Auteur: LL versie: V06 vastgesteld op: Veilig mailen. Handleiding Uitgebreide handleiding Veilig mailen

Transcriptie

1 Veilig mailen Handleiding Uitgebreide handleiding Veilig mailen Toepassingsgebied: Parnassia Groep Pagina 1 van 21

2 Versiebeheer Versie Datum Wie Commentaar LL LL LL Feedback Indigo LL Feedback testers LL Feedback communicatie LL Feedback communicatie Inhoud... 1 Inleiding... 3 Hoofdstuk 1: Gebruikers en gebruikersgroepen... 4 Rechten van de verschillende gebruikers... 5 Hoofdstuk 2: Inloggen via de website... 6 Hoofdstuk 3: De startpagina webmail omgeving... 7 Hoofdstuk 4: Overzicht webmail omgeving... 8 Hoofdstuk 5: Een nieuw bericht lezen en downloaden... 9 Hoofdstuk 6: Een nieuw bericht opstellen en verzenden Hoofdstuk 7: Handige tips Mijn Account gegevens Activiteitenoverzicht gebruiker opvragen Activiteitenoverzicht verzonden berichten opvragen Verzonden berichten intrekken / verzending annuleren Toepassingsgebied: Parnassia Groep Pagina 2 van 21

3 Inleiding Dagelijks wisselen we veel informatie uit met collega s en externen, zoals patiënten, verzekeraars en huisartsen. We delen vertrouwelijke informatie zoals patiënt- en behandelgegevens. Die moeten we op een beveiligde manier met elkaar delen. Binnen de Parnassia Groep gebruiken we verschillende toepassingen om Veilig te communiceren: Zorgring, Zorgmail, Zorgdomein, E-Health Warenhuis, LADIS, Vecozo etc. Deze toepassingen zijn onderdeel van de Parnassia Groep processen en zullen we dus ook in de toekomst blijven gebruiken. Daarnaast onderzoekt de Parnassia Groep hoe andere toepassingen, zoals berichtendienst MijnQuarant en WhatsApp gebruikt kunnen worden, zodat we de informatie in de toekomst veilig kunnen uitwisselen. Het nadeel van alle bovenstaande toepassingen is, dat ze niet door iedereen gebruikt wordt. Daarom wordt de toepassing Veilig Mailen (Pakketnaam MOVEit) geïntroduceerd. Veilig Mailen gebruikt de Parnassia Groep als er geen veilig alternatief is. Veilig Mailen kan door iedereen binnen de Parnassia Groep gebruikt worden. Veilig Mailen is een webmail omgeving die Parnassia Groep gebruikt om confidentiële informatie op een beveiligde, versleutelde manier uit te wisselen. Wanneer we informatie uitwisselen tussen zender en ontvanger, dan moeten de zender en ontvanger beiden een webmail account hebben op de webmail omgeving. De zender bepaalt of informatie veilig of onveilig verstuurd wordt. Interne regels van het bedrijf zijn leidend en moeten gevolgd worden. De informatie die uitgewisseld wordt, wordt tijdelijk opgeslagen in de beveiligde webmail omgeving. De ontvanger wordt geïnformeerd door het systeem dat er een bericht (package) klaar staat. Gebruikers worden met een bericht geïnformeerd, dat er beveiligde informatie klaar staat. Hierbij is een tekst opgenomen, voor de gebruiker dat het geen spam / phishing bericht is. De ontvanger moet vervolgens inloggen op de beveiligde webmail omgeving om de informatie op te halen en op zijn eigen omgeving op te slaan (zie hoofdstuk 5). De informatie die uitgewisseld wordt (packages) blijft niet onbeperkt beschikbaar en zal na enkele weken automatisch uit het systeem verwijderd worden. De ontvanger moet de informatie ophalen (downloaden) en lokaal (binnen op het bedrijfsnetwerk) opslaan. De gebruiker kan op verschillende manieren toegang krijgen tot de beveiligde WEBmail omgeving: 1. De WEB browser (internet explorer, safari, Chrome) 2. De App MOVEit in de ios en Android AppStore De beveiligde omgeving is in beide gevallen te benaderen via: Veiligmailen.parnassiagroep.nl. Meer informatie of hulp nodig? Raadpleeg de website: On-line helpinformatie Bel of mail met functioneel beheer: / veiligmailen@parnassiagroep.nl Toepassingsgebied: Parnassia Groep Pagina 3 van 21

