Privacyreglement Centrum voor Jeugd en Gezin Zeist

Transcriptie

1 Privacyreglement Centrum voor Jeugd en Gezin Zeist Bureau Jeugdzorg Utrecht; Gemeente Zeist; GGD Midden - Nederland; MEE Utrecht, Gooi & Vecht; Stichting MeanderOmnium; Stichting Vitras/CMD, Overwegende dat de partners van het Centrum voor Jeugd en Gezin Zeist gezamenlijk invulling willen geven aan de vijf preventieve functies in het kader van de Wet maatschappelijke ondersteuning, alsmede aan de taken genoemd in de Wet op de jeugdzorg: informatie en advies, signalering, beoordeling en toeleiding, licht ambulante hulp en coördinatie van zorg, zoals nader omschreven in de Samenwerkingsovereenkomst Centrum voor Jeugd en Gezin Zeist; dat het voor dit doel noodzakelijk is om persoonsgegevens, waaronder bijzondere persoonsgegevens, van jeugdigen en hun ouders en/of opvoeders te verwerken, In aanmerking nemende Algemene wet bijzondere ziektekosten; Wet maatschappelijke ondersteuning; Wet bescherming persoonsgegevens; Wet inzake de geneeskundige behandelingsovereenkomst; Wet op de jeugdzorg, inclusief de voorgestelde wijziging van deze wet in verband met het opnemen van een gemeentelijke verantwoordelijkheid voor de jeugdketen (Kamerstukken ); Wet op het primair onderwijs; Wet op het voortgezet onderwijs; Wet publieke gezondheidszorg; Wet op de Beroepen in de individuele gezondheidszorg; Beroepscode voor Maatschappelijk Werkers van de NVMW; Gedragscode voor (ortho)pedagogen en onderwijskundigen van de NVO; Gedragscode voor Psychologen van het NIP; Privacyreglement en Werkwijze Casusoverleg Jeugd Zeist; Samenwerkingsovereenkomst CJG Zeist d.d. 16 maart 2011; Convenant Verwijs Index Lekstroom en Zuidoost; De privacyreglementen van de partners, Stellen het volgende reglement vast voor de verwerking van persoonsgegevens van jeugdigen en hun opvoeders in het kader van hun samenwerking. Privacyreglement Centrum voor Jeugd en Gezin Zeist 1

2 Artikel 1 ander casusoverleg andere instelling beheerder beroepskracht bestand betrokkene bronregistratie buitenkantinformatie bijzonder persoonsgegeven casusoverleg jeugd CJG CJG - beleidsfunctionaris CJG - coördinator Begripsbepalingen ieder structureel casusoverleg niet zijnde een casusoverleg dat onder verantwoordelijkheid van het CJG wordt gehouden; organisatie, niet zijnde een partner, die zorg biedt aan jeugdigen en of hun ouders of opvoeders en daarom betrokken is bij de gezamenlijke aanpak; de functionaris die, onder verantwoordelijkheid van de verantwoordelijke, is belast met de dagelijkse zorg voor de persoonsgegevens die in het bestand zijn opgenomen, waaronder de zorg voor het invoeren, bewaren en verstrekken van persoonsgegevens op basis van de bepalingen van dit reglement, zijnde de CJG coördinator; de persoon die namens een partner beroepsmatig zorg biedt aan een cliënt; het gestructureerd geheel van persoonsgegevens van cliënten ingericht door de partners in verband met de taken die zij gezamenlijk uitoefenen niet zijnde de dossiers van de individuele partners; degene op wie een persoonsgegeven dat op grond van dit reglement door een partner wordt verwerkt, betrekking heeft; het oorspronkelijke dossier van een partner waaruit de gegevens afkomstig zijn; persoonsgegevens over een betrokkene houdende: of hij bekend is bij een partner, of er momenteel contacten zijn met de cliënt, wanneer deze contacten zijn begonnen, wanneer de contacten eventueel tussentijds zijn afgebroken dan wel zijn afgesloten; elk persoonsgegeven betreffende iemands godsdienst of levensovertuiging, ras, politieke gezindheid, gezondheid, seksuele leven, het lidmaatschap van een vakvereniging, alsmede elk strafrechtelijk persoonsgegeven en elk persoonsgegeven over onrechtmatig of hinderlijk gedrag in verband met een opgelegd verbod naar aanleiding van dit gedrag; structureel overleg tussen een aantal partners en eventueel andere instellingen, dat in CJG -verband wordt gehouden en dat tot doel heeft het vaststellen en/of volgen van een gezamenlijke aanpak; Centrum voor Jeugd en Gezin Zeist; de functionaris die, onder verantwoordelijkheid en op aanwijzing van de stuurgroep, de taken uitvoert zoals omschreven in artikel 6 van de Samenwerkingsovereenkomst CJG Zeist; de functionaris die, onder verantwoordelijkheid en op aanwijzing van de stuurgroep de taken uitvoert zoals omschreven in artikel 7 van de Samenwerkingsovereenkomst CJG Zeist, tevens beheerder van het bestand; Privacyreglement Centrum voor Jeugd en Gezin Zeist 2

