Reglement Raad van Toezicht

Transcriptie

1 Reglement Raad van Toezicht Vereniging voor PCO te Ommen en omstreken Postbus AD Ommen Telefoon: Website:

2 Inhoud Begripsbepalingen... 3 Artikel 1 Algemeen... 3 Samenstelling, benoeming en profiel... 3 Artikel 2 Samenstelling en benoeming... 3 Artikel 3 Profiel... 5 Verantwoordelijkheden, taken en bevoegdheden... 5 Artikel 4 Eindverantwoordelijkheid... 5 Artikel 5 Verantwoordelijkheden... 5 Artikel 6 Taken en bevoegdheden... 6 Artikel 7 Werkzaamheden... 7 Artikel 8 Werkgeverschap... 9 Artikel 9 Advies Artikel 10 Uitoefenen toezicht Werkwijze Artikel 11 Vergaderingen en werkwijze Artikel 12 Informatievoorziening Artikel 13 Evaluatie Artikel 14 Verantwoording Artikel 15 Gedragsregels voor de raad van toezicht Artikel 16 Gedragsregels voor leden van de raad van toezicht Reglement raad van toezicht - versie 26 augustus

3 Begripsbepalingen Directeur-bestuurder Raad Statuten Vereniging : De statutair bestuurder van de vereniging : De raad van toezicht van de vereniging : De statuten van de vereniging : Vereniging voor Protestants Christelijk Onderwijs te Ommen en omstreken Artikel 1 Algemeen 1. Het reglement is ter uitvoering van artikel 18 van de statuten. 2. Het reglement en de eventuele wijziging daarvan wordt vastgesteld door de raad van toezicht. 3. Het besluit tot vaststelling en wijziging wordt in een vergadering van de raad van toezicht genomen met een gewone meerderheid van stemmen. 4. Het reglement bevat bepalingen omtrent de samenstelling, de benoeming en het profiel van de raad, de verantwoordelijkheden, taken en bevoegdheden en de werkzaamheden van de raad en de werkwijze van de raad. 5. Dit reglement treedt in werking op de dag waarop het door de raad van toezicht is vastgesteld. 6. Dit reglement geldt voor onbepaalde tijd. Het wordt in elk geval twee jaar na inwerkingtreding door de raad van toezicht geëvalueerd in samenhang met de statuten en zo nodig aangepast. Samenstelling, benoeming en profiel Artikel 2 Samenstelling en benoeming 1. De raad van toezicht bestaat uit vijf leden, die door de algemene ledenvergadering worden benoemd. 2. Personen die in (voormalig) dienstverband werkzaam zijn bij de vereniging, evenals hun partners en hun 1 ste graads bloed- en aanverwanten, kunnen geen lid zijn van de raad van toezicht. Eveneens zijn van het lidmaatschap van de raad van toezicht uitgesloten leden van de gemeenschappelijke medezeggenschapsraad en leden van de medezeggenschapsraad van de onder de vereniging ressorterende scholen. Ook personen die bestuurder of lid van een toezichthoudend orgaan zijn van een andere rechtspersoon die binnen het werkgebied van de vereniging werkzaam is op het gebied van primair onderwijs of bij die rechtspersoon in dienst zijn, kunnen niet in de raad van toezicht participeren. Reglement raad van toezicht - versie 26 augustus

