Excelleren in betrokkenheid, passie en gevoel

Transcriptie

1 Michiel Middendorf: Den Haag positioneren als internationale stad van vrede en recht Fraai Projecten en Wolterinck Event Decoration: Zo n opdracht komt maar één keer in je leven voorbij Hans van der Linde en Robin van der Schuyt: Vertrouwen gevraagd én gekregen Fred Bourgonje: Wensen van opdrachtgever vertalen in technische oplossingen Jorrit Oosthoek en Romona Postma: Excelleren in betrokkenheid, passie en gevoel World Forum - Fraai Projecten en Wolterinck Event Decoration - Van der Linde Catering + Evenementen - Bourgonje BV - Verwiel en WIjngaard

2 Colofon inhoud Het NSS Review is een eenmalige uitgave van Hans van der Linde. Uitgever Hans van der Linde Drukwerk en realisatie Voorwoord 4-5 World Forum 6-9 Fraai Projecten en Wolterinck Event Decoration Fotopagina Van der Linde Catering + Evenementen Bourgonje BV Verwiel en Wijngaard Quatro Advies Tekst Publiz, Peter van der Heide Vormgeving Lievaart Vormgeving & Communicatie Oplage exemplaren Informatie Telefoon: hans@vanderlindecatering.nl Overname of vermenigvuldiging uit deze uitgave is alleen toegestaan na toestemming van de uitgever. 2 - NSS REVIEW NSS REVIEW - 3

3 Geachte lezer, 53 landen, vier internationale organisaties. 58 wereldleiders, duizenden delegatieleden en journalisten. De Nuclear Security Summit 2014 (NSS) is in alle opzichten een wereldtop. Het doel: nucleair terrorisme voorkomen, wereldwijd. Nederland staat bekend als land dat zich wereldwijd inzet voor vrede, recht en veiligheid. Daarom vinden we het voorkomen van nucleair terrorisme belangrijk. Want door de doorvoer van veel goederen in de Rotterdamse haven en mensen op Schiphol, is het risico van smokkel van nucleair materiaal via ons land niet ondenkbaar. We lopen dan ook voorop als het gaat om de opsporing hiervan en willen dat blijven doen. Daarnaast hebben we nucleaire bedrijven in ons land, die goed moeten worden beveiligd. De NSS is een wereldtop die sinds 2010 iedere twee jaar wordt georganiseerd en waaraan leiders van meer dan vijftig landen deelnemen. Initiatiefnemer is president Obama. Op zijn verzoek organiseert Nederland de NSS in Zo werkt ons land actief mee aan een veilige wereld. Voor iedereen. Voor nu. Voor de toekomst. De top heeft nogal wat gevolgen voor Den Haag en omgeving. In een straal van 60 kilometer rondom de stad zijn voor de verwachte delegatieleden en journalisten bedden gereserveerd in zo'n 55 hotels. Om veiligheidsredenen worden de exacte locaties niet bekend gemaakt. Om diezelfde reden is er een ongekende politie-inzet tijdens de top. Een projectteam is sinds medio 2012 bezig met de organisatorische voorbereidingen. Een sherpa -team is verantwoordelijk voor de inhoudelijke, diplomatieke en voorbereidende onderhandelingen. Daarnaast werken er vele verschillende organisaties en ministeries mee om de top tot een succes te maken. Voor dit evenement is aan de hand van diverse aanbestedingen een aantal topleveranciers uit de evenementen-industrie de opdracht gegund om hun kennis, expertise en creativiteit in te zetten op het grootste politieke evenement ooit in Europa gehouden. Vijf van hen vinden de top zo bijzonder, dat zij besloten hebben om een magazine te maken naar aanleiding van de NSS. Het magazine dat nu voor u ligt. Het zijn World Forum, Fraai Projecten en Wolterinck Event Decoration. Van der Linde Catering + Evenementen, Verwiel & Wijngaard en Bourgonje Geluid- en Lichtservice. World Forum is dé Haagse congreslocatie die dit jaar de NSS mag huisvesten. Fraai Projecten heeft samen met Wolterinck Event Decoration vierkante meter in World Forum ingericht in het thema 'A modern twist to Dutch classics. Van der Linde Catering + Evenementen verzorgt in samenwerking drie sterrenkok Jonnie Boer van De Librije de catering voor de wereldleiders en catert de delegaties, organisatie, crew en politie. Bourgonje Geluid- en Lichtservice verzorgt een belangrijk deel van het licht, het geluid en de AV in en om het World Forum tijdens de top en ruim 400 cateringmedewerkers van Verwiel & Wijngaard werken tijdens de top nauw samen met Van der Linde. In de volgende pagina's leest u meer over hun inspanningen en hoe zij de soms hectische, maar uitzonderlijke periode in aanloop naar de top hebben beleefd. Han-Maurits Schaapveld, Projectdirecteur NSS 2014 NSS REVIEW - 5

4 Michiel Middendorf, general manager World Forum: Den Haag positioneren als internationale stad van vrede en recht World Forum in Den Haag is de trotse gastlocatie van de Nuclear Security Summit 2014 (NSS). Trots omdat de NSS in de top drie van grootste evenementen ter wereld staat, maar ook omdat deze internationale top aansluit bij de ambities van zowel de stad als World Forum. Eerder huisvestte het internationale congrescentrum al de Afghanistan-conferentie en ook als locatie van culturele evenementen zoals North Sea Jazz heeft World Forum de nodige faam verworven. "World Forum en de gemeente Den Haag werken de laatste jaren nauw samen om de residentie als dé internationale stad van vrede en recht te profileren", vertelt Michiel Middendorf, general manager van World Forum. "De Nuclear Security Summit past natuurlijk perfect in dat streven. Opnieuw mogen wij letterlijk de hele wereldtop in ons congrescentrum verwelkomen!" "Den Haag onderscheidt zich van veel andere steden door haar ambitie niet alleen in woord maar ook in daad te belijden. Zo zet de gemeente zich actief in om internationale organisaties en grote internationale gebeurtenissen naar de stad te halen. Denk aan het Vredespaleis, het International Criminal Court, Eurojust, het Joegoslavië Tribunaal en het Cyber Security Center. Michiel Middendorf, general manager van World Forum (foto: Arthur Vahlenkamp) 6 - NSS REVIEW Zowel institutioneel als wetenschappelijk Ook met de wetenschappelijke wereld zijn er sterke banden. Bijvoorbeeld met de campus van de Rijksuniversiteit Leiden, waar wetenschappers en studenten zich dagelijks buigen over internationale vraagstukken. Zo wordt er zowel op institutioneel als op wetenschappelijk gebied flink aan de weg getimmerd en inhoud gegeven aan Den Haag als internationale stad van vrede en recht." NSS REVIEW - 7

