meer formeel karakter neemt toe. Wettelijke verplichting Rondom het gebruik van geldt een aantal (wettelijke) regels waar alle medewerkers van de gemeente Amersfoort aan moeten voldoen. Die regels hebben betrekking op hoe we omgaan met formele die vraagt om een formele reactie van de gemeente en /of een juridisch gevolg heeft. Belangrijkste uitgangspunt bij deze regels is dat formele de status heeft van een brief. Dit betekent dat formele geregistreerd en gearchiveerd moet worden. Daarnaast geldt ook dat voor formele gelijke regels gelden als voor een brief als het gaat om taalgebruik en afhandeling. Harde termijnen Daarnaast heeft onze gemeente afgesproken in de verordening dwangsom bij niet-tijdig beslissen Amersfoort 2007 dat inwoners, bedrijven en instellingen de gemeente een dwangsom kunnen opleggen als zij te laat beslist op een (elektronische) aanvraag. De dwangsomregeling is ingegaan op 1 januari Juist omdat steeds belangrijker wordt, heeft de gemeente Amersfoort regels gesteld. Deze regels zijn vastgelegd in een gedragscode (protocol) inzake het gebruik van . Naast het protocol is deze richtlijn opgesteld. De richtlijn is een praktische uitwerking van het protocol. Met andere woorden: wat betekent het protocol voor de wijze waarop wij omgaan met ? 2. DOEL VAN HET PROTOCOL Het protocol wil een basis leggen voor de wijze waarop de gemeente Amersfoort met haar e- mailberichten om wenst te gaan. Het gebruik van als middel om te communiceren betekent namelijk risico s en verantwoordelijkheden voor wat betreft registratie afhandeling en archivering van berichten. De Archiefwet laat er geen misverstand over bestaan; elk document (dus ook elektronische) dat een functie vervuld bij de taakuitoefening is in beginsel een archiefstuk. Het doel van het protocol is dan ook het gebruik van door de medewerkers van de gemeente Amersfoort zorgvuldig, veilig en verantwoord te laten gebeuren. Het protocol is niet bedoeld om het gebruik van te beperken, maar juist om een volledige en betrouwbare informatievoorziening te waarborgen. 3. BEGRIPPEN Alle die we versturen of ontvangen is in te delen in twee categorieën: formele of informele e- mail. Formele Formele is die vraagt om een formele reactie van de gemeente en /of een juridisch gevolg heeft. Vaak zijn dit berichten naar de gemeente waar een formeel antwoord op moet worden gegeven, maar ook te verzenden met daarin een formeel antwoord van de gemeente wordt gezien als formele . Zo kan er worden gesteld dat alle die te maken heeft met de primaire taken van de gemeente, denk aan vergunningverlening, formele is. Maar ook minder concrete verzoeken die om een formeel antwoord vragen wordt aangemerkt als formele , denk hierbij aan een vraag van een inwoner over overlast in zijn buurt of een klacht over hoe iemand behandeld is door de politie. Kortom: een formele 1. kan rechtsgevolgen hebben voor de zender of ontvanger en/of 2. heeft een bewijs- of verantwoordingsfunctie en/of 3. is van belang voor het begrijpen van andere informatie. Pagina 2 van 9

3 Informele Informele berichten zijn berichten waarvoor geen formele besluitvorming nodig is en die vooral informatief zijn. Je kunt er geen rechten of plichten aan ontlenen. Qua belang en waarde is het te vergelijken met een telefoongesprek. Een voorbeeld is een persoonlijke of een afspraak die je een uur verzet. Informele hoeft niet geregistreerd of gearchiveerd te worden en er gelden geen behandeltermijnen voor. Centraal adres Een centraal adres is niet persoonsgebonden en kan beheerd worden door meerdere personen. Bijvoorbeeld: 4. SPELREGELS VOOR FORMELE Het protocol heeft nogal wat impact op ons werk. Formele moet voortaan geregistreerd en gearchiveerd worden, afzenders moeten een ontvangstbevestiging krijgen en daarbij ook te horen krijgen wie hun bericht in behandeling heeft en wanneer zij een antwoord