gemeente Roermond uw nummer uw datum AAN 2012/UIT/35623 ^ voorzitter van de gemeenteraad 6 februan 2012 ^

Transcriptie

1 gemeente Roermond m 6 uw nummer uw datum ons nummer onze datum verzonden inlictitingen bij sector/afdeling doorkiesnr. bijlage(n) betreffende AAN 2012/UIT/35623 ^ voorzitter van de gemeenteraad 6 februan 2012 ^ E. Wassenberg SECR / Kabinet en Communicatie Instructie voor de behandeling van klachten. scenariomodel Amendement D66 Krantenartikel 'gemeenten stoppen met ombudsman Z-Limburg'. raadsinformatiebrief inzake Amendement Lokale ombudsman Geachte voorzitter, Met dit schrijven informeren wij u over de afhandeling van het bij de begrotingsbehandeling aangenomen amendement van D66 betreffende de lokale ombudsman. In dit amendement wordt gevraagd als doelstelling voor 2012 in programma 7 van de begroting op te nemen, te onderzoeken hoe aan de invoering van een eigen lokale ombudsman vorm kan worden gegeven. Alvorens inhoudelijk in te gaan op het amendement is het van belang duidelijkheid te geven over het begrip 'klacht' binnen het klachtrecht, het verschil in intern en extern klachtrecht en de rol van de ombudsman in deze. Op 1 juli 1999 is hoofdstuk 9 (klachtbehandeling) van de Algemene wet bestuursrecht (Awb) in werking getreden. Wanneer een burger van mening is dat hij onheus bejegend is door een bestuursorgaan, bestuurder of ambtenaar kan de burger een klacht indienen bij het betreffende bestuursorgaan ic. de gemeente. Let wel, een klacht wordt ingediend wanneer sprake is van een gedraging. Wanneer sprake is van een besluit dan zal de burger bezwaar of beroep moeten indienen bij de gemeente. Binnen het klachtrecht is sprake van intern en extern klachtrecht. Een klacht wordt ten allen tijde in eerste aanleg afgehandeld door het lokale bestuursorgaan ic. de gemeente. De gemeente kan ervoor kiezen de klacht zelfstandig af te handelen óf zich bij de afhandeling van de klacht te laten adviseren door een onafhankelijke klachtadviesinstantie. De cliëntraad Wet Werk en Bijstand heeft in een schrijven aan het college aangeven voorstander te zijn van het instellen van een klachtadviesinstantie. De gemeente Roermond heeft op dit moment geen klachtadviesinstantie ingesteld en handelt klachten af conform de door uw raad vastgestelde 'instructie voor de behandeling van klachten' (=intern klachtrecht). Nadat de klacht conform het intern klachtrecht door de gemeente is afgehandeld en de klager ontevreden is over de afhandeling van de klacht door de gemeente, kan de klacht binnen één jaar ter behandeling worden voorgelegd aan een onafhankelijke externe instantie. De gemeente Roermond heeft zich hiervoor aangesloten bij de Nationale Ombudsman (NO). De NO (= extern klachtrecht) neemt klachten dus pas in behandeling nadat ze door de gemeente zijn afgehandeld. Het is mogelijk stadhuis Markt EM Postbus AX Roermond T F Rabobank

