HUISHOUDELIJK REGLEMENT van TYPO3gem. Algemeen. Artikel 1

Transcriptie

1 HUISHOUDELIJK REGLEMENT van TYPO3gem Algemeen Artikel 1 1. Dit huishoudelijk reglement (HR) hoort bij de statuten van de vereniging TYPO3gem, Postbus 226, 6710BE te Ede Gld. Deze statuten zijn gedeponeerd bij Notaris Dangremond in Barneveld. De vereniging is ingeschreven bij de KvK onder nummer Het huishoudelijk reglement (HR) hoort bij de statuten van de vereniging en regelt zaken die niet in de statuten zijn geregeld. Bij tegenstrijdigheden in het bepaalde zijn de statuten leidend. Missie, visie en strategie Artikel 2 1. Het bestuur maakt en onderhoudt een document waarin de missie, visie en de strategie van de vereniging wordt verwoord. Het bestuur kan daarvoor een commissie instellen. De missie, visie en strategie worden bekrachtigd door het bestuur en bij de eerstvolgende algemene ledenvergadering door de leden vastgesteld. 2. De missie, visie en strategie worden op gemakkelijk leesbare manier vertaald en gepubliceerd op de website, zodat de uitwerking ervan in het functioneren van de vereniging kan worden opgenomen. Bij onduidelijkheid kan worden teruggegrepen op de actuele documenten die op de website als download worden aangeboden. Het bestuur Artikel 3 1. De statuten laten toe dat het bestuur uit minimaal twee en maximaal vijf leden bestaat. 2. Het bestuur zorgt voor: a) De vergadering van het bestuur en de algemene ledenvergadering; b) De uitvoering van de besluiten van het bestuur en de algemene ledenvergadering; c) Toezicht op het naleven van de statuten en dit HR; d) Benoeming, ontslag en schorsing van personen werkzaam in de vereniging. 3. De voorzitter is bij officiële vertegenwoordigingen de woordvoerder, tenzij hij deze taak aan een ander bestuurslid heeft overgedragen. 4. De secretaris is belast met het secretariaat van de vereniging. Hij zorgt er ondermeer voor dat: a) Aantekening wordt gehouden van het verhandelde in het bestuur en in de algemene ledenvergaderingen; b) De correspondentie van de vereniging wordt gevoerd; c) Op de website van de vereniging die mededelingen opgenomen worden waarvan publicatie door statuten of HR voorgeschreven wordt of door het bestuur van belang geacht wordt; d) Het archief van de vereniging en het ledenbestand op een deugdelijke wijze beheerd wordt; e) Een voor leden, aangeslotenen en sponsoren toegankelijk en actueel overzicht bij van leden, aangeslotenen, sponsoren en belangstellenden wordt bijgehouden; f) Vergaderingen bijeen geroepen worden; g) Jaarlijks mondeling of schriftelijk verslag wordt gedaan van de activiteiten van de vereniging in dat jaar, dat een financieel verslag, als bedoeld in artikel 10 van dit HR wordt vervaardigd en tijdig voor de algemene ledenvergadering aan alle leden beschikbaar wordt gesteld; h) Veranderingen in de statuten en/of reglementen worden bekend gemaakt; 5. De penningmeester is belast met het beheer van de financiën van de vereniging en draagt zorg voor de financiële contacten met andere instituten en met het bedrijfsleven. Van zijn werkzaamheden brengt hij periodiek verslag uit aan het bestuur. 6. Een oproep voor een vergadering door de leden dient minimaal 48 uur voor aanvang in het bezit van de bestuursleden te zijn. Een vergadering op verzoek van bestuursleden moet minimaal binnen twee Versie 15 april

