gelet op de artikelen 1.1, 2.4, 2.19, 2.20, 2.21, 2.22, 2.23, 2.34, 2.38, 2.39, 2.40, 2.43, 2.45 van de Wet basisregistratie personen (Wet BRP),

Transcriptie

1 * * ESO WDstrt Regeling adresonderzoek gemeente Horst aan de Maas Het college van burgemeester en wethouders van Horst aan de Maas, gelet op de artikelen 1.1, 2.4, 2.19, 2.20, 2.21, 2.22, 2.23, 2.34, 2.38, 2.39, 2.40, 2.43, 2.45 van de Wet basisregistratie personen (Wet BRP), overwegende dat het noodzakelijk is om een beleidsregel vast te stellen met betrekking tot adresonderzoeken om de kwaliteit van de basisregistratie personen (BRP) te waarborgen; besluit vast te stellen: Regeling adresonderzoek gemeente Horst aan de Maas 2014 Artikel 1 Begrippen In deze regeling wordt verstaan onder: a. woonadres: het adres waar betrokkene woont, waaronder begrepen het adres van een woning die zich in een voertuig of een vaartuig bevindt, indien het voertuig of vaartuig een vaste stand- of ligplaats heeft, of, indien betrokkene op meer dan één adres woont, het adres waar hij haar redelijke verwachting gedurende een half jaar de meeste malen zal overnachten b. briefadres: adres waar voor betrokkene bestemde geschriften in ontvangst worden genomen; c. adresonderzoek: onderzoek dat ingesteld wordt als geconstateerd wordt of een sterk vermoeden bestaat dat iemand niet daadwerkelijk woont op het BRP adres; d. terugmeldvoorziening: een mededeling van een overheidsorgaan met behulp van een geautomatiseerd systeem aan de beheerder van de basisregistratie ten aanzien van personen waarover gerede twijfel omtrent de juistheid van een authentiek gegeven in de basisregistratie bestaat; e. gerede twijfel: In de volgende gevallen kan er sprake zijn van gerede twijfel : 1. Een medewerker beschikt over afwijkende gegevens naar aanleiding van een onderzoek of controle in het kader van de betreffende taakvervulling. 2. Op aangeven van de burger zelf van een afwijkend gegeven in de BRP; 3. Verzonden post komt onbestelbaar retour; 4. Een medewerker twijfelt aan de identiteit van een burger; f. ingezetene: de ingeschrevene op wiens persoonslijst niet het gegeven van overlijden of van zijn vertrek uit Nederland als actueel gegeven is opgenomen; g. overheidsorgaan: een orgaan van een rechtspersoon die krachtens publiekrecht is ingesteld of een ander persoon of college, met enig openbaar gezag bekleed. Bezoekadres: Wilhelminaplein 6, Horst Postbus 6005 / 5960 AA Horst T F

2 Pag. 2 van 7 Vervolg Regeling adresonderzoek gemeente Horst aan de Maas Artikel 2 Redenen instellen adresonderzoek Redenen voor het instellen van een adresonderzoek zijn: 1. Het ontvangen van een melding naar aanleiding van balie contact of correspondentie met een burger; 2. Het ontvangen van een melding via de TMV (Terug Meld Voorziening). Deze melding kan zowel door een interne als een externe BRP gebruiker gedaan worden; 3. Het ontvangen van een melding van een BRP gebruiker die niet aangesloten is op de TMV of van een instelling of instantie die de informatie nodig heeft voor de uitoefening van de taak; 4. Bij gerede twijfel over een ontvangen aangifte voor een woonadres of briefadres; 5. Het ontvangen van meldingen naar aanleiding van adrescontroles. Artikel 3 Algemene en bijzondere voorwaarden voor het instellen van een adresonderzoek 1. Bij de opgave van redenen als bedoeld in artikel 2 kan om benodigde (bewijs)stukken worden gevraagd. Deze stukken hebben betrekking op: a. het vaststellen van de identiteit van de aangever/melder. De identiteitsvaststelling vindt plaats conform artikel 1 van de Wet op de identificatieplicht; b. documenten waaruit de bevoegdheid van de aangever blijkt; c. onderzoeksverklaring; d. schriftelijke verklaring van de BRP gebruiker of instantie die informatie nodig heeft voor uitoefening van de taak. 2. De burger die zich bij de balie van de gemeente Horst aan de Maas meldt en verzoekt om het verlenen van diensten en waarvan de adresgegevens in onderzoek staan, moet eerst zijn/haar correcte woonadres of briefadres doorgeven. Daarna kan de gevraagde dienst verleend worden. Hierbij dient de burger de in het eerste lid van dit artikel genoemde documenten, voor zover van toepassing, te overleggen. Artikel 4. Termijnen onderzoek 1. Het onderzoek wordt gestart binnen 3 weken na de dag van de melding. 2. Het onderzoek wordt binnen 4 weken na de startdatum afgerond. 3. De brief van het voornemen wordt binnen 7 weken na de startdatum verzonden. 4. De reactietermijn naar aanleiding van het verzenden van het voornemen is 4 weken. 5. Na afloop van de gehanteerde reactietermijn wordt direct een besluit genomen. 6. Van bovengenoemde termijnen kan door de gemeente zowel in positieve als in negatieve zin worden afgeweken, als de omstandigheden dit vereisen. Artikel 5 Hardheidsclausule Als vanwege bijzondere omstandigheden een strikte toepassing van het bepaalde in deze regeling zou leiden tot een onbillijkheid van overwegende aard, kan de informatiebeheerder van de BRP afwijken van het bepaalde in deze regeling.

