Interne controle rechtmatigheid 2014 Gemeente Marum. Controleverslag

Transcriptie

1 Interne controle rechtmatigheid 2014 Gemeente Marum Controleverslag 16 juni 2015

2 Inhoudsopgave 1 Inleiding Opzet en uitvoering Uitkomsten uitgevoerde rechtmatigheidscontroles Inkoop en aanbesteding Europese regelgeving Inkoop en aanbesteding Aanbestedingswet Belastingen (OZB, afvalstoffenheffing, reinigingsrecht en rioolheffing) Subsidies (uitgaande) Vergunning Wabo Leerlingenvervoer Salarissen Reserves en voorzieningen Secretarieleges Treasury Grafrechten Begrotingsconformiteit WMO Kwantificering van de uitkomsten Accountant... 16

3 1 Inleiding Vanaf het boekjaar 2004 moet op grond van artikel 213 Gemeentewet een getrouwheidsonderzoek naar de jaarrekening en een rechtmatigheidsonderzoek worden verricht. Dit betekent dat de accountant zowel een getrouwheidsoordeel over de jaarrekening als geheel, als een rechtmatigheidsoordeel over de totstandkoming van de baten, lasten en balansmutaties moet geven. Bij het rechtmatigheidsoordeel gaat het om de vraag of deze baten, lasten en balansmutaties in overeenstemming met wet- en regelgeving tot stand zijn gekomen. Het betreft alleen de financiële rechtmatigheid, niet over bijvoorbeeld juridische rechtmatigheid. Richtinggevend voor het rechtmatigheidsonderzoek is het normenkader. De regelgeving die opgenomen is in het normenkader dient minimaal eens in de drie jaren getoetst te worden. De omvang van de geldstromen bepalen in belangrijke mate de prioriteitstelling voor de uit te voeren werkzaamheden. Op basis hiervan is, in overleg met de accountant, besloten een aantal processen jaarlijks te controleren en andere elke drie jaar. Het roulatieschema met betrekking tot de te onderzoeken processen is vastgelegd in het intern controleplan. In het intern controleplan zijn de kaders voor de rechtmatigheidscontrole beschreven. Het plan dient ter ondersteuning en vastlegging van de uitvoering van de controlewerkzaamheden. De uitkomsten van de rechtmatigheidscontrole over 2014 zijn vastgelegd in dit verslag. Interne controle rechtmatigheid

4 2 Opzet en uitvoering De opzet van de interne controle staat in Controleplan De onderstaande tabel geeft de onderzochte processen weer, met de omvang van de onderzochte steekproef. De uitvoering van de controle staat nauwkeuriger beschreven in de betreffende onderdelen van de rapportages over elk deelgebied. Proces Frequentie Omvang steekproef Begrotingsconformiteit Kwalitatieve analyse van alle programma s overeenkomstig getrouwheidsonderzoek Belastingen (OZB, riool, Vaak per dag 25 afval) Grafrechten Wekelijks 5 Grondexploitatie Huisvesting onderwijs 80/20 regel indien van toepassing Alle aanvragen Inkoop Aanbestedingswet Vaak per dag 25 Inkoop Europese aanbesteding Leerlingenvervoer Dagelijks 20 Leges Wabo Dagelijks 20 Marktgelden Kwartaal 5 Alle crediteuren exclusief BTW > 25% van de drempelwaarde of > 100% van de drempelwaarde over de vier voorgaande jaren Markt en overheid M&O-beleid Kwalitatieve toetsing van het beleid Kwalitatieve toetsing van het beleid Reserves en voorzieningen De 10 grootste mutaties in de reserves en de voorzieningen Salarissen Wordt uitgevoerd door gemeente Zuidhorn (samenwerkingsverband salarisadministratie) Secretarieleges Vaak per dag 25 Subsidies Wekelijks 80/20-regel 3 jaars-roulatie 5 Treasury Alle aangegane en verstrekte geldleningen WMO 25, naar rato te verdelen over de categorieën verstrekkingen j Interne controle rechtmatigheid

