Gebruikershandleiding Leveranciers VERSIE 3.2

Transcriptie

1 Gebruikershandleiding Leveranciers VERSIE 3.2

2 Gebruikershandleiding leveranciers 3.2, CTM Solution 2

3 INHOUDSOPGAVE PAGINA 1 Registreren Inloggen Toegang tot een aanvraag Zoeken naar nieuwe gepubliceerde aanbestedingen Uitnodiging ontvangen (onderhands of offerte-aanvraag bij Marktplaatsen of DAS) Downloaden documenten en beantwoorden van vragen Documenten uploaden buiten de vragenlijst om Online prijs of tarief invullen (indien gevraagd) Verzenden aanmelding of inschrijving Gegevens wijzigen Wijzigen persoonlijk profiel/account Wijzigen bedrijfsgegevens (alleen voor administrators) notificaties instellen Business Alerts service instellen Gebruikers en contactpersonen aanmaken (alleen voor administrators binnen uw bedrijf) Collega gebruikers toegang verlenen tot de aanvraag Ontvangers bepalen voor uitnodigingen bij marktplaatsen inhuur, DAS en 2-fase aanbestedingen Eigenaar van een aanvraag wijzigen Berichten versturen en vragen stellen aan de aanbestedende dienst / Nota van Inlichtingen Berichten versturen Vraag-en-Antwoordmodule Logboek Bekijk kwalificatiestatus bij marktplaatsen inhuur of DAS (Optioneel) Meerdere bestanden tegelijk uploaden (Optioneel) Uw eigen online documentenarchief opbouwen Contracten Gebruikershandleiding leveranciers 3.2, CTM Solution 3

4 Gebruikershandleiding leveranciers 3.2, CTM Solution 4

5 Inleiding Deze handleiding helpt u stap voor stap uw organisatie aan te melden voor een aanvraag en hoe u uw inschrijving (offerte) kunt insturen naar de aanbestedende dienst. Het CTM-platform helpt om offertetrajecten, aanbestedingen en contractmanagement voor zowel de aanbestedende diensten als de inschrijvende leveranciers te vergemakkelijken. Daarnaast helpt het platform ook bij het inhuurproces door middel van marktplaatsen inhuur en dynamisch aankoopsystemen. U als leverancier heeft na registratie op CTM een eigen online omgeving waarin u uw bedrijfsgegevens up-to-date kunt houden. U kunt zelf bepalen wie binnen uw organisatie per aanvraag toegang hebben tot het platform, de gebruikers, en wat de bevoegdheden van deze gebruikers zijn, de securityrollen. CTM is tevens een volledig documentmanagementsysteem met versiebeheer. U kunt de voor uw organisatie belangrijke documenten voor aanvragen en contracten in CTM opslaan en hergebruiken. U heeft al uw aanvraag- en contractinformatie altijd onafhankelijk van plaats en tijd online beschikbaar. Alle handelingen in CTM door zowel de leveranciers als de aanbestedende dienst worden in een logboek bewaard, zodat u altijd kunt terugzien wie op welk tijdstip welke handeling heeft uitgevoerd. Wij raden u aan steeds te controleren of de documenten en gegevens die u instuurt volledig zijn en of deze door het systeem op de juiste wijze zijn ontvangen. Bij twijfel, of als u vragen heeft over het gebruik van het CTM platform, is het supportteam tijdens kantooruren bereikbaar op het nummer of via mail helpdesk@ctmsolution.nl. Wij staan u graag te woord. Begrippenlijst Aanbieding Aanmelding Aanvraag Aanvraagnummer Bedrijfsadministratie Gebruikersprofiel (of persoonlijk profiel) Prijs/tarief Template Aanmelding of inschrijving, offerte Verzoek tot deelname aan een aanbesteding of marktplaats inhuur Offertetraject, aanbesteding. De term Aanvraag kan echter ook verwijzen naar overige type inkooptrajecten, zoals bijvoorbeeld marktplaatsen of e-veilingen Uniek nummer. Aan dit nummer kunt u de afzonderlijke aanvragen herkennen Iedere organisatie die zich registreert in CTM heeft een eigen bedrijfsadministratie. Alle gegevens over uw organisatie dient u zelf upto-date te houden in CTM Elke organisatie die in CTM is geregistreerd bevat één of meer gebruikers. Iedere gebruiker heeft zijn of haar eigen profiel met unieke gebruikersnaam en wachtwoord Als er om prijs of tarief wordt gevraagd lees dan goed wat de aanbestedende dienst vraagt, dit kan een totaalprijs voor de gehele opdracht zijn, een uurtarief etc. Standaard te downloaden sjabloon (spreadsheet) in CTM. Alleen te gebruiken als u grote hoeveelheden data wilt importeren in CTM Gebruikershandleiding leveranciers 3.2, CTM Solution 5

