Page 1 of 1. Postmaster Moerdijk.nl - Jaarstukken RAWB voor gemeenteraad

Transcriptie

1

2 Page 1 of 1 Postmaster Moerdijk.nl - Jaarstukken RAWB voor gemeenteraad Van: Hans Janssen <Hans@regionaalarchief\vestbrabant.nl> Aan: "Brekelmans-Nooijens, Jolanda" <j.nooijens@brabantsedelta.nl>, David Ger... Datum: :31 Onderwerp: Jaarstukken RAWB voor gemeenteraad CC: Dion van Beers <dion.van.beers@moerdijk.nl>, Jac Klijs <julia.folmer@moe... Bijlagen: Begroting RAWB 2013 definitief concept.pdf; Aanbiedingsbrief begroting RAWB 2013 aan waterschap.pdf; Aanbiedingsbrief begroting RAWB 2013 aan gemeente.pdf; Jaarstukken RAWB 2011 definitiefconcept.pdf Beste collega's, Hierbij stuur ik jullie de jaarstukken van het RAWB, welke aan jullie bestuur kunnen worden voorgelegd. De aanbiedingsbrief heeft een versie voor de gemeenten en eentje voor het waterschap, let daar svp op. Het betreft: Concept begroting 2013 incl. meerjarenraming Aanbiedingsbrief bij de begroting ^f Concept Jaarstukken 2011, bevattende jaarverslag, jaarrekening en bijlagen (deze nieuwe opzet/indeling is door de accountant opgelegd); het accountantsrapport wordt nagezonden, dat verwacht ik pas over een paar weken. Op 28 juni a.s. zal ons algemeen bestuur begroting 2013 en jaarstukken 2011 vaststellen. Graag ontvang ik voor die datum de visie van je gemeentebestuur c.q. waterschapsbestuur. Dank voor de medewerking. Met vriendelijke groet, Afd. MOERDi HansJanssen "2 Afïl IJl Directeur Regionaal Archief West Brabant Beukenlaan ld 4731 CD Oudenbosch T. +31(0) F. +31(0) Nr: file://c:\documents and Settings\ARen\Local Settings\Temp\XPgrpwise\4F796235Dom

3 j Regionaal; ^n*a mfy mm a \West-Brabari\t \ JAARSTUKKEN 2011 \ Etten-Leur j Halderberge Moerdijk i Rucphen \ Zundert ' Brabantse Delta

4 Inhoud Bladzijde JAARSTUKKEN JAARVERSLAG 2011 Aanbiedingsnota 6 Kerngegevens jaarrekening 7 Programmaverantwoording 8 Paragrafen JAARREKENING 2011 Inleiding jaarrekening 18 Programmarekening 20 Balans 21 Grondslagen van de financiële verslaglegging 23 Toelichting op de programmarekening 25 Toelichting op de balans 28 Vaststellingsbesluit 32 Controleverklaring 33 BIJLAGEN BIJ DE JAARSTUKKEN

5 i Regionaal \ ^a! \West-Braban\t\ 1! 1. JAARVERSLAG

6 Aanbiedingsnota jaarverslag Met genoegen bied ik u het jaarverslag over 2011 aan van het RAWB West-Brabant (RAWB). De toetreding van de gemeente Rucphen was in dit jaar de belangrijkste gebeurtenis. Tijdens verschillende gesprekken, zowel op bestuurlijk als ambtelijk niveau, werden in de loop van 2011 verkenningen gedaan naar de mogelijkheid tot samengaan. Uiteindelijk koos Rucphen voor aansluiting bij het RAWB, waarbij niet alleen per ca. 500 meter archief en documentatie, maar ook twee medewerkers worden overgedragen. Een ander gevolg van de aansluiting van Rucphen was dat de uit 2003 daterende Gemeenschappelijke Regeling moest worden aangepast. In nauwe samenwerking met juristen van de deelnemers (incl. Rucphen) werd een gewijzigde regeling opgesteld, die eind 2011 nog door de meeste deelnemers moest worden goedgekeurd. Behalve op de toetreding van Rucphen lag een ander samenwerkingsaccent op West-Brabants archiefgebied. De gemeenten Bergen op Zoom en Breda toonden al in een vroeg stadium interesse in een samenwerkingstraject. Met de opstelling van een bestuursopdracht werd gepoogd om dit traject op regioniveau te tillen. De regio West-Brabant volgt sindsdien dit initiatief met belangstelling. Om vooral de digitale archiefontwikkeling adequaat te volgen en te beheersen, is meer daadkracht en schaalgrootte noodzakelijk. Dit wordt onderschreven doorde huidige samenwerkingspartners, maar ook andere archieven onderkennen deze problematiek en het valt niet uit te sluiten dat er meer aan gaan haken. Medio 2012 zal er meer duidelijk zijn over de slaagkansen van deze archiefsamenwerking in West-Brabant Stond ook in het teken van de bezuinigingen. Het RAWB kreeg van zijn deelnemers een bezuiniging opgelegd van 3 x 3 % in de periode Dit betekende dat op de begroting 2012 ruim moet worden bezuinigd. Aanvankelijk reageerde het RAWB daarop met het plan om taken niet meer uit te gaan voeren, o.m. de inspectietaak. Uiteindelijk bleek dit voor bestuur en deelnemers onacceptabel, zodat andere bezuinigingsvoorstellen nodig waren. Voor 2012 bleek dat de aansluiting van Rucphen een efficiencyvoordeel opleverde, ter grootte van het te bezuinigen bedrag. Ook voor de jaren daarna zijn door het RAWB bezuinigingen voorgesteld. Dit levert vanaf 2015 wel een verlies van twee arbeidsplaatsen op! In het verslagjaar lag het inhoudelijke accent, net als het jaar ervoor, vooral op de concrete invulling van de speerpunten die zijn genoemd in het Beleidsplan Naast continue aandacht voor de beheers- en behoudsmatige taken bij de archiefverzorging, wil het RAWB zich meer en meer gaan ontwikkelen als een regionaal historisch centrum. Uitbreiding van de digitale dienstverlening en de PR van het RAWB zijn daarbij van belang. In 2011 manifesteerde zich dit onder meer in het organiseren van enkele cursussen, het houden van themamiddagen, het in samenwerking met andere erfgoedinstellingen organiseren van een lezingenreeks en schoolprojecten. Daarnaast lag de focus van het RAWB op de doorontwikkeling van de eind 2010 vernieuwde website hoewel het gebruik van die site voor 't eerst sinds jaren wat terugliep. De diverse grootschalige digitaliseringsprojecten die in 2011 zijn uitgevoerd, zullen deze nieuwe website verder gaan verrijken. In financieel opzicht manifesteren zich in dit boekjaar 2011 nadrukkelijker dan voorheen de effecten van de sinds 2007 door het RAWB gehanteerde nullijn op de exploitatie en de personele kosten. Door het inzetten van het vacaturevoordeel in 2011 kon het toegenomen kostenpeil nog enigszins in de hand worden gehouden. In de junivergadering besloot het bestuur om dat vacaturevoordeel geheel te benutten, maar ondanks deze maatregel sluit 2011 met een negatief saldo van ruim In de jaarrekening wordt daar nader op ingegaan. Met het jaarverslag over 2011 hebben wij een evenwichtige verslaglegging op hoofdlijnen willen realiseren. RAWB West-Brabant J.H.M. Janssen directeur

