Handleiding Bondsgedelegeerden Uitgave 2016

Transcriptie

1 Handleiding Bondsgedelegeerden Uitgave 2016 Koninklijke Nederlandse Lawn Tennis Bond Postbus BP Amersfoort

2 Inhoud Inleiding... 3 Bondsgedelegeerde in het reglement... 4 Vóór het toernooi... 7 Tijdens het toernooi Na afloop van het toernooi Bijlagen 1. Reis- en Onkostenvergoedingsregeling Bondsgedelegeerden Belangrijkste wijzigingen Toernooireglement

3 Inleiding Voor u ligt de handleiding voor bondsgedelegeerden Deze handleiding is in eerste instantie vooral bedoeld als handreiking voor functionarissen die recentelijk tot bondsgedelegeerde zijn benoemd. Maar daarnaast is deze uitgave ook heel handzaam en bruikbaar voor bondsgedelegeerden die de functie al langere tijd bekleden. De handleiding moet, met andere woorden, een soort helpdesk zijn voor alle bondsgedelegeerden. Bij de samenstelling van dit document is bij de lezer bekendheid verondersteld met betrekking tot de organisatie van open toernooien. Daarbij kan met name worden gedacht aan het als toernooileider hebben geleid van een open toernooi. Als deze kennis niet aanwezig is, wordt aanbevolen om allereerst binnen district of regio de cursus Bondsgedelegeerde te volgen. In veel districten is dit een voorwaarde voordat iemand tot bondsgedelegeerde kan worden benoemd. Andere belangrijke voorwaarden die aan een bondsgedelegeerde gesteld kunnen worden zijn: Persoonlijkheid bezitten, tot uitdrukking komend in uitstekende sociale en communicatieve vaardigheden. Affiniteit met tennis hebben. Bereidheid hebben om ten minste 2 à 3 (in sommige districten geldt een afwijkend hogeraantal) toernooien per jaar als bondsgedelegeerde te begeleiden. Het bijwonen van bijeenkomsten in district/regio waarbij kennis van reglementen en spelregels up-to-date gehouden wordt. In de Handleiding voor Toernooiorganisatoren, die ook voor bondsgedelegeerden lezenswaardig is, staan chronologisch de stadia vermeld die moeten worden gevolgd bij de organisatie van een open toernooi. In de handleiding die voor u ligt wordt vooral de rol van de bondsgedelegeerde in dat proces behandeld. Voor een goede uitvoering van zijn taak dient de bondsgedelegeerde daarnaast in ieder geval te beschikken over de meest recente uitgaven van: Tennisspelregels (TS) Toernooireglement (TR) Het is aan te bevelen om de meest recente uitgave van Beter inzicht in de Tennisregels in het bezit te hebben. Daarin worden de Tennisspelregels nader uitgelegd aan de hand van voorbeelden en praktijksituaties. Ten slotte verwijzen wij de bondsgedelegeerden bij Nationale Ranglijsttoernooien, Rolstoeltennisranglijsttoernooien en/of Jeugdranglijsttoernooien graag ook naar de speciaal voor deze toernooien samengestelde handleidingen. Dit betreffen respectievelijk Tips en Aandachtspunten voor het organiseren van een Nationaal Ranglijsttoernooi, Tips en Aandachtspunten voor de organisatie van een rolstoeltennisranglijsttoernooi en Tips en 3

4 Aandachtspunten voor het organiseren van een Jeugdranglijsttoernooi. Deze uitgaven zijn gratis te verkrijgen bij de afdeling Wedstrijdtennis respectievelijk Bondsjeugdopleiding van het bondsbureau te Amersfoort. Op de organisatie van Nationale Ranglijsttoernooien is het Reglement Nationale Ranglijsttoernooien (RNR) en op de organisatie van Jeugdranglijsttoernooien is het Reglement Jeugdranglijsttoernooien (RJR) van toepassing. Wij hopen dat deze handleiding de bondsgedelegeerde voldoende houvast biedt bij de vervulling van zijn taak. Mocht u echter onjuistheden aantreffen of menen dat er zaken onbesproken zijn in deze handleiding dan verzoeken wij u ons hierover te informeren (wedstrijdtennis@knltb.nl). Zodoende kan een eventueel volgende versie van deze uitgave nog meer aan de wensen van de gebruiker worden aangepast. Overal waar in deze handleiding de mannelijke vorm wordt gebruikt, wordt tevens de vrouwelijke vorm bedoeld. De handleiding is aangepast aan de gewijzigde reglementen Bondsgedelegeerde in het reglement In dit hoofdstuk is een overzicht opgenomen van alle artikelen in het Toernooireglement waarin de bondsgedelegeerde wordt genoemd. Bij elk artikel is de volledige tekst hiervan vermeld en is tevens kort (vet gedrukt) aangegeven wat de strekking van het artikel is voor de bondsgedelegeerde. Artikel 02 lid 6 sub e.: definitie Bondsgedelegeerde: degene die namens de KNLTB toezicht houdt op de organisatie van een goedgekeurd toernooi en op de naleving van de reglementen tijdens dat toernooi. Artikel 13: goedkeuring vooraf door bondsgedelegeerde van affiche, inschrijfformulieren en bijzondere toernooibepalingen De toernooiorganisator is verplicht, alvorens het affiche (indien er een affiche wordt uitgegeven), de inschrijfformulieren en de bijzondere toernooibepalingen te (laten) vervaardigen, de ontwerpteksten van beide ter goedkeuring voor te leggen aan de bondsgedelegeerde. Artikel 16: toestemming voor toernooileider van bondsgedelegeerde voor deelname aan eigen toernooi De toernooileider mag met toestemming van de bondsgedelegeerde aan het toernooi deelnemen en/of als scheidsrechter daarin optreden. Artikel 17 lid 20: vermelding naam bondsgedelegeerde in bijzondere toernooibepalingen 20. de namen van de toernooiorganisator, bondsgedelegeerde, toernooileider, alsmede (indien aangesteld) hoofdscheidsrechter of toezichthouder. Artikel 21: Informeren bondsgedelegeerde over uitsluiting speler wegens dubbele inschrijving De toernooileider is verplicht om een speler, wanneer hem ter kennis komt dat deze het 4