4 Hoofdstuk 1: Gebruikers en gebruikersgroepen Veilig Mailen is ingericht voor 3 typen gebruikers: 1. Medewerker van de Parnassia Groep 2. Externe regelmatige contacten 3. Externe incidentele contacten Medewerkers van de Parnassia Groep en Externe regelmatige contacten zijn geregistreerde gebruikers met een eigen gebruikersaccount; Voor medewerkers en Externe regelmatige contacten kunnen ook groepsaccounts aangemaakt worden, die door meerdere individuele gebruikers (intern of extern) gebruikt kunnen worden; Alle geregistreerde gebruikers zijn lid van een (doel-)groep; Minimaal één geregistreerde PG medewerker is groepsadmin van een Externe gebruikersgroep; Niet geregistreerde gebruikers hebben geen gebruikersaccount en zijn geen lid van een gebruikersgroep. Voorbeelden van regelmatige contacten: huisartsen, verzekeraars, gemeenten. Voorbeelden van incidentele contacten: patiënten, familie van patiënten. Toepassingsgebied: Parnassia Groep Pagina 4 van 21

5 Rechten van de verschillende gebruikers Niet iedere gebruiker mag met iedereen informatie uitwisselen. Dit is één van de redenen, waarom we gebruik maken van gebruikersgroepen. Binnen de gebruikersgroep worden deze rechten geregeld. De verschillende gebruikers hebben de volgende rechten: ONTVANGER Afzender Geregistreerde PG medewerker Geregistreerd PG groepsaccount Geregistreerde externe gebruiker Geregistreerd extern groepsaccount Incidentele (gast)gebruiker ZENDER Geregistreerde PG medewerker A A A A A A Geregistreerd PG groepsaccount A A A A A A Geregistreerde externe gebruiker A E E X X X Geregistreerd extern groepsaccount A E E X X X Incidentele (gast)gebruiker X E E X X X Tabel moet van links naar rechts gelezen worden. Legenda: A: Zender mag aan alle Ontvangers van de groep een package (bericht / antwoord) sturen E: Zender mag aan Ontvangers alleen een package (bericht / antwoord) sturen, waar hij / zij een package van ontvangen heeft. Een gastgebruiker kan alleen een antwoord sturen X: Zender mag geen packages (berichten) sturen naar leden van deze groep) Toepassingsgebied: Parnassia Groep Pagina 5 van 21

6 Hoofdstuk 2: Inloggen via de website Om in te loggen via de website kiest U: Op de website staan 2 links voor hulp: Tech Support: Hier vindt u informatie om mensen van de Parnassia Groep te bellen / en; On-line helpinformatie: Hier vindt u on-line informatie voor het gebruik van de beveiligde WEBmail omgeving. U moet inloggen met uw inloggegevens: Medewerkers van de Parnassia Groep kunnen de PG netwerk inloggegevens gebruiken; Andere gebruikers hebben de inloggegevens apart ontvangen. Toepassingsgebied: Parnassia Groep Pagina 6 van 21

7 Hoofdstuk 3: De startpagina webmail omgeving Nadat u ingelogd bent, ziet u de volgende startpagina: Links ziet u een navigatiebalk: Home: de pagina waar u zich nu op bevindt; Packages: de WEBmail omgeving; Logs: een actie overzicht; Online manual: de Engelse handleiding; Tech Support: telefoonnummers en adressen voor ondersteuning Parnassia Groep; On-line helpinformatie: de Nederlandse handleiding. Rechts ziet u de informatie van de startpagina: Berichten van de beheerder; Samenvatting van de WEBmail omgeving. Toepassingsgebied: Parnassia Groep Pagina 7 van 21

8 Hoofdstuk 4: Overzicht webmail omgeving Nadat u de optie Packages gekozen hebt, ziet u de volgende pagina / WEBmail omgeving: De standaard WEBmail omgeving bevat 5 mappen: Drafts: in deze map worden de concept mails opgeslagen; Inbox: in deze map staan de nieuwe / ontvangen berichten; Sent: in deze map staan de verzonden berichten; Templates: in deze map staan de bericht formulieren die u regelmatig gebruikt; Trash: de prullenbak voor oude berichten. Op deze pagina staan 3 knoppen om acties uit te voeren: Add box: hiermee kunt u een extra map aanmaken; Send Package: hiermee kunt u een nieuw bericht (Package) aanmaken; Manage your address book: hiermee kunt u de inhoud van uw adresboek bekijken. Toepassingsgebied: Parnassia Groep Pagina 8 van 21