3 Pag. 3 van 7 Vervolg Regeling adresonderzoek gemeente Horst aan de Maas Artikel 6 Inwerkingtreding Deze regeling treedt in werking op de eerste dag na die waarop de regeling is bekendgemaakt. Artikel 7 Slotbepalingen 1. Deze regeling wordt aangehaald als: Regeling adresonderzoek gemeente Horst aan de Maas. 2. De afdelingsmanager Dienstverlening en Bedrijfsvoering heeft de bevoegdheid om de bijlagen bij deze regeling te wijzigen. Aldus vastgesteld op 21 oktober 2014 Burgemeester en wethouders van Horst aan de Maas, De burgemeester, {HAND1} De secretaris, {HAND} Ir. C.H.C. van Rooij Drs. J. van der Noordt MMO

4 Pag. 4 van 7 Vervolg Regeling adresonderzoek gemeente Horst aan de Maas

5 Pag. 5 van 7 Vervolg Regeling adresonderzoek gemeente Horst aan de Maas Toelichting op de Regeling adresonderzoek gemeente Horst aan de Maas 2014 Inleiding De Wet Basisregistratie personen (BRP) stelt kaders als het gaat om inschrijving in de BRP. De vraag ten aanzien van de kwaliteit van de BRP gegevens spitst zich met name toe op de actualiteit en juistheid van de persoonsgebonden adresgegevens. Dit gegeven is van groot belang voor de overheidsorganen. Naarmate de inschrijving in de basisadministratie meer bepalend wordt in het verkeer met de overheid, zullen de belangen verbonden aan de inschrijving in de basisadministratie groter worden. Vanwege dergelijke belangen proberen personen die niet voor inschrijving in de basisadministratie in aanmerking komen, toch ingeschreven te geraken. Bij de aangifte van verblijf en adres kan dan een willekeurig adres opgegeven worden. In de praktijk wordt dit fenomeen 'spookbewoning' genoemd. Om de gegevens in de BRP zo actueel mogelijk te houden, is het noodzakelijk om ten aanzien van het registreren van adressen nader uitvoeringsbeleid vast te stellen. De BRP beschrijft de administratieve situatie; dat is de bewoning van een adres, zoals die aan de BRP kan worden ontleend. Daarnaast is er de feitelijke situatie; dat is de feitelijke bewoning van een adres, dus het aantal personen dat daadwerkelijk op het betreffende adres verblijft. De feitelijke situatie kan afwijken van de administratieve situatie. Het is wenselijk dat de BRP zoveel mogelijk een weergave is van de feitelijke situatie. Dit belang dient meerdere zaken, o.a. het feit dat afnemers voor hun bedrijfsvoering afhankelijk zijn van de persoonsgebonden adresgegevens uit de BRP. Tevens is het van belang dat de verantwoordelijkheid en daarmee de aansprakelijkheidsvraag van het gemeentebestuur zo nauw mogelijk aansluit bij de werkelijkheid, bijvoorbeeld met het oog op calamiteiten (denk aan de Bijlmer ramp en Enschede). De Wet BRP legt de verantwoordelijkheid voor een juiste registratie in de BRP (ook) bij de individuele burger. In de praktijk blijkt dat burgers, soms uit onwetendheid soms uit berekening, te laat of helemaal geen adreswijziging doorgeven. Spookbewoning, illegale onderhuur etc. zijn voorbeelden van misbruik. Deze indicaties geven aanleiding tot een adresonderzoek door de houder van de BRP. Als vermoed wordt dat valse aangifte van verblijf en adres of adreswijziging is gedaan, kan het gemeentebestuur met behulp van artikel 2.45 een burger dwingen het tegendeel te bewijzen. Artikel 2.45 Wet BRP verplicht de burger om inlichtingen te verschaffen of documenten te overleggen van belang voor de bijhouding van de basisadministratie. Deze informatie speelt een rol bij het werk van adresonderzoekers. Artikelsgewijze toelichting Toelichting artikel 1, lid e Een adresonderzoek mag alleen gestart worden als er gerede twijfel is over het in de BRP geregistreerde adres. Zonder gerede twijfel is er geen wettelijk bevoegdheid voor een adresonderzoek Een onderzoek dient zorgvuldig en gedegen te worden uitgevoerd. Hiervoor wordt een werkprotocol gebruikt (Bijlage 1). De gemeente kan niet lichtvaardig overgaan tot het doorvoeren van een ambtshalve wijziging, omdat de gevolgen voor de betrokkene en de overheid groot kunnen zijn. Tegelijkertijd is het van belang dat een adresonderzoek ook doelmatig wordt uitgevoerd. Een signaal over de juistheid van de in de BRP geregistreerde gegevens en een adresonderzoek dienen niet eindeloos te blijven liggen en voort te duren.