4 3. Van het in artikel 2, lid 1 bedoelde aantal leden zal er naar worden gestreefd om een gelijke verdeling te handhaven van personen die behoren tot de diverse Protestants Christelijke Kerkgenootschappen. 4. De raad van toezicht is zodanig samengesteld dat de leden ten opzichte van elkaar, de directeur-bestuurder, en welk deelbelang dan ook, onafhankelijk en kritisch kunnen opereren. 5. De leden van de raad van toezicht maken deel uit van de raad zonder last of ruggespraak. 6. De raad van toezicht voorziet in vacatures door zelf leden voor te dragen aan de algemene ledenvergadering. De benoeming geschiedt uit een bindende voordracht. De voordracht wordt bij de oproeping voor de algemene ledenvergadering meegedeeld. Met inachtneming van het bepaalde in artikel 11 lid 5 van de statuten kan aan de voordracht het bindend karakter worden ontnomen door een besluit van de algemene ledenvergadering. 7. Eén lid van de raad van toezicht wordt benoemd op voordracht van de gemeenschappelijke medezeggenschapsraad. 8. De benoemingsprocedure voor de leden van de raad van toezicht wordt door de raad zelf vastgesteld. 9. De benoeming van de raad van toezicht vindt plaats op basis van openbaar gemaakte profielschetsen. Voor elke vacature in de raad van toezicht stelt de raad, na overleg met de directeurbestuurder, een profielschets op. 10. De leden van de raad van toezicht hebben zitting voor een periode van vier jaar. De raad van toezicht maakt een zodanig rooster van aftreden op dat wordt voorzien in een gelijkmatige spreiding van aftreden van de leden 1. Aftredende leden kunnen slechts eenmaal voor een periode van vier jaar worden herbenoemd. 11. Ingeval van één of meer vacatures in de raad van toezicht vormen de overblijvende leden een wettig samengestelde raad van toezicht. De raad van toezicht voorziet zo spoedig mogelijk in de vacatures. 12. Een lid van de raad van toezicht kan, onder opgave van gewichtige redenen, worden geschorst of ontslagen. Een schorsing of ontslag geschiedt uit een bindende voorstel aan de algemene ledenvergadering, opgemaakt door de overige leden van de raad van toezicht. Met inachtneming van het bepaalde in artikel 11 lid 10 van de statuten kan aan de voordracht het bindend karakter worden ontnomen door een besluit van de algemene ledenvergadering. 13. Een lid van de raad van toezicht defungeert: a. door zijn overlijden; b. door het verlies van het vrije beheer over zijn vermogen; 1 Bij gelijktijdig aantreden kan er een afwijkend rooster van aftreden wordt gemaakt Reglement raad van toezicht - versie 26 augustus

5 c. door zijn aftreden; d. door ontslag hem (met wederzijds goedvinden) verleend door de raad van toezicht. 14. De raad van toezicht benoemt uit zijn midden een voorzitter en een vice-voorzitter. 15. De directeur-bestuurder draagt zorg voor administratieve ondersteuning van de raad van toezicht, die tenminste bestaat uit een notulist. Artikel 3 Profiel 1. Het profiel van de raad van toezicht als geheel dient tot een zodanige samenstelling van de raad te leiden dat er sprake is van: a. voldoende affiniteit met het onderwijs in het algemeen en het christelijk onderwijs in het bijzonder; b. een brede maatschappelijke binding en een spreiding van maatschappelijke achtergronden; c. een gedifferentieerd aanbod van deskundigheid, zo mogelijk op bestuurlijk, onderwijskundig, financieel-economisch en juridisch terrein. 2. Van de leden wordt verwacht dat zij de grondslag en de doelstelling van de vereniging respecteren dan wel onderschrijven en verklaren loyaal te zullen meewerken aan de verwezenlijking van doel en grondslag van de vereniging. 3. Leden van de raad van toezicht dienen in staat te zijn de relevantie van maatschappelijke trends voor het onderwijs te beoordelen en als collectief in staat te zijn te voorzien in een advies- en klankbordfunctie ten behoeve van de directeur-bestuurder. Verantwoordelijkheden, taken en bevoegdheden Artikel 4 Eindverantwoordelijkheid De raad is verantwoordelijk voor de statutair aan haar toegekende verantwoordelijkheden en bevoegdheden. Artikel 5 Verantwoordelijkheden 1. De statutaire verantwoordelijkheden van de raad zijn: a. de toezichthoudende verantwoordelijkheid, waartoe gerekend worden zijn mening- en besluitvorming in het kader van het toezicht houden en zijn oordeelsvorming in het kader van zowel het toezicht houden als het werkgeverschap van de directeur-bestuurder; b. de klankbordfunctie dan wel adviserende bevoegdheid ten opzichte van de directeurbestuurder; c. de verantwoordelijkheid als werkgever van de directeur-bestuurder; d. de verantwoordelijkheid inzake het vaststellen en/of wijzigen van de statuten van de vereniging; Reglement raad van toezicht - versie 26 augustus

