Voorstel van de Commissie voor bezwaarschriften 147/2003. Registratienummer Opgesteld door, telefoonnummer Henk Meijer, 2455

Transcriptie

1 147/2003 Registratienummer Opgesteld door, telefoonnummer Henk Meijer, 2455 Programma Bestuur; kunst en cultuur (media) Portefeuillehouder mevr. dr. G. ter Horst; A.J.F.M. Hirdes Onderwerp van het voorstel klacht van R.C. Essers over onzorgvuldige behandeling van brief. Voorstel om te besluiten a. De klacht van de heer R.C. Essers op alle onderdelen gegrond te verklaren, met uitzondering van het onderdeel betreffende de vormgeving van het eerste door hem ontvangen behandelingsbericht. b. de klachtbeslissing, de daaraan te grondslag liggende overwegingen en de daarin aangegeven aandachtspunten voor de toekomst ter kennis te brengen van de griffie, de voorzitters en secretarissen van de vaste raadscommissies en de directeuren. 1 Korte inhoud van het voorstel De heer R.C. Essers (klager) heeft geklaagd over niet-tijdige en incorrecte beantwoording van zijn brief van 25 februari 2002 aan de raad, die ook niet-tijdig geagendeerd is bij de raad. Tevens was sprake van inadequate voortgangsinformatie. De Commissie voor bezwaarschriften acht de klacht op alle onderdelen gegrond, met uitzondering van het onderdeel dat het eerste door de klager ontvangen behandelingsbericht niet aan de daaraan te stellen eisen voldeed. 2 Inleiding De klager schreef op een brief aan de raad over kabeltarieven. Deze brief is via een brief beantwoord. De klager klaagt over een aantal aspecten samenhangend met de trage afhandeling. De klager schreef op 25 februari 2002 (ter inzage, 1) een brief aan de raad over bepaalde tarieven die kabelexploitant UPC aan de abonnees in rekening brengt. Deze brief werd bij brief van 3 maart 2003 beantwoord (verzonden )(2).

2 1 De klager heeft hierover bij brief 25 februari 2003 een klacht bij uw raad ingediend conform de Algemene wet bestuursrecht. Omdat er van moet worden uitgegaan dat het formeel gaat om een klacht over een gedraging van de raad, heeft ingevolge de Verordening op de Commissie voor bezwaarschriften de Commissie voor bezwaarschriften (de commissie) de klacht behandeld. De klager is gehoord. De commissie merkt op dat het horen heeft plaatsgevonden door twee van de vier commissieleden, waarmee het volgens de verordening vereiste quorum voor het horen niet gehaald werd. De klager heeft te kennen gegeven zich daardoor niet zijn belangen geschaad te voelen en in te stemmen met de gevolgde procedure. De relevante stukken, waaronder het verslag van de hoorzitting (3), liggen genummerd ter inzage. 2.1 Beoogd resultaat Klachtbeslissing ingevolge de Algemene wet bestuursrecht. Verbetering van procedures in de toekomst. 3 Motivering en argumenten I. Feiten Bij de klachtbrief van heeft de klager een uitvoerig chronologisch overzicht gevoegd van alle momenten die hem in dit geschil van belang lijken. Aangezien de commissie geen aanwijzing heeft dat zich daarin onjuistheden bevinden, verwijst zij daarnaar. II. Inhoud klacht De inhoud van de klacht is samengevat de volgende. a. De brief van klager van is niet tijdig geagendeerd bij de raad; b. Op de brief van is pas bij brief van 3 maart 2003 (verzonden 5 maart 2003) inhoudelijk gereageerd, d.w.z. niettijdig; c. De inhoud van de collegebrief van is incorrect, nl. niet conform met de door de raad geaccordeerde concept-inhoud. d. Nadat duidelijk was geworden dat de brief van niet binnen enkele weken beantwoord kon worden had de klager met redelijke tussenpozen adequaat over de voortgang moeten worden geïnformeerd; e. Het eerste bericht van ontvangst en de latere - op signalen van de klager - ontvangen berichten van ontvangst voldeden niet aan de normen van de Nationale Ombudsman; f. Toezeggingen over zeer spoedige beantwoording in het najaar 2002 zijn niet nagekomen.

