Aan de leden van de Statencommissie Bestuur en Financiën. Nr.: /48/A.16, EZ Groningen, 2 december 2005

Transcriptie

1 Aan de leden van de Statencommissie Bestuur en Financiën Nr.: /48/A.16, EZ Groningen, 2 december 2005 Behandeld door : Rietman, H. Telefoonnummer : (050) Antwoord op : Bijlagen : 3 Onderwerp : Statutenwijziging Essent N.V. Geachte dames en heren, Op 1 oktober 2004 is de wetswijziging in werking getreden die strekt tot herziening van de structuurregeling die van kracht is voor bepaalde, in ons land gevestigde vennootschappen, waaronder Essent. Deze wetswijziging vormt mede een uitvloeisel van de aanbevelingen met betrekking tot goed ondernemingsbestuur, die enige tijd geleden zijn opgesteld door de zgn. commissie Tabaksblat. Die aanbevelingen beogen o.a. het vergroten van de betrokkenheid van de aandeelhouders van structuurvennootschappen bij hun bedrijven. De bevoegdheden die de aandeelhouders van deze vennootschappen onder het betreffende regime wettelijk toekwamen, waren voorheen namelijk zeer beperkt. In verband met de voorgenomen statutenwijziging voor Essent, zijn op 4 maart jl. door de statenfractie van de PvdA schriftelijke vragen gesteld. Deze vragen zijn op 31 maart jl. door ons college beantwoord. In aanvulling op de toen door ons verstrekte informatie betreffende de stand van zaken die op dat moment actueel was, informeren wij u middels deze brief over de laatste ontwikkelingen ten aanzien van dit onderwerp. Ter voorbereiding van de bedoelde statutenwijziging, hebben het afgelopen jaar verschillende gesprekken plaatsgevonden tussen vertegenwoordigers van de raad van bestuur (RvB), de raad van commissarissen (RvC) en de overleggroep van aandeelhouders Essent, waarin ook de provincie Groningen is vertegenwoordigd. Tijdens deze gesprekken is een aantal discussiepunten naar voren gekomen. Deze betroffen o.a. de goedkeuring door de algemene vergadering van aandeelhouders (AvA) van investeringsbeslissingen die een bepaalde financiële omvang overstijgen, het kunnen doen van een bindende voordracht door de AvA van enkele leden van de RvC en de instemming van de AvA met eventuele juridische procedures gericht tegen de door het Kabinet voorgestelde splitsing van de Nederlandse energiebedrijven.

2 Het bestaan van deze discussiepunten heeft er toe geleid dat besluitvorming met betrekking tot de statutenwijziging nog niet kon worden geagendeerd voor de laatste AvA Essent, die op 21 april jl. heeft plaatsgevonden. Over de betreffende onderwerpen en enkele andere zaken die nog geregeld moesten worden, hebben partijen de afgelopen maanden echter alsnog overeenstemming bereikt. Besluitvorming terzake is nu voorzien voor een buitengewone AvA Essent, die op 22 december a.s. zal plaatsvinden. Met het ook op hun interne besluitvormingsprocedure zijn ter voorbereiding op deze buitengewone AvA onlangs de aldus tot stand gekomen ontwerp-statuten (bijlage 1) toegezonden aan de leden van de overleggroep van aandeelhouders. Daarnaast zijn tevens twee flankerende documenten verspreid nl. het concept-reglement voor een commissie van aandeelhouders (bijlage 2) en de bijgestelde profielschets voor de raad van commissarissen (bijlage 3). In het vervolg van deze brief zullen deze stukken kort worden toegelicht. Voor de goede orde wij u er nog op dat het hierbij vooralsnog slechts gaat om concepten en dat in de versies die op 22 december a.s. aan de AvA zullen worden voorgelegd, op onderdelen nog wijzigingen mogelijk zijn. Zodra wij de definitieve stukken voor de bedoelde AvA hebben ontvangen, zullen wij deze voor u ter inzage leggen in de Statenkast. 