6 1 Registreren Voordat u toegang tot CTM krijgt dient u uw organisatie eenmalig gratis te registreren. 1. Ga naar 2. Druk op de Login button rechtsboven op de webpagina. 3. Klik in het inlogscherm op Online registratie. 4. Vul het registratieformulier in en klik op Opslaan. Uw registratie wordt binnen een werkdag goedgekeurd. U ontvangt hier een bevestiging van. Let op dat u het juiste adres in het registratieformulier heeft ingevuld en dat u s van info@ctmsolution.nl en info@eu-supply.com toestaat. 2 Inloggen 1. Ga naar 2. Druk op de Login rechtsboven op de webpagina. 3. Voer uw gebruikersnaam en wachtwoord in. Als u deze vergeten bent klikt u op Inloggegevens vergeten bij het inlogscherm. 4. Indien alles juist is ingevoerd komt u binnen op uw persoonlijke homepagina. 3 Toegang tot een aanvraag 3.1 Zoeken naar nieuwe gepubliceerde aanbestedingen Heeft u al eerder toegang gekregen tot aanbestedingen, dan staan deze reeds vermeld op uw homepagina bij Mijn aanmeldingen / inschrijvingen. Voor nieuwe aanmeldingen volgt u deze stappen: 1. Klik aan de linkerzijde van het scherm onder het kopje Dienstverlening op Gepubliceerde aanbestedingen / marktplaatsen. 2. Vul bij de filters een trefwoord in om de aanbesteding te vinden. Wilt u zoeken op een specifieke inkopende organisatie? Klik dan op het lichtblauwe Meer opties, hierdoor komt een regel met extra filters tevoorschijn. Een van deze filters is aanbestedende dienst. Selecteer de organisatie en klik op Zoeken. Dit is een goede manier om te zoeken op de verschillende kwalificatie vakgebieden die er zijn binnen een marktplaats van een organisatie. 3. Selecteer de gewenste aanbesteding door op de blauwe titel/beschrijving te klikken. 4. Klik linksboven in het scherm op Accepteren om de uitnodiging te accepteren. Het accepteren van een uitnodiging verplicht u tot niets. U kunt altijd nog besluiten om niet mee te doen. Het accepteren geeft u toegang tot de informatie betreffende de aanvraag. 5. Bevestig dat u de voorwaarden tot deelname heeft gelezen en accepteer deze. De aanbesteding is nu toegevoegd aan uw Aanmeldingen/ inschrijvingen en u kunt nu starten met bijvoorbeeld het downloaden van documenten, stellen van vragen en offertes versturen. Gebruikershandleiding leveranciers 3.2, CTM Solution 6

