Privacyreglement Stedelijke Aanpak Huiselijk Geweld en kindermishandeling Gemeente Rotterdam

Transcriptie

1 Privacyreglement Stedelijke Aanpak Huiselijk Geweld en kindermishandeling Gemeente Rotterdam De partners van het convenant stedelijke aanpak Huiselijk Geweld en Kindermishandeling Gemeente Rotterdam; In aanmerking nemende Wet algemene bepalingen Burger Service Nummer; Wet bescherming persoonsgegevens; Wet gebruik Burger Service Nummer in de zorg; Wet op de beroepen in de individuele gezondheidszorg; Wet publieke gezondheid; Wet en Besluit Politiegegevens; Wet justitiële en strafvorderlijke gegevens en de Aanwijzing verstrekking van strafvorderlijke gegevens voor buiten de strafrechtspleging gelegen doeleinden ; Wet maatschappelijke ondersteuning; Wet inzake de Geneeskundige Behandelingsovereenkomst; Wet op de jeugdzorg; Wet maatschappelijke ondersteuning; Wet tijdelijk huisverbod; Beroepscode van de Nederlandse Vereniging van Maatschappelijk Werkers; Convenant Stedelijke aanpak huiselijk geweld gemeente Rotterdam, d.d. 13 februari 2013; Gedragscode van de Nederlandse Vereniging van Pedagogen en Onderwijskundigen; Gedragscode van de Nederlands Instituut van Psychologen; Handreiking Omgang met persoonsgegevens in het kader van Bemoeizorg van KNMG, GGD Nederland en GGZ Nederland d.d. april 2005; Nota regionale aanpak huiselijk geweld en eergerelateerd geweld ; Privacyreglementen van de partners; Reclasseringsregeling 1995; Regionale Meldcode Huiselijk Geweld en Kindermishandeling d.d. 15 september 2011; Overwegende dat alle partners wettelijke dan wel statutaire taken hebben op het terrein van de aanpak van huiselijk geweld en kindermishandeling in de gemeente Rotterdam, daaronder ook begrepen de uitvoering van de Wet tijdelijk huisverbod; - 1 -

2 Dat een effectieve ketensamenwerking in de gemeente Rotterdam noodzakelijk is om: Het versterken van een thuis waar kinderen veilig opgroeien en zich kunnen ontwikkelen en volwassenen geweldloos kunnen samenleven, mogelijk te maken; waarbij de volgende vijf uitgangspunten in acht worden genomen: 1. Bij geweld in huis is een kind altijd slachtoffer; 2. Niets doen is geen optie (melden wel); 3. Geweld stopt niet zonder hulp; 4. Slachtoffers en plegers zijn aanspreekbaar op hun rol als ouder/verzorger; 5. Alle (juridische) interventies passen in één gereedschapskist; Die als basis dienen voor de drie actielijnen: - Opsporen: eerder en beter signaleren - Oppakken: steviger en effectiever ingrijpen - Oplossen: werken aan een veilige toekomst Dat de partners hun wijze van samenwerken hebben vastgelegd in het Convenant Stedelijke aanpak huiselijk geweld en kindermishandeling gemeente Rotterdam; dat het voor deze samenwerking noodzakelijk is dat persoonsgegevens, waaronder bijzondere persoonsgegevens, van betrokkenen worden verwerkt; dat het voor een rechtmatige, zorgvuldige en doelmatige verwerking van persoonsgegevens noodzakelijk is deze verwerking nader te reguleren. Stellen het volgende reglement vast

3 Artikel 1 beheerder beroepskracht bestand betrokkene bronregistratie buitenkantinformatie bijzonder persoonsgegeven casemanager casusoverleg crisisinterventieteam derde eergerelateerd geweld gezinssysteem huiselijk geweld Begripsbepalingen de instantie die, onder verantwoordelijkheid van de verantwoordelijke, de dagelijkse zorg heeft voor de verwerking van persoonsgegevens van de betrokkene in het bestand, zijnde de GGD Rotterdam -Rijnmond. De beheerder is de verantwoordelijke in de zin van de Wet bescherming persoonsgegevens voor zover het betreft de uitoefening van de rechten van betrokkenen zoals omschreven in de artikelen 17,18 en 19; de persoon die namens een partner taken uitvoert in verband met de aanpak van huiselijk geweld; gestructureerd geheel van persoonsgegevens van betrokkenen, bestaande uit een algemeen bestand, genaamd Evita en een bestand huisverbod online ; persoon die als pleger, als slachtoffer of als lid van het gezinssysteem als getuige betrokken is bij een situatie van huiselijk geweld en op wie een persoonsgegeven betrekking heeft, daaronder ook begrepen de uithuisgeplaatste en de persoon die in de woning achterblijft op wie een persoonsgegeven betrekking heeft; het oorspronkelijke bestand van een partner waaruit de gegevens afkomstig zijn; persoonsgegevens over een betrokkene houdende: of hij bekend is bij een partner, of er momenteel contacten zijn met de betrokkene, wanneer deze contacten zijn begonnen en wanneer de contacten door de betrokkene tussentijds zijn afgebroken dan wel zijn afgesloten; een persoonsgegeven betreffende iemands godsdienst of levensovertuiging, ras, politieke gezindheid, gezondheid, seksuele leven alsmede persoonsgegevens betreffende het lidmaatschap van een vakvereniging, strafrechtelijke persoonsgegevens en persoonsgegevens over onrechtmatig of hinderlijk gedrag in verband met een opgelegd verbod naar aanleiding van dat gedrag; de partner die op casusniveau de systeemgerichte en integrale aanpak coördineert en de uitvoering daarvan bewaakt; structureel of incidenteel overleg tussen de partners, bijvoorbeeld in een Lokaal Team Huiselijk Geweld, met het doel te komen tot het vaststellen en doen uitvoeren van een systeemgerichte en integrale aanpak van het huiselijk