5 Uitkomsten Bij het beoordelen van de dossiers is een aantal oordelen te onderscheiden: Onzeker Het betreft de dossiers die niet aan de betreffende wet- en regelgeving getoetst konden worden aangezien het betreffende dossier niet alle informatie bevatte om een volwaardige toets uit te kunnen voeren. Rechtmatig Het betreft de dossiers die voldoen aan de relevante wet- en regelgeving. Financieel onrechtmatig Het betreft de dossiers die niet aan de betreffende wet- en regelgeving voldoen. Het niet voldoen aan de wet- en regelgeving kan financiële consequenties hebben (gehad). De financiële onrechtmatigheden zijn op te splitsen in onherstelbare en herstelbare onrechtmatigheden. Fouten zijn door de gemeenteraad herstelbaar als er sprake is van niet (zichtbaar) naleven van de interne interne regelgeving. Niet (zichtbaar) naleven van de externe regelgeving is onherstelbaar. Formeel onrechtmatig De accountant vermeldt deze rechtmatigheidsfouten wel in zijn verslag, maar ze hebben geen gevolg voor het rechtmatigheidsoordeel. Interne controle rechtmatigheid

6 3 Uitkomsten uitgevoerde rechtmatigheidscontroles Per onderzocht proces worden hieronder de belangrijkste uitkomsten van de rechtmatigheidscontroles weergegeven. 3.1 Inkoop en aanbesteding Europese regelgeving Aan de hand van de geïnvesteerde bedragen voor 2014 en het exploitatieoverzicht vanuit de financiële administratie is een selectie gemaakt op saldi van de crediteuren boven de ,- inclusief btw. Deze lijst is gecontroleerd op naleving van de Europese drempelbedragen ( voor leveringen en diensten en voor werken te rekenen over vier jaar ). Indien de drempel overschreden wordt, is gecontroleerd of Europese aanbesteding heeft plaatsgevonden De interne controle heeft geen rechtmatigheidsfouten opgeleverd. De accountant heeft het interne onderzoek gevalideerd, om vast te stellen of Marum volgens de aanbestedingsregels gehandeld heeft en, wanneer dat aan de orde zou zijn, om vast te stellen wat de omvang is van de niet volgens de Europese regels ingekochte werken, leveringen en diensten. De gemeente Marum heeft in 2014 rechtmatig gehandeld op het gebied van Europees aanbesteden. De gemeente heeft zich echter niet gehouden aan de voorwaarden voor de inkoop van zogenaamde 2b-diensten voor de detachering en de inhuur van personeel. Het betreft drie crediteuren met een totale waarde van inclusief BTW over het boekjaar Voor deze diensten geldt een verlicht regime op grond van het Besluit Aanbestedingsregels voor Overheidsopdrachten (BAO). De gemeente hoeft voor deze diensten geen Europese aanbesteding in gang te zetten, maar moet zich wel aan een aantal voorwaarden houden, te weten : Het gebruik van de juiste technische specificaties in de documenten die bij de aanbesteding horen, zodat niet bij voorbaat bepaalde dienstverleners worden uitgesloten van deelname. Achteraf een bericht van gunning van de opdracht sturen aan het Bureau voor Officiële Publicaties van de EG. Het gaat hierbij echter om het niet naleven van formele procedures en niet om onrechtmatige aanbestedingen. De accountant adviseert de gemeente wel in het vervolg rekening te houden met deze voorwaarden. 3.2 Inkoop en aanbesteding Aanbestedingswet De gemeente kent geen formele beheersmaatregelen die conformiteit aan de regelgeving afdwingen. De rechtmatigheid wordt uiteindelijk geborgd door de kennis en de ervaring van de behandelend ambtenaar en de hiërarchie van de organisatie, ondersteund door : Informatiebijeenkomsten over de regelgeving van de Aanbestedingswet en de Gids proportionaliteit. De verwerking van deze regelgeving in de aanbestedingsmodellen/documenten. Het opstellen van het IAW. Het opstellen van het inkoophandboek door het Inkoopbureau ( januari 2015 nog in concept ). Uit de financiële administratie worden vijfentwintig contracten geselecteerd. Vervolgens worden de volgende stukken verzameld en getoetst: Het inkoopmeldformulier. Interne controle rechtmatigheid