3 cliënt coördinatie van zorg coördinator van zorg derde dossier gezamenlijke aanpak gezinssysteem huiselijk geweld jeugdige kindermishandeling match de jeugdige en/of zijn ouder of opvoeder; afstemming van de zorg die door verschillende partners of andere instellingen, of door beroepskrachten aan een jeugdige en diens gezin wordt geboden; de in het plan van aanpak aangewezen partner die de coördinatie van zorg uitvoert; ieder, niet zijnde de cliënt, de betrokkene, de verantwoordelijke, (de beroepskracht werkzaam voor) de partner of de andere instelling; de verzameling persoonsgegevens die een partner in zijn eigen instelling vastlegt over de zorg die hij aan een cliënt biedt of heeft geboden; samenhangend en systeemgericht geheel van zorg dat de partners in nauw overleg met de cliënt en zijn gezinsleden aan hem of aan hen bieden; de personen met wie de jeugdige in gezinsverband leeft of heeft geleefd; (dreigen met) geweld, op enigerlei locatie, door iemand uit de huiselijke kring van het slachtoffer, waarbij onder geweld wordt verstaan: de fysieke, seksuele of psychische aantasting van de persoonlijke integriteit van het slachtoffer, daaronder ook begrepen eergerelateerd geweld, vrouwelijke genitale verminking, ouderenmishandeling door iemand uit de huiselijke kring van het slachtoffer, kindermishandeling en het als minderjarige getuige zijn van huiselijk geweld tussen huisgenoten; persoon tot 23 jaar die in de gemeente Zeist woont alsmede, voor zover de partners binnen hun taken en financiering in staat zijn om hem zorg te bieden, de persoon tot 23 jaar die in de gemeente Zeist naar school gaat; iedere vorm van een voor een minderjarige bedreigende of gewelddadige interactie van fysieke, psychische of seksuele aard, die de ouders of andere personen ten opzichte van wie de minderjarige in een relatie van afhankelijkheid of van onvrijheid staat, actief of passief opdringen, waardoor ernstige schade wordt berokkend, of dreigt te worden berokkend aan de minderjarige in de vorm van fysiek of psychisch letsel, daaronder ook begrepen eergerelateerd geweld, vrouwelijke genitale verminking en het als minderjarige getuige zijn van geweld tussen andere leden van het gezin; de tweede of volgende melding in de Verwijs Index Lekstroom en Zuidoost met betrekking tot dezelfde jeugdige; Privacyreglement Centrum voor Jeugd en Gezin Zeist 3

4 opvoeder partner persoonsgegeven stuurgroep verantwoordelijke verwerking van persoonsgegevens wettelijk vertegenwoordiger zorg de persoon die anders dan als beroepskracht een jeugdige voor langere tijd in zijn gezin verzorgt en opvoedt, de persoon die anders dan als beroepskracht contact heeft met de jeugdige als familielid, of als lid van het netwerk van het gezin, alsmede de persoon die anders dan als beroepskracht, in verband met de besteding van vrije tijd van de jeugdige contact heeft met de jeugdige; instelling of organisatie die binnen het CJG Zeist samenwerkt en daartoe de Samenwerkingsovereenkomst CJG Zeist heeft ondertekend; elk gegeven betreffende een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon; Stuurgroep CJG Zeist, hoogste orgaan van het samenwerkingsverband van de partners dat tot taak heeft de samenwerking van de partners te volgen en te bevorderen; het college van B&W van de gemeente Zeist; elke handeling of elk geheel van handelingen met betrekking tot persoonsgegevens, waaronder in ieder geval het verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, bijwerken, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiding of enige andere vorm van terbeschikkingstelling, samenbrengen, met elkaar in verband brengen, alsmede het afschermen, uitwissen of vernietigen van gegevens; de persoon die het ouderlijk gezag of de voogdij over een minderjarige jeugdige uitoefent; hulp, begeleiding, activering, talentontwikkeling, behandeling en iedere andere vorm van individuele ondersteuning van cliënten bij opgroei - en opvoedvragen en opvoed - en opgroeiproblemen, alsmede het beslissen over een aanspraak op geïndiceerde (jeugd)zorg en het signaleren van opgroei en opvoedvragen of zodanige problemen, Privacyreglement Centrum voor Jeugd en Gezin Zeist 4