5 Die inspanningen werpen nu al vruchten af. "Later dit jaar mogen wij nog een NATO -evenement organiseren en verwelkomen we ook ASIS, een internationale organisatie van beveiligingsspecialisten. Daarmee sluiten vijf van de twintig internationale congressen die wij dit jaar huisvesten aan bij het thema." derlands Elftal hier in 1974 met de schaal op het bordes. Daarom is het fijn dat de gemeente heeft besloten weer te investeren in deze locatie. Benaderbare bestuurders Om de gemeenschappelijke doelen van de stad en World Forum te realiseren, werkt Middendorf nauw samen met diverse bestuurders en topambtenaren van de gemeente, zoals de wethouder van economische zaken, de wethouder van city marketing en de directie van Den Haag Marketing. "Wat daarbij opvalt, is dat iedereen zo benaderbaar is", vertelt hij. "Zeker in een grote stad is dat niet vanzelfsprekend, zelfs niet als je een gemeenschappelijk belang hebt. Voor de NSS hebben we trouwens een aparte samenwerkingsovereenkomst gesloten, al was het maar omdat de top ons gebouw en onze dienstverlening overstijgt." Het is overigens handig dat ook BuZa, onze opdrachtgever voor de NSS, in Den Haag is gevestigd. Helemaal omdat er buitengewoon getalenteerde mensen op het ministerie werken. Dat zeg ik niet om aardig te zijn, maar omdat ik het meen. Ze kunnen snel opschalen om iets groots op een goede manier neer te zetten, mede doordat ze kunnen putten uit een internationaal netwerk van zeer capabele medewerkers. De Afghanistan-conferentie van 2009 is daarvan een mooi bewijs: die is binnen drie weken georganiseerd. Zoiets kan alleen als je zeer vaardig bent." Dienstbaar zijn Over zijn filosofie van gastheerschap is Middendorf stellig: De meeste mensen die in de hospitality-branche werken, noemen 'gastvrijheid' als het leidende begrip. Ik ga verder en kies voor dienstbaarheid. Daar zijn wij in Nederland niet zo aan gewend. Veel mensen worden er zenuwachtig van omdat ze een bepaalde perceptie bij dat woord hebben. Ik vind dat het juist een kwaliteit is, als je jouw opdrachtgever tot in de puntjes wilt verzorgen. Als de klant wil dat een muur paars wordt geschilderd, dan pak je een bus verf en schilder je m paars." Vanuit menselijk perspectief lijkt dit misschien wat ver te gaan, maar als zakelijke dienstverlener in onze branche moet je nooit in discussie willen gaan -of erger: een discussie willen winnen- met degene die jouw rekening betaalt. Dat is inherent aan dit vak en voor ons heilig. Sterker nog, het is de reden dat ik in deze branche werk: mensen blij maken en tevreden stellen. Over eigen schaduw heen stappen Die benadering heeft er in 2013 mede toe geleid dat World Forum is uitgeroepen tot Best Conference Venue of Holland. Het winnen van zo n internationale prijs is leuk en eervol, helemaal omdat het een publieksprijs is. Naast de aandacht die het genereert, geeft het aan dat je datgene wat je wilt uitstralen ook echt hebt bereikt. En dat zullen we tijdens de NSS opnieuw laten zien. Wat ik mooi vind aan het organiseren van dit grootse evenement, is dat het de kracht van de mensen in de organisatie naar boven brengt. Dat geldt zowel voor de jonge mensen die er nog maar net bij zijn als voor de oude rotten die al jaren meedraaien. Iedereen stapt over zijn eigen schaduw heen en verrast aangenaam. Dat is mooi om te ervaren, helemaal omdat alle drukte dus niet tot frustratie leidt. Het laat je weer eens zien waar de kracht van een organisatie zit. Het is een cliché -en daarom waar!- maar dat is dus echt bij de mensen die er werken! En daar kan ik enorm van genieten. Safety & security "Als je specialist wilt zijn op het gebied van veiligheid, moet je als organisatie natuurlijk aan bepaalde normen voldoen. Zeker bij de NSS, waar alle wereldleiders aanwezig zijn, is dat een randvoorwaarde. Je kunt je niet voorstellen hoeveel eisen er zijn op het gebied van beveiliging. Overigens kan dat ook gaan om het beschermen -of beter: faciliteren- van de privacy." Daarom heeft World Forum een 'dedicated' manager safety & security in dienst. "Die is enkel met het vakgebied bezig. Door haar ervaringen met evenementen als de NSS, borg je kennis in de organisatie. Wij profiteren daar niet alleen van tijdens grote internationale evenementen, ook in de corporate wereld neemt de vraag naar veiligheid en beveiliging hand over hand toe. Omdat we inmiddels een imago hebben opgebouwd, vallen we meer op bij potentiële klanten. Dat zien we terug in onze reserveringen. Goed voor economie en gemeenschap Congressen als de NSS hebben ook een economische impact. Niet alleen voor World Forum, maar voor de hele stad. "Alleen al de NSS geeft Den Haag een impuls van 4 miljoen euro. Daarom is ons vak ook altijd een publiek-private samenwerking: wij zijn een commercieel bedrijf, de gemeente Den Haag en het ministerie van Buitenlandse Zaken, de opdrachtgever, zijn overheidsinstellingen. Nuclear Security Summit 2014 Het pand is sinds 2013 weer eigendom van de gemeente, GL events verzorgt de exploitatie. Dat kan ook niet anders, een dergelijk gebouw is veel te duur voor een commerciële partij, waardoor er afbraakrisico zou ontstaan, legt Middendorf uit. Wat het voor de gemeente interessant maakt, is dat wij enerzijds economische impulsen kunnen creëren waardoor de investeringen te verantwoorden zijn en anderzijds een maatschappelijke rol hebben binnen de gemeenschap. Want natuurlijk programmeren wij ook veel culturele evenementen, we hebben immers het grootste theater van Nederland!" Het leuke is, dat het gebouw sinds vorig jaar weer echt van die gemeenschap is. Ik ontmoet dagelijks mensen die er herinneringen aan hebben, bijvoorbeeld omdat ze hier tijdens hun studententijd hebben gewerkt of omdat ze bijzondere herinneringen koesteren aan een concert dat ze hier hebben bezocht. Maar er zijn veel meer hoogtepunten. Zo stonden Johan Cruyff en het Ne- World Forum en GL events World Forum werd aan het einde van de jaren 60 van de vorige eeuw gebouwd als het Nederlands Congresgebouw. Oorspronkelijk was het eigendom van de gemeente, die het ook exploiteerde. In 2001 werd het verkocht aan TCN, vorig jaar kocht de gemeente Den Haag het pand weer terug. Sinds oktober 2009 wordt World Forum geëxploiteerd door GL events. Dit Franse bedrijf met een omzet van bijna een miljard euro beheert wereldwijd 37 congreslocaties en heeft jarenlang ervaring in het organiseren van evenementen. Daar zitten hele grote bij, vertelt Michiel Middendorf. Zo verzorgt GL events de infrastructuur van onder andere het WK Voetbal en de Olympische Spelen. Daarnaast runnen ze een evenementenbureau en exploiteren ze toonaangevende congres- en expositielocaties. Het is een prettig bedrijf, waar veel ruimte is voor ondernemerschap. Daarnaast heeft GL events een ambitieus beleid op het gebied van Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen (MVO) en draagt de organisatie bij aan vooruitgang in de branche. 8 - NSS REVIEW NSS REVIEW - 9