5 bepaalde in artikel 33 van dit reglement heeft overtreden, van deelname dan wel van verdere deelname aan het toernooi uit te sluiten en de bondsgedelegeerde alsmede de toernooileider en bondsgedelegeerde van het andere toernooi hierover te informeren. Artikel 25: toestemming bondsgedelegeerde voor het bekorten van partijen in verband met weersomstandigheden Wanneer de weersomstandigheden (van welke aard ook) tijdens een toernooi van dien aard zijn dat dit toernooi naar het oordeel van de toernooileider niet op de vastgestelde einddatum kan worden beëindigd indien alle nog te spelen partijen zouden worden verspeeld overeenkomstig het bepaalde in artikel 30 lid 2 en 3 van dit reglement, kan de toernooileider besluiten dat in één of meer onderdelen alle op een bepaalde dag (resterende) geplande partijen bekort zullen worden door toepassing van: a. korte sets, indien dat systeem niet reeds van toepassing is conform het bepaalde in artikel 18 lid 9 van dit reglement, b. beslissende wedstrijdtiebreak (tot en met 7 punten) of beslissende wedstrijdtiebreak (tot en met 10 punten) indien dat systeem niet reeds van toepassing is conform het bepaalde in artikel 18 lid 9 van dit reglement, c. Beslissend Punt Systeem (BPS), indien dat systeem niet reeds van toepassing is conform het bepaalde in artikel 18 lid 9 van dit reglement, welke alle drie tezamen, in combinatie met elkaar of afzonderlijk kunnen worden toegepast. Voor deze beslissing is de goedkeuring van de bondsgedelegeerde vereist. Andere maatregelen ter bespoediging van het verloop van het toernooi zijn niet toegestaan. Indien een onderdeel in poulevorm wordt gespeeld dienen alle partijen in elke afzonderlijke poule volgens dezelfde telmethode te worden gespeeld Artikel 29 lid 6: voorstel van toernooileider aan bondsgedelegeerde om speler uit te sluiten van (verdere) deelneming 6 De toernooileider kan aan de bondsgedelegeerde voordragen een speler van (verdere) deelname aan (een onderdeel van) het toernooi uit te sluiten. Artikel 41: Benoeming bondsgedelegeerde Het bondsbestuur benoemt jaarlijks de bondsgedelegeerden. Artikel 42: Taken bondsgedelegeerde 1. De bondsgedelegeerde heeft tot taak namens de KNLTB toezicht te houden op de organisatie van het toernooi. Hij waakt over de belangen van de deelnemers en ziet toe, dat de Tennisspelregels, de bijzondere toernooibepalingen en de bepalingen van het Toernooireglement op de juiste wijze worden nageleefd. 2. Bij conflicten tussen deelnemers en de toernooileider treedt hij bemiddelend op. 3. De bondsgedelegeerde heeft ten aanzien van alle in artikel 29 lid 1 en lid 2 genoemde beslissingen van de toernooileider het vetorecht, behalve wanneer hij zelf bij de kwestie direct of indirect is betrokken. 4. De bondsgedelegeerde kan, op voordracht van de toernooileider, een speler uitsluiten van (verdere) deelname aan (een onderdeel van) het toernooi. Alvorens de bondsgedelegeerde tot verdere) uitsluiting overgaat, dient hij de betrokken speler te horen. 5

6 Artikel 43: Bondsgedelegeerde op afstand Indien door bijzondere omstandigheden, te bepalen door het bondsbestuur, geen bondsgedelegeerde beschikbaar is die kan voldoen aan de verplichtingen waarbij zijn aanwezigheid is vereist, kan een bondsgedelegeerde ook op afstand functioneren. In dat geval dient vooroverleg over de loting en plaatsing plaats te hebben en moeten de speelschema s na de loting door de bondsgedelegeerde op afstand worden geaccordeerd voordat deze worden gepubliceerd. Artikel 44: Rapport bondsgedelegeerde De bondsgedelegeerde is verplicht binnen vier dagen na beëindiging van het toernooi het bondsgedelegeerderapport toe te sturen aan de KNLTB. In dit rapport wordt verslag gedaan van de ervaringen bij het toernooi; tevens worden de afwijkingen, die zich met betrekking tot het reglement hebben voorgedaan vermeld. Dit rapport dient in elk geval de namen van de deelnemers te bevatten die naar de mening van de bondsgedelegeerde een administratieve overtreding hebben begaan en voorts de gegevens die de KNLTB wenst te ontvangen Artikel 52 lid 5: Plaatsing loting in overleg met de bondsgedelegeerde 5. Over de plaatsing en loting dient overleg met de bondsgedelegeerde plaats te hebben en de speelschema s moeten na de loting en voor het begin van de eerste partij in het betreffende onderdeel ter goedkeuring aan de bondsgedelegeerde worden voorgelegd. Artikel 57 lid 2: Veranderingen na de loting na toestemming van de bondsgedelegeerde 2. Met inachtneming van het in het vorige lid bepaalde kan de toernooileider, na toestemming van de bondsgedelegeerde, besluiten dat: a. andere paren worden gevormd; b. iemand wordt ingevoegd of de plaats inneemt van een andere deelnemer; c. indien twee of meer geplaatste spelers/paren zich terugtrekken, opnieuw wordt geloot, als in die onderdeel nog geen partijen zijn begonnen. Artikel 68: Kennis nemen van gerapporteerde overtreding van een gedragsregel Een bondsscheidsrechter alsmede een scheidsrechter, geen bondsscheidsrechter zijnde, die door de KNLTB voor het leiden van een bepaalde partij is aangewezen, heeft de plicht om tijdens het leiden van een partij op te treden tegen het niet-nakomen van een gedragsregel als vermeld in Bijlage-B van dit reglement onder toepassing van het strafpuntensysteem (SPS). Van elke hier bedoelde overtredingen wordt door de betreffende scheidsrechter een rapport opgemaakt dat ter inzage wordt gegeven aan de betrokken speler en de bondsgedelegeerde, vervolgens voor kennisgeving wordt geparafeerd door de toernooileider en (indien benoemd) de hoofdscheidsrechter, waarna het overeenkomstig het Reglement Fair Play zoals bedoeld in artikel 24 van de Statuten kan worden voorgelegd aan de Tuchtraad. 6