6 e. de verantwoordelijkheid inzake het vaststellen van het reglement van de raad en het goedkeuren van het bestuursreglement; f. de goedkeuringsbevoegdheden van de raad; g. de verantwoordelijkheden inzake de eigen werkzaamheden van de raad; h. de verantwoordingsplicht van de raad aan de algemene ledenvergadering, de gemeenschappelijke medezeggenschapsraad, de personeelsleden in dienst van de vereniging en de ouders alsook de bekostigde instelling, het Ministerie van Onderwijs en andere belanghebbenden. Artikel 6 Taken en bevoegdheden 1. De raad geeft zijn voorafgaande schriftelijke goedkeuring aan de directeur-bestuurder voor besluiten genoemd in artikel 8, lid 5 en 6 van de statuten. 2. De raad van toezicht kent voorts de volgende taken en bevoegdheden: a. het vaststellen en wijzigen van de statuten van de vereniging; b. het vaststellen van het reglement van de raad en het bestuursreglement; c. het goedkeuren van de het strategisch beleidsplan, de begroting en het jaarverslag; d. het vervullen van het werkgeverschap van de directeur-bestuurder; e. het uitoefenen van toezicht op de directeur-bestuurder; f. de klankbordfunctie dan wel adviserende bevoegdheid ten opzichte van de directeurbestuurder; g. het vaststellen en het toezien op de juiste nakoming van de omvang en het profiel van de leden van de raad van toezicht en de directeur-bestuurder; h. het zorgdragen voor de regelgeving van de raad zelf en het toezien op de naleving door de directeur-bestuurder van de wettelijke verplichtingen, waaronder de Code Goed Bestuur Primair Onderwijs; i. het toezien op de rechtmatige verwerving en de doelmatige en rechtmatige bestemming en aanwending van de middelen van de scholen die zijn verkregen op grond van de WPO; j. het aanwijzen van de accountant; k. het jaarlijks met de accountant en in aanwezigheid van de directeur-bestuurder bespreken van het jaarverslag van het voorafgaande jaar. l. het plannen, programmeren, sturen, uitvoeren en evalueren van haar eigen werkzaamheden; Reglement raad van toezicht - versie 26 augustus

7 m. het jaarlijks afleggen van verantwoording over de uitvoering van de taken en de uitoefening van de bevoegdheden in het jaarverslag aan de algemene ledenvergadering, de gemeenschappelijke medezeggenschapsraad, de personeelsleden in dienst van de vereniging en de ouders alsook de bekostigde instelling, het Ministerie van Onderwijs en andere belanghebbenden; 3. De raad heeft de bevoegdheid externe deskundigheid voor zijn oordeel en advies in te schakelen. Artikel 7 Werkzaamheden 1. De raad is verantwoordelijk voor de uitvoering van haar eigen werkzaamheden, waartoe behoren: a. de werkzaamheden in het kader van de uitoefening van de verantwoordelijkheden, taken en bevoegdheden van de raad; b. de werkzaamheden in het kader van de uitoefening van toezicht waaronder het opstellen van een intern toezichtkader; c. de regeling van een gestructureerde omgang met de directeur-bestuurder; d. de regeling van de op informatievoorziening gerichte omgang met de gemeenschappelijke medezeggenschapsraad en het managementoverleg; e. het op- en bijstellen van de profielenschetsen van de raad; f. de werving, selectie en voordracht van de leden van de raad; g. de samenstelling en de kwaliteit van de raad; h. het rooster van aftreden van de raad; i. de voordracht tot (her-)benoeming, schorsing en het ontslag van de leden van de raad; j. de opdracht aan de accountant of aan externe deskundigen; k. de jaarlijkse evaluatie van de raad; l. de deskundigheidsbevordering van de raad; m. de kwaliteit van functioneren van de raad; n. de regeling van openbaarheid. 2. Omgangswijze raad van toezicht directeur-bestuurder De voorzitter van de raad fungeert als communicatiepartner van de directeur-bestuurder. De voorzitter kan besluiten zich daarbij te laten vergezellen door een ander lid van de raad. 3. Profielschetsen De raad stelt een profiel voor de raad op, dat afgeleid wordt van de doelrealisatie van de vereniging. Dit profiel is openbaar. Op basis van dit profiel stelt de raad profielschetsen voor individuele leden op, gaat periodiek na of deze nog voldoen en stelt deze zo nodig bij. Ook deze profielschetsen zijn openbaar. Reglement raad van toezicht - versie 26 augustus