geweld, daaronder ook begrepen het toe leiden van de betrokkene naar de hulp die deel uit maakt van deze aanpak; partner die de hulpofficier van justitie vergezelt indien hij een huisverbod oplegt en die tot taak heeft het verkennen van de problematiek van het gezinssysteem en het zo mogelijk op gang brengen van hulp aan een gezinssysteem meteen nadat een huisverbod is opgelegd, iedere persoon of instelling, niet zijnde de betrokkene, de beroepskracht, de partner, of de verantwoordelijke; Iedere vorm van geestelijk of lichamelijk geweld dat wordt gepleegd als reactie op een (dreiging van) schending van de eer van een man, een vrouw of de familie, waarbij het motief van het geweld is gelegen in de schending van deze eer. Het geweld kan zich o.a.uiten in (dreiging met) moord, verminking, verstoting uit de familie of gemeenschap en tot gedwongen uithuwelijking of achterlating in het land van herkomst van de familie; de personen met wie een betrokkene in gezinsverband leeft, daaronder ook begrepen de personen met wie de uithuisgeplaatste in gezinsverband samenleeft; dreigen met geweld, op enigerlei locatie, door iemand uit de huiselijke kring, waarbij onder geweld wordt verstaan: de fysieke, seksuele of psychische aantasting van de persoonlijke integriteit van het slachtoffer, daaronder ook begrepen: seksueel geweld, genitale verminking, eergerelateerd geweld en ouderengeweld.tot de huiselijke kring van het slachtoffer behoren: (ex) partners, gezinsleden, familieleden en huisvrienden; - 3 -

4 huisverbod hulp huwelijksdwang interventie kindermishandeling ouderenmishandeling partner persoonsgegeven pleger systeemgerichte en integrale aanpak slachtoffer Steunpunt Huiselijk Geweld toestemming uithuisgeplaatste verantwoordelijke verstrekken van persoonsgegevens beschikking van de hulpofficier van justitie, op basis van mandaat door de burgemeester van de woonplaats van de uit huis te plaatsen persoon, houdende een last tot het onmiddellijk verlaten van een bepaalde woning en een verbod tot het betreden van, zich ophouden bij, of aanwezig zijn in die woning en een verbod om contact op te nemen met degenen die met de persoon tot wie de beschikking is gericht in dezelfde woning wonen, of daarin anders dan incidenteel verblijven; iedere vorm van zorg, begeleiding, of een andere vorm van ondersteuning aan een betrokkene, al dan niet verleend in het gedwongen kader van het strafrecht, het bestuursrecht of het civiel recht; het door de ouder(s) of door familieleden uithuwelijken van een persoon, terwijl hij dit huwelijk niet wenst; iedere activiteit van een partner gericht op het stoppen, verminderen, voorkomen van huiselijk geweld of het bestrijden van de gevolgen daarvan; iedere vorm van een voor een minderjarige bedreigende of gewelddadige interactie van fysieke, psychische of seksuele aard, die de ouders of andere personen ten opzichte van wie de minderjarige in een relatie van afhankelijkheid of van onvrijheid staat, actief of passief opdringen, waardoor ernstige schade wordt berokkend, of dreigt te worden berokkend aan de minderjarige in de vorm van fysiek of psychisch letsel, daaronder ook begrepen eergerelateerd geweld, vrouwelijke genitale verminking en het als minderjarige getuige zijn van geweld tussen andere leden van het gezinssysteem; ieder handelen of nalaten ten opzichte van een oudere persoon, door een andere persoon die in een persoonlijke relatie met die oudere staat waarbij sprake is van (gedeeltelijke) afhankelijkheid. waardoor de oudere herhaaldelijk lichamelijke, psychische en/of materiële schade lijdt; instelling of organisatie die het Convenant Stedelijke Aanpak Huiselijk Geweld en Kindermishandeling gemeente Rotterdam, waarvan dit reglement een bijlage is, heeft ondertekend; elk gegeven betreffende een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon; de (vermoedelijke) dader van huiselijk geweld; samenhangend geheel van interventies van de partners, daaronder ook begrepen bestuursrechtelijke, civielrechtelijke en/of strafrechtelijke interventies, gericht op het stoppen en het voorkomen van huiselijk geweld in een gezinssysteem en op het bestrijden van de gevolgen die het geweld op de leden van het gezinssysteem heeft, of heeft gehad; de persoon die huiselijk geweld ondergaat, of die als huisgenoot getuige is van huiselijk geweld; de afdeling van de GGD Rotterdam -Rijnmond waaraan het gemeentebestuur een aantal specifieke taken in het kader van de aanpak van huiselijk geweld en de uitvoering van de Wet tijdelijk huisverbod hebben opgedragen; elke vrije, specifieke en op informatie berustende wilsuiting waarmee de betrokkene aanvaardt dat op hem betreffende persoonsgegevens worden verwerkt; de persoon die in verband met het huiselijk geweld een huisverbod is opgelegd; het college van B&W van de gemeente Rotterdam; bekend maken of ter beschikking stellen van persoonsgegevens; - 4 -

