1. Juridische vormen Het organigram De handelsdocumenten 5. Financiële informatie Boekhoudkundig Bediende CVOMJ door Hendrik Claessens

Transcriptie

1 1. Juridische vormen 2 2. Het organigram 4 3. De handelsdocumenten 5 1

2 1 Juridische vormen Eénmanszaak Slechts één (natuurlijk) persoon is eigenaar van de zaak. Voordelen: je neemt als enige baas alle beslissingen zelf; je hebt bij de opstart weinig kosten en er zijn weinig formaliteiten te vervullen; je moet je winst met niemand delen; je mag de vereenvoudigde boekhouding toepassen. Nadelen: Bezit je alle ondernemerskwaliteiten wel? Je staat er immers alleen voor. Geraak je aan voldoende kapitaal? Wat bij ziekte, invaliditeit of overlijden? Je valt onder de personenbelasting (hogere tarieven). Je bent onbeperkt aansprakelijk. Er is in een éénmanszaak geen scheiding tussen privé- en bedrijfsvermogen. Bij een faillissement kan je bijgevolg niet alleen het bedrijfskapitaal verliezen maar ook je persoonlijk vermogen De vennootschap Eén of meerdere personen brengen iets (kapitaal, arbeid, kennis, goodwill, bezit, ) in gemeenschap met als doel handel te drijven en winst te maken. Een vennootschap is een rechtspersoon met rechtspersoonlijkheid. a. Voordelen: het kapitaal kan door verschillende personen worden samengebracht; arbeidsverdeling is mogelijk; de vennoten zijn (bij sommige vennootschapsvormen) slechts beperkt aansprakelijk voor hun inbreng ( de schuldeisers kunnen geen beslag laten leggen op je persoonlijke bezittingen); ziekte, vertrek of overlijden van één van de vennoten brengt het voortbestaan van je zaak niet in gevaar; de vennootschapsbelasting is van toepassing (voordeliger tarief). b. Nadelen: meestal is een minimum kapitaal vereist; de werking verloopt stroever en ingewikkelder, waardoor snel beslissen moeilijk wordt; de winst wordt verdeeld onder alle vennoten; heel wat formaliteiten en kosten bij de oprichting; de boekhouding is ingewikkelder (dubbel boekhouden). Een vennootschap heeft een: a) Eigen vermogen dat verschillend is aan die van de zaakvoerders, bedrijfsleiders b) Eigen bestaan ze kunnen bijgevolg zelfstandig beslissingen nemen zoals contracten afsluiten, aandelen bezitten in andere vennootschappen c) Eigen orgaan ze kunnen slechts handelen door bemiddeling van een natuurlijke persoon die optreedt in naam van de vennootschap: zaakvoerders, bestuurders d) Eigen naam, adres en nationaliteit Maatschappelijke naam Maatschappelijke zetel = administratief bestuur Valt onder de wetgeving van het land waar de maatschappelijke zetel gevestigd is. 2

3 1.2 De verschillende organen in een vennootschap a) Algemene vergadering: hoogste orgaan verzameling van alle aandeelhouders die wettelijk 1 x per jaar samenkomt voor goedkeuring van de jaarrekening en die de Raad van Bestuur ontslaat van zijn verantwoordelijkheid. Zij bepalen de winstverdeling en eventuele statuut wijzigingen. b) Raad Van Bestuur: aangeduid door Algemene Vergadering Wordt belast met alle taken van dagelijks bestuur en is verantwoordelijk voor opstellen van jaarrekening. c) Directie comité Vergadering van de directeurs van de verschillende departementen (verkoop, administratie, ) die aangeduid zijn door RVB. De algemene directeur maakt deel uit van de Raad van Bestuur d) Ondernemingsraad Syndicale vergadering gekozen door alle werknemers van de vennootschap. Zij vertegenwoordigen alle afdelingen van het bedrijf. e) Comité voor veiligheid en gezondheid Syndicale vergadering die instaat voor veiligheid en gezondheid van het personeel. 1.3 Vennootschapsvormen Verschillende soorten vennootschappen zijn voorzien in de wet. De belangrijkste zijn: VOF: de vennootschap onder firma; GCV: de gewone commanditaire vennootschap; CVA: de commanditaire vennootschap op aandelen; EBVBA: de éénpersoons besloten vennootschap met beperkte aansprakelijkheid; BVBA: de besloten vennootschap met beperkte aansprakelijkheid; NV: de naamloze vennootschap; CVBA: de coöperatieve vennootschap met beperkte aansprakelijkheid; CVOHA: de coöperatieve vennootschap met onbeperkte en hoofdelijke aansprakelijkheid De BVBA of besloten vennootschap met beperkte aansprakelijkheid Er moeten minstens twee vennoten (natuurlijke of rechtspersonen) zijn. Er is een minimum kapitaal vereist van ,00 EUR waarvan min ,00 EUR volstort moet zijn. De oprichting gebeurt bij notariële (authentieke) akte. De vennoten zijn slechts beperkt aansprakelijk. Hun privévermogen kan in principe dus niet worden aangesproken in geval van faillissement. Het opstellen van een financieel plan is verplicht. De aandelen staan op naam. Het overdragen van aandelen is slechts beperkt mogelijk. Het dagelijks bestuur is in handen van één of meer zaakvoerders (al dan niet vennoot). De algemene vergadering dient jaarlijks bijeen geroepen te worden. 3

