Privacyreglement Vereniging Humanitas (2012)

Transcriptie

1 Privacyreglement Vereniging Humanitas (2012) Het bestuur van de Vereniging Humanitas gevestigd te Amsterdam, Overwegende Dat het doel van Humanitas is om diensten van mens-tot-mens te bieden op de terreinen van welzijn, wonen en zorg aan mensen die al dan niet tijdelijk op deze diensten zijn aangewezen; Dat Humanitas dit doel realiseert door vrijwilligers te werven en activiteiten te organiseren waarin vrijwilligers deze diensten aan deelnemers aanbieden; Dat het voor dit doel noodzakelijk is om persoonsgegevens te verwerken van vrijwilligers, deelnemers en beroepskrachten van Humanitas die bij de uitvoering van deze activiteiten zijn betrokken; Dat het voor een zorgvuldige verwerking van deze persoonsgegevens noodzakelijk is om deze verwerking nader te reguleren; In aanmerking nemende Artikel 8 Europees Verdrag voor de Rechten van de Mens en de fundamentele vrijheden; Artikel 10 Grondwet; Artikel 272 Wetboek van Strafrecht; Wet bescherming persoonsgegevens; Stelt het volgende reglement vast voor de verwerking van persoonsgegevens Artikel 1 Begripsbepalingen applicatiebeheerder beheerder beroepskracht bestand de beroepskracht van Humanitas die de bedrijfsprocessen in verband met het verwerken van persoonsgegevens in het bestand bewaakt en in dit verband de beheerders van het bestand aanwijzingen geeft; degene die op basis van besluiten van het (afdelings districts - of landelijk) bestuur en op aanwijzing van de applicatiebeheerder (persoons)gegevens die in verband met de uitvoering van een project van deelnemers, uitvoerend vrijwilligers en coördinatoren vastlegt in het bestand en deze beheert, conform de bepalingen van dit reglement; de persoon die op basis van een arbeidsrelatie werkzaam is voor Humanitas; de verzameling persoonsgegevens vastgelegd door Humanitas met het oog op de dienstverlening, ongeacht of dit geheel van gegevens gecentraliseerd is 1

2 betrokkene bijzondere persoonsgegevens coördinator deelnemer derde dienstverlening consulent maatschappelijke activering persoonsgegeven portefeuillehouder Registratiesysteem In Veilige Handen relatiebeheerder uitvoerend vrijwilliger verantwoordelijke of verspreid is op een functioneel of geografisch bepaalde wijze en dat volgens bepaalde criteria toegankelijk is; de persoon op wie een persoonsgegeven dat Humanitas heeft vastgelegd in zijn bestand betrekking heeft; persoonsgegevens over iemands godsdienst of levensovertuiging, ras, politieke gezindheid, gezondheid, seksuele leven, alsmede strafrechtelijke persoonsgegevens en persoonsgegevens over hinderlijk en onrechtmatig gedrag in verband met een opgelegd verbod en persoonsgegevens over het lidmaatschap van een vakvereniging; degene die de uitvoering van een of meer projecten coördineert en gegevens vastlegt m.b.t. deelnemers, vrijwilligers en contacten; degene die een of meer diensten van Humanitas afneemt en in dat verband deelneemt aan een of meer projecten; ieder, niet zijnde de betrokkene, de verantwoordelijke, de deelnemer, de vrijwilliger, of enig ander persoon die op grond van dit reglement bevoegd is persoonsgegevens te verwerken; iedere vorm van het verlenen van diensten aan deelnemers door uitvoerend vrijwilligers namens Humanitas, daaronder ook begrepen diensten die in groepsverband worden geboden, zoals cursorische activiteiten en excursies; beroepskracht die afdelingsbesturen en werkgroepen adviseert en die tevens leidinggevende is van de beroepskrachten van Humanitas die de taak van coördinator uitvoeren; elk gegeven betreffende een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijk persoon; bestuurder van een afdeling of een district die een of meer coördinatoren aanstuurt die deze taak als vrijwilliger uitoefenen; registratiesysteem van de vereniging Nederlandse Organisaties Vrijwilligerswerk waarin organisaties van vrijwilligerswerk die lid zijn van de vereniging persoonsgegevens kunnen vastleggen van vrijwilligers na gesanctioneerd grensoverschrijdend seksueel gedrag; degene die zorg draagt voor de beschikbaarheid van de noodzakelijke persoonsgegevens ten behoeve van contacten van Humanitas met deelnemers en vrijwilligers; degene die in het kader van een project diensten verleent aan een of meer deelnemers; het Hoofdbestuur van Humanitas; Privacyreglement Vereniging Humanitas