5 verwerken van persoonsgegevens verzamelen van persoonsgegevens elke handeling of elk geheel van handelingen met betrekking tot persoonsgegevens, waaronder in ieder geval het verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, bijwerken, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiding of enige andere vorm van terbeschikkingstelling, samenbrengen, met elkaar in verband brengen, alsmede het afschermen, uitwissen of vernietigen van persoonsgegevens; het verkrijgen van persoonsgegevens. wettelijk vertegenwoordiger de persoon die het gezag over een minderjarige uitoefent, of de persoon die met betrekking tot een meerderjarige door de rechter als curator, bewindvoerder of mentor is benoemd I. ALGEMENE BEPALINGEN Artikel 2 Doel van de verwerking van persoonsgegevens De verwerking van persoonsgegevens zoals vastgelegd in dit reglement heeft tot doel: - het stoppen van huiselijk geweld waaronder ook verstaan iedere vorm van kindermishandeling; - het voorkomen of verminderen van recidive; - het bestrijden van de gevolgen van huiselijk geweld waaronder ook begrepen iedere vorm van kindermishandeling. Het doel zoals omschreven in lid 1 wordt bereikt door het vaststellen, uitvoeren en volgen van een systeemgerichte en integrale aanpak van het huiselijk geweld. Verwerking van persoonsgegevens in verband met het doel zoals omschreven in lid 1 en lid 2 is noodzakelijk in verband met: - het signaleren van huiselijk geweld en het vervolgens in een systeemgerichte en integrale aanpak op elkaar afstemmen van alle interventies van de partners; - het volgen van de uitvoering en de resultaten van de systeemgerichte en integrale aanpak; - het opleggen, uitvoeren en handhaven van een tijdelijk huisverbod; - beleidsvorming, beleidsevaluatie en het doen van onderzoek. Voor zover persoonsgegevens worden verzameld en verwerkt ten behoeve van beleidsvorming of evaluatie en ten behoeve van onderzoek, worden zij ontdaan van identificerende gegevens van de betrokkenen. Artikel 3 Toepassingsgebied Dit reglement is van toepassing op de verwerking van persoonsgegevens van een betrokkene door de partners voor zover noodzakelijk voor het vaststellen, uitvoeren en volgen van een systeemgerichte en integrale aanpak van huiselijk geweld. Dit reglement betreft iedere vorm van verwerking van de in lid 1 bedoelde persoonsgegevens, ongeacht of deze gegevens mondeling, op papier, digitaal of door middel van foto, video of audio worden verwerkt. Artikel 4 De verantwoordelijke 1. De verantwoordelijke is verantwoordelijk voor de naleving van dit reglement en voor alle wettelijke verplichtingen met betrekking tot de bescherming van de persoonlijke levenssfeer van de betrokkene. 2. De verantwoordelijke treft voorzieningen ter bevordering van de juistheid en volledigheid van de persoonsgegevens van de betrokkene die door de convenantpartijen worden verwerkt op basis van dit reglement. 3. De verantwoordelijke ziet er op toe dat ten aanzien van de beveiliging van de persoonsgegevens van betrokkene afdoende maatregelen worden genomen. 4. De verantwoordelijke ziet er tevens op toe dat uitsluitend de voor het doel van de gezamenlijke aanpak van huiselijk geweld noodzakelijke persoonsgegevens worden verwerkt en dat zij niet langer worden verwerkt of bewaard dan voor dit doel noodzakelijk is. 5. De verantwoordelijke draagt zorg voor de melding bij het College Bescherming Persoonsgegevens van de verwerking van persoonsgegevens op basis van dit reglement

6 Artikel 5 Verantwoordelijkheid van iedere convenantpartij voor de verwerking van persoonsgegevens Onverlet de eindverantwoordelijkheid voor de verwerking van persoonsgegevens van de verantwoordelijke, zoals omschreven in artikel 4, draagt iedere partner en iedere medewerker van een partner er ook zelf zorg voor dat: - de persoonsgegevens die hij op basis van dit reglement vastlegt in het bestand, of verstrekt aan een of meer andere partners, juist, volledig en ter zake dienend zijn en dat deze gegevens rechtmatig zijn verkregen; - afdoende maatregelen worden genomen ter beveiliging van de persoonsgegevens die hij op grond van dit reglement verwerkt; - de persoonsgegevens van een andere partner, waarvan hij op enigerlei wijze op grond van dit reglement kennis neemt, niet worden gebruikt voor andere doeleinden dan voor het vaststellen, uitvoeren en volgen van de systeemgerichte en integrale aanpak van huiselijk geweld; - dat de gegevens die op basis van dit reglement van andere partners zijn verkregen niet aan een derde worden doorverstrekt tenzij de wet of dit reglement het doorverstrekken aan een partner of aan een derde mogelijk maakt. Artikel 6 Grondslag voor de verwerking van persoonsgegevens door de convenantpartijen 1. De grondslag voor de verwerking van persoonsgegevens door het gemeentebestuur is gelegen in de publiekrechtelijke taken op het terrein van de aanpak van huiselijk geweld zoals omschreven in de Wet maatschappelijke ondersteuning en in de Wet tijdelijk huisverbod; 2. De grondslag voor de verwerking van persoonsgegevens door het Openbaar Ministerie is gelegen in de publiekrechtelijke taken van het Openbaar Ministerie. Deze verwerking is gereguleerd in de Wet justitiële en strafvorderlijke gegevens zoals nader uitgewerkt in de Aanwijzing Wet justitiële en strafvorderlijke gegevens voor buiten de strafrechtspleging gelegen doeleinden. Op grond van hoofdstuk 4 van genoemde Aanwijzing onder a kunnen ten behoeve van het voorkomen van strafbare feiten de daarvoor benodigde strafvorderlijke gegevens worden verstrekt aan hulpverlenende instanties, te weten jeugd- en volwassen reclasseringsorganisaties, en aan de partners in hulpverlening en zorg. 3. De grondslag voor de verwerking van persoonsgegevens door reclasseringsinstellingen is gelegen in de wettelijke taken van de reclassering op het terrein van voorlichting geven aan justitiële autoriteiten en van begeleiding en toezicht, dan wel in zijn toestemming, indien het huiselijk geweld niet heeft geleid tot een strafrechtelijke interventie maar wel tot het opleggen van een tijdelijk huisverbod waarbij reclasseringsinstellingen de pleger in een vrijwillig kader begeleiden. De verwerking van persoonsgegevens in verband met deze taken is vastgelegd in de Wet bescherming persoonsgegevens zoals nader uitgewerkt in de Reclasseringsregeling 1995, alsmede in de privacyreglement van deze reclasseringsinstellingen. 