5 I. ALGEMENE BEPALINGEN Artikel 2 Doel van de verwerking van persoonsgegevens 1. Het doel van de verwerking van persoonsgegevens op grond van dit reglement is het bieden van goed toegankelijke, effectieve en sluitende zorg aan cliënten. 2. Dit doel wordt o.a. bereikt door intensieve samenwerking tussen de partners indien zij gezamenlijk zorg bieden aan cliënten. Artikel 3 Toepassingsgebied 1. Dit reglement is van toepassing op de verwerking van persoonsgegevens voor zover deze persoonsgegevens worden verwerkt ten behoeve van het samenwerken van de partners in het bieden van zorg aan cliënten. 2. Dit reglement betreft iedere vorm van verwerking van de in lid 1 bedoelde persoonsgegevens, ongeacht of deze gegevens mondeling, op papier, elektronisch of door middel van foto, video of audio worden verwerkt. Artikel 4 Verantwoordelijke 1. De verantwoordelijke is verantwoordelijk voor de naleving van dit reglement en voor alle wettelijke verplichtingen met betrekking tot de bescherming van de persoonlijke levenssfeer van de betrokkene. De verantwoordelijke draagt er tevens zorg voor dat de verwerking van persoonsgegevens op grond van dit reglement wordt gemeld bij het College Bescherming Persoonsgegevens. 2. De verantwoordelijke treft voorzieningen ter bevordering van de juistheid en volledigheid van de persoonsgegevens die voor het in artikel 2 omschreven doel door de partners worden verwerkt. 3. De verantwoordelijke ziet er op toe dat ten aanzien van de beveiliging van de persoonsgegevens van betrokkenen die worden vastgelegd in het bestand afdoende maatregelen worden genomen. Deze maatregelen staan beschreven in het beveiligingsplan van de verantwoordelijke. Dit beveiligingsplan is als bijlage 1 toegevoegd aan dit reglement De verantwoordelijke ziet er tevens op toe dat uitsluitend de voor het in artikel 2 omschreven doel noodzakelijke persoonsgegevens worden verwerkt en dat zij niet langer worden verwerkt of bewaard dan voor dit doel noodzakelijk is. 1 Dit beveiligingsplan wordt als bijlage aan het reglement toegevoegd nadat de ict applicatie is aangeschaft. Privacyreglement Centrum voor Jeugd en Gezin Zeist 5

6 Artikel 5 Verantwoordelijkheid van iedere partner 1. Iedere partner volgt bij de verwerking van persoonsgegevens van de cliënt aan wie hij zorg biedt, de wetgeving en de overige in - en externe regelgeving die op hem van toepassing is. 2. Indien een partner samen met een of meer partners zorg biedt aan een cliënt, of indien er sprake is van doorgeleiding of een andere vorm van samenwerking in het bieden van zorg aan een cliënt, volgen de betrokken partners, voor zover toegestaan door de eigen wetgeving en de overige in - en externe regelgeving, de bepalingen van dit reglement. 3. Onverlet de in artikel 4 beschreven verantwoordelijkheden van de verantwoordelijke, is iedere partner op grond van dit reglement ook zelf verantwoordelijk voor een zorgvuldige verwerking van persoonsgegevens van betrokkenen.tot een zorgvuldige verwerking behoort in ieder geval dat: - de partners voorzieningen treffen ter bevordering van de juistheid en volledigheid van de persoonsgegevens die worden verwerkt; - de partners afdoende maatregelen nemen voor de beveiliging van het verzenden, ontvangen en opslaan van persoonsgegevens in hun eigen dossiers en in het bestand dat zij gezamenlijk ten behoeve van hun samenwerking hebben ingericht; - er niet meer persoonsgegevens in het bestand worden vastgelegd of anderszins verwerkt dan noodzakelijk is voor het in artikel 2 omschreven doel. II. VERWERKING VAN PERSOONSGEGEVENS IN HET KADER VAN DE SAMENWERKING TUSSEN DE PARTNERS Artikel 6 Toestemming van de cliënt voor de verwerking van zijn persoonsgegevens in het kader van de samenwerking tussen de partners 1. Indien een partner zorg biedt aan een cliënt en vaststelt dat het voor een gezamenlijke aanpak noodzakelijk is om persoonsgegevens van deze cliënt te verstrekken aan een partner of aan een andere instelling die eveneens zorg biedt aan de cliënt, vraagt de partner, voordat hij tot verstrekking over gaat, toestemming aan de cliënt voor deze verstrekking en de daarop volgende uitwisseling van persoonsgegevens tussen de betrokken partners. 2. Voordat toestemming aan de cliënt wordt gevraagd, informeert de partner de cliënt over het doel van de verwerking en de aard van de gegevens die hij wil verstrekken en hij deelt hem mee aan welke partners of andere instellingen de gegevens verstrekt zullen worden. Indien er sprake is van coördinatie van zorg informeert hij de cliënt eveneens over de taken van de coördinator van zorg en vraagt hij de cliënt meteen ook om toestemming voor het verstrekken van de noodzakelijke persoonsgegevens aan de partner die in dit geval als coördinator van zorg op zal gaan treden. 3. Indien de partner de cliënt op grond van dit artikel om schriftelijke toestemming heeft gevraagd, voegt hij de schriftelijke toestemming toe aan het dossier. Is mondelinge toestemming gevraagd, dan maakt de partner van de mondeling gegeven toestemming een aantekening in het dossier. Privacyreglement Centrum voor Jeugd en Gezin Zeist 6

