Parafering besluit D&H B Gewijzigd akkoord Geparafeerd door: Egmond, B.M. van VV

Transcriptie

1 agendapunt 3.a Aan College van Dijkgraaf en Hoogheemraden DOORONTWIKKELING SCHOUW Portefeuillehouder Haersma Buma, M.A.P. van Datum 9 juni 2015 Aard bespreking Besluitvormend Afstemming WTB/TH Bijlagen 8 Zaaknummer Gremia Datum Aard Advies/ Parafering besluit D&H B Gewijzigd akkoord Geparafeerd door: Egmond, B.M. van VV Gevraagd besluit College van Dijkgraaf en Hoogheemraden I. Te besluiten om scenario 1: "Herverdeling taken schouwmeesters versus operationeel medewerkers" te implementeren; II. De brief aan de Verenigde vergadering inzake de ontwikkeling van de schouw, ons kenmerk (DMS-kenmerk ) gewijzigd vast te stellen. Toegevoegd wordt: De schouwmeesters moeten voldoen aan de beschreven eisen. De mensen die het dijkleger vormen zijn zichtbaar voor publiek. Wanneer gedacht wordt aan communicatie kan dijkleger hieraan bijdragen. Toevoegen dat schouwmeesters integraal (gaan) werken. De een-na-laatste alinea wordt aangepast. Besluit College van Dijkgraaf en Hoogheemraden Besloten volgens voorstel 2. De brief aan de VV wordt gewijzigd en toegevoegd wordt: De schouwmeesters moeten voldoen aan de beschreven eisen De mensen die het dijkleger vormen zijn zichtbaar voor publiek. Wanneer gedacht wordt aan communicatie kan dijkleger hieraan bijdragen. Toevoegen dat schouwmeesters integraal (gaan) werken De een-na-laatste alinea wordt aangepast.

2

3 Modernisering Schouw als onderdeel van het toezicht dat Delfland uitvoert 1. Probleemstelling - context Delfland kent verschillende instrumenten om het watersysteem op orde te houden. Het beleid geeft aan welke kaders er gelden, via de beleidsregels, leggers en keur worden deze in praktijk gebracht. Na vergunningverlening zal er door het uitoefenen van toezicht gecontroleerd worden of het systeem er nog bij ligt zoals het bedoeld is. Bij afwijkingen kan er handhavend opgetreden worden. Het controleren van het dagelijks en (gedeeltelijk) buitengewoon onderhoud van watergangen en waterkeringen noemen we schouw. De schouw is al een eeuwenoud instrument dat deels is meegegroeid met de ontwikkeling van het Hoogheemraadschap. Het karakter van het beheergebied van Delfland is de afgelopen decennia echter sterk veranderd, daarnaast zijn er diverse interne-, en externe ontwikkelingen die het noodzakelijk maken het schouwproces tegen het licht te houden. Veranderingen in de omgeving Het aantal onderhoudsplichtigen is in de afgelopen vijftig jaar drastisch afgenomen: de steden en dorpen zijn sterk gegroeid, er zijn veel meer gronden voor natuur en recreatie in handen van terreinbeheerders en de infrastructuur is ook sterk toegenomen (bij rijk, provincie en gemeenten). Ook de glastuinbouw en de veehouderij hebben een sterke schaalvergroting doorgemaakt. Stedelijk water is vaak in onderhoud bij gemeenten, ook als het in woonwijken ligt. Delfland heeft daardoor te maken met een relatief klein aantal professionele terreinbeheerders die in verschillende gebieden terreinen beheren. Nauwere samenwerking met deze partijen leidt er ook toe dat werkzaamheden in een aantal gevallen ook gezamenlijk op de markt worden gezet. Delfland heeft bijvoorbeeld met de gemeente Den Haag een gezamenlijk bestek waardoor Delfland het dagelijks onderhoud van de gemeente uitvoert. Deze watergangen worden tot op heden nog steeds geschouwd terwijl ook het werk van de aannemer door collega s gecontroleerd wordt. Keur 2015 In 2015 wordt de nieuwe Keur Delfland van kracht. Een belangrijke wijziging ten opzichte van de huidige Keur is dat de nieuwe Keur een groener karakter krijgt. Er wordt ruimte geboden voor maatwerk en afwijkende onderhoudsafspraken. Daarnaast komen de harde kaders uit de huidige Keur te vervallen. Watergangen hoeven niet langer altijd van kant tot kant geschoond te worden, de nieuwe Keur spreekt over schadelijke begroeiing. Deze wijziging in regelgeving vergt een ander manier van afweging en beoordeling van de waterhuishoudkundige situatie. Digitalisering In 2014 is een start gemaakt met digitaal schouwen; in samenwerking met een leverancier is door teams Toezicht en Handhaving (T&H) en Informatisering en Automatisering (I&A) een digitaal systeem (applicatie) ontwikkeld waarvan de implementatie in juni 2014 is afgerond. De applicatie stelt toezichthouders in staat om met behulp van een mobiele telefoon of tablet waarnemingen / constateringen vast te leggen. Dit kunnen waarnemingen zijn in relatie tot de schouw maar ook andere constateringen die van belang zijn voor het functioneren van het watersysteem. De (administratieve) afhandeling van de waarnemingen gebeurt geautomatiseerd vanuit een centraal coördinatiepunt. Toezichthouders worden hierdoor ontlast van onnodige kantoorwerkzaamheden en kunnen hun beschikbare uren efficiënter inzetten.

