Aldus besloten in de vergadering van het Algemeen Bestuur van 23 juni 2011.

Transcriptie

1 Het Algemeen Bestuur; Gelet op artikel 28 van de gemeenschappelijke regeling Regionaal Archief Rivierenland; b e s l u i t : a. de jaarrekening voor 2010 van het Regionaal Archief Rivierenland vast te stellen, zoals hierna is aangegeven; Aldus besloten in de vergadering van het Algemeen Bestuur van 23 juni de secretaris, de voorzitter,

2 INHOUD Blz. Algemeen 2 (Programma)jaarrekening Programma's (jaarrekening 2010 gespecificeerd): 1 Verwerving en materiële verzorging van archieven en documentatiemateriaal 10 Verwerving 12 Materiële verzorging 14 2 Ontsluiting van archieven en documentatiemateriaal 16 Ontsluiting 18 3 Dienstverlening aan het publiek, de gemeenten en waterschap Rivierenland 20 Publiek 22 Gemeenten en Waterschap Rivierenland 24 Tentoonstellingen 26 Educatie 28 Bibliotheek 30 Fotografie en multi-media 32 4 Toezicht op de nog niet naar een openbare archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden van de gemeenten en het polderdistrict. 34 Toezicht 36 Paragraaf weerstandsvermogen 38 Kostenplaatsen: Personeelsbeheer 42 Huisvestingskosten 46 Organisatie/beheer/administratie 48 Automatisering 50 Bijlagen: Balans 56 Staat van vaste activa 64 Staat van reserves en voorzieningen 65 1

3 ALGEMEEN Inleiding Thans wordt u aangeboden de jaarrekening voor het dienstjaar BBV De rekening is opgesteld conform het Besluit begroten en verantwoorden 2003 (BBV) voor gemeenten en provincies. Dit besluit geldt ook voor gemeenschappelijke regelingen. Doel Het gemeenschappelijk beheer van de archiefbewaarplaatsen in het werkgebied van de naar die archiefbewaarplaatsen overgebrachte archiefbescheiden van de deelnemers. Uitgangspunt daarbij is de gemeenschappelijke bestuurlijke verantwoordelijkheid voor alle naar die archiefbewaarplaats overgebrachte archiefstukken. Het verlenen van diensten aan het publiek en de deelnemers. Het toezicht op het beheer van de niet naar de archiefbewaarplaatsen overgebrachte archiefbescheiden van de deelnemers. Deelname Deelnemende gemeenten zijn de gemeenten Tiel, Buren, Culemborg, Geldermalsen, Neder-Betuwe en Neerijnen. Waterschap Rivierenland heeft een dienstverleningsovereenkomst gesloten met het Regionaal Archief Rivierenland. De overeenkomst is ingegaan per 1 november De doelstelling van deze overeenkomst is o.a. dat het Regionaal Archief Rivierenland de archieven van de voormalige Waterschappen blijft beheren gedurende 10 jaar, gerekend vanaf 1 november Beide partijen hebben nadrukkelijk de intentie uitgesproken om dit contract na afloop van deze periode voort te zetten. De vergoeding bedraagt vanaf het jaar ,-- (excl btw) per m¹ overgebrachte archief bescheiden met dien verstande dat het genoemde bedrag vanaf 2007 wordt geïndexeerd op basis van het door het Centraal Bureau voor de Statistiek gepubliceerde prijsindexcijfer voor overheidsdiensten. In relatie daartoe kwam het bedrag in 2010 uit op 126 per m1 Personeelsformatie per 1 januari 2010 (in fte) 2010 Vaste dienst:. Directeur/Streekarchivaris 1,00. Teamleider Bewerken en Behouden 1,00. Teamleider Externe Dienstverlening 1,00. Medewerkers 9,60. Derden 0,65 13,25 Personeelsformatie per 1 januari 2010 (in aantal medewerkers) 2010 Vaste dienst:. Directeur/Streekarchivaris 1. Teamleider Bewerken en Behouden 1. Teamleider Externe Dienstverlening 1. Medewerkers 12. Derden