1. De gewijzigde statuten. Zoals gezegd is in de nieuwe statuten vorm gegeven aan de wijziging van de structuurregeling. Daarbij zijn sommige bepalingen dwingendrechtelijk opgelegd, terwijl in verband met de concrete uitwerking van andere zaken in de wet een bepaalde beleidsvrijheid is ingebouwd. De discussies die bij de energiebedrijven en andere structuurvennootschappen ten aanzien van de statuten-wijziging hebben plaatsgevonden, hadden dan ook met name betrekking op de laatstgenoemde zaken. In de ontwerp-statutenwijzigingen van de drie grote energiebedrijven die binnenkort aan hun AvA's zullen worden voorgelegd, zal overigens waarschijnlijk geen gebruik worden gemaakt van de nu bij wet geboden mogelijkheid eventueel over te gaan op het zgn. verzwakte structuurregime. Bij keuze voor dit regime zou ook de bevoegdheid tot benoeming, schorsing en ontslag van leden van de RvB, overgaan van de RvC naar de AvA. Van deze optie is door de bij de voorbereiding van de statutenwijzigingen betrokken vertegenwoordigers van aandeelhouders, echter vooralsnog geen gebruik gemaakt. Reden daarvoor vormde de overtuiging dat het niet wenselijk is in dit verband "op de stoel" van de commissarissen te gaan zitten en het gevoelen dat de daarmee verbonden verantwoordelijkheid door aandeelhouders ook nauwelijks kan worden waargemaakt. Van de andere wettelijke mogelijkheden die aandeelhouders ter beschikking staan om hun invloed met betrekking tot de verdere ontwikkeling van de onderneming en het toezicht op de bedrijfs-uitoefening desgewenst verder te vergroten, is bij de voorgestelde statutenwijzigingen wel gebruik gemaakt. De wijze waarop bij de voorgestelde statutenwijziging voor Essent deze "open zaken" zijn ingevuld, alsmede de belangrijkste verplichte aanpassingen, worden hierna vermeld en kort toegelicht. Artikel 3: Kapitaal en aandelen De in de huidige statuten voorkomende kwaliteitseis voor houders van aandelen en de bepalingen inzake de (on)mogelijkheden van vervreemding van aandelen, zijn geschrapt. Zoals u mogelijk bekend is, zal bij ontbundeling van de vennootschap een geheel nieuwe situatie ontstaan, die o.a. bepalend is voor de aard, omvang en fasering van privatiseringsmogelijkheden. 2

3 Overigens is de bestaande blokkeringsregeling, op grond waarvan iedere overdracht van aandelen Essent aan een ander dan de vennootschap, de goedkeuring van de AvA behoeft (zie artikel 17.2), vooralsnog wel gehandhaafd. De overleggroep van aandeelhouders was terzake van oordeel dat handhaving van deze regeling zowel voordelen (o.a. garantie voor binding van de huidige aandeelhouders aan een gezamenlijk uitgezette privatiseringskoers) als bepaalde nadelen (bijv. beperking van het zelfbeschikkingsrecht van individuele aandeelhouders) met zich mee kan dragen. In die afweging is uiteindelijk gekozen voor voorlopige handhaving van deze regeling, tenminste tot het moment van daadwerkelijke vervreemding van aandelen, tenzij daarbij sprake zou zijn van volledige privatisering c.q. verkoop ineens van de onderneming. Artikel 18: Arbeidsvoorwaarden Aan dit artikel is toegevoegd dat de AvA in het vervolg het bezoldigingsbeleid voor de RvB zal vaststellen en wordt beschreven welke procedure daarbij in acht zal worden genomen. Binnen de kaders van dit beleid blijft de RvC overigens bevoegd de salarissen van de individuele RvB-leden vast te stellen, met dien verstande dat ook eventuele optieregelingen vooraf door de AvA dienen te worden goedgekeurd. Artikel 19: Goedkeuring bestuursbesluiten De essentie van de wijziging van de structuurregeling i.c. het vergroten van de betrokkenheid van aandeelhouders, is het duidelijkst zichtbaar in de nieuwe tekst van dit artikel. De concrete invulling daarvan heeft het nodige