3 verwerking van persoonsgegevens vrijwilliger wettelijk vertegenwoordiger elke handeling, of elk geheel van handelingen met betrekking tot persoonsgegevens, waaronder in ieder geval het verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, bijwerken, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiding of enige andere vorm van terbeschikkingstelling, samenbrengen, met elkaar in verband brengen, alsmede het afschermen, uitwissen of vernietigen van gegevens; degene die anders dan op basis van een arbeidsrelatie taken uitvoert namens Humanitas, zoals bijvoorbeeld als uitvoerend vrijwilliger, als bestuurslid, als coördinator of als portefeuillehouder; degene die het gezag uitoefent over een minderjarige. Artikel 2 Doel van de gegevensverwerking 1. Doel van de verwerking van persoonsgegevens op basis van dit reglement is het verlenen van diensten van mens- tot- mens op de terreinen van welzijn, wonen en zorg aan deelnemers die al dan niet tijdelijk op deze diensten zijn aangewezen. 2. Humanitas realiseert dit doel door vrijwilligers te werven en projecten te organiseren waarin vrijwilligers de in lid 1 genoemde diensten aan deelnemers aanbieden. Artikel 3 Toepassingsgebied 1. Dit reglement is van toepassing op de verwerking van persoonsgegevens van deelnemers, vrijwilligers en beroepskrachten voor zover zij betrokken zijn bij de organisatie van de projecten en de uitvoering van diensten voor deelnemers. 2. Dit reglement is niet van toepassing op de verwerking van persoonsgegevens van beroepskrachten ten behoeve van het voeren van personeelsbeleid door Humanitas en evenmin op de verwerking van persoonsgegevens van leden en donateurs van Humanitas. 3. Dit reglement betreft iedere vorm van verwerking van de in lid 1 genoemde persoonsgegevens, ongeacht of deze gegevens op papier, digitaal of door middel van foto, video of audio worden verwerkt. Artikel 4 Verantwoordelijke 1. De verantwoordelijke is verantwoordelijk voor de naleving van dit reglement en voor alle wettelijke verplichtingen met betrekking tot de bescherming van de persoonlijke levenssfeer van de deelnemer. 2. De verantwoordelijke treft voorzieningen ter bevordering van de juistheid en de volledigheid van de opgenomen persoonsgegevens. 3. De verantwoordelijke ziet er op toe dat ten aanzien van de beveiliging van de deelnemergegevens afdoende maatregelen worden genomen. Privacyreglement Vereniging Humanitas

4 4. De verantwoordelijke ziet er tevens op toe dat uitsluitend de voor het doel, zoals omschreven in artikel 2, noodzakelijke persoonsgegevens worden verwerkt en dat zij niet langer worden bewaard of anderszins verwerkt dan voor dit doel noodzakelijk is. Artikel 5 Verantwoordelijkheid van ieder die gegevens verwerkt Ongeacht de verantwoordelijkheden van de verantwoordelijke voor een zorgvuldige verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in artikel 4, draagt ook ieder die op grond van dit reglement bevoegd is om persoonsgegevens te verwerken er zorg voor dat de persoonsgegevens die hij verwerkt juist, volledig en ter zake dienend zijn, dat deze gegevens rechtmatig zijn verkregen en dat hij de bepalingen van dit reglement naleeft. Artikel 6 Informatieplicht ten aanzien van de betrokkene In het eerste contact met de betrokkene informeert Humanitas de betrokken deelnemer en vrijwilliger over het vastleggen van zijn gegevens in het bestand. Humanitas beschrijft welke gegevens worden vastgelegd, met welk doel dit gebeurt, welke rechten de betrokkene kan uitoefenen ten aanzien van de verwerking van zijn gegevens en tot wie hij zich voor de uitoefening van deze rechten moet wenden. Artikel 7 De persoonsgegevens die in het bestand worden vastgelegd 1. Humanitas legt in het bestand de persoonsgegevens vast die noodzakelijk zijn voor een goede uitvoering van de projecten en een zorgvuldige dienstverlening aan de deelnemer. 2. Ten aanzien van de deelnemers worden vastgelegd: - Naam, adres, geboortedatum, contactgegevens; - Het project, of de projecten waaraan de deelnemer mee doet, of heeft meegedaan; - De start en de afsluiting van de dienstverlening aan de deelnemer, alsmede voor zover relevant, gegevens over de uitvoering en over de resultaten van de dienstverlening; - Alle overige gegevens die voor de uitvoering van de dienstverlening aan de deelnemer relevant zijn, zoals bijvoorbeeld aantekeningen van gesprekken die een uitvoerend vrijwilliger met de deelnemer voert, gegevens over de beheersing van de Nederlandse taal en indien deze niet toereikend is, gegevens over de beheersing van een andere taal en gegevens over de (gezins)omstandigheden waarin de deelnemer zich bevindt. 3. Ten aanzien van de vrijwilligers en beroepskrachten worden vastgelegd gegevens over: - De rol of de rollen die zij vervullen en hun betrokkenheid bij de projecten; - Naam en adres van de beroepskrachten; - Naam, adres, geboortedatum en contactgegevens van de vrijwilligers; - Alle overige gegevens die voor de uitvoering van de dienstverlening aan de deelnemer relevant zijn, zoals bijvoorbeeld aantekeningen van gesprekken die een uitvoerend vrijwilliger met de deelnemer voert. Privacyreglement Vereniging Humanitas