7 3.2 Uitnodiging ontvangen (onderhands of offerte-aanvraag bij Marktplaatsen of DAS) Als u wordt uitgenodigd een offerte aan te leveren, dan ontvangt u een bericht in uw mailbox en een bericht op het CTM-platform. In dit bericht kunt u een link aanklikken waar om uw inloggegevens wordt gevraagd. Na het inloggen en het accepteren van de voorwaarden krijgt u toegang tot de offerteaanvraag. Heeft u nog geen inloggegevens? Dan heeft de aanbestedende dienst een pre-registratie voor u aangemaakt. Deze is samen met de uitnodiging naar u opgestuurd. Volg deze stappen om uw preregistratie te voltooien: 1. Klik op de unieke link in de uitnodiging die u per heeft ontvangen. 2. Vul het originele adres in waar de uitnodiging naartoe is verzonden. Deze kunt u later naar een ander adres wijzigen indien dat nodig is. 3. Het systeem controleert op bestaande registraties. Selecteer 1 van de reeds bestaande registraties en vul onderin uw inloggegevens in, of klik onderaan op Ga door met nieuwe bedrijfsregistratie en klik op Volgende. 4. Accepteer de uitnodigingsbrief en voorwaarden (indien van toepassing). De aanvraag wordt geopend. U heeft nu wel toegang, maar kunt geen aanbieding verzenden. Om een aanbieding te verzenden maakt u uw registratie af: 5. Klik linksboven in de aanvraag op de button om het registratieformulier te openen. 6. Vul het registratieformulier in en klik op Opslaan. Uw registratie wordt binnen 1 werkdag goedgekeurd. 4 Downloaden documenten en beantwoorden van vragen 1. Bij Aanvraaginformatie vindt u alle relevante informatie over de aanvraag. Zie de rode omcirkeling in het screenshot op de volgende pagina. Bij het onderdeel Download documenten vindt u alle documenten die de inkopende organisatie heeft toegevoegd bij de aanvraag. U kunt deze hier downloaden. 2. (indien van toepassing op uw aanvraag) Klik op de grijze button Beantwoorden van vragen (zie rode pijl op het screenshot op de volgende pagina) om naar de online vragenlijst te gaan waar u alle vragen dient te beantwoorden. 3. (indien van toepassing op uw aanvraag) Klik in de vragenlijst aan de rechterzijde naast de vragen op het rode/gele mapje en klik vervolgens op Upload bestanden om documenten toe te voegen. Is er geen map naast de vraag beschikbaar? Zie 4.1 Documenten uploaden buiten de vragenlijst om. U dient de antwoorden op de vragen eerst op te slaan voordat u documenten kunt uploaden in de map naast de vraag. 4. Na beantwoording van alle vragen klikt u op Opslaan en vervolgens op Terug of direct op Opslaan en terug. 6. Indien er een akkoordbevestiging wordt gevraagd (in onderstaand screenshot is dat niet het geval), klikt u op de grijze button Akkoordbevestiging, opent en leest u de documenten, vinkt u vervolgens Ja aan om akkoord te gaan en klikt u op Opslaan. Bij een akkoordbevestiging hoeft u de documenten niet in te vullen. Rechts in beeld bij Percentage voltooid kunt u zien of u alle CTM-technisch noodzakelijke stappen heeft doorlopen. Het invullen van een prijs of tarief wordt in de volgende pagina s toegelicht. Let op: er wordt gecontroleerd óf u een vereiste bijlage heeft geupload, niet of dit het juiste document is. Hier bent u zelf verantwoordelijk voor. Gebruikershandleiding leveranciers 3.2, CTM Solution 7

8 4.1 Documenten uploaden buiten de vragenlijst om 1. Bij het onderdeel Extra documenten heeft u altijd de mogelijkheid tot het uploaden van documenten indien deze niet bij de online vragenlijst geplaatst kunnen worden. Klik hiervoor op Upload bestanden. Zie de afbeelding hierboven. 2. U ziet nu welke documenten er reeds zijn toegevoegd. Klik onderaan de pagina op Upload bestanden. 3. Selecteer het bestand op uw PC en klik op Uploaden. Let op! Begin tijdig met het uploaden van bestanden, zodat u zelf kunt inschatten hoeveel tijd u nodig heeft voor alle documenten. CTM is zodanig ontworpen dat ook met tragere internetverbindingen kan worden gewerkt. De uploadsnelheid is echter afhankelijk van uw lokale internetverbinding en grootte van de bestanden. Houd rekening met laadtijden tijdens het uploaden van uw bestanden voordat u uw aanbieding kunt verzenden. Gebruikershandleiding leveranciers 3.2, CTM Solution 8