4 Loonkosten De salarisadministratie is uitbesteed aan de gemeente Tiel. Voor de interne doorbelasting van de loonkosten wordt per fte een norm van 1425 productie-uren op jaarbasis. gehanteerd. Hierin zitten verdisconteerd de vakantie/verlof/ziekte/opleidingen/overleg uren. In 2010 is gewerkt met doorbelasting gebaseerd op een globale wijze van tijdschrijven. Gemeentelijke bijdrage De werkelijke berekende bijdrage wordt inzichtelijk gemaakt binnen de paragraaf Weerstandsvermogen. In de begroting was voor de 4 oorspronkelijke gemeenten rekening gehouden met een bedrag per inwoner ad 12,85. Vanwege de vertraging van de nieuwbouwplannen is deze bijdrage in april 2010 nader bepaald op 7,85. De vastgestelde bijdrage per inwoner bedraagt voor de gemeenten Geldermalsen en Neerijnen conform gemaakte afspraken in ,57. Aandachtspunten A. Rente Het Regionaal Archief Rivierenland heeft voor de in haar beheer zijnde middelen geen rente-instrumenten afgesloten. De geldmiddelen bestaan alleen maar uit middelen in rekening-courant en corresponderende spaarrekeningen. Er zijn in 2008 bij de BNG twee vaste geldleningen afgesloten t.b.v. de nieuwbouw. Het langjarig vaste rentepercentage ligt onder het niveau zoals dat in de financiele opzet voor de nieuwbouw is verdisconteerd. De leningen zijn in 2009 opgenomen. De gedeeltelijk nog niet benodigde middelen zijn, mede op basis van een advies van Deliotte, bij de ABN/Amro in deposito's geplaatst. B. Inhuur derden Er was één persoon via Lander actief bij het Regionaal Archief Rivierenland. Hiervoor worden relatief lage tarieven in rekening gebracht. C. Automatisering Een belangrijk onderdeel van het archief is de automatisering. In 2010 is de uitwerking van het Informatiseringsplan afgerond en is het digitaliseringsproject verder doorgezet. De kosten zijn ten laste van de specifiek gevormde reserve gebracht. D. Ziekte Er zijn in 2010 enkele uitgaven gedaan voor vervanging wegens ziekte. Daar waar mogelijk is het ziekteverzuim binnen het aanwezige personeel opgevangen. Er werd in een voorkomend geval gedurende enige tijd wel ziekengeld ontvangen. F. Regelgeving Door de steeds veranderende regelgeving zijn de medewerkers steeds meer tijd kwijt aan het naleven van deze regels. Ook kunnnen (incidenteel) de administratie- en accountantskosten hoger worden om te voldoen aan de voorschriften. E. BTW Het Regionaal Archief Rivierenland is btw-plichtig. Het bedrag per inwoner wordt met 19% btw belast. De btw is voor de deelnemerende gemeenten en het Waterschap verrekenbaar. F. Management De kosten voor de tijdelijke ondersteuning van het management konden worden opgevangen binnen de reguliere exploitatie. Deze ondersteuning is van een structureel naar een meer incidenteel karakter gegaan. G. Materiele verzorging Bij gebrek aan een eigen ruimte, zijn enkele flinke archiefbestanden elders ondergebracht. 3

5 De opslagkosten konden binnen de exploitatie worden opgevangen. H. Digitalisering In 2010 hebben de digitaliseringtrajecten die deels ingezet zijn in 2009 en deels in 2010 en bekostigd worden uit de reserves de volgende financiële consequenties: uitgave tbv. digitaliseringen van genealogische bronnen ,- uitgave tbv. koppeling en conversie in archiefbeheersysteem ,- I. Geldleningen In 2008 zijn t.b.v. de nieuwbouw bij de BNG 2 vaste geldleningen afgesloten. Het zijn beide annuiteiten leningen met een vaste rente gedurende de gehele looptijd. Lening A heeft een hoofdsom van 2 miljoen en een looptijd van 20 jaar. De rente is gedurende de gehele looptijd 4,73% Lening B heeft een hoofdsom van 8 miljoen en een looptijd van 40 jaar. De rente is gedurende de gehele looptijd 4,78% De looptijd en de annuitaire aflossing van de beide leningen corresponderen met de kapitaallastenberekening voor de nieuwbouw. In de kapitaallastenberekening is uitgegaan van een rente van 5%. In het jaar 2009 zijn beide leningen opgenomen. De eerste aflossing (binnen de annuïteit) vond in 2009 plaats. De middelen zijn, voor zover ze in 2010 nog niet moesten worden aangewend, in deposito's geplaatst. J. Batig saldo Het batig saldo over het jaar 2010 bedroeg ¹). Conform eerdere beleidsuitgangspunten is dit bedrag toegevoegd aan de Reserve Informatisering/Bedrijfsvoering/Digitalisering. Het bedrag kan worden aangewend voor het treffen van een personeelsvoorziening. ¹) Dit saldo is voornamelijk veroorzaakt doordat enkele vacatures niet direct konden worden vervuld. 4

6 Winst- en Verliesrekening 5

7 Winst- en verliesrekening Omschrijving Rekening Begroting Rekening Lasten Verwerving en materiële verzoring van archieven en documentatiemateriaal Ontsluiting van archieven en documentatiemateriaal (toegankelijk maken) Dienstverlening aan het publiek en de gemeenten Toezicht op nog niet naar een openbare archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden van de gemeenten Totaal programma's Paragraaf weerstandsvermogen (alg. dekkingsmiddelen) Totale lasten Totale lasten inclusief kostenplaatsen

8 Omschrijving Rekening Begroting Rekening Baten Verwerving en materiële verzoring van archieven en documentatiemateriaal Ontsluiting van archieven en documentatiemateriaal (toegankelijk maken) Dienstverlening aan het publiek, de gemeenten en waterschap Rivierenland Toezicht op nog niet naar een openbare archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden van de gemeenten Totaal programma's Paragraaf weerstandsvermogen (alg. dekkingsmiddelen) Totale baten Totale baten inclusief kostenplaatsen

9 PROGRAMMA'S 9

10 Programma 1 Verwerving en materiële verzorging van archieven en documentatiemateriaal Lasten Rekening Begroting Rekening Verwerving Materiële verzorging Totaal