2 weken worden belegd. 7. Een bestuursvergadering is tot besluiten bevoegd als de meerderheid van de bestuursleden aanwezig is. Over personen wordt schriftelijk gestemd. Bij het staken van stemmen over personen is de stem van de voorzitter doorslaggevend. 8. Het bestuur is bevoegd om financiële verplichtingen, waaronder leningen, buiten om de goedgekeurde begroting aan te gaan, indien het totale bedrag de vijftien procent van de begroting niet overstijgt. Voor bedragen daarboven is de toestemming van de algemene ledenvergadering vereist. 9. Het aangaan van financiële en andere verplichtingen is voorbehouden aan de voorzitter samen met de penningmeester. Beide dienen te tekenen. 10. Het bestuur doet jaarlijks een voorstel aan de algemene ledenvergadering om de contributie vast te stellen via de begroting van het komende jaar. Als het voorstel niet wordt aangenomen blijft de contributie gelijk aan het voorgaande jaar. 11. Het bestuur doet jaarlijks een voorstel aan de algemene ledenvergadering om de hoogte van de financiële reserve vast te stellen. Belangstellenden, leden en sponsors Artikel 4 1. Belangstellenden kunnen zich aanmelden via een webformulier op de website. Deze procedure is geautomatiseerd. Controle op het correct invullen van het formulier vindt achteraf plaats. Indien nodig wordt om aanvullende gegevens gevraagd. Belangstellenden geven via hun registratie te kennen dat zij het op prijs stellen actief geïnformeerd te worden over activiteiten van de vereniging. 2. Leden kunnen zich aanmelden via een formulier op de website. In het formulier worden vragen gesteld om te kunnen vaststellen of een lid beantwoordt aan de eisen die in artikel 6 van de statuten aan leden worden gesteld. Leden verklaren door het aangaan van het lidmaatschap de rechten en plichten van de vereniging te zullen nakomen. Het bestuur kan met een ledenstop het aantal leden beperken als het functioneren van de vereniging door het aantal in het gedrang komt. Leden betalen per kalenderjaar een contributie, waarvan de hoogte in de algemene ledenvergadering wordt vastgesteld. 3. Bij het aangaan van het lidmaatschap gedurende een kalenderjaar wordt de hoogte van de contributie bepaald door het aantal maanden dat nog resteert te vermenigvuldigen met 1/12 van het jaarbedrag. 4. Het bestuur kan aan de ledenvergadering voorstellen om (tijdelijk) onderscheid te maken naar de aard van het lidmaatschap en daaraan ook een ander stemrecht en andere contributie te verbinden. Er dient dan ook een commissie, conform artikel 7.1.d te worden ingesteld. Daarmee kunnen open source producten worden ondersteund die toegevoegde waarde leveren aan TYPO3. Dit onderscheid vervalt als het product integraal onderdeel wordt van TYPO3 of door de belangenbehartiging over te dragen aan een afzonderlijke community, die ook de belangen van TYPO3gem dient. 5. Sponsors kunnen zich aanmelden via een formulier op de website en worden dan toegelaten tot de ledenvergadering. Ze hebben geen stemrecht. De eisen aan sponsors zijn: a) Sponsors tonen op hun website de TYPO3-diensten gericht op overheden en refereren naar overheden die al oplossingen van de dienstverlener gebruiken. b) Voor sponsors gelden met betrekking tot het lidmaatschap de regels zoals opgenomen in artikel 7 van de statuten. c) Het betalen van een jaarlijkse sponsorbijdrage. Deze sponsorbijdrage is onafhankelijk van geleverde of te leveren diensten en bedraagt 320,- per jaar. Het bestuur kan met een sponsor afspraken maken over de verrekening van de diensten. Dit ontslaat de sponsor echter niet van het voldoen van de voor sponsors geldende bijdrage. 6. Het bestuur kan met een sponsorstop het aantal sponsor-leden beperken als het functioneren van de vereniging door het aantal in het gedrang komt. 7. Het bestuur beoordeelt aanvragen voor het toelaten van leden of sponsors. Bij onduidelijkheid kan een (telefoon)gesprek met een aanvrager gevoerd worden. Versie 15 april

