Samenwerkingsprotocol voor het e- procurementprogramma tussen de Belgische Staat en de Vlaamse Gemeenschap en het Vlaamse Gewest

Transcriptie

1 Samenwerkingsprotocol voor het e- procurementprogramma tussen de Belgische Staat en de Vlaamse Gemeenschap en het Vlaamse Gewest Tussen: De Belgische Staat, vertegenwoordigd door de Federale Regering in de persoon van de minister van Ambtenarenzaken bevoegd voor e-procurement, met kabinet te 1000 Brussel, Koningsstraat 180. En: De Vlaamse Gemeenschap en het Vlaamse Gewest, vertegenwoordigd door de Vlaamse Regering in de persoon van de minister-president bevoegd voor e-government, met kabinet te 1000 Brussel, Martelaarsplein 19. Hierna "de partijen" genoemd, Wordt overeengekomen wat volgt: Overwegende dat de federale overheid en de gemeenschappen, gewesten op 21 september 2006 een samenwerkingsakkoord sloten met als doel het realiseren van een geïntegreerd e- government. Met dit doel voor ogen wensen de federale overheid, de gemeenschappen en de gewesten waar mogelijk samen te werken op het vlak van het concipiëren en het toepassen van de principes voor een geïntegreerd e-government en op het vlak van de bouw, het gebruik enlofhet beheer van ontwikkelingen en diensten van een geïntegreerd e-government; Overwegende dat dit samenwerkingsakkoord verschillende relevante vermeldingen bevat voor de samenwerking in het e-procurementprogramma; Overwegende dat met het oog op het realiseren van deze doelstelling, de federale overheid, de gemeenschappen en de gewesten ernaar streven om waar mogelijk bepaalde bestaande en nog te concipiëren e-government ontwikkelingen en diensten, door of in opdracht van de federale overheid, de gemeenschappen en de gewesten ontwikkeld enlofbeheerd,...optimaal open te stellen voor of ter beschikking te stellen van de andere partijen (artikel 3 van het samenwerkingsakkoord van 21 september 2006); Overwegende dat bovendien de mogelijkheid wordt voorzien om op een eenvoudige wijze samenwerkingsprotocollen te sluiten tussen de verschillende bevoegde ministers of staatssecretarissen in uitvoering van dat samenwerkingsakkoord (artikel 6 van het samenwerkingsakkoord van 21 september 2006)1; I Met het oog op de uitvoering van dit samenwerkingsakkoord, inzonderheid de artikelen 1 t.e.m. 3, kunnen de partijen of de diensten en overheden die onder hun bevoegdheid ressorteren akkoorden tot uitvoering sluiten. De akkoorden tot uitvoering worden ondertekend door de betrokken bevoegde Ministers en/of Staatssecretarissen en worden in voorkomend geval via het secretariaat van het strategisch comité ter kennis gebracht van de andere bij dit akkoord betrokken partijen. 1/6