9 4.2 Online prijs of tarief invullen (indien gevraagd) 1. Bij sommige aanvragen wordt u gevraagd om online in CTM een prijs in te vullen. Indien aanwezig, klik op Vul prijs / tarief in om de prijzen direct in CTM in te vullen. 2. Zie rode pijl: Kies S wanneer u de prijzen los van elkaar wilt laten optellen. Kies I wanneer het item in een totaalprijs zit ingesloten en kies E indien een item is uitgesloten van de totaalprijs. NB. Controleer bij de aanbestedende dienst of de opties I en E zijn toegestaan alvorens u deze selecteert. 3. Vul bij Prijs / tarief de prijs in en klik vervolgens op Opslaan. Het systeem zal automatisch de prijs met de hoeveelheid vermenigvuldigen en bij Totaal plaatsen. Klik op Rij toevoegen om naar eigen wens items inclusief prijzen toe te voegen (alleen beschikbaar indien de aanbestedende dienst dit aangeeft). 4. Klik, nadat u de prijzen heeft ingevuld, op Opslaan. NB: CTM telt automatisch alle opgegeven prijzen op. De totaaltelling hoeft niet altijd overeen te komen met de gevraagde totaalprijs (bijvoorbeeld als er ook uurtarieven worden gevraagd in het prijsoverzicht). Vul daarom altijd de prijs of het tarief in conform het beschrijvend document van de aanvraag! Neem bij twijfel contact op met de aanbestedende dienst. NB: Indien er een groot aantal prijzen wordt gevraagd, is het makkelijker om vanuit Excel of XML een lijst te importeren. Hiervoor dient u eerst via Offline template een template te downloaden naar uw computer. Na invullen van de template kunt u via Offline import de lijst importeren in CTM. Gebruikershandleiding leveranciers 3.2, CTM Solution 9

10 Wanneer er om een prijs of tarief wordt gevraagd, zoals bijvoorbeeld bij een marktplaats inhuur waar u een uurtarief moet opgeven, ziet dit er zo uit: U komt in dit scherm door bij het onderdeel Online prijs/tarief te klikken op de knop rechts hiervan, invoeren prijs/tarief. 5 Verzenden aanmelding of inschrijving 1. Bekijk zorgvuldig of alle vragen zijn beantwoord, alle benodigde documenten zijn toegevoegd en het percentage voltooid op 100% staat. 2. U kunt onderaan de pagina op Bekijk / print antwoordformulier klikken om uw antwoorden en toegevoegde documenten te bekijken. Deze pagina kunt u eventueel ook uitprinten of via deze optie als pdf opslaan. 3. Indien alles correct is verwerkt, klikt u op Verzend voorstel. Ter verificatie wordt hier om uw inloggegevens gevraagd. Vul uw gegevens in en klik op Verzenden. Pas als uw inloggegevens correct zijn ingevuld wordt uw aanbieding naar de aanbestedende dienst verzonden. Let op: Hou rekening met laadtijden! Zorg ervoor dat uw aanbieding is verzonden vóór de sluitingstijd op CTM verstrijkt anders loopt u het risico dat uw aanbieding niet wordt verzonden. De sluitingstijd op CTM is leidend. De timer geeft aan hoeveel tijd u nog heeft. Tip: U kunt uw documenten ook tussentijds (voor de sluitingstijd verstreken is en wanneer de voortgangsbalk nog niet op 100% staat) insturen. Indien gewenst kunt u uw documenten en gegevens nog tot de sluitingstijd aanpassen of vervangen. Wijzigingen aan uw voorstel zijn alleen zichtbaar voor de aanbestedende dienst als u opnieuw op Verzend voorstel klikt en uw inloggegevens invoert ter bevestiging. De laatst ingezonden versie zal voor de aanbestedende dienst zichtbaar zijn en worden beoordeeld. 4. Als uw aanmelding of inschrijving is ontvangen krijgt u automatisch een bericht via CTM dat uw aanbieding succesvol is verzonden. Deze vindt u in het tabblad Berichten. Zie ook 10. Berichten versturen en vragen stellen aan de aanbestedende dienst. Gebruikershandleiding leveranciers 3.2, CTM Solution 10