3 8. Belangstellenden, leden en sponsors mogen van de vereniging toegevoegde waarde verwachten. a) Belangstellenden kunnen via de website en de digitale nieuwsbrief kennis nemen van de resultaten van de vereniging; b) Leden en sponsors hebben daarbij invloed op de resultaten en zijn betrokken bij het bereiken ervan; c) Sponsors hebben daarbij het recht om zich in het openbaar met de vereniging te verbinden. In ruil daarvoor zal de vereniging hen op daarvoor geëigende momenten en uitingen noemen als sponsor en mogen sponsors in reclame-uitingen hun inzet voor en relatie met TYPO3gem noemen; Communicatie Artikel 5 1. De website staat centraal in de communicatie binnen TYPO3gem. Er wordt alleen van post gebruik gemaakt als dat (wettelijk) nodig is. Voor formele correspondentie, zoals vergaderstukken, uitwisseling van concept-documenten en vertrouwelijke documenten wordt gebruik gemaakt van De door de betrokkenen zelf bij te houden persoonsgegevens op de website worden gebruikt bij het communiceren. 3. Iedereen kan zichzelf registreren en krijgt eventueel een login-mogelijkheid voor leden en sponsors. De aanmelder geeft impliciet aan geïnteresseerd te zijn in TYPO3 en TYPO3gem. Ook stemt de aanmelder impliciet in met de voorwaarden waaronder hij de informatie op de website mag gebruiken. De vereniging kan hem/haar actief informeren of benaderen over verwante zaken. De betrokkene kan zelf zijn gegevens wissen en zo de aanmelding ongedaan maken. De vereniging hanteert een privacy-verklaring die is gepubliceerd op de website. 4. In principe zijn de resultaten van de vereniging openbaar en mogen vrij worden gebruikt. In bijzondere gevallen worden daarbij voorwaarden gesteld. Deze worden zichtbaar gemaakt in het betreffende document. Persoonsgegevens en zaken die personen betreffen worden vertrouwelijk behandeld. Leden en sponsors mogen eventuele persoonsgegevens die zij op de website aantreffen alleen gebruiken voor het doel waarvoor deze zijn geregistreerd. Algemene ledenvergadering Artikel 6 1. De algemene ledenvergadering wordt aangekondigd via de website. Uitnodigingen voor de vergadering worden volgens het bepaalde in de statuten via gedaan. Daarbij worden ook verslagen, agenda's en stukken via meegezonden. 2. Per jaar worden minimaal twee algemene ledenvergaderingen gehouden. De eerste in maart of april van het verenigingsjaar ondermeer om het financiële verslag over het voorgaande verenigingsjaar te behandelen. In november of december wordt er een algemene ledenvergadering belegd om ondermeer de begroting voor het komende verenigingsjaar vast te stellen. 3. Uitgenodigd worden alle leden en sponsoren. Tenzij in aankondiging en de uitnodiging anders vermeld is de vergadering alleen toegankelijk voor genodigden. De uitnodiging gaat uit van het bestuur. Genodigden maken vooraf bekend of ze aanwezig zullen zijn of niet. 4. Alleen leden hebben stemrecht. Leden dienen zelf aanwezig te zijn om te kunnen meestemmen. Het is ook mogelijk om iemand anders te mandateren. 5. Stemming gebeurt door hand opsteken en zonodig kan de voorzitter vragen naar de naam van de organisatie, die het betreffende lid vertegenwoordigd. De secretaris noteert de stem en berekent het resultaat. De voorzitter stelt het resultaat van de stemming vast. 6. Indien er sprake is van een afzonderlijke verzameling leden zoals beschreven in artikel 4.4 dan kunnen deze worden uitgesloten van stemmen over zaken die alleen TYPO3gem aangaan. Versie 15 april

4 Commissies en commissievergaderingen Artikel 7 1. Zoals beschreven in de statuten artikel 15.4 kan het bestuur commissies instellen. Een aantal commissies hebben een permanent karakter en worden in dit HR beschreven. Deze zijn: a) Werkgroep WAT Deze commissie houdt zich bezig met het delen van kennis en volgen van ontwikkelingen. De commissie is een platform voor samenwerking en het beschrijven van functies (extensies) die aan TYPO3 kunnen worden toegevoegd om het product voor de leden te verbeteren. Vanuit de commissie wordt steeds geprobeerd om samenwerkingen bij het (laten) bouwen van extensies te initiëren en waar mogelijk te bevorderen. b) Werkgroep