mogen verwachten. Om ervoor te zorgen dat deze nieuwe regels zo min mogelijk extra tijd en inspanning kosten van medewerkers is de volgende werkwijze afgesproken. Regel 1: Formele e mail wordt altijd van en zoveel mogelijk naar centrale adressen gestuurd. We gebruiken bij de gemeente Amersfoort verschillende onderwerpgerelateerde adressen zoals veiligheid@amersfoort.nl of bouwzaken@amersfoort.nl.deze adressen worden ook wel centrale e- mailadressen genoemd. Inkomende formele Met de invoering van het protocol moet alle inkomende formele zo veel mogelijk worden geleid naar een centraal adres. Indien er alsnog op een persoonlijke adres formele wordt ontvangen dan moet deze worden doorgestuurd naar de postkamer: postkamer@amersfoort.nl, waarna deze als formele post kan worden afgehandeld. Belangrijk om te weten is dat als er een bericht wordt ontvangen dat op grond van enig wettelijk voorschrift van een handtekening moet zijn voorzien, de ontvanger ervoor verantwoordelijk is dat de afzender onmiddellijk wordt verzocht het document schriftelijk in te dienen. Het is immers niet toegestaan berichten waarbij een handtekening noodzakelijk is via e- mail te versturen. Uitgaande formele Uitgaande die betrekking heeft op een onderwerp waarvoor een centraal adres bestaat, versturen we voortaan namens die betreffende postbus. Als er geen centrale postbus is voor het onderwerp dan moet deze bij voorkeur via brief worden beantwoord. Belangrijk te weten is dat er niet per mag worden beantwoord als: 1. de afzender heeft aangegeven niet via benaderd te willen worden 2. het antwoord ondertekend moet worden (zie hiervoor het mandaatregister) 3. het om vertrouwelijke of geheime stukken gaat Indien er voor het uitgaande bericht een standaard document bestaat wordt deze als bijlage in de meegestuurd. Is er geen standaard document beschikbaar dan kan het tekstveld van de worden gebruiken of kan (bij voorkeur) een brief in Word worden toegevoegd. Regel 2: Formele wordt geregistreerd, gearchiveerd Omdat formele dezelfde status heeft als een brief moet deze ook worden geregistreerd en gearchiveerd. Registreren en archiveren van inkomende formele Van alle die binnenkomt op de centrale adressen stuurt het systeem automatisch een bericht aan de afzender dat de is aangekomen. De beheerder van het centrale adres maakt bij alle binnengekomen een scheiding tussen formele en informele . De informele stuurt hij direct door naar de behandelend ambtenaar. De formele wordt Pagina 3 van 9

4 door de beheerder, met daaraan toegevoegd de naam van de behandelend ambtenaar, ter archivering en registratie doorgestuurd naar de postkamer. Na afhandeling door de postkamer wordt de doorgestuurd naar de behandelend ambtenaar. Van alle die binnenkomt op de persoonlijk adressen maakt de eigenaar van het e- mailadres een scheiding tussen formele en informele . De formele wordt naar de postkamer gestuurd. In beide gevallen zorgt de postkamer voor registratie en archivering. Indien er een afhandeltermijn geldt dan wordt deze aan de gekoppeld. De postkamer stuurt vervolgens binnen twee werkdagen een bericht aan de afzender met daarin benoemd de afhandeltermijn en eventueel de naam van de behandelend ambtenaar. Ook wordt deze op de daglijst gezet. Als er geen afhandeltermijn geldt, dan archiveert de postkamer het bericht meteen. De afzender ontvangt van de postkamer dan ook geen ontvangstbevestiging. Registeren en archiveren van uitgaande formele Formele uitgaande wordt te allen tijde in afschrift aan de postkamer aangeboden zodat deze opgenomen kan worden in het bijbehorende dossier. Regel 3 Voor formele gelden dezelfde afhandeltermijnen als voor brieven Voor een formeel bericht geldt dezelfde afhandeltermijn als voor een brief met dezelfde inhoud. Indien er geen wettelijke termijnen gelden, hanteren we een afhandeling van maximaal acht weken. 