4 1.3.2 De NV of naamloze vennootschap Er moeten minstens twee vennoten (natuurlijke of rechtspersonen) zijn. Er is een minimum kapitaal vereist van ,00 EUR en het moet volledig volstort zijn. De oprichting gebeurt bij notariële (authentieke) akte. De vennoten zijn slechts beperkt aansprakelijk. Het opstellen van een financieel plan is verplicht. De aandelen kunnen op naam of aan toonder zijn. Ze zijn vrij overdraagbaar. Het dagelijks bestuur is in handen van een raad van bestuur die min. uit 3 bestuurders bestaat. De algemene vergadering dient jaarlijks bijeengeroepen te worden 2. De organigram Een organogram - ook wel organigram of organisatieschema genoemd - is een schematisch overzicht van de bedrijfsstructuur. Zo kan je in één oogopslag heel duidelijk zien wie de baas is van wie en welke afdeling onder welke groep valt. Een organigram kan erg nuttig zijn voor klanten en voor de medewerkers. Het organigram biedt een helder overzicht hoe je bedrijf in elkaar zit. Het verduidelijkt meteen wie zorg draagt voor een bepaalde afdeling en wie er verantwoordelijk is voor de resultaten en voor de resultaten van de werknemers. Duidelijkheid zorgt voor rust binnen een bedrijf en goede en heldere afspraken zorgen ervoor dat het proces beter kan verlopen Een organigram is altijd gebaseerd op de hiërarchie binnen een bedrijf. Hoe hoger je staat, hoe hoger je ook in de tekening voorkomt. Afdelingen of mensen die gelijk aan elkaar staan worden dan ook naast elkaar getekend. Uiteraard is dit puur een hiërarchie op papier, binnen een bedrijf kan dit altijd anders liggen. Het gaat vooral om een overzicht welke afdeling onder wie valt en wie er deel uitmaakt van deze afdeling. Zo kan je ook meteen merken of één persoon niet teveel mensen onder de hoede heeft. In het algemeen gaat men er vanuit dat niemand meer dan tien mensen tegelijkertijd kan aansturen (span of control ). 4

5 3. De handelsdocumenten 3.1 de prijsaanvraag Met de prijsaanvraag informeert de koper naar de prijs en de verkoopsvoorwaarden van een goed of een dienst. Hoe? ==> mondeling: gesprek met een verkoper, telefoon; ==> schriftelijk: brief, fax, . Soorten: ==> vraag om toezending van een prijslijst, catalogus, monster of staal; ==> vraag om afspraak met een vertegenwoordiger. Belang: voor de koper: om misverstanden en vergissingen uit te sluiten, schriftelijk bewijs; voor de verkoper: duidelijke omschrijving van wat gevraagd wordt. Elementen: identiteitsgegevens van de koper; identiteitsgegevens van de verkoper; onderwerp van de brief; plaats en datum van uitgifte; reden van de prijsaanvraag; nauwkeurige omschrijving van de gewenste goederen of diensten; duidelijke formulering van de vraag; naam en functie van de aanvrager. 3.2 De offerte identiteitsgegevens van de verkoper; identiteitsgegevens van de koper; plaats en datum van opstelling; onderwerp van de brief; nauwkeurige omschrijving van de aangeboden goederen of diensten; duidelijke prijsopgave incl. of excl. BTW; eventueel toepasselijk BTW-tarief; verkoopsvoorwaarden; geldigheidsduur; naam en functie van de opsteller. 5

