De klassieke inventaris en de richtlijnen van ISAD(G)

Transcriptie

1 Instituut voor Media en Informatie Management De klassieke inventaris en de richtlijnen van ISAD(G) Een onderzoek naar de toepassing van ISAD(G) in de Nederlandse klassieke beschrijvingspraktijk Afstudeerscriptie Arina Overkleeft Studentnummer e Docent-begeleider: Maaike Lulofs 2 e Docent-begeleider: Patricia Roos-van Tricht Externe begeleider: Henk Eijssens December 2011

2

3 Voorwoord Deze afstudeerscriptie kwam tot stand in het kader van de opleiding voor Media, Informatie en Communicatie met als specialisatie Archivistiek B aan de Hogeschool van Amsterdam. Tijdens mijn eerste studiejaren doorliep ik stages bij het Archief Delft en Regionaal Archief Leiden. Hier kwam ik met de dagelijkse praktijk van archiefbewerking en het vervaardigen en bewerken van archiefinventarissen in aanraking. Bij aanvang van mijn derde studiejaar kon ik aan de slag als medewerker bij het project Digitale Toegangen Nationaal Archief. In het kader van het inmiddels afgeronde project zijn alle inventarissen die de collectie van het Nationaal Archief ontsluiten, geconverteerd naar EAD. Als projectmedewerker heb ik veel archiefinventarissen uit uiteenlopende periodes onder ogen gehad. Dit varieerde van inventarissen die waren gemaakt enkele decennia na het verschijnen van de Handleiding tot recente Institutionele Toegangen en inventarissen op net overgedragen archieven. Toen ik mezelf ging oriënteren op een mij aansprekend onderwerp voor het afstudeeronderzoek stond voor mij al snel vast dat het over ontsluiting en standaardisatie zou gaan. Discussies op de community Archief 2.0 omtrent de klassieke inventaris en het gebruik van ISAD(G) vormden een bijkomende aanleiding me verder in het onderwerp te willen verdiepen. De uitkomsten van mijn oriënterende onderzoek zijn mogelijk interessant voor diegenen in de beroepspraktijk die zich op enigerlei wijze bezighouden met archiefontsluiting, toegankelijkheid en/of gegevensbeheer. Mijn dank gaat uit naar een aantal mensen, zonder wie ik deze scriptie niet had kunnen schrijven. Allereerst naar mijn docent-begeleider Maaike Lulofs en mijn externe begeleider Henk Eijssens voor hun begeleiding en raadgevingen. Verder ben ik dank verschuldigd aan Jack Hofman van het IISG, Jan Keuning van Stadsarchief en Athenaeumbibliotheek Deventer, Ronald Rommelse van het Gemeentearchief Rotterdam, en Henny van Schie van het Nationaal Archief voor het beantwoorden van mijn vragen. Niet in de laatste plaats dank ik mijn partner Dick, in het bijzonder voor zijn niet aflatende morele steun en vertrouwen in de voltooiing van deze scriptie. Arina Overkleeft, Pijnacker December 2011

4 Inhoud Samenvatting 7 1 Inleiding Doelstelling Probleemstelling en onderzoeksvragen Onderzoeksopzet 9 2 De klassieke inventaris Een voorlopige begripsomschrijving Ontstaansgeschiedenis en context Archief in de 18 e eeuw Ordenen en beschrijven in de 19 e eeuw De Handleiding en de klassieke inventaris Ontwikkelingen rond de klassieke inventaris Ontsluiting in de 20 e en 21 e eeuw Het belang van de context De klassieke inventaris plus Digitale omgeving Samenvatting 16 3 De beschrijvingsstandaard ISAD(G) Ontstaansgeschiedenis en context Ontwikkelingen rondom collectiebeschrijvingen De rol van de International Council on Archives (ICA) De ontwikkeling van EAD Doelstellingen van ISAD(G) Relatie ISAD(G) en andere internationale archiefbeschrijvingsstandaarden ISAAR(CPF) ISDF ISDIAH Vaststelling, acceptatie en verdere ontwikkeling Uitgangspunten en richtlijnen van ISAD(G) Algemene uitgangspunten Meer-niveaubeschrijving Velden en beschrijvingselementen ISAD(G) en de Angelsaksische praktijk Verenigde Staten: National Archives and Records Administration Groot-Brittannië: the National Archives Samenvatting 28 4 De klassieke inventaris in relatie tot ISAD(G): de theorie Beschrijvingselementen Ordeningsniveaus en beschrijvingsniveaus Contextinformatie en bijlagen Samenvatting 32

5 5 De Nederlandse praktijk: archiefinventarissen online Kenmerken klassieke inventaris Kenmerken ISAD(G)-conforme inventaris Vier instellingen: vier werkwijzen IISG Nationaal Archief Stadsarchief en Athenaeumbibliotheek Deventer Gemeentearchief Rotterdam Online archiefinventarissen getoetst Resultaten toetsing klassieke kenmerken Resultaten toetsing ISAD(G)-kenmerken Digitale presentatie van de klassieke inventaris en ISAD(G) Het belang van toepassing van ISAD(G) Samenvatting 40 6 Conclusie 42 Bronnen 43 Bijlage I Summary 46 Bijlage II Voorbeeld klassieke inventaris plus 47 Bijlage III Ordeningsniveaus binnen ISAD(G) 48 Bijlage IV Beschrijvingselementen binnen ISAD(G) 49 Bijlage V Voorbeeld record NARA 50 Bijlage VI Voorbeeld record NARA 51 Bijlage VII Voorbeeld record NARA 52 Bijlage VIII Voorbeeld record NARA 53 Bijlage IX Voorbeeld record the National Archives 54 Bijlage X Van kenmerken naar meetbare instrumenten 55 Bijlage XI Resultaten van toetsing 56 Bijlage XII - Interviewvragen 64 Bijlage XIII Afkortingen en begrippen 66