4. De grondslag voor de verwerking van persoonsgegevens door de politie is gelegen in haar publiekrechtelijke taken. Deze verwerking is gereguleerd in de Wet politiegegevens en het Besluit politiegegevens, alsmede in geval van een tijdelijk huisverbod op basis van mandaat verleend door de burgemeester, opgelegd door de hulpofficier van justitie, op de Wet tijdelijk huisverbod. 5. De grondslag voor de verwerking van persoonsgegevens door het Advies en Meldpunt Kindermishandeling is gelegen in de regeling daarover zoals opgenomen in de Wet op de jeugdzorg en het Uitvoeringsbesluit bij de Wet op de jeugdzorg.. 6. De grondslag voor het verwerken van persoonsgegevens door de overige convenantpartijen is gelegen in de toestemming van de betrokkene, en/of in de belangen die deze instanties, op grond van de wet of van hun statuten dienen te behartigen: het bieden van hulp en (na)zorg aan betrokkenen. Ten aanzien van de convenantpartij die de functie van Steunpunt Huiselijk Geweld uitoefent is de grondslag voor het verwerken van persoonsgegevens tevens gelegen in de Wet tijdelijk huisverbod

7 HET INFORMEEN VAN BETROKKENEN EN HET VRAGEN VAN TOESTEMMNG Artikel 7 Informeren van betrokkene over de verwerking van zijn persoonsgegevens 1. Voordat een partner persoonsgegevens van een betrokkene vastlegt in het bestand, informeert de partner de betrokkene over: de verwerking van zijn persoonsgegevens, het doel van deze verwerking, de identiteit van de verantwoordelijke en de rechten die hij ten aanzien van deze verwerking kan uitoefenen.het informeren van de betrokkene kan achterwege blijven indien hij al op de hoogte is van de te verstrekken informatie. 2. De partner kan beslissen dat een betrokkene niet vooraf over de verwerking van zijn persoonsgegevens wordt geïnformeerd zoals bedoeld in lid 1, indien dit naar zijn oordeel noodzakelijk is in verband met het belang van: - de veiligheid van de Staat; - de voorkoming, opsporing en vervolging van strafbare feiten; - gewichtige economische en financiële belangen van de Staat en van andere openbare lichamen; - het toezicht op de naleving van wettelijke voorschriften die zijn gesteld ten behoeve de hier boven genoemde belangen; - de bescherming van zwaarwegende belangen van de betrokkene of van rechten en vrijheden van anderen. 3. Van het verstrekken van informatie, dan wel van de beslissing om op grond van de belangen genoemd in lid 3 de betrokkene niet te informeren, wordt een aantekening gemaakt in het bestand, met, in geval van niet te informeren vermelding van de redenen van deze beslissing. Artikel 8 Toestemming van de betrokkene in verband met een zwijgplicht 1. Indien een beroepskracht van een partner uit hoofde van zijn beroep of ambt ten opzichte van de betrokkene een zwijgplicht in acht heeft te nemen, vraagt hij de betrokkene vooraf om toestemming voor het vastleggen van persoonsgegevens in het bestand, voor het verstrekken van persoonsgegevens aan een andere partner en/of voor het voeren van casusoverleg over de vaststelling en uitvoering van de systeemgerichte en integrale aanpak. Deze toestemming wordt pas gevraagd nadat de beroepskracht de betrokkene heeft geïnformeerd over het doel van het verstrekken van de gegevens, over de aard van de gegevensverstrekking en over de instanties waaraan de gegevens verstrekt zullen worden. 2. Krijgt een beroepskracht, zoals bedoeld in lid 1, geen toestemming van de betrokkene, of is het naar het oordeel van deze beroepskracht niet mogelijk om toestemming te vragen, dan legt hij toch de noodzakelijke persoonsgegevens vast in het bestand en/of verstrekt hij toch de noodzakelijke persoonsgegevens aan een partner al dan niet in een (casus)overleg, indien hij tot het oordeel komt dat: - deze verstrekking noodzakelijk is gelet op de ernstige schade die anders voor de betrokkene of voor een lid van zijn gezinssysteem zal ontstaan; én - deze ernstige schade redelijkerwijs kan worden voorkomen door verstrekking van gegevens gericht op het middels een systeemgerichte en integrale aanpak bieden van passende hulp die de betrokkene of een lid van zijn gezinssysteem dringend behoeft; én - verstrekking van gegevens mogelijk is gelet op de wet en regelgeving die op hem en/ of op de partner waarvoor hij werkzaam is van toepassing is. 3. Van de verkregen toestemming, van de weigering om toestemming te geven, of van het besluit om geen toestemming te vragen voor een verstrekking, maakt de beroepskracht een aantekening in het bestand. Wordt ondanks het ontbreken van toestemming besloten om toch gegevens vast te leggen of te verstrekken, dan worden ook de redenen die tot deze beslissing hebben geleid vastgelegd in het bestand. 