3 2 De commissie verwijst verder naar de klachtbrief met bijlage en het verslag van de hoorzitting. III. Wettelijk kader De Algemene wet bestuursrecht geeft in hoofdstuk 9 voorschriften voor klachtbehandeling door bestuursorganen. Belangrijk zijn o.a. de volgende bepalingen: Een ieder heeft het recht om een klacht in te dienen over de wijze waarop een bestuursorgaan zich in een bepaalde aangelegenheid jegens hem of een ander heeft gedragen (art. 9:1, eerste lid). Een gedraging van een persoon, werkzaam onder de verantwoordelijkheid van een bestuursorgaan, wordt aangemerkt als een gedraging van dat bestuursorgaan (art. 9:1, tweede lid). IV. Oordeel van de commissie 1. Bestuursorgaan waarover wordt geklaagd Geklaagd wordt over gedragingen die aan de raad moeten worden toegerekend. De raad moet de klachtbeslissing nemen. Volgens de commissie moet de klacht geduid worden als een klacht over de raad. Feitelijk waren verschillende onderdelen van het apparaat op de een of andere manier betrokken bij de totale procedure: de griffie (niet-tijdige raadsagendering; niet-nakomen van toezegging van spoedige beantwoording); de afdeling Gegevensbeheer van de directie Stadsbedrijven (verzending bericht van ontvangst); de afdeling Cultuur van de directie Inwoners (tijdige opstelling en afwerking van concept-brieven; tijdige voortgangsinformatie aan de klager); de raadscommissie (duidelijke standpuntbepaling over aangeleverde concepten); college (verzending van uiteindelijk antwoord conform raadsstandpunt). In deze gecompliceerde situatie met diverse betrokkenen houdt de commissie het er voor dat de raad formeel verantwoordelijk is voor het tijdig en adequaat beantwoorden van aan hem gerichte brieven. Van belang daarbij is dat de raad na ontvangst van de brief van niet besloten heeft de afdoening aan het college formeel over te dragen, en dus blijkbaar de afhandeling onder eigen verantwoordelijkheid heeft gehouden. De raad is, gelet op artikel 9:11 Awb, bevoegd tot het nemen van de klachtbeslissing. 2. Inhoudelijk oordeel De commissie oordeelt over de diverse klachtonderdelen als volgt.

4 3 a. De brief van klager van is niet tijdig geagendeerd bij de raad. Commissie-oordeel: dit klachtonderdeel is gegrond. De raad had onverwijld moeten worden geïnformeerd over de brief van de klager. De desbetreffende gedraging is niet behoorlijk. De brief van de klager van werd geregistreerd op De brief is geagendeerd in de raadsvergadering van 24 april 2002, d.w.z. geplaatst op de lijst van ingekomen stukken, onder overlegging aan de raad van een concept-antwoord-brief, acht weken na binnenkomst van de brief dus. Volgens artikel 12 van het Reglement van Orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad wordt een aan de raad gerichte brief, mits ondertekend en voorzien van naam en adres van de afzender en ten minste veertien dagen vóór de vergadering ontvangen, geplaatst op de lijst van ingekomen stukken van de raad. Met dit voorschrift is dus in strijd gehandeld. Daarnaast bepaalt artikel 74, lid 2 van de Gemeentewet dat de burgemeester "van de ontvangst van aan de raad gerichte stukken die niet terstond in de vergadering van de raad aan de orde worden gesteld, in de eerstvolgende vergadering van de raad mededeling doet". Aan dit voorschrift moet de betekenis worden toegekend dat van stukken die te laat vóór een raadsvergadering zijn binnengekomen om conform artikel 12 van het Reglement van Orde op de lijst van ingekomen stukken te worden geplaatst (voorzien van een behandelingsadvies), in ieder geval door de voorzitter mededelingzonder-meer wordt gedaan aan de raad. Met zowel het Reglement van Orde als met de Gemeentewet is in dit geval in strijd gehandeld. De commissie acht de klacht is op dit onderdeel gegrond. De desbetreffende gedraging is niet behoorlijk. b. Op de brief is pas bij brief van 3 maart 2003 (verzonden 5 maart 2003) inhoudelijk gereageerd, d.w.z. zeer ontijdig. Commissie-oordeel: dit klachtonderdeel is gegrond. De brief van de klager is veel te laat beantwoord. De desbetreffende gedraging is niet behoorlijk. Er is een aantal verklaringen aan te voeren voor de lange duur van de afhandeling: i. verlate raadsagendering op : ii. het feit dat de bespreking van het concept-antwoord is verwezen naar de Commissie Algemeen Bestuur van (verslag, 4);