5 4. In het bestand worden, behoudens het bepaalde in lid 5 en lid 6, geen bijzondere persoonsgegevens opgenomen. 5. Indien het voor de uitvoering van de dienstverlening noodzakelijk is kunnen, met uitdrukkelijke toestemming van de deelnemer, persoonsgegevens worden opgenomen over de lichamelijke of geestelijke gezondheidstoestand waarin de deelnemer verkeert. 6. In verband met de veiligheid van deelnemers kunnen bijzondere persoonsgegevens omtrent gesanctioneerd grensoverschrijdend gedrag van een vrijwilliger in het bestand worden opgenomen, voor zover dit gedrag is gesanctioneerd op basis van de gedragscode en het tuchtrecht dat op de organisatie en de vrijwilliger van toepassing is in het kader van de deelname van Humanitas in het project In Veilige Handen. De vrijwilliger wordt over het vastleggen van deze gegevens geïnformeerd. 7. Gegevens die worden vastgelegd ten behoeve van beleidsvorming, beleidsvoering, beleidsevaluatie en het afleggen van verantwoording, worden ontdaan van hun identificerende kenmerken. Artikel 8 Toegang tot het bestand 1. Toegang tot de persoonsgegevens in het bestand hebben, voor zover noodzakelijk voor de taakuitoefening: - de verantwoordelijke; - de beheerder; - de coördinator voor zover het betreft gegevens over projecten die hij coördineert; - de uitvoerend vrijwilliger, voor zover de coördinator hem toegang tot het bestand heeft verleend en het gegevens betreft van deelnemers aan wie hij diensten verleent; - de relatiebeheerder; - de applicatiebeheerder; - Beroepskrachten die technische en administratieve taken uitvoeren voor zover hen toegang is verleend door hun leidinggevenden. 2. De personen die op grond van lid 1 toegang hebben tot persoonsgegevens in het bestand, kunnen deze gegevens aanvullen of bewerken, voor zover dit aanvullen of bewerken uit hun taakuitoefening voortvloeit. Artikel 9 Verstrekken van persoonsgegevens uit het bestand 1. De beheerder verstrekt desgevraagd aan de consulent maatschappelijke activering en aan de portefeuillehouder persoonsgegevens uit het bestand, voor zover noodzakelijk voor hun taakuitoefening. 2. De beheerder verstrekt desgevraagd aan bestuursleden, beroepskrachten die leiding geven of een staffunctie hebben, persoonsgegevens uit het bestand voor zover dit noodzakelijk is voor het beoordelen van de kwaliteit van de dienstverlening. 3. De beheerder verstrekt aan de leden van de klachtencommissie persoonsgegevens uit het bestand voor zover noodzakelijk voor het behandelen van klachten. Privacyreglement Vereniging Humanitas