7 Het besluit van b. en w. over de aanbesteding. Het bestek. Het proces verbaal van aanbesteding Het besluit van b. en w. over de gunning. De nacalculatie. 1. Aan slechts = 60 crediteuren zijn betalingen gedaan voor een totaal groter dan EUR Daarvan is een behoorlijk deel ( = 33) niet relevant voor de onderhavige rechtmatigheidstoetsing omdat het gaat om: 1. doorbetaling van rijksgelden; 2. subsidie; 3. contracten boven de Europese aanbestedingsdrempel; 4. betalingen voor onroerend goed. 2. In feite vinden twee toetsingen plaats. Voorafgaand aan de toetsing aan het toetsingskader wordt van de crediteuren met een jaartotaal groter dan EUR beoordeeld of sprake is van een toetsbare crediteur of niet. 3. Van de investeringen is ook een aantal crediteuren in de steekproef opgenomen waarvan het jaartotaal kleiner is dan EUR , vanuit de veronderstelling, dat mogelijk sprake is van termijnbetalingen voor opdrachten die zich over meer dan één jaar uitstrekken. 4. Bij de gunning van de opdracht relining riolering Molenweg is een rechtmatigheidsfout geconstateerd van Het Inkoop- en Aanbestedingsbeleid Westerkwartier (IAW) is niet volledig nageleefd. Omdat dit een aanvullende opdracht was op een bestaande opdracht, had in een aanvullend B&Wvoorstel met een beroep op de hardheidsclausule in het IAW de afwijking van het IAW beargumenteerd moeten worden. 5. In de steekproef is een aantal posten opgenomen met betalingen met betrekking tot gedetacheerd personeel. Hierin gaan grote bedragen om, echter dit betreft voor een groot deel salariskosten, welke geen werk, levering of dienst zijn, en slechts een klein deel betalingen aan de detacheerder. Deze ontvangt doorgaans een percentage van een maandsalaris als vergoeding. 6. Een groot aantal geldstromen had zijn oorsprong in 2013 of eerder en was daarom niet relevant voor de toetsing. 7. De gang van zaken rond de opdrachten in het kader van het onderhoudsprogramma wegen is illustratief voor de invloed van de praktijk op de werking van het inkoopbeleid. In 2014 mocht voor EUR aan onderhoud worden besteed. Hiervoor zijn 10 projecten geselecteerd. Na de bepaling van het programma ( aan de hand van de onderhoudstoestand ) wordt een begroting van de onderdelen gemaakt, waarna het programma als advies aan B&W wordt voorgelegd. Daarna wordt voor elke opdracht een bestek gemaakt, dat wordt aanbesteed. In verband met de beschikbare capaciteit voor werkvoorbereiding, tekenaar en directie worden de onderdelen van het programma doorgaans op elkaar volgend voorbereid, uitbesteed en uitgevoerd. De voorbereiding van de bestekken kwam in het voorjaar van 2014 echter de knel door beperkte tekencapaciteit. Daarop is besloten een deel van de opdrachten, waarvoor geen specialistische kennis nodig was, in regie uit te voeren, wat wil zeggen, dat de gemeente optreedt als uitvoerder en risicodrager. Op deze manier kon de gemeente de besteksfase overslaan en op basis van een globale werkomschrijving capaciteit reserveren bij aannemers en deze naar bevind van zaken inzetten bij de uitvoering van een project. Een dergelijke werkwijze is niet voorzien in het IAW. Het is ook niet strijdig met het IAW, noch met de Aanbestedingswet. Wel bestaat het gevaar dat, in strijd met de geest van de wet Interne controle rechtmatigheid