11 NB: U kunt ook in het logboek terugvinden dat uw aanbieding is aangeleverd nadat u op Verzend voorstel heeft geklikt. Desgewenst kunt u hiervan een afdruk maken. NB: Het scherm toont dat uw aanmelding of inschrijving is aangeleverd en de percentagebalk kleurt groen. 6 Gegevens wijzigen 6.1 Wijzigen persoonlijk profiel/account Als u uw eigen gebruikersnaam, wachtwoord, telefoonnummer of adres wilt wijzigen: 1. Klik bovenin het scherm naast de instellingen op uw naam, en daarna op Bewerk bij uw Gebruikersdetails. 2. Pas de gegevens aan die u wilt wijzigen en klik op Opslaan. Bovenin het scherm bij Instellingen - Gebruikersprofielen kunt u in een overzicht zien welke collega s als gebruiker (of administrator) actief zijn binnen uw bedrijf op CTM. 6.2 Wijzigen bedrijfsgegevens (alleen voor administrators) Als u bedrijfsgegevens zoals handelsnaam, adres, beschrijving, etc. wilt wijzigen: 1. Klik bovenin het scherm op Instellingen, en vervolgens op Bedrijfsadministratie. 2. Klik op de grijze button Bewerk. Gebruikershandleiding leveranciers 3.2, CTM Solution 11

12 3. Pas de gegevens aan die u wilt wijzigen en klik op Opslaan notificaties instellen U kunt als gebruiker zelf bepalen van welke acties u automatische berichten of notificaties wenst te ontvangen. Als u meldingen wilt in- of uitschakelen: 1. Klik bovenin het scherm op uw naam en vervolgens op Bewerk bij uw Gebruikersprofiel. 2. Onderaan de pagina staat Notificatie-instellingen via . Selecteer hier de onderdelen waarvan u een notificatie wenst te ontvangen. 3. Klik op Opslaan. U ontvangt de meldingen op het adres dat bij uw persoonlijk profiel staat ingesteld. Let op: Wilt u notificaties ontvangen van berichten binnen aanvragen? Controleer dan of u correct bent toegevoegd aan de aanvraag. Zie hoofdstuk 8 Collega gebruikers toegang verlenen tot de aanvraag. 6.4 Business Alerts service instellen Om geen opdrachten meer te missen kunt u zich aanmelden voor de Business Alerts. U wordt dan automatisch op de hoogte gehouden van interessante opdrachten, DAS of marktplaatsen inhuur in Nederland en/of Europa die op CTM worden gepubliceerd.. U kunt uw eigen interesseprofiel instellen zodat u alleen die opdrachten ontvangt die relevant zijn voor u. Er lopen meer dan openbare aanvragen per jaar via ons platform, reden genoeg dus om u te abonneren op de Business Alerts zodat u niets mist. Als u een administratorrol heeft kunt u de business alerts aanzetten. U kunt meerdere adressen opgeven waar de notificaties naartoe gestuurd dienen te worden. Voor het aanzetten van de business alerts klikt u vanaf uw homepage aan de linkerzijde in het menu Dienstverlening op het onderdeel Beheer business alerts. Volg vervolgens de stappen online om het abonnement te activeren. 7 Gebruikers en contactpersonen aanmaken (alleen voor administrators binnen uw bedrijf) Als u een extra gebruiker binnen uw bedrijf wilt toevoegen of de rechten van een gebruiker wilt wijzigen: 1. Klik bovenin het scherm op Instellingen en selecteer Gebruikersprofielen. 2. Klik vervolgens op Aanmaken gebruiker en vul alle vereiste gegevens in. Kies bij de securityrollen: Bedrijfsadministrator of Gebruiker. Een bedrijfsadministrator heeft toegang tot alle aanvragen binnen uw organisatie en kan ook extra gebruikers maken voor uw organisatie. Een gebruiker kan alleen bij de aanvraag komen waar hij zich heeft aangemeld of waar hij gebruiksrechten heeft gekregen door een andere gebruiker. Na het invullen van de gebruikergegevens klikt u op Opslaan. 3. Nadat de nieuwe gebruiker is gemaakt dient u deze gebruiker nog gebruiksersrechten toe te wijzen in de aanvraag. Dit hoeft u alleen te doen als de gebruiker toegang dient te krijgen tot een aanvraag waarbij uw organisatie reeds is aangemeld. Zie hiervoor 8. Collega gebruikers toegang verlenen tot de aanvraag. Tip! U kunt voor uw organisatie ook een gebruiker aanmaken met de naam Tenderdesk. Het is voor de aanbestedende dienst dan makkelijker om de juiste contactpersoon (tenderdesk) te kiezen bij een onderhandse uitnodiging. De gebruiker Tenderdesk dient wel een adres te bevatten waar alle uitnodigingen naartoe gestuurd mogen worden. Gebruikershandleiding leveranciers 3.2, CTM Solution 12