7 Vóór het toernooi Algemeen Bij de organisatie van een open toernooi neemt de bondsgedelegeerde een bijzondere plaats in. Hij heeft een adviserende maar tevens controlerende taak ten opzichte van de toernooileiding. Hij voorkomt dat verkeerde beslissingen worden genomen. Daarnaast waakt hij over de belangen van de deelnemers aan het toernooi en is een tussenpersoon tussen spelers en toernooileiding in geval van een eventueel conflict. In bepaalde gevallen heeft hij een vetorecht. De bondsgedelegeerde vertegenwoordigt de KNLTB bij het toernooi en houdt namens de KNLTB toezicht op de naleving van het Toernooireglement en Tennisspelregels. Afhankelijk van de vraag of de bondsgedelegeerde te maken heeft met een geroutineerde toernooileider dan wel met een toernooileider die voor het eerst een open toernooi organiseert, moet hij zich intensiever met de voorbereiding en verdere organisatie van het toernooi bezighouden. Als men te maken heeft met een nieuwe toernooileider is het aan te raden om hiermee tijdig contact te zoeken. Zo kan in een vroeg stadium worden aangegeven wat de bondsgedelegeerde van de toernooileider verlangt en op welke momenten hij wenst te worden ingeschakeld. Hij kan dan ook de aandacht vestigen op het gebruik van de meest recente versie van een goedgekeurd toernooiprogramma (eventueel verwijzen naar de KNLTB-website). De bondsgedelegeerde heeft dan ook de mogelijkheid om de nieuwe toernooileider te sturen en hem zijn werkwijze duidelijk te maken. De aanloop naar het toernooi In de aanloop naar een open toernooi zijn er in ieder geval twee momenten waarop een bondsgedelegeerde reglementair een functie heeft. Zoals hierboven al vermeld kan een bondsgedelegeerde daarnaast altijd als vraagbaak voor de toernooileider dienen. Die twee momenten zijn: (1) Goedkeuring van de ontwerpteksten van affiche, de inschrijfformulieren en de bijzondere toernooibepalingen (2) Overleg over de plaatsing en loting en goedkeuring van de speelschema s Wanneer een bondsgedelegeerde heeft vernomen dat hij bij een bepaald toernooi is toegewezen neemt hij contact op met de toernooileider. Bij dit eerste contact tussen toernooileider en bondsgedelegeerde kunnen alvast afspraken worden gemaakt over het tijdstip waarop affiche, inschrijfformulier en de bijzondere toernooibepalingen ter goedkeuring aan de bondsgedelegeerde worden aangeboden. Het initiatief hiervoor mag nadrukkelijk ook bij de bondsgedelegeerde liggen. De bondsgedelegeerde kan dan van de gelegenheid gebruik maken om indien bekend- aandacht te vestigen op eventuele reglementswijzigingen. (1) Goedkeuring ontwerpteksten affiche, inschrijfformulieren en bijzondere toernooibepalingen De toernooiorganisator is reglementair verplicht de ontwerptekst van het affiche, van het inschrijfformulier en van de bijzondere toernooibepalingen ter goedkeuring voor te leggen aan 7

8 de bondsgedelegeerde. De bondsgedelegeerde let er bij de controle van affiche, inschrijfformulier en bijzondere toernooibepalingen met name op dat de zaken die daarop verplicht moeten zijn vermeld, ook daadwerkelijk zijn opgenomen. Sinds 2013 is er geen verplichting meer om bepaalde zaken te vermelden op het affiche. Het is echter handig om de volgende zaken op het affiche te zetten: - de naam van de toernooiorganisator - de naam van de bondsgedelegeerde - de naam van de toernooileider - de naam van de hoofdscheidsrechter (indien van toepassing) - dat het toernooi is goedgekeurd door de KNLTB - de categorieën en onderdelen waarop kan worden ingeschreven - het (website-)adres van inschrijving - begin- en einddatum van het toernooi - het adres van het park waarop het toernooi zal worden gespeeld - soort banen - eventuele sponsor(s) Op inschrijfformulier en affiche mogen alleen die onderdelen vermeld worden die door de KNLTB zijn goedgekeurd en die dus op de officiële toernooikalender vermeld staan. Aanpassingen van onderdelen dienen via de afdeling Wedstrijdtennis bij de KNLTB te worden aangevraagd. Pas na goedkeuring door de KNLTB mogen de aanpassingen vermeld worden op het inschrijfformulier en de affiche. Op het inschrijfformulier dienen alle op het toernooi van toepassing zijnde bijzondere toernooibepalingen te worden vermeld. In artikel 17 en 18 van het TR zijn hierover regels opgenomen. Artikel 17 van het TR bepaalt dat in de bijzondere toernooibepalingen zaken moeten worden opgenomen betreffende: 1. het soort toernooi en het stellen van beperkingen aan de deelname volgens het bepaalde in artikel 08 van het TR. 2. de begin- en einddatum van het toernooi. 3. de verschillende onderdelen die worden verspeeld 4. de manier waarop het speelschema van de verschillende onderdelen wordt vastgesteld 5. het maximum aantal onderdelen waarvoor ingeschreven mag worden 6. het gebruik maken van artikel 52 lid 1 sub b van het TR, indien er in een onderdeel geen categoriespelers inschrijven 7. het minimum totaal aantal partijen dat dient te worden gespeeld, wil het toernooi doorgang vinden. 8. het maximum aantal partijen per onderdeel of het maximum totaal aantal partijen dat kan worden gespeeld 9. welke inschrijvingen niet aanvaard zullen worden bij overschrijding van het in lid 8 gestelde maximum. 10. de uiterste datum, waarop aan diegenen, die hebben ingeschreven, bericht krijgen van het niet-aanvaarden van hun inschrijving. 11. de manier waarop er ingeschreven kan worden alsmede datum en tijdstip van sluiting van 8