6 Fraai Projecten en Wolterinck Event Decoration: Zo n opdracht komt maar één keer in je leven voorbij Maar liefst dertig afgeladen trailers reden in de eerste helft van maart van Raamsdonksveer naar Den Haag. Aan boord: decorstukken, meubelen en accessoires om de Nuclear Security Summit 2014 de aankleding te geven die een wereldtop waardig is. Martin van Hemert van Wolterinck Event Decoration en Gerben van Raak en Koen van Berlo van Fraai Projecten hebben in totaal zo n vierkante meter gedecoreerd in World Forum. Het is een prachtig plaatje geworden, waarin klassieke toppers en eigentijds design hand in hand gaan. "Het thema van de aankleding van de top is 'A modern twist to Dutch Classics'. Dat hebben wij op meerdere manieren vertaald in de aankleding en in de details van alle ruimtes doorgevoerd. Zo hebben we een vloerkleed ontworpen en laten maken dat haast van Delfts blauw lijkt. De twist die wij eraan hebben gegeven, is dat de afbeeldingen afwijken. Zo hebben we de Erasmusbrug erin opgenomen, maar zie je ook pictogrammen van een kaasschaaf en de klapschaats. De kleinere klassiekers ontbreken dus niet. Datzelfde geldt voor beroemde Nederlanders zoals Johan Cruijff, Epke Zonderland en Victor en Rolf. De helden van nu zijn immers de klassieken van morgen." "De pictogrammen zelf zijn opgebouwd uit het logo van de NSS in miniformaat. Zo wordt weer de link met het evenement gelegd. Ook op de ovalen conferentietafel komen de pictogrammen terug. Die beelden gaan de hele wereld over, waardoor we flink aan Holland-branding doen! Maar de ontwerpen staan ook op de lopertjes op de dinertafels en op de glazen wanden die we plaatsen. Ze worden dus op verschillende manieren in elke ruimte herhaald en vormen daarmee de beeldtaal van de NSS." De kracht van Wolterinck Event Decoration Bloemdecoraties, meubilair en accessoires bepalen de eerste indruk op een feest of evenement. Wolterinck Event Decoration denkt mee met opdrachtgevers en inventariseert alle wensen over sfeer en styling. Het bedrijf kenmerkt zich door de passie om deze wensen te vertalen in decoraties. Bloemen en planten, maar ook meubels en accessoires. De kracht ligt in het gebruik van natuurlijke materialen om bij ieder evenement het wow effect te creëren. Een feest of evenement is immers pas geslaagd wanneer de gasten er nog lang over napraten! 10 - NSS REVIEW NSS REVIEW - 11