2 Overwegende dat het samenwerkingsakkoord optimaal hergebruik - waar mogelijk - van e- govemment diensten en ontwikkelingen van de verschillende partijen aanduidt als een belangrijk principe en actiepunt van geïntegreerd e-govemment; Overwegende dat op het e-govemment congres in Brussel op 7 november 2006 de ministers, belast met de ondersteuning van het e-govemment, een samenwerkingsafspraak hebben gemaakt; Overwegende dat zij over public e-procurement het volgende hebben afgesproken: "Bijzondere aandacht te besteden aan het gezamenlijk opstellen van gemeenschappelijke functionele specificaties voor nog te ontwikkelen public e-procurement componenten, en te onderzoeken in hoeverre reeds door de federale overheid ontwikkelde public e-procurement componenten ook door de andere gemeenschappen en gewesten zouden kunnen gebruikt worden"; Overwegende dat de dienst E-procurement van het federale bestuursniveau zijn visietekst besluit met: "synergieën en samenwerkingsakkoorden met andere bestuursniveaus zullen voor 100% aangemoedigd worden"; Overwegende dat de Vlaamse Regering het Vlaamse actieplan e-procurement goedkeurde op 18juli 2008 (VR PV 2008/26 - punt 0175) en de Vlaamse minister bevoegd voor e- govemment opdraagt een samenwerkingsprotocol voor het e-procurementprogramma te sluiten met de federale overheid; Overwegende dat dit samenwerkingsprotocol voor het e-procurementprogramma uitvoering geeft aan deze intenties; Overwegende dat dit document het basisakkoord is voor het e-procurementprogramma tussen de Belgische Staat, Federale Overheidsdienst Personeel en Organisatie, Federale dienst e- procurement, vertegenwoordigd door de Federale Regering in de persoon van de Federale minister Steven Vanackere en de Vlaamse Gemeenschap en het Vlaamse Gewest, Departement Bestuurszaken, vertegenwoordigd door de Vlaamse Regering in de persoon van de Vlaamse minister-president Kris Peeters; Overwegende dat het basisakkoord de samenwerking regelt in het e-procurementprogramma op principieel niveau en dat het de optimale aanwending bevordert van de geleverde inspanningen ongeacht het bestuursniveau; Overwegende dat uitvoeringsakkoorden, die de samenwerking regelen in de specifieke modules van het e-procurement, dit basisakkoord aanvullen; Dat de uitvoeringsakkoorden, voor een specifieke module, de concrete technische, organisatorische en financiële afspraken bevatten; Overwegende dat de samenwerking in het e-procurementprogramma uiteindelijk zal resulteren in een hogere gebruiksvriendelijkheid en herkenbaarheid voor het bedrijfsleven en een kostenbesparing in de analyse, de ontwikkeling en het beheer van de oplossingen voor e- procurement; Overwegende dat andere bestuursniveaus kunnen aansluiten bij dit akkoord. 2/6

3 Artikel1-voorwerp Dit samenwerkingsprotocol regelt het kader voor de samenwerking tussen de partijen met betrekking tot de analyse, de ontwikkeling, de ingebruikname, het gebruik en het beheer van systemen voor het elektronisch afhandelen van overheidsopdrachten voor werken, leveringen en diensten, ongeacht de aard van de procedure. Het elektronische afhandelen van overheidsopdrachten omvat het publiceren van overheidsopdrachten, het indienen van offertes, het beoordelen van offertes, het organiseren van een elektronische veiling, het gunnen van de opdracht, het aanbieden van de elektronische catalogus en het organiseren van het usermanagement. Artikel 2-Wijzen van samenwerking I' 1. Wijzen van samenwerking De samenwerking tussen de partijen met betrekking tot de modules in het e- procurementprogramma kan volgende vormen aannemen: - Mede-eigenaarschap van een module: de analyse, de ontwikkeling en de exploitatie van de module wordt gedragen door de verschillende eigenaars van de module; - Partnervan eenmodule:de partnervan eenmoduleparticipeertin de definitievan het evolutief onderhoud en de kosten die eraan verbonden zijn; - Gebruikervan eenmodule:de gebruikervan de modulegebruiktde modulezonder eigenaar of partner van de module te zijn. De eigenaar van een module staat in voor de analyse, de ontwikkeling en de exploitatie van de module. 2. Wijze van samenwerking voor de modules e-notification, e-tendering en e-catalogue De federale overheid is eigenaar van de modules e-notification, e-tendering en e-catalogue. De Vlaamse Gemeenschap en het Vlaamse Gewest zijn partners van de modules. 10 Verantwoordelijkheid naar dienstverlening De federale overheid stelt de modules ter beschikking van de partners voor een normaal gebruik, conform de wetgeving over de overheidsopdrachten en de uitvoeringsakkoorden (zie art 3 van het samenwerkingsakkoord van 21 september 2006). De federale overheid moet de nodige technische informatie aan de partners verstrekken conform de uitvoeringsakkoorden. De federale overheid blijft als enige contractueel verbonden met de dienstverlener. De partners hebben het recht nieuwe functionaliteiten te vragen en hebben dus het recht deel te nemen aan de definitie en de analyse van het evolutief onderhoud van de drie modules ( e- notification, e-tendering en e-catalogue). 20 Beslissingsrecht Voor de onder 2 bedoelde modules berust het beslissingsrecht voor de uitvoering van de genomen beslissingen. bij de eigenaar die instaat 3/6