7 Artikel 7 Verwerken van persoonsgegevens ondanks het ontbreken van toestemming 1. Indien de cliënt zijn toestemming voor het verwerken van persoonsgegevens zoals bedoeld in artikel 6 weigert, onderzoekt de partner de redenen van deze weigering en beziet hij of het mogelijk is om de bezwaren van de cliënt tegen de verwerking weg te nemen. 2. Blijft de cliënt bij zijn weigering, dan verstrekt de partner de persoonsgegevens van de cliënt niet. 3. Is de partner echter van mening dat: - de cliënt of een lid van het gezinssysteem in een ernstige situatie verkeert waarin zorg dringend is geboden in verband met zijn veiligheid of bescherming; - hij zelf niet voldoende zorg kan bieden om de cliënt of een lid van het gezinssysteem voldoende te beschermen; - de zorg van een of meer andere partners of andere instellingen noodzakelijk is om de cliënt of een lid van het gezinssysteem voldoende te beschermen; - verstrekking van persoonsgegevens aan de andere partner(s) daarvoor noodzakelijk is én - de wet - en regelgeving waaraan hij gebonden is verstrekking mogelijk maakt; dan kan de partner beslissen om, ondanks het ontbreken van toestemming van de cliënt, toch de noodzakelijke gegevens te verstrekken. Over dit besluit wordt de cliënt zo spoedig mogelijk geïnformeerd. 4. Van het vragen van toestemming, van overleg met de cliënt hierover en/of van het informeren van de cliënt over een besluit tot verwerking van zijn gegevens, kan worden afgezien: - in verband met de veiligheid van de cliënt, van de beroepskracht, of in verband met de veiligheid van een ander; of - indien redelijkerwijs mag worden aangenomen dat de cliënt de contacten met de partner zal verbreken indien hem om toestemming wordt gevraagd of daarover met hem wordt overlegd en deze contacten noodzakelijk zijn om de cliënt of een lid van het gezinssysteem te beschermen. 5. Een besluit zoals bedoeld in lid 3 en lid 4 wordt genomen door de beroepskracht die verantwoordelijk is voor de zorg aan de cliënt. Deze beroepskracht neemt dit besluit pas na intern overleg conform de voorschriften die daarvoor binnen zijn instelling gelden. 6. Het besluit om zonder toestemming van de cliënt informatie te verstrekken en/ of om overleg te voeren wordt vastgelegd in het dossier, met vermelding van de redenen voor dit besluit en de functionaris(sen) die vooraf over dit besluit is of zijn geraadpleegd. Artikel 8 Meldingen in de Verwijs Index Lekstroom en Zuidoost 1. Indien een partner die toegang heeft tot de Verwijs Index Lekstroom en Zuidoost bij een jeugdige aan wie hij zorg biedt een risico vermoedt waardoor zijn ontwikkeling naar volwassenheid zou kunnen worden belemmerd, kan hij een melding doen in deze Verwijsindex. 2. De partner informeert de jeugdige en zijn wettelijk vertegenwoordiger over de melding conform de bepalingen in het Convenant Verwijs Index Lekstroom en Zuidoost. Op de verwerking van persoonsgegevens van een cliënt na een match zijn eveneens de bepalingen van toepassing van dit convenant. Privacyreglement Centrum voor Jeugd en Gezin Zeist 7