6 4. De directeur van Humanitas draagt er zorg voor dat in het Registratiesysteem In Veilige Handen persoonsgegevens van een vrijwilliger worden opgenomen indien deze vrijwilliger op basis van de gedragscode en het tuchtrecht die op hem van toepassing zijn, is gesanctioneerd in verband met seksueel grensoverschrijdend gedrag. Over het opnemen van deze gegevens wordt de betreffende vrijwilliger door of namens de directeur van Humanitas geïnformeerd. 5. Behoudens het bepaalde in lid 3 en lid 4 worden, zonder de uitdrukkelijke toestemming van de betrokkene, aan derden geen persoonsgegevens uit het bestand verstrekt, tenzij een acuut gevaar of een ander vitaal belang van de betrokkene, diens gezinsleden of een ander tot deze verstrekking noodzaakt. Deze toestemming wordt bij voorkeur schriftelijk gegeven. Indien de toestemming mondeling wordt gegeven, legt Humanitas de verkregen toestemming vast in het bestand. 6. In geval van een verstrekking in verband met een acuut gevaar of een ander vitaal belang zoals bedoeld in lid 5, voert de coördinator, indien de veiligheid dit toelaat, vooraf overleg met de betrokkene en de coördinator spant zich in om voor deze verstrekking toestemming van de betrokkene te krijgen. 7. Over een verstrekking in verband met een acuut gevaar of een ander vitaal belang waarvoor de betrokkene geen toestemming heeft gegeven of waarover, in verband met de veiligheid, vooraf geen overleg met de betrokkene kon worden gevoerd, beslist de eindverantwoordelijke in het district, in goed overleg met de coördinator. De afwegingen die tot het besluit over het al dan niet verstrekken van gegevens uit het bestand hebben geleid, worden vastgelegd in het bestand. Ook de contacten die over deze verstrekking plaats hebben gevonden met de betrokkene worden vastgelegd in het bestand. 8. Indien de betrokkene vooraf niet kon worden geïnformeerd over een verstrekking aan een derde in verband met een acuut gevaar of een ander vitaal belang, wordt hij, zo spoedig als de situatie toelaat, alsnog over deze verstrekking geïnformeerd. Artikel 10 Bewaartermijn van de persoonsgegevens in het bestand 1. De persoonsgegevens die zijn opgenomen in het bestand worden niet langer bewaard dan noodzakelijk is voor het doel zoals omschreven in artikel De persoonsgegevens van beroepskrachten die zijn opgenomen in het bestand, worden in ieder geval verwijderd een jaar nadat zij niet langer werkzaam zijn voor Humanitas of nadat zij een andere taak hebben gekregen binnen Humanitas waardoor het niet langer noodzakelijk is dat hun gegevens in het bestand zijn opgenomen. 3. De persoonsgegevens van een vrijwilliger die zijn opgenomen in het bestand, worden verwijderd uiterlijk twee jaar nadat zij niet langer werkzaam zijn voor Humanitas; 4. De persoonsgegevens van deelnemers die zijn opgenomen in het bestand, worden in ieder geval verwijderd een jaar nadat zij hun deelname aan een project van Humanitas hebben beëindigd. 5. De bewaartermijn van een jaar, zoals genoemd in lid 1, 2 en twee jaar zoals genoemd in lid 3 wordt gerekend vanaf 1 januari van het jaar dat volgt op het jaar waarin de gebeurtenis die aanleiding is voor de beëindiging plaatsvindt. Privacyreglement Vereniging Humanitas