8 4. Werving, selectie, voordracht en benoeming In de procedure van werving, selectie, voordracht en benoeming van een lid van de raad hebben de directeur-bestuurder en de gemeenschappelijke medezeggenschapsraad het recht advies te geven over de profielschets(en), de procedure en de voorgedragen kandidaten. Zij kunnen de raad attenderen op kandidaten. Bij het aanvaarden van de benoeming tot lid van de raad tekenen de leden hiertoe een intentieverklaring. 5. Voorzitter en vice-voorzitter De voorzitter en vice-voorzitter worden benoemd op basis van een profielschets voorzitter, dat de raad opstelt. Dit profiel is tevens de basis voor de evaluatie van voorzitter en vicevoorzitter. 6. Ondertekening Voorzitter en/of vice-voorzitter ondertekenen namens de raad: a. contracten met de directeur-bestuurder; b. correspondentie van de raad; c. verslagen van de vergaderingen. 7. Commissies en opdrachten aan leden a. de raad kan commissies instellen, bestaande uit leden van de raad en externe deskundigen, dan wel individuele leden een opdracht verstrekken. b. de raad stelt geen commissie met een gemengde samenstelling in (met directeurbestuurder of management of gemeenschappelijke medezeggenschapsraad) c. de commissies dan wel individuele leden werken met een schriftelijke opdrachtverstrekking waarin het doel van de werkzaamheden, het product en / of resultaat, de tijdsduur, de werkwijze en de verantwoording aan de raad zijn vastgelegd. 8. Tussentijds aftreden Leden van de raad treden tussentijds af wanneer dit als gevolg van onvoldoende functioneren, structurele onenigheid van inzichten, onverenigbaarheid van belangen of anderszins geboden is. Het betrokken lid legt zich neer bij het oordeel van de raad. 9. Herbenoeming Leden van de raad, die volgens het rooster van aftreden aftredend zijn, komen voor herbenoeming in aanmerking. Conform artikel 11 van de statuten kunnen leden van de raad slechts eenmaal voor een periode van vier jaar worden herbenoemd. Voordat tot herbenoeming kan worden overgegaan evalueert de raad het functioneren van het lid, dat voor herbenoeming in aanmerking wenst te komen, en betrekt bij zijn besluitvorming over de herbenoeming het actuele profiel van de raad. Reglement raad van toezicht - versie 26 augustus

9 10. Kwaliteit en deskundigheid De raad houdt zijn kwaliteit op peil, organiseert daartoe zijn deskundigheidsbevordering en vermeldt deze in zijn jaarlijkse verantwoording. 11. Honorering De leden van de raad ontvangen een door de raad vastgestelde honorering en vermeldt deze in zijn jaarlijkse verantwoording. 12. Kandidaat toezichthouder De raad kan aan een persoon, die zich wenst te kwalificeren als toezichthouder de mogelijkheid bieden gedurende een overeen te komen periode als kandidaat toezichthouder deel te nemen aan de vergaderingen en overige activiteiten van de raad. Met betrokkene worden de condities schriftelijk vastgelegd, waartoe ondertekening van het reglement van de raad behoort. 13. Verzekering De raad verzekert zijn aansprakelijkheid vanuit zijn verantwoordelijkheden en bevoegdheden. 14. Openbaarheid Openbaar zijn het reglement van de raad en het bestuursreglement, het rooster van aftreden, het profiel van de raad en de profielschetsen van de leden, de samenstelling van de raad met leeftijd, beroep, voor de functie relevante nevenfuncties, datum eerste benoeming en de termijn waarvoor de leden benoemd zijn alsmede hun honorering. Artikel 8 Werkgeverschap 1. De raad is verantwoordelijk voor de inhoud, die aan het werkgeverschap van de directeurbestuurder wordt gegeven en voor de wijze waarop hij zijn werkgeverschap uitoefent. 2. De raad stelt de rechtspositie, arbeidsvoorwaarden en honorering van de directeur-bestuurder vast en legt deze contractueel vast. 3. De raad voert jaarlijks een functioneringsgesprek met de directeur-bestuurder, in overeenstemming met de hiervoor in de vereniging gebruikelijke procedure. 4. De raad stelt na overleg met de directeur-bestuurder de beoordelingsprocedure vast, in overeenstemming met de binnen de vereniging gebruikelijke beoordelingsprocedures. 5. De raad spreekt met de directeur-bestuurder voorafgaand aan een beoordelingsperiode een beoordelingskader af. Na afloop van de beoordelingsperiode wordt aan de hand van dit beoordelingskader door de raad tot een oordeel gekomen. Reglement raad van toezicht - versie 26 augustus