overleg gevraagd. De reden daarvan is dat de wetgever weliswaar een aantal RvB-besluiten heeft geformuleerd die vanaf nu verplicht aan RvC en/of AvA-goedkeuring zijn onderworpen, maar het daarbij tevens mogelijk heeft gemaakt om de betreffende lijst van besluiten desgewenst uit te breiden of bijv. bij de goedkeuring van investeringsbeslissingen, de financiële lat lager te leggen dan wettelijk is voorgeschreven. Een van de RvB-besluiten die overeenkomstig de wens van de meerderheid van de overleggroep van aandeelhouders zal worden onderworpen aan AvA-goedkeuring, betreft het eventueel starten van een rechtsgeding tegen de Staat in verband met een wettelijke verplichting tot afsplitsing van de energienetwerken. Gezien de mogelijke consequenties van een dergelijk besluit, de verwachte duur van zo'n rechtsgeding en de risico's voor de ontwikkeling van de aandelenwaarde in de betreffende periode, waren de leden van de overleggroep in meerderheid van oordeel dat de AvA daarbij het laatste woord zouden moeten hebben. Verder is bij de voorgestelde statutenwijziging ook invulling gegeven aan de wens van de overleggroep van aandeelhouders tot verlaging van de financiële drempel die zal worden gehanteerd in verband met de goedkeuring van deelnemingen, investeringen en uitbreiding of afstoting van groepsmaatschappijen. Overeenkomstig de nieuwe structuurregeling vereisen daarmee gemoeide bestuursbesluiten in elk geval AvA-goedkeuring, wanneer daarmee een bedrag is gemoeid van tenminste een derde van de balanswaarde van de activa van de vennootschap, d.i. bij Essent momenteel ca. 2.3 mrd. Gezien de toenemende risico's waarmee het bedrijf (en dus ook haar aandeelhouders) geconfronteerd worden in de thans volledig geliberaliseerde energiemarkt, was de overleggroep echter van oordeel dat deze goedkeuringsdrempel aanzienlijk verlaagd diende te worden. In de naar aanleiding daarvan gevoerde gesprekken, is door RvB en RvC nadrukkelijk gewezen op de mogelijke consequenties daarvan voor de bestuurbaarheid c.q. beheersbaarheid van de onderneming. 3

4 Tegen de bovengenoemde achtergrond hebben partijen vervolgens gezocht naar een aanvaardbaar (ook qua werkwijze) compromis. Het terzake uiteindelijk gekozen model dat in de ontwerpstatutenwijziging is vertaald, ziet er als volgt uit: 1. Bestuursbesluiten inzake de door de vennootschap en haar groepsmaatschappijen te volgen strategie, zijn in het vervolg onderworpen aan de goedkeuring van de AvA. 2. Door de AvA zal uit haar midden een aandeelhouderscommissie worden ingesteld. 3. Deze aandeelhouderscommissie toetst of bestuursbesluiten inzake deelnemingen, investeringen en uitbreiding of afstoting van groepsmaatschappijen waarmee een bedrag is gemoeid van tenminste 500 mln, passen binnen de door de AvA vastgestelde strategie. 4. Wanneer de aandeelhouderscommissie van oordeel is dat dit niet het geval is, zullen de betreffende bestuursbesluiten ter goedkeuring aan de AvA worden voorgelegd. 5. Bestuursbesluiten die de wettelijke drempel van 2.3 mrd overstijgen, zullen in elk geval aan AvA-goedkeuring worden onderworpen. De eveneens in dit artikel van de statuten opgenomen uitbreiding van de bevoegdheden van de RvC waar het de goedkeuring van de betreffende bestuursbesluiten betreft, is eveneens toegesneden op het bovenstaande model. De instelling van de genoemde aandeelhouderscommissie wordt geregeld in het nieuwe artikel 28. Het in verband met deze commissie opgestelde reglement komt later in deze brief aan de orde. Artikel 21: Raad van commissarissen; aanbeveling, voordracht en benoeming In vervolg op de hierover eerder gemaakte afspraken, is nu ook in de statuten vastgelegd dat het aantal