6 Pag. 6 van 7 Vervolg Regeling adresonderzoek gemeente Horst aan de Maas Toelichting artikel 2 Het nalaten van de wettelijke plicht tot aangifte van adreswijziging door burgers zorgt ervoor dat de gemeente niet kan voldoen aan de plicht om de adresgegevens overeenkomstig de feitelijke werkelijkheid te registreren. Hierdoor krijgen de overheidsorganen van de BRP niet de adresgegevens die zij nodig hebben voor de uitoefening van hun (publiekrechtelijke) taak. Ook in rampensituaties kan dat leiden tot cruciale belemmeringen, enerzijds bij de opsporing en registratie van mogelijke slachtoffers en anderzijds bij het generen en verstrekken van informatie. In dergelijke situaties is het noodzakelijk om een adresonderzoek in te stellen. De wetgever biedt hiervoor het instrument van artikel 2.45 Wet BRP. Hierdoor kan informatie ingewonnen worden die bijdraagt aan de beslissing om al dan niet gevolg te geven aan de aangifte van verblijf en adres (artikel 2.38 Wet BRP), van adreswijziging (artikel 2.39 en 2.40 Wet BRP) en van vertrek (artikel 2.43), dan wel om te komen tot ambtshalve aanpassing van gegevens (artikel 2.4, 2.19). Het gaat daarbij vooral om situaties waar getwijfeld wordt aan de juistheid van de aangifte of uit ingewonnen informatie blijkt dat de feitelijke situatie niet overeenstemt met de gegevens in de basisadministratie. De opsomming in dit artikel heeft tot doel om medewerkers adresonderzoek duidelijkheid te bieden in welke situaties het instellen van een adresonderzoek nodig is. Toelichting artikel 2, lid 1 Personen kunnen zich aan de balie melden of schriftelijk doorgeven dat personen niet of juist wel woonachtig zijn op een bepaald adres. Toelichting artikel 2, lid 2 Via het systeem TMV (Terugmeldvoorziening) kunnen overheidsinstanties aangeven dat ze twijfelen over de juistheid van een adres. Toelichting artikel 2, lid 3 Instanties die niet aangesloten zijn op de terugmeldvoorziening zijn o.a. advocatenkantoren en semi-publieke organen zoals gerechtsdeurwaarders. Deze organen zijn belast met een taak op grond van een AVV (algemeen verbindend voorschrift). Toelichting artikel 2, lid 4 Er zijn situaties waar gerede twijfel bestaat over de ontvangen aangifte voor een woon- of briefadres. Hierbij kan gedacht worden aan een aangifte van een persoon die zich in wil laten schrijven op een adres waar inschrijving niet mogelijk is bv. een bedrijfspand. Toelichting artikel 2, lid 5 Het is mogelijk om adrescontroles uit te voeren. Het kan gaan om de volgende controles: leegstandscontrole, briefadrescontrole, steekproefsgewijze controle en controle risico adressen. Toelichting artikel 3, lid 1 Ingevolge artikel 2.45 van de Wet BRP is de aanvrager verplicht inlichtingen te verstrekken aan het gemeentebestuur en documenten te overleggen indien de bijhouding van de basisadministratie dat verlangt. Hierbij kan gedacht worden aan de volgende documenten: -Documenten voor het vaststellen van de identiteit van de aangever. De identiteitsvaststelling vindt plaats ingevolge artikel 2.45 jo 2.52 van de Wet BRP en ingevolge art. 1 van de Wet op de identificatieplicht.

