Conferencing Efficiënt en effectief communiceren op afstand met meerdere personen

Transcriptie

1 Conferencing Efficiënt en effectief communiceren op afstand met meerdere personen

2 Vergaderen met collega s op een andere vestiging, een plan presenteren aan de klant, met een partner samenwerken aan een offerte, een contract uitonderhandelen met een leverancier, samenkomen met het crisisteam Waar vroeger voor al dat overleg nog heel wat kilometers moesten worden afgelegd, kiezen steeds meer organisaties voor een nieuwe manier van werken. In een wereld van Unified Communications kunnen medewerkers altijd en overal beschikken over de communicatiemiddelen waarmee zij op dát moment het meest effectief en efficiënt kunnen werken.

3 Conferencing de mogelijkheid om via telefoon, video en/of internet overleg te voeren en informatie te delen hoort hier zeker bij. Het neemt afstandsbarrières weg, maakt afspraken makkelijker planbaar, zorgt voor gerichter overleg en verhoogt de opkomst bij vergaderingen. Bovendien draagt conferencing bij aan een maatschappelijk verantwoord ondernemerschap, omdat het de flexibiliteit van medewerkers vergroot en zorgt voor een reductie van de CO 2 -uitstoot. Voor iedere situatie een oplossing Bij het nieuwe werken, staat de medewerker centraal. Hoe kun je hem optimaal ondersteunen, zodat hij een maximale bijdrage levert aan het bedrijfsresultaat? Daarom biedt KPN met verschillende conferencingdiensten een oplossing voor iedere overlegsituatie. Zowel incidenteel als structureel, 24 uur per dag, zeven dagen per week. U brengt essentiële contactpersonen eenvoudig bij elkaar, zodat er snel adequate besluiten kunnen worden genomen. Naast de mogelijkheid om telefonisch te vergaderen, al dan niet in combinatie met een virtuele vergaderruimte online (webconferencing) biedt KPN een aantal extra diensten voor, onder meer, vergaderen met uitgebreide operator assistentie, voor bijeenkomsten met grote aantallen deelnemers en voor videocom municatie. Telefonisch vergaderen Indien u snel een bespreking wil beleggen met een aantal personen, dan kunt u kiezen voor telefonisch vergaderen van KPN. Een telefonische vergadering is eenvoudig te regelen via één telefoontje naar de Klantenservice via

4 Voor periodiek overleg kunt u eenvoudig vergader capaciteit reserveren via een online vergaderaccount. In organisaties waar veel overleg plaatsvindt biedt de ConferenceCard uitkomst. Medewerkers kunnen daarmee op elk gewenst moment van de dag, zonder reservering, telefonisch vergaderen. Via een speciale webomgeving houdt u het overzicht over de kaarten en gebruikers en kunt u kostenplaatsen definiëren voor de facturering. KPN kan u desgewenst begeleiden bij de introductie van de ConferenceCard met onder meer online trainingen, een speciale helpdesk voor eindgebruikers en een speciaal stimuleringsprogramma om de voordelen en het gemak van de Conference Card bij uw medewerkers onder de aandacht te brengen. Wanneer u het gebruik van de ConferenceCard wil koppelen aan doelstellingen op het gebied van efficiency of milieubesparing, dan biedt KPN ondersteuning in de vorm van advies en periodieke evaluaties. Webconferencing Een telefonische vergadering is aan te vullen met visuele ondersteuning in de vorm van webconferencing. De deelnemers kunnen dan tijdens het gesprek via internet inloggen op een virtuele vergaderruimte, waar documenten gedeeld kunnen worden. Ideaal als het belangrijk is dat deelnemers tijdens het overleg beschikken over dezelfde informatie. Bijvoorbeeld bij het presenteren van een plan of het bespreken van resultaten. Het is daarbij ook mogelijk om de informatie direct online te bewerken en dus effectief samen te werken op afstand. Dat maakt webconferencing ook uitermate geschikt voor projectgroepen, teleleren en telewerken.