2 Ons nummer SECR2012/UIT/35623 Pagina 2 dat gemeenten in plaats van zich aan te sluiten bij de Nationale Ombudsman kiezen voor het instellen van een eigen lokale ombudscommissie of een regionale ombudscommissie zoals ook de gemeenten in Zuid-Limburg hebben gedaan. Echter, de gemeenten in Zuid-Limburg hebben recentelijk vanuit financiële oven/vegingen besloten de eigen regionale ombudscommissie op te heffen en alsnog aan te sluiten bij de Nationale Ombudsman. Voor nadere onderbouwing van dit besluit verwijzen wij naar bijgevoegd krantenartikel. Uit bovenstaande toelichting kan worden geconcludeerd dat een lokale ombudsman, zoals bedoeld in het klachtrecht, in de fase van het intern l<lachitrecfit niet de rol van onafhankelijk toezichthouder annex troubleshooter kan vervullen. De ombudsman (nationaal of lokaal) komt pas in beeld nadat een klacht door de gemeente is afgehandeld. Daarnaast wordt de rol van ombudsman in de fase van het extern klachtrecht in de gemeente Roermond ingevuld door de Nationale ombudsman. Wij zien geen redenen om hiervan af te stappen. Gezien vorenstaande zien wij geen aanleiding om over te gaan tot het instellen van een eigen lokale ombudsman. Uiteraard is, binnen de kaders van het klachtrecht, gekeken naar andere mogelijkheden die tegemoet komen aan de intentie van uw verzoek. In het kader van Excellente dienstverlening is de bestaande gemeentelijke klachtenregeling tegen het licht gehouden. Hiertoe is de gemeenteiijke klachtenregeling getoetst aan de minimumeisen die hoofdstuk 9 van de Awb stelt en zijn de voor- en nadelen van het instellen van een onafhankelijke klachtadviesinstantie in beeld gebracht. Dit heeft geleid tot de conclusie dat de werkwijze van de gemeente Roermond voldoet aan de minimumeisen van de Awb en de huidige klachtenregeling voldoende waarborgen bevat voor de onafhankelijke afhandeling van klachten. Desondanks hebben wij besloten, een onafhankelijke klachtadviesinstantie in te stellen, vooralsnog in het kader van een pilot voor een periode van twee jaar. Dit komt naar onze mening enigszins tegemoet aan het gestelde in het amendement. Dit betekent dat klachten die de gemeente ontvangt in behandeling worden genomen door deze onafhankelijke klachtadviesinstantie. De klachtadviesinstantie nodigt de klager en de eventuele betrokken ambtenaar uit voor een gesprek en adviseert het college over de afhandeling van de klacht. Op deze wijze wordt reeds op voorhand elke schijn van partijdigheid bij de burger weggenomen. Dit besluit leidt tot wijziging van de 'instructie van de afhandeling van klachten'. Een gewijzigde instructie wordt te zijner tijd aan u voorgelegd. Wij begrijpen dat u in het kader van uw werkzaamheden als raadslid, in uw taakopvatting van het zijn van volksvertegenwoordiger, bepaalde belangen van de burger wilt behartigen. Raadsleden hebben hiertoe ook diverse reguliere instrumenten tot hun beschikking. Bijgaand scenariomodel maakt duidelijk hoe u als raadslid kunt omgaan met klachten van burgers. Wij verzoeken u deze brief door te leiden naar de leden van de raad. Hoogachtend,

3 Burgemeester en wethouders van Roennond, De burgemeester van Roermond, gelet op het bepaalde in hoofdstuk 9 van de Algemene wet bestuursrecht; medegelet op het wetsvoorstel dualisering gemeentebestuur; besluiten: 1. in te trekken de op 25 juni 2002 vastgestelde instructie voor de behandeling van klachten en 2. vast te stellen de volgende: Instructie voor de behandeling van klachten Artikel 1. Registratie 1. Elke ingediende klacht over een gedraging van een ambtenaar, een bestuurder of een bestuursorgaan wordt door de afdeling Kabinet en Communicatie geregistreerd en voorgelegd aan degene die de klacht op grond van artikel 2 behandelt. 2. Een klacht kan ook mondeling worden ingediend; een mondeling ingediende klacht wordt op schrift gesteld indien klager daar uitdrukkelijk om verzoekt en ter tekening aan de klager voorgelegd ter bevestiging van de juiste weergave van de klacht. Artikel 2. Klachtenbehande 1 aar 1. Een klacht wordt namens het college van burgemeester en wethouders behandeld door: a) Een sectordirecteur indien het een gedraging van een ambtenaar van zijn/haar sector betreft; b) De gemeentesecretaris indien het een gedraging van een sectordirecteur en een concerncontroller betreft; c) De commandant van de brandweer indien het een gedraging van een ambtenaar van de brandweer betreft; d) De burgemeester indien het een gedraging van de gemeentesecretaris of de commandant van de brandweer betreft. 2. Een klacht wordt behandeld door de burgemeester indien het een gedraging van de gemeenteraad, een commissie of het college van burgemeester en wethouders betreft. 3. Een klacht wordt behandeld door de loco-burgemeester indien het een gedraging van de burgemeester betreft.