4. Ten aanzien van de partners die geestelijke gezondheidszorg bieden, geldt dat zij bovendien zijn gehouden aan de wetgeving die van toepassing is op hun beroepsgroep, waaronder de Wet inzake de geneeskundige behandelingsovereenkomst, de Wet op de Beroepen in de Individuele Gezondheidszorg, en de Wet bijzondere opnemingen in psychiatrische ziekenhuizen en hun in deze wetgeving opgenomen zwijgplicht. Zorgverleners van deze partners zullen hun beslissing om met of zonder toestemming van hun patiënt met andere partners persoonsgegevens uit te wisselen, ook in hun samenwerking op basis van dit reglement toetsen aan de richtlijnen van de KNMG waaronder de Richtlijn inzake de omgang - 7 -

8 met medische gegevens, de Richtlijn bemoeizorg, de Richtlijn melding kindermishandeling en de Richtlijn politie en justitie. De beslissing tot uitwisseling van persoonsgegevens van patiënten, met of zonder toestemming, behoort toe aan de binnen de GGZ voor de behandeling van de patiënt verantwoordelijke persoon. Ook het melden of een patiënt al dan niet in behandeling is, of is geweest, valt onder het beroepsgeheim. Voor GGZ partners hebben de bepalingen uit dit lid voorrang boven alle andere bepalingen uit dit privacyreglement. Algemeen uitgangspunt voor de partners is dat slechts informatie wordt gedeeld ten behoeve van noodzakelijke zorgverlening aan de patiënt, dat getracht wordt toestemming te krijgen, dat slechts informatie wordt gedeeld met personen die rechtstreeks betrokken zijn bij de zorgverlening en dat er geen gegevens mogen worden vastgelegd buiten de contactgegevens van de bij de zorgverlening betrokken contactpersoon van de betreffende partner. II. HET VOEREN VAN CASUSOVERLEG Artikel 9 Casusoverleg 1 1. Doel van de verwerking van persoonsgegevens in het casusoverleg is om, door middel van een probleemanalyse, te komen tot het vaststellen van een systeemgerichte en integrale aanpak voor de betrokkene. 2. Iedere deelnemer aan het casusoverleg draagt er zorg voor dat: - de persoonsgegevens die hij in het casusoverleg verstrekt juist en volledig zijn; - hij geen voor het doel overbodige gegevens verstrekt en in dit verband, alleen inhoudelijke gegevens over een zorg of strafrechttraject verstrekt als zonder deze gegevens het doel van het casusoverleg niet kan worden bereikt; - hij ook anderszins zorgvuldig om gaat met de gegevens die hij verstrekt, uitwisselt en ontvangt. 3. Een deelnemer die de betrokkene hulp biedt, beperkt zich bij het verstrekken van persoonsgegevens in het casusoverleg tot buitenkantinformatie. Pas indien, naar het oordeel van de deelnemer, blijkt dat meer informatie nodig is voor de probleemanalyse en/of voor het vaststellen van de systeemgerichte en integrale aanpak, dan de buitenkantinformatie, verstrekt hij ook gegevens over de inhoud van de hulp voor zover noodzakelijk voor de probleemanalyse en voor het vaststellen van de aanpak. 4. Het casusoverleg wordt afgesloten met het in het bestand vastleggen van besluiten over: - de systeemgerichte en integrale aanpak - de partners die deze aanpak uitvoeren en binnen welke termijn dit gebeurt; - de partner die optreedt als casemanager en de naam en de contactgegevens van de beroepskracht die deze taak namens de partner zal uitvoeren; - afspraken over de wijze waarop de betrokkene wordt geïnformeerd over de uitkomsten van het overleg. Artikel 10 Volgen van de uitvoering van de aanpak 1. De casemanager legt de gegevens over de voortgang van de systeemgerichte en integrale aanpak vast in het bestand. 2. Indien de uitvoering van de aanpak daartoe aanleiding geeft, wordt de betrokkene opnieuw besproken in een casusoverleg om te bezien op welke wijze de stagnaties in de uitvoering van de aanpak kunnen worden weggenomen en om zonodig de eerder vastgestelde aanpak te wijzigen. 1 Dit privacyreglement is niet van toepassing op het casusoverleg huiselijk geweld dat in het Veiligheidshuis Rotterdam plaats vindt. Op dit casusoverleg is het Privacyreglement van het Veiligheidshuis van toepassing

9 III. HET BESTAND Artikel 11 Het bestand 1. Ten behoeve van de systeemgerichte en gezamenlijke aanpak leggen de partners een bestand aan. 2. Het bestand zoals bedoeld in lid 1 bestaat uit twee delen: een algemeen deel genaamd Evita en een deel dat specifiek is ingericht voor de uitvoering van de Wet tijdelijk huisverbod genaamd Huisverbod Online. Artikel 12 Het vastleggen van gegevens in het bestand 1. In het bestand worden niet meer gegevens opgenomen dan noodzakelijk is voor het vaststellen, uitvoeren en volgen van de systeemgerichte en integrale aanpak van het huiselijk geweld. 2. In verband met de systeemgerichte aanpak wordt het bestand zo ingericht dat gegevens van een betrokkene zonodig kunnen worden gekoppeld aan de gegevens van de overige leden van het gezinssysteem van de betrokkene. 