7 Niet alleen conceptdenken Zo n styling- en ontwerpproces begint met een eerste krabbeltje op papier. Daarna volgen er nog heel veel tekeningen, die het lang niet allemaal halen. Tegelijkertijd verzamelen we beeldmateriaal dat bij de sfeer en stijl past die wij voor ogen hebben en vullen zo langzaam ons moodboard. Daarbij hebben we ons in dit geval ook laten inspireren door toonaangevende Nederlandse designers. Uit hun werk hebben wij allerlei facetten gehaald die we als de bouwstenen gebruiken. Daarmee maken we ook weer het verschil. Alle definitieve ontwerptekeningen zijn geheel met de hand gemaakt en tonen niet alleen ontwerp, maar vooral ook sfeer. De combinatie van sterke ontwerpen en de kracht van onze visualizer hebben er aan bijgedragen men voor ons heeft gekozen. Natuurlijk moeten het plan en de achterliggende gedachte kloppen, maar je wilt mensen ook de sfeer laten proeven. Wat ons verder onderscheidt van de meeste andere decorbedrijven is dat we niet alleen een verhuurprogramma hebben, maar desgewenst ook alles nieuw en op maat maken. Zoals bijvoorbeeld de entreetrap. Daar is World Forum zo blij mee, dat ze 'm willen houden na de top. Wij zijn dus niet alleen conceptdenkers, maar vooral nuchtere ondernemers in de evenementenbranche die het plaatje voor hun opdrachtgevers zo mooi mogelijk willen maken. Een evenement als de NSS komt waarschijnlijk maar eens in je leven voorbij en biedt ons dus een geweldige kans. We zijn erg trots dat we hiervoor zijn gevraagd en nog trotser dat we het mogen uitvoeren. Tegelijkertijd: we zijn blij als we een diner mooi mogen aankleden. Kers op de taart De aankleding van World Forum wordt helemaal afgemaakt door een enorme hoeveelheid bloemen. "Bloemen zijn immers de kers op de taart. Wij leveren voor de NSS maar liefst stelen. We gebruiken bijna alleen maar bolgewassen. Vanwege het seizoen, maar ook omdat het typisch Nederlands is. Die bloemen worden gefaseerd geplaatst, al met al zijn we daar een dag of vijf mee bezig. Ook bij de bloemen komen de decoratieve aspecten van de ontwerpen weer terug. In zes enorme tulpenvazen bijvoorbeeld, die met de hand beschilderd zijn in Delfts blauwe-stijl en zo de link weer leggen met het vloerkleed. Verder gebruiken wij schitterend Hollands keramiek als basis. Ook daar zie je weer de link met het thema, A modern twist to Dutch Classics. "Waar we erg trots op zijn, is onze negen meter hoge 'waterval' van amaryllissen die door een van de vloeren heengaat en zo twee verdiepingen met elkaar verbindt. In een andere ruimte hebben we een bloemenbed ondersteboven aan het plafond gehangen en prints van wolken -ook een Nederlands klassieker - op de grond gelegd, wat een vervreemdend 'ondersteboven'-effect geeft." Projectteam van specialisten "Voor deze opdracht hebben we trouwens nog enkele specialisten ingeschakeld. Stuk voor stuk partijen waarmee wij al jaren samenwerken en die zich onderscheiden door hun hoge kwaliteit van dienstverlening. Zij hebben vanaf het begin deel uitgemaakt van ons projectteam en we hebben veel van hen gevraagd, zonder dat we garanties konden geven." Zo werken we voor de stoffering samen met IFS/Coby. Bijna alle vloerbedekking voor de NSS is op maat gemaakt en wordt vervaardigd door een producent die zeer duurzaam werkt. Dat laatste sluit weer aan bij het programma van eisen van de opdrachtgever. Ook het Delfts blauwe vloerkleed wordt door IFS/ Coby geleverd. Minstens zo belangrijk is de samenwerking met Stagelight. Zij zijn verantwoordelijk voor alle sfeerverlichting en zorgen ervoor dat alles wat wij maken en plaatsen perfect wordt uitgelicht. Zo komen de stukken en bloemen optimaal tot hun recht. Ook verzorgt Stagelight de aanlichting van de gevel van World Forum. De derde belangrijke partner is Schellenbach. Zij leveren alle signing. Denk daarbij aan vlaggen, banieren en bordjes. Het mooie is dat onze ontwerpen ook hier weer terugkomen. Zo zie je de pictogrammen, die ook in het vloerkleed en op de conferentietafel zijn verwerkt, weer terug in de vlaggen, banieren en andere signing van Schellenbach. Elk project een Fraai Project Fraai Projecten verzorgt de inrichting en styling van elk denkbaar event. Groot of klein, tijdelijk of blijvend, van A tot Z of gedeeltelijk. Met een ruime keuze aan fraaie barmeubels, buffetten, meubilair en (bloem)decoratie plus een dijk aan ervaring, gedrevenheid en creativiteit wordt elke ruimte een beleving. Passend bij de gelegenheid, het publiek, de opzet en het budget. Met een bestaande sfeerlijn, een stylingconcept op maat of juist een combinatie daarvan. Origineel, doeltreffend én efficiënt. Je kunt het zo gek niet verzinnen, of Fraai heeft het in huis. En als het er niet is, dan zorgt Fraai ervoor dat het er komt. Met plezier! Zo wordt elk project een Fraai Project NSS REVIEW NSS REVIEW - 13

8 Nuclear Security Summit NSS REVIEW Nuclear Security Summit 2014 Nuclear Security Summit 2014 NSS REVIEW - 15

9 Het begon allemaal in de zomer van Wij hadden in het voorjaar al gehoord dat de NSS in Den Haag zou plaatsvinden, toen we een telefoontje kregen van het ministerie van Buitenlandse Zaken, vertelt Van der Linde. Of wij wilden meedoen in de aanbestedingsronde. Nu vroegen ze nogal wat, waardoor we flink moesten investeren. De aanbesteding zou worden beoordeeld op 60 procent kwaliteit/creativiteit, 35 procent prijs en 5 procent duurzaamheid. Maar ons plan was goed, dus hebben we ons ingeschreven. Ook een offerte kan immers een visitekaartje zijn, iedereen weet hoeveel tijd je daarin moet steken. Uiteindelijk mochten drie partycatering bedrijven komen proefkoken op het ministerie. Ook Van der Linde Catering + Evenementen werd uitgenodigd en gaf begin december acte de présence in Den Haag. Van der Linde: "Dat ging erg goed. Zo goed, dat wij op 17 december een telefoontje kregen waarin Buitenlandse Zaken vertelde dat de opdracht aan ons was gegund. Dat was een enorme verrassing, de kans dat we de opdracht zouden krijgen was immers maar 33 procent. Tegelijkertijd kwam het besef dat we meteen moesten schakelen omdat we nog maar een paar maanden hadden. Dus hebben we een projectteam samengesteld onder leiding van Robin, waarvan ook onze operationeel manager en onze chef de cuisine deel uitmaakten. Dat team kwam in de beginfase wekelijks bij elkaar en voerde ook het overleg met de projectteams van Buitenlandse Zaken, zoals het bouwteam en het veiligheidsteam. En dan komt het erop aan het plan dat je op papier hebt gemaakt tot in detail te plannen en alles in de praktijk uit te werken. Enorme impact Een opdracht van deze omvang heeft een grote impact op onze organisatie, vervolgt Van der Linde. We zijn er trots op en het hield ons dag en nacht bezig. Soms lagen we er zelfs wakker van. Dat geldt trouwens voor iedereen, niet alleen voor onze medewerkers, maar ook voor onze leveranciers. Het reguliere werk ging gewoon door en maart was al een drukke maand voor ons met tal van mooie evenementen en partijen. Dan is het natuurlijk geweldig dat we deze enorme opdracht tot in detail hebben kunnen voorbereiden, dat alle werkprocessen kloppen en iedereen met de nodige extra inzet een topprestatie heeft geleverd!. "Vooral het feit dat het een meerdaags evenement was én dat het aan zoveel randvoorwaarden moest voldoen, maakte het zo bijzonder, legt Van der Schuyt uit. We begonnen op 16 maart en de laatste catering hebben we op 27 maart verzorgd. De intensiviteit, de logistiek, het bouwen van diverse keukens in het World Forum en de veiligheidsaspecten waaraan onze organisatie moest voldoen, waardoor we ook onze werkprocessen moesten aanpassen, waren een flinke uitdaging. In dat verband heeft onze chef de cuisine zelfs een awareness-cursus gekregen van de politie. Daarin heeft hij geleerd hoe hij binnen een groep medewerkers eventueel verdachte personen zou kunnen signaleren. Hoe je afwijkend gedrag kunt herkennen en wat je daarmee aan moet. Bijzonder is ook de manier waarop de producten van Lansingerland naar Den Haag zijn vervoerd. Van der Linde: Uiteraard werken wij met de hoogst mogelijke kwaliteitstandaard en zijn wij ISO en ISO gecertificeerd, maar ondanks dat werden van alle culinaire items monsters genomen en voor laboratoriumonderzoek bewaard. Daarna zijn de gerechten in koelcontainers verpakt. Die werden verzegeld en vervolgens in onze vrachtwagens onder politiebegeleiding naar Den Haag gebracht. Normaal gesproken zouden onze auto's zich moeten melden in Wassenaar, waar ze helemaal gecontroleerd zouden worden Hans van der Linde en Robin van der Schuyt, Van der Linde Catering + Evenementen: Vertrouwen gevraagd én gekregen Meer dan maaltijden voor wereldleiders, hoogwaardigheidsbekleders en andere aanwezigen, zo n 400 medewerkers in de keukens en de bediening, een bedrijfspand dat onder dezelfde beveiligingseisen valt als de congreslocatie en gerechten die onder politiebegeleiding van Lansingerland naar Den Haag worden gebracht. Voor Van der Linde Catering + Evenementen zette de Nuclear Security Summit 2014 de wereld even helemaal op z n kop. Het was alsof we een rol hadden gekregen in een spannend boek, zeggen eigenaren Hans van der Linde en Robin van der Schuyt lachend NSS REVIEW NSS REVIEW - 17

