- Een oriëntatie op de verschillende onderdelen uit het tactisch katern;

Transcriptie

1 Scorecard Gegevensmanagement 2.0 Inleiding De scorecard is ontwikkeld als bijlage bij het tactisch katern Gegevensmanagement 1. Deze scorecard is een hulpmiddel bij de implementatie van gegevensmanagement. Er zijn zowel vragen op strategisch, tactisch en operationele niveau opgenomen. Bijvoorbeeld vragen over de implementatie van een onderdeel, als vragen over de acceptatie van gegevensmanagement en ook over het gebruik van een instrument. De scorecard kan op verschillende manieren worden ingezet, bijvoorbeeld: - Als nulmeting om op jaarlijkse basis te herhalen; - Een oriëntatie op de verschillende onderdelen uit het tactisch katern; - Een checklist / mijlpalen inventarisatie voor een projectleider Gegevensmanagement. Omdat de wijze van inzetten van de scorecard verschillend is, kan het door één persoon of veel breder worden ingezet. Enige achtergrondkennis over gegevensmanagement is wel gewenst. Hoe verder na het invullen? In de score card is ook een pagina opgenomen die je kunt gebruiken om de scores terug te koppelen aan het management. Het vat niet alleen de scores samen, maar geeft je ook de mogelijkheid om een aanzet tot een plan van aanpak te definiëren. Scores De scores zijn als volgt gedefinieerd: Score 1: er is weinig tot geen actie op dit punt Score 2: de eerste stappen zijn gezet, het is nog niet volledig geïmplementeerd. Er is een beleidsnotitie bijvoorbeeld. Score 3: De organisatie werkt er mee, iedereen is er mee bekend. De implementatie is afgerond. Score 4: We zijn al een tijd hier mee aan het werk en hebben ook al verbeteringen op dit gebied door gevoerd. Score 5: We excelleren op dit punt en kunnen een voorbeeld zijn naar andere organisaties. Uitslag Bij de uitslag van een vraag of de gehele scorecard zal er altijd nog een gesprek moeten plaatsvinden om de interpretatie van de vragen en scores goed te kunnen beoordelen. Er kan dan gesproken worden met een gegevensmanagement expert of bijvoorbeeld een gecertificeerd KING / VIAG adviseur. 1 Zie voor toelichting op gegevensmanagement in het geheel.

2 Update scorecard Gegevensmanagement 2016 Deze scorecard is in 2016 geüpdatet, naar aanleiding van de King pilotstarter scorecard Gegevensmanagement waarbij gemeenten mee konden ontwikkelen aan deze nieuwe versie. De volgende gemeenten hebben aan de pilot deelgenomen / bijgedragen aan de scorecard: Gemeente Almelo; Gemeenten Bloemendaal & Heemstede; Gemeente Borger-Odoorn; Gemeente Enschede; Gemeente Leerdam; Gemeente Loon op Zand; Gemeente Sùd-West Fryslân; Gemeente Terneuzen; Gemeente Venray (gestart in december 2016); Gemeente Leiden (gestart in december 2016); Gemeente Ede (gestart in december 2016). Ook heeft de expertgroep Gegevensmanagement / VIAG en hebben de deelnemers van de workshop Scorecard Gegevensmanagement van het symposium Gegevensmanagement voor gemeenten 2016 input geleverd aan deze nieuwe versie.

3 Scorecard gegevensmanagement 2016 Inhoudelijke toelichting Ad vragen positionering gegevensmanagement Veel van deze vragen gaan over de voedingsbodem van gegevensmanagement: wat is de houding tegenover gegevensmanagement bij de uitvoering, het middenkader of het management? Er zal een positieve houding moeten zijn ten opzichte van gegevensmanagement wil het kunnen slagen. Positionering gegevensmanagement Bewustzijn van gegevensmanagement bij het bestuur Managementbewustzijn De directie, of de politiek, of de gemeentesecretaris is bekend met gegevensmanagement en ziet het belang er van in. Het management is bekend met gegevensmanagement en ziet het belang er van in. Positionering gegevensmanagement Medewerkersbewustzijn Gegevensmanagementvisie en gegevensmanagement doelen bepalen Wijze van implementeren van Gegevensmanagement Bij projecten is rekening gehouden met het gegevensmanagement aspect zowel tijdens als na afronding van het project. GEMMA richtlijnen De medewerkers zijn bekend met gegevensmanagement en zien het belang er van in. Er is een visie opgesteld hoe gegevensmanagement binnen de gemeenten wordt toegepast en er zijn doelen bepaald waarin gegevensmanagement kunt terugvinden. Er is een (veranderkundige) aanpak gekozen om gegevensmanagement te implementeren (Blauwdruk? Organisch groeimodel?) Bij implementaties van systemen of bijvoorbeeld kwaliteitsverbeterprojecten wordt gegevensmanagement zoals in de GEMMA richtlijnen is beschreven meegenomen. De gemeente heeft kennis genomen van de GEMMA gegevensmanagement richtlijnen en heeft deze naar eigen lokale situatie vertaald. Subtotaal (minimaal 7 maximaal 35 punten)

