1 Onderwerp Deze norm geeft richtlijnen voor de indeling van briefpapier, factuur en (brief)kaarten

Transcriptie

1 UDC / ^^^^^^Щ^уЛаОЖ^^^^^^^^^^^^^^^Ш Briefpapier, factuur en (brief)kaarten NEN 1026 Letterhead, invoice and postcards 6e druk, april Onderwerp Deze norm geeft richtlijnen voor de indeling van briefpapier, factuur en (brief)kaarten 2 Toepassingsgebied Deze norm is van toepassing bij het ontwerpen en drukken van briefpapier, factuur en kaarten Voor briefpapier en factuur is uitgegaan van het formaat A4 (210 mm x 297 mm) volgens NEN 381 Voor kaarten wordt uitgegaan van het formaat A6 (105 mm x 148 mm) Het verdient aanbeveling bij het toepassen van deze norm tevens kennis te nemen van NEN 1025 'Enveloppen', NEN 3162 'Indelen en typen van documenten' en NEN 3516 'Ontwerpen van formulieren' Dit document mag slechts op een stand-alone PC worden geinstalleerd. Gebruik op een netwerk is alleen. toestaan als een aanvullende licentieovereenkomst voor netwerkgebruik met NEN is afgesloten. This document may only be used on a stand-alone PC. Use in a network is only permitted when a supplementary license agreement for us in a network with NEN has been concluded. 3 Overzicht van de velden van het briefpapier In de onderstaande figuur is het briefpapier onderverdeeld in zogenaamde velden De in deze norm gehanteerde benamingen zijn in de desbetreffende velden vermeld De toegevoegde nummers verwijzen naar de paragrafen waarin deze velden aan de orde komen In de bijlage worden enige aanwijzingen voor ontwerpers, drukkers en gebruikers gegeven 5 3«- ovenmarge 5 10«^- Figuur 1 - De velden van het briefpapier -^»57 -э»5 2 NEN blz 1

2 4 Indeling van briefpapier, formaat A4 staand (210 mm x 297 mm), met links geplaatste adressering Hoofdindeling, marges en maten Maten in mm -s» arcering is schuifruimte (Y) netto- adresveld '///////// л-\ / \\) ontvangerruimte., // шр^ш^ерк г,, г г п (4А) gegevens geadresseerde ' (4В) gegevens afzender L ^ÈYojide_rwerp ~\ J (6 ) tekstruimte! Legende - а = instellijn van de eerste (adres)regel (14e schrijfregel; 59 mm van boven) b = vouwlijn; de juiste plaats is afhankelijk van de vouwwijze (zie NEN 1025) с = bladmidden voor de perforator d = waarschuwingspunt vrije ruimte voor ondertekening, of nog 6 schrijfregels vóór overgang naar vervolgblad e = waarschuwingspunt laatste (63e) schrijfregel, eventueel vermelding van initialen, bijlagen of keerwoord De afstand tussen d en e is minimaal 25,4 mm, gelijk aan 6 schrijfregels van 4,23 mm (1/6 inch) De hoogte waarop punt e staat is afhankelijk van de hoogte van g, echter minimaal 30 mm vanaf de onderzijde f = hoogte van ruimte 4, afhankelijk van de inhoud g = hoogte van ruimte 5, afhankelijk van de inhoud L De korte verticale lijntjes in de bovenkant van geven de mogelijke beginpositieplaatsen voor de gewenste kopjes aan en tevens de tabulatorstopplaatsen Zij zijn ontleend aan NEN 3516 Г Г" (S) voetruimte L L. Figuur 2 - Model van briefpapier (verkleinde afbeelding) NEN blz 2

