Organisatieontwerp. Presteren door meesterlijk organiseren

Transcriptie

1 INTERUNIVERSITAIR CENTRUM VOOR ORGANISATIE- EN VERANDERKUNDE Organisatieontwerp Presteren door meesterlijk organiseren Een programma voor managers, kwartiermakers, adviseurs, programma- en projectleiders die werken aan een stevig organisatievraagstuk. November 2013

2 Inhoud 1 Organiseren als kerncompetentie 3 Een sterke positionering als wenkend perspectief. 3 Organisatieontwerp is meer dan harkjes tekenen 3 Verloren vermogen en vacante verantwoordelijkheid 4 2 Het programma in kort bestek 5 Ervaren en ambitieuze doelgroep 5 Praktijkgericht organisatiekundig programma 5 Betrokken, professionele begeleiding 6 Ontwerpvermogen en organisatieontwerp als resultaat 6 Praktische informatie 7 3 Het programma nader beschouwd 8 Oriëntatie en persoonlijke intake 8 Langs vier fases van een organisatieontwerpproces 8 Fase 1: Positie aftasten & ambiëren 9 Fase 2: Bedoeling toetsen & transformeren 9 Fase 3: Doelen onderscheiden & ontwikkelen 10 Fase 4: Middelen uitsorteren & uitwerken 10 Sioo, Interuniversitair centrum voor organisatie- en veranderkunde 11 2

3 1 Organiseren als kerncompetentie Een sterke positionering als wenkend perspectief. Veel organisaties bevinden zich in een dynamische omgeving. Hun klanten verwachten meer en beter, de overheid stelt meer eisen, het (toekomstig) personeel wil anders werken, samenwerking met partners lijkt veelbelovend en technologische mogelijkheden kunnen beter benut. Ter versterking van hun sterkere positionering naar klanten, partners, instanties en medewerkers en herijken organisaties hun strategie. Om hun ambities te realiseren zijn krachtige redeneringen en een concreet toekomstperspectief nodig. Daarmee staan deze organisaties voor complexe vraagstukken als het: ontwikkelen van nieuwe dienstverlening in alliantie-pilots, verhogen van kwaliteit door het ontwikkelen van zelfsturende teams, versterken van het imago en marktaandeel met een nieuwe formulestrategie, waarborgen van de continuïteit van het bedrijf door omvorming van de governancestructuur, verhogen van klanttevredenheid en orderdoorstroom door introductie van logistieke ketens, bevorderen van professionaliteit en kwaliteit van dienstverlening door andersoortige kwaliteitssystemen inspelen op veranderende technologie door business modelinnovatie, opvangen van taakstelling met een nieuw dienstverleningsconcept en automatisering, flexibiliseren van de werk-/levenbalans van werknemers door invoering van Het Nieuwe Werken. Organisatieontwerp is meer dan harkjes tekenen Om strategische ambities te realiseren is het hertekenen van de hark niet genoeg, noch het aanschaffen van een nieuw softwarepakket, het uitlijnen van de werkprocessen of het doorvoeren van een cultuurprogramma. Deze ambities 3

4 vereisen een congruente uitwerking naar de gehele interne organisatie,waarin de wisselwerking tussen de verschillende delen en aspecten van de organisatie wordt (h)erkend en benut. Goed inrichten vraagt om het zichtbaar en hanteerbaar maken van verschillende belangen en behoeften, het combineren en integreren van politieke, technische en culturele structuren en het spelen met de relatie tussen elke kleine wijziging en de grotere, abstractere omslag. Het inrichten van een organisatie is in de kern een ontwerpproces waar de ontwerper(s) van functie naar vorm redeneren, grenzen oprekken en niet voorziene mogelijkheden verkennen, alternatieven creëren, varianten uitproberen, kiezen of combineren. WERKNEMERS KLANT EXTERNE ORGANISATIE cultureel technisch Delen en aspecten interne organisatie PARTNERS politiek INSTITUTIES EIGENAAR Verloren vermogen en vacante verantwoordelijkheid Ontwerpen is geen gebruikelijk onderdeel van professionele en managersopleidingen. Het inrichten van de organisatie is in de praktijk vaak sterk verdeeld. Stafdiensten maken de ICT, beloning- en planningsystemen. Bestuurders en managers verdelen de verantwoordelijkheden en bepalen de KPI s. Ontwikkeling van medewerkers ligt bij de manager HR en bij henzelf. Verbetering van werkprocessen krijgt vorm in Leanprojecten, huisvesting in een programma Het Nieuwe Werken. Iedereen richt een deel van de organisatie in. Zo kon dat wellicht in rustige tijden, maar het is volstrekt ontoereikend voor het realiseren van de ambities in tijden van nu. Ambities realiseren en goed presteren vraagt dus om meesterlijk organiseren. Dat vereist van betrokken managers, kwartiermakers, adviseurs, programma- en projectleiders vaardigheid in het integraal en multidisciplinair ontwerpen van de organisatie. 4