4 In de zomer van 2014 is de applicatie gebruikt tijdens de schouw op waterkeringen. Het gebruik, de afwikkeling en analyse van geconstateerde overtredingen levert aanzienlijke tijdwinst op en is als zeer positief ervaren. Medewerkers van team T&H hebben het systeem ook gebruikt om de door schouwmeesters geconstateerde overtredingen tijdens de zomerschouw (watergangen) af te wikkelen. Natuurvriendelijke schouwen en gebiedsdifferentiatie Vooral in de grotere natuur- en recreatiegebieden is er vanuit de terreinbeheerders vraag naar een verdergaande gebiedsdifferentiatie. Vanuit natuur-, en recreatieve doelstellingen maar ook aspecten als de belevingswaarde van dergelijke gebieden, is er behoefte aan afwijkend onderhoud. Zo lang het functioneren van het waterstaatkundige systeem in deze gebieden gewaarborgd is, worden (voorbeelden: Groenzoom, Ackerdijkse Plassen) hier afspraken met Delfland over gemaakt. Momenteel wordt in deze gebieden echter nog even intensief geschouwd op de onderhoudsplicht als in de overige delen van het beheergebied. Toezicht Door veranderingen binnen het beheergebied van Delfland is de afgelopen jaren het totale toezicht door Delfland tegen het licht is gehouden. Binnen de organisatie heeft dit tot diverse aanpassingen geleid. In het afgelopen jaar is ook de schouw tegen het licht gehouden. Hiertoe is een bureaustudie uitgevoerd en zijn verschillende interviews afgenomen. Met de uitkomsten hiervan zijn alle processtappen inzichtelijk gemaakt in relatie tot tijd, taken en verantwoordelijkheden en capaciteit. Hieruit is dit voorstel tot aanpassing van de organisatie van de schouw voortgekomen. Het voorstel tot aanpassing van het schouwproces is uitgewerkt in twee scenario s. 2. Beoogd effect De ontwikkeling van de schouw dient te leiden tot meer doelmatigheid in toepassing van het instrument. Het primaire doel van schouwen is het leveren van een bijdrage aan het in stand houden van een goed functionerend watersysteem door controle uit te oefenen op onderhoudsverplichtingen. De schouw is in zijn huidige vorm redelijk doelmatig, maar kan verder worden geprofessionaliseerd door schouwwerkzaamheden in te passen of te koppelen aan- reguliere werkzaamheden van de sector Waterbeheer (WB). 3. Kernboodschap De schouw is hét instrument van Delfland om (bij derden) het dagelijks onderhoud van watergangen en waterkeringen regelmatig te controleren. Dit zal ook in de geschetste scenario s zo blijven, echter interne en externe ontwikkelingen zijn aanleiding geweest om de positionering van de schouwwerkzaamheden te heroverwegen. Deze heroverweging heeft geleid tot uitwerking van twee scenario s. Aan de hand van deze scenario s wordt het college van Dijkgraaf en Hoogheemraden gevraagd een besluit te nemen tot aanpassing van de organisatorische verdeling van schouwwerkzaamheden. In de toelichting op dit voorstel is een beschrijving opgenomen van de huidige situatie met daarbij een tweetal scenario s als voorstel tot aanpassing van het schouwproces. In beide scenario s wordt uitgegaan van een digitaal schouwproces. 4. Historie - eerdere besluitvorming De 1 e aanzet voor een analyse van het huidige schouwproces en het bepalen van een toekomstvisie voor de schouw is gestart in Uiteindelijk is de startnotitie Schouw in toekomstperspectief besproken in het PFO van 10 april Een eerdere versie van dit voorstel is besproken in de collegevergadering van 11 november In de vergadering heeft D&H besloten, de in dit voorstel opgenomen scenario s, ter consultatie voor te leggen aan de commissie Bestuur, Organisatie en 2