10 Artikel 9 Advies 1. De raad staat de directeur-bestuurder met advies terzijde en is verantwoordelijk voor zijn advies. 2. Elk individueel lid van de raad kan op incidenteel verzoek van de directeur-bestuurder, hem met raad terzijde staan. Het lid van de raad meldt een zodanig verzoek aan de raad. Aan een zodanig advies is op generlei wijze een tegenprestatie verbonden. Artikel 10 Uitoefenen toezicht 1. De raad van toezicht ontleent zijn toezichthoudende verantwoordelijkheid en bevoegdheid aan de artikelen 6 en 12 van de statuten. 2. De raad van toezicht toetst of en bevordert daarmee dat de directeur-bestuurder de verwezenlijking van de grondslag en het doel van de vereniging doelgericht, doeltreffend en doelmatig realiseert. Het toezicht richt zich op de realisering van de onderwijsdoelen die door de overheid bij weten regelgeving zijn voorgeschreven, alsmede die door de organisatie zijn vastgesteld. Het gaat daarbij om het realiseren van de doelen op strategisch niveau van het beleid ten aanzien van: a. het geven van onderwijs; b. de doelstellingen en organisatie van het onderwijs; c. de wijze van leiding geven en de rol van de directeur-bestuurder hierin; d. de kwaliteitsaspecten van de scholen van de vereniging; e. de mate van tevredenheid van ouders, leerlingen en personeel; f. het beheer van de financiële middelen. 3. De raad bespreekt tenminste één maal per jaar: a. de invulling van de onderwijstaak; b. de positie, de strategie en het beleid van de vereniging; c. de risico s die aan de organisatie verbonden zijn; d. de beleidsdocumenten die worden genoemd onder artikel 6 lid 2c. 4. De raad werkt met een toezichthoudend instrumentarium, dat bestaat uit: a. een gestructureerde wijze van toezichtuitoefening; b. de controle en het advies van een externe accountant; c. de, zo nodig, in te roepen deskundigheid van derden; d. een gereglementeerde vergaderwerkwijze, informatievoorziening, mening-, besluit- en oordeelsvorming en evaluatie van het toezicht. Reglement raad van toezicht - versie 26 augustus

11 5. Een gestructureerde wijze van toezichtuitoefening omvat in ieder geval: a. eenheid van visie van raad en directeur-bestuurder op de doelrealisatie van de organisatie, alsmede op de doelen van beleid en strategie; b. eenheid van visie van de raad op de doelen van het toezicht; c. een toezichthoudend systeem of denkmodel: een intern toezichtkader; d. een toezichthoudend werkmodel, waartoe de onder artikel 10, lid 4 genoemde instrumenten en het werken met een PDCA (plan, do, cheque, act) cyclus. De PDCA, plan- & control-cyclus, bestaat uit een beleidsplan met focus op meerdere jaren (strategisch beleidsplan) met bijbehorende meerjarenbegroting, een verenigingsjaarplan met bijbehorende jaarbegroting, bestuursrapportages en een jaarverslag met bijbehorende jaarrekening; e. analyse van de doelrealisatie, het daartoe gevoerde beleid en de daartoe ontwikkelde strategie, met oog voor risicofactoren; 6. Voor het bepalen van zijn visie analyseert de raad het beleid en de strategie van de directeurbestuurder, met oog voor de risicofactoren op de aspecten doelgerichtheid, doelmatigheid, doeltreffendheid en rechtmatigheid. 7. De raad hanteert voor zijn toezicht een intern toezichtkader dat aansluit op de door de directeur-bestuurder gehanteerde bestuurs- en managementfilosofie en waarin is vastgelegd waaraan de raad zich hecht. Werkwijze Artikel 11 Vergaderingen en werkwijze 1. De raad van toezicht vergadert tenminste vier keer per jaar en voorts zo dikwijls als de voorzitter dit wenselijk of noodzakelijk acht of één der andere leden van de raad van toezicht, respectievelijk de directeur-bestuurder, onder opgave van redenen, de voorzitter hierom verzoekt. 2. Behoudens het gestelde in artikel 11 lid 3 vergadert de raad in aanwezigheid van de directeurbestuurder, tenzij naar het oordeel van de raad het belang van de vereniging zich daartegen verzet. De keuze tussen het al dan niet uitnodigen van de directeur-bestuurder wordt door de raad gemotiveerd vanuit het belang van de organisatie, de doelen van de vergadering, een gedeelte ervan of een agendapunt. De motivatie wordt door de raad in de verslaglegging vermeld en indien mogelijk eveneens in de agenda benoemd. Reglement raad van toezicht - versie 26 augustus