commissarissen zal worden teruggebracht van 13 tot 9 personen. Als gevolg van de wetswijziging verliezen vijf individuele aandeelhouders (w.o. de provincie Groningen) hun directe benoemingsrechten. Alle commissarissen dienen in het vervolg namelijk te worden benoemd door de AvA, op voordracht van de RvC. De RvC moet daarbij een profielschets in acht te nemen. Deze profielschets dient met de AvA te worden besproken. In verband met de voordracht van commissarissen krijgt de AvA een gewoon aanbevelingsrecht. Voor een derde van het aantal commissarissen krijgt de ondernemingsraad (OR) een versterkt aanbevelingrecht. Van de bovenstaande, nieuwe wettelijke regeling kan worden afgeweken wanneer de RvC, de AvA en de OR daarmee instemmen. Naar aanleiding daarvan hebben de provincies Noord-Brabant, Overijssel en Limburg te kennen gegeven eveneens te opteren voor opname in de statuten van een versterkt aanbevelingsrecht voor een derde van het aantal commissarissen (naar analogie van de wettelijke bevoegdheid van de OR), zolang zij nog gedwongen zijn aandeelhouders van Essent te blijven. De OR wenste daaraan echter niet mee te werken. In overleg met RvB en RvC is vervolgens gezocht naar een andere oplossing om de door de drie genoemde aandeelhouders gewenste, vergrote invloed vorm te geven. Deze oplossing is gevonden in een aanpassing van de profielschets voor de RvC. Deze komt later in deze brief aan de orde. Artikel 22: Raad van commissarissen; aftreden en herbenoeming De eerdere, wettelijke leeftijdsgrens van 72 jaar is geschrapt. Een commissaris treedt af tijdens de eerste AvA die gehouden wordt nadat vier jaar sinds zijn benoeming zijn verstreken en zal maximaal tweemaal herbenoembaar zijn. Artikel 23: Raad van commissarissen; ontslag Overeenkomstig de nieuwe structuurregeling, is de AvA in het vervolg bevoegd tot ontslag van de gehele RvC (NB dus niet tot ontslag van individuele commissarissen). 4

5 Artikel 28: Aandeelhouderscommissie Zoals hiervoor al is opgemerkt bij de tekst over de goedkeuring van bestuursbesluiten, krijgt een commissie van aandeelhouders in dat verband een belangrijke rol. De instelling daarvan wordt geregeld in dit artikel. Daarin is o.a. bepaald dat deze commissie tenminste 7 en ten hoogste 10 leden telt, die deel moeten uitmaken van het college van GS of B&W van een aandeelhouder. De leden worden benoemd door de AvA voor de (resterende) duur van de termijn waarvoor zij zijn benoemd in het college van GS of B&W. Bij verhindering is vervanging door een ander lid van het betreffende college mogelijk. Bij vacatures kan de commissie een nieuw lid voor benoeming voordragen bij de AvA. De AvA is ook bevoegd tot ontslag van leden van de commissie. De belangrijkste taak van de aandeelhouderscommissie bestaat, zoals gezegd uit het toetsen van besluiten van de RvB waarmee bedragen gemoeid zijn van tenminste 500 mln, aan de met de AvA overeengekomen strategie van de onderneming. Bepaald is dat wanneer daarbij sprake zou kunnen zijn van tegenstrijdige belangen, het betreffende lid daarvan melding maakt, daarover informatie verschaft en niet deelneemt aan de discussie en besluitvorming terzake in de commissie. Nadere afspraken ten aanzien van o.a. het omgaan met vertrouwelijke informatie die de leden uit hoofde van hun lidmaatschap van de aandeelhouderscommissie ontvangen, zijn vastgelegd in het reglement voor deze commissie. Artikel 29: Algemene vergadering; agendering en initiatief De lijst met vaste agendapunten c.q. bevoegdheden van de jaarlijkse AvA is uitgebreid met de volgende onderwerpen: - de vaststelling (was: goedkeuring) van de jaarrekening; - de bespreking van de strategie van de vennootschap en