De gemeenteraad. Ontwerpbesluit

Transcriptie

1 De gemeenteraad Ontwerpbesluit OPSCHRIFT Vergadering van 25 januari 2016 Besluit nummer: 2016_GR_00052 Onderwerp: Overeenkomst voor de organisatie van de Flanders Horse Expo Ghent Masters of Showjumping CSI - edities Goedkeuring Beknopte samenvatting: Aan de gemeenteraad wordt gevraagd goedkeuring te verlenen aan de overeenkomst tussen de Stad Gent en Centaur Events nv voor de organisatie van de Flanders Horse Expo Ghent Masters of Showjumping CSI in Flanders Expo, edities 2016, 2017 en Er wordt voorgesteld een bedrag van euro per editie toe te kennen. Bevoegd: Resul Tapmaz Bestemd voor: Commissie Cultuur, Sport en Feesten DE GEMEENTERAAD AANHEF De volgende bepalingen zijn van toepassing inzake de bevoegdheid: Het Gemeentedecreet van 15 juli 2005, artikel 42, 1. De beslissing wordt genomen op grond van: Het Gemeentedecreet van 15 juli 2005, artikel 2. Bijgevoegde bijlage(n): Overeenkomst Flanders Horse Expo _FIN Q-besluitvorming -Flanders Horse Expo docx (informatief) 1 van 10

2 MOTIVERING Vanuit het ondersteuningsbeleid wenst de Stad Gent sportmanifestaties met nationale en internationale uitstraling en in diverse sporttakken financieel en logistiek te ondersteunen. Het Flanders Horse Expo Ghent Masters of Showjumping CSI, een internationale jumping die sedert 2010 wordt georganiseerd, komt hiervoor in aanmerking. Dit sportief evenement wordt ieder jaar georganiseerd door Centaur Events nv, Schoolstraat 77, 9620 Zottegem, in Flanders Expo, Maaltekouter 1 te 9051 Sint-Denijs-Westrem. Er wordt voorgesteld een bedrag van euro per editie toe te kennen gedurende 2016, 2017 en Een samenwerkingsovereenkomst werd opgemaakt die de wederzijdse verbintenissen vastlegt en de gemeenteraad wordt gevraagd goedkeuring te verlenen aan deze overeenkomst. Op voorstel van het college van burgemeester en schepenen Beslist het volgende: VOORSTEL Artikel 1: Keurt goed de bij dit besluit gevoegde en er integraal deel van uitmakende samenwerkingsovereenkomst met Centaur Events nv, Schoolstraat 77, 9620 Zottegem, voor de organisatie van de Flanders Horse Expo Ghent Masters of Showjumping CSI in Flanders Expo, edities , waarbij per editie een bedrag van euro wordt toegekend. BIJKOMENDE INFO BIJ HET BESLUIT Departement Cultuur, Sport en Vrije Tijd - Sportdienst Dit besluit kadert in volgende activiteit: AC34482 Realiseren van een ondersteuningsbeleid in functie van de lokale beleidsprioriteiten Visum van de financieel beheerder: Het visum nummer werd op 21 december 2015 verleend. Financiële informatie: 2 van 10

3 Voorgestelde uitgaven: Volgende budgetten zijn nodig en beschikbaar: Budgetplaats Budget positie Subsidie Code MJP jaar 2016 MJP jaar 2017 MJP jaar 2018 Totaal Nietrelevant euro euro euro euro NVT Verwachte ontvangsten: BIJLAGEN DIE INTEGRAAL DEEL UITMAKEN VAN HET BESLUIT - Overeenkomst Flanders Horse Expo van 10