9 de inschrijving. 12. de kosten van deelname aan de verschillende onderdelen en wanneer en op welke wijze deze dienen te worden voldaan. 13. het aantal banen waarover de toernooileider kan beschikken, alsmede de toplaag van deze banen. 14. het tijdstip, waarop dagelijks met de partijen wordt begonnen. 15. het tijdstip, waarna dagelijks niet meer met een nieuwe partij wordt begonnen of een afgebroken partij wordt hervat. 16. de wijze waarop de speeltijden aan de deelnemers worden bekendgemaakt. 17. het aantal minuten waarna een speler na afroep door of namens de toernooileider speelklaar op de baan dient te staan. 18. het minimum aantal prijzen, dat per onderdeel beschikbaar wordt gesteld. 19. het al dan niet van toepassing zijn van de kledingreclamecode. 20. de namen van de toernooiorganisator, bondsgedelegeerde, toernooileider, alsmede (indien aangesteld) hoofdscheidsrechter of toezichthouder. Vervolgens wordt in artikel 18 van het TR melding gemaakt van een aantal zaken die -indien voor het toernooi van toepassing- ook in de toernooibepalingen moeten worden opgenomen: 1. het laten verspelen van partijen op dagen voorafgaande aan de officiële begindatum van het toernooi. 2. vermelden of de onder artikel 17 lid 13 van het TR genoemde banen overdekt of overkapt zijn. 3. het indien nodig laten spelen van partijen bij kunstlicht. 4. het indien nodig laten spelen van partijen op overdekte banen, overkapte banen en/of op banen met een andere toplaag. 5. de uiterste datum, waarop aan diegenen die de kosten van deelname hebben voldaan maar van wie de inschrijving niet is aanvaard volgens artikel 17 lid 9 van het TR, de kosten van deelname wordt gerestitueerd. 6. het wel of niet spelen op tijd conform hoofdstuk VIII van het TR. 7. de onderdelen en/of ronden van het herenenkelspel en/of herendubbelspel waarin om drie gewonnen sets wordt gespeeld. 8. het toepassen van het Beslissend Punt Systeem conform Bijlage IV van de Tennisspelregels. 9. het toepassen van korte sets of beslissende wedstrijdtiebreak (7 punten of 10 punten) conform Tennisspelregels 5 en 6 en Bijlage IV van de Tennisspelregels. 10. het toepassen van een rustpauze overeenkomstig artikel 29d van de Tennisspelregels Als de toernooiorganisator gebruik maakt van de mogelijkheid om deelnemers via internet te laten inschrijven moet de bondsgedelegeerde ook controleren of de bovengenoemde toernooibepalingen worden getoond wanneer een deelnemer zich poogt in te schrijven via internet. Een deelnemer moet namelijk bij inschrijving via internet nadrukkelijk aangeven dat hij de bijzondere toernooibepalingen heeft gelezen en daarmee akkoord gaat, voordat hij een inschrijving kan versturen. 9

10 Op het deel van de inschrijfkaart waarop spelers hun personalia en beschikbaarheid kunnen invullen dient door de inschrijver in ieder geval te worden ingevuld (artikel 32 van het TR) naam telefoonnummer en adres de vereniging waarvan men lid is, dan wel of men persoonlijk lid is van de bond of bondskaarthouder het op de ledenpas vermelde bondsnummer de op de ledenpas vermelde speelsterktes bij inschrijving in een aan leeftijd gebonden categorie: de op de ledenpas vermelde geboortedatum de tijden gedurende de toernooiweek waarop men verhinderd is te spelen bevestiging kennis genomen te hebben van de bijzondere toernooibepalingen Als de proefdrukken van affiche, inschrijfformulier en bijzondere toernooibepalingen akkoord zijn, kan de toernooiorganisator ze laten drukken. Het is vervolgens een goed plan om uiteindelijk te controleren of de definitieve versie van affiche, inschrijfformulier en bijzondere toernooibepalingen overeenkomen met de versie die de bondsgedelegeerde als proefdruk heeft gezien c.q. gecorrigeerd. Toernooicapaciteit: Onderstaande punten a tot en met e, vermeld in de bijzondere toernooibepalingen, zijn van belang om de capaciteit van het toernooi te kunnen bepalen en verlangen bijzondere aandacht van de bondsgedelegeerde. a. Het maximum aantal deelnemers per onderdeel of het maximum totaal aantal deelnemers dat door de organisator zal worden aanvaard. b. Het aantal banen waarover de toernooileider kan beschikken, alsmede de soort(en) speelvlak(ken) van deze banen. c. Het tijdstip, waarop dagelijks met de partijen wordt begonnen. d. Het tijdstip, waarna dagelijks niet meer met een nieuwe partij wordt begonnen of een afgebroken partij wordt hervat. e. Het indien nodig laten spelen van partijen bij kunstlicht. Op het moment dat de toernooibepalingen worden vastgesteld moet daarom al vastliggen wat het maximum aantal partijen is dat tijdens het toernooi kan worden gespeeld. Om te voorkomen dat er capaciteitsproblemen ontstaan gedurende het toernooi is het van belang dat de bondsgedelegeerde toezicht houdt op dit maximum. Om het maximum aantal partijen voor het toernooi te kunnen bepalen kunnen de volgende uitgangspunten als leidraad dienen. Let wel: dit is nadrukkelijk een richtlijn en dus geen verplichting! - De capaciteit in het voorweekend moet op 40% van een normale speeldag in het weekend worden gesteld, tenzij er géén ander toernooi is in voorafgaande week - Calculeer één regendag in, tenzij hiervoor altijd uitwijkmogelijkheden (naar bijvoorbeeld een hal) aanwezig zijn. - Streef ernaar om in het finaleweekend op zaterdag alleen halve finales en op zondag alleen 10