10 met onder andere een bomcheck. Maar omdat dit nadelig was voor de temperatuursbeheersing en voor de kwaliteit van onze gerechten, kregen we vanaf ons bedrijfspand een motorescorte rechtstreeks naar het World Forum. Coaching op topniveau In de laatste twee weken voor de top werden onze medewerkers verder getraind en ervan bewust gemaakt dat zij een wel zeer bijzondere klus zouden gaan klaren. Door alle veiligheidsmaatregelen en de nieuwswaarde van het event kwamen veel van onze medewerkers in een wereld die volkomen nieuw was, vertelt Van der Schuyt. Dus stimuleerden wij hen om zich in te lezen in de top en de achtergronden ervan, de NSS Facebook pagina regelmatig te bezoeken en het nieuws te volgen. Het event moest echt tussen hun oren gaan zitten. Op het drukste moment waren er zo n 400 medewerkers waaronder 85 koks aan het werk. In onze processen werken wij al jaren op basis van de zogenaamde Deming cirkel: plan-do-check-act. Zo werken BuZa en Defensie in principe ook, maar BuZa heeft deze werkwijze uitgebreid met een stelregel die heilig is: onduidelijkheid is de bron van alle fouten. Als iemand twijfelt en uiteindelijk zelf een conclusie trekt of een besluit neemt, dan is de kans groot dat daardoor iets fout gaat. Dus moet je constant controlevragen stellen en verklaringen vragen. Zo maak je mensen op de werkvloer steeds beter bewust van hun eigen handelen, aldus Van der Schuyt. Je bent dus eigenlijk bezig met coaching op topniveau. We wisten al dat we goed en creatief kunnen koken en goed kunnen uitvoeren, maar dit is nieuw, tenminste op deze schaal. Daarom stoppen we er veel energie in en met heel veel plezier. Gastvrijheid op Maat noemen we dit. Mediacircus "Waar we niet direct aan hadden gedacht, is het mediacircus dat een evenement van deze schaal met zich meebrengt, vervolgt Van der Schuyt. BuZa heeft onlangs een persbericht verstuurd over de samenwerking tussen driesterrenchef Jonnie Boer van de Librije met Van der Linde Catering + Evenementen tijdens het congres. Het was de bedoeling dat het Stan Huygens Journaal hierover zou schrijven, maar De Telegraaf heeft het bericht op de voorpagina geplaatst. Vervolgens werd ik 's morgens vroeg uit mijn bed gebeld omdat het nieuwsbulletin van Radio 538 mij in de uitzending wilde hebben. "Maar daar bleef het niet bij, haakt Van der Linde aan. Zo is het Radio 1 Journaal live verslag komen doen vanuit onze keuken in Berkel, kregen we het NOS Journaal op bezoek en heeft Nieuwsuur een documentaire gemaakt. Achteraf bedenk je dat je al die aandacht wel had kunnen voorspellen, maar omdat je met heel andere zaken bezig bent, sta je er niet bij stil. Duurzaam Hollands menu Ook de rol van Jonnie Boer komt voort uit de aanbestedingsvoorwaarden van BuZa. "Daarin stond dat een Nederlandse sterrenkok een duurzaam, Hollands lunchmenu moest samenstellen voor de wereldleiders en de ministers van Buitenlandse Zaken, legt Van der Linde uit. Nu onderhoudt Robin vriendschappelijke contacten met De Librije en daarom hebben we Jonnie Boer gevraagd of hij daarvoor wilde tekenen. Hij reageerde direct enthousiast, dus hebben we samen een menu gemaakt en dat in ons voorstel opgenomen. Van der Schuyt: "Ook voor Jonnie Boer is dit een heel andere wereld. Als creatieve topkok is hij normaal gesproken natuurlijk zo vrij als een vogel in de keuze van zijn producten en samenstelling van zijn gerechten. Maar tijdens de NSS moest ook hij zich schikken naar de eisen en wensen van de opdrachtgever. Gelukkig was dat geen enkel probleem, hij begreep waarom dat nodig was. Het resultaat is dat het team van de Librije tijdens de top een prachtig lunchmenu heeft gemaakt voor 116 couverts. Het thema van de lunch was 'A modern twist to Dutch classics'. Dat thema was trouwens overal op de NSS terug te vinden, niet alleen in de catering, maar ook in de decoraties in samenwerking met Fraai Projecten. Trots en zelfbewust Daags na de NSS kijken Van der Linde en Van der Schuyt terug op een zeer geslaagd evenement. We zijn super trots op ons team en op ons bedrijf dat we catering tijdens de NSS, het grootste politieke evenement wat ooit in Nederland heeft plaatsgevonden, succesvol hebben uitgevoerd. We hebben de opdracht gewonnen op creativiteit en kwaliteit, we hebben vertrouwen gevraagd én gekregen. En dat hebben we waargemaakt! Kamper Nederlands zuiglam, biologische groenten, gepofte appel en jus van steranijs. Focus op Den Haag Van der Linde Catering + Evenementen is een familiebedrijf dat 52 jaar geleden in Rotterdam begon en sinds 2008 vanuit de gemeente Lansingerland opereert. Vanaf dat moment hebben we onze focus uitgebreid naar Den Haag en omgeving, vertelt Hans van der Linde. De afgelopen vijf jaar hebben wij onze zakelijke vleugels in die regio uitgeslagen en groeien we gestaag. Een samenwerking met Buitenlandse Zaken in 2012 was ons eerste anker in Den Haag, de overname van Boenk Catering in 2013 het tweede. Met die overname hebben we een Haags label gecreëerd onder de naam Boenk en Van der Linde Catering. De gunning van de NSS is een belangrijke stap om onze dromen waar te maken. Ook vanuit strategisch oogpunt was dit dus een meer dan welkome opdracht! 18 - NSS REVIEW NSS REVIEW - 19