8 ( toegang tot de markt voor overheidsopdrachten voor alle gegadigden ) een symbiose ontstaat tussen de gemeente en één aannemer hoezeer de werkwijze vanuit de praktijk gezien te rechtvaardigen is. Hierop is met rechtmatigheidsonderzoek geen vinger te leggen. 8. Het Bureau inkoop Westerkwartier is bij veel van de onderzochte opdrachten niet betrokken, ook al is dit een voorwaarde in het IAW. Dit is echter geen rechtmatigheidsfout, omdat er geen sanctie aan verbonden wordt. 9. Sommige soorten contracten, zoals die voor verzekeringen en computersoftware, worden jaarlijks verlengd. Eens zo'n contract is gesloten, is mededinging voor lange tijd uitgesloten. Het IAW noch de Aanbestedingswet stellen hier grenzen aan. De aanbestedingswet beoogt, evenals de Europese richtlijn voor de aanbesteding van overheidsopdrachten, de toegang van alle mogelijke gegadigden tot de overheidsopdrachten te waarborgen. Hiervoor zijn een aantal uitgangspunten geformuleerd en uitgewerkt in de Gids proportionaliteit, zoals proportionaliteit, gelijke behandeling, transparantie en objectiviteit. De gemeente Marum heeft als beleid om in het eigen belang een zo goed mogelijke prijs / kwaliteitsverhouding te bedingen binnen deze kaders van de wet en de gids. Met nadruk is het beleid in praktische zin erop gericht om dit te bereiken op lokaal en regionaal schaalniveau. De gemeente heeft vanwege haar eigen, geringe grootte meestal opdrachten van beperkte omvang aan te besteden. Samen met de wens de opdrachten te gunnen aan lokale en regionale aanbieders leidt dit ertoe om de markt door middel van meervoudig onderhandse aanbesteding te benaderen. Binnen deze context vindt aanbesteding plaats naar de letter en in de geest van de wet en zijn beginselen. Aanbevelingen 1. In de proceduretest de stap opnemen van de toetsing van de relevantie van een crediteur voor de rechtmatigheidscontrole. 2. In het format van het B&W-voorstel de voorwaarden opnemen waaraan een opdracht voor een werk, een levering of dienstverlening moet voldoen, te weten: 1. Social return; 2. Duurzaamheid; 3. Samenvoeging en splitsing; 4. Toepassing ARW 2012; 5. Betrokkenheid BIW; 6. Toepassing hardheidsclausule. 3.3 Belastingen (OZB, afvalstoffenheffing, reinigingsrecht en rioolheffing) Het opleggen van heffingen gebeurt via een sterk geautomatiseerd proces. De controles hebben plaatsgevonden aan de hand van de beschikkingen. De omvang van de steekproef bedraagt 25 waarnemingen met een totaalbedrag van ,25. Er zijn geen onrechtmatigheden geconstateerd. De aanslagen zijn rechtmatig opgelegd. 3.4 Subsidies (uitgaande) De controle vindt plaats aan de hand van een lijst van de verstrekte subsidies uit CiVision Middelen. Geselecteerd voor controle worden: - van de subsidies die, gesorteerd van grote naar kleine bedragen, 80% van het totale subsidiebedrag uitmaken; - subsidies die de voorgaande drie jaren niet zijn gecontroleerd, tenzij bij de controle fouten zijn geconstateerd; - vijf subsidies die niet tot de bovengenoemde 80% behoren. Interne controle rechtmatigheid