7 Pag. 7 van 7 Vervolg Regeling adresonderzoek gemeente Horst aan de Maas -Documenten voor het vaststellen van de bevoegdheid van de aangever. De bevoegdheid van de aangever blijkt uit relevante overlegde documenten. Bij eigendom van een woning kan een koopcontract gevraagd worden. Bij huur van een woning kan een (kamer)huurcontract gevraagd worden. Als de aangever aan de balie verklaart dat iemand niet meer op een adres woonachtig is zal degene gevraagd worden een onderzoeksverklaring in te vullen (bijlage 2). In deze onderzoeksverklaring verklaart de aangever wie hij is, om wie het onderzoek gaat en het eventuele nieuwe adres van de persoon om wie het onderzoek gaat. Toelichting artikel 3, lid 2 In een aantal gevallen is het niet mogelijk om een burger de gevraagde dienst te weigeren. Een voorbeeld hiervan is het aanvragen van een identiteitskaart. Een ander voorbeeld is het verstrekken van een uittreksel. In dit laatste geval dient te allen tijde op het verstrekte uittreksel vermeld te worden dat de adresgegevens in onderzoek staan. Desondanks is het, met het oog op de kwaliteit van in de BRP geregistreerde gegevens, van belang om het klantcontact te gebruiken om de burger om informatie te vragen. Toelichting artikel 4 Het is van belang dat een adresonderzoek doelmatig wordt uitgevoerd. Een signaal over de juistheid van de in de BRP geregistreerde gegevens en adresonderzoeken dienen niet eindeloos te blijven liggen en voort te duren. Een terugmelding van een overheidsorgaan van de BRP dient voortvarend door een gemeente te worden opgepakt en afgehandeld. Een onderzoek kan planmatig worden opgezet en er dienen standaardtermijnen worden gehanteerd. Ook kan een gemeente een onderzoek bespoedigen door in bepaalde gevallen voortvarend te handelen. Hierbij zal ook het gebruik van de social media, zoals facebook etc., niet vergeten mogen worden en meegenomen moeten worden in de onderzoeken. Een overheidsorgaan kan een adresonderzoek bespoedigen door een gemeente van extra informatie te voorzien of door zelf enkele onderzoekstappen uit te voeren. Wanneer overheidsorganen en gemeente optimaal samenwerken, kan in bepaalde gevallen zelfs worden voorkomen dat een adresonderzoek moet worden opgestart, of kan de duur van een adresonderzoek tot een absoluut minimum worden beperkt. Toelichting artikel 4, lid 6 Het gemeentebestuur is gehouden om de gegevens zo optimaal mogelijk te houden. Uitschrijving naar onbekend heeft geen voorkeur. Als in de loop van het onderzoek blijkt dat binnen de genoemde termijnen het adres van betrokkene nog niet is gevonden, maar aanwijzingen naar een volgend nieuw adres sterker worden, kan deze termijn verlengd worden. Toelichting artikel 5 In uitzonderingsgevallen kan het gerechtvaardigd zijn om af te wijken van deze regeling, bijvoorbeeld als de termijn waarin een onderzoek in behandeling is verlengd moet worden om het onderzoek op een juiste en correcte manier af te handelen. Bijlage 1: Protos werkproces Bijlage 2: Onderzoeksverklaring

8

9

10

11

12

13

14

15

16

17

18

19