6

7 7 Samenvatting Binnen de Nederlandse praktijk van archiefontsluiting wordt al sinds het begin van de 20 e eeuw gewerkt met de zogenoemde klassieke inventaris. De klassieke inventaris geeft een overzicht van de inhoud van een archief door middel van een systematische beschrijving van de bestanddelen en een beschrijving van de ontstaanscontext van het archief. Onder invloed van de opkomst van de informatie- en communicatietechnologie heeft de internationale archiefgemeenschap aan het eind van de 20 e eeuw normering ontwikkeld die de verspreiding en uitwisseling van gegevens moet bevorderen. In Nederland staan momenteel de standaarden voor het beschrijven van archieven en voor het beschrijven van archiefvormers ISAD(G) en ISAAR(CPF) het meest in de belangstelling. In toenemende mate publiceren Nederlandse archiefinstellingen hun (klassieke) inventarissen online. Hierbij wordt mede gebruik gemaakt van met name ISAD(G). Dit rapport geeft inzicht in de mate waarin de Nederlandse publieke archiefdiensten en categoriale instellingen bij de beschrijving van archieven de regels van ISAD(G) toepassen en hoe dit zich verhoudt tot de klassieke inventaris. Uit mijn onderzoek blijkt dat, hoewel klassieke inventarissen tot op zekere hoogte aan de regels van ISAD(G) voldoen, er ook duidelijke verschillen tussen de klassieke beschrijvingspraktijk en die conform ISAD(G) zijn waar te nemen. De aanpassing van bestaande klassieke inventarissen aan alle regels van ISAD(G) vraagt in veel gevallen een enorme tijdsinvestering. De verschillende instellingen maken daarom uiteenlopende keuzes in hoeverre de richtlijnen te implementeren. Hoewel men over en weer wel gebruik maakt van elkaars expertise, is het tot het maken van nationale afspraken hierover vooralsnog niet gekomen. Dit heeft tot gevolg dat de verschillende werkwijzen die er in het verleden ook waren, gehandhaafd blijven. Dit kan mogelijk op de lange termijn problemen opleveren ten aanzien van de uitwisselbaarheid van gegevens, en dat zou de belangrijkste doelstelling van standaardisatie teniet doen. De resultaten van mijn onderzoek moeten worden gezien als een momentopname. Enkele onderzochte instellingen zijn bezig met (of hebben wensen met betrekking tot) een verdere implementatie van beide normen. Op termijn kan zo een ander beoogd doel van de toepassing van beide standaarden, het scheiden van de beschrijving van de context en de beschrijving van de archiefbestanddelen, bereikt worden.

8 8 1 Inleiding 1.1 Doelstelling De ontwikkelingen rond informatietechnologie en internet, en de introductie van beschrijvingsstandaarden als ISAD(G) en ISAAR(CPF), hebben het mogelijk gemaakt informatie over archiefmateriaal gemakkelijker terug te vinden en uitwisselbaar te maken. Binnen de Nederlandse praktijk van archiefontsluiting wordt al sinds het begin van de 20 e eeuw gewerkt met de zogenoemde klassieke inventaris. Ondanks discussies in het verleden over het bestaansrecht van de klassieke inventaris wordt deze nog altijd gebruikt, al dan niet aangepast aan recente ontwikkelingen in de beschrijving van archieven. In toenemende mate publiceren archiefinstellingen hun inventarissen online, daarbij in meer of mindere mate gebruik makend van bovengenoemde standaarden. De toepassing van de beschrijvingsstandaarden in het algemeen en de relatie tussen ISAD(G) en de klassieke inventaris in het bijzonder, zijn onderwerpen waarover in de vakliteratuur is gepubliceerd. Niettemin zijn er toch vragen over dit onderwerp, gezien discussies op het sociaal netwerk Archief 2.0. Dit is de aanleiding geweest tot het formuleren van mijn onderzoeksvraag. Met de beantwoording ervan hoop ik inzicht te brengen in de huidige stand van zaken met betrekking tot de toepassing van de beschrijvingsstandaard ISAD(G) in de Nederlandse praktijk, en in de wijze waarop zich dit verhoudt tot de klassieke inventaris. 1.2 Probleemstelling en onderzoeksvragen De formulering van de doelstelling is verwoord in een probleemstelling die de centrale onderzoeksvraag vormt. De probleemstelling luidt: In hoeverre conformeren de Nederlandse publieke archiefdiensten en categoriale instellingen zich bij de beschrijving van archieven aan de standaard van ISAD(G) en hoe verhoudt deze praktijk zich tot het product van de Nederlandse ontsluitingstraditie aangeduid als klassieke inventaris? Deze probleemstelling heeft geleid tot een drietal deelvragen. Elke deelvraag is opgesplitst in een aantal onderzoeksvragen. Deelvraag 1: Wat kan worden verstaan onder het begrip klassieke inventaris, zoals dat in de Nederlandse archivistiek wordt gehanteerd? Wanneer en in welke context is de klassieke inventaris ontstaan? Wat wordt er doorgaans met een klassieke inventaris beschreven? Hoe heeft de klassieke inventaris zich ontwikkeld? Wordt de klassieke inventaris ook in de huidige digitale omgeving toegepast? In de hedendaagse praktijk wordt ook gewerkt met de zogenoemde klassieke inventaris plus. Wat is het onderscheid tussen de klassieke inventaris en de klassieke inventaris plus? Deelvraag 2: Wat is de essentie van de internationale beschrijvingsstandaard ISAD(G)? Wat zijn de ontstaansgeschiedenis en context van ISAD(G)? Wat is de relatie tussen ISAD(G) en andere beschrijvingsstandaarden, zoals ISAAR(CPF) en ISDF? Welke concepten en regels worden binnen ISAD(G) gehanteerd?

9 9 Hoe wordt ISAD(G) in de Angelsaksische praktijk van archivistisch beschrijven (waar de standaard haar oorsprong heeft) toegepast? Deelvraag 3: In hoeverre maken Nederlandse publieke archiefinstellingen en categoriale instellingen momenteel gebruik van de standaard ISAD(G) bij het ontsluiten van een archief met behulp van een inventaris? Aan welke criteria moet een klassieke inventaris volgens mij voldoen? Aan welke criteria moet een ISAD(G)-conforme inventaris volgens mij voldoen? In hoeverre voldoen de online inventarissen van de archiefinstellingen aan deze criteria? Hoe verhoudt een ISAD(G)-conforme inventaris zich tot een klassieke inventaris? 1.3 Onderzoeksopzet Voor het scheppen van de benodigde theoretische kaders en het beantwoorden van de deelvragen 1 en 2 heb ik allereerst literatuuronderzoek gedaan. De uitkomsten hiervan worden weergegeven in de hoofdstukken 2 en 3 van dit rapport. In hoofdstuk 4 leg ik, met name op basis van die theorie, een relatie tussen de klassieke inventaris en de regels van ISAD(G). In overleg met mijn docent-begeleider en externe begeleider is een keuze gemaakt voor wat betreft de in het onderzoek te betrekken publieke archiefdiensten en categoriale instellingen. Hier ben ik enigszins afgeweken van het oorspronkelijke in mijn plan van aanpak verwoorde idee om (naast het Nationaal Archief) een Regionaal Historisch Centrum en een gemeentelijke archiefdienst te bevragen. Er is gekozen voor het Nationaal Archief, het Internationaal Instituut voor Sociale Geschiedenis (IISG), het Stadsarchief en Athenaeumbibliotheek Deventer (SAB) en het Gemeentearchief Rotterdam (GAR). De motivatie hiervoor was gelegen in het feit dat daarmee vier instellingen aan bod komen die voor verschillende werkwijzen hebben gekozen met betrekking tot het toepassen van ISAD(G) in relatie tot de digitalisering van hun toegangenapparaat. Bij iedere instelling ben ik in de gelegenheid gesteld om te spreken met een direct bij dit proces betrokkene. Op grond van deze gesprekken (op basis van halfgestructureerde interviews) en de bevindingen uit mijn literatuuronderzoek, heb ik kenmerken van zowel de klassieke inventaris als de inventaris conform ISAD(G) opgesteld en deze vervolgens omgezet in meetinstrumenten. Van elke instelling heb ik vijf online inventarissen bekeken en beoordeeld in hoeverre ze aan die kenmerken voldoen. De keuze voor de inventarissen vond plaats op basis van een selecte steekproef, waarbij ik zoveel mogelijk heb gekozen voor inventarissen met uiteenlopende oorspronkelijke publicatiedata. De keuze voor een selecte steekproef per instelling kon worden gemaakt omdat binnen één instelling alle inventarissen op een vergelijkbare manier zijn bewerkt ten behoeve van de digitale beschikbaarstelling. Het resultaat van dit gedeelte van het onderzoek is weergegeven in hoofdstuk 5. In dit hoofdstuk stel ik opnieuw de relatie tussen de klassieke inventaris en de richtlijnen van ISAD(G) aan de orde, en ga ik kort in op het belang van de toepassing van de norm. In hoofdstuk 6 ten slotte volgt het antwoord op mijn probleemstelling in de vorm van een conclusie. Het rapport wordt afgesloten met een bronnenlijst en bijlagen.