5 Het programma in kort bestek Ervaren en ambitieuze doelgroep Het programma Organisatieontwerp is gericht op managers, kwartiermakers, adviseurs, programma- en projectleiders die willen bijdragen aan een betere organisatie van hun bedrijf of instelling. Ze zijn voldoende betrokken bij eerder genoemde of vergelijkbare vraagstukken om het vraagstuk als case mee te kunnen nemen in het programma. Deelnemen met collega s die werken aan hetzelfde vraagstuk kan het leerrendement verdiepen en de opbrengsten voor de organisatie vergroten. Deelnemers aan Organisatieontwerp hebben een hbo- of wo-vooropleiding of een vergelijkbaar werk- en denkniveau, ruime veranderkundige kennis en ervaring en voldoende tijd voor en commitment met het programma. Ze hebben een open instelling en de wil om met en van andere deelnemers te leren. Ze variëren in leeftijd, rol, opleidingsachtergrond, en sector waarin ze werken. exploreren Praktijkgericht organisatiekundig programma Het programma Organisatieontwerp legt sterk de nadruk op de organisatiekundige kant van het veranderproces. U leert de logica en werking van organisaties te doorgronden en goede van minder goede ontwerpen te ondergrof functie vorm analyseren synthetiseren fijn iterenen 5

6 scheiden. U leert het organisatieontwerpproces vorm te geven en betere (deel-) ontwerpen te (co-)creëren, in samenspraak met verschillende experts en/ of betrokkenen. Tijdens dit multidisciplinaire analyse- en ontwerpproces wisselen buiten en binnen, het geheel en de delen, abstract en concreet elkaar voortdurend af. Organisatieontwerp is een sterk gestructureerd en praktijkgericht programma. De cases dragen het programma. De tijd tussen de bijeenkomsten benut u intensief en u besteedt veel aandacht aan de koppeling naar uw eigen case. De bijeenkomsten hebben het karakter van werkplaatsen en bouwen sterk door op het case-werk. U behandelt concepten op hoofdlijnen. Wanneer nodig of wenselijk krijgt u verwijzing naar literatuur of experts. Het nieuwe integraal organiseren biedt duurzame oplossingen voor de beperkingen van disfuncties die kleven aan traditioneel gestructureerde organisaties. H. Kuipers, P. van Amelsvoort en H. Kramer, Het nieuwe organiseren. Alternatieven voor de bureaucratie, 2010 Betrokken, professionele begeleiding Een groep betrokken en ervaren organisatieontwerpers draagt en begeleidt het programma. Zij werken vanuit de eerder beschreven multidisciplinaire visie op organisatieontwerp. De kerndocenten schetsen het ideaaltypische analyse- en ontwerpproces en de interne werkingsmechanismes van organisaties. De werkbegeleiders ondersteunen u bij het leren met en van elkaar in vaste groepjes deelnemers. Zij begeleiden de koppeling van aangedragen inzichten naar de eigen praktijk en springen in op de concreetheid en actualiteit van de cases. Daarnaast ontmoet u regelmatig gastdocenten die u over (hun) inspirerende organisatieontwerpen vertellen en met u de werkingsmechanismes onderzoeken. Ook heeft u de mogelijkheid om een hoogleraar, docent of professional naar keuze te contracteren om specifieke eigen vraagstukken voor te leggen. Ontwerpvermogen en organisatieontwerp als resultaat Het programma Organisatieontwerp koppelt de organisatie-inrichting aan de strategie. Het helpt u om de bijdrage van verschillende (deel)ontwerptrajecten aan de strategie te vergroten en de nieuwe strategie door te vertalen in een integraal en congruent ontwerp. 6