5 Bedrijfsvoering (BOB) met als doel de uitkomst hiervan te betrekken bij de besluitvorming van D&H. Het voorstel is op 2 december 2014 behandeld in de commissie BOB. De commissie was verdeeld maar had overwegend een voorkeur voor scenario 1. De commissie heeft het college hierbij geadviseerd bij de verdere uitwerking een aantal zaken nog eens kritisch te overwegen. Samenvattend betreffen dit de volgende onderwerpen: - De verdeling van het agrarische en stedelijke gebied (verruiming agrarisch gebied) De commissie is van mening dat de scheiding tussen stedelijk en agrarisch anders gemaakt kan worden. Onder stedelijk gebied worden ook de glastuinbouwgebieden gerekend. De commissie is van mening dat schouwmeesters juist ook in de glastuinbouwgebieden van meerwaarde zijn. - Onderdeel duurzaamheid De commissie is van mening dat het voorstel wel degelijk relatie heeft met duurzaamheid. - Burgerparticipatie De commissie vraagt aandacht voor burgerparticipatie, enerzijds in de vorm van schouwmeesters vanwege hun betrokkenheid en bekendheid in het gebied, anderzijds naar mogelijkheden en de rol van burgers. Kunnen zij niet meer betrokken worden bij de uitvoering van de schouw? - Overdracht kennis schouwmeester / operationeel medewerkers De commissie is van mening dat met de voorgestelde scenario s te kort wordt gedaan aan de kennis en kunde van de huidige schouwmeesters. De commissie vraagt aandacht voor borging en overdracht van die kennis bij het eventueel afscheid nemen van schouwmeesters. - Risico inschatting De commissie vraagt aandacht voor de risico s bij overdracht van schouwtaken naar operationele medewerkers. Op 14 april heeft het college een voorgenomen besluit genomen waarbij ingezet wordt op scenario Regelgeving en Beleid KEUR Delfland 2010, Schouwprotocol 2010, Legger(s), Keur Financiën Onderstaande tabel geeft een overzicht van de huidige kosten ten aanzien van de schouw en de toekomstige kosten indien gekozen wordt voor respectievelijk scenario 1 of 2. De taken van de schouwmeesters die in scenario s 1 en 2 worden overgenomen door operationeel medewerkers worden opgevangen binnen de bestaande formatie. Kostenposten Huidig Scenario 1 Scenario 2 Declaraties schouwmeesters Digitaal uitrusten Organisatorische kosten Totaal In het opmaken van de begroting voor 2015 is geen rekening gehouden met de financiële gevolgen van een keuze voor scenario 1 of 2. 3

6 In de meerjarenbegroting is voor schouwkosten structureel , - geraamd. Aanpassing van begroting door toedoen van een eventuele wijzigingen in uitvoering van de schouw wordt bijgesteld in de BURAP. 7. Duurzaamheid Een direct gevolg van de totstandkoming van de Keur 2015 is dat er op een meer risicogerichte manier geschouwd moet gaan worden (zie ook probleemstelling). De nieuwe Keur schrijft niet langer voor dat de watergang geschoond moet worden maar zegt dat schadelijke begroeiing verwijderd moet worden. Hiermee wordt de natuur en bijbehorende ecologische waarde van watergangen maximaal benut. Het voorstel tot aanpassing van de schouw sluit hier op aan. Van eigen medewerkers verwacht dat zij het toezicht uitvoeren met een integrale blik (meer waarnemen dan alleen het slootonderhoud). Hiermee wordt hun kennis van het systeem vergroot en kunnen zij knelpunten signaleren die niet direct tot hun eigen taakveld behoren, dit leidt tot een efficiëntere inzet van de medewerker van de sector WB. Risico gericht schouwen, ingrijpen waar het moet, biedt daarnaast meer ruimte voor natuurontwikkeling. 8. Organisatorische en personele consequenties Organisatorische en personele consequenties zijn afhankelijk van de besluitvorming. In de toelichting op dit voorstel is een uitwerking opgenomen van twee scenario s. De consequenties ten aanzien van ureninzet en werkverdeling van schouwwerkzaamheden zijn terug te vinden in bijlage 2 & 3. In aanloop naar dit voorstel is in opdracht van P&O, door een extern bureau, onderzocht of de taken van de schouwmeesters passen in het functieprofiel van de operationeel beheerders van team peilbeheer (PB). Hierbij is gekeken naar de aspecten kennis, vaardigheden en het niveau van de functie. Aangezien de functie van schouwmeester niet compleet is voor een exacte waardering is deze op basis van de inhoud (taken) beoordeeld. Heruit is geconcludeerd dat deze gelijk is aan de functieschaal van een operationeel beheerder. Het onderzoek wijst verder uit dat een operationeel beheerder beschikt over de kennis die benodigd is om de taken van een schouwmeester te kunnen uit oefenen. De vereiste vaardigheden van een schouwmeester liggen voornamelijk op het gebied van communicatie en automatisering. Deze vaardigheden passen in het functieprofiel van een operationeel medewerker. Naar competenties is in het onderzoek niet gekeken, omdat deze voor schouwmeesters niet expliciet beschreven staan. Hierbij kan wel worden gesteld, dat competenties als conflicthantering, overtuigingskracht en standvastigheid, benodigd zijn voor passende communicatie met eigenaren. Algehele conclusie van het onderzoek is dat de taken van een schouwmeester passen binnen het functieprofiel van een operationeel beheerder. 9. OR/GO De WOR bestuurder heeft de ondernemingsraad (OR) op 24 maart 2015 geïnformeerd over de voortgang van de doorontwikkeling van de schouw. Daarnaast heeft er op 8 april heeft een oriënterend gesprek plaatsgevonden met leden van de OR commissie personeel en cao. In dit gesprek is door sectorhoofd WB, teamleider en coördinator van team T&H een toelichting gegeven op de gewenste ontwikkeling van de schouw. De leden van de commissie zijn hierbij in gelegenheid gesteld tot het stellen van vragen. De OR heeft vervolgens bekeken of de voorgestelde wijzingen adviesplichtig zijn. Hierbij is geconcludeerd dat het voorstel niet adviesplichtig is in de zin van WOR artikel 25 lid 1c. De OR heeft dit op 14 april schriftelijk bevestigd (DMS nummer ). 4