9 Hoofdstuk 5: Een nieuw bericht lezen en downloaden Wanneer u naar de inbox gaat, ziet u het volgende scherm: Er staat 1 nieuw bericht dat u kunt selecteren. Op deze pagina staan 4 knoppen om acties uit te voeren (acties worden uitgevoerd op de berichten die u geselecteerd heeft d.m.v. de vakjes onder de rode pijl): Mark As New: hiermee kunt u het bericht als ongelezen markeren; Mark As Not New: hiermee kunt u het bericht als gelezen markeren; Trash: hiermee kunt u het bericht verwijderen, in de prullenbak plaatsen; Move: hiermee kunt u het bericht in een andere map plaatsen. Als u het onderwerp van het bericht selecteert, dan wordt het bericht geopend en ziet u het volgende scherm: U ziet nu de inhoud van het bericht (Package). De inhoud bestaat uit 3 secties: 1. De kop van bericht met informatie van de afzender, het onderwerp, de map waar Toepassingsgebied: Parnassia Groep Pagina 9 van 21

10 het bericht zich nu bevindt en het aantal dagen dat het bericht nog beschikbaar is (Will Expire: in 60 days betekent: het bericht wordt over 60 dagen verwijderd uit de beveiligde WEBmail omgeving); 2. De body van het bericht, waar de afzender een toelichting en / of een handtekening heeft opgenomen. Deze bodytekst kan niet gedownload worden; 3. De bijlages die aan het bericht zijn toegevoegd (tussen haakjes staat vermeld hoevaak de bijlagen nog kunnen worden opgehaald (gedownload). In bovenstaand scherm ziet u weer diverse knoppen om acties uit te voeren op dit bericht: Trash: hiermee kunt u het bericht verwijderen, in de prullenbak plaatsen; Reply: hiermee kunt u een antwoord opstellen naar de afzender; Reply All: hiermee kunt u een bericht opstellen voor de afzender en alle ontvangers; Forward: hiermee kunt u het bericht doorsturen naar een andere ontvanger; Mark As Not New: hiermee kunt u het bericht als gelezen markeren; Trash: hiermee kunt u het bericht verwijderen, in de prullenbak plaatsen; Move: hiermee kunt u het bericht in een andere map plaatsen; Download: hiermee kunt u de bijlage ophalen, inzien en op uw lokale schijf opslaan. Berichten blijven slechts een beperkte tijd beschikbaar en worden daarna automatisch verwijderd uit deze WEBmail omgeving (ongeacht in welke map het bericht geplaatst is). U kunt het bericht als volgt afhandelen: 1: lees de bodytekst (deze informatie kan niet gedownload worden); 2 Download: haal de bijlage op en bewaar deze in je eigen omgeving; 3 Reply: maak een bericht aan voor de afzender; 4 Reply All: maak een bericht aan voor de afzender en alle ontvangers; 5 Forward: stuur het bericht door naar een andere gebruiker; 6 / 7 Move: kies een map en verplaats het bericht naar deze map. Toepassingsgebied: Parnassia Groep Pagina 10 van 21

11 Hoofdstuk 6: Een nieuw bericht opstellen en verzenden U kunt op de volgende manieren een nieuw bericht opstellen: 1. Selecteer de knop Reply in een bestaand bericht 2. Selecteer de knop Reply All in een bestaand bericht 3. Selecteer de knop Forward in een bestaand bericht 4. Selecteer de knop Send Package Als u een nieuw bericht wilt opstellen, ziet u het volgende scherm: De inhoud van het scherm van een nieuw bericht bestaat uit 4 secties: 1. De kop van bericht waar de geadresseerden kunnen worden ingevuld; 2. De body van het bericht, waar de verzender een toelichting en / of een handtekening kan opnemen; 3. De optie om bijlagen toe te voegen; 4. Opties die u kunt meegeven aan het te verzenden bericht. Op deze pagina staan 8 knoppen om acties uit te voeren: Send: verzendt het bericht dat u heeft opgesteld; Preview: toon het bericht met de schermopmaak, zoals de ontvanger het ziet; Check Recipients: check de namen in de velden To / Cc / Bcc; Toepassingsgebied: Parnassia Groep Pagina 11 van 21