7 Het programma is een investering in uzelf en in uw organisatie. Ú ontwikkelt uw vermogen in het analyseren en ontwerpen van organisaties, waaronder het vanuit de strategie onderscheiden van goede en slechte organisatieontwerpen, in samenhang beschouwen en hanteren van technische, politieke en culturele organisatiestructuren, bewust vormgeven van inhoud, iteratie en participatie van het ontwerpproces, in samenwerking met betrokkenen en/ of experts, co-creëren van betere (deel) ontwerpen. Tegelijkertijd heeft uw organisatie: haar positionering en strategie met het nieuwe organisatie(deel)ontwerp versterkt en het ontwerpen van de organisatie als nieuwe kerncompetentie ontwikkeld. Eis structuurhygiëne, dat wil zeggen een zinnig en zindelijk denken, spreken en handelen bij behandeling van structuurvraagstukken overeenkomstig de inhoud die dit organisatiekundig strikt genomen ook moet hebben, wars van modisch en hype-georiënteerd taalgebruik. Zonder structuur in de zin van een deugdelijk en helder afsprakenstelsel is er niet zomaar sprake van effectieve samenwerking; sterker nog: zonder structuur als formeel en/of informeel afsprakenstelsel bestaat een organisatie als samenwerkingsverband niet eens laat staan dat het dan effectief functioneert. Keuning, Structuurhygiëne geboden! Over zindelijk denken en handelen in organisatiestructuren en de vergeten dimensie in organisatieontwerp, 2008 Praktische informatie Het programma Organisatieontwerp bestaat uit zeven bijeenkomsten verspreid over een half jaar. De tien dagen (23 dagdelen) contacttijd zijn verdeeld over éénen tweedaagse bijeenkomsten. Inclusief voorbereidingen, uitwerkingen en koppelingen naar uw eigen praktijk vraagt het programma gemiddeld anderhalve dag per week. De totale studiebelasting bedraagt 300 uur. De bijeenkomsten vinden plaats in conferentieoorden in het centrum van het land. 7

8 3 Het programma nader beschouwd 1 Positie a asten en ambiëren 2 Bedoeling toetsen & transformeren 3 Doelen onderscheiden & ontwikkelen 4 Middelen uitsorteren & uitwerken Intake In EIGEN ONTWERP EIGEN CASE Oriëntatie en persoonlijke intake U kunt zich op Organisatieontwerp oriënteren met behulp van de Sioo website ( deze brochure en een vrijblijvend kennismakingsgesprek. Als u overweegt deel te nemen maakt u een afspraak voor een intakegesprek. U ontvangt dan tevens de richtlijnen voor de intakenotitie. Tijdens het gesprek onderzoekt u, met ons en op basis van uw notitie, of het programma past bij uw professionaliseringsbehoefte en omstandigheden. Langs vier fases van een organisatieontwerpproces Het programma is opgebouwd rond vier fases van een organisatieontwerpproces. De fases weerspiegelen het proces van buiten naar binnen, van functie naar vorm. Telkens neemt u zowel de technische, de politieke als culturele aspecten van de organisatie in beschouwing. Itererend over de fases werkt u binnen elke fase van grof naar fijn en richt u zich op de meest relevante aspecten of delen voor verdere uitwerking en detaillering. Elke fase bestaat uit het analyseren en ontwerpen van uw eigen case. U krijgt daarvoor gerichte lees- en verwerkingsopdrachten en waar nodig online ondersteuning. De uitwerkingen, inzichten en de daaruit volgende keuzes legt u vast in een portfolio. Uw eigen bijgewerkte portfolio en kennis van het portfolio 8

9 van uw groepsgenoten vormen het startpunt en daarmee ook de deelnamevoorwaarde, voor de werkplaatsen. Elke fase zijn er een of twee werkplaatsen gepland, waarin u met een groepje deelnemers uw ervaringen en resultaten, onder begeleiding, verder uitwerkt en opwerkt. Kerndocenten komen langs en plaatsen uw ervaringen in het analyse- en ontwerpproces. Gastdocenten inspireren met voorbeelden van toonaangevende organisaties. De verschillende fases zijn: Fase 1: Positie aftasten & ambiëren (intake tot start, een werkplaats van twee dagdelen) Het programma start met het aftasten en ambiëren van posities. U verkent het speelveld, de huidige positionering van de organisatie en de actuele omgevingsontwikkelingen. U schetst de mogelijke impact van de ontwikkelingen op positionering, missie en strategie van de organisatie. U plaatst het gedefinieerde vraagstuk in deze context en speelt met de grenzen, formulering en typering van het vraagstuk. U onderzoekt de gelaagdheid van uw organisatie en het vraagstuk. Ook verkent u uw eigen positie en mogelijke bijdragen aan het vraagstuk. Vervolgens kiest u de organisatie of het organisatiedeel dat u tijdens het programma als uw case verder wilt analyseren en uitwerken. Aandachtspunten daarbij zijn de urgentie en omvang van het actuele vraagstuk, de wensen, mogelijkheden en ambities van uw organisatie en van uzelf. Naast dit inhoudelijke programma is er ruimte voor kennismaking met elkaar, het programma en de begeleiding. Fase 2: Bedoeling toetsen & transformeren (twee maanden, twee werkplaatsen van respectievelijk twee en vijf dagdelen) In deze fase concretiseert u de beoogde positionering. Wat wil de organisatie bijdragen aan haar omgeving? Wat draagt zij daadwerkelijk bij? U onderzoekt de relevante externe organisatie: Welke klanten, toezichthouders, partners, leveranciers en werknemers zijn betrokken bij het vraagstuk? U achterhaalt hun behoeften en hun appél op de organisatie. U verkent onderlinge tegenstrijdigheden en dilemma s en hun impact op het vraagstuk. Al doende ontrafelt u de onderliggende bedoeling van de organisatie en verheldert u welke specifieke toegevoegde waarden de organisatie verkiest. Vervolgens focust u op de relaties met de meest relevante belanghebbenden. U analyseert en 9