3. Politie en Openbaar Ministerie dragen er zorg voor dat er niet meer strafrechtelijke gegevens in het bestand worden opgenomen dan noodzakelijk is voor het vaststellen, uitvoeren en volgen van de systeemgerichte en integrale aanpak. De politiegegevens die in het bestand worden opgenomen betreffen: naam en adres gegevens van verdachten, slachtoffers en getuigen naar aanleiding van aanhoudingen in verband met huiselijk geweld, naam en adres gegevens van betrokkenen bij incidenten in verband met huiselijk geweld, naam en adres gegevens van de uithuisgeplaatste en de personen die in de woning achterblijven alsmede gegevens omtrent de toepassing en de uitvoering van de Wet tijdelijk huisverbod door de politie. 4. De partners die hulp bieden aan een betrokkene leggen in het bestand buitenkantinformatie vast, alsmede, indien noodzakelijk voor het vaststellen, uitvoeren en volgen van de gezamenlijke aanpak, een beknopte aanduiding van de problematiek waarvoor de betrokkene hulp geboden wordt. 5. De persoonsgegevens van een betrokkene die in het bestand worden opgenomen betreffen: - naam, geboortedatum, adres, woonplaats, tijdelijke verblijfplaats en Burger Service Nummer; - de gezinsomstandigheden van de betrokkene voor zover relevant voor de systeemgerichte en integrale aanpak, alsmede de namen, adressen en tijdelijke verblijfplaatsen van de leden van het gezinssysteem die bij het huiselijk geweld zijn betrokken; - de naam en contactgegevens van de melder, zijn relatie tot het gezinssysteem en indien een beroepskracht de melding heeft gedaan, zijn functie en de naam van de instelling waarvoor hij werkzaam is; - (de signalen van) de aard en omvang van het huiselijk geweld dat is gemeld; - de reactie van de betrokkene op (de signalen van) het huiselijk geweld dat is gemeld - gegevens over de toepassing van het strafrecht naar aanleiding van het huiselijk geweld en naar aanleiding van eerder huiselijk geweld; - gegevens over: het opleggen, verlengen en overtreden van een tijdelijk huisverbod, over beroepsprocedures tegen het verbod, alsmede de risicotaxaties en de uitgebrachte adviezen in verband met het opleggen of verlengen van het huisverbod - buitenkantinformatie over medische, psychosociale en andere hulp die de betrokkene of de leden van zijn gezinssysteem wordt of recent werd geboden; - de namen van de instellingen die contacten hebben of in het recente verleden hadden met de betrokkene of met de leden van het gezinssysteem - de systeemgerichte en integrale aanpak van het huiselijk geweld, met de namen van de instellingen die de verschillende onderdelen van deze aanpak uitvoeren en de termijn waarbinnen dit zal gebeuren; - de naam van de partner die als casemanager optreedt en de contactgegevens van de beroepskracht die deze taak uitvoert; - de voortgang en de resultaten van de systeemgerichte integrale aanpak en eventuele wijzigingen daarin; - 9 -

10 - - - de datum waarop de systeemgerichte en integrale aanpak is afgesloten. gegevens over het informeren van de betrokkene zoals bedoeld in artikel 7 en gegevens over het vragen van toestemming zoals bedoeld in artikel 8. de verstrekking van persoonsgegevens uit het bestand aan derden. 6. In het bestand worden geen gegevens opgenomen omtrent de nationaliteit, de etniciteit of het ras van de betrokkene. Artikel 13 Toegang tot het bestand en het vastleggen van gegevens in het bestand 1. Toegang tot het bestand hebben, voor zover noodzakelijk voor de taakuitoefening: - de verantwoordelijke en de beheerder van het bestand; - de medewerkers van het Steunpunt Huiselijk Geweld; - de beroepskrachten van de partners die optreden als casemanager, voor zover het persoonsgegevens betreft van betrokkenen voor wie zij als casemanager zijn aangewezen; - de beroepskrachten van de partners die feitelijk deelnemen aan een casusoverleg huiselijk geweld, voor zover het gegevens betreft van betrokkenen die in het betreffende overleg (zullen) worden besproken; - de voorzitter en de secretaris van een casusoverleg voor zover het gegevens betreft van betrokkenen die in het betreffende overleg (zullen) worden besproken, of voor zover het kennis nemen van persoonsgegevens van betrokkenen die in een ander casusoverleg (zullen) worden besproken noodzakelijk is voor het vaststellen en volgen van een systeemgerichte en integrale aanpak; - de beroepskrachten van de partners voor zover zij rechtstreeks zijn betrokken bij het vaststellen en uitvoeren van de systeemgerichte en integrale aanpak en het kennisnemen van de gegevens in het bestand noodzakelijk is voor het vaststellen en uitvoeren van deze aanpak; - de burgemeester, de medewerker die de burgemeester bij zijn taak ondersteunt en de hulpofficier van justitie voor zover noodzakelijk voor het nemen van een besluit over het opleggen, verlengen of intrekken van een tijdelijk huisverbod, of voor het voeren van verweer tegen een rechtsmiddel dat tegen een beschikking over het huisverbod is ingesteld. 2. Een functionaris die op grond van lid 1 toegang heeft tot gegevens in het bestand, kan, behoudens het bepaalde in lid 3, ook gegevens in dit bestand vastleggen of wijzigen voor zover: - het gegevens betreft die afkomstig zijn uit de bronregistratie van de instelling waarvoor deze functionaris werkzaam is; én - het in verband met het vaststellen, uitvoeren of volgen van de systeemgerichte en integrale aanpak naar zijn oordeel noodzakelijk is dat de partners daarvan kennis nemen. 