8 Artikel 9 Meldingen van vermoedens van kindermishandeling en huiselijk geweld Indien bij een partner een vermoeden ontstaat dat er bij een cliënt sprake zou kunnen zijn van betrokkenheid bij kindermishandeling of huiselijk geweld, volgt de partner, ten aanzien van de verwerking van persoonsgegevens van de betrokkenen, de stappen van de meldcode huiselijk geweld en kindermishandeling die binnen zijn instelling is vastgesteld 2. Artikel 10 Verwerken van persoonsgegevens van een cliënt die door een andere partner zijn verstrekt of die aan een andere partner zijn verstrekt 1. Indien de partners persoonsgegevens van cliënten, die zij op grond van dit reglement van een andere partner ontvangen, vastleggen in het dossier, vermelden zij daarbij de naam van de partner die de gegevens heeft verstrekt en de datum van deze verstrekking. 2. De partners maken een aantekening in het dossier indien zij, op grond van dit reglement, persoonsgegevens van een cliënt verstrekken aan een andere partner. Zij vermelden daarbij de redenen van de verstrekking, de naam of namen van de partner(s) aan wie persoonsgegevens zijn verstrekt en zij omschrijven welke persoonsgegevens zijn verstrekt. 3. De partners maken eveneens een aantekening in het dossier van het vastleggen van persoonsgegevens in het bestand, met daarbij een omschrijving welke gegevens in het bestand zijn vastgelegd. III. HET BESTAND 3 Artikel 11 De persoonsgegevens die in het bestand worden opgenomen 1. De partners richten een bestand in ten behoeve van het gezamenlijk bieden van zorg aan cliënten. In dit bestand worden niet meer gegevens opgenomen dan noodzakelijk is voor de samenwerking tussen de partners in het bieden van zorg. 2. Indien van belang voor een adequate uitoefening van de informatie - en adviesfunctie worden de volgende persoonsgegevens vastgelegd: - de naam, het adres, de woonplaats en de contactgegevens van de cliënt en, voor zover noodzakelijk, van een of meer leden van het gezinssysteem; - de hulpvraag van de cliënt; - de actie(s) die in verband met de informatie - en adviesfunctie zijn ondernomen naar aanleiding van deze hulpvraag en de uitkomsten daarvan. 2 Indien nog geen meldcode is vastgesteld worden de protocollen en richtlijnen gevolgd die binnen de instelling, de branche of de beroepsgroep van toepassing zijn in geval van signalen van huiselijk geweld of kindermishandeling. 3 Het reglement speelt in op de toekomstige situatie dat een ict applicatie beschikbaar is ten behoeve van de gegevensverwerking in verband met de informatie en adviesfunctie en in verband met de coördinatie van zorg. Tot het moment dat deze applicatie in gebruik wordt genomen, wordt voor de informatie en adviesfunctie gebruik gemaakt van een excell bestand en de gegevens die noodzakelijk zijn voor de coördinatie van zorg worden voorlopig vastgelegd in het dossier van de partner die feitelijk in een bepaalde casus belast is met deze functie. De andere partners die taken uitvoeren in het kader van een gezamenlijke aanpak informeren de coördinator van zorg elektronisch of anderszins over de uitvoering van deze aanpak en de coördinator van zorg legt deze gegevens vast in zijn cliëntdossier. Privacyreglement Centrum voor Jeugd en Gezin Zeist 8

9 3. In geval van een gezamenlijke aanpak worden de volgende gegevens vastgelegd: - de naam, het adres, de woonplaats en de contactgegevens van de cliënt en voor zover noodzakelijk van de leden van het gezinssysteem aan wie ook zorg wordt geboden in het kader van de gezamenlijke aanpak; - de wijze waarop de cliënt en de leden van het gezinssysteem aan wie ook zorg wordt geboden zo spoedig mogelijk zijn betrokken bij het vaststellen van de gezamenlijke aanpak en of zij met deze aanpak instemmen; - het plan van aanpak met daarbij vermeld welke partners de verschillende onderdelen van het plan van aanpak uitvoeren en de namen en contactgegevens van de beroepskrachten die deze onderdelen namens de partners feitelijk uitvoeren; - de partner die optreedt als coördinator van zorg met daarbij de contactgegevens van de beroepskracht die deze taak namens de partner zal uitvoeren; - wijzigingen van het plan van aanpak; - de voortgang en mogelijke stagnaties in de uitvoering van de gezamenlijke aanpak; - interventies van de coördinator van zorg in verband met stagnaties in de totstandkoming en uitvoering van de gezamenlijke aanpak - interventies in verband met het escalatiemodel zoals omschreven in artikel 21 van de Samenwerkingsovereenkomst CJG Zeist; - de afronding van de uitvoering van het plan van aanpak. 4. Bij het vastleggen van gegevens in het bestand beperken de partners zich zoveel mogelijk tot buitenkantinformatie. Gegevens omtrent de inhoud van de zorg leggen zij alleen in het bestand vast indien het voor de gezamenlijke aanpak noodzakelijk is dat de andere bij deze gezamenlijke aanpak betrokken partners daarvan kennis nemen. 5. Persoonsgegevens die ten behoeve van beleidsvorming, beleidsevaluatie of onderzoek in het bestand worden opgenomen, worden ontdaan van hun identificerende kenmerken voordat zij worden vastgelegd. 6. Er worden geen bijzondere persoonsgegevens opgenomen in het bestand, tenzij de wet of dit reglement het vastleggen en anderszins verwerken van bijzondere persoonsgegevens uitdrukkelijk toestaat. Artikel 12 Toegang tot de persoonsgegevens in het bestand 1. Voor zover noodzakelijk voor hun taakuitoefening hebben toegang tot het bestand: - de verantwoordelijke; - de CJG -coördinator, tevens beheerder; - de beroepskracht die de informatie - en adviesfunctie uitoefent; - de coördinator van zorg; - de beroepskracht die rechtstreeks is betrokken bij het vaststellen of uitvoeren van de gezamenlijke aanpak. 2. De functionaris die op grond van lid 1 toegang heeft tot persoonsgegevens in het bestand is, met inachtneming van het bepaalde in lid 3, ook bevoegd deze gegevens te wijzigen of aan te vullen voor zover het in verband met het vaststellen, uitvoeren of volgen van de gezamenlijke aanpak naar zijn oordeel noodzakelijk is dat de partners die direct betrokken zijn bij de gezamenlijke aanpak van deze gegevens kennis kunnen nemen. Privacyreglement Centrum voor Jeugd en Gezin Zeist 9