9 1. Aanvragen a. Van een incidentele subsidie aan de provincie Groningen is geen aavraag en geen beschikking aangetroffen, alleen een B&W-besluit. b. Twee subsidieverzoeken zijn te laat ingediend. B&W hebben toch besloten de subsidie te verstrekken. c. Het subsidieverzoek van stichting 't Marheem is te laat ingediend ten opzichte van de termijn genoemd in het budgetsubsidiecontract. 2. Aanvragen a. De beoordeling van de subsidie aan stichting Speelwerk ( peuterspeelzaalwerk ) is problematisch, omdat de stichting in 2013 failliet is gegaan. b. De subsidie van aan Marheem beheer ( extra kosten peuterspeelzaalwerk ) is formeel onrechtmatig, omdat niet is voldaan aan de verplichtingen met betrekking tot de eindafrekening. De strijdigheden met de subsidieverordening leveren geen onrechtmatigheid op, omdat de verordening geen sanctie verbindt aan niet voldoen aan de verordening en door het ontbreken van termijnbewaking. Dit geldt ook voor het budgetsubsidiecontract met stichting 't Marheem, voor de uitvoering van het sociaal-cultureel werk voor een bedrag van Aanbevelingen Geadviseerd wordt dat de verantwoordelijke afdelingen er op toe zien dat de termijnen in de verordening dan wel de relevante contracten gehaald worden. 3.5 Vergunning Wabo Er is aan de hand van een uitdraai uit SquitXO (met alle aangevraagde omgevingsvergunningen) een selectie gemaakt van 20 dossiers. Hierin zijn geen fouten ontdekt. Er zijn geen onrechtmatigheden geconstateerd. De leges zijn rechtmatig opgelegd. 3.6 Leerlingenvervoer Er is aan de hand van het spreadsheet met alle aanvragen van schooljaar en een willekeurige selectie gemaakt van 25 aanvragen. 1. De dossiervorming is op orde. 2. In de praktijk maakt het begrip 'toegankelijke school' of 'toegankelijke school in het samenwerkingsverband' uit de verordening een grote verscheidenheid aan schoolkeuzes mogelijk. Overwegingen die een rol spelen bij de bepaling van welke school 'toegankelijk' is zijn onder andere: 1. De aanbeveling van deskundigen. 2. De bekendheid van de leerling met de school, de klas of het reistraject in relatie tot de handicap van de leerling. 3. De voertaal op de school. Op sommige scholen in Friesland is de voertaal Fries. Deze scholen zijn niet toegankelijk voor leerlingen die het Fries niet beheersen. 3. In zes van de vijftien geselecteerde aanvragen is de aanvraag niet tijdig ingediend. Volgens artikel 5 van de verordening dient de aanvraag voor 1 juni voorafgaand aan het schooljaar te worden ingediend. De verordening vermeldt echter niet wat er dient te gebeuren als de aanvragen te laat worden ingediend. De datum is in de verordening opgenomen om te Interne controle rechtmatigheid

10 waarborgen dat er niet achteraf een beroep op wordt gedaan. Niet voldoen aan het artikel heeft daarom geen gevolgen voor de rechtmatigheid. Overigens is de oorzaak van het te laat indienen gelegen in het feit dat de relevante gegevens nog niet bekend zijn, zoals de beoordeling van deskundigen of de beschikbaarheid van plaatsen op scholen. Bovendien loopt in sommige jaren het schooljaar door tot in juli, anderhalve maand na de sluitingsdatum. In 2014 eindigde het schooljaar op 4 juli. 3.7 Salarissen De salarisadministratie is ondergebracht bij de gemeente Zuidhorn. De rechtmatigheidscontrole van de salarisadministratie wordt uitgevoerd door functionarissen van de gemeente Zuidhorn. Deze controle wordt gereviewed door de huisaccountant van Zuidhorn (Ernst en Young) van wie vervolgens een verklaring wordt ontvangen. In overleg met de accountant Ernst en Young (EY) is evenals voorgaande jaren besloten om 25 items te testen. Dit betekent dat er vanuit de maandelijkse mutatielijsten uit de salarisadministratie mutaties worden geselecteerd. Bij de controle wordt ingegaan op de aspecten autorisatie van de mutatie, functiescheiding in de verwerking, juistheid van de verwerking en rechtmatigheid van de mutaties (cf. vastgesteld beleid). De totale financiële onrechtmatigheid bedraagt voor Marum 0. Derhalve geen materiële fout. In één geval binnen de steekproef ontbreekt autorisatie door een gemandateerde. Hier is sprake van een formele rechtmatigheidsfout, zonder financiële consequenties. Ten aanzien van de functiescheiding tussen invoer en controle van de mutaties zijn geen bijzonderheden geconstateerd Reserves en voorzieningen Gecontroleerd is of de standen en mutaties van de staat van de reserves, de jaarrekening 2014, de mutaties en standen in de financiële administratie overeenkomen. Verder is er gecontroleerd of er bij tien grote, maar willekeurig gekozen, mutaties in de reserves een raadsbesluit en in de voorzieningen een raads- of collegebesluit aan ten grondslag ligt. Er zijn geen onrechtmatigheden geconstateerd. De mutaties in de reserves zijn rechtmatig gedaan. 3.9 Secretarieleges De werkzaamheden zijn verricht op basis van een willekeurige selectie uit de administratie. Voor de werkzaamheden zijn alle nota s uit de deelwaarneming gecontroleerd op juistheid van het in rekening gebrachte bedrag. Vervolgens is voor de volledigheid aan de hand van twee kassastroken een controle uitgevoerd op de juistheid van het legesbedrag. Dit bedrag is exclusief de opbrengsten die bestemd zijn voor het rijk en exclusief de opbrengsten die in een eerder stadium ingekocht zijn van het CBR. Tot slot is gecontroleerd of het aantal afgegeven reisdocumenten, Verklaringen Omtrent Gedrag (VOG) en rijbewijzen overeenkomen met de in rekening gebrachte producten door het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties, het Ministerie van Veiligheid en Justitie en de RDW. Interne controle rechtmatigheid