7 Kerngegevens jaarrekening De gemeenschappelijke regeling "RAWB West-Brabant" is per 1 januari 1998 en is laatstelijk in 2011 gewijzigd bij bestuursbesluit van 3 november. Aan de gemeenschappelijke regeling nemen vier gemeenten en één waterschap deel. Het werkgebied heeft in totaal circa inwoners. Als bestuursorganen treden op: a. het algemeen bestuur b. de voorzitter Bestuursleden Voorzitter Secretaris-penningmeester Leden Adviseur Directeur de heer Ir. P.J. Bons, vertegenwoordiger van Halderberge mevr. M.H.M.R. de Hoon-Veelenturf, vertegenwoordiger van Zundert de heer J.P van Hal, vertegenwoordiger van Etten-Leur de heren W. Denie (tot 1 februari), J. Mans (tot 1 september) en J.P. Klijs (v.a. 3 november), vertegenwoordigers van Moerdijk de heer L.H. van der Kallen, vertegenwoordiger van Waterschap Brabantse Delta mevr.drs. M.H. van den Heuvel-Habraken, provinciaal archiefinspecteur de heer J.H.M. Janssen Totale bijdrage aangesloten deelnemers: Rekening 2010: ,- Begroting 2011 : ,- Rekening 2011 : ,- (na bestemming resultaat) Kosten per inwoner Rekening 2010 : 4,83 Begroting 2011 : 4,89 (geraamd inwoneraantal ) Rekening 2011 : 4,99 (geraamd inwoneraantal ) Aantal doorberekende uren 2011: Tarief doorberekende uren 2011: uur 46,13 (2010: 44,49)

8 Programmaverantwoording Programma Behouden Artikel 3 van de Archiefwet 1995 verplicht de overheidsorganen om hun archieven in goede en geordende staat te bewaren. Om het gebruik van archieven ook voor toekomstige generaties te waarborgen, is het noodzakelijk dat archieven in goede staat worden bewaard. Het RAWB coördineert, begeleidt en controleert daartoe namens de aangesloten gemeenten en het waterschap de externe restauratie van beschadigde archiefbescheiden, zorgt voor het maken van gebruikersduplicaten in digitale vorm en verzorgt de juiste verpakking van de archiefdocumenten in omslagen en archiefdozen. In 2011 zijn diverse archieven voorzien van nieuwe omslagen en archiefdozen. In het verslagjaar zijn voor de gemeente Zundert restauratieprojecten uitgevoerd, zoals beschreven in een eerder door die gemeente vastgesteld meerjaren behoudsplan. De restauratie van de archieven van de gemeenten Etten-Leur, Halderberge en Moerdijk en voor het Waterschap Brabantse Delta is reeds afgerond. In het kader van het meerjaren behoudsplan van de gemeenten Halderberge en Moerdijk is een vervolg gemaakt met de digitalisering van de meest informatierijke archiefbestanden. In het digitaliseringsplan is o.a. beschreven welke bestanden voor digitalisering in aanmerking komen. De notariële archieven en enkele series uit de oude dorps- en schepenbankarchieven gedigitaliseerd, in totaal eenheden. Verder werden in 2011 alle films van het RAWB gedigitaliseerd. Ook archieftoezicht en verwerving van archieven en verzamelingen behoren tot het programma Behouden. Het toezicht (de inspectie) is een wettelijke taak die tot doel heeft om de toekomstige bewaring van relevante overheidsinformatie te borgen. De verwerving heeft eenzelfde doel, namelijk het veilig stellen van niet-overheidsinformatie. Onder informatie zijn in dit verband te verstaan zowel de papieren als de niet-papieren (veelal digitale) documenten. In 2011 zijn geen werkelijke inspecties uitgevoerd. Met de RAWB gemeenten en met de Provinciale Archiefinspectie zijn in de eerste vijf maanden van 2011 audits gehouden op basis van het in juni 2010 verschenen referentiekader RODIN. Doel van die audits was vooral om de stand van zaken m.b.t. de digitale informatiehuishouding in beeld te krijgen en zowel ambtenaren als bestuur zich ervan bewust te laten worden dat het op orde zijn van die digitale informatiehuishouding van essentieel belang is voor zowel de eigen bedrijfsvoering als de democratische controle en de verantwoordingsfunctie. Rode draad bij de vier gemeenten was dat er onvoldoende zicht en grip is op alle digitale informatie in de organisatie. Opslag in open standaards is ook nog geen gemeengoed en een breed gedragen informatiebeleid ontbreekt bij elke deelnemer. Conclusie van RAWB en Provinciale Archiefinspectie was dat de vier gemeenten beslist nog niet 'in control' zijn wat betreft hun digitale informatiehuishouding. Bovendien is er nog geen zicht op duurzame opslag van digitale archieven. Kortom: digitale archivering verdient de volle aandacht van alle betrokkenen en verantwoordelijken in de gemeentelijke organisatie. Het RAWB volgt de ontwikkelingen rond het digitale depot. Er werden in 2011 enkele kleine archieven verworven. In de particuliere sfeer zijn van belang om te melden de verwerving van de archieven van o.a. gilde St. Sebastiaan Oudenbosch, de Christelijk Gereformeerde Kerk Klundert en de collecties Buijs en Peeters. Aanvullingen op overheidsarchieven waren er in 2011 niet. De bereikte effecten van het programma Behouden zijn: verbetering van de materiële staat van de beheerde archieven en verzamelingen een goede bewaring en ontsluiting van de gemeentelijke (digitale) archiefbescheiden Resultaten vs. planning: Onderdeel Planning Resultaat Gerestaureerde archiefstukken Geconserveerde archiefstukken 30 meter 158 meter Verworven archieven 30 meter 4 meter Gewerkte productieve uren