11 Baten Rekening Begroting Rekening Verwerving 8020 Materiële verzorging Totaal

12 40 Verwerving van archieven en documentatiemateriaal Verwerving Rekening Begroting Rekening Bibliotheek/audiovisueel materiaal/atlas 4012 Abonnementen Subtotaal Doorbelastingen Totaal Doorbelastingen Personeelskosten Organisatie Automatisering Doelstellingen: Het product Verwerving heeft tot doel de veiligstelling van het regionale, documentaire cultureel erfgoed evenals de opbouw van een documentenbestand als weerspiegeling van de ontwikkeling en de geschiedenis van de regio. Verwerving omvat archieven, foto s, films, video s, prenten, kaarten, boeken, tijdschriften en digitaal materiaal. De volgende producten zijn ondermeer in dit programmaonderdeel tot stand gekomen: Richtlijn acquisitiebeleid - adviezen ter voorbereiding van de bewerking en overbrenging van kerkarchieven Lijst nieuwe aanwinsten - nieuwe aanwinsten van archieven en collecties op een uniforme wijze verwerkt in het archiefbeheersysteem MAIS Flexis - lijst opgesteld met de te verwerven en af te stoten archieven en collecties van/naar het Gelders Archief 12

13 80 Verwerving van archieven en documentatiemateriaal Verwerving Rekening Begroting Rekening Verwerving Subtotaal Doorbelastingen Totaal 13

14 40 Materiële verzorging van archieven en documentatiemateriaal Materiële verzorging Rekening Begroting Rekening Verwerving 4021 Verpakken en conserveren Schaduwarchivering Restauratie archieven Overige/reproducties Huur Archiefruimte Subtotaal Doorbelastingen Totaal Doorbelastingen Personeelskosten (inclusief tbv. Restauratie) Huisvesting Organisatie Automatisering Doelstellingen: Het product Materiële verzorging heeft tot doel de bewaking en het herstel van de materiële conditie van de historische documenten met het oog op hun behoud. Wettelijk geldt een garantietermijn van 100 jaar. De volgende producten zijn ondermeer in dit programmaonderdeel tot stand gekomen: Verpakkingsplan depot Buren, Geldermalsen en Tiel - betere opslag van archieven en collecties (en tevens voorbereiding voor verhuizing) door herverpakking en herplaatsing van ca. 450 m archief - invoeren en aanpassen van plaatsingsgegevens van alle depots als voorbereiding voor het gedetailleerde verhuis- en inrichtingsplan Schaduwarchivering - voorbereiding van de digitalisering van genealogische gegevens van de gemeente Buren, Culemborg, Neder-Betuwe en Tiel - voorbereiding van de digitalisering van de kranten (Culemborgsche Courant, Tielsche Courant) Restauratie archieven - herstel van ca. 80 registers, ca. 40 losse documenten en een aantal boekbanden - uitgevoerde schade-inventarisatie op het oud archief Buren en oud archief Beusichem, oud rechterlijk archief Tiel en het archief van architect Wierda 14

15 80 Materiële verzorging van archieven en documentatiemateriaal Materiële verzorging Rekening Begroting Rekening Materiele verzorging Restauratie archieven 189 Bijdrage Waterschap Rivierenland Subtotaal 281 Doorbelastingen Totaal

16 Programma 2 Ontsluiting van archieven en documentatiemateriaal Lasten Rekening Begroting Rekening Ontsluiting Totaal

17 Baten Rekening Begroting Rekening Ontsluiting Totaal

18 41 Ontsluiting Ontsluiting Rekening Begroting Rekening Aank. Archiefwinkel (tbv verkoop) Doorbelastingen Totaal Doorbelastingen Personeelskosten Huisvestingskosten Organisatie Automatisering Doelstellingen: Het product Ontsluiting heeft tot doel het systematisch beschrijven van de historische bronnen, zowel per archief of collectie als op overkoepelend niveau, zodat de bezoeker ze kan raadplegen. De volgende producten zijn ondermeer in dit programmaonderdeel tot stand gekomen: Archiefbeheersysteem MAIS Flexis - op uniforme wijze aansluiten van de beschrijvingen van archieven en collecties van de nieuwe archieven en aanwinsten - conversie van oude inventarissen voor raadpleging via het informatiseringsysteem op internet (ca nieuwe beschrijvingen) - begin gemaakt met verwerken van de gedigitaliseerde genealogische bronnen van de gemeente Geldermalsen en Neerijnen in MAIS Flexis voor raadpleging via de website Projectgroep achterstanden - verdere ontsluiting van de archieven en collecties met de hoogste prioriteiten volgens het rapport van de projectgroep achterstanden, met voorrang voor grote series burgerlijke stand en bevolkingsregisters ivm voorbereiding digitalisering Ontsluiting - lopende of afgeronde inventarisatieprojecten van de nieuwe aanwinsten en van prioriteit 1 aangegeven archieven (ca. 160 meter geïnventariseerd) - beschrijvingen in MAIS Flexis van 2500 foto s en portretten, 1500 negatieven, 100 kaarten en 450 boeken 18

19 81 Ontsluiting Ontsluiting Rekening Begroting Rekening Verkoop Archiefwinkel Verkoop Stichting Vrienden Stadsarchief Tiel Verkoop voor derden 140 Doorbelastingen Totaal

20 Programma 3 Dienstverlening aan het publiek, de gemeenten en waterschap Rivierenland Lasten Rekening Begroting Rekening Publiek Gemeenten en Waterschap Tentoonstellingen Educatie Bibliotheek Fotografie en multi media Totaal

21 Baten Rekening Begroting Rekening Publiek Gemeenten en Waterschap Tentoonstellingen Educatie Bibliotheek Fotografie en multi media Totaal

