Rechtmatigheid Gemeente Dordrecht

Transcriptie

1 Rechtmatigheid Gemeente Dordrecht Auditcommissie + Dordrecht 23 juni 2010 Hans van de Beukel Rein-Aart van Vugt apn Visser 1 < Hier komt de footer. Pas aan in de masterslide > 2009 Deloitte Touche Tohmatsu

2 Agenda Wat is rechtmatigheid? De draaiknoppen van de gemeenteraad Wat heeft de gemeenteraad van Dordrecht besloten (2009)? Pauze Rechtmatigheid in de organisatie geborgd Hoe controleert de accountant rechtmatigheid? Bevindingen rechtmatigheid, en nu?

3 Wat is rechtmatigheid?

4 Besturen op hoofdlijnen voor raadsleden Rechtmatigheid en Doelmatigheid Going concern en informatievoorziening Kaders stellen en controleren Verbetering financiële positie Programma = Investeringen en Nieuw beleid Partners in Learning Deloitte Touche Tohmatsu Slide 4

5 Rechtmatigheid Accountantscontrole Getrouwe beeld Rechtmatigheid NORM NORM Besluit begroting en verantwoording Relevante externe en interne Wet- en regelgeving Partners in Learning Deloitte Touche Tohmatsu Slide 5

6 Accountantsoordeel Getrouwheidsonderzoek Wij zijn van oordeel dat de jaarrekening van de gemeente X zowel de baten en de lasten over 2004 als de activa en passiva per 31 december 2004 getrouw ( getrouwheid) weergeeft in overeenstemming met het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten ( rechtmatigheid). Rechtmatigheidsonderzoek Wij zijn van oordeel dat de in deze jaarrekening opgenomen baten en lasten, alsmede de balansmutaties tot stand zijn gekomen in overeenstemming met de begroting en met van toepassing zijnde wettelijke regelingen waaronder gemeentelijk verordeningen ( rechtmatigheid). Toelichtende : verwijzing naar raadsbesluit rechtmatigheid Partners in Learning Deloitte Touche Tohmatsu Slide 6

7 Foto Partners in Learning Deloitte Touche Tohmatsu Slide 7

8 Kader controle rechtmatigheid Rechtmatigheid - Gemeentewet - Besluit accountantscontrole provincies en gemeenten(bapg) - Kadernota Platform Rechtmatigheid Provincies en Gemeenten (PRPG) Niet- financieel Financieel Beoordelen intern systeem risicoafweging Rapport van bevindingen Gericht onderzoek Accountantsverklaring Rapport van bevindingen

9 Criteria van rechtmatigheid Begrotingscriterium Voorwaardencriterium M&O criterium De criteria nader toegelicht Omschrijving Financiële handelingen moeten passen binnen het kader van de geautoriseerde begroting. Past het totaal binnen het opgestelde en geautoriseerde programma. Nadere eisen die worden gesteld bij de uitvoering van financiële beheershandelingen. De interne toetsing op juistheid en volledigheid van gegevens die door derden zijn verstrekt bij het gebruik van overheidsregelingen (= misbruik). De interne toetsing of derden bij het gebruik van overheidsregelingen geen (rechts)handelingen hebben verricht die in strijd zijn met het doel of de strekking van de regeling (= oneigenlijk gebruik). Voorbeeld Overschrijding van programma. Subsidievoorwaarden Aanbesteding Belastingwetgeving. Subsidieregelingen Kwijtschelding Ontheffingen. Calculatiecriterium De vastgestelde bedragen zijn juist berekend. Legesbedragen Facturen. Valuteringscriterium Het tijdstip van betaling en de verantwoording van verplichtingen is juist. Aangaan en verantwoording van contracten en verplichtingen. Leveringscriterium Juistheid van ontvangen goederen en/of diensten. Inkoop van goederen/diensten. -Recht - Hoogte - Duur - Bevoegdheden - Bewijsstukken - Administratieve bepalingen - Termijnbepalingen Adresseringscriterium De persoon of organisatie waar een financiële stroom naar toe is gegaan, is juist (rechthebbende). Betalingsverkeer. Volledigheidscriterium Aanvaardbaarheids criterium Alle opbrengsten die verantwoord zouden moeten zijn, zijn ook verantwoord. De financiële beheershandeling past bij de activiteiten van het hoogheemraadschap en in relatie tot de kosten is een aanvaardbare tegenprestatie overeengekomen. Legesopbrengsten Waterschapsbelasting Huren en pachten. Inkoop van goederen en/of diensten Verstrekken van subsidies.