5. AANDACHTSPUNTEN - beantwoorden we in principe altijd via vanaf de meest geëigende postbus: voor formele e- mail dus een centrale postbus, voor informele de persoonlijke postbus. - We antwoorden niet per als: - de afzender heeft aangegeven niet via benaderd te willen worden - het antwoord ondertekend moet worden - het om vertrouwelijke of geheime stukken gaat Als een bericht wordt ontvangen dat op grond van enig wettelijk voorschrift van een handtekening moet zijn voorzien, is de ontvanger ervoor verantwoordelijk dat de afzender onmiddellijk wordt verzocht het document schriftelijk in te dienen - Wellicht ten overvloede: dit protocol is ook van toepassing op: - Formele die intern verstuurd wordt (bijvoorbeeld afspraken tussen afdelingen) - Uitgaande die niet het antwoord is op een vraag maar waarbij de gemeente zelf het initiatief neemt om deze te versturen. - Centrale adressen moeten minstens iedere 4 uur (op werkdagen) worden uitgelezen. Dat betekent dat er altijd meerdere beheerders van een centraal adres zijn en dat zij onderling afspraken moeten maken over de verdeling van het beheer. 6. VERANTWOORDELIJKHEDEN De postkamer is verantwoordelijk voor het registreren van de afhandeltermijn van een formele en deze op de daglijsten te plaatsen. Daarnaast is zij verantwoordelijk voor het actueel houden van de daglijsten en het hierover informeren van de medewerkers. De postkamer is eveneens verantwoordelijk voor het juist en tijdig archiveren van formele . Tot slot is iedere beheerder van een adres (centraal en persoonlijk) zelf verantwoordelijk voor het juiste beheer hiervan (tijdig uitlezen, doorsturen van formele , inhoud van de berichten). 7. INWERKINGTREDING Het protocol treedt in werking op de dag na goedkeuring door het GMT. 8. MONITORING EN EVALUATIE De uitvoering van het protocol wordt periodiek gemonitord door de afdeling PIM. Daarnaast zullen de ervaringen van uitvoerders en gebruikers jaarlijks worden geëvalueerd door de afdeling BPI PIM en Automatisering. Hierbij zal ook een afvaardiging van klanten worden betrokken. Pagina 4 van 9

5 PROTOCOL 1 Inleiding Het gebruik van en internet heeft binnen de gemeente Amersfoort een grote vlucht genomen. Naast de duidelijke voordelen voor werkgever, werknemer, burger, leverancier, ed. zoals productiviteit, bereikbaarheid en snelheid brengt dit medium verantwoordelijkheden met zich mee. Om het verkeer in goede banen te leiden is het noodzakelijk om een protocol op te stellen. In het protocol wordt ingegaan op de wijze waarop de gemeente Amersfoort omgaat met en de bijbehorende verantwoordelijkheid en welke regels hieromheen in acht genomen moeten worden. vervangt als communicatiemiddel niet de bestaande schriftelijke en telefonische communicatie. Het is vooral een uitbreiding van bestaande communicatiemogelijkheden. De bijna onbeperkte mogelijkheden om berichten te ontvangen en te verzenden brengt ook nieuwe verantwoordelijkheden met zich mee voor de gebruikers. 2 Begripsbepaling Archiefwet: de Archiefwet 1995; Archiefbesluit: het Archiefbesluit 1995; Archiefverordening: de Archiefverordening van de gemeente Amersfoort, Rbs. d.d. 29 juni 1999; Besluit Informatiebeheer: het Besluit Informatiebeheer van Amersfoort, 1996; Privacyreglement: het Privacyreglement en internetgebruik van de gemeente Amersfoort, B&W-bsl. d.d. 29 oktober 2002 Wet EBV: Wet Elektronische Bestuurlijk Verkeer, d.d. 1 juni Termen en definities Elektronische post, ook wel genoemd Berichten die op elektronische wijze tussen computergebruikers worden uitgewisseld. Hiertoe behoren ook de documenten die elektronisch aan een bericht gekoppeld zijn (de zogenaamde attachments). Formele Berichten die tussen de gemeente en andere natuurlijke- en rechtspersonen worden uitgewisseld en die bij of krachtens wettelijke bepalingen als rechtshandelingen met een beoogd rechtsgevolg zijn te