3 5 Toelichting bij de velden van het briefpapier (figuren 1 en 2) 5 1 De linkermarge Er zijn, in overeenstemming met NEN 3516, twee linkermarges vastgesteld, 33 mm en 20 mm De linkermarge van 33 mm heeft de voorkeur voor briefpapier Die van 20 mm is mogelijk indien in de breedte meer ruimte nodig is, zoals bij de factuur en de 'UN-layout key'-documenten 5 2 De rechtermarge De rechtermarge is in overeenstemming met NEN 3516 vastgesteld op circa 10 mm 5 3 De bovenmarge De bovenmarge is in overeenstemming met NEN 3516 vastgesteld op minimaal 13 mm 5 4 De ondermarge De ondermarge is in overeenstemming met NEN 3516 vastgesteld op minimaal 5 mm 5 5 Het briefhoofd (de kopruimte) De kopruimte Q dient voor het vermelden/voordrukken van het briefhoofd, d i de naam met eventuele nadere aanduidingen en/of (beeld)merk, telefoonnummer 1 ), postbusnummer, postcode en woonplaats van de afzender Vermeld bij het ontbreken van een postbus de straatnaam en het huisnummer 56 Het adresveld Het adresveld is de ruimte waarin uitsluitend adresinformatie mag staan en wel binnen het netto-adresveld De hoekpunten hiervan worden voorgedrukt Het netto-adresveld wordt aan de boven- en onderzijde begrensd door een blanco schuifruimte van 5 mm, aan de linker- en rechterzijde door een blanco schuifruimte van resp 26 mm en 14 mm Breedte van het netto-adresveld Uit onderstaande verkleinde afbeeldingen kan worden afgeleid hoeveel tekens in het netto-adresveld opeen regel kunnen worden geplaatst De keuze van een Iinkermargevan33mm of 20 mm bepaalt in feite de adresbreedte In alle genoemde toepassingen is er voldoende ruimte voor de maximale adresregellengte (30 posities) volgens de conventies van de PTT In een aantal bij grote overheidsorganen aanwezige adresbestanden kan een maximale adresregellengte van 40 tekens voorkomen In een enkel geval zal het adresveld daarom iets naar rechts moeten worden vergroot Dit zou bij de genormaliseerde vensterstanden tot afdekking van de meest rechts geplaatste gegevens kunnen leiden Blijkens statistisch onderzoek is de kans hierop in de praktijk momenteel slechts gering Omdat in deze adresbestanden het huisnummer zich nooit voorbij de 33e positie van deze adresregel bevindt, blijft dit altijd in het venster zichtbaar - linkermarge 33 mm - linkermarge 20 mm 33 tekens beschikbare ruimte bij toepassing van de pica'-letter en van printerschrift op 2 54 mm (1/10 inch) r^- 39 tekens 38 tekens -idem voor 'elite'-letter en soort ^ gelijke, zoals gothic diplomat, 'elite-cubic' e d breed 2 12 mm (1/12 inch ) 45 tekens Figuur 3 - Beschikbare ruimte in de breedte van het netto-adresveld 1) Zie ook de noot op blz 5 NEN blz 3