7 In haar brief geeft de OR nog wel een aantal suggesties mee voor het vervolg van het proces. De brief is als bijlage (5) toegevoegd aan dit voorstel. De WOR bestuurder heeft in reactie hierop de OR per brief geïnformeerd hoe met de suggesties van de OR wordt omgegaan. Ook deze brief is als bijlage (6) toegevoegd aan dit voorstel. 10. Risico- en beheersmaatregelen In bijlage 4 is een risicotabel opgenomen met daarin opgenomen de voorgestelde beheersmaatregelen. 11. Communicatie (in- en extern) Uitvoering van de schouw door (gedeeltelijk) eigen medewerkers betekent ook afscheid nemen van schouwmeesters. De Delflandse schouwmeesters hebben zich jarenlang ingezet, een eventueel afscheid moet goed worden voorbereid in overleg met team communicatie en dient voldoende (bestuurlijke) aandacht te krijgen. Ook moet daarbij ruimte en aandacht worden geboden voor kennisoverdracht in relatie tot lopende zaken en /of bijzonderheden in de verschillende schouwpolders. In maart 2014 zijn de schouwmeesters geïnformeerd tijdens een bijeenkomst waarin de toekomstvisie van het management van de sector WB is gepresenteerd. Tijdens de avond zijn een aantal scenario s gepresenteerd waaronder het scenario waarbij de schouwwerkzaamheden volledig door operationeel medewerkers van de sector WB worden uitgevoerd. De schouwmeesters reageerden verrast op de voorgenomen plannen. Tijdens de bijeenkomst was vooral sprake van verontwaardiging en bezorgdheid. Uit de reacties achteraf is gebleken dat er onder een aantal schouwmeesters ook begrip bestaat. Naar aanleiding van het verslag van de avond is de gelegenheid geboden om te reageren. Hier is slechts in drie gevallen gebruik van gemaakt, twee reacties waren afwijzend ten opzichte van de plannen, één reacties ondersteunde de voorgenomen ontwikkelingen volledig. In oktober, tijdens de najaarsbijeenkomsten (ter voorbereiding op de najaarsschouw), zijn de twee scenario s zoals die nu worden voorgesteld besproken met de schouwmeesters. Daarbij is ook het bestuurlijk besluitvormingstraject doorgenomen. Een beperkt deel van de schouwmeesters is blijvend kritisch. Daarnaast is de indruk dat een aantal schouwmeesters zich vooral zorgen maakt over de inbedding van de kennisoverdracht. In het implementatietraject wordt hier nadrukkelijk rekening mee gehouden. Geen van de schouwmeesters, ook die uit het agrarisch gebied, hebben zich uitgesproken over een voorkeur voor één van de scenario s. 12. Bekendmaking en vervolgprocedure Na definitieve besluitvorming door D&H wordt de VV hierover geïnformeerd door middel van een brief, een concept voorstel voor de informatieve brief is als bijlage (8) toegevoegd. Behandeling in Datum behandeling Datum deadline Actie D&H 14 april 1 april Voorgenomen besluit OR 2-28 april Bespreking & evt. advies D&H D&H 9 juni 27 mei Definitief besluit VV 2 juli 23 juni Informatief 5

8 13. Bevoegd orgaan Het college van Dijkgraaf en Hoogheemraden is op grond van het bepaalde in artikel 85 van de Waterschapswet en artikel 8.3 lid 4 van de Waterwet, bevoegd tot aanwijzing van ambtenaren en schouwmeesters als toezichthouder die worden ingezet bij het toezicht in het kader van de geldende Keur Delfland. Wijzigingen in aanwijzingen en / of het anders beleggen van deze toezichtstaken is daarmee een bevoegdheid van het college. 14. Toelichting Huidige situatie De schouw is hét instrument van Delfland om het dagelijks onderhoud van watergangen en waterkeringen regelmatig te controleren. Werkzaamheden behorende bij het schouwproces zijn op dit moment verdeeld over teams Onderhoud Waterkeringen en Watergangen (OWW), T&H en het korps schouwmeesters. Aansturing van het schouwproces vindt plaats vanuit team T&H, de administratieve ondersteuning wordt vanuit het Front Office (FO) verzorgd. Medewerkers van team Peilbeheer (PB) hebben in het huidige schouwproces geen aangewezen rol. In bijlage 1 is een overzicht van de huidige verdeling van uitvoerende (veld) werkzaamheden opgenomen. Uitvoering van de schouw kan worden onderverdeeld in twee kernprocessen: Controle (schouw) op het eigen onderhoud; watergangen en waterkeringen Schouw op het onderhoud van derden; watergangen en keringen Bij het watersysteem onderhoudt Delfland het primaire watersysteem (zowel in de boezem als in de polders) zelf, uitvoering vindt plaats door diverse aannemers. Controle op het onderhoud vindt hier plaats door middel van toezicht op het werk van de aannemer. Het secundaire systeem moet onderhouden worden door de eigenaar of onderhoudsplichtige, meestal de aangelande (de eigenaar van het aanliggende perceel voor de helft aan zijn/haar zijde van de watergang). De schouw van de watergangen wordt uitgevoerd door de schouwmeesters, in 2014 waren er 85 schouwmeesters namens Delfland actief. Zij zijn onbezoldigd ambtenaar in de functie van toezichthouder en doen het schouwmeesterschap bijna altijd naast een andere baan of zijn gepensioneerd. Zij krijgen een vergoeding per uur dat ze actief zijn, sommige schouwmeesters zijn actief in verschillende polders, anderen maar in één enkele polder. De zomerschouw is relatief beperkt in omvang, bij de najaarsschouw worden alle secundaire watergangen nagegaan. Schouwmeesters werken altijd in koppels De grootste schouw is de schouw van de watergangen in het najaar. Hierbij worden jaarlijks ongeveer 2000 overtredingen geconstateerd. Sommige worden direct verholpen, maar er worden ongeveer 1500 vooraankondigingen (aanschrijvingen), verstuurd. Opvallend is dat in het agrarisch gebied heel weinig overtredingen plaatsvinden, in de stedelijke en glastuinbouwgebieden veel meer. Na een vooraankondiging krijgt een onderhoudsplichtige een periode om het onderhoud alsnog uit te voeren, daarna kan Delfland het, via zogenaamde bestuursdwang, zelf laten uitvoeren op kosten van de onderhoudsplichtige. Bij de waterkeringen is de eigenaar verplicht het dagelijks onderhoud uit te voeren: meestal is dit een derde, alleen in Midden Delfland en in de duinen is Delfland eigenaar van grote stukken waterkering. De schouw op waterkeringen wordt uitgevoerd door een drietal medewerkers van Delfland. Gewoonlijk zijn deze werknemers al veel in het veld te vinden, maar in de schouwperioden zijn ze volledig actief in de schouw. Wel nemen ze bijvoorbeeld de inzichten van de droogte inspecties uit het late voorjaar mee in de specifieke aandachtspunten bij de schouw. Een voorbeeld: als op 1 juli bij de droogte inspectie op veenkaden een waterkering al volledig gemaaid is en er goed uitziet voor de schouw, zal deze twee weken later bij de schouw minder aandacht krijgen dan de plekken die bij de droogte- 6