HOE Deze commissie buigt zich over afspraken (richtlijnen) die de vereniging wil hanteren bij de inrichting van overheidswebsites, het ontwikkelen van functies (extensies) en de manier waarop binnen de vereniging wordt samengewerkt. De commissie kijkt ook naar mogelijkheden voor de handhaving van richtlijnen. De commissie HOE geeft advies als hierom gevraagd wordt en formuleert haar eigen opdracht(en). Deze wordt bekrachtigd door het bestuur en bij de eerstvolgende algemene ledenvergadering door de leden. De TYPO3gem-richtlijnen zal worden vormgegeven volgens een groeiscenario. Dat betekent dat richtlijnen kunnen veranderen in reactie op gebeurtenissen, die het nodig maken om richtlijnen op te stellen. Richtlijnen worden bekrachtigd door het bestuur en bij de eerstvolgende algemene ledenvergadering door de leden vastgesteld. c) Werkgroep COMMUNICATIE De commissie houdt zich bezig met de promotie van en de communicatie rondom de vereniging. d) Bestuurscommissies Het bestuur kan commissies instellen die taken namens het bestuur uitvoeren. Het bestuur stelt de commissie in. Bij de eerstvolgende algemene ledenvergadering wordt de instelling bekrachtigd door de leden. Hieronder valt bijvoorbeeld de kascontrole commissie (zie artikel 10). Indien sprake is van een afzonderlijk groep leden als beschreven in artikel 4.4 dan dient er een afzonderlijke commissie te worden ingesteld die de belangen van die groep behartigt. e) Ledencommissies De algemene ledenvergadering kan ook commissies instellen. Hiervoor moet op de ledenvergadering een voorstel worden ingediend, dat ter stemming kan worden aangeboden. Daarmee wordt de ledencommissie bekrachtigd door de leden. Een ledencommissie dient zich te houden aan de statuten, het HR en de missie van de vereniging. Daarbinnen kan zij haar eigen opdracht formuleren en voorleggen aan het bestuur en/of de algemene ledenvergadering. Contributie Artikel 8 1. Conform het bepaalde in de statuten betalen leden jaarlijks contributie en sponsors een jaarlijkse sponsorbijdrage. De hoogte van de contributie en de sponsorbijdrage wordt jaarlijks vastgesteld door de algemene ledenvergadering. Doelstelling van de contributie is het vergaren van geldmiddelen om de vereniging te laten functioneren. Geld is nodig voor de administratieve lasten, het faciliteren van bijeenkomsten, het uitdragen van de verenigingsdoelstelling en promotiemateriaal. 2. Deelname in de vereniging geschiedt op persoonlijke titel en per verenigingsjaar. Contributie is verschuldigd door de overheidsorganisatie waarbij het lid in dienst is en wordt met een factuur in rekening gebracht. De betaling van de contributie gebeurt door overmaking van het vastgestelde bedrag op de (door FondoServices beheerde) rekening van TYPO3gem. 3. De hoogte van de jaarlijkse sponsorbijdrage wordt jaarlijks via de begroting voor het komende jaar vastgesteld door de algemene ledenvergadering. Sponsors kunnen daarnaast door het bestuur worden benaderd om naast de sponsorbijdrage ook een bijdrage te leveren in de vorm van diensten of andere inzet in de vereniging. Versie 15 april

5 4. Voor leden vanuit andere overheden dan gemeenten (bijvoorbeeld provincies, Rijksdiensten, veiligheidsregio's) geldt een zelfde contributiebijdrage als voor gemeenten. 5. Als sprake is van een afzonderlijke subgroep leden zoals beschreven in artikel 4.4. dan wordt (indien nodig) daarvoor een afzonderlijke contributie vastgesteld. Begroting Artikel 9 1. Het bestuur stelt voorafgaande aan het verenigingsjaar een begroting op voor het komende jaar. De begroting bevat een exploitatiebegroting. Dit is een specificatie van de verwachte inkomsten (contributie, sponsorbijdragen en dergelijke) en verenigingskosten (administratieve lasten, bijeenkomsten en promotie). Het resterende bedrag wordt de verenigingspot genoemd. Geld uit deze pot kan worden aangewend om de doelstellingen van de vereniging in te vullen. 