10 Normenkader rechtmatigheidscontrole Normenkader (Inventarisatie wetten en regels) Eigen regelgeving Externe wetten Specifieke uitkeringen Beleids nota s/ regels Raadsbesluiten Verordeningen Collegebesluiten (keuze) Uitvoerende collegebesluiten Mandaat- en delegatiebesluit Getrouwheid en dus rechtmatigheid Kaderstellende collegebesluiten: hangt ervan af

11 Voorwaardencriterium Verplicht: Recht Hoogte Duur Facultatief : Bevoegdheden Uitvoeringsvoorschriften (algemeen) Voeren van een administratie Verkrijgen en bewaren van bewijsstukken Aan te houden termijnen voor besluitvorming, declaraties, betalingen, etc.

12 Begrotingsrechtmatigheid

13 Budgetrecht raad. Vloeit voort uit gemeentewet. Begrotingsrechtmatigheid. Overschrijding budget is onrechtmatig. Invloed op oordeel accountant - Past binnen het beleid? - Tijdig gemeld? Geen invloed op oordeel accountant

14 Begrotingsrechtmatigheid: Vragen en antwoorden januari 2009 Investeringskrediet 0,8 miljoen 10 juni 2009 Verplichting aangegaan voor 0,6 miljoen 15 september 2009 Verplichting aangegaan voor 0,3 miljoen 30 november 2009 Verplichting aangegaan voor 0,3 miljoen 31 december 2009 Werk uitgevoerd gefactureerd 0,7 miljoen niet uit de balans blijkende verplichting 0,5 miljoen In 2010 volgt een aanvullend krediet voorstel voor 0,4 miljoen 1 Onrechtmatig: 0,4 miljoen Circulaire BZK 24 november 2004 ook verplichtingen garanties 2 Wegen in het oordeel? - past binnen het beleid? - direct gerelateerde baten? - tijdig gemeld? Tijdig: beleid gemeente! In de jaarrekening 2009 Direct na het constateren via een raadsvoorstel Direct na het constateren via een raadsinformatiebrief In de eerste tussenrapportage van

15 Misbruik & oneigenlijk gebruik Bevindingen - Geen effectieve maatregelen Misbruik& oneigenlijk gebruik - M&O-artikelen met financiële gevolgen niet nageleefd - Geen effectieve maatregelen Misbruik& oneigenlijk gebruik - M&O-artikelen zonder financiële gevolgen niet nageleefd - Geen effectieve maatregelen Misbruik& oneigenlijk gebruik - Geen tekortkomingen geconstateerd - Effectieve maatregelen Misbruik& oneigenlijk gebruik - M&O-artikelen met financiële gevolgen niet nageleefd Effectieve maatregelen Misbruik& oneigenlijk gebruik - M&O-artikelen zonder financiële gevolgen niet nageleefd Verslag van bevindingen X X X Betrekken in het oordeel rechtmatig X X

16 Opbouw Kadernota PRPG en Kadernota (juli 2009) Reikwijdte en Normenkader Specifieke onderwerpen rechtmatigheidsaspecten niet goed overzien activiteiten ondersteuning transacties en staatssteun A t t kl i - accountant kan - voorwaardencriterium - begrotingscriterium - M&O-beleid - Financiële verordening - Fouten en onzekerheden - Aan derden uitbestede - Wet maatschappelijke - Onroerend zaak - Meerjarige contracten - Verbonden instellingen