9 Programma Bewerken Het RAWB heeft zich ook in 2011 gericht op het toegankelijk maken (bewerken) van de kernarchieven en het nader toegankelijk maken van informatierijke seriebestanden. De meeste kernarchieven zijn inmiddels afdoende ontsloten door een goede inventaris. Onder de kernarchieven worden verstaan de archieven van de gemeentelijke overheden vanaf ca tot ca Daaronder ook begrepen de archieven van de notarissen, de schepenbanken en de archieven van de voormalige waterschappen. In 2011 werd de bewerking van het archief van het waterschap Vierlinghpolders vervolgd en werd het archief van het gemeentebestuur van Klundert ( ) bewerkt en in een eigentijdse toegang gegoten. De serie bouwvergunningen van Zevenbergen werd eveneens definitief toegankelijk gemaakt. Tevens zijn alle nieuw verworven archieven direct beschreven en toegankelijk gemaakt. Een elftal enthousiaste vrijwilligers was actief met de invoer van gegevens uit de notariële akten en uit de raadsnotulen. De bereikte effecten van het programma Bewerken zijn: verbetering van de toegankelijkheid van de beheerde archieven en verzamelingen beschikbaar komen van toegangen voor het publiek t.b.v. de raadpleging en het gebruik van die archieven en verzamelingen Resultaten vs. planning: Onderdeel Planning Resultaat Toegankelijk gemaakte archieven 75 meter 93 meter Gewerkte productieve uren Programma Benutten Archieven zijn er om gebruikt te worden, om kennis te nemen van de inhoud ervan. De Archiefwet regelt de openbaarheid van de archieven en geeft iedere burger het recht om gratis archieven te raadplegen. Het RAWB bood in 2011 wederom twee mogelijkheden daartoe, namelijk fysieke raadpleging in de studiezaal te Oudenbosch en digitale raadpleging op de website. Die website werd eind 2010 al vernieuwd: de vormgeving werd gemoderniseerd, de functionaliteit werd aanzienlijk uitgebreid en de site werd aangepast aan de webrichtlijnen overheid. Tegelijkertijd ging het RAWB ook over op nieuwe websoftware, wat helaas regelmatig leidde tot storingen en verstoorde functionaliteit. Pas aan het begin van 2011 waren alle problemen naar tevredenheid opgelost. i Op de website zijn naast de toegangen ook de ingescande documenten die nuttig zijn voor stamboomonderzoek en veel foto's online raadpleegbaar. Het aantal bezoekers van de website bedroeg ruim maal. Ruim 90% van de gebruikers van de website is afkomstig uit Nederland. De webstatistiek leert dat onze website steeds vaker wordt gevonden via een internet-zoekmachine, vooral Google. Gebruikers raadplegen de site gemiddeld bijna 17 minuten. Veel bezoekers komen ook regelmatig terug op de website, bijna een derde ervan vaker dan 25 maal in het jaar. ' I De studiezaal was gedurende twee en halve dag per week geopend. Er was sprake van een redelijke stijging van het fysieke archiefbezoek, voornamelijk doordat de bouwvergunningen van Halderberge vaak door klanten werden geraadpleegd. Daarnaast was er veelvuldig sprake van alternatief bezoek aan de studiezaal door schoolklassen (150 leerlingen bezochten het archief), bezoekers van cursussen, lezingen, workshops en rondleidingen. De cursussen "Genealogisch onderzoek op internet" en de cursus ["Huizenonderzoek" waren in het voorjaar erg succesvol, maar de voorjaarseditie van "paleografie" ging niet door wegens onvoldoende belangstelling. Het RAWB participeerde in het voorjaar samen mét het gemeentearchief van Roosendaal en het Mastboomhuis in een lezingenreeks. Deze trok grote belangstelling. In het najaar werd wederom een lezingenreeks georganiseerd, nu samen met hét archief van Roosendaal en het i i i

10 Markiezenhof Bergen op Zoom. De activiteiten trokken veel belangstelling en kregen goede waardering. Dit jaar werd de samenwerking tussen het RAWB en Erfgoed Brabant gecontinueerd en geïntensiveerd en dat leverde een interessant product op: "Jong in Brabant", een onderwijsproject waarin kinderen een video-vergelijking maken tussen hun tijd en de tijd van hun (groot)ouders. Eind oktober werd de eerste film gepresenteerd in Etten-Leur. Voor 2012 staan soortgelijke projecten voor andere gemeenten op het programma. Zoals altijd verstrekte het RAWB adviezen aan deelnemers inzake historische onderwerpen. De bereikte effecten van het programma Benutten zijn: hoog gewaardeerde en zeer goed bezochte website met daarop gratis online raadpleging en inzage van films, foto's en genealogische bronnen - vergroting van de rol en betekenis van het RAWB op het gebied van de promotie en verspreiding van de lokale en regionale historie Resultaten vs. planning: Onderdeel Planning Resultaat bezoeken website bezoeken studiezaal Cultuurhistorische activiteiten Gewerkte productieve uren Programma Algemene Zaken Het bestuur van het RAWB vergaderde in het verslagjaar driemaal. Helaas moest de voorzitter, burgemeester W. Denie van Moerdijk, tussentijds afhaken als bestuurslid. De voorzittersfunctie werd overgenomen door ir. P. Bons, wethouder van Halderberge en als secretaris/penningmeester werd hij opgevolgd door mw. M. de Hoon - Veelenturf, wethouder van Zundert. In november trad de nieuwe burgemeester van Moerdijk, J. Klijs toe tot het RAWB bestuur. Zoals in hoofdstuk 1 van dit Jaarverslag reeds vermeld en toegelicht, stond 2011 vooral in het teken van drie belangrijke items: - de toetreding van de gemeente Rucphen tot het RAWB en de wijziging van de Gemeenschappelijke Regeling - de samenwerkingsplannen tussen West-Brabantse archiefdiensten, en - de bezuinigingsopdracht De formatie van het RAWB was in 2011 onderbezet. De vanwege het vertrek van een ervaren medewerker opengevallen plek werd voorlopig nog niet ingevuld, mede vanwege de onzekerheden over de toekomstige richting van het RAWB. De vacatureruimte bood wel ruimte om een tijdelijke medewerker aan te trekken, die gedurende een halfjaar het interne archiefbeheersysteem van het RAWB heeft gevuld. Dit was extra noodzakelijk, omdat in het eerste kwartaal van 2011 de archiefdepots heringericht zijn. Met het oog op de mogelijke komst van Rucphen maar ook om wat ruimtewinst te realiseren, werd ruim 3,5 kilometer archief verplaatst. De gewijzigde vindplaatsen van alle bestanden zijn verwerkt in het archiefbeheersysteem ABS/Archeion. In 2012 zullen meer relevante beheersgegevens aan dat systeem worclen toegevoegd. De bereikte effecten van het programma Algemene Zaken zijn: gezonde financiële huishouding van RAWB met continuering van fiscale status van belast ondernemer - exploitatie van een efficiënt en modern nieuw archiefgebouw efficiënte inzet van ICT 10

11 Resultaten vs. planning: Onderdeel Planning Resultaat Aantal medewerkers in fte 6,8 6,0 Percentage ziekteverzuim 2,5 % 3.02 % Gasverbruik in m Ca Eiectraverbruik in Kwh Ca Gewerkte productieve uren Recapitulatieoverzicht baten en lasten programma's Behouden Begroting Rekening Lasten Baten Saldo Bewerken Lasten Baten Saldo Begroting 2011 Rekening Benutten Begroting Rekening Lasten Baten Saldo Algemene zaken Begroting Rekening 2011 Lasten Baten Saldo Samenvatting programma's: Totaal Begroting 2011 Rekening 2011 Totaal programma's Bijdrage deelnemers Saldo voor mutatie reserves -/ / Mutaties in reserves Resultaat na mutaties in reserves 0 -/