22 42 Publiek Publiek Rekening Begroting Rekening Studiezaal/Schriftelijke dienstverlening Subtotaal Doorbelastingen Totaal Doorbelastingen Personeelskosten Huisvestingskosten Organisatie Automatisering Het product Studiezaal en schriftelijke dienstverlening heeft tot doel het geven van uitvoering aan de openbaarheid van de archieven en collecties ingevolge de Archiefwet in de vorm van een directe dienstverlening aan individuele burgers. De volgende producten zijn ondermeer in dit programmaonderdeel tot stand gekomen: Digitale nieuwsbrief - uitbrengen van vier edities van de digitale nieuwsbrief met daarin informatie over de voortgang van de nieuwbouw, bijzondere aanwinsten en archiefactiviteiten; inmiddels zijn er 735 geregistreerde abonnees Website - aanpassen van de zoekmenu s op de website, voor een overzichtelijke structuur voor het zoeken op genealogische bronnen, beeldbank, bibliotheek, handschriften en kranten - herinrichten van de weergave van de nieuwsberichten, nu meteen op de homepage te zien naast webcambeelden van de nieuwbouw Studiezaal - index voor het bevolkingsregister van de gemeente Buren jaren 1880 t/m zoekwijzer bevolkingsregister Buurmalsen en Tricht, zoekwijzer bevolkingsregister Deil, Gellicum, Enspijk, Rumpt, zoekwijzer bevolkingsregister Dodewaard - zoekwijzer bevolkingsregister Est en Opijnen, zoekwijzer bevolkingsregister Geldermalsen, Meteren, zoekwijzer bevolkingsregister Haaften, Hellouw en Tuil, zoekwijzer bevolkingsregister Ophemert en Zennewijnen, zoekwijzer bevolkingsregister Varik en Heesselt, zoekwijzer bevolkingsregister Waardenburg en Neerijnen, zoekwijzer DTB-registers Beesd, Mariënweerd, Rhenoy, Acquoy, zoekwijzer DTB-registers Buurmalsen, Tricht, zoekwijzer DTB-registers Deil, Spijk, Gellicum, zoekwijzer DTB-registers Enspijk, zoekwijzer DTB-registers Geldermalsen, Meteren, zoekwijzer DTB-registers Haaften, Tuil, zoekwijzer DTB-registers Ophemert, Zennewijnen, zoekwijzer DTB-registers Opijnen, zoekwijzer DTB-registers Varik, Heesselt, zoekwijzer DTB-registers Waardenburg, Neerijnen, voorbereidingen getroffen om vanaf 2011 te gaan werken met geautomatiseerde bezoekersregistratie 22

23 82 Publiek Publiek Rekening Begroting Rekening Studiezaal/Schriftelijke dienstverlening Subtotaal Doorbelastingen Totaal

24 42 Gemeenten en Waterschap Gemeenten en Rekening Begroting Rekening Waterschap Doorbelastingen Totaal Doorbelastingen Personeelskosten Huisvestingskosten Organisatie Automatisering Doelstellingen: Het product Gemeenten en waterschap heeft tot doel het ten dienste van de aangesloten gemeenten en/of het waterschap Rivierenland verstrekken van informatie en verrichten van publieksgerichte en educatieve activiteiten. De volgende producten zijn ondermeer in dit programmaonderdeel tot stand gekomen: Dienstverlening gemeenten en waterschap - het meewerken aan vraag- en aanbodgestuurde projecten en\of verzoeken van gemeenten en waterschap - 96 aanvragen verwerkt voor gemeente Culemborg, Neder-Betuwe en Waterschap Rivierenland (uit het externe depot van BHIC in Den Bosch) met ca gelichte dossiers en archiefstukken aanvragen van bouwvergunningen en dossiers verwerkt voor de gemeente Buren 24

25 82 Gemeente en Waterschap Gemeenten en Rekening Begroting Rekening Waterschap Rivierenland Bijzondere inkomsten Doorbelastingen Totaal

26 42 Tentoonstellingen Tentoonstellingen Rekening Begroting Rekening Tentoonstellingen Doorbelastingen Totaal Doorbelastingen Personeelskosten Huisvestingskosten - Organisatie - Automatisering Doelstellingen: Het product Tentoonstellingen heeft tot doel het in eigen huis in expositievorm presenteren van onderdelen van de eigen archieven en collecties aan een breed publiek. De volgende producten zijn ondermeer in dit programmaonderdeel tot stand gekomen: Tentoonstellingen: - wegens tijdrovende voorbereidingen van de nieuwbouw en voor de verhuizing is in 2010 de laatste tentoonstelling op de locatie St. Agnietenstraat ingericht: NUT tig leren voor iedereen, 205 jaar NUT en onderwijs in het rivierengebied. - Open monumentendag tentoonstelling Culemborg Het staat op de kaart - Open monumentendag deelname in Tiel De smaak van de 19e eeuw met tentoonstelling over borduurcollectie Landwehr-Vogels - Inrichten van een permanente tentoonstelling met prentbriefkaarten uit het hele werkgebied van het RAR in centraal kantoor te Tiel 26

27 82 Tentoonstellingen Tentoonstellingen Rekening Begroting Rekening Tentoonstellingen 275 Doorbelastingen Totaal