12 Cancel: breek het opstellen van het bericht af en sla het bericht niet op; Save As Draft: breek het opstellen van het bericht af en sla het bericht wel op; Save As Template: sla het bericht op als een voorbeeldtekst (berichtenbibliotheek), zodat de inhoud meerdere malen gebruikt kan worden; To: Toon alle namen in het adresboek; Launch the Upload Wizard: Open het venster om bijlagen te koppelen aan het bericht. Een template bericht kan herhaald gekozen en verzonden worden (origineel blijft in de template map staan). Een Draft (concept) bericht verdwijnt nadat het gekozen en verzonden is. U kunt een nieuw bericht als volgt opstellen: 1 / 2: vul de namen van de geadresseerden in. Dit kan op 2 manieren. Door de knop 1 To te selecteren wordt het adresboek geopend. Men kan ook een naam in de adresbalk invullen en knop 2 Check Recipients selecteren (dan wordt gecheckt of er een geauthoriseerd adres is ingevuld). Alleen PG medewerkers mogen berichten sturen naar Incidentele contacten (deze adressen staan niet in het adresboek). 3 Show Cc/Bcc: wanneer deze knop geselecteerd wordt, verschijnen de Cc en Bcc adresbalk. Invullen van deze namen is gelijk aan punt 1 / 2; 4: vul de bodytekst in. Dit veld moet altijd gevuld zijn; 5 Launch the Upload Wizard: met deze knop opent u een nieuw venster om bijlagen toe te voegen aan het bericht. Dit wordt in de volgende sectie uitgelegd; 6 Preview: nu wordt het bericht in de schermopmaak van de ontvanger getoond; 7 Send: verzendt het bericht. U kunt op de volgende manier een of meerdere bijlagen toevoegen aan een nieuw bericht. Toepassingsgebied: Parnassia Groep Pagina 12 van 21

13 Nadat u de knop 5 Launch the Upload Wizard hebt gekozen, opent het onderstaande Parnassia Groep bijlagen toevoegen scherm: Door knop 1 Add File te kiezen opent het volgende venster: U kunt nu verschillende bestanden selecteren (bestanden kunnen tegelijk geselecteerd worden door de CRTL-toets ingedrukt te houden). De namen van de bestanden verschijnen in het venster Bestandsnaam. Selecteer nu knop 1 Openen. Dit venster sluit dan automatisch en de geselecteerde bestanden worden zichtbaar in het Parnassia Groep bijlagen toevoegen scherm: Toepassingsgebied: Parnassia Groep Pagina 13 van 21

14 Dit scherm geeft nu een overzicht van de bestanden die door u geselecteerd zijn. De bestanden zijn nog niet toegevoegd aan het nieuwe bericht (Package). U kunt nu de volgende acties uitvoeren: 1: verwijder een geselecteerd bestand door op de prullenbak te klikken. U blijft in dit scherm; 2 Add File: voeg nieuwe bestanden toe, U gaat dan terug naar het vorige scherm; 3 Upload: voeg de geselecteerde bestanden toe aan het nieuwe bericht en keer terug naar het nieuwe bericht; 4 Cancel: Voeg geen bestanden toe en keer terug naar het nieuwe bericht. Toepassingsgebied: Parnassia Groep Pagina 14 van 21

15 Optie meegeven aan een nieuw bericht: U heeft de mogelijkheid om 2 opties in te stellen bij een nieuw bericht: 1. Delivery Receipt(s): wanneer u deze optie kiest, wordt u d.m.v. notificaties op de hoogte gehouden van alle handelingen die de ontvanger uitvoert met het bericht 2. Prevent Reply All : wanneer u deze optie kiest, kan alleen een antwoord naar de verzender gestuurd worden. U kunt deze optie nog uitbreiden met Prevent all replies: nu kan de ontvanger geen antwoord versturen. De laatste 2 opties kunnen niet veranderd worden: 1. Downloads limited: geeft het maximaal aantal downloads door de ontvanger van een bijlage aan; 2. Package will expire: geeft het aantal dagen aan dat het bericht zichtbaar is voor de ontvanger. Toepassingsgebied: Parnassia Groep Pagina 15 van 21