10 10 2 De klassieke inventaris In dit hoofdstuk geef ik een beknopt overzicht van de ontstaansgeschiedenis van de klassieke inventaris ; daarnaast belicht ik enige ontwikkelingen in vorm en het gebruik van de klassieke inventaris en leg ik een relatie met de klassieke inventaris plus. 2.1 Een voorlopige begripsomschrijving De klassieke inventaris is voor Nederlandse archivarissen een bekend begrip, maar het is niet als zodanig opgenomen in enige lijst van archiefterminologieën. Thomassen (2001a) noemt de klassieke inventaris de inventaris van de Handleiding, en de kern van het klassieke ontsluitingssysteem. Dat systeem is opgebouwd uit drie niveaus: de archiefbewaarplaats (macroniveau), het archief (mesoniveau), en het archiefbestanddeel (microniveau). De klassieke inventaris geldt in dit systeem als de standaardtoegang op mesoniveau. Hij geeft een systematisch overzicht van de archiefbestanddelen en van hun onderlinge relaties, en verwijst naar de fysieke vindplaats van de bestanddelen. De klassieke inventaris ontsluit dus niet de archiefbestanddelen zelf. Dat doen de toegangen op microniveau die nadere toegangen worden genoemd. Dit kunnen bijvoorbeeld indexen op bepaalde archiefbestanddelen zijn, of regestenlijsten op de charters die in een inventaris worden beschreven. Op macroniveau fungeren archievenoverzichten en depotlijsten als belangrijkste vormen van klassieke toegangen. De klassieke inventaris is ontworpen om afgesloten en overgedragen archieven en archiefdelen te ontsluiten, en representeert de archiefbestanddelen in een hiërarchisch systeem (Thomassen, 2001a). We noemen dit systeem ook wel top-down omdat het archief van geheel via reeksen tot de afzonderlijke archiefbestanddelen wordt beschreven. De onderlinge relaties tussen die archiefbestanddelen worden weergegeven door een indelingsschema dat op zijn beurt zoveel mogelijk de oorspronkelijke structuur van het archief weerspiegelt. 2.2 Ontstaansgeschiedenis en context Als de Handleiding van 1898 wordt gezien als beginpunt van de zgn. klassieke archivistiek (Thomassen, 1998), hoe werd dan geordend en beschreven in de periode die daaraan voorafging? Archief in de 18 e eeuw Tot ca bestond er geen scheiding tussen registratuur en archief: archieven bleven onder het beheer van o.m. griffiers en secretarissen die het beschreven en beheerden. Het gaat hier vooral om bewijsstukken van privileges en eigendomsrechten. Met de omwenteling van 1795 en de komst van de Bataafse Republiek verloren deze stukken hun primaire administratief-juridische functie. Hoewel ze in de 18 e eeuw ook al gebruikt werden als kennisbron voor geschiedschrijving, verschoof de aandacht voor het archief grotendeels naar de historische waarde en het belang voor historisch onderzoek.

11 Ordenen en beschrijven in de 19 e eeuw Hendrik van Wijn, die in 1802 werd aangesteld als rijksarchivaris van de Bataafse Republiek, werd de eerste beheerder van oud-archief ten behoeve van wetenschappelijk onderzoek (Van der Gouw, 1955). Geleidelijk aan volgde de aanstelling van archivarissen in steden en provincies. Waar de archivarissen in de Bataafse tijd tot taak hadden het oud-archief van rijk, provincies en gemeenten alleen te ordenen en te beschrijven, kregen ze in de periode erna ook de taak het bijeen te brengen en te beheren in daarvoor aangewezen depots (Thomassen, 1998). Oud-archief betekende hier: de archieven van instellingen en personen die vóór de instelling van het Koninkrijk der Nederlanden in 1813 bestuurlijke functies hadden uitgeoefend. Naast het maken van een globale inventarisatie van het archief werd van archivarissen verwacht dat ze met name de charters beschreven en publiceerden in oorkondenboeken. Met het oog op deze taken werden charters bij elkaar gebracht en zoveel mogelijk in chronologische volgorde bewaard, kaarten werden bij elkaar gebracht, evenals de financiële administratie van de domeinen. De rest van het oud-archief werd gerangschikt naar historisch belangrijke onderwerpen of taakgebieden van de nieuwe besturen die sinds 1813 opereerden. Omdat de publicatie van alle teksten van charters in een depot in oorkondenboeken nogal tijdrovend was, werden tijdrekenkundige registers samengesteld. Een tijdrekenkundig register bestond uit regesten: inhoudelijke analyses van afzonderlijke charters, in chronologische volgorde. Daarmee ontsloot het de charters inhoudelijk, en nam het zeker in het derde kwart van de 19 e eeuw een belangrijke plaats in naast andere toegangen als archievenoverzichten en inventarissen. Bij het vervaardigen van die verschillende soorten toegangen was er nog geen sprake van enige uniformiteit in de manier van bewerken en indelen van de toegangen. De verschillende soorten toegangen liepen nog wel eens in elkaar over, en er waren vragen over de afbakening van het te beschrijven object. Uitgangspunt bij het maken van een tijdrekenkundig register en/of een inventaris was wel steeds het depot, maar verder was men vrij in de bepaling wat bij elkaar beschreven diende te worden en wat niet. Ondanks pleidooien voor meer uniformiteit door de Gelderse archivaris Is. An. Nijhoff bleef echte standaardisatie vooralsnog uit. Ook het begrip oud-archief begon in de tweede helft van de 19 e eeuw onduidelijkheid op te leveren met betrekking tot de status van archieven. Er begon statisch archief te ontstaan dat door archivarissen bewerkt kon worden, maar dat formeel geen oud-archief was volgens de eerdergenoemde definitie. De laatste decennia van de 19 e eeuw staan in het teken van vernieuwing, onder meer door het aantreden van een nieuwe generatie archivarissen. Zij stelden de tot dan toe gangbare inventarisatiemethode ter discussie. Dit leidde uiteindelijk tot de publicatie van de Handleiding in De Handleiding en de klassieke inventaris Met de publicatie van de Handleiding gaven Muller, Feith en Fruin honderd regels voor het ordenen en beschrijven van archieven. In het voorwoord wordt voor uniformiteit in inrichting van archiefinventarissen gepleit, met het oog op het gemak voor de gebruiker. Archivarissen worden opgeroepen de regels zoveel mogelijk te volgen; wanneer men van de voorgestelde regels wil afwijken wordt men gevraagd hiervan melding te maken in de inleiding van de desbetreffende inventaris, uiteraard voorzien van een motivatie.