4 Artikel 3. Kennisgeving beslissing ln verband met het door de burgemeester op te stellen burgeijaarverslag stelt de klachtenbehandelaar hem/haar in kennis van de bevindingen van het onderzoek en van zijn/haar beslissing op de klacht, alsmede van de eventuele gevolgen die aan de afhandeling van de klacht zijn of zullen worden verbonden. De klachtenbehandelaar informeert tevens de gemeentesecretaris en de portefeuillehouder personeel en organisatie. Artikel 4. Citeerartikel Deze instructie kan worden aangehaald als "instructie behandeling klachten". Roermond, 15 mei Burgemeester en wethouders van Roermond, de secretaris, de burgemeester. de burgemeester van Roermond,

5 Scenariomodel klacht burger via raadslid Klacht burger via raadslid Klacht heeft betrekking op een formeel besluit: raadslid adviseert klager tot indienen bezwaar of beroep Klacht heeft betrekking op een gedraging van een ambtenaar of het bestuursorgaan. Raadslid maakt gebruik van de instrumenten die hij tot zijn beschikking heeft in de uitoefening van zijn controlerende taak (beleid). Raadslid laat zich informeren over de individuele casus. Raadslid adviseert burger een formele klacht in te dienen bij de gemeente. Raadslid wendt zich tot desbetreffende sectordirecteur. Raadslid wendt zich tot desbetreffende portefeuillehouder. Klacht wordt door externe klachtencommissie in behandeling genomen. Wanneer de klager niet tevreden is over de afhandeling van de klacht kan deze zich wenden tot de Nationale Ombudsman.

6 D66 Roermond Amendement [08]2 Ombudsman lokaal AMENDEMENT De raad van de Gemeente Roermond, in vergadering bijeen op 10 november 2011, bij gelegenheid van de Algemene Beschouwingen en Begroting 2012; OVERWEGENDE DAT: de relatie tussen burger en bestuurder door de keuzes gemaakt bij de begroting 2012 verandert, de afstand tussen burger en bestuurder mede daardoor verder vergroot kan raken; VAN MENING ZDNDE DAT: dat de begroting 2012 er toe zal leiden dat veel mensen en/of instellingen met financiële en/of organisatorische vraagstukken worden geconfronteerd, onder die omstandigheden het bestuur in ieder geval dient te zorgen voor een redelijke toetsing en afhandeling van bezwaren; BESLUIT DAT: in Programma 7 (Roermond: De gemeente) als doelstelling voor 2012 wordt opgenomen dat wordt onderzocht hoe aan de Invoering van een eigen, lokale Ombudsman vorm kan worden gegeven; en gaat over tot de orde van de dag., Aldus vastgesteld in de vergadering van 10 november 2011, De Raad voornoemd. de Griffier de Voorzitter Ingediend door: Fractie D66 Ferdinand Pleyte Gemeenteraadsfractie D66 Roermond Ferdinand Pleyte E: AndersD66Roermond@gmail.com M:

7 dinsdag, 08 november 2011 Tl DUUR Commissie wordt i januari opgeheven Gemeenten stoppen met ombudsman Z-Limburg door Erwin Schmidt SrrTARD/MAASTRICHT - De lolcale ombudsman (ofwel de Ombudscommissie Zuid-Limburg) verdwijnt. De zes deelnemende gemeenten vinden de commissie te duur worden. Per i januari 2013 gaat de stekker eruit. Burgers kunnen zich daarna met hun klacht wenden tot de Nationale Ombudsman in Den Haag. Volgens de regionale ombudsman Henk Mostert willen de kleine gemeenten (Eijsden, Meerssen, Valkenhui^ a/d Geul en Margraten) best doorgaan. maar haken Sittard-Geleen en Maastricht af vanwege stijgende kosten. Volgens Sittard-Geleen kampt de regionale ombudsman met structurele tekorten. In 2010 was het tekort 5 mille. In een poging de vaste kosten te spreiden, zijn andere gemeenten in Zuid-Limburg uitgenodigd zich aan te sluiten. Daarvoor was geen animo. Volgens Mostert verwijnt de lokale, persoonlijke benadering van de ombudsman. Hij wil bij zijn nationale collega pleiten voor het oprichten van regionale afdelingen van de Nationale Ombudsman.