9 inspectie nog niet waren gemaaid. Hierdoor is er bij de schouw meer aandacht voor die locaties die naar verwachting niet voldoen. Taken en verantwoordelijkheden binnen twee kernprocessen zijn sterk versnipperd. Controle op het eigen onderhoud van Delfland is bijvoorbeeld verdeeld over schouwmeesters, medewerkers van team OWW en team T&H. Afhankelijkheden binnen de verschillende taken in relatie tot voorbereiding, uitvoering en afhandeling resulteren in een complex schouwproces. De jaarlijkse resultaten van de schouw, meetbaar in het aantal geschoonde sloten en de eventueel afgeronde handhavingstrajecten, zijn goed. Dit vormt dan ook niet de primaire reden om het schouwproces te veranderen. De huidige maatschappelijke behoefte, digitale ontwikkelingen en de doelstelling om het toezicht, beheer en onderhoud integraal in te bedden in de reguliere werkprocessen maken echter aanpassingen in uitvoering van de schouw noodzakelijk. Alleen op deze wijze kan het instrument schouw ook toekomstbestendig worden ingezet in een moderne beheerorganisatie als Delfland. 7

10 Scenario 1. Herverdeling taken schouwmeesters vs. operationeel medewerkers Voorgesteld wordt een splitsing te maken tussen agrarisch en stedelijk gebied. Achterliggende gedachte hierbij is dat de meerwaarde van schouwmeesters, de bekendheid met het merendeel van de onderhoudsplichtigen in stedelijk gebied doorgaans niet op gaat. In dit scenario wordt de controle op de onderhoudsplicht in stedelijke (bebouwde) polders uitgevoerd door eigen medewerkers, in de agrarische polders blijven, vooralsnog, de schouwmeesters de controle uitvoeren. Onder agrarische polders worden polders verstaan waarin minimaal 80% van de polder uit grasland bestaat en er geen sprake is van één onderhoudsplichtige partij. Indeling Stedelijk en Agrarisch gebied (geel gearceerd), arcering is gebaseerd op polderindeling, toekomstige schouwgebieden zullen in een aantal gevallen enigszins afwijken. Op basis van GIS analyses zijn de gebieden in beeld gebracht waarin vooral grote terreinbeheerders (o.a. gemeenten, natuurorganisaties, Rijkswaterstaat en recreatieschap) onderhoudsplichtig zijn. Deze gebieden vallen onder stedelijk gebied. Er is voor gekozen ook de glastuinbouwgebieden tot het stedelijk gebied te rekenen. Schouwmeesters zijn gewend elk jaar met dezelfde opdracht hetzelfde gebied te schouwen. Binnen het stedelijk gebied is echter behoefte aan een meer flexibele benadering. De controle op het onderhoudswerk van gemeenten kan steekproefsgewijs worden uitgevoerd, niet iedere watergang hoeft te worden gecontroleerd. Afstemming en inzicht in gemeentelijk onderhoudsbestekken zou voldoende zekerheid moeten bieden dat de werkzaamheden ook daadwerkelijk worden uitgevoerd. Het kan daardoor nodig zijn om in een bepaald gebied de 8