10 3. Iedere partner van wie beroepskrachten op grond van dit artikel toegang hebben tot het bestand, treft een schriftelijke regeling waarin wordt vastgesteld: - welke beroepskrachten toegang hebben tot het bestand, - tot welke gegevens in het bestand deze beroepskrachten toegang hebben; - welke beroepskrachten die toegang hebben tot het bestand ook bevoegd zijn om gegevens in het bestand vast te leggen of te wijzigen conform lid De beheerder kent op basis van de schriftelijke regeling zoals bedoeld in lid 3 autorisaties toe die toegang geven tot het bestand. Artikel 13 Verstrekken van gegevens uit het bestand 1. De beheerder kan persoonsgegevens uit het bestand verstrekken aan de functionarissen zoals genoemd in artikel 12 lid 1die op grond van dit artikel toegang hebben tot deze persoonsgegevens, voor zover deze verstrekking noodzakelijk is voor het vaststellen, uitvoeren of volgen van de gezamenlijke aanpak. 2. Voor zover noodzakelijk voor het vaststellen, uitvoeren of volgen van de gezamenlijke aanpak kan de beheerder ook gegevens uit het bestand verstrekken aan instellingen of zelfstandig werkende beroepskrachten die geen partner zijn maar die wel rechtstreeks zijn betrokken bij de uitvoering van de gezamenlijke aanpak. De beheerder vraagt in dit geval, door tussenkomst van de coördinator van zorg, vooraf toestemming voor deze verstrekking aan de cliënt. De bepalingen van artikel 6 en 7 zijn daarbij van toepassing. 3. Indien het voor het vaststellen, uitvoeren of volgen van een integrale, systeemgerichte aanpak door een strafrechtelijk casusoverleg, een casusoverleg in verband met jeugdveiligheid of een casusoverleg openbare geestelijke gezondheidszorg noodzakelijk is dat het betreffende casusoverleg beschikt over persoonsgegevens uit het bestand, kan de beheerder deze gegevens verstrekken, voor zover deze gegevens kunnen bijdragen aan een systeemgerichte en integrale aanpak van de problematiek van de jeugdige en van de leden van het gezinssysteem. De beheerder vraagt in dit geval vooraf toestemming voor deze verstrekking aan de partner die de gegevens in het bestand heeft vastgelegd en, door tussenkomst van de coördinator van zorg, toestemming aan de cliënt, waarbij de artikelen 6 en 7 van toepassing zijn. 4. In andere dan de in lid 1, 2 en 3 genoemde gevallen worden geen gegevens uit het bestand verstrekt, tenzij de cliënt en de partner die de te verstrekken gegevens in het bestand heeft vastgelegd, daarvoor hun toestemming hebben gegeven, dan wel een wettelijke plicht tot verstrekking noodzaakt. Indien een wettelijke plicht de beheerder tot verstrekking noodzaakt, verwijst hij, voor zover dit hem wordt toegestaan, naar de partner die de gegevens in het bestand heeft vastgelegd. 5. Van de verstrekking van gegevens uit het bestand zoals bedoeld in lid 2, 3 en 4 maakt de beheerder een aantekening in het bestand. Artikel 14 Bewaren van de persoonsgegevens in het bestand 1. De persoonsgegevens die in verband met het uitoefenen van de informatie - en adviesfunctie zijn vastgelegd, worden niet langer dan een jaar bewaard, te rekenen vanaf het eerste kalenderjaar waarin geen nieuwe persoonsgegevens meer zijn vastgelegd met betrekking tot de jeugdige en de leden van zijn gezinssysteem. Privacyreglement Centrum voor Jeugd en Gezin Zeist 10