4 3. Wijze van samenwerking voor toekomstige modules Voor elke module die in de toekomst nog ontwikkeld zal worden, zullen de partijen in een nieuw samenwerkingsprotocol de modaliteiten van de samenwerking overeen komen. Artikel3-Uitvoeringsakkoorden De partijen sluiten uitvoeringsakkoorden in het kader van dit samenwerkingsprotocol. Voor het sluiten van uitvoeringsakkoorden worden de partijen vertegenwoordigd door:. Voor de Belgische Staat: de voorzitter van de Federale Overheidsdienst Personeel en Organisatie;. Voor de Vlaamse Gemeenschap en het Vlaamse Gewest: de secretaris-generaal van het Departement Bestuurszaken. Uitvoeringsakkoorden kunnen gesloten worden over o.a.. Het publiceren van overheidsopdrachten. Het indienen van offertes en de beoordeling ervan. Het organiseren van een elektronische veiling. Het gunnen van de opdracht. Het aanbieden van de elektronische catalogus. Het organiseren van het user-management. Het organiseren van helpdesks. Elk uitvoeringsakkoord bevat:. Een functionele en technische beschrijving van de betreffende module. Een beschrijving van de aangeboden dienstverlening met service level agreements. Een financieringswijze en een planning van de verwachte evoluties. De eigenaars en de gebruikers kunnen in de uitvoeringsakkoorden voor de verschillende modules afspraken maken op het gebied van gezamenlijke communicatie en opleiding. De eigenaars van een bepaalde module verbinden er zich toe een dienstverlening aan te bieden op basis van het in het uitvoeringsakkoord overeengekomen service level agreement. Artikel 4-Financiering en personeelsinzet 1. In het laatste kwartaal van het jaar plannen de eigenaar en partners het e- procurementprogramma voor het komende jaar. Zij geven hierbij aan welke hun maximale financiële bijdrage voor het komendejaar kan zijn. In geval van specifieke behoeften voor uitsluitend één partner, zijn de eraan verbonden kosten 100% ten laste van deze partner. 2. De eigenaar en de partners kunnen overeenkomen personeelsleden in te zetten met een algemene opdracht. Deze personeelsleden kunnen ingezet worden in helpdesks, opleiding, projectopvolging en -management. 4/6

5 Artikel 5-De aansturing van het samenwerkingsverband De stuurgroep bestaat uit de eigenaars en de partners. Zij organiseren elk kwartaal een overleg. De federale overheid neemt het voorzitterschap van de stuurgroep waar. De stuurgroep organiseert de samenwerking overeenkomstig dit samenwerkingsprotocol. De stuurgroep kan technische werkgroepen oprichten. Deze hebben als bevoegdheid uitvoering te geven aan concrete opdrachten van de stuurgroep. Deze technische werkgroepen organiseren hun eigen werkzaamheden. Artikel 6-Toetreding en Opzegging Andere overheden kunnen als eigenaar, partner of gebruiker toetreden tot de samenwerking betreffende de verschillende modules. Deze overheden kunnen tot de samenwerking toetreden mits ze akkoord gaan met de principes uit de intergouvernementele samenwerkingsovereenkomst over integraal e-govemment en een samenwerkingsprotocol met hen gesloten wordt. De partijen kunnen dit akkoord opzeggen mits ze de door hun aangegane financiële verplichtingen nakomen gedurende de periode tot het einde van de opzeggingstermijn. De opzegging gebeurt schriftelijk via een aangetekend schrijven. De opzeggingstermijn bedraagt minimum een jaar en gaat in vanaf de derde kalenderdag na het versturen van de opzeggingsbrief. Artikel 7-Wijzigingen Wijzigingen van het samenwerkingsprotocol kunnen in overleg tussen de partijen en op een schriftelijke wijze. 5/6

6 Artikel 8 - Geschillen De bepalingen van art. 92bis, 5 van de bijzondere wet van 8 augustus 1980tot hervorming der instellingen inzake geschillenbeslechting zijn van toepassing op onderhavig protocolakkoord. Gedaan te Brussel, in twee originele exemplaren, op.2.5..m EI 2009 Voor de Belgische Staat Voor de Vlaamse Gemeenschap en het Vlaamse Gewest Steven Vanackere Vice-Eerste M~'ni e en Minister van ~mbtenarenzaken, Overheidsbed jven en Institutionele Hervormingen 6/6