11 schouw eenmalig te intensiveren en een ander gebied een keer over te slaan of slechts gedeeltelijk te schouwen. Ook kan er in het ene jaar gekozen worden om specifieke zaken aan te pakken en in het volgende jaar weer andere. Het is moeilijk om die flexibiliteit ook van het korps van schouwmeesters te verlangen. Door te schouwen met eigen medewerkers kan deze flexibiliteit wel worden behaald. De operationeel medewerkers zijn immers jaarrond met onderhouds- en toezichtstaken bezig en hebben daardoor een goed beeld van de algehele (onderhouds) situatie. Binnen het stedelijk gebied zijn het vooral gemeenten en bedrijven bij wie de onderhoudsplicht ligt. Controle op dit onderhoudswerk en communicatie met onderhoudsplichtige partijen gebeurt idealiter vanuit een centraal punt (team T&H) in plaats van diverse medewerkers en of schouwmeesters. De beheerders van de schouwapplicatie hebben overzicht, kunnen schouwgegevens gemakkelijk analyseren en op basis daarvan gericht communiceren en sturing geven aan het schouwproces. In de agrarische polders worden procentueel gezien de minste overtredingen tijdens de schouw geconstateerd. In tegenstelling tot het stedelijk gebied levert een verslechterde waterhuishouding in agrarisch gebied problemen op voor de bedrijfsvoering van de onderhoudsplichtige zelf maar ook die van de buurman. Deze directe relatie met de bedrijfsvoering maar ook de verhoogde sociale controle maakt het dat schouwwerkzaamheden in de agrarische polders weinig overtredingen opleveren. Hierdoor is er ook minder noodzaak tot centrale aansturing. Agrariërs zijn van oudsher nauw betrokken bij ontwikkelingen in de waterhuishoudkundige situatie van hun polder, schouwmeesters fungeren hierbij als aanspreekpunt voor agrariërs en als klankbord, en spreekbuis voor Delfland. De aansluiting van schouwmeesters bij de organisatie dient verbeterd te worden. Uitwerking Delfland heeft in totaal 79 schouwpolders, een inventarisatie tussen stedelijk en agrarisch leidt tot 64 stedelijke en 15 agrarische polders. Alle glastuinbouwgebieden zijn hierbij onder stedelijk gerekend. Voor een aantal schouwpolders geldt dat deze worden herverdeeld. Op enkele polders in Oostland na bevinden alle agrarische polders zich in Midden Delfland. Delfland heeft op dit moment 85 schouwmeesters in dienst. Een splitsing tussen agrarisch en stedelijk leidt tot overname van de werkzaamheden van 59 schouwmeesters door operationeel medewerkers. Hierbij wordt uitgegaan dat de stedelijke polders kunnen worden geschouwd door ca. 25 operationeel medewerkers. In het agrarisch gebied wordt het werken in koppels door schouwmeesters geleidelijk afgebouwd, indien er vacatures ontstaan wordt op dat moment bezien hoe deze worden ingevuld. In bijlage 2 is een overzicht opgenomen waarin de nieuwe werkverdeling tussen schouwmeesters en operationeel medewerkers staat weergegeven. Verantwoordelijkheden Schouwmeesters in agrarische polders blijven, net als in de huidige situatie verantwoordelijk voor het uitvoeren van het toezicht op het gewoon onderhoud van secundaire watergangen. In de stedelijke gebieden wordt deze taak uitgevoerd door operationeel medewerkers van team PB. De controle op het gewoon onderhoud van primaire watergangen wordt geheel door medewerkers van team OWW uitgevoerd. In de huidige situatie is het toezicht verdeeld, schouwmeesters schouwen de taluds en operationeel medewerkers het watervoerend deel (toezicht op uitvoering door aannemer). In het kader van het buitengewoon onderhoud van secundaire watergangen worden de werkzaamheden in het stedelijk gebied overgenomen door team OWW. Team T&H is hierbij verantwoordelijk voor het uitvoeren van alle uitvoeringswerkzaamheden in het kader van de her- en boeteschouw. 9