11 : De controle van de facturen heeft de volgende fouten aan het licht gebracht : Voor de vergunning voor het inzamelen van oud papier zijn te lage leges in rekening gebracht. De verantwoordelijk ambtenaren hebben de vergunning verstrekt op basis van de vermelding van de vergunning in de tarieventabel van voor In de tarieventabel van 2014 komt de vergunning niet voor en zou het tarief van artikel , overige vergunningen, van toepassing zijn geweest. Hier is sprake van een categoriefout. Eénmaal is 1,00 te weinig in rekening gebracht. Eénmaal is 0,30 te weinig in rekening gebracht. Bij de controle van de tarieven die in de kassa zijn ingevoerd zijn geen fouten gevonden. De controle van de aangeslagen documenten en de door derden in rekening gebrachte documenten laat forse verschillen zien: paspoorten aangeslagen, 707 in rekening gebracht, 22 verschil of 3,0 % NIK's aangeslagen, 855 in rekening gebracht, 18 verschil of 2,1 % rijbewijzen aangeslagen, 711 in rekening gebracht, 23 verschil of 3,1 % Hiervoor zijn twee verklaringen mogelijk : 1) de gemeente vraagt een document aan als de betaling is ontvangen en de ministeries factureren op datum van verzending van het gereed document. Hier zitten enkele dagen tussen. Matching van de aanvraag en het document is niet mogelijk, omdat de nummers van de aanvragen verschillen van de nummers van de documenten. 2) Het kan voorkomen dat iets fout gaat bij de aanvraag of de productie van het document. Als de fout bij de gemeente ligt, wordt op kosten van de gemeente een nieuw document aangevraagd. De aanvraag wordt wel geregistreerd als aanvraag, maar niet aangeslagen in het kasregister, omdat er geen inkomsten tegenover staan. Zo ontstaat een verschil tussen het aantal aangevraagde documenten en het aantal documenten waarvoor leges ontvangen zijn. Het basismateriaal laat verder niet toe definitieve conclusies over de verschillen te trekken. Extrapolatie van de rechtmatigheidsfout naar de totale massa geeft een fout van 4% van 9.272,85 is 370,91. Aanbevelingen: 1 Om te voorkomen dat (er aan het begin van het jaar) de verkeerde tarieven worden gebruikt bij het in rekening brengen van de legesfacturen de tarieventabel zodra hij is vastgesteld onder de aandacht brengen van de organisatie. 2 De rechtmatigheidscontrole voor in jaar uitvoeren, zodat onrechtmatigheden op tijd gecorrigeerd kunnen worden. 3 Bij de nota-opdracht het artikelnummer en het legesbedrag vermelden. 4 Op de legesfacturen het artikelnummer vermelden waarop de leges betrekking hebben. 5 Bij het maken van nota's via het artikelnummer het legesbedrag controleren. 6 Overwogen wordt tevens om voor de controle in 2015 te steunen op de controles die binnen de processen van het bureau Burgerzaken plaatsvinden. Deze bieden waarschijnlijk de mogelijkheid om wel de aansluiting tussen kasregister en extern document te leggen. 7 Vooralsnog wordt evenals in 2013 aanbevolen het aantal opnieuw aangevraagde documenten vast te leggen. Interne controle rechtmatigheid