kwalificeren, waarop één of meer van de volgende kenmerken van toepassing zijn: inhoud heeft (rechts) gevolgen voor de afzender en/of geadresseerde of kan dat hebben; de inhoud heeft een bewijs- of verantwoordingsfunctie of kan dat krijgen of kan op andere wijze voor langere tijd van belang blijven voor de organisatie; de inhoud is van belang voor een juiste interpretatie van andere gegevens. Formele wordt beschouwd als zijnde archiefbescheiden in de zin van de Archiefwet. Het bepaalde in de Verordening Archiefbeheer en het Besluit Informatiebeheer is onverkort van toepassing op , evenals het privacy reglement. Informele Berichten die tussen de gemeente en andere natuurlijke- en rechtspersonen worden uitgewisseld, waarop één of meer van de volgende kenmerken van toepassing zijn: aan de inhoud kunnen geadresseerde of afzender rechten noch plichten ontlenen; de inhoud richt zich uitsluitend tot de geadresseerde perso(o)n(e)n; de inhoud heeft zeer kortstondig betekenis: na kennisname vervalt van de inhoud elk belang; de vorm en inhoud hebben niet de primaire functie om het handelen van de gemeente te reconstrueren of tot bewijs te dien van het handelen. Beheerder van een adres De beheerder van een adres is door de leidinggevende aangewezen voor het beheer van inkomende en uitgaande en houdt zich daarbij aan de regels zoals gesteld in het e- mailprotocol. Pagina 5 van 9

6 Attachments Ofwel bijlagen. Het is mogelijk om met een bericht een of meerdere bijlagen mee te sturen. Alles wat digitaal opgeslagen kan worden kan als bijlage meegestuurd worden, zoals tekstdocumenten en foto s. Digitaal Loket Het digitaal loket is het deel van de website van de gemeente Amersfoort, waar producten en/of diensten en info kunnen worden aangevraagd. Hierdoor worden een aantal producten en diensten via internet aangeboden parallel aan de fysieke balie in het stadhuis. Het digitaal loket vervangt hiermee niet de balie in het stadhuis, maar functioneert als extra faciliteit om daarmee de burgers en bedrijven meer van dienst te kunnen zijn. Wet EBV De Wet EBV is de Wet voor Elektronisch Bestuurlijk Verkeer. Elektronisch bestuurlijk verkeer is: Communicatie via de elektronische weg tussen burgers en bestuur. Een mogelijkheid om naast de conventionele schriftelijke weg met de burgers te communiceren. Uitgangspunt is wel dat de schriftelijke weg blijft bestaan, dit noemt men het uitgangspunt van nevenschikking. Onder elektronisch verkeer wordt bijvoorbeeld verstaan informatie die door een website, per , per fax of per sms ter beschikking wordt gesteld. De Wet EBV wordt niet van toepassing verklaard op het verkeer met de bestuursrechter. Uitgangspunten van de Wet EBV: Elektronisch gelijkwaardig aan schriftelijk. De elektronisch weg is in beginsel gelijkwaardig aan de schriftelijke weg mits deze vorm dezelfde functie kan vervullen. Elektronische berichten vallen volgens de Wet EBV onder de omschrijving schriftelijkheid. Hierdoor wordt het elektronisch verkeer tussen overheidsinstellingen, burgers en bedrijven expliciet toegestaan. Behalve in die gevallen waar specifieke wetgeving vereist dat een dienst op de conventionele wijze dient plaats te vinden, kan de dienstverlening elektronisch plaatsvinden of als een vormvoorschrift zich hiertegen verzet. Nevenschikking. Elektronisch verkeer vormt een volwaardig aanvullend alternatief voor conventionele communicatie, maar niet ter vervanging daarvan, er is geen sprake van verdringing. Het gaat dus om een facultatief systeem. Overheidsinstellingen zullen ook altijd via de conventionele weg bereikbaar moeten blijven. De overheid kan de burger niet dwingen tot het volgen van de elektronische weg. Kenbaarheid. Burger en overheidsorgaan dienen ieder voor zich te bepalen in hoeverre zij via de elektronische snelweg bereikbaar zijn en dit ook als zodanig aan te geven (kenbaarheid). Dit betekent dat het overheidsorgaan noch de burger buiten de wil van de ander van de elektronische weg gebruik kan maken. Beveiliging: betrouwbaarheid en vertrouwelijkheid. De Wet EBV bevat geen voorschriften op welke wijze men zaken als beveiliging moet organiseren. Als norm geldt: voldoende mate van betrouwbaarheid en vertrouwelijkheid, bepalend daarvoor zijn de aard en inhoud van een elektronisch bericht en het doel waarvoor het wordt gebruikt. 