12 3. Minimaal één maal per jaar vergadert de raad buiten aanwezigheid van de directeurbestuurder. Deze vergadering heeft ten doel het functioneren van de raad te evalueren, alsmede de relatie tot de directeur-bestuurder en de samenstelling en beoordeling van de directeur-bestuurder. 4. De raad vergadert conform de statutaire voorschriften en legt vast dat: a. derden op uitnodiging van de raad dan wel op uitnodiging van de voorzitter, aanwezig kunnen zijn bij de vergadering dan wel bij een gedeelte daarvan; b. de directeur-bestuurder aan de raad dan wel aan de voorzitter, kan voorstellen derden uit te nodigen voor een vergadering dan wel voor een gedeelte daarvan; c. de raad vergadert volgens een vastgesteld schema waarin de data voor het komende jaar en de te behandelen onderwerpen zijn opgenomen; d. de raad werkt met een agendavoering, waarin agendapunten benoemd zijn als informatieve, mening vormende, besluitvormende, controlerende of evaluatieve agendapunten; e. de raad van zijn vergaderingen een verslag op hoofdpunten opmaakt, een afsprakenlijst en een besluitenlijst; f. de raad in beslotenheid vergadert en kan besluiten tot openbaarheid van de beraadslagingen, die gemotiveerd wordt vanuit het belang van de organisatie, het daaraan ontleende belang van de raad, van de directeur-bestuurder en / of van personen. De raad communiceert zo nodig ( in het kader van de hierboven staande genoemde belangen) over zijn beraadslagingen en besluiten met derden. 5. Er is in principe een presentieverplichting. Bij frequente afwezigheid wordt het betreffende lid daarop door de voorzitter van de raad van toezicht aangesproken. 6. De raad van toezicht opereert als collectief. Individuele leden kunnen optreden als klankbord maar niet als meerdere van de directeurbestuurder. Artikel 12 Informatievoorziening 1. De raad is verantwoordelijk voor zijn informatievoorziening. 2. Binnen het kader van het strategisch beleidsplan en met behulp van de jaarplanning bepaalt de raad zijn informatievoorziening, bespreekt deze met de directeur-bestuurder en legt deze na dit overleg vast in zijn jaarplanning. 3. De raad wordt met in achtneming van het bepaalde in artikel 13 van de statuten van informatie voorzien over het beleid, de doelrealisaties, de prestaties en resultaten en de strategie. 4. De raad wordt op gestandaardiseerde wijze geïnformeerd in de vorm van een plan- & controlcyclus met behulp van kengetallen en indien mogelijk, gegevens uit benchmarkonderzoek(en). Reglement raad van toezicht - versie 26 augustus

13 5. De raad wordt op gestandaardiseerde wijze geïnformeerd over interne en externe ontwikkelingen en over wet- en regelgeving. 6. De raad wint informatie in door: a. de met de directeur-bestuurder overeengekomen informatievoorziening dan wel door de informatieverstrekking door de directeur-bestuurder; b. de gereguleerde en op wederzijdse informatievoorziening afgestemde contacten met de gemeenschappelijke medezeggenschapsraad; c. ontmoetingen met het managementteam of leden daarvan; d. het afleggen van schoolbezoeken. 7. De raad kan indien nodig voor het uitoefenen van zijn verantwoordelijkheden en bevoegdheden op eigen wijze informatie inwinnen en heeft daarvoor toegang tot bescheiden en voorzieningen van de organisatie om daarmee tot een zelfstandig oordeel te kunnen komen. 8. De raad van toezicht voert tenminste één keer per jaar een gesprek met de gemeenschappelijke medezeggenschapsraad dan wel met een vertegenwoordiging ervan over de algemene gang van zaken binnen de vereniging. 9. De raad van toezicht voert tenminste één keer per jaar een gesprek met het managementteam over de algemene gang van zaken binnen de vereniging. 10. Ontvangt een lid van de raad van toezicht uit een andere bron dan de directeur-bestuurder of de raad van toezicht informatie of signalen die in het kader van toezicht van belang zijn, dan brengt hij deze informatie zo snel mogelijk ter kennis van de voorzitter van de raad van toezicht, die vervolgens de raad van toezicht en de directeur-bestuurder op de hoogte zal stellen. Artikel 13 Evaluatie 1. De raad evalueert onderling en in aanwezigheid van de directeur-bestuurder elk jaar de strategie en het beleid van de directeur-bestuurder vanuit de in het strategisch beleidsplan en verenigingsjaarplan vastgestelde onderwijsdoelen, resultaten en prestaties op de aspecten doelgerichtheid, doelmatigheid, doeltreffend en rechtmatigheid. 2. De raad evalueert onderling elk jaar het functioneren van de directeur-bestuurder, alsmede de relatie tussen raad en directeur-bestuurder. De uitkomst van de evaluatie wordt met de directeur-bestuurder besproken. Reglement raad van toezicht - versie 26 augustus