11 2. De persoonsgegevens die in verband met het vaststellen, uitvoeren en volgen van een gezamenlijke aanpak zijn vastgelegd, worden niet langer dan vijf jaar bewaard, te rekenen vanaf het eerste kalenderjaar waarin geen nieuwe persoonsgegevens meer zijn vastgelegd met betrekking tot de jeugdige en de leden van zijn gezinssysteem. 3. In verband met beleidsvorming, beleidsevaluatie of onderzoek kunnen de gegevens die zijn opgenomen in het bestand langer worden bewaard dan de in lid 1 en lid 2 genoemde bewaartermijnen, voor zover deze gegevens worden ontdaan van hun identificerende kenmerken. IV HET VOEREN VAN CASUSOVERLEG Artikel 15 Doel en werkwijze van het Casusoverleg Jeugd Zeist 1. Doel van het casusoverleg dat de partners voeren, is het analyseren van de vragen en problemen van de cliënt, het vaststellen van een gezamenlijke aanpak en het aanwijzen van een coördinator van zorg. 2. De partners die deelnemen aan het Casusoverleg Jeugd Zeist volgen ten aanzien van de verwerking van persoonsgegevens, het Privacyreglement en Werkwijze Casusoverleg Jeugd Zeist dat als bijlage 2 bij dit reglement is gevoegd en geacht wordt hiervan deel uit te maken. V RECHTEN VAN BETROKKENEN MET BETREKKING TOT DE GEGEVENS DIE IN HET BESTAND ZIJN OPGENOMEN Artikel 16 Reikwijdte van de uitoefening van de rechten op basis van dit reglement 1. De rechten van betrokkenen zoals omschreven in dit reglement, hebben betrekking op de persoonsgegevens die op basis van dit reglement in het bestand zijn opgenomen Voordat de verantwoordelijke beslist over een verzoek op grond van artikel 17, 18 of 19 pleegt hij overleg met de partners die de gegevens waarop de uitoefening van rechten zich richt in het bestand hebben vastgelegd. 3. De taken van de verantwoordelijke in verband met de uitoefening van de rechten zoals beschreven in de artikelen 17, 18 en 19 worden namens de verantwoordelijke uitgeoefend door de CJG coördinator. 4. Rechten ten aanzien van de verwerking van persoonsgegevens door een partner in verband met de zorg die hij biedt, oefenen betrokkenen uit bij de betreffende partner, op basis van de wet - en regelgeving die op deze partner van toepassing is. 4 Zolang het CJG nog niet beschikt over een CJG bestand kunnen betrokkenen hun rechten ten aanzien van de gegevens die zijn vastgelegd in verband met een gezamenlijke aanpak uitoefenen bij de partner die de coördinatie van zorg heeft, op basis van de regelgeving over inzage e.d. die op deze partner van toepassing is. Privacyreglement Centrum voor Jeugd en Gezin Zeist 11

12 Artikel 17 Recht op informatie en inzage 1. Iedere betrokkene heeft het recht zich schriftelijk tot de CJG - coördinator te wenden met het verzoek hem mede te delen of persoonsgegevens die op hem betrekking hebben in het bestand zijn opgenomen en of deze gegevens anderszins zijn verwerkt. 2. De CJG - coördinator deelt de betrokkene binnen vier weken mee of persoonsgegevens die op hem betrekking hebben in het bestand zijn opgenomen. 3. Indien dit het geval is bevat de mededeling een volledig overzicht van de persoonsgegevens die zijn opgenomen in het bestand, het doel daarvan, alsmede een overzicht van de personen en instellingen aan wie de verantwoordelijke persoonsgegevens van de betrokkene heeft verstrekt en het doel van deze verstrekking(en). 4. Het informatierecht zoals in dit artikel omschreven kan worden geweigerd in het belang van: a. de veiligheid van de Staat; b. het voorkomen, opsporen en vervolgen van strafbare feiten; c. gewichtige economische en financiële belangen van de Staat en van andere openbare lichamen; d. het toezicht op de naleving van wettelijke voorschriften die zijn gesteld ten behoeve van de hier boven bedoelde belangen; e. de bescherming van de betrokkene, of van de rechten en vrijheden van anderen. 5. De CJG - coördinator deelt de betrokkene zijn afwijzing op het verzoek binnen vier weken schriftelijk en met vermelding van de motieven voor de afwijzing mede. Artikel 18 Correctierecht 1. Nadat de betrokkene op grond van artikel 17 kennis heeft genomen van de verwerking van zijn persoonsgegevens, kan hij de CJG coördinator verzoeken de gegevens te verbeteren, aan te vullen, te verwijderen of af te schermen, voor zover deze gegevens onjuist, onvolledig of niet ter zake dienend zijn voor het doel van de verwerking. 2. Is de betrokkene het niet eens met een oordeel over hem dat in het bestand is opgenomen, dan kan hij de CJG - coördinator verzoeken zijn eigen verklaring omtrent dit oordeel aan het bestand toe te voegen. 3. De CJG - coördinator reageert binnen vier weken na ontvangst van het verzoek schriftelijk en gemotiveerd op verzoeken zoals bedoeld in lid 1 en Mocht het verzoek om correctie leiden tot aanpassing van de gegevens, dan draagt de CJG - coördinator er zorg voor dat deze aanpassing ook bekend wordt gemaakt aan de partners en aan derden die op grond van dit reglement kennis hebben genomen van deze persoonsgegevens. Artikel 19 Recht van verzet 1. De betrokkene die heeft vastgesteld dat op grond van dit reglement persoonsgegevens over hem in het bestand zijn opgenomen, kan te allen tijde schriftelijk verzet aantekenen tegen deze verwerking in verband met zijn bijzondere persoonlijke omstandigheden. 2. De CJG - coördinator beoordeelt het verzet binnen vier weken na ontvangst daarvan. Hij weegt daarbij de belangen die worden gediend met de verwerking van de persoonsgegevens af tegen de belangen die de betrokkene in verband met zijn bijzondere persoonlijke Privacyreglement Centrum voor Jeugd en Gezin Zeist 12