4 Doelgroep De doelgroep van het protocol is een ieder die te maken heeft met gemeente , waaronder: Medewerkers van de gemeente Amersfoort (incl. vrijwilligers en anderen die werkzaamheden uitvoeren voor de gemeente Amersfoort) Burgers Bedrijven (leverancier én afnemers) en andere overheden Ketenpartijen 5 Vormen van Binnen het protocol zijn verschillende vormen van te onderkennen: verkeer t.b.v. informatie-uitwisseling; verkeer t.b.v. product en/of dienstaanvraag via digitaal loket. De aanvraag van een product en/of dienst verloopt via het Digitaal Loket en wordt daarmee gezien als een formele aanvraag en wordt ondersteund middels een digitaal proces voor de levering van het Pagina 6 van 9

7 product. De s die hierbij worden gegeneerd door het automatisch proces worden gezien als formele . 6 Spelregels bij gebruik van 6.1 Naamgeving De domeinnaam van de gemeente Amersfoort is amersfoort.nl. Naar buiten worden als regel de centrale adressen van de gemeente bekend gemaakt. Dit zijn de adressen voor alle formele correspondentie. Persoonlijke adressen worden gebruikt o.a. voor het onderhouden van contacten. Een persoonlijk adres bestaat in principe uit de naam van de medewerker plus de domeinnaam met als koppeling teken. Voorbeeld: de heer Piet Jansen heeft als adres p.jansen@amersfoort.nl. 6.2 Inkomende 1. Iedere medewerker die de beschikking heeft over faciliteiten controleert dagelijks zijn postbus op ingekomen berichten. De medewerker is zelf verantwoordelijk voor de juiste afhandeling van de het verkeer dat via zijn postbus verloopt. Centrale adressen worden op werkdagen minstens iedere vier uur gecontroleerd. 2. Bij afwezigheid van de beheerder van een centraal adres is het sectorhoofd/afdelingshoofd er voor verantwoordelijk dat de taken van de beheerder worden overgenomen. 3. die gericht is aan een centraal adres wordt door de beheerder onderscheiden in formeel en informeel. De formele wordt doorgestuurd naar postkamer@amersfoort.nl voor registratie en archivering. De informele stuurt hij direct door naar de behandelend ambtenaar. 4. Gezien het snelle karakter van heeft de gemeente Amersfoort als richtlijn binnen 2 werkdagen een reactie te geven op externe . Dit kan zijn in de vorm van een antwoord, een ontvangstbevestiging of een bericht dat de in behandeling is genomen. Het tijdstip van ontvangst, is het tijdstip waarop het bericht zijn systeem voor verwerking heeft bereikt. (Wet EBV: 2.17) 5. Inkomende formele dient te worden bevestigd en als formele post te worden geregistreerd conform de regels vastgesteld in het Besluit Informatiebeheer. 6. Informele die ontvangen wordt op het persoonlijke adres behoeft niet te worden geregistreerd. Formele die ontvangen wordt op een persoonlijk adres dient door de betreffende ontvanger te worden doorgestuurd naar de postkamer (postkamer@amersfoort.nl) waar het geregistreerd en afgehandeld wordt. 7. Indien een bericht wordt ontvangen dat op grond van enig wettelijk voorschrift van een handtekening moet zijn voorzien, is de ontvanger ervoor verantwoordelijk dat de afzender onmiddellijk wordt verzocht het document schriftelijk in te dienen. Het is immers niet toegestaan formele post via te versturen waarbij een handtekening noodzakelijk is. Een elektronische handtekening is momenteel nog niet mogelijk, zodat officiële formele stukken nog via de gewone post uitgaan. 