12 Paragrafen Bij de inwerkingtreding van de Wet dualisering gemeentebestuur zijn de verordeningen conform artikel 212 en 213 van de Gemeentewet door het algemeen bestuur goedgekeurd. In titel 3 van de verordening terzake het financieel beleid zijn de verplichte paragrafen voor de begroting vastgelegd. De paragrafen waaraan in de begroting verplicht aandacht moet worden besteed zijn: Weerstandsvermogen, Onderhoud kapitaalgoederen, Financiering en Bedrijfsvoering. Artikel 26 Besluit Begroting en Verantwoording (BBV) schrijft voor dat in jaarrekening en jaarverslag dezelfde paragrafen opgenomen moeten worden die ook in de begroting opgenomen zijn. Het BBV schrijft daarnaast nog voor dat ook de paragrafen Verbonden Partijen, Grondbeleid en Lokale Heffingen hier dienen te worden opgenomen. Voor het RAWB zijn deze echter niet relevant: het RAWB IS een verbonden partij, aan grondbeleid wordt niet gedaan en er worden geen lokale heffingen geheven. Weerstandsvermogen Het weerstandsvermogen bestaat uit de relatie tussen de weerstandscapaciteit, zijnde de middelen en mogelijkheden waarover het RAWB beschikt om niet begrote kosten te dekken en alle risico's waarvoor geen maatregelen zijn getroffen en die van materiële betekenis kunnen zijn in relatie tot de financiële positie. Het RAWB beschikt over een algemene reserve die kan worden ingezet ter dekking van tegenvallers. Daarnaast zijn er een tweetal bestemmingsreserves die voor specifiek aangeduide lasten zijn bedoeld. De reserve opvang gevolgen uittreden Steenbergen bedraagt per 31 december 2011 ruim en is toereikend om vanaf 2012 t/m 2015 de vervallen laatste bijdrage van Steenbergen in 2007 op te kunnen vangen. De reserve automatisering bedraagt per 31 december 2011 ruim en werd tot en met 2011 ingezet om de kapitaallasten van de investeringen in hard- en software op te vangen alsmede ter dekking van nieuwe investeringen op het gebied van automatisering die uitsluitend maatschappelijk nut hebben. In 2012 zal de reserve zijn uitgeput. De algemene reserve van het RAWB bedraagt per 31 december 2011 circa en dient ter opvang van incidentele tekorten en / of tegenvallers. Onderhoud kapitaalgoederen Het pand aan de Beukenlaan in Oudenbosch is eind mei 2006 in gebruik genomen. In 2011 vonden de reguliere onderhoudswerkzaamheden plaats. Daarnaast waren er diverse storingen, vooral aan de liftinstallatie. Voor de noodzakelijke reparaties is feitelijk geen budget beschikbaar. Hiervoor zal vanaf 2012 budget beschikbaar moeten komen. Bovendien is het RAWB daarom gestart met een herijking van het onderhoud. Dit houdt in dat er in 2012 een update komt van het meerjaren onderhoudsplan, waarbij uitgegaan wordt van een nulmeting, d.w.z. dat de huidige status van het pand vertrekpunt is. Naar verwachting leidt dit tot een verlaging van de jaarlijkse storting in de onderhoudsvoorziening. Hierdoor ontstaat een vrijval voor de jaren waarin reeds die storting heeft plaatsgevonden. Deze vrijval zal dan in 2012 aan de algemene reserve van het RAWB worden toegevoegd. In 2012 zal het RAWB tenslotte het reguliere onderhoud opnieuw aan gaan besteden. Daarin wordt de archiefdienst ondersteund door het Inkoopbureau West-Brabant. Financiering Liquiditeitsplanning De exploitatielasten van het RAWB worden gedekt door bijdragen van de deelnemers. De in de begroting opgenomen bijdrage in het exploitatietekort wordt in twee voorschotten aan de deelnemers in rekening gebracht. Het eerste voorschot ter grootte van 50% van het begrote aandeel dient door de deelnemers te worden voldaan vóór 1 februari; het tweede voorschot ad 50% dient te zijn voldaan vóór 1 augustus van het begrotingsjaar. Omdat de exploitatielasten merendeels gelijkmatig over het kalenderjaar worden uitgegeven ontstaat gedurende het begrotingsjaar een liquiditeitsoverschot dat op een bedrijfsspaarrekening wordt belegd. Het RAWB heeft verder te maken met een financieringsoverschot. Het totaal aan vaste geldleningen en reserves / voorzieningen is hoger dan de 12

13 boekwaarde van de investeringen. Dat overschot aan middelen bedroeg per Per bedraagt het financieringsoverschot Dit tijdelijke financieringsoverschot wordt eveneens op de bedrijfsspaarrekening belegd. F/nanc/'er/'ngisöeftoeffe Omdat het liquiditeitsoverschot van tijdelijke aard is dienen investeringen in de nieuwbouw en in overige uitgaven met een meerjarig economisch nut gefinancierd te worden met vaste geldleningen, waarvan de looptijd wordt gekoppeld aan de afschrijvingstermijn van die activa. Er zijn bij de gemeente Moerdijk vaste geldleningen gesloten voor de financiering van de nieuwbouw en de inrichting daarvan. Verder is een lening gesloten voor de financiering van de vervanging van het netwerk. De kosten van de aanschaf van programmatuur zijn gefinancierd met eigen middelen. Rentevisie, -kosten en -opbrengsten Ten tijde van het opstellen van de begroting 2011 werd verwacht dat de korte rente zou gaan dalen. Als gevolg van de kredietcrisis daalde de rente op korte beleggingen in de loop van 2011 sterk. De rente volgt de besluitvorming daaromtrent van de Europse Centrale Bank. De gemiddelde rente op depositobeleggingen bedroeg in 2011 ± 0,85%. De gemiddelde rente die wij op de bedrijfsspaarrekening ontvingen was 1,75%. De rente voor langlopende leningen bedroeg eind december 2011 tussen 1,9% en 3,85% naar gelang de looptijd van de lening. In de meerjarenramingen gaan we uit van rentekosten over investeringen gebaseerd op het huidige renteniveau. Bedrijfsvoering In artikel 15 van de Verordening op de uitgangspunten voor het financieel beleid en beheer is opgenomen dat in de paragraaf bedrijfsvoering in de begroting aandacht moet worden besteed aan tijdelijke en actuele onderwerpen die aandacht behoeven. Tevens zijn de onderwerpen opgesomd waaraan speciaal aandacht dient te worden gegeven, zoals aantal'personeelsleden, verloop, ziekteverzuim, personeelskosten en kosten inhuur. Daarnaast zijn de huisvesting, automatisering systemen en de kosten daarvan onderwerp van de bedrijfsvoeringsparagraaf. Personeel In 2011 zijn 5 medewerkers in vaste dienst van het RAWB. De medewerker studiezaal is via de regeling ID-banen werkzaam. De formatie bedraagt 6 fte. De openstaande vacature werd voorlopig bevroren; eerst worden de ontwikkelingen rondom eventuele samenwerking en bezuinigingen afgewacht. Voor een halfjaar werd een tijdelijke medewerker ingehuurd. Naast deze formatie krijgt het RAWB hulp van een elftal enthousiaste vrijwilligers. Het ziekteverzuim van het personeel 2011 bedroeg 3 % (2010: 4,7 %). Automatisering De nieuwe website is op 16 oktober 2010 officieel "de lucht in is geigaan". De vormgeving is aangepast en de functionaliteit verbeterd en aanmerkelijk uitgebreid. De website wordt veelal gebruikt door genealogen. Alle voor genealogen relevante registers uit de periode zijn online te raadplegen. Daarnaast functioneert een databestand waarin op persoonsnaam kan worden gezocht en waarbij direct vanuit de gevonden persoon kan worden doorgeklikt. Met name het raadplegen van registers online en de koppeling van de persoonsgegevens aan het register was uniek in Nederland en heeft sindsdien veel navolging gekregen. i Het RAWB biedt bezoekers van onze site vanaf eind 2006 de mogelijkheid om online onze beeldcollecties te raadplegen. Foto's van personen, gebouwen, straten en gebeurtenissen en tal van andere historische afbeeldingen kunnen via een eenvoudige zoekfunctie worden gevonden en bekeken. Elke gemeente heeft zijn eigen beeldcollectie, maar de njiogelijkheid bestaat om ze ook allemaal tegelijk te doorzoeken. In 2009 kwam de langgekoesterde koppeling tussen de beeldbanken van het RAWB en de Film- en Fotobank Noord-Brabant tot stand. De fotocollecties van Zundert en 13