14 3. Elk jaar evalueert de raad onderling zijn functioneren als collegiaal orgaan, het functioneren van de leden en het functioneren van voorzitter en vicevoorzitter en hun omgang met de directeur-bestuurder. De raad informeert de directeur-bestuurder over de uitkomsten van deze evaluatie. 4. De raad evalueert onderling elk jaar zijn resultaten en prestaties en zijn functioneren inzake de in artikel 4, 5 en 6 genoemde verantwoordelijkheden, bevoegdheden en taken. De raad communiceert over de uitkomst van deze evaluatie met de directeur-bestuurder. 5. De raad toetst periodiek de statuten, reglementen en de regelgeving van raad en directeurbestuurder aan de wenselijke en aan de in praktijk uitgevoerde bestuursstructuur en past deze zo nodig aan. Artikel 14 Verantwoording De raad is verantwoordelijk voor zijn jaarlijkse verantwoording door middel van een schriftelijk verslag, dat toegevoegd wordt aan het jaarverslag van de vereniging, waarin de raad vermeldt: a. de samenstelling en de wijzigingen daarin van de raad met namen, titels, leeftijd, het beroep en de voor de onderwijsinstelling van belang zijnde nevenfuncties van de leden; b. de positie die de leden van de raad innemen op het rooster van aftreden (eerste benoeming, eerste termijn, herbenoeming, tweede termijn, datum van aftreden); c. de beoordeling van de doelrealisatie en van de invulling van de maatschappelijke taakstelling; d. de door de raad verrichte werkzaamheden; e. aan de orde gekomen onderwerpen; f. de kwaliteit en de deskundigheidsbevordering van de raad; g. de honorering van de raad. Artikel 15 Gedragsregels voor de raad van toezicht 1. Handelingsperspectief De raad handelt vanuit en in het belang van PCO Ommen, overeenkomstig de grondslag en doelstelling, die daartoe in de statuten zijn vastgelegd. 2. Deskundigheid De raad wordt zodanig samengesteld dat de leden van de raad tezamen beschikken over de vereiste kennis om de doelrealisatie, de doelen van beleid en strategie, de resultaten en prestaties van het onderwijs (de onderwijsinhoudelijke doelen, resultaten en prestaties), de onderwijsorganisatie en - instellingen (de personele, financiële en facilitaire doelen, resultaten en prestaties) in algemene zin te kunnen beoordelen. Reglement raad van toezicht - versie 26 augustus