4 5 6 2 Hoogte en indeling van het netto-adresveld Het gegeven adresveld van 35 mm hoog biedt ruimte voor 7 adresregels, beginnend op de 14e schrijf regel op 59 mm van de bovenrand van het papier Deze 1e adresregel wordt aangegeven door een voorgedrukte instellijn - Voor verkleind adresveld zie hoofdstuk 8 Voor de volgorde van de adresregels geldt volgens NEN 3162 als aanbeveling - de naam van het bedrijf, de organisatie of de instelling, dan wel de persoonsnaam van de geadresseerde; - indien nodig de t a v-regel, - nadere adresaanduidingen, zoals afdeling, gebouw e d, - postbus en nummer of, indien niet aanwezig, straatnaam en huisnummer; - postcode van de postbus resp van de straatnaam en huisnummer en de woonplaats, - voor het buitenland dient de landaanduiding (in het Nederlands) bij voorkeur als laatste adresregel te worden opgenomen Het is echter ook toegestaan de landaanduiding op te nemen achter de woonplaats Woonplaats- en eventuele landaanduiding bij voorkeur met hoofdletters Het antwoordadres Bij gebruik van vensterenveloppen in het binnenlands verkeer is het praktisch adresgegevens van de afzender in de bovenste 3 mm van het netto-adresveld voor te drukken Dit geldt zowel voor kleine gebruikers als voor organisaties met meer vestigingen Als de (firma)naam op de envelop is voorgedrukt (bijvoorbeeld bij algemene bedrijfsenveloppen), kan deze naam in de antwoordadresregel desgewenst achterwege blijven Begint men het antwoordadres wél met deze naam dan kan men desgewenst van blanco vensterenveloppen gebruik maken In de antwoordadresregel dienen uitsluitend die adresgegevens te worden voorgedrukt die voor beantwoording - of bij onbestelbaarheid voor het terugzenden - van debrief nodig zijn Ter wille van de duidelijkheid van de adressen en ter bevordering van een zekere uniformiteit in de vermelding van de adresgegevens stelt de PTT de voorwaarde dat de adresgegevens van de afzender op de wijze als in NEN 1025 onder punt 5b worden vermeld Echter bestaat er vanuit PTT-zijde geen bezwaar indien de antwoordadresregel in de bovenruimte van het venster wordt vermeld, mits de verzending in het binnenlands verkeer geschiedt en de antwoordadresregel geen verwarring schept met de andere gegevens in het adresveld De lettergrootte dient daarom niet meer dan 2,5 mm (6 à 7-punts) te zijn Het afsluiten van de antwoordadresregel met een onderlijning is toegestaan Deze regel mag ook dia-positief worden gezet Zie ook de bijlage, punt А Э Voor toepassing zie hoofdstuk De ontvangerruimte De ontvangerruimte (3) dient voor het opnemen van behandelingsgegevens (agenda- en circulatiestempels e d ) bij de ontvanger Het plaatsen van de ruimte voor deze gegevens aan de rechterkant is gunstig voor het gemakkelijk daarop terugzoeken 5 8 De referentieregels De gegevens van de 1e referentieregel (24e schrijfregel of lager) worden steeds onderde desbetreffende voorgedrukte kopjes geplaatst De plaatsing van de kopjes, zoals 'uw brief van', 'uw kenmerk', boven de referentieregel is in principe vrij Aanbevolen wordt echter de beginletter van elk kopje steeds op een van de vaste tabulatorposities te plaatsen, zoals deze zijn vastgelegd in NEN 3516 Daarmee wordt bereikt dat de invulling steeds vanaf een vaste tabulatorstop kan geschieden, ongeacht of de brief meteen elite-lettertype (2,12 mm = 1/12 inch) of meteen pica- lettertype (2,54 mm = 1/10 inch) wordt geschreven Gegevens van de geadresseerde Ruimte is bestemd voor de referentie- en communicatiegegevens van de geadresseerde, zoals 'uw brief van' en 'uw kenmerk' Gegevens van de afzender is bestemd voor referentie- en communicatiegegevens van de afzender, zoals 'ons kenmerk', 'toestel- of doorkiesnummer' en de 'datum' Het onderwerp Het onderwerp wordtvolgens NEN 3162 geplaatst onder of na een blanco regel, of ondereen voorgedrukt kopje, beginnend tegen de linkerkantlijn Houd voor de omschrijvingsruimte van het onderwerp, ter vermijding van meer korte schrijf regels, de volle breedte van de brief beschikbaar NEN blz 4

5 5 9 De tekstruimte De tekstruimte staat vrij ter beschikking voor de vastlegging van de gewenste informatie Aanbevolen wordt voor de rechtermarge van dit tekstblok 20 mm aan te houden 5 10 De voetruimte In de voetruimte komen die gegevens van de afzender die niet reeds in het briefhoofd zijn vermeld, zoals kantooradres (in plaatsen met een op de postcode gebaseerde wijkindeling met vermelding van de postcode), telegramadres, telexnaam, telefoonnummer 1 ), postrekening, bankrekening en de plaats en het nummer van inschrijving in het handelsregister Daar op briefpapier en orderformulieren in elk geval de statutaire naam en de vestigingsplaats dienen te worden vermeld, kunnen deze gegevens, indien ze niet uit het briefhoofd blijken, hier worden opgenomen Een eventueel formuliernummer kan zowel horizontaal in deze ruimte als verticaal onderaan rechts tegen de linkermarge van 7 mm worden geplaatst 5 11 Vouwlijn en bladmidden Druk de merktekens en volgens figuur 2 voor Plaats het merkteken voor een vouwlijn volgens NEN 1025 rechts om verwisseling te voorkomen met het merkteken dat dient voor het centreren van de perforator, ten einde een efficiënte en accurate behandelingswijze van het briefpapier te bevorderen 5 12 Waarschuwingstekens Ter aanduiding van het begin van de vrije ruimte voor de ondertekening en van de laatste regels dienen waarschuwingstekens en op het briefpapier te worden voorgedrukt De afstand tussen en moet minimaal 25,4 mm bedragen, gelijk aan 6 schrijfregels van 4,23 mm (1/6 inch) De hoogte waarop punt staat is afhankelijk van de hoogte van, echter minimaal 30 mm vanaf de onderzijde 1 ) Als in het briefhoofd - of bij de referentiegegevens - een doorkiesnummer wordt vermeld, kan in de voetruimte het nummer van de centrale worden geplaatst NEN blz 5