4 Inhoudelijke toelichting Ad vragen inhoud gegevensmanagement Bij de vragen over de inhoud van gegevensmanagement zijn veel producten opgenomen zoals in de GEMMA katernen van gegevensmanagement zijn omschreven. Bij het beantwoorden van al deze vragen kun je veel vervolgvragen stellen: als er bijvoorbeeld sprake is van een gegevenslandschap waarin zowel de basisregistraties als de datawarehouses zijn opgenomen, zul je door moeten vragen: wat is de actualiteit van de gegevens in de datawarehouse? Wat is de kwaliteit van de gegevens die afgeslagen zijn van de bron in een secundair systeem? Worden de gegevens in deze opslag ook op de juiste manier afgeschermd? Strookt de opslag van de gegevens in het subsysteem nog met het originele doel van het inzamelen van de gegevens? Let ook op de afhankelijkheden van deze redundante opslag: zijn de processen die gegevens uit deze opslag afnemen zich bewust van de actualiteit van deze gegevens? Inhoud van gegevensmanagement Gegevenslandschap. Landschap Er zijn veel mogelijke landschapskaarten. Denk aan de KING softwarecatalogus, of proces-; gegevens-; applicatie-; of gegevensgroepen- kaarten. Gebruik deze regel om de kaarten te omschrijven en te scoren (eigen invulling). Hieronder zijn 3 veel voorkomende kaarten apart beschreven. Producten Applicatielandschap Een overzicht van alle applicaties waar de gemeente gebruik van maakt. (zoals de KING Softwarecatalogus of een eigen Gemeente-CMDB 2 ). Gegevenslandschap Informatiestromen-landschap Een overzicht van de voornaamste opslag (inclusief redundante 3 opslag) van gegevens waar de gemeente gebruik van maakt. Een overzicht van de belangrijkste bedrijfsfuncties, informatiestromen tussen de belangrijkste applicaties of processen die de gemeente in zet om haar taken te verrichten. Gegevenscatalogus Gegevenswoordenboek (landelijk of eigen) Objecten/entiteiten modellen (of datamodel) 2 Configuration Management Data Base 3 Redundantie is het dubbel opslaan van iets of iets opslaan wat al bestaat (zoals persoonsgegevens uit de BRP opslaan in een gegevensmagazijn)

5 Gegevenscatalogi (landelijk) Kwaliteit* Komen de lokale interpretaties van gegevensdefinities overeen met de landelijke catalogi (bijvoorbeeld de stelselcatalogus en het SUWI gegevensregister) en worden deze landelijke catalogi ook geraadpleegd als hier vragen over zijn? *Kies of voor het generiek invullen van de kwaliteit (hieronder) of (zie bijlage) voor het invullen van de kwaliteit per gegevensregistratie. Er zijn kwaliteitseisen gedefinieerd en deze worden gemonitord? Bij verkeerde gegevens wordt er teruggemeld. (eigen invulling) Afspraken GLO s (Gegevens Leverings Overeenkomst) Richtlijnen Kwaliteitsverbetering Roadmap Beveiliging Subtotaal Er zijn richtlijnen opgesteld en deze worden nageleefd. Denk aan richtlijnen voor intern- en extern gebruik. Of denk aan richtlijnen voor het inwinnen van gegevens, of bijvoorbeeld over de rapportage van afspraken over het gebruik van gegevens. Er zijn verbeterinitiatieven op basis van de gegevenskwaliteitresultaten. Er is een roadmap opgesteld om inzichtelijk te maken hoe de gegevenskwaliteit wordt verbeterd. De beveiliging is expliciet georganiseerd. (minimaal 13 maximaal 65 punten)

6 Inhoudelijke toelichting Ad vragen rollen en functies gegevensmanagement Bij de vragen over de rollen en functies, eventueel nog afzonderlijk per (basis) registratie gaat het er natuurlijk om of ook deze rol/functie wordt nageleefd en of er een logische scheiding is tussen de verschillende rollen. In welke mate zijn de diverse rollen generiek dan wel voor elke (basis)registratie specifiek vastgelegd en uiteindelijk belegd bij medewerkers? Weten de betreffende medewerkers wat ze op basis van die rollen moeten doen en zijn ze toegerust met voldoende mogelijkheden om deze taken uit te voeren? Zie ook de RACI matrix in het tactisch katern gegevensmanagement om inzicht te krijgen in de logica van de verschillende rollen ten opzichte van één of meerdere instrumenten. Opvallend is dat bij veel gemeenten die de eerste stappen hebben gezet op het gebied van gegevensmanagement de bronhouder meestal expliciet is benoemd. Organisatie van gegevensmanagement Gegevensmakelaar Distributeur Generieke rollen Beheerder Generieke Voorzieningen Architect (Domein-; Gegevens-) Portefeuillehouder gegevensmanagement Auditor Functionaris voor de gegevensbescherming Regisseur gegevensmanagement/ informatiemanagement Het is mogelijk om het onderdeel hieronder specifiek per basisregistratie of als geheel voor de organisatie in te vullen. BRP BAG WOZ BGT BRO Registratiehouders Per (basis)registratie Broneigenaren Bronhouders Mutatieleveranciers Afnemers Subtotaal (minimaal 13 maximaal 65 punten) Zie hier voor de definities van de verschillende begrippen, rollen en producten in bovenstaande tabel.