11 Fred Bourgonje van Bourgonje BV: Wensen van opdrachtgever vertalen in technische oplossingen Als vaste partner van World Forum op het gebied van licht en geluid mag Bourgonje BV ook een groot deel van de techniek tijdens de Nuclear Security Summit 2014 in Den Haag verzorgen. En daar komt veel meer bij kijken dan het ophangen van een lamp of het plaatsten van een microfoon, vertelt directeur-eigenaar Fred Bourgonje. In ons vak gaat het er vooral om dat opdrachtgevers zich geen moment zorgen hoeven te maken. Wij zijn daarom misschien nog wel meer een dienstverlener dan een technisch bedrijf NSS REVIEW NSS REVIEW - 21

12 Bourgonje BV doet aan drie takken van sport, die waar mogelijk worden gecombineerd. Dat is vaak wel zo handig voor onze klanten, want meestal hebben ze het alledrie nodig, vertelt Bourgonje. Wij verzorgen licht, geluid en AV-techniek, kortom alles wat je aan technische faciliteiten nodig hebt. Vaak doen we dat allemaal zelf, maar het gebeurt ook dat we samenwerken met collega's. Bourgonje heeft een kleine vijftig medewerkers in dienst en maakt daarnaast gebruik van een grote pool freelance-krachten. Ons bedrijf is een vol continue bedrijf, onze mensen zijn dag en nacht onderweg. Bourgonje werkt voor evenementenlocaties, TV-producenten, theaters, artiesten, bedrijfsleven en de publieke sector. Zo verzorgen onze mensen wekelijks persconferenties voor overheid. We hebben drie vestigingen: ons hoofdkantoor in Den Haag, een vestiging op het Mediapark in Hilversum en één in World Forum. Daar zitten als basis permanent zes mensen van Bourgonje, die dagelijks worden aangevuld met vakspecialisten. De relatie met World Forum bestaat al lang, ons bedrijf is al zo'n twaalf jaar vaste technische partner. Compleet nieuwe opzet Als uitgangspunt voor de NSS hebben we onze ervaring gebruikt van de Afghanistan-conferentie in 2009, vervolgt Bourgonje. Tijdens de NSS zitten de wereldleiders in het theater op de plek waar normaal gesproken het publiek zit en niet op het podium. Daarom moest er een compleet nieuwe opzet worden gecreëerd. We hebben dus een lichtgrid met zo n 240, voornamelijk geautomatiseerde lampen ontworpen, waardoor we vrijwel elk onderdeel op afstand kunnen bedienen. Het lichtgrid ging al drie weken voor aanvang van de top de lucht in, zodat daaronder het immense podium kon worden gebouwd en er ruimte was voor andere partners waaronder de decorateur, die er iets prachtigs van heeft gemaakt. De activiteiten van Bourgonje tijdens de NSS beperken zich overigens niet enkel tot de theaterzaal. Wij verzorgen licht, geluid en AV van diverse andere zalen en het volledige persdorp. Verder doen we de techniek ten behoeve van diverse cameraposities in de directe omgeving van World Forum. Dat is een enorme klus. Daarnaast hebben we opdrachten gekregen op andere locaties in Nederland waar regeringsleiders in het kader van de NSS aanwezig zullen zijn. Technisch partner Bourgonje benadrukt dat zijn bedrijf vaak een partnerschap aangaat met de opdrachtgever. Wij zijn niet domweg leverancier van materialen, maar brengen ook de kennis in. Dat geldt zeker voor de NSS. Wij worden immers geacht om de vertaalslag te maken van de wensen van de klant naar de technische invulling. De opdrachtgever mag er zelf geen omkijken naar hebben. Daarom investeren wij niet alleen in apparatuur, maar ook -of juist- in competenties. Alleen zo kun je volwaardig partner zijn. Daarbij is het nakomen van afspraken erg belangrijk. Beloven is niet zo moeilijk, het gaat om het nakomen van je beloftes! De meeste klanten zijn ook helemaal niet geïnteresseerd in het type of merk van de microfoon, maar kijken naar de totale dienstverlening. Gekscherend zeg ik wel eens: 'Onze opdrachtgever wil weten of jij met mes en vork eet en of je met twee woorden spreekt. Verder mag de spreker niet te zacht klinken en het bandje niet te hard.' Dat is eigenlijk de kern van ons vak. Met beslissers om tafel Tot enkele jaren geleden voerde Bourgonje het management van het bedrijf grotendeels zelf. Maar toen we weer in een groeisprint raakten, besloot ik om op zoek te gaan naar capabele mensen die ik naast me zou willen hebben in het bedrijf en die ook managementtaken met mij zouden kunnen delen. Dat bleek achteraf een verstandig besluit: de nieuwe organisatie stond nog maar net of ik kreeg een ernstig ongeluk met paardrijden, waardoor ik lang uit de running ben geweest. Net nadat hij de laatste operaties had ondergaan en de fysiotherapeut hem weer volledig gerevalideerd had verklaard, werd Bourgonje benaderd door Buitenlandse Zaken met de vraag of hij de NSS technisch wilde verzorgen. Het was op dat moment erg hectisch in ons bedrijf en iedereen had het daardoor druk. Ik had mijn handen nog redelijk leeg, ik was immers net weer full time terug. Daardoor had ik de mogelijkheid om de NSS zelf op me te nemen. Het bleek een prima beslissing. Enerzijds omdat het een enorm project is geworden, anderzijds omdat de opdrachtgever voorkeur had om met eindverantwoordelijken aan tafel te zitten en direct zaken te doen, waardoor we snel konden schakelen." Prachtig totaalplaatje Bij een opdracht van deze omvang moet je een hele hechte samenwerking zoeken met de andere partners omdat alles op elkaar ingrijpt, zegt Bourgonje tot besluit. Het leuke van een project als de NSS is dat je met alleen maar professionals uit zowel het bedrijfsleven als van de overheid om tafel zit. Iedereen heeft een ander vakgebied, maar het zijn stuk voor stuk kundige mensen die vanuit hun eigen discipline invulling geven aan het totaalplaatje. En dat totaalplaatje wordt prachtig! Eurovisie Songfestival Ik was die jongen die op de HAVO altijd de geluidsinstallatie van de school bediende, bijvoorbeeld tijdens toneelstukken en de disco. Ik was dus altijd al met techniek bezig, blikt Fred Bourgonje terug. In die tijd deed ik vakantiewerk bij World Forum, dat toen nog het Congresgebouw was. Ik was veertien, geloof ik. Ik had gelogen over mijn leeftijd, anders hadden ze me nooit aangenomen. Het eerste klusje was er meteen één om nooit te vergeten: het Eurovisie Songfestival van Ik was de assistent van de assistent van de assistent, maar het was een geweldige ervaring. Al op zijn negentiende besloot hij ondernemer te worden. Hoewel, zo makkelijk ging dat nog niet in die tijd. "Je was toen voor de wet pas 'echt' meerderjarig op je 21ste. Dus moest de rechter eraan te pas komen voor een zogenaamde 'handlichting', waarmee je zakelijk meerderjarig werd verklaard. Gelukkig deden mijn ouders een goed woordje voor me en had ook de rechter er vertrouwen in. Zo ben ik in 1982 van start gegaan met het bedrijf. En dat is op een leuke manier volledig uit de hand gelopen. Na de NSS kunnen we opnieuw een aantal staatshoofden, die we in het elektronische zonnetje hebben gezet, op ons lijstje afvinken. Overigens loopt de jongste telg van de volgende generatie Bourgonje inmiddels mee in het bedrijf. Hij mag nu dus ook zijn eerste wereldleiders afstrepen! 22 - NSS REVIEW NSS REVIEW - 23

