gemeenteraad Besluit De volgende bepalingen zijn van toepassing inzake de bevoegdheid: Het Gemeentedecreet van 15 juli 2005, artikel 42, 1.

Transcriptie

1 gemeenteraad Besluit OPSCHRIFT Vergadering van 23 januari 2017 Besluit nummer: 2017_GR_00001 Onderwerp: Subsidieovereenkomst voor de organisatie van de Kevin De Bruyne Cup U 15 voor de werkingsjaren Goedkeuring Beknopte samenvatting: Aan de gemeenteraad wordt gevraagd goedkeuring te verlenen aan de subsidieovereenkomst voor de organisatie van de Kevin De Bruyne Cup U 15 voor de werkingsjaren en bijhorende input- en returnlijst met KDB vzw, maatschappelijke zetel Sint-Gerolfstraat 16, 9031 Drongen, waarbij een subsidie wordt toegekend van euro per werkingsjaar. Bevoegd: Resul Tapmaz Bestemd voor: Commissie Cultuur, Sport en Feesten DE GEMEENTERAAD AANHEF De volgende bepalingen zijn van toepassing inzake de bevoegdheid: Het Gemeentedecreet van 15 juli 2005, artikel 42, 1. De beslissing wordt genomen op grond van: Het Gemeentedecreet van 15 juli 2005, artikel 2. Bijgevoegde bijlage(n): Input- en returnlijst Overeenkomst KDB Cup U Financiële bijlage KDB Cup U /2018/2019 (informatief) MOTIVERING 1 van 14

2 Vanuit het ondersteuningsbeleid wenst de Stad Gent sportmanifestaties met nationale en internationale uitstraling en in diverse sporttakken financieel en logistiek te ondersteunen. De Kevin De Bruyne Cup U 15, een internationaal outdoor jeugdvoetbaltornooi, komt hiervoor in aanmerking. Dit sportief evenement vond de eerste keer plaats op de voetbalterreinen van KEV Drongen, Sint-Gerolfstraat 16 te 9031 Drongen op zaterdag 21 mei en zondag 22 mei Er wordt voorgesteld een bedrag van euro toe te kennen per werkingsjaar Een subsidieovereenkomst met bijhorende input- en returnlijst werd opgemaakt die de wederzijdse verbintenissen vastlegt en de gemeenteraad wordt gevraagd deze goed te keuren. Op voorstel van het college van burgemeester en schepenen Beslist het volgende: BESLISSING Artikel 1: Keurt goed de subsidieovereenkomst voor de organisatie van de Kevin De Bruyne Cup U 15 voor de werkingsjaren en bijhorende input- en returnlijst met KDB vzw, maatschappelijke zetel Sint-Gerolfstraat 16, 9031 Drongen, zoals gevoegd in bijlage en die integraal deel uitmaakt van deze beslissing. BIJKOMENDE INFO BIJ HET BESLUIT Departement Cultuur, Sport en Vrije Tijd - Sportdienst Dit besluit kadert in volgende activiteit: AC34482 Realiseren van een ondersteuningsbeleid in functie van de lokale beleidsprioriteiten Visum van de financieel beheerder: Visum verleend met visum nummer Financiële informatie: Voorgestelde uitgaven: Volgende budgetten zijn nodig en beschikbaar: Budgetplaats Budget positie Subsidie Code MJP jaar 2017 MJP jaar 2018 MJP jaar Niet-relevant euro euro euro Totaal euro NVT Verwachte ontvangsten: 2 van 14