6 Vaste offerte: de verkoper is gebonden aan alle verkoopsvoorwaarden, gedurende een duidelijk vermelde termijn. Vrijblijvende offerte: de verkoper mag de verkoopsvoorwaarden nog wijzigen. Spontane offerte: de verkoper maakt ongevraagd zijn verkoopsvoorwaarden voor bepaalde goederen of diensten bekend. 3.3 De factuur De factuur is een document waarop wordt uitgerekend hoeveel er voor de geleverde goederen moet betaald worden. Ze wordt opgesteld door de verkoper en is bestemd voor de koper. De verkoper moet voor iedere levering van goederen of diensten een factuur afleveren, uiterlijk op de 5de werkdag van de maand volgend op de levering. Er moet echter geen factuur uitgereikt worden aan particulieren. Toch zijn er enkele uitzonderingen. Zo is een factuur verplicht in volgende gevallen: aankoop, verkoop en herstelling van voertuigen; levering van nieuwe gebouwen; werken in onroerende staat; verkopen op afbetaling of huurkoop; verkoop door een onderneming die niet voor verkoop aan particulieren is ingericht; verkoop van goederen die klaarblijkelijk voor beroepsdoeleinden bestemd zijn; verhuring en meubelbewaring. 6

7 Belang Voor de koper: duidelijke omschrijving van het te betalen bedrag voor geleverde goederen of diensten. Basisdocument voor de boekhouding en de BTW-administratie. Voor de verkoper: uitnodiging tot betaling voor geleverde goederen of diensten. Basisdocument voor de boekhouding en de BTW-administratie. Factuurvermeldingen Bovenaan Het woord factuur en een volgnummer waaronder de factuur ingeschreven wordt in het boek voor de uitgaande facturen; Naam of firmanaam, adres en ondernemingsnummer van De verkoper; Voor firma's die de vermelding bvba, nv, cv (mag ook voluit) voor vzw's moet voluit vermeld worden "vereniging zonder winstoogmerk"; Nummer van de financiële rekening van de verkoper + BIC + IBAN; Datum van uitgifte; Identiteitsgegevens van de koper; BTW-nummer van de koper. Het midden: Gewone naam van het geleverde goed (of de dienst). De omschrijving moet precies zijn, "hout" of "stoffen" is dus niet voldoende. Er mogen codes gebruikt worden, als de sleutel van de code in het bezit is van de BTW-administratie en van de geadresseerde van de factuur; De datum van de levering van het goed of van de voltooiing van de prestatie; Prijs van levering (of van dienst), maar ook prijsvermindering (rabat), disconto of korting voor contante betaling, afzonderlijk gefactureerde kosten voor verloren verpakking, afzonderlijk gefactureerde kosten voor vervoer, het totaalbedrag, de maatstaf van heffing. De prijs mag eventueel in een vreemde munt uitgedrukt worden; BTW-tarief; Bedrag van de verschuldigde BTW. Indien de factuur meerdere producten met verschillend BTW-tarief omvat, dan moet u die groeperen per tarief en telkens een subtotaal maken. Zowel het bedrag waarop de BTW wordt geheven (de maatstaf van 7