8. De postkamer zorgt dat berichten op centrale adressen indien nodig worden geregistreerd en/of doorgezonden naar de bestuurder of medewerker die ze moet behandelen. 9. Aan de verzender van de de taak om zijn/haar te voorzien van afdoende informatie ter behandeling. Dat betekent een heldere vraagstelling en aanduiding aan wie de mail gericht is. Daarnaast ook naam, adres en telefoonnummer afzender, zodat de ontvanger eventueel contact op kan nemen om de op de juiste manier verder af te handelen. 10. De manier waarmee er met wordt omgegaan mag de goede naam van de gemeente en haar medewerkers niet aantasten. Het is daarom niet toegestaan dreigende, seksueel getinte, intimiderende of racistische berichten te versturen. Hierbij worden algemeen geldende fatsoensnormen in acht genomen. 6.3 Uitgaande 1. Brieven die formeel ondertekend dienen te worden mogen niet per worden verzonden. Een elektronische handtekening is momenteel nog niet mogelijk, zodat officiële stukken nog Pagina 7 van 9

8 via de gewone post uitgaan. In het Mandaatregister is aangegeven wie tekenbevoegd is voor welke post. 2. Het is niet toegestaan gerubriceerde stukken zoals vertrouwelijk en geheim, dan wel afschrift hiervan extern via te verzenden. 3. Iedere externe verzonden moet worden voorzien van een disclaimer (zie hoofdstuk 7) 4. Uitgaande correspondentie (bijvoorbeeld procesinformatie) die van belang kan zijn voor verantwoording en bewijs dient verstuurd te worden vanuit een centraal adres en wordt in afschrift aan de postkamer aangeboden zodat deze opgenomen kan worden in het bijbehorende dossier. 5. Uitgaande dient de volgende inhoud te omvatten: Opnemen van oorspronkelijke vraag of tekst Afdeling (en eventueel naam) van de afzender Taalgebruik conform formele correspondentie en mag de goede naam van de gemeente niet aantasten. Het is niet toegestaan dreigende, seksueel getinte, intimiderende of racistische berichten te versturen. Hierbij worden algemeen geldende fatsoensnormen in acht genomen. 6.4 Afhandeling informatie of product aanvragen via Digitaal Loket De gemeente Amersfoort hanteert de volgende regels t.a.v. het afhandelen van informatie of product aanvragen via de website: 1. De gemeente Amersfoort maakt onderscheid tussen producten van de gemeente die via internet aangevraagd kunnen worden en producten die niet via internet aangevraagd kunnen worden. De aanvraag van een product via het Digitaal Loket wordt namelijk gezien als een formele aanvraag via de website en wordt ondersteund middels een digitaal proces voor de levering van het product. De s die hierbij worden gegenereerd door het automatisch proces worden gezien als formele Als het gemeentebestuur besluit dat een product via het Digitaal Loket kan worden aangevraagd, wordt dit bekend gemaakt op Stadsberichten in het huis-aan-huisblad Amersfoort Nu. 3. Producten die via de website aangevraagd kunnen worden zijn tenminste te vinden in het Digitaal Loket van de gemeente. Hier staat ook de wijze van afhandeling van een product, zoals vorm van aflevering, contact mogelijkheden, wat wel en wat niet elektronisch kan worden afgehandeld. Dit heeft te maken met de wettelijk vereisten t.a.v. het product, zoals bijvoorbeeld een noodzakelijke fysieke handtekening indien het internet (of de website in het bijzonder) het gewenste van beveiligingsniveau (nog) niet kan bieden. 4. Aanvragen via het Digitaal Loket kunnen uitsluitend in behandeling worden genomen als alle op het webformulier gevraagde informatie volledig en juist wordt ingevuld. 5. De authenticiteit van de aanvrager wordt bij het Digitaal Loket gewaarborgd door gebruik te maken van DigiD. Per product zijn de vereisten t.a.v. authenticiteit verschillend, waardoor voor sommige producten nog aanvullende maatregelen zoals een fysieke handtekening noodzakelijk zijn totdat de technologie ook hier in kan voorzien. Voor een andere aantal producten is een dubbele DigiD vereist. 