12 Scenario 2 Uitvoering schouw volledig door operationeel medewerkers In dit scenario worden alle schouwtaken uitgevoerd door operationeel medewerkers van de sector WB. Achterliggende gedachte hierbij is dat schouwwerkzaamheden grotendeels gecombineerd kunnen worden met reguliere werkzaamheden. Operationeel medewerkers van de sector WB beschikken over voldoende gebiedskennis om de schouw effectief te kunnen uitvoeren. Inzet van eigen medewerkers vergroot de kennis en het overzicht op de onderhoudsstaat van het (secundaire) systeem. Het Hoogheemraadschap van Rijnland en Waterschap de Dommel zijn voorbeelden van waterschappen waarbinnen deze werkwijze is doorgevoerd. Delfland heeft diverse lopende afspraken met gemeenten over gezamenlijk, of juist eenzijdig onderhoud aan watergangen en keringen. Dit soort afspraken hebben een directe relatie en weerslag op de onderhoudsstaat en kunnen daarmee gekoppeld worden aan de wijze waarop de schouw wordt uitgevoerd. In tegenstelling tot schouwmeesters hebben operationeel medewerkers kennis van deze afspraken en kunnen hier rekening mee houden tijdens de uitvoering van de schouw. Daarnaast biedt de schouwapplicatie de mogelijkheid voorgaande schouwjaren te analyseren, de resultaten hiervan, samen met de kennis van de actuele veldsituatie van operationeel medewerkers, wordt gebruikt om de benodigde schouwintensiviteit per gebied te bepalen. Op deze wijze kan het instrument schouw meer risicogericht worden ingezet. Uitwerking In de huidige situatie zijn schouwmeesters op jaarbasis gezamenlijk ca uur voor Delfland aan het werk. Vertaald naar medewerkers is dit ongeveer 2 FTE. Inzet van eigen medewerkers in plaats van schouwmeesters leidt tot een directe tijdswinst in het aantal uitvoeringsuren in het veld. Dit wordt veroorzaakt door het gegeven dat schouwmeesters in koppels werken en operationeel medewerkers van de sector waterbeheer zelfstandig kunnen schouwen. Inzet van eigen medewerkers leidt daarmee tot een halvering van het aantal uitvoeringsuren schouw. Naast uitvoeringsuren zullen ook de uren m.b.t. ondersteuning worden gereduceerd. De ondersteuning van het korps schouwmeesters vergt veel interne uren, niet alleen met betrekking tot administratie (voorbereiding schouwperiodes, verwerken declaraties etc.) maar ook in afstemming en overdracht ten aanzien van geconstateerde overtredingen. Op dit moment zijn er 49 operationeel medewerkers werkzaam bij de sector WB. Team PB: 18 operationeel beheerders Team T&H: 20 handhavers / toezichthouders Team OWW: 11 technisch specialisten Het schouwproces wordt net als in de huidige situatie georganiseerd en gecoördineerd door de coördinator Schouw vanuit het team Toezicht en Handhaving. Administratieve ondersteuning (verzending aanschrijvingen) vindt plaats vanuit het KCC. Verantwoordelijkheden De voornaamste wijziging ten opzichte van het huidige schouwproces is het betrekken van de operationeel beheerders (team PB) in de uitvoerende werkzaamheden. Het zijn deze medewerkers die verantwoordelijk worden voor het uitvoeren van de 1 e schouw op het onderhoud van secundaire watergangen. Team OWW krijgt de verantwoordelijkheid voor de uitvoerende werkzaamheden in het kader van het buitengewoon onderhoud van de secundaire watergangen (baggercyclus). Alle werkzaamheden die behoren bij de 10

13 afhandeling van geconstateerde overtredingen in de verschillende schouwprocessen worden uitgevoerd door team T&H. In bijlage 3 is en overzicht opgenomen van de verdeling van schouwwerkzaamheden in scenario 2. Door naast medewerkers van teams T&H en OWW, ook de operationeel medewerkers van team PB bij de Schouw te betrekken, wordt hun veld- en systeemkennis beter benut. Hierdoor kan doelgerichter geschouwd worden op probleemsituaties. Daarnaast zijn medewerkers van de sector WB, in tegenstelling tot externe schouwmeesters, volledig opgeleid om objectief te kunnen oordelen over de zaken die zij in het veld aantreffen; zij zijn ook meer gewend om op basis van wijzigende prioriteiten hun aanpak aan te passen. Bijkomend voordeel is dat vanwege de korte lijnen binnen de sector er substantieel minder tijd nodig is voor begeleiding & aansturing van degenen die de schouw in het veld uitvoeren. 11

14 Discussie Uit het oogpunt van efficiëntie biedt een scheiding tussen agrarische en stedelijke gebied, en het daardoor werken met gedeeltelijk schouwmeesters enerzijds en eigen medewerkers anderzijds, geen directe voordelen. Interne uren besteed aan begeleiding van de schouwmeesters (instructie, voorbereidende schouwvergadering, afhandelen declaraties etc.) blijven ook in het geval van een kleiner aantal schouwmeesters behouden. De schouwmeesters moeten worden uitgerust met digitale apparatuur en opgeleid, waarbij naar verwachting een jaarlijkse herhalingsinstructie benodigd blijft. Het analoog schouwen, zoals tot op heden gewerkt wordt door schouwmeesters, is vanuit de organisatie zeer ongewenst. De schouw dient in 2015 aan te sluiten op het zaakgericht werken (onderdeel project E-dienstverlening) hiervoor is digitaal schouwen een vereiste. Indien er voor scenario 1 gekozen wordt moeten de overblijvende schouwmeesters worden uitgerust met tablets of smartphones. De aansturing van een kleinere groep schouwmeesters verloopt naar verwachting iets gemakkelijker en er kan meer aandacht worden besteed aan de betrokkenheid van de schouwmeesters bij de organisatie. Glastuinbouwgebieden Eén van de uitgangspunten van scenario 1 is dat alle glastuinbouwgebieden tot het stedelijk gebied worden gerekend. Overwogen kan worden om, naast de verdeling agrarisch en stedelijk, binnen de glastuinbouwgebieden onderscheid te maken in oud en nieuw glas. De oudere glastuinbouwgebieden worden gekenmerkt door een verminderde verkaveling en doorgaans kleinere tuinbouwbedrijven. Schouwmeesters in deze gebieden hebben, net als in de puur agrarische polders, doorgaans goede bekendheid met de onderhoudsplichtigen. Een keuze zou kunnen zijn om ook in die gebieden de schouwmeesters de schouw te laten blijven uitvoeren. Dit leidt echter tot meer versnippering in verdeling van schouwtaken / gebieden, waardoor de organisatorische last alleen maar wordt vergroot. Een tweede tegenargument om geen verdere verdeling in de glastuinbouwgebieden door te voeren is het feit dat juist in deze oude glastuinbouwgebieden blijkt, met projecten waarbij in korte tijd intensief toezicht wordt uitgevoerd, uitvoering van de schouw in de loop der jaren niet heeft kunnen belemmeren dat er allerlei ongewenste situaties zijn ontstaan. De watergangen worden in deze polders jaarlijks goed geschoond maar voornamelijk Keur gerelateerde zaken worden door schouwmeesters niet opgemerkt of gemeld. Vanuit de visie om de schouw op een integrale wijze aan te pakken, gericht op meerdere taakvelden, is het een logische stap om ook hier juist operationeel medewerkers de schouw te laten uitvoeren. Participatie Naast betere samenwerking met gemeenten en overige grote onderhoudsplichtige partijen, biedt ook het meer betrekken van inwoners, instellingen en andere organisaties kansen voor een effectievere uitvoering van de schouw. Kansen hiervoor liggen er op het gebied van communicatie, door gericht te communiceren over schouwperioden en de noodzaak van het verwijderen van begroeiing uit watergangen kan de betrokkenheid, het draagvlak en het imago van Delfland worden vergroot. Ook biedt dit mogelijkheden voor het verbeteren van de relatie tussen Delfland en haar inwoners. Partijen kunnen direct of indirect worden gestimuleerd om melding te maken van slechte onderhoudssituaties. Vanwege de rol van Delfland als bevoegd gezag is het niet mogelijk inwoners zelf te laten schouwen. Dit heeft te maken met de daarvoor benodigde aanwijzing als toezichthouder. Geleidelijke invoering / over naar operationeel medewerkers Overwogen kan worden om naast de scheiding tussen agrarisch en stedelijk ook te kijken naar de leeftijd van de schouwmeesters. Op dit moment is het zo dat er binnen nu en 5 jaar ca. een kwart van de schouwmeesters met schouwpensioen gaat. Ook zijn er een aantal ontstane vacatures het afgelopen jaar, i.v.m. de verwachte aanpassingen in het 12