12 3.10 Treasury In 2014 zijn dertig kortlopende geldleningen, een langlopende geldlening en een uitgezette renteloze lening gecontroleerd. Alle aangegane en verstrekte geldleningen zijn gecontroleerd op naleving van het Treasurystatuut. Er zijn geen onrechtmatigheden aangetroffen Grafrechten Alle nota's worden vastgelegd in het softwareprogramma CiVision Innen. Verder wordt er een excel-bestand bijgehouden met overledenen. Aan de hand van de nota's hebben de controles plaatsgevonden. Vijf nota s zijn gecontroleerd. Bij de trekking van 2 facturen bleek dat het verkeerde tarief voor een urnennis is gebruikt. Na navraag gedaan bleek dat er een verkeerd tarief voor urnennissen werd gefactureerd ( in plaats van 1.174). Hier zijn ze bij de afdeling burgerzaken in mei achter gekomen. Vertaald naar de massa komt dit neer op een onrechtmatigheid van 10 x 32 = 320. Aanbevelingen Om dergelijke onrechtmatigheden in de toekomst te voorkomen worden de volgende aanbevelingen meegegeven: De tarieventabel zodra hij is vastgesteld onder de aandacht brengen van de organisatie; Het zogenaamde 4-ogenprincipe toe te passen voordat de facturen verzonden worden; 3.12 Begrotingsconformiteit Voor de begrotingsconformiteit wordt per programma gekeken naar enerzijds de lasten na begroting in 2014 en anderzijds de werkelijke lasten in De bedragen worden uit Civision Middelen geëxporteerd. Het is mogelijk dat er een overschrijding is. In een format wordt er een toelichting gegeven op de overschrijding. Bij het programma Culturele klanten is een overschrijding geconstateerd van , als gevolg van het toerekenen van uren van eigen personeel inzake groot onderhoud. De accountant beoordeelt deze overschrijding als onrechtmatig, omdat deze eerder gemeld had kunnen worden aan de raad WMO Controle particuliere ontvangers Uit de verstrekkingen aan particuliere ontvangers is een steekproef getrokken van 14. Hiervan is de beschikking en de achterliggende aanvraag door middel van een checklist te beoordeeld aan de hand van de tekst van de verordening en het besluit. Persoonsgebonden budget: 3 Aanvullend vervoer: 5 Overig vervoer (vervoersbudget): 1 Financiële tegemoetkoming eigen vervoer: 5 Interne controle rechtmatigheid

13 Controle bulkfacturen De gemeente ontvangt van de volgende aanbieders van verstrekkingen in natura maandelijks facturen van de geleverde voorziening: Deeltaxi verzorgd door Taxi Nuis te Nuis. Rolstoelen verzorgd door Hulpmiddelencentrum HMC. Huishoudelijke verzorging verzorgd door Thuiszorgservice Nederland, Stichting Vredewold, Zonnehuis Groep Noord en ZORGkompas. Er zijn geen onrechtmatigheidsfouten aangetroffen. Interne controle rechtmatigheid

14 4 Kwantificering van de uitkomsten De goedkeuringstolerantie is het bedrag dat de som van de fouten in de jaarrekening of onzekerheden in de controle aangeeft, die in een jaarrekening maximaal mogen voorkomen, zonder dat de bruikbaarheid van de jaarrekening voor de oordeelsvorming door de gebruikers wordt beïnvloed. De goedkeuringstolerantie is bepalend voor de strekking van de af te geven accountantsverklaring. In het Controleprotocol 2008 zijn de volgende toleranties vastgelegd: strekking accountantsverklaring goedkeuringstolerantie goedkeurend beperking oordeelonthouding afkeurend fouten in de jaarrekening (% lasten) 0 t/m 1% >1% <3% - 3% of meer onzekerheden in de controle (% lasten) 0 t/m 3% >3% <10% 10% of meer - Op basis van de primitieve begroting 2014 van de gemeente betekenen bovengenoemde percentages dat een totaalbedrag aan fouten in de jaarrekening van circa en een totaal van onzekerheden van circa de goedkeurende strekking van de accountantsverklaring niet zullen aantasten. De bedragen die de accountant hanteert voor de rapporteringtoleranties ten behoeve van de rapportering in het verslag van bevindingen is 10% van de controletoleranties. Voor onrechtmatigheden betekent dat onrechtmatigheden onder de en onzekerheden onder de niet hoeven te worden gerapporteerd in het rapport van bevindingen. Op basis van de uitkomsten van de controles is een vertaling gemaakt van de rechtmatigheidsfouten en -onzekerheden naar de totale massa. De uitkomsten zijn in onderstaande tabel weergegeven. Bij de rechtmatigheidsfouten is onderscheid gemaakt in herstelbare fouten en onherstelbare fouten. Proces Massa Onzeker Herstelbare fouten Inkoop m.b.t. Europese aanbesteding Inkoop Aanbestedingswet Belastingen (OZB, riool, reiniging, afval) > Onherstelbare fouten Subsidies Leges Wabo > Leerlingenvervoer Samenlevingszaken WMO Salarissen Secretarieleges Reserves en voorzieningen Treasury Grafrechten M&O beleid Begrotingscriterium * Bestaat uit onrechtmatigheden m.b.t. formele eisen van subsidieaanvraag en verantwoording. Interne controle rechtmatigheid