13 8 Collega gebruikers toegang verlenen tot de aanvraag De gebruiker die de uitnodiging voor het aanleveren van een aanmelding of inschrijving accepteert, wordt automatisch de Eigenaar van de betreffende aanmelding of inschrijving. De andere gebruikers binnen het account hebben (nog) geen toegang tot deze aanvraag. De eigenaar én de bedrijfsadministrator kunnen vervolgens collega gebruikers toegang verlenen tot de aanmelding of inschrijving. Hierdoor zullen deze gebruikers ook notificaties ontvangen. 1. Open de aanvraag waar u een collega ook toegang wil geven en klik op de blauwe link Collega s toevoegen. U vindt deze link bij het onderdeel Aanvraaginformatie. 2. Voeg vervolgens op de volgende pagina via de button Toevoegen/verwijderen leden de nieuwe gebruiker toe. 3. Kies voor Editor (rechten waarmee de gebruiker uw aanmelding of offerte kan maken of wijzigen) of voor Kijkrechten (gebruiker kan alleen meekijken en niets wijzigen). 4. (optioneel, niet verplicht) Via de button toekennen verantwoordelijkheid kunt u de verantwoordelijkheid naar wens wijzigen. De verantwoordelijke die is aangevinkt wordt bij de aanbestedende dienst ter informatie als de hoofdcontactpersoon weergegeven voor deze aanvraag. Als administrator heeft u altijd toegang tot de aanvragen, maar als u als administrator ook de notificaties wilt ontvangen dient u uzelf aan het team toe te (laten) voegen. 8.1 Ontvangers bepalen voor uitnodigingen bij marktplaatsen inhuur, DAS en 2-fase aanbestedingen Bij marktplaatsen inhuur, dynamisch aankoopsystemen en bij een eventuele 2-fase aanbesteding kunt u zelf bepalen wie de uitnodiging voor een offerteaanvraag dient te ontvangen. Open hiervoor de oorspronkelijke aanmelding van de marktplaats inhuur of DAS (Meestal de kwalificatie ). Hier voegt u de gewenste collega s toe met de knop Collega s toevoegen. U geeft hen Editor of Eigenaar rechten en slaat dit vervolgens op. Deze collega s ontvangen nu ook de uitnodigingen voor de offerteaanvragen die actief zijn binnen deze kwalificatie / 2 de fase. 8.2 Eigenaar van een aanvraag wijzigen Om de eigenaar van een aanvraag te wijzigen, gaat u naar de specifieke aanvraag toe in het platform. Klik op de link Collega s toevoegen en selecteer op de volgende pagina de grijze button Wijzig eigenaar. U kunt nu een andere teamlid als eigenaar selecteren en dit vervolgens opslaan. 9 Berichten versturen en vragen stellen aan de aanbestedende dienst / Nota van Inlichtingen Als u een inhoudelijke vraag wilt stellen aan de aanbestedende dienst (bijvoorbeeld voor een Nota van inlichtingen), kunt u dit doen op twee manieren: 1. Via het tabblad Berichten in de aanvraag, zie Via de Vraag-en-Antwoord -module in de aanvraag, zie Lees a.u.b. zorgvuldig de bijgevoegde documenten van de aanbestedende dienst, hierin staat beschreven op welke van de bovenstaande manieren zij uw vragen wensen te ontvangen. 9.1 Berichten versturen 1. Indien u een bericht wilt verzenden, klikt u op het tabblad Berichten in de betreffende aanvraag. 2. Klik op Nieuw bericht. 3. Vul het onderwerp en het tekstvak in. Voeg indien nodig bestanden toe via Bestand invoegen. 4. Bij Naar ziet u automatisch de naam van de aanbestedende dienst staan als ontvanger. De aanbestedende dienst heeft zelf ingesteld dat de juiste personen het bericht ontvangen. Gebruikershandleiding leveranciers 3.2, CTM Solution 13