7 6. Ten behoeve van beleidsvorming, evaluatie of het afleggen van verantwoording, kunnen persoonsgegevens langer worden bewaard dan in dit artikel is aangegeven voor zover deze persoonsgegevens worden ontdaan van hun identificerende kenmerken. Artikel 11 Recht op informatie, inzage en afschrift 1. Iedere betrokkene heeft het recht zich schriftelijk tot de verantwoordelijke te wenden met het verzoek hem mede te delen of persoonsgegevens worden verwerkt die op hem betrekking hebben. 2. De verantwoordelijke deelt de betrokkene binnen vier weken mee of persoonsgegevens die op hem betrekking hebben, worden verwerkt. Indien dit het geval is biedt de verantwoordelijke de betrokkene een volledig overzicht van de persoonsgegevens die zijn opgenomen in het bestand en die op hem betrekking hebben, het doel daarvan, alsmede een overzicht van de personen en instellingen aan wie de verantwoordelijke persoonsgegevens van de betrokkene heeft verstrekt en het doel van deze verstrekking(en). 3. Het informatierecht zoals in dit artikel omschreven kan worden geweigerd in het belang van: a. de veiligheid van de Staat; b. het voorkomen, opsporen en vervolgen van strafbare feiten; c. gewichtige economische en financiële belangen van de Staat en van andere openbare lichamen; d. het toezicht op de naleving van wettelijke voorschriften die zijn gesteld ten behoeve van de hier boven bedoelde belangen; e. de bescherming van de betrokkene, diens gezinsleden of van de rechten en vrijheden van anderen. 5. De verantwoordelijke deelt de betrokkene zijn afwijzing op het verzoek binnen vier weken mede. Dat gebeurt schriftelijk en met vermelding van de motieven voor de afwijzing. Artikel 12 Correctierecht 1. Nadat de betrokkene op grond van artikel 11 kennis heeft genomen van de verwerking van zijn persoonsgegevens, kan hij de verantwoordelijke verzoeken de gegevens te verbeteren, aan te vullen, te verwijderen of af te schermen voor zover deze gegevens onjuist, onvolledig of niet ter zake dienend zijn voor het doel van de verwerking. 2. Is de betrokkene het niet eens met een oordeel dat over hem in het bestand is opgenomen, dan kan hij de verantwoordelijke verzoeken zijn eigen verklaring omtrent dit oordeel aan het bestand toe te voegen. 3. De verantwoordelijke reageert binnen vier weken na ontvangst van het verzoek schriftelijk en gemotiveerd op verzoeken zoals bedoeld in lid 1 en Mocht het verzoek om correctie leiden tot aanpassing of verwijdering van gegevens, dan draagt de verantwoordelijke er zorg voor dat deze aanpassing ook bekend wordt gemaakt aan derden die op grond van dit reglement kennis hebben genomen van deze persoonsgegevens. Privacyreglement Vereniging Humanitas

8 Artikel 13 Vernietigingsrecht 1. De betrokkene heeft het recht zich schriftelijk tot de verantwoordelijke te wenden met het verzoek gegevens uit het bestand die op hem betrekking hebben te vernietigen. 2. In reactie op het verzoek van de betrokkene vernietigt de verantwoordelijke uiterlijk binnen drie maanden de gegevens die in het bestand zijn opgenomen en op de betrokkene betrekking hebben, tenzij het bewaren van deze gegevens van aanmerkelijk belang moet worden geacht voor een ander dan de betrokkene, of het vernietigen van de gegevens in strijd is met een wettelijke plicht of met verplichtingen van de verantwoordelijke in verband met het afleggen van verantwoording over het gevoerde beleid of over de inzet van verstrekte financiële middelen. Artikel 14 Uitoefenen van rechten door de (wettelijk) vertegenwoordiger(s) 1. De rechten die een betrokkene op basis van dit reglement kan uitoefenen, worden uitgeoefend door de wettelijk vertegenwoordiger(s) indien de betrokkene nog geen zestien jaar oud is. 2. Vanaf zestien jaar oefent een betrokkene zijn rechten zelfstandig uit. 3. De bepalingen van dit artikel zijn ook van toepassing bij het informeren van de betrokkene zoals omschreven in artikel 6 en artikel 9 lid 6 en bij het vragen van toestemming voor een verstrekking van gegevens aan een derde zoals omschreven in artikel 9 lid 4. Artikel 15 Mandaat van de verantwoordelijke De taken van de verantwoordelijke, zoals omschreven in artikel 11, 12, 13 en 14, kunnen, op basis van een schriftelijk mandaat van de verantwoordelijke, worden uitgeoefend door de directeur van Humanitas. Artikel 16 Geheimhouding Een ieder die op grond van dit reglement kennis neemt van persoonsgegevens van een betrokkene, is verplicht tot geheimhouding daarvan, tenzij de wet of dit reglement verstrekking mogelijk maakt. Artikel 17 Slotbepalingen 1. Dit reglement treedt op 1 januari 2013 voor de duur van vijf jaren in werking. 2. Indien het bestuur van de Vereniging Humanitas uiterlijk drie maanden voor de einddatum van dit reglement niet anders heeft besloten, wordt het reglement geacht stilzwijgend en ongewijzigd te zijn verlengd voor een periode van vijf jaren. 3. Dit reglement kan worden ingetrokken of gewijzigd door een besluit van het bestuur van de Vereniging Humanitas. 4. Dit reglement kan worden aangehaald als Privacyreglement Humanitas. Amsterdam, 30 oktober 2012 Privacyreglement Vereniging Humanitas