12 12 De voor dat moment vernieuwende concepten die aan de Handleiding ten grondslag liggen, zijn bepalend geweest voor de vorm en indeling van de klassieke inventaris. Deze concepten, en enkele kenmerkende regels, worden hieronder kort uitgelicht: Afbakening van het inventarisatieobject. Met het concept van het oud-archief zoals dat tot dan toe gold, waarbij het archief gezien werd als het archief van een gemeenschap, werd volledig gebroken. 1 van de Handleiding definieerde het archief als het geheel der geschrevene, geteekende en gedrukte bescheiden en legde het verband tussen het archief en de archiefvormer: ontvangen bij of opgemaakt door eenig bestuur of een zijner ambtenaren. In 2 werd vervolgens het organische karakter van het archief benoemd: het archief dat aan verandering onderhevig was, naarmate de functies van de archiefvormer veranderden. Ordenen. In 16 van de Handleiding die gezien werd als hoofdregel waar alle andere regels van uit gingen werd gesteld dat de indeling van het archief geënt moest worden op de oorspronkelijke organisatie van het bestuur waarvan het afkomstig was. De paragraaf ervoor, 15, gaf de regel dat het archief systematisch moest worden ingedeeld, maar verwierp de alfabetische (op trefwoord) en chronologische indelingen. Hiermee werd het einde van het tijdrekenkundig register ingeluid. En 17 stelde dan ook nog dat de oorspronkelijke orde van een archief zoveel mogelijk diende te worden hersteld. Niet omdat dit altijd de beste ordening zou zijn, maar om de mogelijkheid te scheppen de organisatie die haar gevormd heeft, te leren kennen. Met 20 werd een grote nadruk gelegd op de vorming van series, die de basis van een geordend archief vormden. Beschrijven. In 37 werd het doel van de inventaris verwoord: deze diende slechts als wegwijzer in het archief en moest een overzicht van de inhoud van het archief geven, niet van de inhoud van de stukken. Een inventaris moest vooral praktisch zijn en niet te uitvoerig. Regestenlijsten en oorkondenboeken werden in de toelichting bij deze paragraaf als hulpmiddel voor het raadplegen van het archief betiteld. Het hoofdstuk Verdere beschrijvingsmaatregelen (vijfde hoofdstuk van de Handleiding) wijdde overigens toch nog een flink aantal paragrafen aan het samenstellen van regestenlijsten en indexen bij een beschreven archief. Inrichting van de inventaris. De gewenste indeling van de inventaris werd vastgesteld in 50: overeenkomstig de oorspronkelijke organisatie van het archief. Er werden ook regels gesteld voor de verdeling van het archief in afdelingen en onderafdelingen. In 56 werd de verdeling in stukken van algemeenen aard en stukken van bijzonderen aard voorgeschreven; 57 noemde het wenselijk dat inventarissen van gelijksoortige archieven op dezelfde manier in hoofdafdelingen werden ingedeeld. 61 regelt de vermelding van informatie over de (geschiedenis van) de archiefvormer: die kan in noten geplaatst worden bij de koppen van de desbetreffende afdelingen in de inventaris. De leidende gedachten achter de Handleiding (het respecteren van het archief als geheel, en van de interne structuur ervan) kennen we inmiddels als Herkomstbeginsel. In de Handleiding zelf wordt het nog niet uitdrukkelijk benoemd; pas rond 1907/1908 wordt het door Muller gedefinieerd (Horsman, 1998). 2.3 Ontwikkelingen rond de klassieke inventaris Ontsluiting in de 20 e en 21 e eeuw Tot in de tweede helft van de 20 e eeuw blijft de Handleiding hét standaardwerk voor ordenen en beschrijven van archieven en blijft de klassieke inventaris de standaardtoegang op archiefniveau.