14 Rijsbergen werden volledig beschreven en vanaf 2010 op de website beschikbaar gesteld. Daarmee zijn ruim foto's van de elf voormalige gemeenten nu 24/7 toegankelijk. Het RAWB streeft er al enkele jaren naar om de digitale dienstverlening uit te breiden. Dit moet o.a. zichtbaar worden in een verdere doorontwikkeling van de nieuwe website in de richting van interactie met gebruikers én in een toename van het aanbod aan digitale archieven. In 2011 zijn vele nieuwe digitale documenten beschikbaar gekomen; liefst scans werden aan de website toegevoegd. De kosten voor hosting en opslag namen hierdoor flink toe en gezien de ambitieuze digitaliseringsplannen zullen deze de komende jaren nog verder op gaan lopen. Structurele budgetverhoging is absoluut noodzakelijk. De financiële administratie wordt bijgehouden in het softwarepakket Davilex Account. Rechtmatigheid In het kader van de uitvoering van de begroting is een inventarisatie gemaakt van de interne regelgeving en de vaststelling van een toetsingskader voor de controle van de rechtmatigheid. Vanuit Wet, regelgeving en besluiten is aangegeven welke artikelen van belang zijn en vervolgens op welke processen deze uiteindelijk van invloed zijn. Voor de processen inkoop, verkoop, salarisbetalingen, investeringen, opstellen verantwoording en begroting zijn beschrijvingen gemaakt die dienen als toetsingskader voor rechtmatigheidcontrole. In dit verband is in de vergadering van het algemeen bestuur van 16 maart 2006 de Mandaatregeling van het RAWB aangepast en opnieuw vastgesteld. 14

15 15

16 I Regionaal j i^oaaa^jibaaa! \West-Bvaban\t j : : 2.JAARREKENING 16

17 Inleiding jaarrekening 2011 Inleiding Met deze jaarrekening willen wij verantwoording afleggen over het in 2011 gevoerde financiële beheer. U heeft in de loop van het jaar twee keer een tussentijdse rapportage mogen ontvangen. Daarin bent u zowel organisatorisch als inhoudelijk en financieel op de hoogte gebracht van de belangrijkste ontwikkelingen binnen het RAWB. In deze jaarrekening is rekening gehouden met art. 17 BBV waarin wordt bepaald dat mutaties in reserves né de resultaatbepaling dienen te worden verwerkt. Het boekjaar 2011 sluit met een negatief resultaat vóór mutaties in de reserves van ,-. Na verwerking van de mutaties in de reserves bedraagt het negatieve resultaat over Dit resultaat is vooral het gevolg van de door het RAWB gehanteerde nullijn voor zowel exploitatie- als personeelskosten gedurende de afgelopen vier jaren. Lukte het voorheen nog om met schuiven en kaasschaven de exploitatie sluitend te krijgen, in het afgelopen jaar bleek duidelijk dat de rek er als zodanig uit is. In de begroting zijn de budgetten nog maar toereikend voor de vaste lasten en zijn de buffers verdwenen, zodat incidentele tegenvallers gaan leiden tot overschrijdingen. Dit wreekt zich nadrukkelijk bij de nog immer groeiende kostenpost automatisering / digitalisering. Het actieve beleid heeft geleid tot stijging van hosting- en opslagkosten, daarvoor is in het begin 2009 vastgestelde Informatie Beleidsplan al aandacht gevraagd. De steeds snellere ontwikkelingen op het gebied van digitale informatievoorziening betekenen ook voor het RAWB dat er steeds opnieuw moet worden geïnvesteerd in updating van software, nieuwe software-producten en een voortdurende aanpassing en aanvulling van de eigen website. Bij elkaar hebben deze zaken tot gevolg dat de werkelijke kosten de begroting te boven gaan. Naast de gestegen kosten voor automatisering/digitalisering, zijn ook de personele kosten gestegen. Sinds 2008 wordt in de begroting geen rekening meer gehouden met mogelijke kostenstijgingen van de post personeel. Het bestuur heeft de keuze gemaakt om afwijkingen achteraf te 'repareren'. Dit jaar, 2011, is er sprake van een vrij forse overschrijding van het personeelsbudget. Dat komt o.a. door hogere sociale lasten en een verhoging van zowel eindejaarsuitkering als levensloopbijdrage. Het RAWB heeft deze nadelige financiële ontwikkelingen aan zien komen en in juni een voorstel gedaan aan het bestuur om extra budgetten beschikbaar te stellen ter dekking van de te verwachten overschrijdingen. Hiervoor werd een vacaturevoordeel van circa ingezet. Bijna de helft van dat bedrag werd overigens besteed aan de inhuur van een tijdelijke medewerker. Het bestuur heeft conform de gedane voorstellen besloten. Hiermee konden in ieder geval de meerkosten sterk worden gereduceerd. In de toelichtingen op de programmarekening wordt hierop nader ingegaan. Uiteindelijk is er voor 2011 dus toch een nadelig resultaat van ruim Na aftrek van de hiervoor genoemde extra budgetten (juni-besluit bestuur) bestaat dit bedrag in hoofdzaak uit kosten, die niet of nauwelijks te beïnvloeden waren voor het RAWB, met name kosten op de post personeel! Daarnaast viel o.a. het renteresultaat op de bedrijfsrekening bijna lager uit dan begroot. Om het negatieve resultaat te dekken stellen wij voor om de reserves te benutten. Om het fiscaal ondernemerschap van het RAWB te behouden is deze dekkingswijze vereist. De reserves zijn voor 2011 nog gescheiden in een algemene - en twee bestemmingsreserves, t.w. automatisering/digitalisering en 'uittreding Steenbergen'. Begin 2012 heeft het bestuur al besloten om deze samen te voegen tot één algemene reserve. Hoewel het nu dus lijkt dat reserves geheel worden opgenomen voor dekking van het tekort over 2011, zal door het genoemde bestuursbesluit de algemene reserve in 2012 toch een positief saldo hebben. Bovendien zal, zoals in de paragraaf 'Onderhoud kapitaalgoederen' in het jaarverslag is uitgelegd, een verwachte vrijval van de onderhoudsvoorziening de algemene reserve aanvullen, waardoor er voldoende buffer wordt opgebouwd om voor- en nadelige saldi met de reserves te verrekenen en daarmee de fiscale status van ondernemer veilig te stellen. In het hierna opgenomen (fictief) verrekenoverzicht treft u een opstelling aan van de bijdrage per deelnemer vóór bestemming van het saldo Afgezet tegen het over 2011 in rekening gebrachte 18