14 5. Controleer de volledigheid van uw bericht en klik op Verzenden. 6. U kunt altijd zien of uw bericht is gelezen door de ontvanger. Open hiervoor uw verzonden bericht. Achter de naam van de ontvangende partij wordt het tijdstip vermeld waarop het gelezen is. Indien het nog niet is gelezen blijft dit leeg. NB: Zie meest linkse rode cirkel, let op dat u de juiste aanbestedingsfase selecteert bij Selectie of Inschrijving. Een reactie op uw bericht herkent u doordat er Re: in de onderwerpregel staat. Het is ook mogelijk om systeemberichten niet te tonen. Hiervoor vinkt u de optie Toon systeemberichten uit en klikt u vervolgens op Filter toepassen. 9.2 Vraag-en-Antwoordmodule De Vraag-en-Antwoordmodule wordt gebuikt als de aanbestedende dienst dit specifiek heeft aangegeven. Alle inhoudelijke vragen dienen dan via deze module te worden gesteld. U kunt uw vragen stellen door in de aanvraag te klikken op de link Vragen en antwoorden onder Aanvraaginformatie, zie screenshot hieronder. Deze button is alleen beschikbaar indien de aanbestedende dienst deze optie heeft aangezet. Als deze knop niet beschikbaar is gebruikt u de stappen die worden beschreven in 9.1 Berichten versturen. Gebruikershandleiding leveranciers 3.2, CTM Solution 14

15 In de Vraag-en-Antwoordmodule heeft u een overzicht van alle door uzelf verstuurde vragen en alle door de aanbestedende dienst beantwoorde vragen van alle leveranciers. U kunt de antwoorden open klappen door elke regel aan te klikken. Zorg er voor dat u uw vragen anoniem stelt, zodat andere inschrijvers niet kunnen traceren wie er nog meer inschrijft op de aanvraag. Mocht uw vraag toch niet volledig anoniem zijn, dan heeft de aanbestedende dienst de mogelijkheid uw vraag te redigeren voordat het antwoord aan alle inschrijvers bekend wordt gemaakt. Al uw collega s die geautoriseerd zijn voor de aanvraag kunnen de vragen en antwoorden bekijken. De gebruiker binnen uw organisatie die eigenaar is van de aanvraag, ontvangt bovendien een mailnotificatie als er vragen zijn beantwoordt door de aanbestedende dienst. 10 Logboek Via het logboek kunt u nakijken welke acties gebruikers van uw bedrijf hebben ondernomen en welke documenten zijn toegevoegd. 1. Klik op het tabblad Logboek. 2. Hier vindt u activiteiten die zowel door de aanbestedende dienst als door u zijn uitgevoerd. 3. Filteropties. Door onder Tijd, onder Gebruiker en onder Actie andere waarden of filteropties aan te klikken en vervolgens op Filter toepassen te klikken, vindt u alle verschillende activiteiten uitgevoerd door de gevraagde persoon binnen de gevraagde tijd Bekijk kwalificatiestatus bij marktplaatsen inhuur of DAS Als u uw bedrijf heeft aangemeld bij een kwalificatie van een marktplaats inhuur en u wilt controleren of u al gekwalificeerd bent door de aanbestedende dienst, dan kunt u dit in het logboek bekijken. Indien deze melding niet zichtbaar is bent u nog niet gekwalificeerd. Dit staat in het logboek dat hoort bij de aanvraag voor kwalificatie. 11 (Optioneel) Meerdere bestanden tegelijk uploaden U kunt in CTM meerdere bestanden tegelijk uploaden. Dit kan tijd besparen als u een groot aantal documenten wilt uploaden. Vink de bestanden of mappen aan die u wilt uploaden en klik vervolgens op Uploaden. Om hier gebruik van te maken dient u de Upload manager te installeren (alleen beschikbaar voor Internet Explorer). Gebruikershandleiding leveranciers 3.2, CTM Solution 15