4 Overeenkomst Flanders Horse Expo Ghent Masters of Showjumping CSI : Tussen enerzijds De STAD GENT, Botermarkt 1 te 9000 Gent, vertegenwoordigd door het college van burgemeester en schepenen, voor wie optreden: de heer Resul Tapmaz, Schepen van Welzijn, Gelijke Kansen, Gezondheid en Sport en de heer Paul Teerlinck, stadssecretaris. En anderzijds Centaur Events NV met maatschappelijke zetel Schoolstraat 77, 9620 Zottegem en vertegenwoordigd door Frederik Meersman, gedelegeerd bestuurder wordt overeengekomen wat volgt: Artikel 1: Voorwerp Binnen de perken van de kredieten daartoe goedgekeurd op het budget van de Stad Gent en in overeenstemming met de Wet van 14 november 1983 betreffende controle op de toekenning en de aanwending van sommige toelagen en de voorwaarden en modaliteiten zoals hierna vastgesteld, kent de Stad Gent een subsidie toe aan Centaur Events NV voor de organisatie van het evenement Flanders Horse Expo Ghent Masters of Showjumping CSI. Artikel 2: Periode De overeenkomst wordt gesloten voor de edities 2016, 2017 en 2018 van de Flanders Horse Expo Ghent Masters of Showjumping CSI, d.w.z. voor de editie die plaats vindt op 26,27 en 28 februari 2016 en de edities 2017 en 2018 waarvan de data nog niet bekend zijn. De 3 edities van het evenement vinden plaats in Flanders Expo, Maaltekouter 1 te 9000 Gent. Artikel 3: Voorwaarden voor de organisator De organisator Centaur Events NV staat in voor de algemene leiding van de organisatie van de Flanders Horse Expo Ghent Masters of Showjumping CSI en verbindt zich er toe dit op de beste wijze te organiseren. De toelage moet worden gebruikt voor het doel waarvoor zij is toegekend. 4 van 10

5 De organisator staat op zijn kosten in voor: VISIBILITEIT : - Communicatiecampagne voorafgaand aan het evenement: * in alle advertenties wordt het logo van Gent:sport opgenomen. * het logo Gent: Sport wordt in alle communicatiedragers en drukwerk opgenomen (o.a flyers) * logo Gent: Sport wordt opgenomen in de trailercampagne op sociale media (Facebookpagina organisator en Sportdienst) * op sociale media van de organisator wordt de Sportdienst Gent getagd en wordt expliciet vermeld dat het evenement gerealiseerd is met steun van de Sportdienst Gent * er wordt een link naar op de websites van het evenement en van de club opgenomen * de organisator vraagt bij een (regionale) televisiezender een reportage over het evenement aan - Tijdens het evenement: * de beker van de Ghent Masters op vrijdagavond wordt uitgereikt door de Schepen van Sport of zijn vertegenwoordiger * op de hoofdpiste zal het logo Gent: Sport voorzien zijn op LED-boardings aan beide zijden van de hoofdpiste: permanent tijdens de Ghent Mastersproef, periodieke verschijning tijdens de rest van het weekend * er worden mini-beach flags geplaatst op de tafels tijdens de openingsreceptie * op de tweede piste wordt 50 m rolspandoek met het logo Gent:Sport aan de zijden aangebracht HOSPITALITY : * er wordt een openingsreceptie georganiseerd op vrijdagavond 26 februari 2016 waar de Sportdienst 20 personen mag op afvaardigen. Ook het College van Burgemeester en schepenen wordt hierop uitgenodigd. De uitnodigingen verlopen via de Sportdienst * tijdens de openingsreceptie biedt de organisatie de mogelijkheid aan de Schepen van Sport om de aanwezigen toe te spreken * tijdens de openingsreceptie zal het logo van Gent:Sport vertoond worden via LED-schermen * op vrijdagavond vindt de Ghent Mastersproef plaats: de organisator koppelt de naam Stad Gent aan deze proef 5 van 10