5 4 iii. het niet-instemmen op van de Commissie Algemeen Bestuur met het vervolgens aangeleverde concept-antwoord (verslag, 5): iv. onduidelijkheid van het commissiestandpunt over het conceptantwoord bij de hernieuwde commissiebehandeling op (verslag, 6); er is toen uitgebreid beraadslaagd over zaken rond het kabelnet; tot een uitdrukkelijk standpunt over de conceptbrief is het echter niet gekomen; v. verminderde beschikbaarheid van de betrokken medewerker van de afdeling Cultuur in de tweede helft van 2002 en haar vertrek per , capaciteitsvermindering bij de betrokken afdeling daardoor en extra tijd die nodig was voor een vervanger om dit onderwerp over te nemen; vi. na het akkoord van de raad op (7) de wens bij het college en apparaat om de concept-brief aan te vullen met actuele informatie; vii. wellicht de gevoeligheid van de materie rond de kabeltarieven die het snel concipiëren van een concept-antwoord niet bevorderde. Ondanks deze reële verklaringen moet de commissie concluderen dat beantwoording van de brief van , na meer dan dertien maanden, veel te laat heeft plaatsgevonden. De commissie acht dit klachtonderdeel gegrond. De desbetreffende gedraging is niet behoorlijk. c. De inhoud van de collegebrief van 3 maart 2003 is incorrect, nl. niet conform de door de raad geaccordeerde concept-inhoud. Commissie-oordeel: dit klachtonderdeel is gegrond. De collegebrief ging verder dan het raadsstandpunt. De desbetreffende gedraging is niet behoorlijk. De constatering van de klager is juist. Het concept-antwoord waarmee de raad op akkoord is gegaan dateerde van juni Er wordt o.a. in verwezen naar toekomstige activiteiten (rond de programmaraad) van "na het zomerreces". In de uiteindelijk verzonden versie van zijn deze opmerkingen over de programmaraad aangevuld en aangepast op de ontwikkelingen van na het raadsbesluit van De uiteindelijk verzonden brief gaat nog in op een benoeming in de programmaraad die op die inmiddels had plaatsgevonden en bevat enige aanvullende feitelijke informatie, geen beleidsstandpunten. De commissie acht het op zich terecht dat in maart 2003 aan de klager de meest actuele informatie is gestuurd.

6 5 Formeel was het beter geweest als - direct na het raadsfiat van de klager daarover was geïnformeerd namens de raad, dus bij brief ondertekend door burgemeester en griffier/loco-secretaris en na verwijdering uit het concept van een enkele evident achterhaalde passage, zoals "na het zomerreces". Latere actuele informatie had bij afzonderlijke brief kunnen worden meegedeeld. Was toch gekozen voor één brief dan had in de tekst een duidelijk onderscheid moeten worden gemaakt tussen het door de raad gefiatteerde deel en het aanvullende deel. De commissie acht de klacht gegrond. De desbetreffende gedraging is niet behoorlijk. De commissie tekent hierbij aan dat hier meer sprake van een formeel dan van een materieel abuis. d. Het eerste bericht van ontvangst en de latere berichten van ontvangst op berichten van de klager voldeden niet aan de normen van de Nationale Ombudsman. Commissie-oordeel: dit klachtonderdeel is ongegrond. De gemeentelijke procedures op het punt van verzending van behandelingsberichten en voortgangsbewaking zijn in beginsel correct. De desbetreffende gedraging is niet onbehoorlijk. In het boek "Correspondentiewijzer van de overheid" (ondertitel: "Normen van de Nationale Ombudsman") van Wim Daniëls, (1998 Sdu uitgevers) zijn normen geformuleerd over de correspondentie tussen de burger en de overheid. Eén daarvan luidt dat, als een brief van een burger niet binnen twee á drie weken kan worden beantwoord, er een "behandelingsbericht" moet worden gestuurd (de Nationale Ombudsman spreekt niet van "bericht van ontvangst"), waarin minimaal moet staan: a. het kenmerk van het stuk; b. de naam en het telefoonnummer van de behandelende afdeling en/of ambtenaar; c. de reden van nietdirecte beantwoording; d. een nauwkeurig aangegeven termijn van afhandeling. Blijkt de in het behandelingsbericht aangegeven termijn toch niet haalbaar dan moet "tijdig" een tussenbericht worden gestuurd. De commissie stelt vast dat de berichten van ontvangst die de klager op zijn berichten heeft gekregen niet voldoen aan de norm die de Nationale Ombudsman (NO) stelt aan het "behandelingsbericht." De gemeente Nijmegen hanteert de praktijk dat de afdeling Gegevensverwerking en -beheer van de directie Stadsbedrijven, na registratie van een ingekomen brief, de briefschrijver een "ontvangstbevestiging" stuurt. Dit laatste bevat behalve een kenmerk alleen een vermelding van de behandelende afdeling. De in de hiervoor genoemde publicatie verlangde "reden voor niet-directe beantwoording" en "termijn van toegezegde afhandeling" ontbreken in deze centraal verstuurde ontvangstbevestiging.