28 42 Educatie Educatie Rekening Begroting Rekening Educatie en promotie Uitgave De Drie Steden (jaarlijkse storting fonds/rente toevoeging) Doorbelastingen Totaal Doorbelastingen Personeelskosten Huisvestingskosten - Organisatie - Automatisering Doelstellingen: Het product Educatie en promotie heeft tot doel het op eigen initiatief, op aanvraag of in samenwerking met derden verrichten van publieksgerichte en educatieve activiteiten (hetzij voor het publiek in het algemeen hetzij voor specifieke doelgroepen) en het uitgeven van publicaties. De volgende producten zijn ondermeer in dit programmaonderdeel tot stand gekomen: Onderwijsaanbod - het afstemmen en het aanbieden van de activiteiten aan scholen in het Rivierengebied (gezamenlijk initiatief met andere culturele instellingen, waarvoor gebruik wordt gemaakt van de diensten van KultuurKonnekt) - uitvoeren van de lopende projecten bij basisscholen, voortgezet onderwijs en speciaal onderwijs en uitbreiding van het aanbod voor het gehele werkgebied - bestaand pakket Reizen in de Tijd uitgevoerd door ca. 395 klassen (ca leerlingen) van de Tielse basisscholen - nieuwe of aangepaste lesbrieven uitgevoerd op het archief of op locatie voor ca. 680 leerlingen van basis- en voortgezet onderwijs in het hele werkgebied. Erfgoedproject Waterland - ontwikkelen van een meerjarig erfgoedproject voor de bovenbouw van het basisonderwijs in het werkgebied in samenwerking met andere culturele instellingen en Cultuurpact Educatieve diensten voor volwassenen - verzorgen van diverse lezingen - uitgeven van drie nummers van het streekhistorische tijdschrift De Drie Steden - ontvangen van groepen volwassenen voor excursies in het archief Vrijwilligers en historische verenigingen - vrijwilligers begeleid in Buren, Geldermalsen en Tiel - contacten geïntensiveerd met alle historische verenigingen uit het werkgebied, door gezamenlijk een publicatieproject op te starten 28

29 82 Educatie Educatie Rekening Begroting Rekening Diverse opbrengsten Uitgave De Drie Steden 81 Doorbelastingen Totaal

30 42 Bibliotheek Bibliotheek Rekening Begroting Rekening Doorbelastingen Totaal Doorbelastingen Personeelskosten Huisvestingskosten - Organisatie - Automatisering Doelstellingen: Het product Bibliotheek heeft tot doel het opbouwen van de regionale historische collectie ter ondersteuning van de uitvoering van de taken van de dienst en het verrichten van het historisch onderzoek. De volgende producten zijn ondermeer in dit programmaonderdeel tot stand gekomen: Publiekscatalogus - herindelen en herverpakken van de periodieken in het centraal depot - saneren van eventuele dubbelen van boeken en tijdschriften (dubbelen ontstaan door het samenvoegen van de collecties en schenkingen) - nieuwe aanwinsten verwerkt in archiefbeheersysteem 30

31 82 Bibliotheek Bibliotheek Rekening Begroting Rekening Opbrengst bibliotheek/audiovisueel Doorbelastingen Totaal

32 42 Fotografie en Multi Media Fotografie Rekening Begroting Rekening Fotografie en multi-media 67 Doorbelastingen Totaal Doorbelastingen Personeelskosten Huisvestingskosten - Organisatie - Automatisering Doelstellingen: Het product Fotografie en multimedia ook wel Beeldspecialisme genoemd heeft tot doel digitalisering van de archieven en collecties, meewerken aan het behoud en de ontsluiting van het kwetsbare audiovisueel materiaal. Ook behoort tot het doel ondersteuning bieden aan de website, archiefbeheersysteem, onderwijsprojecten, tentoonstellingen, en andere educatieve uitingen. De volgende producten zijn ondermeer in dit programmaonderdeel tot stand gekomen: Fotocollectie/beeldbank - realisatie van de beeldbank - digitaliseren en verwerken in de beeldbank van ca prentbriefkaarten en foto s - begonnen met de digitalisering van de fotocollectie Lienden - onderzoeken naar en contacten met externe copyrighthouders tbv rechtmatige plaatsing van foto s in de beeldbank Publieke diensten - het tegen betaling uitvoeren van de digitaliseringsverzoeken van de klanten - het meewerken aan interne en externe tentoonstellingen en educatieve erfgoedprojecten 32

33 82 Fotografie en Multi Media Fotografie Rekening Begroting Rekening Fotografie en multi-media Verkoop publicaties Doorbelastingen Totaal

34 Programma 4 Toezicht op de nog niet naar een openbare archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden van de gemeenten. Lasten Rekening Begroting Rekening Toezicht Totaal

35 Baten Rekening Begroting Rekening Toezicht Totaal 35

36 43 Toezicht Toezicht Rekening Begroting Rekening Doorbelastingen Totaal Doorbelastingen Personeelskosten Huisvestingskosten Organisatie Automatisering Doelstellingen: Het product Toezicht heeft tot doel de toetsing van de kwaliteit van het archief- en informatiebeheer aan wettelijke eisen en de veiligstelling van in de toekomst over te dragen wettelijk te bewaren archiefbescheiden. De volgende producten zijn ondermeer in dit programmaonderdeel tot stand gekomen: Digitale archivering - deelname aan een project dat moet leiden tot het substitutievoorstel voor te bewaren stukken bij de gemeente Tiel als eerste van de aangesloten gemeenten Inspectierapporten en adviezen - integrale inspectie m.b.v. WGA checklist - diverse inspectie bezoeken afgelegd bij instellingen in de aangesloten gemeenten - advisering aan de archivarissen van de Nederlands Hervormde Kerk voor de werkgroep kerkarchieven - WABO advies aan alle aangesloten gemeenten - Advies inzake programma van eisen DMS gemeente Buren - Diverse adviezen inzake archiefbeheer, selectie e.d. aan de gemeente Buren, Belasting Samenwerking Regio, GGD Tiel en FEST - vernietigingslijsten van alle gemeenten en Regio Rivierenland gecontroleerd en besproken - inventarisatie stand van zaken over te brengen archieven en advies over projectmatige bewerking van deze archieven door alle gemeenten en het waterschap - adviesbeheer en overbrenging fotocollecties bij gemeenten 36