18 voorschot kunt u per deelnemer het bedrag terugvinden dat verrekend zou worden als niet met de voorgestelde dekking van het saldo zou zijn ingestemd. > deelnemers bijdrage 2011 voor mutaties aandeel mutaties in reserves bijdrage 2011 na mutaties bijdrage 2011 voorschot Saldo 2011 Etten-Leur , ,86- ^ , , ,70 Halderberge _i78.518^ , , , ,86 Moerdijk , , , , ,73 Zundert , ,31- '79.854, , ,65 Brabantse Delta ,85 940, , , , , , , , ,97 Bovenstaande verdeling van het saldo van de exploitatielasten en -baten over de deelnemers vindt plaats op basis van een verdeelsleutel. Vanaf het begrotingsjaar 2006 is deze gewijzigd. Er wordt nu een verdeelsleutel gehanteerd, die gebaseerd is op de afgesproken verdeling ten tijde van het besluit tot continueren van het RAWB en is gerelateerd aan het aantal m1 archief in beheer. Deze verdeelsleutel is overigens met ingang van het begrotingsjaar 2012 wederom aangepast. De verdeling voor 2011 is als volgt: > Etten-Leur Halderberge Moerdijk Zundert Brabantse Delta totaal 19,02 % 25,84 % 34,58 % 11,74% 8.82 % 100,00% Ondernemerschap voor de omzetbelasting Naar aanleiding van een ingesteld boekenoverzicht over de jaren heeft de inspectie omzetbelasting in januari 2006 geconcludeerd dat de vrijstellingsbepaling van artikel 11 lid 1 letter u van de wet omzetbelasting niet op het RAWB van toepassing is. Het RAWB maakt fiscaal gezien winst of verlies doordat de bijdrage van de deelnemers niet wordt beperkt tot het aandeel in de kosten van de exploitatie. Dat houdt in dat het RAWB belast ondernemer is voor de omzetbelasting en als gevolg daarvan alle in rekening gebrachte omzetbelasting mag verrekenen. 19

19 Programmarekening Raming begrotingsjaar voor wijziging Raming begrotingsjaar na wijziging Realisatie begrotingsjaar Programma Baten Lasten Saldo Baten Lasten Saldo Baten Lasten Saldo Behouden Bewerken Benutten Algemene zaken Subtotaal programma's Algemene dekkingsmiddelen Bijdragen deelnemers Resultaat voor bestemming Toevoeging / onttrekking Programma Behouden Programma Bewerken Programma Benutten Programma Algemene Zaken o o Subtotaal mutaties reserves Resultaat na bestemming

20 Balans per 31 december 2011 ACTIVA Omschrijving J )_ J L Vaste activa Immateriële vaste activa Kosten sluiten geldleningen , ,01 Materiële vaste activa Investeringen met economisch nut , ,65 Financiële vaste activa Leningen u/g , ,00 Totaal vaste activa , ,66 Vlottende activa Uitzettingen korter dan één jaar Overige vorderingen 2.681,02 344,58 Liquide middelen Bank- en girosaldi Kas Overlopende posten Nog te ontvangen bedragen Vooruitbetaalde bedragen Kruispost kasafdracht , ,30 209,85 44, , , , ,45 57,50 Totaal vlottende activa , ,45 Totaal generaal , ,11 21

21 PASSIVA Omschrijving M. i L Vaste passiva Eigen yermogen Algemene reserve 5.451, ,04 Bestemmingsreserves , ,12 Te bestemmen resultaat , ,13- Voorzieningen Onderhoud gebouw en inventaris , ,30 Vaste schulden - Kapitaalverstrekking gem. Moerdijk , ,03 Totaal vaste passiva , ,36 Vlottende passiva Netto ylottgnde schuld^ - Overige schulden 3.734, ,83 Overlopende posten - Vooruitontvangen bedragen - Nog te betalen bedragen , ,92 Totaal vlottende passiva , ,75 Totaal generaal , ,11 22

22 Grondslagen van de financiële verslaglegging Inleiding Onderstaande samenvatting van de grondslagen, waarop de financiële verslaglegging is gebaseerd, is bedoeld als leidraad voor een juiste interpretatie van de financiële overzichten. De jaarrekening is opgemaakt met inachtneming van de voorschriften die het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten daarvoor geeft. Algemene grondslagen voor het opstellen van de jaarrekening De waardering van de activa en passiva en de bepaling van het resultaat vindt plaats op basis van historische kosten. Tenzij bij het betreffende balanshoofd anders is vermeld worden de activa en passiva opgenomen tegen nominale waarden. De baten en lasten worden toegerekend aan het jaar waarop zij betrekking hebben. Personeelslasten worden in principe toegerekend aan het boekjaar waarop ze betrekking hebben. Als gevolg van het formele verbod op het opnemen van voorzieningen c.q schulden uit hoofde van jaarlijks terugkerende arbeidskostengerelateerde verplichtingen van vergelijkbaar volume worden sommige personeelskosten echter toegerekend aan het jaar waarin de uitbetaling plaatsvindt. Er is geen voorziening opgenomen voor arbeidskostengerelateerde verplichtingen of op andere wijze een verplichting opgenomen. Balans Vaste activa Immateriële vaste activa In afwijking van het bepaalde in de verordening art. 212 heeft het bestuur bij de vaststelling van de jaarrekening 2005 besloten de afsluitprovisie van de lening voor de nieuwbouw in 40 jaar annuïtair af te schrijven. Materiële vaste activa I De activa zijn gewaardeerd tegen historische uitgaafprijs vermindevd met de afschrijvingen. De investeringen in de nieuwbouw worden wat het gebouw en depotstellingen betreft annuïtair afgeschreven in 40 jaar. De investeringen in de inrichtingskosten van de nieuwbouw worden afgeschreven in 15 jaar lineair. I j De gehanteerde afschrijvingstermijnen bedragen in jaren: i Stichtingskosten nieuwbouw 40 jaar annuïtair Inrichtingskosten nieuwbouw 15 jaar lineair Computernetwerk en programmatuur 5 jaar lineair Financiële vaste activa De financiële vaste activa zijn gewaardeerd tegen nominale waarde. Vlottende activa De vlottende activa zijn gewaardeerd tegen nominale waarde. De risico's op kortlopende vorderingen kunnen als verwaarloosbaar worden beschouwd. 23