3. Iedere partner van wie beroepskrachten op grond van dit artikel toegang hebben tot het bestand, treft een schriftelijke regeling waarin wordt vastgesteld: - welke beroepskrachten toegang hebben tot het bestand, - tot welke gegevens in het bestand deze beroepskrachten toegang hebben; - welke beroepskrachten die toegang hebben tot het bestand ook bevoegd zijn om gegevens in het bestand vast te leggen of te wijzigen conform lid De beheerder kent op basis van de schriftelijke regeling zoals bedoeld in lid 3 autorisaties toe die toegang geven tot het bestand. Artikel 14 Verstrekken van gegevens uit het bestand aan derden 1. Voor zover noodzakelijk voor het vaststellen, uitvoeren of volgen van de systeemgerichte en integrale aanpak kan de beheerder gegevens uit het bestand verstrekken aan instellingen of zelfstandig werkende beroepskrachten die geen partner zijn maar wel rechtstreeks zijn betrokken bij de uitvoering van de aanpak. De beheerder draagt er zorg voor dat de betrokkene over deze verstrekking wordt geïnformeerd conform de bepalingen van artikel 7. Betreft de verstrekking gegevens omtrent hulp die geboden wordt of werd, dan treedt de beheerder in overleg met de partner die deze gegevens in het bestand heeft vastgelegd, zodat de partner vooraf toestemming aan de betrokkene kan vragen voor deze verstrekking conform de bepalingen van artikel Indien de betrokkene zich feitelijk vestigt in een andere gemeente kan, gelet op de

11 doeleinden van de verwerking van persoonsgegevens zoals omschreven in artikel 2, de verantwoordelijke besluiten dat verstrekking van de persoonsgegevens van een betrokkene uit het bestand plaatsvindt aan de verantwoordelijke in de betreffende gemeente, indien deze verstrekking naar zijn oordeel noodzakelijk is in verband met de bescherming van een betrokkene of een ander tegen huiselijk geweld. Voordat de verantwoordelijke tot verstrekking besluit, onderzoekt hij of in de betreffende gemeente afspraken tussen de bij de aanpak van huiselijk geweld betrokken partijen zijn gemaakt over een zorgvuldige en rechtmatige verwerking van persoonsgegevens van betrokkenen en of voldoende maatregelen zijn getroffen om te voorzien in een passend beschermingsniveau van de persoonsgegevens van de betrokkenen. Op deze overdracht zijn de artikelen 7 en 8 van toepassing. 3. In andere dan de in lid 1 en 2 genoemde gevallen worden geen gegevens uit het bestand aan derden verstrekt, tenzij een wettelijke plicht daartoe noodzaakt. Artikel 15 Afsluiten van de verwerking van persoonsgegevens van een cliënt 1. Zijn de doelen van de systeemgerichte en integrale aanpak bereikt, dan draagt de casemanager er zorg voor dat de afsluiting van de aanpak wordt aangetekend in het bestand. Gevolg hiervan is dat ook indien de contacten van een of meer partners of instellingen aan de betrokkene worden voortgezet, gegevens over deze contacten niet langer worden vastgelegd in het bestand. 2. De betrokkene wordt over het afsluiten van de aanpak schriftelijk geïnformeerd. Hij wordt dan tevens geïnformeerd over de bewaartermijn zoals omschreven in artikel 16. Artikel 16 Bewaren van de gegevens in het bestand 1. De persoonsgegevens van een betrokkene en van de leden van zijn gezinssysteem worden vijf jaar bewaard, te rekenen vanaf het jaar waarin de systeemgerichte en integrale aanpak is afgesloten, conform artikel Worden er in de bewaartermijn genoemd in lid 1 nieuwe gegevens vastgelegd in het bestand in verband met een nieuwe systeemgerichte en integrale aanpak, dan geldt voor alle persoonsgegevens die in het bestand zijn opgenomen over de betrokkene en de leden van zijn gezinssysteem, een bewaartermijn te rekenen vanaf het jaar waarin deze volgende systeemgerichte en integrale aanpak wordt afgesloten. 3. De persoonsgegevens zoals bedoeld in lid 1 en lid 2 kunnen worden gebruikt ten behoeve van onderzoek, evaluatie en verantwoording voorzover deze gegevens zijn ontdaan van identificerende kenmerken. 4. Voor de doeleinden zoals omschreven in lid 3 kunnen de gegevens langer dan vijf jaar worden bewaard, onder de voorwaarde dat zij worden ontdaan van hun identificerende kenmerken. Artikel 17 Koppeling van het bestand met andere bestanden 1. Koppeling van (onderdelen van) het bestand met een of meer andere bestanden van een partner of van derden, is uitsluitend mogelijk indien een dergelijke koppeling noodzakelijk is voor het in artikel 2 beschreven doel. 2. Over een koppeling van het bestand zoals bedoeld in lid 1 is een gezamenlijk en unaniem genomen besluit noodzakelijk van de in de aanhef genoemde partners