37 83 Toezicht Toezicht Rekening Begroting Rekening Doorbelastingen Totaal 37

38 Paragraaf Weerstandsvermogen Lasten Rekening Begroting Rekening Rente leningen Nieuwbouw BNG Onvoorzien Kosten nieuwbouw Toevoeging aan reserve digitalisering en ¹) Reserveringen Voorstel resultaatbestemming Restitutie bijdrage per inwoner 4 oorspronkelijke gemeenten Totaal BTW kosten De BTW kan door de gemeenten voor een groot deel via de aangifte BTW-compensatiefonds worden teruggevraagd. Recapitulatie Programma Programma Programma Programma Weerstandvermogen Sub-totaal Zonder gemeentelijke bijdrage/bijdrage Waterschap Totaal Het positief resultaat bedraagt Het voorstel voor de resultaatbestemming is opgenomen in het onderdeel "Algemeen" (blz. 4) Een bedrag ad is gereserveerd ten behoeve van de digitalisering omdat niet alle geplande structurele uitgaven in 2010 konden worden gedaan. 38

39 Baten Rekening Begroting Rekening Renteopbrengst leningen nog niet aangewende middelen nieuwbouw Bijdrage gemeenten Bijdrage Waterschap Rivierenland Reserveringen Voorstel resultaatbestemming 8860 Renteverlies tijdens de bouw t.l.v. de investering Totaal De bijdrage over 2010 was als volgt: Gemeente Tiel ¹) Gemeente Buren ¹) Gemeente Culemborg ¹) Gemeente Neder-Betuwe ¹) Gemeente Geldermalsen ²) Gemeente Neerijnen ²) ¹) de 4 oorsponkelijke gemeenten ²) Conform vastgelegde afspraken bedraagt de bijdrage voor deze beide gemeenten over het jaar ,57 De bijdrage van het Waterschap Rivierenland is in relatie tot de afgesloten dienstverleningsovereenkomst voor 2010 bepaald op 956 m¹ x 126 (norm 2006 verhoogd met prijsindex) Oorsponkelijk was de bijdrage per inwoner voor de 4 oorspronkelijke gemeenten bepaald op 12,85. In verband met de vertraging van de nieuwbouwplannen is de bijdrage in april 2010 herzien en nader vastgesteld op 7,85. 39

40 KOSTENPLAATSEN 41

41 Personeelsbeheer Rekening Begroting Rekening Lasten Algemeen 4411 Directeur/teamleiders Medewerkers Loonvergoeding Lander (derden) Restant vacature budget 4415 Vervanging wegens ziekte Vrijwilligersvergoedingen Totaal salarissen Reiskosten Totaal reiskosten Overige personeelskosten Studie/cursuskosten Werving en selectie Verzekeringen Personeelsactiviteiten Overige personeelsbeheer Totaal overige personele kosten Doorbelastingen TOTAAL PERSONEELSBEHEER Salarissen directeur/teamleiders Loonsom Salarissen medewerkers (inclusief vacature) Loonsom vervanging wegens ziekte Af: Subsidie c.s.en ziekengeld Sub-totaal Loonvergoeding derden Lander (inleenvergoeding) Sub-Totaal Bijkomende kosten: Reiskosten 683 Vergoeding vrijwilliger Overige kosten Af: personeelsactiviteiten Totaal De bijkomende kosten tot een totaal bedrag ad genereren een algemeen opslagpercentage van 6,079% (6,079% x ) Specificatie post 4430 Overige personeelsbeheer: Out placement Diversen

42 Personeelsbeheer Rekening Begroting Rekening Baten Loonvergoeding Lander Ziekengelden Totaal salarissen Totaal reiskosten Personeelsactiviteiten Totaal overige personele kosten Doorbelastingen TOTAAL PERSONEELSBEHEER

43 Toelichting doorbelasting De uren worden doorbelast aan de desbetreffende kostenplaatsen en producten. In verband hiermee zijn drie tarieven vastgesteld: Uren basis opslag totaal totaal generaal Directie/teamleiders ,73 3,26 56, Medewerkers ,64 1,98 34, Derden 925 3,15 0,19 3, Verdeling uren directeur/teamleiders: Uren Tarief Totaal 45 Huisvesting , Organisatie/beheer/administratie , Automatisering , Verwerving , Materiële verzorging 35 56, Ontsluiting , Dienstverlening publiek , Dienstverlening gemeente en Waterschap , Tentoonstellingen 20 56, Educatie , Fotografie en multimedia 25 56, Toezicht , Verdeling uren medewerkers: Uren Tarief Totaal 45 Huisvesting , Organisatie/beheer/administratie , Automatisering , Verwerving , Materiële verzorging , Restauratie , Ontsluiting , Dienstverlening publiek , Dienstverlening gemeente en Waterschap , Tentoonstellingen 20 34, Educatie , Bibliotheek , Fotografie en Multi Media , Toezicht , Verdeling uren derden: Uren Tarief Totaal 40 Materiële verzorging 925 3, Verdeling uren totaal 45 Huisvesting Organisatie/beheer/administratie Automatisering Verwerving Materiële verzorging Restauratie Ontsluiting Dienstverlening publiek Dienstverlening gemeenten en Waterschap Tentoonstellingen Educatie Bibliotheek Fotografie en Multi Media Toezicht