13 13 Hoe een klassieke inventaris samengesteld dient te worden, wordt in Van der Gouws Inleiding tot de archivistiek, dat halverwege de jaren vijftig verscheen, expliciet beschreven. Zo wordt het inventarisgedeelte van de toegang voorafgegaan door een inleiding, die het archief verder toegankelijk moet maken en de gebruiker tot hulpmiddel moet zijn. Ook de opbouw van de inleiding is in detail omschreven. Toch verloopt de toepassing van de klassieke ontsluitingsmethode niet helemaal probleemloos. Thomassen (2001a) noemt een aantal zaken die problemen opleveren bij het inventariseren: onder meer grote 19 e -eeuwse collecties die in chaotische toestand waren overgedragen, 19 e -eeuwse verbaalarchieven, de zaaksgewijze ordening die in de 20 e eeuw de overhand heeft gekregen, en een tekort aan gekwalificeerde mensen en middelen om achterstanden in bewerking weg te werken. Wanneer in de jaren zeventig meer mensen en middelen beschikbaar komen, er gediscussieerd 1 en gepubliceerd wordt over de te gebruiken inventarisatiemethoden en archiefterminologie, krijgt de klassieke ontsluiting nieuwe impulsen. Formsma benoemt in 1973 de hoofdelementen van de beschrijving van een archiefbestanddeel: redactionele vorm, inhoud, ontwikkelingsstadium, datum, en uiterlijke vorm. Hij bepleit bij de beschrijving van archiefbestanddelen die afkomstig zijn van administraties met zaaksgewijze ordening het gebruik van kortere beschrijvingen. Hij pleit eveneens voor een minder dogmatische benadering van het Herkomstbeginsel. Hij doet dit met het oog op het feit dat administraties hun ordeningssystematiek nu eenmaal regelmatig wijzigen, en dat functies van bestuurders en/of personen op anderen overgaan. In dit laatste geval gaan de archiefbestanddelen die daarbij horen mee naar de nieuwe archiefvormer en kan de archivaris in conflict komen met het nog steeds door hem gehanteerde bestemmingsbeginsel. Formsma benadrukt het belang van een korte inleiding bij iedere inventaris, slechts bedoeld als oriëntatie voor de gebruiker. Hij is van mening dat de inleiding minder gelezen wordt, naarmate deze langer is. Verhoging van de leeskans wordt volgens hem bereikt door het opnemen van toelichtingen aan het begin van de hoofdstukken van het inventarisgedeelte zoals in de Handleiding al werd voorgeschreven. In de jaren tachtig staat de klassieke inventaris opnieuw ter discussie. De intensieve manier van archiefbewerking zoals die door Van der Gouw tot standaard is verheven, de enorme gegroeide instroom van te bewerken archieven, en gebruikers die de inventaris te ingewikkeld vinden: factoren die ten grondslag liggen aan de vraag of de klassieke inventaris gehandhaafd moet worden (Thomassen, 2001a). De meningen zijn verdeeld, zo blijkt op de VAN-studiedagen in 1986 (Brood, 1987). In de periode die hierop volgt wordt het begrip toegankelijkheid meer en meer vanuit een ander perspectief bezien. De kritiek dat het klassieke toegangenapparaat niet voldoende gebruiksvriendelijk is, neemt toe. Met het oog op een meer klantgerichte benadering gaan archivarissen nieuwe en andere toegangen ontwikkelen, waaronder algemene en thematische onderzoeksgidsen. Ze gebruiken hierbij de mogelijkheden die de informatie- en 1 Het VAN-symposium op 1 en 2 november 1973 in het Europa Hotel te Scheveningen. Het Nederlands Archievenblad publiceerde een verslag en teksten van lezingen in een extra aflevering.

14 14 communicatietechnologie in toenemende mate biedt. Bij deze vorm van toegankelijkheid staat de vraagstelling van de gebruiker centraal, en niet de structuur van het archief (Thomassen, 2001b). Het betekent daarnaast een verschuiving van het beschrijven van de archiefbestanddelen naar het beschrijven van de ontstaanscontext Het belang van de context In diezelfde periode ondergaat ook de definiëring van het begrip archief een verandering. Archief wordt niet langer gezien als de neerslag van het handelen van een archiefvormer, maar als procesgebonden informatie. Om precies te zijn: informatie die door onderling samenhangende werkprocessen is gegenereerd en die zodanig door die werkprocessen is gestructureerd en vastgelegd dat ze vanuit de context van die werkprocessen kan worden bevraagd (Thomassen, 1999). Ook de relatie tussen archief en archiefvormer komt in een nieuw licht te staan. Archivarissen zagen die tot dan als een één-op-één-relatie. Vanuit Australië vond het concept van complexe en meervoudige relaties tussen archief en archiefvormers ingang. De aandacht voor de context van archiefbestanddelen groeit mede door deze ontwikkelingen De klassieke inventaris plus Ontwikkelingen rond het selectiebeleid betreffende Nederlandse overheidsarchieven die in de jaren negentig plaatsvonden, hadden eveneens invloed op het ordenen en beschrijven van archiefbestanddelen. Onder meer vanwege de verwachte verkorting van de overbrengingstermijn die in de Archiefwet 1995 zou worden opgenomen, werd PIVOT opgezet: Project Invoering Verkorting Overbrengingstermijn. Het project liep van 1992 tot 2001 en richtte zich op de archieven van het Rijk. Door de handelingen van overheidsactoren per beleidsterrein te beschrijven in een Rapport Institutioneel Onderzoek (RIO), en op basis hiervan selectielijsten op te stellen, kon men bepalen welke archiefbescheiden per beleidsterrein voor bewaring in aanmerking kwamen 2. De doelstelling was om op een efficiënte wijze grote hoeveelheden overheidsarchief te selecteren (Nationaal Archief, z.j.). De archiefbestanddelen werden, nadat ze waren overgedragen, vervolgens beschreven in Institutionele Toegangen (IT s): in principe één IT per beleidsterrein. Waar de klassieke inventaris traditioneel één afgesloten archief (of bij het Nationaal Archief: archiefblok) van één archiefvormer ontsloot, werden in een IT archiefbestanddelen beschreven van meerdere actoren c.q. archiefvormers die op hetzelfde beleidsterrein actief waren. Zo n IT kon in theorie worden aangevuld wanneer nieuwe archiefblokken met betrekking tot het bewuste beleidsterrein werden overgedragen. Dit systeem van beschrijven bleek in de praktijk niet goed werkbaar. Bovendien konden de IT s bij digitalisering niet in een EAD-structuur worden gegoten. In het kader van het project Digitale Toegangen Nationaal Archief zijn ze daarom in 2010 omgezet naar zogenoemde klassieke inventarissen plus. Een klassieke inventaris plus is een inventaris die op klassieke wijze is geordend, maar waaraan per inventarisnummer of rubrieksniveau informatie met betrekking tot de selectielijst en de handeling op grond waarvan het stuk of de rubriek is bewaard, is toegevoegd (Nationaal Archief, z.j.). Praktisch gezien betekende het dat de beschrijvingen van archiefbestanddelen in één archiefblok (en dus van één archiefvormer) uit de verschillende IT s 2 Een overzicht van de beleidsterreinen met de daarbijbehorende RIO s en vastgestelde selectielijsten is te vinden op de website van de Handelingenbank. Geraadpleegd op: 12 augustus 2011, van:

15 15 werden gehaald en weer bij elkaar werden gevoegd in een inventaris met een klassieke structuur. De meegenomen aanvullende informatie over selectielijsten en handelingen heeft geleid tot de toevoeging plus aan de benaming van de inventaris. Een voorbeeld van zo n klassieke inventaris plus is Archiefinventaris : Inventaris van het archief van het Ministerie van Landbouw, Natuurbeheer en Visserij: Natuurbeschermingsraad, (Nationaal Archief, 2010). Informatie over de handelingen is niet in noten of N.B. s toegevoegd, maar bepaalt hier zelfs de indeling van de inventaris. De hoofdrubrieken in deze inventaris vertegenwoordigen de respectievelijke beleidsterreinen waarop de Natuurbeschermingsraad handelde. Elk beleidsterrein is onderverdeeld in rubrieken die op hun beurt weer de bij het beleidsterrein behorende handelingen weergeven. Per rubriek/handeling zijn de beschrijvingen opgenomen van de bewaarde archiefbestanddelen (zie bijlage II). Een klassieke inventaris plus kan ook gebruikt worden om niet-overheidsarchief te ontsluiten. De informatie over handelingen waaraan hier steeds wordt gerefereerd, kan worden vervangen door informatie over functies van archiefvormers, en werkprocessen (zie ook 3.2.2). Het is echter de vraag of er voldoende draagvlak bestaat om met een inventaris in een dergelijke vorm te werken. Volgens Van Schie (2011) is het instrument dat benodigd is om deze informatie te genereren en toe te voegen niet ontwikkeld, en is er daarnaast geen vraag naar het zoeken naar gegevens op basis van informatie over handelingen of functies Digitale omgeving Het antwoord op de vraag of klassieke toegangen ook in een digitale omgeving worden gebruikt, is afhankelijk van wat je onder een digitale omgeving verstaat. Als je een digitale omgeving ziet als de mogelijkheid voor de gebruiker om via de digitale weg in de collecties van archiefinstellingen te zoeken, dan is het antwoord: ja. De archiefsector heeft de mogelijkheden om internet te gebruiken voor de vergroting van het publieksbereik onderkend en erop ingespeeld. Toegangen zijn gedigitaliseerd en via internet beschikbaar en doorzoekbaar gemaakt (Windhorst, 2010). Daarbij proberen instellingen, zoals het Nationaal Archief, hun klassieke toegangen bij de conversie zoveel mogelijk aan de vereisten van ISAD(G) aan te passen; zoals nog zal blijken is de klassieke structuur van de inventaris evenwel herkenbaar gebleven. Als je onder een digitale omgeving digital born archief verstaat, liggen de zaken iets anders. Omwille van het behoud van o.m. authenticiteit, integriteit en raadpleegbaarheid van digitale archiefbestanddelen, ligt de nadruk hier vooral op het behouden van de (ontstaans)context van die bestanddelen. Het vastleggen van de gegevens die daarvoor van belang zijn (metadata), vindt plaats vanaf het moment van creatie, en dus ook tijdens het beheer van de documenten door de archiefvormer (records management). De rijksoverheid heeft voor die metadata richtlijnen opgesteld, op basis van de norm NEN-ISO (Nationaal Archief, z.j.). Na overbrenging worden de documenten opgenomen in een e-depot. Het Nationaal Archief heeft inmiddels de eerste TeraBytes digitaal archief in het e-depot opgenomen (Nationaal Archief, z.j.). Door bepaalde metadata te linken aan bepaalde XML-elementen kan voor aanvullende ontsluiting een EADbestand worden gegenereerd. En hoewel de structuur van een EAD-bestand samenhangt met de richtlijnen van ISAD(G) (zie 3.1.3) kán uit die metadata in feite ook een min of meer klassieke inventaris, of inventaris met klassieke structuur, gedestilleerd worden.

16 16 In de huidige situatie is de meegeleverde contextinformatie nog niet toereikend. Hier liggen twee factoren aan ten grondslag. In de dagelijkse praktijk zijn degenen die voor het records management verantwoordelijk zijn vaak niet geneigd voor hen vanzelfsprekende informatie vast te leggen. Een tweede factor is dat contextinformatie vaak verspreid over meerdere informatiesystemen is opgeslagen. Het Nationaal Archief zou graag naar een situatie toe willen met meer en betere metadatering en contextinformatie. Vooralsnog zal het zoeken in digitaal archief nog vooral betekenen: zoeken op metadata. 2.4 Samenvatting Archivarissen in de 19 e eeuw hanteerden bij het beheer van het oud-archief een voornamelijk chronologische ordening. Hun taken waren erop gericht zoveel mogelijk charters te beschrijven en publiceren. De toegangen die ze ter ontsluiting vervaardigden, waren niet gestandaardiseerd. De nadruk lag op het gebruik van tijdrekenkundige registers, die bestonden uit regesten in chronologische volgorde. Met de publicatie in 1898 van de Handleiding van Muller, Feith en Fruin deden vernieuwende concepten hun intrede, die mede tot de introductie van de klassieke inventaris leidden. Het archief als neerslag van het handelen van de archiefvormer, het respecteren van het archief als geheel, en het belang dat werd gehecht aan het ordenen volgens de oorspronkelijke structuur van het archief waren de meest in het oog springende uitgangspunten. De klassieke inventaris, die als standaardtoegang op de archiefbestanddelen zou gaan dienen, had tot doel een overzicht van de inhoud van het archief te geven, niet van de archiefbestanddelen zelf. Een groot deel van de 20 e eeuw bleef de klassieke inventaris een leidend concept, ook al stond hij soms ter discussie. Kritiek richtte zich met name op de gebruiksvriendelijkheid ervan. Mede vanwege een groeiende aandacht voor dit aspect van toegankelijkheid ontstonden in de laatste decennia van de 20 e eeuw andere vormen van toegangen, zoals onderzoeksgidsen. Daarnaast werd meer en meer belang gehecht aan de ontstaanscontext van archieven en was de definitie van het begrip archief opnieuw aan een grote verandering onderhevig. Onder invloed van internationale ontwikkelingen werd archief vanaf het eind van de 20 e eeuw gedefinieerd als procesgebonden informatie en werd onderkend dat er complexe en meervoudige relaties tussen archief en archiefvormer kunnen zijn. Dit leidde in Nederland onder meer tot nieuwe selectie- en ordeningsmethoden (gebaseerd op het handelen van overheidsactoren) en het ontstaan van de klassieke inventaris plus. Dit is een klassiek geordende inventaris met aanvullende informatie over de handelingen waarop de selectie van de archiefbestanddelen gebaseerd was. Met de komst van internet en de grote rol die internet in de hedendaagse samenleving heeft gekregen, zijn veel archiefinstellingen ertoe overgegaan hun toegangen online beschikbaar te stellen.