6 * er wordt één VIP tafel (6 personen) aan de Sportdienst Gent ter beschikking gesteld op zaterdagavond 27 februari * er worden 120 gratis inkomkaarten voor het evenement (dag vrij te kiezen) ter beschikking gesteld van de Sportdienst Gent * er worden 2 toegangsbadges en 1 VIP-parkingkaart ter beschikking gesteld aan de Sportdienst Gent die gedurende de volledige duur van het tornooi en op alle plaatsen gratis toegang bieden EDUCATIE: Actie naar Gentse scholen: aanbieden van een interactief en educatief programma voor leerlingen van 3 de tem 6 de leerjaar: thema : Het paard door de jaren heen. De bedoeling is om zo geschiedenis en biologie met elkaar te combineren in een interactief en attractief programma voor de scholen op vrijdag. Toegangsprijs klassen : 1 per leerling I.s.m. Vlaamse Liga Paardensport & Artevelde Hogeschool OVERIGE RETURN: De organisator: - stelt audiovisueel materiaal over het evenement gratis ter beschikking aan de Sportdienst Gent (filmpje + fotomateriaal) - wordt partner van het Gentse UITPAS-project op het moment dat daarom gevraagd wordt door de Stad en dit overeenkomstig de modaliteiten van een aparte overeenkomst die wordt afgesloten tussen de Stad Gent en de organisator - is verplicht een groeneventscan van zijn sportief event te maken via de website Tijdens deze scan moet de organisator aanvinken dat zijn deelname aan de eventscan mag vermeld worden op een specifieke website. Het resultaat moet doorg d worden naar ondersteuning.sport@stad.gent, ter aanvulling van het evaluatiedossier 6 van 10

7 - bezorgt aan de Sportdienst Gent een door de organisator zelf opgemaakte evaluatie (met cijfers, foto s, persknipsels, verslag, interne evaluatie, resultaat groeneventscan,.), ten laatste 30 dagen na het evenement Artikel 4: Subsidie Het stadsbestuur verbindt er zich toe een forfaitare subsidie te betalen aan de organisator. De subsidie voor de Flanders Horse Expo Ghent Masters of Showjumping CSI bedraagt euro per editie. De subsidie wordt uitbetaald na goedkeuring van deze overeenkomst en bij een positieve evaluatie na afloop van het event. De organisator bezorgt de Sportdienst hiervoor een evaluatiedossier binnen 30 dagen na het event, op basis waarvan de uitbetaling zal gebeuren. Bij onregelmatigheden kan de Stad een deel van de subsidie terugvorderen van de organisator. Alle betalingen gebeuren door overschrijving op bankrekeningnummer Iban : BE Bic : GKCCBEBB op naam van Centaur Events NV, met vermelding van het evenement Flanders Horse Expo Ghent Masters of Showjumping CSI. De organisator verbindt er zich toe de Stad onverwijld schriftelijk op de hoogte te brengen van de eventuele wijziging van dit rekeningnummer. Artikel 5: Extra ondersteuning Het Stadsbestuur verbindt zich er tevens toe logistieke ondersteuning (nadars, podium e.d) ter beschikking te stellen ifv. de beschikbaarheid bij de betrokken stadsdiensten. De aanvraag gebeurt door de organisator via evenementen.feesten.logistiek@gent.be Artikel 6 De opsomming van de verplichtingen in artikelen 3, 4 en 5 is niet limitatief, maar kan worden uitgebreid teneinde het organisatieniveau te optimaliseren. Ingeval nog bijkomende maatregelen dienen te worden getroffen, zal dit geschieden mits onderling akkoord van beide partijen. Partijen zullen overeenkomen wie de bijkomende kost dient te dragen. 7 van 10