23 Reserves De algemene reserve is ontstaan uit enkele voormalige bestemmingsreserves die zijn opgeheven. De bestemmingsreserve automatisering is gevoed uit eerdere rekeningoverschotten en zal worden aangewend ter aanvulling van de website en ter dekking van investeringen met maatschappelijk dan wel economisch nut. De reserve opvang gevolgen uittreden Steenbergen is gevoed uit de exploitatie 2004 en is bedoeld om de teruglopende bijdrage van Steenbergen te kunnen opvangen. Voorzieningen De voorziening onderhoud gebouw en inventaris is gebaseerd op het meerjaren onderhoudsplan. De jaarlijkse storting is gebaseerd op een reeks van 19 jaren ten rekenen vanaf Per jaar wordt gestort. De werkelijke kosten worden ten laste van de onderhoudsvoorziening gebracht. Langlopende schulden en vlottende passiva De langlopende schulden en vlottende passiva zijn gewaardeerd tegen nominale waarde. Grondslagen voor resultaatbepaling Het saldo van lasten en baten is berekend op basis van het stelsel van lasten en baten. Dat houdt in dat de kosten en opbrengsten verantwoord worden in het boekjaar waarop zij betrekking hebben. In de jaarrekening is zoveel mogelijk met verplichtingen rekening gehouden. Eventuele afwikkelingsverschillen worden in het volgende boekjaar functioneel verantwoord. De verdeling van de kostenplaats personeelskosten is gebaseerd op de door de werknemers werkelijk gemaakt uren in 2011 en op die basis doorberekend aan de producten. 24

24 Toelichting op de programmarekening In dit deel van de jaarrekening presenteren wij u de belangrijkste verschillen tussen de realisatie en de begroting na wijziging over het boekjaar De analyse vindt plaats voor ieder afeonderlijk deel van de programmarekening. Programma Behouden Lasten Baten Resultaat voor bestemming Toevoeging/onttrekking reserves Resultaat na bestemming Realisatie Begroting 2011 na wijziging Begroting 2011 voor wijziging Het nadelig resultaat op het programma Behouden bedraagt Dit verschil wordt veroorzaakt door: Hogere doorbelasting van de kostenplaats personeelslasten Nadelig Hogere uitgaven conservering en restauratie Nadelig Doorbelasting kostenplaats personeelslasten: Het nadelig verschil wordt enerzijds veroorzaakt doordat het aanta werkelijk doorbelaste formatieve uren 80 uur hoger uitkwam dan begroot (620 t.o.v. 540 uur); Daarblij kwam het werkelijke tarief van de uren 1,39 lager uit dan begroot. Uitgaven conserveringsmateriaal: In 2011 is voor meer aan conserveringsmateriaal zoals dozen en omslagpapier besteed dan was geraamd. Daarnaast werd 800 uitgegeven aan gammastraling. In de begroting was daarmee geen rekening gehouden. In juni werd door een bestuursbesluit eén extra krediet van toegekend, waardoor de netto overschrijding uitkomt op 300. Programma Bewerken Lasten Baten Resultaat voor bestemming Realisatie Begroting 2011 na wijziging ! Begroting 2011 voor wijziging Toevoeging/onttrekking reserves Resultaat na bestemming Het nadelig resultaat op het programma Bewerken bedraagt Dit verschil wordt veroorzaakt door: Hogere doorbelasting van de kostenplaats personeelslasten Nadelig Hogere kosten externe indicering 300 Nadelig Doorbelasting kostenplaats personeelslasten: i Het nadelig verschil wordt veroorzaakt doordat het werkelijke bestede aantal uren 451 uur hoger uitkwam dan begroot (2.551 to.v ). Daartegenover kwam hét tarief formatieve uren 1,39 lager dan begroot. 25

25 Programma Benutten Lasten Baten Resultaat voor bestemming Realisatie Begroting 2011 na wijziging Begroting 2011 voor wijziging Toevoeging/onttrekking reserves Resultaat na bestemming Het voordelig resultaat op het programma Benutten bedraagt Dit verschil wordt veroorzaakt door: Lagere doorbelasting van de kostenplaats personeelslasten Voordelig Overige verschillen Voordelig Doorbelasting kostenplaats personeelslasten: Het verschil wordt veroorzaakt doordat het aantal werkelijk doorbelaste formatieve uren 725 uur lager uitkwam dan begroot (4.475 t.o.v uur). Daartegenover kwam het werkelijke tarief 1,39 lager uit dan begroot. Overige verschillen Het gaat om een aantal geringe verschillen ten opzichte van de begrote bedragen. Aan PR en educatiemateriaal werd minder uitgegeven dan geraamd terwijl we ook nog hebben kunnen doorbelasten aan derden wegens educatieve activiteiten. Verder werd in 2011 ruim 800 meer ontvangen aan doorberekende kosten van onderzoek. De overige baten en lasten op het programma benutten kwamen per saldo 300 nadeliger uit dan begroot. Programma Algemene Zaken Lasten Baten Resultaat voor bestemming Realisatie Begroting 2011 na wijziging Begroting 2011 voor wijziging Toevoeging/onttrekking reserves Resultaat na bestemming Het nadelig resultaat op het programma Algemene Zaken voor bestemming bedraagt Dit verschil wordt veroorzaakt door: Hogere doorbelasting van de kostenplaats personeelslasten Nadelig Hogere kosten interne automatisering Nadelig Lagere renteopbrengst spaarrekening Nadelig Hogere kantoorbenodigdheden Nadelig Overige verschillen Nadelig Doorbelasting kostenplaats personeelslasten: Het verschil wordt enerzijds veroorzaakt doordat het aantal werkelijk doorbelaste formatieve uren 299 uur hoger uitkwam dan begroot (1.299 t.o.v uur). Daartegenover kwam het werkelijke tarief 1,39 lager uit dan begroot. 26