11 finales te spelen. - De duur van een tennispartij dient gemiddeld op 1½ uur te worden ingeschat (door het DSS en het spelen op rating zijn spelers steeds meer aan elkaar gewaagd). - Als de vereniging beschikt over kunstlicht kan het aantal partijen overeenkomstig worden uitgebreid Een voorbeeld: Tennisvereniging Netintnet organiseert een open toernooi in de categorieën 3, 4 en 5. De vereniging beschikt over 5 banen allen met kunstlicht. Voor het toernooi heeft de vereniging daarnaast de beschikking over een hal met 6 banen. Het toernooi zal doordeweeks grotendeels in de avonduren worden gespeeld (eerste speelronde om uur en de laatste om uur). In het voorweekend kan men al gebruik maken van alle banen vanaf 9.00 uur. Bereken het maximum aantal te verspelen partijen. In ieder geval gespeeld kunnen worden: Per speeldag 4 (speelronden) x 5 ( aantal banen) = 20 partijen. Omdat er een uitwijkmogelijkheid is naar een hal, hoeft de regendag niet te worden ingecalculeerd. Dat betekent dat op maandag tot en met vrijdag altijd 5 x 20 = 100 partijen gespeeld kunnen worden. Ervan uitgaande dat alle onderdelen worden gespeeld, zijn er op zaterdag 30 halve finales en op zondag 15 finales. Daarbij uitgaande van de ideale situatie dat er op zaterdag alleen halve finales en op zondag alleen finales worden gespeeld. Aanvullend geldt dat: In het voorweekend vanaf 9.00 uur per dag 8 speelronden van 1½ uur kunnen worden gespeeld. Dit betekent per speeldag in het voorweekeinde 40 partijen. Op beide dagen in totaal 80 partijen. Uitgaande van een maximaal haalbare capaciteit van 40% in het voorweekeinde, moet het aantal te spelen partijen hier worden vastgesteld op: 32 partijen. Bij elkaar komt het totaal aantal te spelen partijen dan op 177. Aandacht voor een correcte verwerking van alle essentiële gegevens van deelnemers. Voordat de inschrijving voor het toernooi wordt opengesteld attendeert de bondsgedelegeerde de toernooileider er op dat het voor een goede verwerking van de toernooiresultaten noodzakelijk is dat van alle deelnemers in ieder geval de volgende informatie goed wordt vastgelegd: Bondsnummer Naam Geslacht Speelsterkten De toernooileider dient deze essentiële gegevens van een inschrijver te controleren. Dit gebeurt via de controlefunctie die in de toernooipakketten is ingebouwd. Elk toernooipakket beschikt daarvoor over een optie Inschrijving(controle) KNLTB of Check onderdelen/opgaven KNLTB waarmee gegevensuitwisseling tussen de toernooiadministratie en de KNLTB-administratie tot stand wordt gebracht. 11

12 In Nederland wonende Nederlandse spelers die geen lid zijn van een tennisvereniging kunnen alleen deelnemen aan een toernooi als ze in het bezit zijn van een zogenaamde bondskaart. Deze kaart is slechts voor de duur van één jaar verkrijgbaar bij de afdeling Ledenservice van de KNLTB. Deze spelers moeten kunnen aantonen dat ze op een wachtlijst van een vereniging staan vermeld om als bondskaarthouder te kunnen worden ingeschreven. Voor spelers met een buitenlandse nationaliteit kan via (de ledenservice van) het bondsbureau van de KNLTB een bondsnummer worden aangevraagd. Daarbij moet onderscheid gemaakt worden tussen: 1. aanmelding door de speler zelf: als een speler zich (ruim van tevoren) bij een toernooiorganisator heeft ingeschreven voor een toernooi, kan deze speler -op aanwijzing van de toernooiorganisator- een bondsnummer aanvragen. 2. aanmelding door organisatie: dit gebeurt alleen als spelers op het laatste moment tot een toernooi worden toegelaten, bijvoorbeeld in gevallen waarin spelers zich ter plekke bij een toernooi melden voor een kwalificatietoernooi. Het formulier voor aanvraag bondsnummer voor buitenlandse spelers is als bijlage bijgevoegd. Kosten voor aanvraag van een bondsnummer voor buitenlandse spelers bedraagt 10,-. Daarnaast moet de toernooileider erop attent gemaakt worden dat een inschrijving voor een dubbelspel alleen geaccepteerd mag worden als van beide spelers een inschrijving is ontvangen. Dit is van belang om latere misverstanden/conflicten over de juiste inschaling te voorkomen. Bovendien kan aan de betreffende speler geen administratieve overtreding worden toegeschreven als hij niet deelneemt aan het toernooi. Hij heeft zich immers niet ingeschreven voor het toernooi. Ook als de inschrijving door zijn partner is gedaan. (2) Aanwezigheid bij plaatsing- en lotingbijeenkomst Ná sluiting van de inschrijving en nadat er voldoende tijd is geweest voor controle van de essentiële gegevens (zoals lidmaatschap KNLTB, bondsnummer, speelsterkte, geslacht en leeftijd) van de deelnemers door middel van vergelijking van de opgegeven gegevens met de gegevens zoals die in de database van de KNLTB vermeld staan, de verwerking daarvan en vervolgens voor een tweede controle kan de plaatsing- en lotingbijeenkomst plaatsvinden. De bondsgedelegeerde moet dus nadrukkelijk aan de toernooileider melden dat plaatsing/loting pas kan plaatsvinden als deze controlestappen zijn doorlopen. Voordat tot plaatsing/loting wordt overgegaan controleert de bondsgedelegeerde of deze check daadwerkelijk heeft plaatsgevonden. De bondsgedelegeerde dient normaal gesproken (zie artikel 43 van het TR) bij de plaatsing en loting aanwezig te zijn. De feitelijke plaatsing en loting is een taak van de toernooileider. De bondsgedelegeerde adviseert en controleert. Daarbij wordt - een enkele uitzondering daargelaten (bijvoorbeeld bij de kwalificatie van Nationale Ranglijsttoernooien) - te allen tijde gebruik gemaakt van het toernooiprogramma. In het TR is bepaald dat de plaatsing en loting moet worden verricht aan de hand van zo recent mogelijke resultaten van de deelnemers. Hiervoor kan gebruik gemaakt worden van de actuele 12