8 heffing) als het bedrag van de verschuldigde BTW moet uitgedrukt worden in Euro. De bedragen uitsluitend in vreemde munten vermelden is niet toegestaan; In sommige gevallen de vermelding "BTW verlegd" of Vrij van BTW, intracommunautaire levering ; Verwijzing naar de algemene voorwaarden die op de keerzijde gedrukt staan (facultatief); Als de factuur handelt over goederen die aan milieutaks onderworpen zijn, moet het totaal bedrag van de milieutaks erop vermeld worden. De onder- en/of achterkant: de algemene verkoopsvoorwaarden 3.5 ALGEMENE VERKOOPSVOORWAARDEN Verkoopsvoorwaarden zijn de afspraken of voorwaarden waartegen een verkoper bereid is een goed of een dienst te verkopen. Zij zijn voor alle klanten hetzelfde. Ze staan vermeld in een globale tekst. Je vindt ze meestal op de achterkant van een handelsdocument. Soorten: ==> algemene verkoopsvoorwaarden: geldig voor alle klanten; ==> bijzondere verkoopsvoorwaarden: specifiek voor een bepaalde klant of een bepaalde verkoop. De voornaamste verkoopsvoorwaarden zijn: de hoeveelheid of kwantiteit : - correct aangeven; - verschillende kortingen op het gewicht zijn van toepassing; de kwaliteit: - omschrijven d.m.v. merk, herkomst, staal, code of klassering, beschrijving; de betaling: - betalingstermijnen: contant, op termijn, onder rembours, - op afbetaling; de prijs: - afronden op 2 cijfers na de komma; - verschillende kortingen op de prijs zijn van toepassing; de levering: - franco thuis; - af magazijn. 8

9 In detail: 1. Enkel deze voorwaarden beheersen de contractuele relatie tussen partijen met uitsluiting van de voorwaarden van de klant. Indien uitdrukkelijk de voorkeur wordt gegeven aan de voorwaarden van de klant, dan gelden de hiernavolgende voorwaarden op aanvullende wijze. 2. Dit order verbindt de klant, doch verbindt de verkoper slechts na schriftelijke bevestiging. 3. Onze offertes hebben een geldigheidsduur van maximaal 30 dagen. 4. Bestellingen overgemaakt aan tussenpersonen zijn slechts geldig na onze schriftelijke orderbevestiging. 5. Tenzij anders bepaald, worden de goederen geleverd en aanvaard in de magazijnen van de verkoper. 6. De goederen worden vervoerd op risico en kosten van de koper. 7. De overdracht van risico heeft plaats op het ogenblik van de levering. De eigendomsoverdracht heeft slechts plaats na volledige betaling van de overeengekomen prijs. Zolang de betaling niet heeft plaatsgehad, is de koper er niet toe gerechtigd ze in pand te geven of ze als zekerheid in de ruimste zin van het woord te gebruiken. 8. Indien de koper op het voorziene tijdstip de goederen niet afhaalt, mag hij zich niet meer op de vroeger vastgestelde leveringstermijnen beroepen. De verkoper behoudt zich het recht voor om na verloop van 15 dagen de overeenkomst als ontbonden te beschouwen en dit zonder voorafgaande ingebrekestelling. Indien de plaatsing van de installaties, door omstandigheden buiten de wil van de verkoper niet mogelijk is, wordt 75% van de som vermeld in de offerte onmiddellijk opeisbaar bij afwerking van de goederen in onze werkplaatsen. 9. De koper heeft de verplichting alle nodige stappen te ondernemen met de betrekking tot de eventueel noodzakelijke toelatingsaanvraag voor het plaatsen van de installaties. Hoogstens 14 werkdagen na de opdracht dient de koper in het bezit te zijn van de noodzakelijke toelatingen van het Stadsbestuur, Gemeentebestuur, Bruggen en Wegen of andere betrokken instantie en moet de koper dit aan de verkoper kunnen voorleggen. 10. De leveringstermijn is aangegeven bij wijze van inlichting en gaat in na ontvangst van het voorschot. 11. De verkoper is ontlast van iedere verantwoordelijkheid in geval van overmacht (ongevallen, oorlog, stakingen, lock-out, opstanden, gebrek aan vervoermateriaal, brand van de fabriek van de verkoper ) Hij behoudt zich het recht voor de termijn van uitvoering van de overeenkomst te verlengen, zolang de overmacht duurt. 12. De overeenstemmende uitvoering wordt slechts gewaarborgd mits de gebruikelijke afwijkingen. Aantal, gewicht, formaten en kleuren kunnen om productietechnische redenen toto maximaal 10% afwijken. 13. Grondwerken worden uitgevoerd onder voorbehoud van losse grond, verborgen massieven, leidingen en kabels. 14. Artwork hetzij decoratieve elementen, belettering, logo s dienen door de koper digitaal aangeleverd te worden in de extensie AI of JPG en gevectoriseerd. Bij gebrek hieraan voert de verkoper dit uit voor de prijs van minimaal 125, De niet-conformiteit van de levering en de zichtbare gebreken dienen uiterlijk binnen de 48 uur na de levering bij aangetekend schrijven te worden meegedeeld aan de verkoper, bij gebreke waaraan de verkoper elke klacht als onontvankelijk mag beschouwen. Een eventuele vordering op grond van verborgen gebreken, dient door de koper te worden ingesteld binnen de maand na de ontdekking van het gebrek, bij gebreke 9