12 IV. RECHTEN VAN DE BETROKKENE Artikel 18 Recht op informatie en inzage 1. Iedere betrokkene heeft het recht zich schriftelijk tot de beheerder te wenden met het verzoek hem mede te delen of persoonsgegevens worden verwerkt die op hem betrekking hebben. 2. De beheerder deelt de betrokkene binnen vier weken mee of persoonsgegevens die op hem betrekking hebben, worden verwerkt. 3. Indien dit het geval is bevat de mededeling een volledig overzicht van de persoonsgegevens die zijn opgenomen in het bestand, het doel daarvan, alsmede een overzicht van de personen en instellingen aan wie de beheerder persoonsgegevens van de betrokkene heeft verstrekt en het doel van deze verstrekking(en). 4. Het informatierecht zoals in dit artikel omschreven kan worden geweigerd in het belang van: a. de veiligheid van de Staat; b. het voorkomen, opsporen en vervolgen van strafbare feiten; c. gewichtige economische en financiële belangen van de Staat en van andere openbare lichamen; d. het toezicht op de naleving van wettelijke voorschriften die zijn gesteld ten behoeve van de hier boven bedoelde belangen; e. de bescherming van de betrokkene, of van de rechten en vrijheden van anderen; 5. De beheerder deelt de betrokkene zijn afwijzing op het verzoek binnen vier weken schriftelijk en met vermelding van de motieven voor de afwijzing mede. Artikel 19 Correctierecht 1. Nadat de betrokkene op grond van artikel 18 kennis heeft genomen van de verwerking van zijn persoonsgegevens, kan hij de beheerder verzoeken de gegevens te verbeteren, aan te vullen, te verwijderen of af te schermen voor zover deze gegevens onjuist, onvolledig of niet ter zake dienend zijn voor het doel van de verwerking. 2. Is de betrokkene het niet eens met een oordeel over hem dat in het bestand is verwerkt, dan kan hij de verantwoordelijke verzoeken zijn eigen verklaring omtrent dit oordeel aan het bestand toe te voegen. 3. De beheerder reageert binnen vier weken na ontvangst van het verzoek schriftelijk en gemotiveerd op verzoeken zoals bedoeld in lid 1 en Mocht het verzoek om correctie leiden tot aanpassing van de gegevens, dan draagt de beheerder er zorg voor dat deze aanpassing ook bekend wordt gemaakt aan de partners en aan derden die op grond van dit reglement kennis hebben genomen van deze persoonsgegevens. Artikel 20 Recht van verzet 1. De betrokkene die heeft vastgesteld dat op grond van dit reglement persoonsgegevens over hem worden verwerkt, kan te allen tijde schriftelijk verzet aantekenen tegen deze verwerking in verband met zijn bijzondere persoonlijke omstandigheden. 2. De beheerder beoordeelt het verzet binnen vier weken na ontvangst daarvan. Hij weegt daarbij de belangen die worden gediend met de verwerking van de persoonsgegevens af tegen de belangen die de betrokkene in verband met zijn bijzondere persoonlijke omstandigheden heeft bij beëindiging van de verwerking. Hij betrekt bij zijn afweging de belangen van de leden van het gezinssysteem van de betrokkene. Acht de beheerder het verzet gerechtvaardigd, dan beëindigt hij terstond de verwerking. Acht de beheerder het verzet niet gerechtvaardigd, dan deelt hij dit de betrokkene schriftelijk en met vermelding van de motieven voor de afwijzing mede. Artikel 21 Klachtrecht 1. Onverminderd de rechten die de betrokkene in dit reglement, in de Wet bescherming persoonsgegevens en in andere wetgeving zijn toegekend, kan een betrokkene een schriftelijke klacht indienen bij de directie van de GGD Rotterdam -Rijnmond indien hij meent dat zijn persoonsgegevens door de verantwoordelijke zijn verwerkt op een wijze die in strijd

13 is met de wet of met dit reglement of anderszins een klacht heeft die betrekking heeft op het functioneren van een GGD - medewerker of de GGD Rotterdam - Rijnmond als organisatie. 2. Op de behandeling van deze klacht is het Klachtregeling van de GGD Rotterdam - Rijnmond van toepassing. Artikel 22 Uitoefenen van rechten door de (wettelijk) vertegenwoordiger Is de betrokkene nog geen 12 jaar oud, dan oefent zijn wettelijk vertegenwoordiger de rechten zoals omschreven in de artikelen 18 tot en met 21 namens hem uit. Is de betrokkene al wel 12 maar nog geen 16 jaar oud, dan oefenen de betrokkene en zijn wettelijk vertegenwoordiger de rechten zoals omschreven in de artikelen 18 tot en met 21 beiden uit. Een betrokkene vanaf 16 jaar oefent deze rechten zelfstandig uit. In geval van wilsonbekwaamheid van een betrokkene van 16 jaar of ouder, worden zijn rechten zoals omschreven in de artikelen 18 tot en met 21 uitgeoefend door zijn wettelijk vertegenwoordiger.heeft een meerderjarige wilsonbekwame betrokkene geen wettelijk vertegenwoordiger, dan oefent de echtgenoot of de levensgezel deze rechten uit. Heeft de betrokkene geen echtgenoot of levensgezel, of wenst deze de rechten van de betrokkene niet uit te oefenen, dan kan een ouder, een broer of een zus, of een meerderjarig kind van de betrokkene zijn rechten uitoefenen. De bepalingen en de leeftijdsgrenzen van lid 1, 2 en 3 zijn ook van toepassing bij het informeren van de betrokkene zoals bedoeld in artikel 7 en bij het vragen van toestemming zoals bedoeld in artikel 8. Artikel 23 Geheimhouding Een ieder die op grond van dit reglement kennis neemt van persoonsgegevens van een betrokkene, is verplicht tot geheimhouding daarvan, tenzij de wet, dit reglement of zijn taakuitoefening hem noodzaakt tot verstrekking van persoonsgegevens. Artikel 24 Slotbepalingen 1. Dit reglement kan worden aangehaald als Privacyreglement Stedelijke aanpak huiselijk geweld en kindermishandeling gemeente Rotterdam. 2. Dit reglement kan worden ingetrokken of gewijzigd door een gezamenlijk besluit van de partners van het Convenant Stedelijke aanpak huiselijk geweld gemeente Rotterdam. 3. Dit reglement treedt in werking op de datum waarop het Convenant Stedelijke aanpak huiselijk geweld gemeente Rotterdam in werking treedt. De einddatum van dit reglement is gekoppeld aan de einddatum van genoemd convenant. Rotterdam, 13 februari