13 rating zoals die via de website van de KNLTB wordt gepubliceerd. Om deze gegevens voor alle ingeschreven spelers voor het toernooi te verkrijgen dient de toernooileider een uitwisseling tot stand brengen tussen het toernooiprogramma en de database van de KNLTB. Hij krijgt dan van alle ingeschreven spelers informatie over hun speelsterkte, rating en lidmaatschap teruggemeld. Deze informatie kan als basis voor de plaatsing en loting dienen. Voordat tot plaatsing/loting wordt overgegaan dienen de volgende zaken te worden geverifieerd: 1. zijn er inschrijvingen niet geaccepteerd om bijzondere redenen (anders dan in verband met het bereiken van het maximaal aantal partijen)? Zo ja, om welke personen gaat het dan en om welke reden zijn ze niet geaccepteerd? 2. Is het maximum aantal te verspelen partijen niet overschreden? 3. Hoeveel inschrijvers zijn/worden afgewezen wegens overintekening? Met inachtneming van het bepaalde in artikel 17 lid 6 van het TR, met betrekking tot het minimum aantal inschrijvingen. 4. Check voordat tot plaatsing/loting wordt overgegaan of alle onderdelen, die minimaal 4 inschrijvingen hebben, gespeeld worden, tenzij artikel 52 lid 1b van het TR van toepassing is. 5. Het is niet toegestaan om onderdelen met verschillende speelsterktes samen te voegen, als er in elk van die onderdelen ten minste 4 inschrijvingen zijn. Onderdelen met dezelfde speelsterkte maar in verschillende leeftijdscategorieën kunnen wel worden samengevoegd, tenzij het minimaal vereiste aantal van 4 inschrijvingen is ontvangen. Bovendien dient een eventuele samenvoeging met de betreffende spelers te worden overlegd. (Let op: doorgeven aan de afdeling Wedstrijdtennis in verband met correcte verwerking van toernooiresultaten) De bondsgedelegeerde houdt er toezicht op dat die plaatsing en de daaropvolgende loting reglementair juist gebeurt. In alle onderdelen moeten spelers geplaatst worden. Uitgezonderd een onderdeel dat uit één poule bestaat; daar hoeft niet geplaatst te worden. Indien de loting plaats vindt met een toernooiprogramma dat goedgekeurd is door de KNLTB mag de bondsgedelegeerde ervan uitgaan dat de loting reglementair gebeurt. Op basis van de recente resultaten kan een zorgvuldige plaatsing worden gedaan. Het is daarbij geoorloofd om te voorkomen dat spelers van dezelfde vereniging in de eerste ronde tegen elkaar spelen, mits aan de onpartijdigheid van de loting niet tekort wordt gedaan (artikel 52 lid 4 van het TR). Wijzigingen na de loting mogen alleen na overleg met de bondsgedelegeerde worden aangebracht. De lotingbijeenkomst is ten slotte een uitgelezen mogelijkheid om de toernooileiding nog aandacht te vragen voor een aantal zaken waarop tijdens het toernooi in het bijzonder moet worden gelet. Te denken valt daarbij aan: 15 minuten voor de aangegeven speeltijd aanwezig zijn 13

14 Aandacht voor tenniskleding Inspeeltijd in de gaten houden Enkelspelpalen plaatsen Toepassing verkorte telmethoden in verband met weersomstandigheden altijd in overleg met bondsgedelegeerde Wijzigingen in speelschema's altijd in overleg met bondsgedelegeerde. Het controlebestand ook gebruiken voor invallers (als bijvoorbeeld in een dubbelspelpaar een speler wordt vervangen) Toepassing van het Strafpuntensysteem (SPS) Tijdens het toernooi Speelschema s Reglementair dienen de speelschema s na de loting doch vóór het begin van de eerste partij van het betreffende toernooionderdeel geaccordeerd te worden door de bondsgedelegeerde. In de praktijk komt het er echter op neer dat dit gedurende de eerste speeldag van het toernooi gebeurt. De bondsgedelegeerde moet daarbij in het bijzonder oog hebben voor het volgende: Zijn de geplaatste spelers op de juiste plek in het speelschema geplaatst en afzonderlijk aangeduid? Zijn alle namen van deelnemers juist en volledig ingevuld? Zijn alle bondsnummers en speelsterktes ingevuld? Is op elk speelschema voldoende duidelijk aangegeven om welke onderdeel het gaat? Zijn de speelschema's op een voor iedereen zichtbare wijze op papier of digitaal op het speelterrein bekend gemaakt en zijn deze te actualiseren als er partijen zijn gespeeld (artikel 58 lid 1 van het TR) In geval er poules worden gespeeld: is aangegeven welke spelers doorgaan naar een vervolgschema? De bondsgedelegeerde ziet er gedurende de toernooiweek verder ook op toe dat de toernooiuitslagen regelmatig worden bijgewerkt in de speelschema's. Als gebruik gemaakt wordt van internet ziet hij er op toe dat dit ook daar gebeurt. Opmerking: de toernooiorganisator dient alle toernooigegevens, dus inclusief de speelschema s, minimaal één jaar te bewaren. Bezoek bondsgedelegeerde aan toernooi De bondsgedelegeerde bezoekt het toernooi bij voorkeur minimaal 2 keer gedurende de toernooiweek. Bij het begin van het toernooi om te controleren of de speelschema's nog overeenstemmen met de schema's die bij de loting zijn vastgesteld. Dit zou omdat in de meeste gevallen de speelschema's op internet worden gepubliceerd - zelfs via de PC thuis kunnen. Daarnaast wordt aanwezigheid bij finales en prijsuitreiking aangeraden. Maar vooral sinds de uitslagen van het toernooi digitaal worden aangeleverd is er geen noodzaak meer dat een bondsgedelegeerde tot ná de prijsuitreiking aanwezig is. Daarnaast is het voor een goed contact met organisatie en spelers raadzaam om gedurende de 14