17 17 3 De beschrijvingsstandaard ISAD(G) In dit hoofdstuk belicht ik verschillende facetten van de beschrijvingsstandaard ISAD(G). Allereerst beschrijf ik de ontstaansgeschiedenis en context van de standaard en leg ik de relatie tussen ISAD(G) en later verschenen standaarden als ISAAR(CPF), ISDF en ISDIAH. Vervolgens geef ik een samenvatting van de uitgangspunten en richtlijnen die binnen ISAD(G) worden gehanteerd. Als laatste kijk ik naar de huidige toepassing van ISAD(G) binnen de Angelsaksische praktijk van archivistisch beschrijven. 3.1 Ontstaansgeschiedenis en context Ontwikkelingen rondom collectiebeschrijvingen Nadat in 1994 de eerste versie van ISAD(G) gereed was gekomen, verscheen in 2000 de tweede, herziene editie van de General International Standard Archival Description (ICA/CBPS, 2004). In 2004 werd de Nederlandse vertaling gepubliceerd van de norm voor het beschrijven van archieven. Wat ging hieraan vooraf? De ontwikkeling van internationale normering kwam in de archiefwereld later op gang dan in de bibliotheekwereld. Onder bibliothecarissen ontstond de behoefte aan internationale standaarden eerder, onder meer omdat boeken en daarmee ook boekbeschrijvingen een groter en internationaal verspreidingsgebied hebben (Coppens, 2006). Binnen de archiefwereld wordt voornamelijk gewerkt aan de ontsluiting van bronnen met een oriëntatie op eigen regio of eigen land, die voortkomen uit nationale administraties met eigen archiveringssystemen. Ieder land hanteert bij het ontsluiten zijn eigen systeem en regels, en ook afzonderlijke archiefdiensten hebben vaak tradities en gewoontes die goed functioneren binnen de grenzen van de instelling, de regio of eigen land (Horsman, 2005a). De behoefte aan internationale gegevensuitwisseling is daarom lange tijd niet groot geweest. Toch werd in de Verenigde Staten al sinds de vroege jaren vijftig van de 20 e eeuw gewerkt aan de uitwisseling van archivistische data tussen archiefinstellingen onderling en aan de standaardisatie van de vorm van archiefbeschrijvingen (Florijn, 2007). Door middel van het publiceren van collectiebeschrijvingen van Amerikaanse archief- en manuscriptbewaarplaatsen werd getracht het doen van onderzoek te vergemakkelijken. Florijn beschrijft hoe, na de ontwikkeling van de MARCstandaard voor bibliografische beschrijvingen door onder andere de Library of Congress, archivarissen deze standaard gingen gebruiken voor het beschrijven van archieven. Begin jaren tachtig werd zelfs een archivistische variant ontwikkeld: MARC Archival and Manuscripts Control (MARC AMC). MARC AMC werd voornamelijk gebruikt voor het vervaardigen van secundaire toegangen: de beschrijving van collecties en series, en de uitwisseling van informatie over de bewaarplaats van archieven en manuscripten. Ook in Canada en Groot-Brittannië werd geprobeerd met behulp van nieuwe automatiseringsmogelijkheden systemen op te zetten met archiefoverzichten van belangrijke archiefbewaarplaatsen. Dergelijke automatiseringsprojecten vragen, zeker wanneer ze op grotere schaal plaatsvinden, om een eenduidige en consistente wijze van archivistisch beschrijven en daar ontbrak het op dat moment nog aan (ICA/CDS, z.j.). Een andere ontwikkeling die de noodzaak van standaardisatie aantoonde was die van de digitalisering van de (primaire) toegangen, die tot dan toe voornamelijk papieren producten waren.

18 18 Digitalisering bevorderde de verspreiding van deze gegevens. De al genoemde onderlinge verschillen tussen inventarissen als gevolg van nationale en lokale manieren van beschrijven, bemoeilijkten echter het zoeken in en interpreteren van de inventarissen. Diezelfde digitalisering schiep ook de mogelijkheid gegevens uit te wisselen. Kopieën van archiefbestanddelen in de vorm van bijvoorbeeld microfilms, die in verschillende archiefbewaarplaatsen aanwezig waren, hoefden als gevolg daarvan niet meer opnieuw beschreven te worden De rol van de International Council on Archives (ICA) In deze Angelsaksische ontwikkelingen, die het gevolg waren van de opkomst van de informatie- en communicatietechnologie, lagen de grondslagen voor internationale standaardisering. Door de National Archives of Canada werd in 1988 in samenwerking met de ICA een internationaal seminar op het gebied van beschrijvingsstandaarden georganiseerd. Tijdens het seminar kwam naar voren dat nog niet alle deelnemers zich al volledig bewust waren van de noodzaak van standaardisatie. Verder kwam men tot de conclusie dat de ontwikkeling van archivistische beschrijvingsstandaarden zich nog maar in het beginstadium bevond. Een direct gevolg van het seminar was de instelling van een werkgroep: de Ad Hoc Commission on Descriptive Standards (ICA/DDS). Haar taak was de ontwikkeling van internationale standaarden die in al dan niet geautomatiseerde omgevingen toegepast zouden kunnen worden (ICA/CDS, z.j.). Aan de betrokkenheid van de internationale archiefgemeenschap werd groot belang gehecht. Men wilde dit bewerkstelligen door via de respectievelijke nationale archiefinstellingen commentaar te vragen op ontwikkelde concepten. In samenwerking met vertegenwoordigers van UNESCO ontwikkelde de commissie zowel een Statement of Principles als een eerste conceptversie van ISAD(G), die aan de internationale archiefgemeenschap werden voorgelegd met het verzoek beide te becommentariëren. Enkele in het Statement of Principles genoemde uitgangspunten werden bekritiseerd, met name vanuit Australië. Zo was het uitgangspunt dat het archieffonds het hoogste ordeningsniveau en daarmee ook beschrijvingsniveau vertegenwoordigt een punt van discussie. In Australië was al in de jaren zestig van de 20 e eeuw het zogenaamde Series System tot ontwikkeling gekomen, waarin niet het archief het hoogste ordeningsniveau is, maar de serie (Horsman, 2005a). Ook het uitgangspunt dat de richtlijnen van de standaard pas zouden worden toegepast nadat het archief was geordend en overgedragen, kon op kritiek rekenen. Een derde punt van bezwaar komt aan de orde in Om ook de Australische zienswijze binnen de commissie te borgen, werd Chris Hurley, een Australisch ICA-lid, aan de commissie toegevoegd. Nadat alle ontvangen commentaren waren onderzocht en verwerkt, werd de eerste versie van ISAD(G) in 1994 officieel gepubliceerd. Het was de bedoeling dat deze versie wereldwijd werd getest op kwaliteit en algemene toepasbaarheid en onderworpen zou worden aan een vijfjarige herzieningscyclus. De ad hoc-commissie ICA/DDS werd in 1996 op het internationale archiefcongres in China omgevormd tot een permanente commissie: het Committee On Descriptive Standards, afgekort tot ICA/CDS (ICA/CBPS, 2004). Belangrijkste taak van deze commissie zou de herziening van ISAD(G) zijn. Vanaf 1998 werd aan een revisie gewerkt, op grond van de geleverde commentaren. In 2000 werd de herziene versie tijdens het internationale archiefcongres in Sevilla gepresenteerd (ICA/CBPS, 2004).