44 Huisvestingskosten Rekening Begroting Rekening Lasten Huisvestingskosten (algemeen) Totaal huisvestingskosten (alg.) 4438 Huishoudelijke dienst Inrichting + kleine inventaris Beveiliging (nachtschadeservice/uitrukschade) Onderhoud gebouw Belastingen Assurantiekosten Totaal overige huisvestingskosten Doorbelastingen TOTAAL HUISVESTINGSKOSTEN Doorbelasting Personeelsbeheer

45 Huisvestingskosten Rekening Begroting Rekening Baten Huisvestingskosten (algemeen) Totaal huisvestingskosten (alg.) Huishoudelijke dienst Totaal overige huisvestingskosten Doorbelastingen TOTAAL HUISVESTINGSKOSTEN Toelichting doorbelasting De m² worden doorbelast aan de desbetreffende kostenplaatsen en producten. Hiervoor is een tarief vastgesteld Kosten Inkomsten Doorbelasten Tarief ,72 Organisatie/beheer/administratie 25 38, Materiële verzorging , Ontsluiting , Dienstverlening publiek , Dienstverlening gemeenten en Waterschap 25 38,

46 Organisatie/beheer/administratie Rekening Begroting Rekening Lasten Lidmaatschappen/contributies Totaal lidmaatschappen/contributies Kantoorbehoeften Drukwerk Papiervernietiging Totaal kantoorbehoeften Kosten telefoon/fax Portokosten Totaal kosten telefoon/fax/porti Administratie Financiele administratie Salarisadministratie Accountant Totaal administratiekosten Representatiekosten Overige kosten Totaal representatie Bankkosten Totaal bankkosten Doorbelastingen TOTAAL ORG./BEHEER/ADM Doorbelastingen Personeelsbeheer Huisvestingskosten Toelichting: De bedragen van de post 4610 Kantoorbehoeften en de post 4611 Drukwerk in de begroting 2010 van respectievelijk en zijn per abuis met elkaar verwisseld. 48

47 Organisatie/beheer/administratie Rekening Begroting Rekening Baten Lidmaatschappen/contributies Totaal lidmaatschappen/contributies 8610 Kantoorbehoeften Totaal kantoorbehoeften 29 Porti Totaal telefoon/porti Financiele administratie 1 Totaal administratieinkomsten Rente opbrengsten Totaal bankkosten Doorbelastingen TOTAAL ORG./BEHEER/ADM Toelichting doorbelasting De kosten worden doorbelast aan de desbetreffende kostenplaatsen en producten. Hiervoor zijn percentages vastgesteld Kosten Inkomsten Doorbelasting % Kosten Verwerving 16, Materiële verzorging 16, Ontsluiting 16, Dienstverlening publiek 16, Dienstverlening gemeente en Waterschap 16, Toezicht 16, ,

48 Automatisering Rekening Begroting Rekening Lasten Hardware Software Netwerkbeheer Web-site/internet Archiefbeheerssyteem Beheer digitale gegevens/data verkeer Totaal diversen kosten automatisering Afschrijving Totaal afschrijving - Doorbelastingen TOTAAL KOSTEN AUTOMATISERING Doorbelastingen Personeelsbeheer

49 Automatisering Rekening Begroting Rekening Baten Doorbelastingen TOTAAL INKOMSTEN AUTOMATISERING De kosten worden doorbelast aan de desbetreffende kostenplaatsen en producten. Hiervoor zijn percentages vastgesteld Lasten Baten - Te verdelen % Kosten Verwerving 5, Materiële verzorging 5, Ontsluiting 20, Dienstverlening publiek 30, Dienstverlening gemeenten en Waterschap 5, Bibliotheek 10, Fotografie en Multi Media 20, Toezicht 5, ,

50 BIJLAGEN 53

51 BALANS PER 31 DECEMBER

52 JAARREKENING Balans per 31 december december december 2010 Vaste Activa Materiele vaste activa Voorbereidingskosten nieuwbouw Vlottende activa Voorraden Vorderingen Debiteuren Belastingen en premies sociale verzekeringen Overige vorderingen en overlopende activa Liquide middelen TOTAAL

53 Balans per 31 december december december 2010 Vermogen Reserve publicatiefonds Reserve informatisering/digitalisering/bedrijfsvoering Reserve project zuurvrije dozen Reserve nieuwbouw Reserve subsidie nieuwbouw Reserve project restauratie Reserve project educatie Reserve project conservering Schulden op langer termijn Leningen BNG Schulden op korte termijn Crediteuren Belastingen en premies sociale verzekeringen Overige schulden en overlopende passiva Restitutie bijdrage per inwoner TOTAAL