15 toernooiweek ook nog eens ten minste 2 keer telefonisch overleg te hebben. Verder dient de bondsgedelegeerde gedurende de toernooiweek in ieder geval telefonisch bereikbaar te zijn, zodat de toernooileiding hem op elk moment met problemen of vragen kan benaderen en hij daarbij van advies kan dienen. Hij houdt toezicht op de organisatie van het toernooi, waakt over de belangen van de deelnemers en ziet toe op een juiste uitvoering van de toernooibepalingen. Anderzijds is de bondsgedelegeerde aanspreekpunt voor spelers, al dan niet in verband met een meningsverschil dat zij hebben met de toernooileiding. Hij treedt bij conflicten bemiddelend op. Bekorting van partijen Artikel 25 van het TR bepaalt dat in geval van extreme weersomstandigheden kan worden besloten om partijen te bekorten. Met nadruk wordt hier gesproken van extreme weersomstandigheden, omdat in de praktijk is gebleken dat het ook wenselijk is dat bij extreem hoge temperaturen partijen moeten kunnen worden bekort. Dit bekorten kan op verschillende manieren gebeuren (Beslissend Punt Systeem, Korte Sets, Beslissende Wedstrijdtiebreak of een combinatie van deze telmethoden). Voordat hiertoe wordt overgegaan dient de toernooileiding en ook de bondsgedelegeerde er zeker van te zijn dat het toernooi niet binnen de toernooiweek kan worden afgespeeld als partijen niet worden bekort. De beslissing om verkorte telmethoden te hanteren is onderhevig aan de goedkeuring van de bondsgedelegeerde. Dubbele inschrijving respectievelijk deelname Spelers die zich hebben ingeschreven voor, respectievelijk deelnemen aan toernooien waarvan de data (gedeeltelijk) gelijk vallen, moeten van beide toernooien worden uitgesloten (artikel 33 van het TR). De toernooileider informeert zijn bondsgedelegeerde en de toernooileider en de bondsgedelegeerde van het andere toernooi (artikel 21 van het TR). Het blijft verstandig dat de bondsgedelegeerde van het toernooi waarin deze dubbele inschrijving wordt ontdekt, contact op neemt met de bondsgedelegeerde van het andere toernooi, om ervoor zorg te dragen dat deze speler ook uit dat andere toernooi wordt verwijderd. Tevens maakt hij melding van deze (administratieve) overtreding in zijn bondsgedelegeerderapport. Administratieve overtredingen In het TR zijn enkele artikelen opgenomen die - bij overtreding daarvan - leiden tot een zogenaamde Administratieve Overtreding. Het gaat daarbij specifiek om de volgende artikelen: 19: controle speelgerechtigdheid deelnemers 28: doorsturen resultaten naar KNLTB 33: verbod op inschrijving in meer dan één toernooi 34: procedure terugtrekking uit een toernooi 35: verplichting om inschrijfgeld te voldoen * 37: verplichting om te verschijnen en partij (af) te spelen * Deze administratieve overtreding dient eerst gemeld te worden als door de toernooiorganisator een herhaalde poging is ondernomen om dit inschrijfgeld bij de deelnemer alsnog te innen. 15

16 Wanneer de toernooileiding bij de bondsgedelegeerde melding maakt van een van deze overtredingen door een speler, rapporteert de bondsgedelegeerde deze overtreding via een speciaal daarvoor ontwikkeld formulier, dat met zijn bondsgedelegeerderapport wordt meegezonden. Bij de overtredingen als bedoeld in artikel 19 van het TR en artikel 28 van het TR heeft de bondsgedelegeerde eerst contact met de toernooileiding voordat hij tot melding hiervan overgaat. De landelijke commissie Administratieve Overtredingen behandelt de ingekomen meldingen en deelt aan spelers respectievelijk organisaties sancties uit op grond van de bestaande richtlijnen hieromtrent. Vetorecht Op grond van het bepaalde in artikel 42 lid 3 van het TR heeft de bondsgedelegeerde ten aanzien van een aantal beslissingen van de toernooileider het vetorecht. Het gaat daarbij met name om de beslissingen van de toernooileider genoemd in artikel 29 lid 1 en lid 2 van het TR: Artikel 29 lid 1 van het TR De toernooileider beslist: a. in al die gevallen, de toepassing van de Tennisspelregels en (indien van toepassing) het strafpuntensysteem betreffende, waarin de scheidsrechter zich onbevoegd verklaart een beslissing te nemen; b. in elk protest van een deelnemer tegen de toepassing of uitleg van de Tennisspelregels en (indien van toepassing) het strafpuntensysteem door de scheidsrechter; c. in alle gevallen, waarin hij een verkeerde toepassing of uitleg van de Tennisspelregels en (indien van toepassing) het strafpuntensysteem constateert; d. over het toepassen van het strafpuntensysteem indien er geen scheidsrechter of toezichthouder is aangesteld; e. over het al dan niet afbreken van een partij; f. over de uitgifte van ballen. Artikel 29 lid 2 van het TR De toernooileider beslist eveneens: a. in alle gevallen, waarin de beslissing niet aan andere in dit reglement genoemde functionarissen is opgedragen; b. in beroep over alle geschillen, waarin zijn beslissing wordt ingeroepen, tenzij beroep volgens dit reglement uitdrukkelijk is uitgesloten of aan andere functionarissen of organen is opgedragen. Als de bondsgedelegeerde van zijn vetorecht gebruik maakt, wordt hiervan melding gemaakt in het bondsgedelegeerderapport. Toepassing Strafpuntensysteem (SPS) In artikel 47 van het TR wordt de toepassing van het SPS door scheidsrechters en, bij 16