2. Het bestuur kan voorstellen om andere zaken binnen de doelstellingen van de vereniging vanuit de begroting te bekostigen. Deze worden dan in de begroting opgenomen. a) TYPO3gem kan de afname van activiteiten van dienstverleners aan gemeenten en anderen overheden die in TYPO3gem worden vertegenwoordigd via haar exploitatie laten verlopen om de inhoudelijke samenwerking te borgen. b) De onder artikel 9.2.a genoemde afname kan alleen plaatsvinden als er overeenkomsten zijn aangegaan tussen TYPO3gem en de afnemende gemeenten en/of andere overheden enerzijds en anderzijds tussen TYPO3gem en de dienstverlener, waarbij alle financiële verplichtingen en risico s bij de wederpartijen van TYPO3gem zijn belegd. c) De bepaling onder artikel 9.2.b heeft als doel om te voorkomen dat TYPO3gem verplichtingen aangaat zonder financiële dekking. 3. In principe worden de kosten voor deelname in de vereniging gedragen door de leden, en sponsors zelf. Denk hierbij ingezette uren, reiskosten en verblijfkosten, het gebruik van kantoormateriaal en (telefoon)verbindingen. Bijzondere uitgaven voor de doelstellingen van de vereniging kunnen alleen na schriftelijke toestemming van het bestuur (onder vermelding van het maximaal uit te geven bedrag) worden gedeclareerd bij de vereniging. 4. De begroting wordt voorgelegd aan en vastgesteld door de algemene ledenvergadering, bij voorkeur in november of december voorafgaand aan het betreffende verenigingsjaar. Financieel verslag Artikel Het bestuur stelt na afloop van het verenigingsjaar een financieel verslag op. Deze bevat ondermeer een opsomming van de uitgavenposten (in relatie met het begrote bedrag) met een korte toelichting over het hoe en waarom van de uitgavenpost. 2. De rekening wordt gecontroleerd door de kascontrole commissie, zoals beschreven in de statuten en na goedkeuring vastgesteld door de algemene ledenvergadering. 3. De kascontrole commissie bestaat uit twee personen; een vertegenwoordiger van een lid (gemeente) en een vertegenwoordiger van een sponsor. Na één periode treedt een persoon af om plaats te maken voor nieuwe vertegenwoordiger (een lid voor een lid, een sponsor voor een sponsor). Een lid van de kascontrole commissie kan maximaal twee jaar achtereenvolgens in de commissie zitten, tenzij er geen vervanger kan worden gevonden. In dat geval kan het bestuur besluiten een extra termijn toe te kennen. Versie 15 april

6 Wijziging huishoudelijk reglement en statuten Artikel Het HR wordt door de algemene ledenvergadering vastgesteld. Wijzigingen van het HR worden door het bestuur voorbereid. 2. Wijzigingen van het HR kunnen alleen worden vastgesteld als de algemene ledenvergadering minimaal 14 dagen voorafgaand aan de vergadering op de hoogte gesteld is van de voorgenomen veranderingen. De voorgenomen veranderingen moeten woordelijk worden bekendgemaakt. Dit voorstel wordt met de stukken van de vergadering (per ) meegestuurd. Slotbepalingen Artikel Ieder lid en verenigingsorgaan (commissie) moet zich houden aan de bepalingen van dit reglement. 2. Zo snel mogelijk na vaststelling van het reglement zal de tekst bekendgemaakt worden aan de leden, middels een publicatie op de website. Opmerking: Dit HR is op 28 mei 2013 aan alle leden ter internetstemming aangeboden, omdat in de ALV van 14 mei niet het vereiste Quorum is gehaald. Het bestuur heeft op 7 juni 2013 de stemmen geteld en vastgesteld dat het Quorum en de vereiste meerderheid is behaald. De resultaten van de internetstemming HR zijn gepubliceerd op de website van TYPO3gem. Aldus vastgesteld op de bestuursvergadering van de vereniging op 7 juni Bart Lindeboom (voorzitter) Dick Braam (secretaris) Versie 15 april