17 De draaiknoppen van de gemeenteraad

18 Kaderstelling rechtmatigheidscontrole: Normenkader en collegebesluiten Stap 1 Type regelgeving Externe wet- en regelgeving Opnemen in het normenkader? Regelgeving raad - begroting - verordeningen - raadsbesluiten Lokale invloed Verplich t Collegebesluiten 1. Collegebesluiten die gevolgen hebben voor het getrouwe beeld van de jaarrekening 2. Krachtens externe wet- en regelgeving opnemen in het normenkader Lokale invloed 3. Krachtens raadsbesluit (verordening) opnemen in het normenkader 4.Door de Gemeenteraad opgenomen in het normenkader Advies niet te doen - Bijzonder onderzoek - Doelbewust? Nee Keuze 2006

19 Kaderstelling rechtmatigheidscontrole: Normenkader en collegebesluiten Is het collegebesluit genomen? Collegebesluiten Voldoet het collegebesluit aan de eisen die de wetgever of de gemeenteraad stelt? Is het collegebesluit uitgevoerd en nageleefd? 2006

20 Normen- en toetsingskader (Voorbeeld) normenkader onderdeel inkoop en aanbesteding Inventarisatie wet- en regelgeving en relevante AB/DB-besluiten in het kader van de rechtmatigheidscontrole. Regelgeving (extern) Regelgeving (intern) Inkoop en aanbesteding Aanbestedingswet Beleidsnotitie inkoop/aanbesteding Besluit Aanbestedingsrichtlijnen overheidsopdrachten Aanbestedingsreglement Werken (ARW) Burgerlijk Wetboek Europese aanbestedingsrichtlijnen Mededingingswet Normenkader operationaliseren (kadernota PRPG): Toetsingskader niet meer verplicht Direct vertalen naar beheersinstrumenten

21 Stap 2 Kaderstelling rechtmatigheidscontrole: Toetsingskader Karakter bepalingen in de regelgeving Voorwaardencriterium Operationeel normenkader? Bepalingen waar financiële consequenties uit kunnen voortkomen (recht, hoogte, duur) Bepalingen waar geen financiële consequenties uit kunnen voortkomen (administratieve voorschriften) Lokale invloed Nee Verplich t Bijzonder onderzoek mogelijk Begrotingscriterium Budgetrecht gemeenteraad Lokale invloed Begrotingsspelregels - exploitatie, investeringen en grondexploitatie Budgetoverheveling Spelregels inzake budgetafwijkingen 2006

22 Toleranties (totaal van de lasten) Controle tolerantie Met beperking Goedkeurend Oordeelonthouding Afkeurend Fouten in de jaarrekening 1% 5,6 mln 1% < 3% > 5,6 mln en 16, % > 16,8 mln Onzekerheden in de controle 3% 16,8 mln >3% <10% 16,8 mln en 56 10% 56 mln --- Rapporteringstolerantie:

23 Controleprotocol normenkader - toetsingskader Verordening art. 213 Gemeentewet Verordening art. 213 Gemeentewet Verordening art. 213 Gemeentewet Controleprotocol Controleprotocol Normenkader (wet- en regelgeving) Toetsingskader (welke artikelen) Incl. Normenkader (wet- en regelgeving) Incl. Toetsingskader (wet- en regelgeving) Controleprotocol Incl. Normenkader (wet- en regelgeving) Plan van aanpak Opdrachtbevestiging accountant Interne controleplan + werkprogramma Interne controleplan + werkprogramma Interne controleplan = toetsingskader + werkprogramma