7 Conclusie* Ten aanzien van het bewust met gegevensmanagement omgaan kan het volgende worden geconcludeerd. Door de scores op te tellen wordt een vereenvoudigde conclusie samengesteld. De scores kunnen dan indicatief als volgt worden beoordeeld: Een score: 33 en lager: uw gemeente bevindt zich in de initiële fase van gegevensmanagement implementatie. Een score: 66 en lager: uw gemeente bevindt zich in de basis fase van gegevensmanagement implementatie. Een score: 99 en lager: uw gemeente bevindt zich in de intermediate fase van gegevensmanagement implementatie. Een score van: 132 en lager: uw gemeente bevindt zich in de gevorderde fase van gegevensmanagement implementatie. Een score van 165, uw gemeente bevindt zich in de excellerende fase Gegevensmanagement fase in uw gemeente Initieel Basis Intermediate Gevorderd Excellerend Deze scores of fasen impliceert niet dat elke gemeente naar het excellerende niveau moet streven. Het is wel een indicatie dat uw gemeente een bijzondere stap heeft gezet op dit gebied en dit kan delen via bijvoorbeeld de pilotstarter met andere gemeenten. Afhankelijk van het streven van de gemeente wordt er gekeken welke fase op welk moment behaald moet worden. Dit streven is een uitkomst van het management en de projectleider/functionaris gegevensmanagement om gegevensmanagement geïmplementeerd te krijgen.

8 Om dat ambitie niveau te bereiken worden de volgende acties geformuleerd: Geef hier aan in bijvoorbeeld een tabelvorm: Onderwerp Toelichting Nulmeting Ambitie Actie Tijdschema Product gegevensmanagement Wat wordt hiermee bedoeld? Wat is het huidige niveau? Waar wil de gemeente naar toe groeien? Welke acties worden ondernomen Wanneer is de actie klaar? Rol gegevensmanagement En probeer dan zo SMART mogelijk te formuleren: wie neemt de actie? Met welke afhankelijkheden? Wat is de deadline? Natuurlijk is een bovenliggende strategie nodig: waarom kies je voor welk onderdeel en op welke wijze wil de gemeente dit implementeren? Op zijn 4 factsheets te vinden om gemeenten op weg te helpen met hoe verder te gaan na het bepalen van de huidige stand van zaken. Met deze factsheets wordt ten eerste een indicatie gegeven wat de baseline Gegevensmanagement zou kunnen zijn en afhankelijk van de gemeentelijke strategie hoe een implementatie vervolgstap kan worden gezet met drie verschillende thema s: efficiëntie; in control of privacy. Zoals al eerder gemeld zal de uitslag van een vraag of de conclusie nader besproken moeten worden met een gegevensmanagement specialist. Neem contact op met KING om te kijken met welke specialist er een nabespreking kan worden georganiseerd. Het is ook mogelijk om in de rapportage stand van zaken gegevensmanagement van uw gemeente details op te nemen van de scorecard. Hieronder is daar een opzet voor gemaakt. Producten Ten aanzien van de producten van gegevensmanagement kan het volgende worden geconcludeerd:. Het gemeente-ambitie niveau ligt op. met.(productnaam) Om dat ambitie niveau te bereiken worden de volgende acties geformuleerd: Door de volgende personen:

9 Met de deadline: Rollen Ten aanzien van de rollen rondom gegevensmanagement kan het volgende worden geconcludeerd:. Het gemeente-ambitie niveau ligt op. met.(rol) Om dat ambitie niveau te bereiken worden de volgende acties geformuleerd: Door de volgende personen: Met de deadline:

10 Bijlage Kwaliteit per gegevensregistratie Onderstaande tabel kun je gebruiken als je specifiek per registratie de kwaliteit wilt beoordelen. Er is ruimte in de tabel gemaakt voor eigen registraties en eigen kwaliteitsprotocollen. Het is mogelijk om de kwaliteit specifiek per basisregistratie in te vullen. Ook kunnen eigen registraties worden toegevoegd. BRP BAG WOZ BGT BRO De kwaliteitsniveaus zijn als volgt gedefinieerd: 1 = lage score tot 5 = hoge score. Zijn er kwaliteitseisen gedefinieerd en worden deze gemonitord voor deze registratie? Per (basis)registratie Worden verkeerde gegevens teruggemeld voor deze registratie? Er zijn GLO s (Gegevens Leverings Overeenkomst) voor deze registratie. Er zijn richtlijnen voor deze registratie. Er vindt (reguliere) Kwaliteitsverbetering voor deze registratie plaats Er is een roadmap voor deze registratie opgesteld Gegevenswoordenboek (landelijk of eigen) beschikbaar? Objecten/entiteiten modellen (of datamodel) beschikbaar? Geef een algemeen oordeel voor de huidige kwaliteit van de registratie (schaal 1-5). J / N J / N J / N J / N J / N J / N J / N J / N J / N J / N J / N J / N J / N J / N