7 6 Daarnaast wordt in de organisatie een gedecentraliseerd systeem van signalering en rappellering gehanteerd. Per afdeling ontvangt het administratief "steunpunt" van elke afdeling, van de afdeling Gegevensverwerking- en beheer periodiek, nl. eens in de paar weken overzichten van nog openstaande stukken. De steunpunten informeren vervolgens hun afdelingen. De hiervoor genoemde NO-normen uit de Correspondentiewijzer zijn geen dwingende en rigide voorschriften. Er is volgens de commissie enige ruimte voor verschillende invulling daarvan, mits materieel de normen worden gerespecteerd. Dat het door de gemeente Nijmegen centraal verstuurde "bericht van ontvangst" op zichzelf niet voldoet aan de NO-normen uit de Correspondentiewijzer, vloeit voort uit de aanpak die de gemeente Nijmegen, om haar moverende en respectabele redenen, gekozen heeft. Het voert te ver om op dat beleid in dit kader nader op in te gaan. Voorwaarde voor het goed functioneren van dit systeem is uiteraard wél dat het verzenden van deugdelijke en tijdige behandelingsberichten en tussenberichten wordt opgepakt door de inhoudelijk betrokken. Hieraan heeft het in het geval van deze klacht ontbroken. Dit klachtonderdeel is aan de orde hierna onder punt e. De commissie acht dit klachtonderdeel ongegrond. De desbetreffende gedraging is niet onbehoorlijk. e. Nadat duidelijk was geworden dat de brief van niet binnen enkele weken beantwoord kon worden had de klager met redelijke tussenpozen adequaat over de voortgang moeten worden geïnformeerd; Commissie-oordeel: dit klachtonderdeel is gegrond. De gemeente heeft de klager niet correct geïnformeerd over de stand van zaken. De desbetreffende gedraging is niet behoorlijk. De klager kreeg berichten van de gemeente: - op (ontvangstbevestiging op eerste brief van ) - op (uitnodiging voor Commissie Algemeen Bestuur van ); (tussenbericht over de voortgang, na verzoeken daarom van de klager van en ); (uitnodiging voor Commissie Algemeen Bestuur, pas nadat de klager daarom had gevraagd); : brief van de loco-secretaris met toezegging dat klager "deze week" geïnformeerd zou worden over de stand van zaken;

8 : bericht van de loco-secretaris met de toezegging dat de klager "in de loop van de volgende week "het definitieve antwoord" zou ontvangen; ; brief van de loco-secretaris dat de raad heeft ingestemd met het concept-antwoord van B&W en dat de klager hierover zo spoedig mogelijk zou worden geïnformeerd; : (antwoord van college op brief van klager van Hieruit blijkt dat de gemeente een aantal malen contact met de klager heeft opgenomen over de lopende zaak. Na het eerste zeer summiere bericht van ontvangst werd de klager op 22 mei 2002 uitgenodigd voor de commissievergadering. Vervolgens werd op 9 juli 2003 een volgend voortgangsbericht gezonden. In de lijn van de normen van de NO, zoals ook weergegeven in de Correspontiewijzer, had de klager op zijn brief van na twee á drie weken hetzij een inhoudelijke reactie moeten ontvangen, hetzij een behandelingsbericht waarin onder meer duidelijk was aangegeven wanneer hij een inhoudelijke reactie tegemoet kon zien. Voor het daarna te verzenden "tussenbericht" is de norm van de Nationale Ombudsman slechts dat dit "tijdig" moet zijn. Over de exacte frequentie van eventuele latere tussenberichten zwijgt Correspondentiewijzer, evenals de gemeentelijke "Werkwijzer berichtenverkeer". De commissie gaat er van uit dat een briefschrijver met een zekere nader te bepalen - regelmaat (bijvoorbeeld eens in de drie maanden) zou moeten worden geïnformeerd over de stand van zaken. Ieder tussenbericht moet dan onder meer bevatten de reden van de vertraging en een zo nauwkeurig mogelijk aangegeven termijn van afhandeling. Vastgesteld kan worden dat, gemeten aan deze maatstaven de klager in de perioden tussen en en vervolgens in de periode tussen en niet adequaat op de hoogte is gehouden. Deze perioden acht de commissie te lang. De commissie acht de klacht op dit onderdeel gegrond. De desbetreffende gedraging is niet behoorlijk. f. Toezeggingen over zeer spoedige beantwoording in het najaar 2002 zijn niet nagekomen. Commissie-oordeel: dit klachtonderdeel is gegrond. Toezeggingen zijn niet nagekomen.de desbetreffende gedraging is niet behoorlijk. De commissie constateert dat de griffier/loco-secretaris bij brief van en bij van beantwoording op zeer korte termijn van klagers brief van heeft toegezegd.