19 19 De originele richtlijnen zijn in het Engels gesteld; een Nederlandse vertaling van de herziene versie verscheen in In 2005 werd het Committee On Descriptive Standards hernoemd tot Committee of Best Practices and Standards, afgekort tot ICA/CBPS (Heyrman & Nelissen, 2009) De ontwikkeling van EAD Parallel aan de ontwikkeling van ISAD(G) vond de ontwikkeling van Encoded Archival Description (EAD) plaats. De in al genoemde standaard MARC AMC werd gebruikt om informatie uit te wisselen over de verblijfplaats van archieven en manuscripten. Omdat deze standaard haar beperkingen had, werd naar een andere oplossing voor online publicatie van dit soort informatie gezocht. Siepel & De Vries (2000) beschrijven hoe in 1993 enkele Amerikaanse instellingen, waaronder de bibliotheek van Berkeley, een project startten met als doel de ontwikkeling van een codeerstandaard voor het digitaliseren van toegangen op archieven (finding aids). In 1998 werd een definitieve versie van EAD gepubliceerd. EAD is inmiddels gebaseerd op XML en te zien als een archivistische variant daarvan. Net zoals ISAD(G) dat doet (zie ook 3.3), gaat EAD uit van de hiërarchische structuur van een archiefbeschrijving. Een document type definition (DTD) bepaalt de structuur van de te publiceren documenten (de gebruikte elementen, hun namen, hun onderlinge relaties, en hoe deze te coderen). Hierin zijn normen verwerkt, die ontleend zijn aan ISAD(G). Een stylesheet bepaalt vervolgens de presentatievorm van het document Doelstellingen van ISAD(G) De doelstelling van ISAD(G) is het, met behulp van een set algemene regels, faciliteren van een werkwijze van archivistisch beschrijven die: de vervaardiging van consistente en duidelijke beschrijvingen mogelijk maakt, het terugvinden en uitwisselen van informatie over archiefmateriaal vergemakkelijkt, het delen van geautoriseerde beschrijvingen mogelijk maakt, de mogelijkheid schept om beschrijvingen van verschillende instellingen te integreren in één informatiesysteem (ICA/CBPS, 2004). In de inleiding van ISAD(G) wordt het doel van archivistisch beschrijven verwoord als: het vaststellen en verklaren van de context en inhoud van archiefmateriaal ten einde de raadpleegbaarheid ervan te bevorderen (p. 3). De nadruk ligt hier op de raadpleegbaarheid van archiefbestanddelen. Dat de meningen hierover kunnen verschillen, blijkt uit een artikel van Yeo (2010), waarin visies worden aangehaald die meer de nadruk leggen op andere aspecten van archivistisch beschrijven. Voor sommigen ligt die vooral op het bewaken van de authenticiteit van archiefbestanddelen door middel van het vastleggen van informatie over ontstaan, beheer en ordening ervan. In een andere zienswijze is het bevorderen van de interpretatie van archiefbestanddelen het voornaamste doel van het benadrukken van (informatie over) de context en onderlinge relaties tussen archiefbestanddelen. Bij het principe van het records continuum hoort een denkwijze die archivistisch beschrijven ziet als een onderdeel van een beschrijvingspraktijk die verder reikt, en die ook het beschrijven van organisaties en functies omvat. Hierbij is het beheerstadium van het beschrevene van ondergeschikt belang. Gemeenschappelijk aan deze opvattingen is dat hier de invalshoek vooral die van de archiefbestanddelen zelf is, en in mindere mate die van de gebruiker.

20 20 ISAD(G) lijkt vooral uit te gaan van het gegeven dat de vindbaarheid en raadpleegbaarheid van archiefbestanddelen voorop staan. Hiermee wordt naar mijn mening het meest tegemoet gekomen aan het standpunt waarin de behoeften van de gebruikers (met hun informatievraag) centraal staan. 3.2 Relatie ISAD(G) en andere internationale archiefbeschrijvingsstandaarden ISAAR(CPF) In het jaar waarin de ad hoc-commissie van de ICA werd omgevormd tot een permanente commissie, 1996, publiceerde ze de eerste versie van de standaard voor het maken van archivistische geautoriseerde beschrijvingen van archiefvormers: International Standard Archival Authority Record for Corporate Bodies, Persons and Families, afgekort tot ISAAR(CPF). Hieraan was gewerkt in de periode (ICA/CBPS, 2006). De al in genoemde Australische kritiek op de conceptversie van ISAD(G) had niet alleen betrekking op de door de norm gehanteerde ordenings- en beschrijvingsniveaus. Vanwege de vaak complexe relaties tussen archiefvormer en archiefbestanddelen, werkte men daar al sinds 1964 aan een systeem van afzonderlijke beschrijvingen van archiefbestanddelen en van archiefvormers en hun taken, met de mogelijkheid daartussen relaties te leggen (Horsman, 2005a). Mede op grond van deze bezwaren, besloot de ICA/CDS de oorspronkelijke gedachte los te laten dat archief en archiefvormer altijd met elkaar samenvallen in een één-op-één-relatie. Behalve het afzonderlijk kunnen beschrijven van archiefbestanddelen en hun context, zag men nog een reden voor het ontwikkelen van een tweede standaard. Door middel van authority control, ook wel geautoriseerde beschrijving, zouden de beschrijvingen van de archiefvormers als ontsluitingstermen in de archiefbeschrijvingen kunnen dienen (ICA/CDS, z.j.). Ook voor ISAAR(CPF) geldt, dat de eerste versie is herzien na commentaren vanuit de archiefgemeenschap. De revisie vond plaats vanaf 2001, waarna in 2004 de herziene versie werd goedgekeurd op het ICA-congres in Wenen (ICA/CBPS, 2006). Waar de eerste versie zich nog voornamelijk richtte op het geven van informatie over de archiefvormer, legde de herziene versie een grotere nadruk op de relaties tussen archiefvormers en archiefbestanddelen en tussen archiefvormers onderling. De Nederlandse vertaling van deze tweede editie verscheen in Zowel ISAD(G) als ISAAR(CPF) refereren aan het gelijktijdige gebruik van beide normen. ISAD(G) voorziet in de opname van contextgegevens, maar in de inleiding van die norm wordt op het belang van ontsluitingstermen en authority control gewezen. Het concept van authority control is van bibliografische oorsprong. In de bibliotheekwereld gaat het vooral om het vastleggen van namen en naamsvarianten. Archivistische geautoriseerde beschrijvingen die conform ISAAR(CPF) zijn opgesteld, bevatten echter veel meer gegevens dan hun bibliografische equivalent. Dit hangt samen met het feit dat het erg belangrijk wordt gevonden om (geschiedenis van) archiefvormers en de context van archiefvorming uitgebreid vast te leggen. De geautoriseerde beschrijvingen kunnen gekoppeld worden aan beschrijvingen van verschillende archiefbestanddelen van eenzelfde archiefvormer, al dan niet beheerd in dezelfde archiefinstelling. Het is eveneens mogelijk om relaties te leggen met andere bronnen die in verband staan met de beschreven entiteit. Hierbij kan gedacht worden aan zowel bibliotheekmateriaal als objecten in musea.