15 schouwproces, niet zijn ingevuld. Om de overgang van schouwmeesters naar operationeel medewerkers geleidelijk in te voeren, en daarmee de risico s te spreiden, zou ervoor kunnen worden gekozen om de overdracht van schouwtaken van schouwmeester naar operationeel medewerker te laten plaatsvinden op het moment van pensionering. Vanuit de aansturing en organisatie van de schouw is dit echter geen gewenste optie. Deze werkwijze leidt namelijk tot verschuivingen van werkzaamheden over een vrij lange periode in relatie tot inzet van personeel. De organisatorische lasten zijn hierbij hoog en de versnippering van taken ten opzichte van de verdeling tussen schouwmeesters en operationeel medewerkers wordt gedurende een langere periode groter. Ambtelijk Advies Het volledig uitvoeren van alle schouwwerkzaamheden door operationeel medewerkers van de sector WB leidt, in tegenstelling tot scenario 1, tot een uniforme uitvoeringswijze van schouwwerkzaamheden. Het streven naar integratie van schouwwerkzaamheden in het primaire proces van de sector waterbeheer wordt in scenario 2 behaald. Deze integratie zal naar verwachting leiden tot meer inzicht in elkaars belangen en betere samenwerking van de operationele teams. Operationeel medewerkers beschikken over smartphones en binnenkort/inmiddels ook over tablets, met behulp van de schouwapplicatie zijn zij daarmee in staat jaarrond waarneming en constateringen door te geven aan het centrale coördinatiepunt van de schouw. Vanuit de ambtelijke organisatie wordt het college daarom geadviseerd een keuze te maken voor scenario 2. 13

16 15. Bijlagen 1 Overzicht verdeling werkzaamheden schouw: Huidige situatie 2 Verdeling uitvoeringswerkzaamheden en capaciteitsvraag: scenario 1 3 Verdeling uitvoeringswerkzaamheden en capaciteitsvraag: scenario 2 4 Risicotabel 5 Implementatietraject 6 Brief OR, DMS Brief WOR bestuurder 8 Informatieve brief VV 14

17 Alleen in te vullen indien het een VV-voorstel betreft ** = in te vullen door team Bestuur Kenmerk VV : ** Vergaderdatum : Beleidsveld : Agendapunt : ** De Verenigde Vergadering van Delfland, op voordracht van dijkgraaf en hoogheemraden van (datum collegevergadering), kenmerk (BIS-zaaknummer D&H besluit); gelezen het positieve/negatieve (bij ondertekening doorstrepen wat niet van toepassing is) advies van de commissie(s) (commissie noemen); overwegende dat: - (motiveer het besluit, waarom wordt dit besluit genomen). Gelet op: - artikel 84 van de Waterschapswet (bij D&H-voostellen); - artikel 77 van de Waterschapswet (bij VV-voorstellen); - alle andere wetgeving (zoals KRW, NBW, verordening Zuid-Holland, delegatiebesluit etc.; Besluit: Dit moet in overeenstemming zijn met het ontwerpbesluit (ontwerpbesluit kopiëren). Aldus besloten in de openbare vergadering van (datum) De Verenigde Vergadering voornoemd, de Secretaris, de Voorzitter, mr. drs. P.I.M. van den Wijngaart mr. M.A.P. van Haersma Buma