17 afwezigheid daarvan, de toernooileider besproken. Omdat het merendeel van de open toernooien (in ieder geval tot aan het de finaleweekeinde) wordt gespeeld zonder scheidsrechters, is de toernooileider in de meeste gevallen degene die het SPS toepast. Uit een aantal praktijksituaties is gebleken dat toernooileiders hiervan niet op de hoogte zijn, laat staan dat men weet hoe het SPS toe te passen. De bondsgedelegeerde doet er goed aan de toernooileider tijdig te wijzen op zijn bevoegdheid hieromtrent. Strafbepalingen In het TR zijn artikelen opgenomen die, bij overtreding ervan, leiden tot een strafmaatregel ( S ) (artikel 04 lid 3 van het TR). De bondsgedelegeerde wordt verzocht om in het bondsgedelegeerderapport melding te maken van een eventuele overtreding van een of meer van desbetreffende artikelen, dan wel gebruik te maken van het zogenaamde S-formulier. Na afloop van het toernooi De bondsgedelegeerde completeert zijn bondsgedelegeerderapport en stuurt dit binnen vier dagen na afloop van het toernooi in naar de afdeling Wedstrijdtennis. In dit rapport worden de zaken vermeld die tijdens het toernooi afweken van de bepalingen van het TR, de meldingen van administratieve overtredingen, alsmede andere zaken die volgens de bondsgedelegeerde van belang zijn voor de KNLTB. Een declaratie van de gemaakte reiskosten en werkelijke overige kosten die de bondsgedelegeerde heeft gemaakt dient na ieder toernooi te worden ingediend bij de KNLTB. Het verdient aanbeveling dit direct na elk functioneren te doen. De Reis- en Onkostenregeling voor Bondsgedelegeerden is in de bijlage opgenomen. De bondsgedelegeerde drukt de toernooileider van het toernooi op het hart dat hij tijdig (uiterlijk om uur op de dag na afloop van het toernooi) de toernooiresultaten, volledig ingevuld, rechtstreeks vanuit het toernooiprogramma verzend naar de KNLTB (artikel 28 lid 1 van het TR).. De toernooiorganisator dient wel alle toernooigegevens minimaal één jaar te bewaren (artikel 28 lid 2 van het TR) Ter voorbereiding op een eventueel toernooi in het volgende jaar is het raadzaam om met de toernooileiding een evaluatie te houden om eventueel benodigde verbeteringen aan te kaarten. 17

18 Bijlage 1: Reis- en Onkostenvergoedingsregeling Bondsgedelegeerden 2016 De KNLTB kent de volgende soorten evenementen waarbij bondsgedelegeerden worden ingezet: 1. Open toernooien/besloten toernooien 2. Nationale/Regionale/districtskampioenschappen plus Masters 3. Jeugd Ranglijst Toernooien, al dan niet gecombineerd met een open toernooi 4. Nationale Ranglijst Toernooien, al dan niet gecombineerd met een open toernooi 5. Veteranen Ranglijst Toernooien, al dan niet gecombineerd met een open toernooi 6. Rolstoeltennis Ranglijst Toernooien, al dan niet gecombineerd met een open toernooi Voor alle bondsgedelegeerden bij deze evenementen geldt het volgende: I II III IV V INZET De bondsgedelegeerde is in ieder geval op de volgende momenten op het park aanwezig: a. tijdens elke loting b. tijdens de eerste speeldag c. tijdens de finaledag Daarnaast is hij aanwezig wanneer zijn hulp wordt ingeroepen en dit niet telefonisch kan worden afgehandeld. REISKOSTEN 1 Openbaar vervoer (trein 1e klasse), alsmede de kosten van bus, tram of treintaxi tegen overlegging van de originele bon. 2 Autokostenvergoeding op basis van 0,26 per km. HOTELKOSTEN Slechts in uitzonderlijke gevallen kunnen hotelkosten worden vergoed. OVERIGE WERKELIJKE KOSTEN Tolgeld en dergelijke. CONSUMPTIES, LUNCH EN AVONDMAALTIJD Indien de toernooiorganisator niet voorziet in consumpties, kan de bondsgedelegeerde de volgende werkelijke kosten declareren (tegen overlegging van originele bonnen): 1. Consumpties: tot een maximum van 5,15 per bezoek; 2. Lunch: tot een maximum van 8,50 per bezoek; 3. Avondmaaltijd: tot een maximum van 14,70 per bezoek. Een bondsgedelegeerde komt in aanmerking voor een lunchvergoeding als de organisatie geen lunch verstrekt en hij voor uur van huis vertrekt om het toernooi te bezoeken of het niet mogelijk is voor uur thuis te zijn nadat hij het toernooi heeft bezocht. Een bondsgedelegeerde komt in aanmerking voor een avondmaaltijdvergoeding als de organisatie geen maaltijd verstrekt en hij voor uur van huis vertrekt om het toernooi te bezoeken of het niet mogelijk is voor uur thuis te zijn nadat hij het toernooi heeft gezocht. 18

19 VI DAGGELDVERGOEDING Er worden geen daggeldvergoedingen uitgekeerd. VII OVERIGE FACILITEITEN 1. Toegangskaarten: Een bondsgedelegeerde die functioneert bij een evenement heeft gratis toegang. Hij ontvangt indien nodig op die dagen dat hij functioneert een gratis toegangsbewijs met een tribune zitplaats. 2. Parkeerkaart: Bij evenementen dienen binnen redelijke afstand voor bondsgedelegeerden gratis parkeerplaatsen beschikbaar te zijn. Indien deze niet gratis beschikbaar zijn, worden zij vergoed bovenop de voor dat evenement vastgestelde vergoedingen. Deze Reis- en Onkostenvergoeding is vastgesteld door het bondsbestuur. 19

20 Bijlage 2: Belangrijkste wijzigingen Toernooireglement 2016 Het Reglement Fair Play is verankerd in het Toernooireglement. Hierdoor staan de Tuchtcommissie, Tuchtraad, Commissie van Beroep respectievelijk Raad van Beroep vermeld in het TR, voornamelijk in hoofdstuk IX en X. Jeugdranglijsttoernooien worden goedgekeurd door het bondsbestuur. Dit staat in artikel 12. Toplaag (het materiaal waarvan het oppervlak van een tennisbaan is vervaardigd) is aangepast in diverse artikelen. 20