6 6 Ingevuld model van briefpapier, formaat A4 staand (210 mm X 297 mm), met links geplaatste adressering en toepassing van een antwoordadres Het voorgedrukte deel van onderstaande briefis een voorbeeld van de mogelijke bedrukking van briefpapier, terwijl de getypte tekst - volgens de instructies in NEN het resultaat na de invulling illustreert neniso bv telefoon (0999) int neniso bv postbus XX normendem N adviesbureau voor drukwerkvormgeving op basis van NEN en ISO normen Aan de gebruiksters en gebruikers van de normen NEN l026 en NEN 3162 Postbus XX NORMENDAM uw brief van your letter of uw kenmerk your reference N/T ons kenmerk our reference /AMP Ingevuld met regelafstand 1 (= 4,23 mm = V 6 inch) regel 14 datum date 15 augustus 1983 regel 24 Hoe wordt een brief getypt? Geachte dames en heren, Als antwoord op de bovenstaande vraag vindt u hieronder enige richtlijnen voor het typen van brieven Zet de linkerkantlijnstop op 33 mm vanaf de linkerrand van het papier, dit is dus precies onder het begin van het briefhoofd Plaats de rechterkantlijnstop op 20 mm van de rechterrand van het papier Als u meer brieven na elkaar gaat typen, hebt u er veel gemak van als u drie vaste tabulatorstoppen voor de gegevens onder 'uw kenmerk' enz plaatst Deze kunnen ook voor het vervolgblad gelden Typ de beginletter van de eerste adresregel op de hoogte van het aangegeven instellijntje en direct vanaf de kantlijn Zoals u aan dit voorbeeld ziet, is het typen van de brief verder zo eenvoudig mogelijk gehouden: vanaf het adres tot en met het onderschrift beginnen alle regels aan de linkerkantlijn en tussen twee alinea's wordt steeds een volle regel wit gelaten Linksonder bevinden zich twee voorgedrukte stippen De bovenste ervan betekent: 'Attentie, er zijn nog zes regels op dit blad te typen' Komt er na deze stip nog een grote laatste alinea, dan kunt u daarmee beter direct op het vervolgblad beginnen Deze stip is ook van belang als de brief bijna af is, want u moet voor 'Hoogachtend' en de ondertekening zes regels beschikbaar houden De onderste stip geeft de laatste schrijfregel aan Tot slot wordt nog graag uw medewerking ingeroepen om volgens deze aanwijzingen uw brieven een verzorgde presentatie te geven Hoogachtend, NENISO by^ S Cribent Chef Algemene Zaken kantooradres Noordenboslaan 99 Normendam TG neniso normendam TX niso nl handelsregister Normendam Figuur 4 - van ingevuld briefpapier (verkleinde afbeelding) NEN blz 6

7 Bestelformulier Stuur naar: NEN Uitgeverij t.a.v. afdeling Marketing Antwoordnummer WB Delft Ja, ik bestel NEN Uitgeverij Postbus GB Delft Vlinderweg AX Delft T (015) F (015) ex. NEN 1026:1984 nl Briefpapier, factuur en (brief)kaarten Wilt u deze norm in PDF-formaat? Deze bestelt u eenvoudig via Stel uw vraag aan Klantenservice Gratis nieuwsbrieven Wilt u op de hoogte blijven van de laatste ontwikkelingen op het gebied van normen, normalisatie en regelgeving? Neem dan een gratis abonnement op een van onze nieuwsbrieven. Gegevens Bedrijf / Instelling T.a.v. O M O V Klantnummer NEN Uw ordernummer BTW nummer Postbus / Adres Postcode Plaats Telefoon Fax Factuuradres (indien dit afwijkt van bovenstaand adres) Postbus / Adres Postcode Plaats Datum Handtekening Retourneren Fax: (015) marketing@nen.nl Post: NEN Uitgeverij, t.a.v. afdeling Marketing Antwoordnummer 10214, 2600 WB Delft (geen postzegel nodig). Voorwaarden De prijzen zijn geldig tot 31 december 2015, tenzij anders aangegeven. Alle prijzen zijn excl. btw, verzend- en handelingskosten en onder voorbehoud bij o.m. ISO- en IEC-normen. Bestelt u via de normshop een pdf, dan betaalt u geen handeling en verzendkosten. Meer informatie: telefoon (015) , dagelijks van 8.30 tot uur. Wijzigingen en typefouten in teksten en prijsinformatie voorbehouden. U kunt onze algemene voorwaarden terugvinden op: Normalisatie: de wereld op één lijn. preview