15 3. Onafhankelijkheid De raad wordt samengesteld uit leden, die onafhankelijk zijn van de directeur-bestuurder en van externe en interne belanghebbenden en die ten opzichte van elkaar en van de directeurbestuurder onafhankelijk en kritisch kunnen opereren. Elke schijn van belangenverstrengeling tussen de onderwijsorganisatie, de directeur-bestuurder en de leden van de raad moet worden vermeden. 4. Onverenigbaarheden Conform het bepaalde in artikel 11 lid 2 van de statuten kunnen personen die in een dienstverband werkzaam zijn voor de vereniging (evenals hun partner en hun eerste graads bloed- en aanverwanten) geen zitting hebben in de raad. Eveneens zijn van het lidmaatschap van de raad uitgesloten voormalige werknemers, leden van de gemeenschappelijke medezeggenschapsraad en leden van de medezeggenschapsraad van de onder de vereniging ressorterende scholen. Ook personen die bestuurder of lid van een toezichthoudend orgaan zijn van een andere rechtspersoon die binnen het werkgebied van de vereniging werkzaam is op het gebied van primair onderwijs of bij die rechtspersoon in dienst zijn, kunnen niet in de raad van toezicht participeren. Artikel 16 Gedragsregels voor leden van de raad van toezicht 1. Verplichting tot deelname Leden van de raad zijn verplicht deel te nemen aan de in de jaarplanning opgenomen activiteiten van de raad. Bij frequente afwezigheid wordt het lid in kwestie hierop door de voorzitter aangesproken. 2. Belangenverstrengeling a. Elk lid van de raad van toezicht heeft de plicht te vermijden dat er een structurele belangenverstrengeling ontstaat tussen de vereniging en het lid van de raad van toezicht, dan wel de schijn van een belangenverstrengeling door het lid wordt opgeroepen. b. Van belangenverstrengeling is in elk geval sprake bij substantiële, structurele, zakelijke relaties tussen de vereniging en een andere rechtspersoon waar een lid van de raad van toezicht financiële belangen heeft en/of bestuurder of toezichthouder is. 3. Meldingsplicht a. Indien een lid van de raad voorziet dat (de schijn van) een tegenstrijdig belang of onverenigbaarheid voor zichzelf of een ander lid van de raad zou kunnen optreden meldt hij dit terstond aan de voorzitter van de raad. Indien naar het oordeel van de raad zich een incidentele tegenstrijdigheid voordoet, waarvan de bezwaren kunnen worden opgelost door een tijdelijke voorziening, dan werkt het betrokken lid aan die voorziening mee. Indien naar het oordeel van de raad een meer dan incidentele onverenigbaarheid van belangen aan de orde is dan treedt het lid in kwestie tussentijds af, conform artikel 7 lid 8. Reglement raad van toezicht - versie 26 augustus

16 b. Indien een lid van de raad voorziet dat een nevenfunctie of nevenwerkzaamheden invloed zal (gaan) hebben op de positie als lid van de raad dan wel op de participatie aan de werkzaamheden van raad dan meldt hij dit terstond aan de voorzitter van de raad. Indien naar de mening van de raad de status van de raad negatief beïnvloed wordt of de participatie aan de werkzaamheden van de raad schade ondervindt dan treedt het lid in kwestie tussentijds af, conform artikel 7 lid Geheimhouding De leden van de raad zijn verplicht tot geheimhouding van hetgeen hen uit hoofde van hun functie ter kennis is gekomen voor zover die verplichting uit de aard van de zaak volgt of hun uitdrukkelijk is opgelegd. Deze verplichting eindigt niet bij de beëindiging van het lidmaatschap van de raad. 5. Publiciteit De leden van de raad doen geen publieke uitspraken over het beleid en de besluiten van de raad en de directeur-bestuurder, tenzij op verzoek van, dan wel na overleg met de voorzitter die het aanspreekpunt van de raad is. De voorzitter doet geen publieke uitspraken over het beleid en de besluiten van de raad of de directeur-bestuurder, tenzij de directeur-bestuurder hem hiertoe uitnodigt of dit gemotiveerd wordt vanuit het belang van de vereniging, het daaraan ontleende belang van de raad, van de directeur-bestuurder en / of van personen. 6. Verbodsbepalingen De leden van de raad zullen zich ervan onthouden: a. middellijk of onmiddellijk deel te nemen aan aannemingen van de vereniging; b. middellijk of onmiddellijk geschenken, provisie of commissieloon aan te nemen of te vorderen van personen die ten behoeve van de vereniging werkzaam zijn dan wel van (potentiële) leveranciers van de vereniging; c. van ouders/leerlingen of van derden met wie zij door hun functie in aanraking komen, giften of beloning aan te nemen of te vorderen; d. zonder schriftelijke voorafgaande toestemming van de raad personen in dienst van de vereniging voor persoonlijke doeleinden werkzaamheden te laten verrichten of iets dat aan de vereniging toebehoort voor persoonlijke doeleinden te gebruiken; e. zonder schriftelijke voorafgaande toestemming van de raad deel te nemen aan het toezicht of het bestuur van rechtspersonen, die middellijk of onmiddellijk producten en / of diensten ten behoeve van werkgever kunnen offreren dan wel samenwerken met de onderwijsinstelling dan wel voor samenwerking in aanmerking komen. Reglement raad van toezicht - versie 26 augustus