54 TOELICHTING OP DE BALANS 59

55 JAARREKENING Toelichting op de balans per 31 december 2010 ALGEMEEN Waarderingsgrondslag De grondslagen van de waardering van de activa en passiva zijn uiteengezet bij de toelichting op de afzonderlijke balans rubrieken. Voorzover niet anders is vermeld geschiedt de waardering tegen nominale waarde. Voorbereidingskosten nieuwbouw In het boekjaar en ook in de jaren daarvoor zijn uitgaven gedaan voor de nieuwbouw. Het gaat daarbij om ontwerp kosten in brede zin en de kosten van begeleiding door ondermeer de Brinkgroep (bouwmanagement) c.s. van het proces. Deze kosten zijn vooralsnog per 31 december 2010 tot een bedrag ad geactiveerd en worden later ingebracht in de stichtingskosten. De financiele opzet van de nieuwbouw voorziet hierin. In aanvang is hier namelijk al rekening mee gehouden VLOTTENDE ACTIVA Voorraden Dit betreft de voorraad boeken. Deze boeken zijn bestemd voor verkoop. In de loop van 2010 is de voorraad gecorrigeerd. De voorraad is gewaardeerd tegen kostprijs. Debiteuren De debiteuren zijn gewaardeerd op nominale waarde, rekening houdend met mogelijke oninbaarheid, op individuele basis bepaald. Specificatie: Diverse kleine vorderingen Totaal 284 Belastingen en premies sociale verzekeringen Belastingdienst : btw afrekening december

56 Overige vorderingen en overlopende activa 31 december december 2010 Gemeente Tiel, afrekening salarissen 344 SVST Drie Steden 80 HWT, kopieen 84 Subsidie Lander Scanwerk 868 Internet spaargelden (rente) Abonnement De Drie Steden 85 TNT jaarafrekening 13 ABN-Amro rente Topdeposito ABN-Amro rente Loyaldeposito BNG rentecompensatie ABN-Amro rente 4e kwartaal Kasgelden afgestort per Telefoonvermelding 375 Servicecontract 33 Ongevallenpolis 41 Ricoh kopieermachine Liquide middelen ABN Amro Topdeposito ABN Amro Loyaaldeposito Kas ABN-Amro Ondernemersdeposito Postbank ABN-Amro rekening courant ABN Amro Internetspaarrekening

57 VERMOGEN Reserve publicatiefonds volgnummers 2030 en december december 2010 Stand per 1 januari Af: Uitgave De Drie Steden (kosten drukkerij/verzenden) Aankoop boeken/cd's Voorraad mutatie Sub-totaal Bij: Rente Jaarlijkse storting Verkoop boeken/cd's Uitgave De Drie Steden (abonnementen) Voorraad mutatie Totaal Reserve Informatisering/digitalisering/bedrijfsvoering Het saldo bedroeg per 1 januari Het batig saldo over het jaar 2010 ad is aan deze reserve toegevoegd. Het verloop van de reserve is als volgt: Stand reserve per 1 januari Uitgaven: digitaliseringsproject Af: diverse verrekeningen Sub-totaal Toevoegingen: Toevoeging niet benutte structurele middelen t.b.v. digitalisering Toevoeging batig saldo 2010 (incidenteel niet benutte vacaturegelden) t.b.v. digitaliseringsproject Stand reserve per Reserve project zuurvrije dozen, reserve nieuwbouw, reserve project restauratie, project conservering en project educatie Deze in het verleden gevormde reserves waren niet duidelijk in de balans opgenomen. De betreffende bedragen waren voorheen opgenomen onder de kortlopende verplichtingen en daarmee niet specifiek zichtbaar. In relatie hiertoe zijn in 2007 specifieke reserves gevormd.terzake is er in 2010 de volgende mutatie geweest: Project zuurvrije dozen: aanwending tot een bedrag ad SCHULDEN OP KORTE TERMIJN 62

58 Crediteuren Nationaal Archief De Ree 357 Mariënwaerdt 298 Factor i 40 Bibliotheek Rivierenland 285 Lander TNT Post Schulden op lange termijn Van de beide geldleningen, die zijn afgesloten bij de BNG tot een totaalbedrag van , zijn in 2010 aflossingstermijnen binnen de vaste annuïteit vervallen. Het betrof hier een bedrag ad De restantschuld kwam hiermee per uit op een bedrag ad Overige schulden en overlopende passiva 31 december december 2010 Saldo verrekening SCW aandeel kosten voorbereiding nieuwbouw SCW aandeel kosten voorbereiding nieuwbouw Gemeente Tiel uitvoering personeelsbeheer Controle jaarrekening Accountantskosten (boekhouding) Drie Steden Bankkosten 82 Af te rekenen met SVST Regio Rivierenland: inkoopbureau 600 nieuwbouw/management ondersteuning SDU handboek 219 Kosten server beheer 240 Lander

59 Staat van vaste activa per 31 december Omschrijving Aanschafwaarde Vermindering Investering Aanschafwaarde Looptijd Boekwaarde Afschrijving Boekwaarde 1-jan dec jan dec-2010 Voorbereidingskosten nieuwbouw TOTAAL

60 Staat van reserves en voorzieningen per 31 december 2010 Naam reserve/ Saldo aan het Vermeerderingen Overige Verminderingen Saldo aan het Toelichting voorzieningen begin van het wegens jaarlijkse vermeerde- zoals beschikkingen einde van het dienstjaar storting/ ringen over en bijdragen dienstjaar rente toevoeging uit reserve/ voorziening Publicatiefonds Zie specificatie toelichting Informatisering/digitalisering/bedrijfsvoering Zie specificatie toelichting Reserve project zuurvrije dozen Reserve nieuwbouw Reserve subsidie nieuwbouw Het ontvangen provinciaal subsidie wordt in 2010/2011 verrekend met de stichtingskosten Reserve project restauratie Reserve project conservering Reserve project Educatie TOTAAL