6. Voor de aanvraag van producten uit het Digitaal Loket geldt vaak een aparte afhandelingtermijn. Deze termijn wordt altijd bij het betreffende product vermeld. Bij de aanvraag van een product krijgt de aanvrager altijd binnen twee werkdagen een ontvangstbevestiging. 7. Verzoeken om informatie of producten van de gemeente die via het algemene reactieformulier worden ingediend, worden doorgeleid naar de behandelende afdeling. Op korte feitelijke vragen wordt in principe binnen 2 werkdagen antwoord gegeven. Als een vraag behandeld moet worden door een deskundige binnen het stadhuis, dan wordt de behandeld als een ingekomen brief. De verzender ontvangt in ieder geval een ontvangstbevestiging. Pagina 8 van 9

9 7 Disclaimer Om problemen te voorkomen ten aanzien van de status van een bericht moet ieder extern verzonden bericht voortaan worden voorzien van een disclaimer met de volgende inhoud: **************************************************************************************** Dit bericht en eventuele bestanden die zijn meegestuurd,zijn vertrouwelijk en alleen bedoeld voor Mocht u dit bericht hebben ontvangen,maar bent u niet pjansen@mailadresl.nl,dan verzoek ik u de afzender k.klaasen@amersfoort.nl hiervan op de hoogte te stellen. Deze voetnoot bevestigt dat het bericht (met eventuel bestanden) is gescand op virussen. **************************************************************************************** 8 Archivering s vallen volgens de Archiefwet 1995 onder de noemer archiefbescheiden. De bij de Wet gestelde normen voor bewaring en vernietiging van overheidsdocumenten gelden dan ook onverkort voor elektronische documenten. Hierbij wordt toegestaan dat afdelingen en personen rechtstreeks e- mail ontvangen en verzenden, waarbij onderscheid wordt gemaakt in twee soorten te weten: De groep formele met aanvragen en dergelijke die gearchiveerd dienen te worden. Iedereen die de mogelijkheid heeft te ontvangen en te versturen heeft de verantwoordelijkheid om binnenkomende op zijn persoonlijk adres te beoordelen op het formele karakter en indien nodig door te sturen naar postkamer@amersfoort.nl voor de juiste afhandeling. De groep informele . Voor de afhandeling van de informele kan de betrokken functionaris zelf zorgdragend. Een moet voor archivering aan de postkamer worden aangeboden als: De inhoud juridische, bestuurlijke, financiële of andere gevolgen kan hebben. De inhoud een bewijs- of verantwoordingsfunctie heeft. Het bericht op andere wijze van belang is/blijft voor de gemeente. Dit is nodig in de volgende gevallen: Als er behoefte is een bewijs van bestaan of datum van ontvangst van het document vast te leggen. Als later getraceerd moet kunnen worden waar het document zich bevindt (verblijfplaats). Als hulpmiddel voor het bewaken van termijn en afdoening. 9 Beveiliging Ten behoeve van de bestrijding van virussen e.d. wordt alle ontvangen externe automatisch gescand op virussen en op zogenaamde spam. s waar de virusscanner een virus in aantreft, worden automatisch geschoond en doorgestuurd naar de geadresseerde, tenzij deze als spam wordt aangemerkt. Ongewenste (spam) wordt via een filter tegengehouden en niet meer doorgezonden naar de geadresseerde. Dit om overbelasting van het systeem te voorkomen. Daarnaast worden alle gearchiveerd in het archiveringsysteem en wordt van alle externe (ontvangen en verstuurd) een logboek bijgehouden. Dit om bij eventuele problemen of storingen de oorzaak te kunnen achterhalen. Iedere gebruiker draagt de verantwoordelijkheid er voor te zorgen dat de faciliteiten het functioneren van het netwerk niet verstoren, bijvoorbeeld door het versturen of binnen halen van extreem grote bestanden. Ook de externe verzender dient rekening te houden met de omvang van de bestanden, die hij/zij stuurt naar de gemeente Amersfoort. Pagina 9 van 9