16 1. Zorg dat u via Internet Explorer bent ingelogd en klik bovenin uw scherm op uw naam en vervolgens op Bewerk bij ActiveX-instellingen. 2. Download het bestand door links onderin het installatiebestand te openen (.zip of.msi) 3. Volg de installatie-wizard. Deze wizard installeert de manager voor u. Ververs CTM na het installeren van de upload manager. 4. Vink het vakje voor het onderdeel Upload Manager aan en klik vervolgens onderin op Opslaan. 5. Uw instelling voor uw gebruikersprofiel is nu gewijzigd en u kunt nu met uw gebruikersprofiel altijd meerdere bestanden tegelijk uploaden. NB: De Microsoft ActiveX installatiepakketjes worden lokaal op uw computer geïnstalleerd. Als u op een andere computer inlogt zal automatisch gevraagd worden het ActiveX pakketje opnieuw te installeren. 12 (Optioneel) Uw eigen online documentenarchief opbouwen U kunt in CTM uw eigen mappenstructuur opbouwen en al uw documenten die u wilt gebruiken in aanvragen opslaan in CTM. U kunt bestanden opslaan op bedrijfsniveau, zodat alle gebruikers van uw organisatie er bij kunnen. Of u kunt bestanden opslaan op uw persoonlijke profiel, waar u alleen persoonlijk bij de bestanden kunt komen. Het documentenarchief kunt u bereiken op uw homepagina in CTM via Document beheer. Op deze manier hoeft u niet telkens opnieuw uw documenten te uploaden bij elke aanvraag. Als u in CTM in de aanvraag bent kunt u uw gearchiveerde bestanden terugvinden en toevoegen aan de aanvraag via de button Toevoegen vanuit archief. Gebruikershandleiding leveranciers 3.2, CTM Solution 16

17 13 Contracten Indien de aanbestedende dienst naar aanleiding van een gunning een contract met u wil opstellen en beheren via het CTM platform, dan ontvangt u een bericht per voor een Contract aanbiedingsbrief van een conceptcontract. Als u op de link in het bericht klikt, komt u in het onderstaande scherm terecht, het contractoverzicht: Vanuit deze pagina kunt u uw aanbestedingsstukken terugzien. Documenten bij het contract en de aanbiedingsbrief kunt u bekijken door op de blauwe link te klikken. Bij het tabblad Aanvullingen vindt u alle aanvullingen op het contract. Via de button Collega s toevoegen kunt u extra gebruikers toegang verlenen tot het contract en deze gebruikers volledige of beperkte autorisatie in het contract geven. Via de button Beantwoord kunt u de contractaanbieding van de aanbestedende dienst bevestigen of afwijzen. Als u het conceptcontract afwijst kunt u een reden opgeven en meesturen. Gebruikershandleiding leveranciers 3.2, CTM Solution 17