haar groepsmaatschappiien; - de benoeming van commissarissen. Verder krijgen aandeelhouders die alleen of gezamenlijk een aandelenbelang van tenminste 1% (was: 10%) vertegenwoordigen, een agenderingsrecht (d.w.z. dat zij desgewenst zelf onderwerpen op de agenda van een AvA kunnen plaatsen). Aandeelhouders die alleen of gezamenlijk een belang van 10% vertegenwoordigen, houden bovendien een initiatiefrecht (d.w.z. dat zij desgewenst zelf een AvA bijeen kunnen roepen). Artikel 32: Algemene vergadering; openbaarheid De AvA is in het vervolg openbaar. De voorzitter van de RvC kan echter in overleg met de aandeelhouderscommissie besluiten een of meer agendapunten in beslotenheid te behandelen wanneer een zwaarwichtig belang van de vennootschap dat vereist. Artikel 38: Winstbestemming De winst staat volledig ter vrije beschikking van de AvA. Reservering van een deel van de winst vereist in het vervolg een besluit van de AvA. 2. Het reglement voor de aandeelhouderscommissie. In aanvulling op de bepalingen van artikel 28 van de gewijzigde statuten, die de instelling en het lidmaatschap van de aandeelhouderscommissie betreffen, is door de overleggroep een ontwerp-reglement voor deze commissie opgesteld. In dit reglement, dat zal moeten worden vastgesteld door de AvA, worden o.a. nadere regels gegeven met betrekking tot: - voordracht, waarneming en vervanging van leden; - vergadering, stemrecht en besluitvorming; - omgaan met eventuele tegenstrijdige belangen van leden; - inachtneming van vertrouwelijkheid i.v.m. door RvB/RvC verstrekte informatie. 5

6 Terzake van het laatstgenoemde onderwerp is o.a. vastgelegd dat de leden van de commissie verplicht zijn alle informatie die zij in die hoedanigheid ontvangen, vertrouwelijk zullen behandelen. Leden kunnen echter, met inachtneming van zonodig met RvB/RvC af te spreken waarborgen, desgewenst hun college of bestuur vertrouwelijk informeren. Ten aanzien van het informeren van door de commissie in te schakelen adviseurs en hun deelneming aan overleg van de commissie met de RvB, zijn afzonderlijke afspraken gemaakt. 3. De bijgestelde profielschets. Zoals eerder opgemerkt is de wens van de drie grootste aandeelhouders tot het verkrijgen van een versterkt aanbevelingsrecht voor een derde van het aantal commissarissen, vorm gegeven middels een aanpassing van de profielschets voor de RvC. De betreffende tekst is opgenomen in paragraaf V van dit document, dat handelt over de (her)benoeming van leden van de RvC. 4. Verdere procedure. De drie hiervoor genoemde stukken (statuten, reglement en profielschets) vormen het resultaat van het bestuurlijk en ambtelijk overleg dat hierover het afgelopen jaar is gevoerd tussen de vertegenwoordigers van bestuur, commissarissen en aandeelhouders van Essent. Partijen zijn daarbij bijgestaan door juristen van Freshfields (RvB/RvC) en Loyens & Loeff (overleggroep aandeelhouders). De bedoelde stukken zijn eind oktober jl. besproken in vergaderingen van de RvB en RvC, naar aanleiding waarvan deze hebben ingestemd met de inhoud daarvan. De colleges c.q. besturen waarvan de leden van de overleggroep deel uitmaken, zijn nu in de gelegenheid hun standpunten terzake te bepalen. Definitieve vaststelling van de statutenwijziging c.a. is voorzien voor de AvA die op 22 december a.s. zal plaatsvinden. De stukken daarvoor zullen binnenkort nog voor een laatste toets in de vergadering van de overleggroep van aandeelhouders met vertegenwoordigers van bestuur en commissarissen van Essent, worden besproken. Wij vertrouwen erop u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd. Hoogachtend, Gedeputeerde Staten der provincie Groningen:, voorzitter., secretaris. 6