26 Kosten interne automatisering: Hiervoor werd in geraamd, terwijl de uitgaven ruim bedroegen. De kosten van webhosting en opslag bedroegen alleen al Daarnaast zijn kosten gemaakt voor v Inkoop ticketuren 3.375,- v Kosten ABS Archeion ,- s Integratie bestanden Rucphen ,- v Aanpassing website notariële akten ,- v Beheer netwerk en overige ,- In de junivergadering heeft het bestuur van het RAWB ingestemd met besteding van een deel van de vacatureruimte van een voormalig medewerker ten behoeve van de gestegen kosten van automatisering. Een extra krediet van kwam zodoende beschikbaar. In de begroting 2012 en volgende zal deze post worden bij geraamd. Rente spaarrekening De rente op de spaarrekening is als gevolg van teruglopende rente in 2011 ruim lager uitgevallen dan geraamd. Kantoorbenodigdheden In de begroting 2011 is rekening gehouden met een gemiddelde aanschaf van kantoorbenodigdheden tot een bedrag van In 2011 werden o.a. in verband met de toetreding van Rucphen extra legborden tb.v. het depot aangeschaft. Met die aanschaf was in de begroting geen rekening gehouden. In juni werd door een bestuursbesluit een extra krediet van toegekend, waardoor de netto overschrijding uitkomt op 800. Overige verschillen De overige voor- en nadelige verschillen op het programma algemene zaken bedroegen per saldo nadelig. 27

27 Toelichting op de balans Activa Vaste act/va Immateriële vaste activa De post immateriële vaste activa bestaat uit: Boekwaarde ultimo Kosten afsluiten geldleningen Totaal , , , ,00 Het onderstaande overzicht geeft het verloop weer van de immateriële vaste activa gedurende het jaar 2010: Boekwaarde Investeringen Afschrijvingen Boekwaarde Kosten sluiten geldleningen ,00 0,00 151, ,00 Totaal ,00 0,00 151, ,00 Materiële vaste activa De materiële vaste activa bestaan uitsluitend uit investeringen met economisch nut. En kunnen als volgt worden onderverdeeld: Boekwaarde ultimo Bedrijfsgebouwen Machines, apparaten en installaties Totaal , , , , , ,00 Het onderstaande overzicht geeft het verloop van de boekwaarde van de investeringen met economisch nut weer: Boekwaarde Investeringe n Afschrijvingen Boekwaarde Bedrijfsgebouwen ,00 0, , ,00 Machines, apparaten en installaties ,00 0, , ,00 Totaal ,00 0, , ,00 Financiële vaste activa Het verloop van de financiële vaste activa gedurende het jaar 2010 wordt in onderstaand overzicht weergegeven: Boekwaarde Investeringen Afschrijvingen/ aflossingen Boekwaarde Overige langlopende leningen ,00 0,00 0, ,00 Totaal ,00 0,00 0, ,00 28

28 Vlottende activa Uitzettingen korter dan één jaar Saldo Voorziening oninbaarheid Saldo Overige vorderingen 2.681,00 0,00 345,00 Totaal 2.681,00 0,00 345,00 Liquide middelen Het saldo van de liquide middelen bestaat uit de volgende componenten: Kassaldo Banksaldi Totaal , , , , , ,00 Overlopende activa De post overlopende activa kan als volgt onderscheiden worden: Vooruitbetaalde bedragen 9.577, ,00 Nog te ontvangen bedragen 9.698, ,00 Kruispost kasafdracht 0,00 58,00 Totaal , ,00 Passiva Vaste passiva Eigen vermogen Het in de balans opgenomen Eigen Vermogen bestaat uit de volgende posten: Algemene reserve Bestemmingsresen/es: overige bestemmingsreserves Eigen vermogen voor bestemming Resultaat na bestemming Totaal , , ,00 -/ , , , , ,00 -/ , ,00 Het verloop in 2011 wordt in onderstaand overzicht per reserve weergegeven. Reserves Saldo Toevoeging Onttrekking Bestemming resultaat 2010 Vermindering tbv dekking afschrijvingen Saldo Algemene reserve ,00 0,00 0, OOO 5.452,00 Automatisering ,00 0,00 0,00 i , , ,00 Opvang uittreden Steenbergen ,00 0, , ,00 Totaal ,00 0, , , , ,00 Aan de reserve automatisering werd 1.250,- onttrokken ter dekking van kapitaallasten van aangeschafte programmatuur. Conform de besluitvorming bij de jaarrekening 2010 werd het nadelig 29

29 resultaat 2010 ad ,- tot een bedrag van 6.838,- tl.v. de algemene reserve gebracht en voor een bedrag van tl.v. de reserve automatisering. Tenslotte werd conform de begroting een bedrag van 9.417,- onttrokken aan de reserve opvang uittreden Steenbergen. Voorzieningen De in de balans opgenomen voorzieningen bestaan uit de volgende posten: Onderhoud gebouw en inventaris Totaal , , , ,00 Het verloop in 2011 wordt in onderstaand overzicht per voorziening weergegeven. Voorzieningen Onderhoud gebouw en inventaris Totaal Saldo , ,00 Toevoeging , ,00 Onttrekking , ,00 Saldo , ,00 In 2006 is voor het RAWB een meerjaren onderhoudsplan gebouw opgesteld. Het jaarlijkse onderhoud kent vaste lasten (de onderhoudscontracten), variabele lasten (klein onderhoud en kleine periodieke aanschaffingen) en incidenteel onderhoud. In de meerjarenraming is dat incidentele onderhoud eveneens in kaart gebracht. Daaruit blijkt dat in de jaren 2016, 2019 en 2021 hoge kosten te verwachten zijn. Met name om die lasten adequaat op te vangen is vanaf 2007 een onderhoudsvoorziening ingesteld. Voor het onderhoud over de periode wordt een totaal bedrag van ,00 aan onderhoudskosten verwacht. Deze kosten worden evenredig over de betreffende periode van 19 jaar in de onderhoudsvoorziening gestort ofwel jaarlijks een bedrag van (afgerond) ,00. Vaste schulden met een looptijd langer dan één jaar Saldo Vermeerderingen Aflossingen Saldo Onderhandse leningen ,00 0, , ,00 Totaal ,00 0, , ,00 De rentelast van de vaste schulden 2011 bedroeg ,00 Vlottende passiva Onder de vlottende passiva zijn opgenomen: Schulden < 1 jaar Overlopende passiva Totaal , , , , , ,00 De in de balans opgenomen kortlopende schulden kunnen als volgt worden gespecificeerd: Bank- en girosaldi Overige schulden Totaal , , , , , ,00 De belangrijkste schuld per balansdatum betrof de 2e termijn van de kosten van aanpassing van de website tot een bedrag van 2.678,00. Per 31 december 2010 was de afdracht loonheffing december 2010 begrepen van Dat verklaard grotendeels het verschil met het balanssaldo per 21 december. 30