10 waaraan de vordering in toepassing van artikel 1648 B.W. onontvankelijk is. Deze vordering moet bovendien, op straffe van verval, worden ingesteld binnen het jaar na de levering. Zo er verantwoordelijkheid is in hoofde van de verkoper, zal de koper de schade concreet moeten bewijzen. Indien klachten ontvankelijk en gegrond worden bevonden, beperkt de verplichting van de verkoper zich tot het vervangen of herstellen van de gebrekkige of beschadigde goederen en kan de schade maximaal gelijk zijn aan de kostprijs van het verkochte goed. Geen andere schade van de koper of een derde komt in aanmerking voor vergoeding. Elke aansprakelijkheid van de verkoper is in elk geval uitgesloten, wanneer de schade zou zijn veroorzaakt door samenloop van een gebrek in het product en door de schuld van het slachtoffer of van een persoon voor wie het slachtoffer verantwoordelijk is. 16. Bij niet-naleving van de verplichtingen van de koper, heeft de verkoper het recht de leveringen stop te zetten. Bovendien kan de verkoper, indien een per aangetekende brief verstuurde aanmaning zonder gevolg bleef gedurende 15 dagen, dit contract beschouwen als ontbonden voor het geheel of verbroken voor het nog niet uitgevoerde gedeelte, en dit onverminderd zin recht op schadevergoeding van 50% van het factuurbedrag als vergoeding voor onkosten en winstderving, zonder dat de verkoper het bewijs dient te leveren van het bestaan en de omvang van de schade. De verkoper behoudt zich te recht voor om de uitvoering van de overeenkomst te vorderen en/of zijn werkelijke schade te bewijzen. 17. De facturen zijn bij aflevering, contant betaalbaar, behoudens bijzondere voorwaarden een afwijkende betalingstermijn voorzien. Bij elke bestelling dient een voorschot van 50% vooraf betaald te worden. Voor hoeveelheidsafname gepersonaliseerd met logo of op andere wijze, is het totaalbedrag vooraf betaalbaar. 18. In geval van laattijdige betaling zal van rechtswege en zonder ingebrekestelling het factuurbedrag verhoogd worden met verwijlintresten aan 1% per maand. Bovendien zal elke op de vervaldag niet betaalde factuur, van rechtswege en zonder aanmaning, verhoogd worden met 10% als schadebeding, met een minimum van In geval van betwistingen, zijn uitsluitend de rechtbanken van Brussel bevoegd. 20. Het contract wordt beheerst door het Belgische recht. 10

11 3.6 Berekenen van de factuur 3.7 Factureringsplicht De factureringsverplichting (art.53 2) Bij de levering van een goed of dienst; Als de BTW ervóór opeisbaar wordt (betaling). Elektronisch verzonden facturen worden door de administratie aanvaard, op voorwaarde dat de authenticiteit van de herkomst en de integriteit van de inhoud ervan worden gewaarborgd. 3.7 de creditnota = de kredietnota Een creditnota is altijd een vermindering van een factuur. Moet steeds verwijzen naar de factuur waarop deze betrekking heeft. Het heeft betrekking op: Verbetering van fouten; Extra kortingen op het einde van het boekjaar voor grote afname; Verkeerde levering; Beschadigde goederen; Terugsturen van aangerekende verpakking. 11

12 De prijsberekening: Idem factuur; Handelskorting, financiële korting op factuur = ook op CN; Vervoer en verloren verpakking op factuur = niet op CN; Uitzondering indien de volledige partij goederen wordt teruggezonden dan wel op CN. BTW vermelding BTW terug te storten aan de staat in de mate waarin zij oorspronkelijk in aftrek werd gebracht (Art 4 KBnr 4). 12