13 Jorrit Oosthoek en Romona Postma van Verwiel en Wijngaard: Excelleren in betrokkenheid, passie en gevoel Een evenement zonder mensen die de gasten ontvangen, begeleiden en verzorgen is ondenkbaar. Dat geldt natuurlijk in het bijzonder voor de Nuclear Security Summit Daarom is Verwiel en Wijngaard als topspeler op het gebied van horecapersoneel gevraagd om dit deel van de uitvoering op zich te nemen. Voor ons en onze medewerkers is dat natuurlijk uniek, benadrukken directeur Jorrit Oosthoek en vestigingsmanager Rotterdam Romona Postma. Want hoe vaak krijg je de kans om meer dan vijftig wereldleiders te bedienen, onder wie Obama en Merkel? Verwiel en Wijngaard bestaat sinds 1992 en heeft vestigingen in Rotterdam, Amsterdam en Utrecht. Het is onze ambitie om ook op de Haagse markt actiever te worden en de NSS is daarvoor natuurlijk een prachtige springplank, vertelt Oosthoek. Eerder mochten wij al de bediening van een diner voor genodigden verzorgen tijdens het VNG Jubileumcongres in juni Dat hebben we, evenals de NSS, in nauwe samenwerking gedaan met Van der Linde Catering + Evenementen. Met 700 getrainde WO- en HBO-studenten in dienst, is Verwiel en Wijngaard een van de grootste specialistische spelers voor horeca-personeel op de Randstedelijk markt. Oosthoek: Betrokkenheid, passie en gevoel zijn kernwoorden in onze branche en in elk van die aspecten excelleren onze medewerkers. Daardoor ontzorgen wij onze klanten over de volle breedte. Wij zoeken altijd naar aanknopingspunten in beleving en gastgerichtheid, waarbij de relaties met onze partners, onze medewerkers en de opdrachtgever centraal staan. Feitelijk zijn wij een projectbureau: we regelen de werving, de selectie, de planning, de begeleiding en sturing van medewerkers, maar ook het vervoer naar de locatie en indien van toepassing de registratie. Daarmee neemt Verwiel en Wijngaard zijn opdrachtgevers alles uit handen. Wij bieden hen één aanspreekpunt, van daaruit regelen we alles intern. We zijn dus niet alleen met onze medewerkers bezig, maar met het hele proces waarin zij moeten uitblinken. Dat is ook een van de reden waarom wij voor de NSS zijn gevraagd. Eigen trainingsprogramma De keuze om alleen met studenten uit het hoger onderwijs te werken, is zeer bewust gemaakt. Onze ervaring is dat WO- en HBO-studenten niet alleen een hoger algemeen niveau hebben, maar ook zelfstandiger functioneren en beter communiceren, vertelt Postma. En aangezien wij een zeer hoog serviceniveau hebben, zijn we altijd op zoek naar de beste medewerkers. Om die kwaliteit van dienstverlening verder te borgen, heeft Verwiel en Wijngaard een eigen trainingsprogramma voor de medewerkers ontwikkeld. Zo moet iedereen die bij ons wil komen werken een introductietraining volgen. Zelfs als hij of zij al een staat van dienst heeft in de horeca. Wij hebben een duidelijk visie en willen dat iedereen die voor onze opdrachtgevers werkt zich daarvan bewust is. Medewerkers die willen groeien in het vak, moeten na de introductietraining specifieke trainingen volgen, die hen verder brengen in de hiërarchie. Ze kunnen uiteindelijk doorgroeien naar de leidinggevende functie van partymanager. Een intern kwaliteitsteam van collega s geeft de trainingen. Elke medewerker heeft daarbij zijn eigen planner, die zijn of haar ontwikkeling bijhoudt. Daarnaast fungeren de mensen van het kwaliteitsteam zelf als partymanagers op de werkvloer. In het kader van teambuilding én om op een informele manier met elkaar van gedachten te kunnen wisselen, organiseert het bureau daarnaast regelmatig bijeenkomsten voor de medewerkers. Dat kan een gezellige borrel zijn, maar bijvoorbeeld ook een zeildag of een voetbaltoernooi. Vaak nodigen we ook onze opdrachtgevers uit voor zo n samenzijn. Sterke merken Verwiel en Wijngaard werkt met de software van PoolManager. Met dit geavanceerde programma weten we op elk moment precies wie er beschikbaar is. Daarnaast maakt PoolManager een optimale afstemming tussen de gewenste kwaliteit en onze beschikbare medewerkers. Die kunnen trouwens zelf via internet 24 - NSS REVIEW NSS REVIEW - 25