3 BIJLAGEN DIE INTEGRAAL DEEL UITMAKEN VAN HET BESLUIT Input- en returnlijst Overeenkomst KDB Cup U van 14

4 De uitvoerder KDB vzw verbindt er zich toe volgende prestaties te leveren en te meten aangaande de Kevin De Bruyne Cup U 15 editie : Editie 2017 en te herzien voor : Prestaties Indicator (kwantitatief of kwalitatief) Vermelding van logo Gent:sport op een banner die wordt opgehangen aan de ingang van het voetbalcomplex van KVE Drongen Advertenties in Het Nieuwsblad Nationaal en in Het Nieuwsblad Regionaal het logo van Gent:sport wordt er in Spots op AVS waarin het logo van Gent:sport wordt opgenomen Ophangen van duidelijke publiciteit onder de vorm van een spandoeken-rol met vermelding van Gent : Sport opgenomen en is duidelijk zichtbaar 2017 gedurende 10 dagen in primetime en in lusvorm 39 meter en rond de twee hoofdterreinen Ophangen van 2 spandoeken Gent : Sport in/rond de cafetaria Opnemen logo Gent: Sport in drukwerk opnemen In alle communicatiedragers logo Gent: Sport wordt opgenomen in de trailercampagne op sociale media Facebookpagina organisator en Sportdienst de organisator vraagt bij een (regionale) televisiezender een reportage over het evenement aan Gent: Sport in trailercampagne op AVS Taggen van de Sportdienst Stad Gent en expliciete vermelding dat het evenement gerealiseerd is met steun van Sportdienst Stad Gent op sociale media van de organisator Opnemen van een link naar op de website van het evenement en van de club Laten uitreiken van 2 bekers, waaronder die aan de winnaar, door de Schepen van Sport of zijn vertegenwoordiger het organiseren van een VIP diner op zaterdagavond en zondagmiddag in het Heilig Huizeken Deze 14 personen hebben toegang tot de VIP loge op de voetbalsite, de dag dat ze deelnemen aan het VIP diner De Sportdienst bezorgt de namen voor 5 mei aan de organisator expliciet vermelden dat het evenement gerealiseerd is met steun van de Sportdienst Gent op de websites van het evenement en van de club VIP diner-kaarten 7 parkingkaarten voor de Sportdienst Gent mini beach flag op tafel Stad 4 van 14

5 het organiseren van een VIP diner : organisatie nog te bepalen Ter beschikking stellen aan de Sportdienst Gent (ten laatste 4 weken vóór het event) van 15 VIP-logekaarten per dag + 8 VIPparkingkaarten per dag Ter beschikking stellen aan de Sportdienst Gent (ten laatste 4 weken vóór het event) van 15 VIP-logekaarten per dag + 8 VIPparkingkaarten per dag Organisatie wordt later bepaald Duidelijke aanwezigheid van het logo van Gent:sport in de VIP-loge Toelaten dat de Sportdienst Gent tijdens de loting haar visibiliteit kan verzorgen Loting en persconferentie op hetzelfde moment Datum nog te bepalen Het ter beschikking stellen van uitnodigingen voor de loting aan de Sportdienst Gent Mogelijkheid bieden aan de Sportdienst/Stad Gent tot het inrichten van een promotiestand op een oppervlakte van min. 20 m², incl. elektriciteit, in de sponsorstraat/sponsordorp. 120 gratis inkomkaarten voor het evenement (60 zaterdag / 60 zondag) indien mogelijk voor een Meet and Greetmoment met Kevin De Bruyne voor 30 Sportdienst gelinkte jongeren, waarbij mogelijkheid tot het laten signeren van gadgets. Indien Kevin De Bruyne niet aanwezig kan zijn op het evenement, kan er mogelijks een uitgestelde Meet and Greet georganseerd worden in de loop van de maanden juli/augustus op de terreinen van KVE Drongen. advertentieruimte + voorwoord schepen van sport met foto + advertentieruimte voor sportieve activiteiten van Gent:sport stelt audiovisueel materiaal over het evenement ter beschikking aan de Sportdienst VIP diner-kaarten + 7 parkingkaarten voorzien voor de Sportdienst Gent mini beach flag op tafel Stad 2017 Deze geven toegang geven tot het event en de VIP - loge Deze geven toegang geven tot het event en de VIP - loge Via TV schermen in lusvorm + LED schermen op het terrein 2017 : met 2 roll-ups en 4 mini beachflags 2017 : In Keiskant 2017 : 20 uitnodigingen 2017 Digitaal of papieren versie Gratis / filmpje + fotomateriaal 5 van 14