24 Wat heeft de gemeenteraad van Dordrecht besloten (2009)?

25 Rechtmatigheid in de organisatie geborgd

26 Hoe controleert de accountant rechtmatigheid?

27 Controle rechtmatigheid accountant Uitgangspunt: keuzes gemeente Dordrecht (protocol 2009) en wettelijk eisen: Toepassing standaard percentages als norm controle = conform landelijk geldende trend Rapporteringstolerantie voor fouten en onzekerheden = relatief laag ten opzichte van andere gemeenten Speerpunten controle afstemmen via plan van aanpak accountantscontrole met (o.a.) audit-commissie. Risico-analyse Uitvoeren interimcontrole testen kwaliteit interne beheersing Uitbrengen managementletter 2009 aan college van B&W Afstemmen hoofdlijnen managementletter in audit-commissie (nieuw in 2009)

28 Controle rechtmatigheid accountant Uitgangspunt: keuzes gemeente Dordrecht (protocol 2009) en wettelijk eisen: Testen kwaliteit werkzaamheden audit-team gemeente; dupliceren Uitvoeren gegevensgerichte controlewerkzaamheden jaarrekening 2009 (maart /april 2010): steekproeven Beoordelen begrotingsafwijkingen Evaluatie bevindingen Afstemming en rapportage bevindingen Communicatie bevindingen met raad / audit-commissie

29 Controle-aanpak GR Drechtsteden- Dordrecht Geconsolideerde jaarrekening Accountantsverklaring voor de Drechtraad??? Mei 2010 Specifieke verantwoordingen (sisa) Accountants -verklaring voor klantrelaties 9 april 2010 Shared services Accountants -mededeling voor klantrelaties 7 april 2010 Specifieke verantwoordingen Accountants -verklaring voor klantrelaties 22 april 2010 Dordrecht Programmaverslag arrekening Paragrafen (o.a. verbonden partijen) Accountantsverklaring voor de gemeenteraad 22 april 2010

30 Activiteiten door derden uitgevoerd 1 2a (A) 3 Zelf controleren Generieke accountantsmededeling 2b (A) Generieke accountantsmededeling + aanvullende zelfcontrole 3.1 Accountantsmededeling Verantwoording + mededeling van een accountant 3.2. (B1) Één Accountantsverklaring bij één verantwoording 3.3. (B2) Specifieke Accountantsverklaring bij specifieke verantwoording 3.1A Opzet en bestaan 3.1B 3.3A 3.3B Opzet, bestaan en Algemeen Consolidatie werking 2006

31 Bevindingen rechtmatigheid en nu?

32 Kaderstelling rechtmatigheidscontrole: Weging afwijkingen Stap 3 Afwijkingen geconstateerd Wegen in het accountantsoordeel? Externe wet- en regelgeving Afwijkingen met mogelijke financiële consequenties Nee Nee Eigen regelgeving Nee Afwijkingen met mogelijke financiële consequenties Lokale invloed Pre-indemniteitsbesluit van de gemeenteraad? Nee Keuze Nee Nee 2006

33 Kaderstelling rechtmatigheidscontrole: weging afwijkingen Collegebesluiten in het normenkader Nee Wegen in het accountantsoordeel Niet van toepassing Meenemen in verslag van bevindingen Niet van toepassing Afwijkingen: College heeft regelgeving tijdig aangepast Nee Nee, tenzij Nee College heeft tijdig besluit genomen te mogen afwijken Nee Nee, tenzij Nee College heeft (terecht) en adequaat gebruik gemaakt van de hardheidsclausule Nee Nee, tenzij Nee Gemeenteraad besluit (achteraf) om collegebesluit uit het normenkader te verwijderen Nee Nee Nee 2006

34 Indemniteitsprocedure Onrechtmatigheden? ja Raad besluit tot het volgen van de indemniteitsprocedure? ja Raad stemt in met collegevoorstel? nee Raad verbindt gevolgen? ja nee nee ja nee (Deel) college treedt af. raad keurt jaarrekening goed en stelt de jaarrekening vast? nee ja ja jaarrekening wordt aan de provincie gezonden. Partners in Learning Deloitte Touche Tohmatsu Slide 34

35 2006

36 2006

37 Vragen