10 transformeert zo nodig de onderlinge verhoudingen, de ruilinhoud, de frequentie en kanalen van contact et cetera. Fase 3: Doelen onderscheiden & ontwikkelen (twee maanden, twee werkplaatsen van respectievelijk twee en vijf dagdelen) Met concreter zicht op de externe organisatie onderscheidt en ontwikkelt u doelen voor de interne organisatie. Hiertoe belicht u zowel de politieke, technische als culturele structuren van de organisatie. U doorgrondt hun onderlinge wisselwerking. U doorziet de samenhang met de behoeften van en verleidingen vanuit belanghebbenden. U leert begrijpen waarom het vraagstuk is ontstaan en blijft bestaan. U zoekt naar incongruenties, varieert met voorgrond-/ achtergrondstructuren en ontwikkelt specifieke ontwerpdoelen. U legt de basis voor de nieuwe organisatie door de ontwikkeling van passende ontwerpprincipes, regels en aangrijpingspunten. Door de geschiedenis heen hebben ondernemingen steeds nieuwe organisatievormen ontwikkeld om hun strategie te verwezenlijken. Een slimme organisatievorm levert immers een voorsprong op in de concurrentiestrijd. A. de Man, Concurreren door organiseren. Organisatorische innovatie als bron van concurrentievoordeel, 2000 Fase 4: Middelen uitsorteren & uitwerken (twee maanden, twee werkplaatsen van respectievelijk twee en vijf dagdelen) In deze laatste fase richt u zich op het ontknopen en ontwerpen van de samenhangende organisatiedelen, middelen als werkwijzen, systemen, relaties et cetera. Om de ambities daadwerkelijk te kunnen realiseren moeten op dit concrete niveau alle voorgaande fases samenkomen. U maakt de delen los om ze in samenhang opnieuw vorm te geven. Daarbij redeneert u via de technische, politieke en culturele dimensies van de organisatie tot aan de relevante belanghebbenden in de omgeving. Omdat de deelontwerpen sterk kunnen verschillen, heeft u hier de mogelijkheid zelf een gastdocent te kiezen en op te zoeken. U detailleert de ontwerpen en maakt plannen voor vervolg en implementatie. De laatste bijeenkomst is tevens de gezamenlijke afsluiting van de leergang. 10

11 Meer informatie over Organisatieontwerp: Programmamanagement: ir. Brechtje Kessener Programma coördinatie: Evelyn van den Boom Sioo Interuniversitair centrum voor organisatie- en veranderkunde Succesvol bijdragen aan de ontwikkeling van organisaties. Werken aan eigen ontwikkeling als organisatieprofessional. Wie zulke ambities koestert, wil meer dan kant-en-klare, begrensde programma s. Professionals zoeken de ruimte. Die willen het denken openbreken, vóórdat het vastroest. En dat is precies wat u bij Sioo vindt. Een intellectuele ruimte voor professionals met uiteenlopende talenten en achtergronden, die willen leren van en met elkaar. Een kennisgemeenschap waarin mensen vanuit verschillende invalshoeken ervaringen en theorieën uitwisselen en reflecteren op het eigen handelen. Onze programma s zijn ook allesbehalve standaard. We ontwikkelen ze rondom deelnemende professionals en hun organisaties. Dat levert, weten we uit ervaring, de grootste meerwaarde. Sioo draagt bij aan uw ontwikkeling en die van uw organisatie via: Grensverleggende professionaliseringsprogramma s Workshops; praktijkgericht, kort en actueel Programma s gericht op sectoren en bedrijven Bedrijfsgerichte maatwerkprogramma s Sioo Newtonlaan BH Utrecht sioo@sioo.nl