15 De uitkomsten van de controles vallen binnen de marge (minder dan 1%). Interne controle rechtmatigheid

16 5 Accountant De accountant Deloitte concludeert dat de organisatie heeft gehandeld binnen het door de gemeenteraad gestelde normenkader en de wettelijke regels. Belangrijke bevindingen en aandachtspunten van de accountant: Begrotingsconformiteit Bij het programma Culturele klanten is een overschrijding van geconstateerd. Dit betreft een kostenoverschrijding als gevolg van toerekenen uren personeel inzake groot onderhoud. Overschrijding had eerder gemeld kunnen worden aan de raad. De accountant beoordeelt deze overschrijding als onrechtmatig. Naleving Inkoop- en aanbestedingsbeleid De controle op de naleving van de verordeningen wordt intern gewaarborgd door het inrichten van de processen en het uitvoeren van het interne controleplan. Vanuit onze controle blijkt dat er sprake is van een onrechtmatigheid die volgt uit het niet volledig naleven van het interne Inkoopbeleid- en aanbestedingsbeleid Westerkwartier. De rechtmatigheidsfout die hieruit voortvloeit, bedraagt en wordt meegewogen wordt in ons rechtmatigheidsoordeel. Naleving regelgeving Europees aanbesteden Het onderzoek van 2014 is gevalideerd door de accountant, om vast te stellen of Marum volgens de aanbestedingsregels gehandeld heeft en, wanneer dat aan de orde zou zijn, om vast te stellen wat de omvang is van de niet volgens de Europese regels ingekochte werken, leveringen en diensten. De uitkomst van dit onderzoek is dat Marum in 2014 rechtmatig gehandeld heeft op het gebied van Europees aanbesteden. Hierin is niet meegerekend het deel van de niet-rechtmatige inkopen dat betrekking heeft op zogenaamde 2b-diensten. Voor deze diensten geldt een zogenaamd verlicht regime, zoals vermeld in het Besluit Aanbestedingsregels voor Overheidsopdrachten (BAO). Dit verlicht regime houdt in dat de gemeente voor deze diensten geen Europese aanbesteding in gang hoeft te zetten, maar zich wel aan een aantal voorwaarden dient te houden. Deze voorwaarden zijn: Het gebruik van de juiste technische specificaties in de bij de aanbesteding, voor zover van toepassing, behorende documenten, zodat niet bij voorbaat bepaalde dienstverleners worden uitgesloten van deelname. Achteraf een bericht van gunning van de opdracht sturen aan het Bureau voor Officiële Publicaties van de EG. De accountant heeft moeten vaststellen dat de gemeente Marum zich niet aan de bovengenoemde voorwaarden gehouden heeft. De bevindingen hebben betrekking op detachering en inhuur van personeel. Het betreft drie crediteuren met een totale waarde van inclusief BTW over het boekjaar 2014 Wij willen hierbij benadrukken dat het gaat om het niet naleven van formele procedures en niet om onrechtmatige aanbestedingen. De accountant adviseert de gemeente in het vervolg rekening te houden met deze voorwaarden. Interne controle rechtmatigheid