13 3. omstandigheden heeft bij beëindiging van de verwerking. Hij betrekt bij zijn afweging met name ook de belangen van de minderjarige leden van het gezin van de betrokkene. Acht de CJG -coördinator het verzet gerechtvaardigd, dan beëindigt hij terstond de verwerking. Acht hij het verzet niet gerechtvaardigd, dan deelt hij dit de betrokkene schriftelijk en met vermelding van de motieven voor de afwijzing mede. Artikel 20 Uitoefenen van rechten door de (wettelijk) vertegenwoordiger 1. De rechten op grond van dit reglement worden uitgeoefend: - door de wettelijk vertegenwoordiger indien de betrokkene nog geen 12 jaar oud is; - door de wettelijk vertegenwoordiger en de betrokkene beiden indien de betrokkene al wel 12 maar nog geen 16 jaar oud is; - door de betrokkene zelf indien hij 16 jaar of ouder is. 2. In geval van wilsonbekwaamheid van een betrokkene van 16 jaar of ouder, worden zijn rechten uitgeoefend door zijn wettelijk vertegenwoordiger. 3. Lid 1 en lid 2 zijn eveneens van toepassing indien aan de cliënt toestemming moet worden gevraagd voor het verstrekken van zijn gegevens. 4. Indien het voor het voeren van overleg en het komen tot een gezamenlijke aanpak noodzakelijk is dat ook gegevens worden verstrekt van leden van het gezinssysteem van de cliënt wordt ook aan hen toestemming gevraagd voor de verstrekking van hun persoonsgegevens. Lid 1 en 2 zijn daarbij van toepassing. 5. De uitoefening van rechten door de wettelijk vertegenwoordiger, op grond van dit artikel, kan worden geweigerd of worden beperkt indien deze uitoefening, naar het oordeel van de verantwoordelijke, in strijd komt met zwaarwegende belangen van de jeugdige namens wie de wettelijk vertegenwoordiger optreedt. Artikel 21 Geheimhouding Een ieder die op grond van dit reglement kennis neemt van persoonsgegevens van een betrokkene, is verplicht tot geheimhouding daarvan, tenzij de wet, dit reglement of zijn taakuitoefening hem noodzaakt tot verstrekking van persoonsgegevens. Artikel 22 Slotbepalingen 1. Dit reglement treedt, als bijlage bij de Samenwerkingsovereenkomst Centrum voor Jeugd en Gezin Zeist, in werking op [datum inwerkingtreding. De duur en de mogelijke verlenging van het reglement is gekoppeld aan genoemde samenwerkingsovereenkomst. 2. Dit reglement kan worden aangehaald als Privacyreglement Centrum voor Jeugd en Gezin Zeist. 3. In geval van een verschil van mening tussen de partners over de betekenis of de interpretatie van de bepalingen van dit reglement, hanteren de partners de Toelichting Privacyreglement CJG Zeist. 4. Dit reglement kan worden ingetrokken of gewijzigd door een gezamenlijk besluit van de partners van de Samenwerkingsovereenkomst Centrum voor Jeugd en Gezin Zeist. Zeist, [datum vaststelling] Privacyreglement Centrum voor Jeugd en Gezin Zeist 13

14 Dit Privacyreglement treedt in werking op [datum] Bureau Jeugdzorg Utrecht Bestuurder De heer J.D.M. Sprokkereef Utrecht Gemeente Zeist College van Burgemeester en Wethouders Namens deze Wethouder de heer B.J. de Vries GGD Midden-Nederland Lid directie Mevrouw M.A.T. Kavelaars MEE Utrecht, Gooi & Utrecht Bestuurder De heer J.M. de Dreu Stichting MeanderOmnium Directeur De heer E.A.H. Hagen Stichting Vitras CMD Directeurbestuurder mevrouw P.W. van Lingen Privacyreglement Centrum voor Jeugd en Gezin Zeist 14