9 8 Een soortgelijke toezegging deed de voorzitter van de raad bij brief van Duidelijk is dat deze toezeggingen niet zijn waargemaakt. Dit kwam doordat de noodzakelijke informatie niet tijdig beschikbaar kwam als gevolg van de oorzaak hiervoor aangeduid onder punt IV, onder 2, onder b, onder v. De commissie acht dit klachtonderdeel gegrond. De desbetreffende gedraging is niet behoorlijk. V. Aandachtspunten voor de toekomst Duidelijk is dat, in geval van aan de raad gerichte brieven, het gemeentebestuur en het ambtelijk apparaat bedacht moeten zijn op: correcte en stipte naleving van de voorschriften in het Reglement van Orde en de Gemeentewet rond agendering bij de raad (en eventueel daarop vooruitlopend: mededeling aan de raad)(aandachtspunt griffie ); bij behandeling van brieven en concept-antwoorden daarop in raadscommissies: duidelijke standpuntbepaling door de commissie (aandachtspunt voorzitters en secretarissen raadscommissies); na bestuurlijke standpuntbepaling: snelle uitvoering daarvan (aandachtspunt inhoudelijk betrokken afdelingen); bij onmogelijkheid van snelle inhoudelijke afhandeling: verzending van tussenberichten (aandachtspunt inhoudelijk betrokken afdelingen). VI. Conclusies en advies De commissie komt op grond van de voorgaande overwegingen tot de conclusie dat de klacht grotendeels gegrond is. Zij adviseert uw raad om, conform bijgevoegd ontwerp-raadsbesluit, de klacht van de heer R.C. Essers op alle onderdelen gegrond te verklaren, met uitzondering van het onderdeel betreffende de vormgeving van het eerste door hem ontvangen behandelingsbericht. Daarnaast adviseert de commissie uw raad om de klachtbeslissing, de daaraan te grondslag liggende overwegingen en de aandachtspunten voor de toekomst hiervoor vermeld onder punt V ter kennis te brengen van: de griffie, de voorzitters en secretarissen van de vaste raadscommissies en de directeuren. Voor verdere maatregelen ziet de commissie geen reden. 4 Extern draagvlak 5 Aanpak / uitvoering

10 9 5.1 Planning 5.2 Communicatie Verzending raadsbesluit aan de klager. 5.3 Producten 5.4 Evaluatie en verantwoording 6 Kosten, baten en dekking 10 juni 2003 De Commissie voor bezwaarschriften Mr. W.J.J. Los, voorzitter H. Meijer, secretaris Bijlagen: 1 Ter inzage: diverse

11 Ontwerp Raadsbesluit De Raad van de Gemeente Nijmegen, Bijeen in zijn openbare vergadering van 9 juli 2003; Gelezen het voorstel van de Commissie voor bezwaarschriften van 10 juni 2003 aangaande de bij brief van 25 februari 2003 door de heer R. C. Essers ingediende klacht aangaande de gang van zaken rond de afhandeling van zijn brief van 25 februari 2002 aangaande kabeltarieven, waarbij de overwegingen in het voorstel geacht worden deel uit te maken van het raadsbesluit; Gelet op de Gemeentewet en het Reglement van Orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad; Besluit a. De klacht van de heer R.C. Essers op alle onderdelen gegrond te verklaren, met uitzondering van het onderdeel betreffende de vormgeving van het eerste door hem ontvangen behandelingsbericht. b. de klachtbeslissing, de daaraan te grondslag liggende overwegingen en de daarin aangegeven aandachtspunten voor de toekomst ter kennis te brengen van de griffie de voorzitters en secretarissen van de vaste raadscommissies en de directeuren. De voorzitter De raadsgriffier 147rbs.doc