Turining IT into strategic advantage

Transcriptie

1 Turining IT into strategic advantage User guide webmail BIBNET Departement: Strategic Outsourcing Versie: 1.2 Voor: Bibnet

2 REVISIE INFORMATIE Datum Versie Auteur Beschrijving 10/12/09 Versie 0.1 Fabian Dammekens Draft 07/01/10 Versie 1.0 Fabian Dammekens Approved 29/11/10 Versie 1.1 Fabian Dammekens Out of office Turning IT into strategic advantage 2/ Cegeka Vertrouwelijk

3 INHOUDSTABEL 1. User guide Inleiding Requirements Webmail guide Gegevens Procedure Inloggen Instellingen Inleiding Eerste instellingen Gebruikersinterface Algemene instellingen voor nieuwe mails Speciale mappen Server instellingen Identiteiten Functionaliteit Mail verzenden Mail verwijderen Mail beantwoorden Mail forwarden Out of office instellen Turning IT into strategic advantage 3/ Cegeka Vertrouwelijk

4 1. USER GUIDE 1.1. Inleiding Deze procedure beschrijft het gebruik van de webinterface die aangeboden wordt door Cegeka aan de bibliotheken Requirements Een compatibele webbrowser (eg. Internet explorer, Mozilla Firefox,..) Login gegevens van het bibliotheek mail adres Turning IT into strategic advantage 4/ Cegeka Vertrouwelijk

5 1.3. Webmail guide Gegevens De webmail interface is bereikbaar via: Username en wachtwoord werden meegedeeld via mail. Voor vragen, opmerkingen of een reset van het wachtwoord kan u terecht op de servicedesk van bibnet via mail: helpdesk@bibnet.be of tel. +32 (0)2/ Procedure Inloggen Turning IT into strategic advantage 5/ Cegeka Vertrouwelijk

6 Instellingen Inleiding Voor een optimale werking van onze webmail interface raden wij volgende instellingen aan. Deze dienen door de eindgebruiker aangepast te worden Eerste instellingen Klik op de knop Instellingen Algemene werkregel: Klik na elke aanpassing op de knop Opslaan Turning IT into strategic advantage 6/ Cegeka Vertrouwelijk

7 Gebruikersinterface De taal van de webmail interface wordt automatisch aangepast aan de taal van uw operating system. Ook de tijdszone en de optie zomertijd worden automatisch aangepast. Indien u toch voorkeur geeft aan een andere taal of tijdszone kan u deze manueel instellen. Turning IT into strategic advantage 7/ Cegeka Vertrouwelijk

8 Algemene instellingen voor nieuwe mails Vink Maak HTML berichten aan aan, indien u HTML mails wilt aanmaken in de toekomst. Turning IT into strategic advantage 8/ Cegeka Vertrouwelijk

9 Speciale mappen Wie gebruik maakt van de webmail interface zal minstens onderstaande mappen nodig hebben. Deze worden automatisch ingesteld. Indien dit door wijzigingen niet meer het geval zou zijn kan u de mappen aanpassen zoals hier beschreven: Concepten = drafts Verzonden = sent Spam = spam Prullenbak = Trash Turning IT into strategic advantage 9/ Cegeka Vertrouwelijk

10 Server instellingen Volgende instellingen zijn beschikbaar: 1. Bericht na verwijderen als gelezen markeren 2. Bericht niet verwijderen maar als verwijderd markeren 3. Verwijderde berichten niet tonen 4. Prullenbak legen bij uitleggen 5. Postvak IN opschonen bij uitloggen Wij raden aan optie 1, 3 en 5 aan te vinken Turning IT into strategic advantage 10/ Cegeka Vertrouwelijk

11 Identiteiten U kan de omschrijving van het account (uw naam) personaliseren adhv identiteiten, Klik op tabblad Identiteiten en klik hierna op uw mailadres. Andere velden zijn optioneel en naar smaak in te geven. Turning IT into strategic advantage 11/ Cegeka Vertrouwelijk

12 Functionaliteit Mail verzenden Klik op de Maak een nieuw bericht knop om een nieuwe mail aan te maken. Vul de nodige gegevens in, Ontvanger, Onderwerp, Het bericht Klik op de verzend knop, of Verstuur het bericht nu om de mail te versturen. Turning IT into strategic advantage 12/ Cegeka Vertrouwelijk

13 Mail verwijderen Selecteer de mail en klik op de verwijder knop Mail beantwoorden Selecteer de mail en klik op de beantwoorden knop Mail forwarden Selecteer de mail en klik op de forward knop. Turning IT into strategic advantage 13/ Cegeka Vertrouwelijk

14 Out of office instellen Klik op het menu Settings of Opties en selecteer het tabblad Filters Klik op het icoon Filter toevoegen, op dit moment krijg je een overzicht met opties te zien. Logischer wijs gaan we de filter Out of office noemen. Verder zijn volgende opties belangrijk: Reply op alle berichten, Beantwoord met een bericht, Hoe vaak per dag je het bericht naar elke unieke persoon wilt sturen, De eigenlijke boodschap. In onderstaand voorbeeld sturen we een antwoord uit naar alle berichten, één maal per dag. Dit wilt zeggen dat er maar één maal een out of office uitgestuurt wordt per persoon, ookal krijg je meerdere mails van de verzender. Zo wordt de verzender niet overstelpt met out of office boodschappen. Klik op Opslaan om de out of office regel te bewaren. De filter is nu actief. Vink Filter disabled aan om de out of office boodschap uit te schakelen, klik op Opslaan om je aanpassing te bewaren. Turning IT into strategic advantage 14/ Cegeka Vertrouwelijk