6 wordt partner van het Gentse UITPASproject op het moment dat daarom gevraagd wordt door de Stad een groeneventscan van zijn sportief event maken via de website bezorgt aan de Sportdienst Gent een : overeenkomstig de modaliteiten van een aparte overeenkomst die wordt afgesloten tussen de Stad Gent en de organisator verplicht ten laatste 30 dagen na het evenement evaluatie Toepassen van de non-discriminatie clausule De Organisator verbindt er zich toe: geen enkele vorm van discriminatie op grond van het geslacht, nationaliteit, zogenaamd ras, huidskleur, afkomst, nationale of etnische afstamming, leeftijd, seksuele geaardheid, burgerlijke staat, geboorte, vermogen, geloof of levensbeschouwing, politieke overtuiging, taal, huidige of toekomstige gezondheidstoestand, handicap, fysieke of genetische eigenschap of sociale afkomst te dulden Duurzaamheid en gezonde voeding : De organisator doet er alles aan om het evenement duurzaam te maken door middel van de juiste mobiliteitsmaatregelen, oog voor afvalpreventie en selectieve afvalinzameling en gepaste geluidsmaatregelen. Afvalbeleid: - sorteren van alle afval die tijdens het event gecreëerd wordt, inzamelen in sorteerbakken (PMD, rest en papier) - maximaal vermijden van verpakkingen - maximaal hergebruiken van het groot materieel (materialen, turntoestellen, tapijt, ) voor dit evenement voor verschillende andere evenementen en dit, wanneer mogelijk, gedurende meerdere jaren - maak gebruik van echte borden en echt bestek voor het eten van de deelnemers - Waar mogelijk aanbieden van dranken in herbruikbare recipiënten. Herbruikbare bekers kunnen gratis worden aangevraagd bij IVAGO ( Mobiliteit: - de organisator neemt contact met de evenementenconsulent van het 6 van 14

7 Mobiliteitsbedrijf ten minste 8 weken voor aanvang van het evenement om een bereikbaarheidsfiche op te maken. (Mobiliteitsbedrijf Stad Gent, Tony.Martens@stad.gent) de organisator verbindt zich ertoe de mobiliteitsmaatregelen die in samenspraak met het Mobiliteitsbedrijf Stad Gent worden uitgewerkt, te implementeren in elk geval voorzien van voldoende fietsenstallingen de organisator communiceert duidelijk rond de bereikbaarheid van het evenement volgens het STOP-principe. De aandacht gaat prioritair naar Stappen, dan Trappen (fiets), vervolgens Openbaar vervoer en Personenwagens. Gezonde catering: voorzien van een vegetarisch aanbod en gezonde, duurzame voeding bij de maaltijden voor de deelnemers Indien er cateringmogelijkheden zijn voor toeschouwers, biedt de organisator een gezond alternatief aan met betrekking tot drank- en/of eetmogelijkheden Communicatie: drukwerken zoveel mogelijk beperken door vooral digitale communicatie Toegankelijkheid : De organisator maakt ten minste 4 weken voor het evenement gedetailleerde inplantingsplannen over aan de toegankelijkheidsambtenaar van de Stad Gent De organisator contacteert de toegankelijkheidsambtenaar (Robin.Julien@stad.gent ) en bezorgt haar 2 toegangstickets. 7 van 14

8 8 van 14

9 9 van 14

10 10 van 14

11 11 van 14

12 12 van 14

13 13 van 14

14 STEMMING Aangenomen door de gemeenteraad in openbare vergadering van 23 januari 2017: Met unanimiteit 14 van 14