8 Artikel 7 Het staat de organisator vrij te beslissen of het evenement al dan niet zal doorgaan. In het negatieve geval zijn de beide partijen voor het betrokken evenement ontslagen van hun verplichtingen. De toelage moet worden terugbetaald indien ze niet wordt aangewend voor het doel waarvoor ze is toegekend. Artikel 8: Non-discriminatie-clausule De Organisator verbindt er zich toe: - geen enkele vorm van discriminatie op grond van het geslacht, nationaliteit, zogenaamd ras, huidskleur, afkomst, nationale of etnische afstamming, leeftijd, seksuele geaardheid, burgerlijke staat, geboorte, vermogen, geloof of levensbeschouwing, politieke overtuiging, taal, huidige of toekomstige gezondheids-toestand, handicap, fysieke of genetische eigenschap of sociale afkomst te dulden - toegankelijk te zijn voor iedereen. - elk discriminerend gedrag op de werkplaats te voorkomen en indien nodig te bestrijden en te bestraffen. - de wetten en reglementen die de toepassing van de non-discriminatie en gelijke kansen bevorderen en verdedigen na te leven. - indien men beroep doet op derden onderhavige non-discriminatieclausule aan hen ter kennis te brengen en er voor te zorgen dat ook zij die naleven in de bijdrage die zij leveren in het kader van het toepasselijke reglement/de overeenkomst. Wanneer de non-discriminatieclausule niet nageleefd wordt, kan de Stad Gent - rekening houdend met alle elementen - maatregelen nemen. Artikel 9: Duurzaamheid en gezonde voeding De organisator doet er alles aan om het evenement duurzaam te maken door middel van de juiste mobiliteitsmaatregelen, oog voor afvalpreventie + selectieve afvalinzameling en gepaste geluidsmaatregelen (tips te vinden op de website Duurzaam vervoer: De organisator communiceert duidelijk rond de bereikbaarheid van het evenement 8 van 10

9 volgens het STOP-principe. De aandacht gaat prioritair naar Stappen, dan Trappen (fiets), vervolgens Openbaar vervoer en Personenwagens. Gezonde voeding: De organisator biedt een gezond alternatief aan met betrekking tot drank- en/of eetmogelijkheden indien er cateringmogelijkheden zijn voor deelnemers en/of toeschouwers Artikel 10: Toegankelijkheid De Stad Gent ondersteunt de organisator om het evenement toegankelijk te maken voor personen met een beperking. De organisator maakt ten minste 4 weken voor het evenement gedetailleerde inplantingsplannen over aan de toegankelijkheidsambtenaar van de Stad Gent (Dienst Sociale Voorzieningen : Marie-Andree.Avraam@stad.Gent ) De toegankelijkheidsambtenaar brengt ten minste 2 weken voor het evenement een advies uit over aandachtspunten en mogelijke verbeteringen in functie van de toegankelijkheid voor personen met een beperking. De Klankbordgroep Integrale Toegankelijkheid, een groep van ervaringsdeskundigen, bezoekt het evenement en evalueert de toegankelijkheid voor personen met een beperking. Artikel 11 Alle briefwisseling en/of mededelingen in uitvoering van deze overeenkomst dienen gericht te worden aan: - voor de Stad: Stad Gent, t.a.v. de Sportdienst, p.a. stadhuis, Botermarkt 1, 9000 Gent, tel: , sportdienst@gent.be - voor de organisator : Centaur Events NV t.a.v. Frederik Meersman (gedelegeerd bestuurder), p.a. Schoolstraat 77, 9620 Zottegem, gsm : vmeersman@flanders-horse-expo.be Artikel 12 Van deze overeenkomst kan enkel met een schriftelijk akkoord van beide partijen worden afgeweken, zowel op initiatief van het stadsbestuur als van de organisator. 9 van 10

10 Artikel 13 Onderhavige overeenkomst wordt beheerst door het Belgische Recht. In geval van betwisting zijn de Rechtbanken van het gerechtelijk arrondissement Gent bevoegd. Opgemaakt te Gent op hebben ontvangen. in 2 exemplaren, elk der partijen verklaren een origineel te Voor akkoord: Organisator Centaur Events NV Vertegenwoordiger Frederik Meersman Gedelegeerd Bestuurder De Stad Gent Voor de Burgemeester (bij Delegatiebesluit van 16 juni 2014) Paul Teerlinck Stadssecretaris Resul Tapmaz Schepen Welzijn, Gelijke Kansen, Gezondheid en Sport 10 van 10