16 Hoofdstuk 7: Handige tips Mijn Account gegevens Rechtsboven in het scherm kunt u de knop My Account kiezen: U komt dan in het volgende scherm: Dit scherm bevat 1 mededeling en 3 opties die door de gebruiker zelf ingesteld kunnen worden: 1 Expiration details: geeft aan wanneer het account automatisch dichtgezet wordt voor de gebruiker. Account wordt automatisch voor externe gebruikers dichtgezet, nadat het een x aantal dagen niet gebruikt is; 2 Change Your Password: hiermee kan de gebruiker zelf zijn wachtwoord wijzigen. Het wachtwoord verloopt automatisch na 60 dagen, de gebruiker wordt 10 dagen voor het verlopen van het wachtwoord hierover geïnformeerd. De GroupAdmin van de Parnassia Groep kan ook het initiatief nemen om het wachtwoord van een gebruiker te wijzigen. Item 2 wordt geactiveerd door de knop Change Password te selecteren; 3 Edit Your Display Settings: hiermee kunt u het aantal te presenteren items in een lijst Toepassingsgebied: Parnassia Groep Pagina 16 van 21

17 instellen. Item 3 wordt geactiveerd door de knop Change Display te selecteren; 4 Edit Your Ad Hoc Transfer Settings: hiermee kunt u 2 opties voor het verzenden van berichten (Packages) instellen: Enable Delivery Receipts: wanneer u deze optie kiest, wordt deze optie altijd bij het opstellen van een nieuw bericht geactiveerd; Ad Hoc Transfer Signature: hier kunt u de tekst voor de standaard handtekening invullen die automatisch onder ieder nieuw bericht geplaatst wordt Item 3 wordt geactiveerd door de knop Change Ad Hoc Transfer settings te selecteren. Activiteitenoverzicht gebruiker opvragen Links in het scherm kunt u de knop Logs kiezen: U komt dan in het volgende scherm: M.b.v. van dit scherm kunt u alle activiteiten van een gebruiker over een bepaalde periode opvragen. Een gebruiker kan alleen de activiteiten van hemzelf opvragen. Een GroepsAdmin kan alle groepsactiviteiten van de gebruikers in de groep opvragen. De lijst met activiteiten wordt gegenereerd, nadat de knop Apply Filters is geselecteerd. Toepassingsgebied: Parnassia Groep Pagina 17 van 21

18 Activiteitenoverzicht verzonden berichten opvragen Als verzender van een bericht kunt u alle activiteiten (van zender en ontvanger) van een verzonden bericht opvragen. Dat kan handig zijn omdat u dan in een keer ziet wat de ontvanger met het bericht heeft gedaan. Als u van deze optie gebruik wilt maken, opent u het verzonden bericht in de map verzonden item (Packages / sent). U komt dan in het volgende scherm: Door knop 1 View Package History te selecteren krijgt u het volgende scherm: Toepassingsgebied: Parnassia Groep Pagina 18 van 21

19 In dit overzicht zie je welke acties er met dit bericht (Package) zijn uitgevoerd (niet de inhoud van het bericht). Deze overzichten worden apart bewaard en blijven voor de Administrator langer beschikbaar op het systeem. Bericht was opgesteld door Leo Ligtenberg Testaccount en gestuurd naar Leo Ligtenberg. Zowel in het overzicht als door aparte berichten wordt de zender (Leo Ligtenberg Testaccount) geïnformeerd dat: 1. Het bericht is gelezen 2. Er 3 keer een bijlage (Attachment) is opgehaald. Door de knop Attachment te kiezen, kan vanuit deze lijst ook zichtbaar gemaakt worden welke bijlagen zijn opgehaald. Toepassingsgebied: Parnassia Groep Pagina 19 van 21

20 Verzonden berichten intrekken / verzending annuleren Een verzender kan een verzonden bericht annuleren. Het bericht is dan per direct onzichtbaar / niet meer benaderbaar voor de ontvanger(s). Met deze optie kan de beschikbaarheid / zichtbaarheid van het bericht handmatig verkort worden. Als u van deze optie gebruik wilt maken, opent u het verzonden bericht in de map verzonden item (Packages / sent). U komt dan in het volgende scherm: Nadat u de knop 1 Recall geselecteerd heeft, wordt u gevraagd om de actie te bevestigen. Daarna krijgt u het volgende scherm: Toepassingsgebied: Parnassia Groep Pagina 20 van 21

21 Vanuit dit scherm kunt u weer een aantal vervolgacties opstarten: 1 Trash: verwijder het bericht 2 Resend: pas het bericht aan en verzend het bericht opnieuw 3 / 4 Move: plaats het bericht in de Inbox. Vanuit de Inbox kan het bericht op een later tijdstip opnieuw verzonden worden. In alle gevallen is het bericht voor de ontvanger onzichtbaar / onbereikbaar geworden. Toepassingsgebied: Parnassia Groep Pagina 21 van 21