14 op elk gewenst moment hun rooster inzien en hun beschikbaarheid doorgeven. Met de zelfroostermodule kan de medewerker zichzelf zelfs inroosteren, waarbij we uiteraard rekening houden met de skills en het aantal uren dat mag worden ingeroosterd. Ook voor opdrachtgevers is de webapplicatie erg handig, Pool- Manager biedt hen volledig inzicht in de planning en de kwaliteit. Samen met ons kunnen ze pools bouwen, waardoor ze een eigen team krijgen, met mensen die het bedrijf kennen en de weg weten. Onder die opdrachtgevers bevinden zich veel sterke merken. Postma: In Rotterdam zijn dat onder andere Ahoy, de SS Rotterdam, het Wereldmuseum, het Manhattan Hotel, Sparta en het WTC. In Amsterdam mogen wij de Amsterdam ArenA, het Ziggo Dome, de Hermitage, het Scheepvaartmuseum en de RAI tot onze partners rekenen. En in Utrecht moet je onder meer denken aan DeFabrique, het Spoorwegmuseum en natuurlijk de Jaarbeurs. Ook de evenementen waar Verwiel en Wijngaard aanwezig is, spreken tot de verbeelding. Dat zijn bijvoorbeeld de Zesdaagse, Vrienden van Amstel, het ABN Amro tennistoernooi, de Tefaf, het WK Hockey, het CHIO en festivals zoals Awakenings, Dance Valley en LatinVillage. Daarnaast mogen we voor onze branchegenoten ook elk jaar het Jaardiner van de Vereniging Nederlandse Cateraars lopen. Toch gaat het bedrijf niet prat op exclusiviteit. Wij verzorgen personeel voor elk soort evenement. Van medewerkers voor High VIP-service tot en met ticketscanners bij festivals. Waar het om gaat, is dat de opdrachtgever en wij op dezelfde golflengte zitten waar het service en professionaliteit betreft. Voortraject NSS In het voortraject van de NSS was vooral de accreditatie van het personeel een intensieve klus. Postma: Niet omdat het moeilijk is, maar vanwege de hoge tijdsdruk. We moesten van iedereen die tijdens de top in World Forum gaat werken de persoonlijke gegevens doorgeven, met een kopie identiteitsbewijs en een pasfoto. Vooral die foto s waren een crime. Er zijn er veel afgekeurd, de regels worden nog veel strenger toegepast dan bij de aanvraag van een paspoort of rijbewijs. Om geen risico s te lopen bij dit soort belangrijke projecten, accrediteren wij altijd meer personen dan zijn uitgevraagd. Hierdoor blijven wij tot het eind van de top flexibel in onze dienstverlening. Een andere uitdaging was de minimale leeftijd van de medewerkers. Die was vastgesteld op 25 jaar, terwijl onze focus ligt op studenten van 18 tot 23 jaar. Daarom hebben we de samenwerking met andere bureau s gezocht. Voor de NSS partneren we met Mise en Place, JMW Horeca Uitzendburea, A&F Horeca Uitzendbureau en Randstad Horeca. Om het bedienend personeel en de partymanagers goed te instrueren, heeft Verwiel en Wijngaard samen met Van der Linde Catering + Evenementen voorafgaand aan de top twee kick offbijeenkomsten georganiseerd. Daarin hebben we besproken wat we precies gaan doen, hoe we het doen en waarom is het zo belangrijk is, zegt Oosthoek. Maar ook de drempels en restricties zijn benoemd, zodat daarover geen enkele onduidelijkheid is. Dat zit inmiddels goed tussen de oren van onze mensen. Logistieke operatie Eén van de grootste hoofdbrekens was de logistiek op 24 en 25 maart. Den Haag is een vesting tijdens de top, weet Postma. Dat geldt voor de stad in het algemeen en voor de locatie van World Forum in het bijzonder. Dat maakt het bijzonder lastig om te plannen. Wij moeten immers elke dag onze medewerkers op de congreslocatie zien te krijgen. Maar we weten niet of het openbaar vervoer rijdt. We weten niet welke wegen worden afgesloten. Daarom hebben we de meest uiteenlopende scenario s geschetst en een verzamelpunt gezocht dat op een relatief korte afstand ligt van World Forum. Dat hebben we gevonden bij tennisvereniging Thor de Bataaf. Hun verenigingsgebouw met tennisbanen ligt vlakbij Madurodam. Als wij in het worst case scenario lopend naar World Forum moeten, dan zijn we daar nog steeds binnen een half uur. Strak protocol Eenmaal in World Forum vangen meerdere coördinatoren de medewerkers op om hun persoonlijke bezittingen aan te nemen en de teams, die onder leiding staan van een partymanager, naar de juiste locaties te verwijzen. Verder hebben we een projectmanager in World Forum, die het aanspreekpunt is voor externe partijen. Eenmaal op de locatie zullen onze medewerkers volgens een strak protocol hun taken vervullen. In totaal levert Verwiel en Wijngaard op de eerste dag 100 mensen en op de tweede dag 150. Op dag twee worden er meer gasten verwacht én vindt de werklunch voor de wereldleiders plaats. Daar staan we één op twee, dat is een ongekend hoog serviceniveau! De NSS is een bijzondere en zeldzame gebeurtenis waar onze medewerkers nog lang over zullen praten, zegt Oosthoek tot besluit. En ik weet zeker dat wij met z n allen een prachtige wereldtop zullen neerzetten in Den Haag! 26 - NSS REVIEW NSS REVIEW - 27

15