5 Executive Service Bij sommige vergaderingen is het net even belangrijker dat iedereen aanwezig is en dat de vergadering ongestoord verloopt. Met de dienst Executive Service krijgt u daarom complete begeleiding van KPN Operators. Dat begint al bij de voorbereiding. Alle deelnemers kunnen bijvoorbeeld door de operator benaderd worden om de meest geschikte vergaderdatum en -tijd te bepalen. Naar keuze kunnen de deelnemers zelf inbellen of door de operator worden gebeld wanneer ze aan de vergadering willen deelnemen. Alle verbindingen worden opgezet via de operator, zodat deze u een overzicht kan geven van alle deelnemers in de vergadering. Indien er deelnemers bij maar één of enkele agendapunten aanwezig hoeven te zijn, dan zorgt de operator er voor dat deze deelnemers op het juiste moment worden gebeld en in en weer uit de vergadering worden geplaatst. Op verzoek kan KPN ook een tolk leveren, een transcriptie van uw vergadering of een replayfaciliteit. Kortom, de Executive Service zorgt voor een perfect verloop van uw vergadering. CrisisBeraad Bij calamiteiten zoals netwerkproblemen door een virus, is het belangrijk om snel uw (crisis)team bij elkaar te hebben. De dienst CrisisBeraad kan hierin een belangrijke rol spelen. Met één telefoontje laat u alle crisisteamleden in een telefonisch beraad plaatsen. Leden die niet direct bereikbaar zijn, worden door de operator getraceerd en alsnog in het beraad geplaatst. Zo heeft u in de kortst denkbare tijd uw crisisteam bij elkaar en kunt u snel actie ondernemen. Het hele crisisberaad wordt bovendien opgenomen, zodat het achteraf geëva lueerd kan worden. Event Call Bij tijdsgevoelige informatie, zoals de bekendmaking van jaarcijfers is het belangrijk dat veel mensen tegelijkertijd worden bereikt. Event Call van KPN biedt dan een uitkomst. Via de telefoon, eventueel ondersteund met communicatie via internet of videoconferencing, bereikt u Met de Conference - Card hebben we een bewustwording proces, gedragsverandering in gang gezet moeiteloos honderden deelnemers tegelijkertijd. Event Call biedt daarbij ook de mogelijkheid tot interactie met de deelnemers. Doordat er niet gereisd hoeft te worden, is de opkomst veel hoger en door de interactieve mogelijkheden creëert u betrokkenheid. Event Call is daarom een effectief instrument en geeft uw organisatie een professionele uitstraling.

6 Web Event Een evenement of presentatie hoeft niet altijd fysiek plaats te vinden. Door er een Web Event van te maken, hoeft u geen zalen meer te reserveren, niemand hoeft meer te reizen en u houdt uw presentatie waar u maar wilt. Dit bespaart tijd, stress en geld. Het enige wat u en uw publiek nodig heeft, is een internetverbinding en een aparte telefoonlijn. De deelname is dus zeer laagdrempelig, waardoor u veel mensen tegelijk kunt bereiken. U kunt uw bijeenkomst visueel ondersteunen met behulp van een PowerPoint-presentatie online. Verder kunt u het publiek via internet meerkeuzevragen voorleggen en de resultaten direct tonen. Vragen stellen kan via de telefoon, maar het is bijvoorbeeld ook mogelijk discussies op te zetten met instant messaging en chatfuncties. Web Event kent tal van KPN spaart kosten én milieu met ConferenceCard In 2005 ontvingen alle leaserijders binnen KPN een ConferenceCard. Inmiddels is de ConferenceCard een succesvolle tool gebleken om tijd, kosten én het milieu te sparen. Volgens Jan Vos, wagenparkbeheerder personenauto s, staan die doelen dicht bij KPN. Wij streven naar maatschappelijk verantwoord ondernemen. Daarin neemt voor ons het milieu een prominente plaats in. De keuze om de ConferenceCard in eerste instantie te verstrekken aan KPN-leaserijders was logisch, legt Vos uit: Leaserijders zijn vrijwel altijd medewerkers die voor hun werk vaak op pad moeten. Met de ConferenceCard hebben we een gedragsverandering, een bewustwordingsproces in gang willen zetten: je hoeft niet altijd de weg op om te vergaderen met een klant. Een telefonische vergadering met meerdere personen met behulp van de ConferenceCard is een heel goed alternatief. Het gebruik van de ConferenceCard is makkelijk en laagdrempelig. Dat blijkt wel uit het feit dat de ConferenceCard volop gebruikt wordt. Vos: Jaarlijks besparen we met telefonisch vergaderen tussen de 6 en 8 miljoen euro en realiseren we een aanzienlijke CO 2 -reductie. In 2008 bedroeg die 2,8 kiloton, wat overeenkomt met een boomequivalent van bomen. De winst zit m daarnaast natuurlijk ook in het gebruiksgemak. We krijgen veel enthousiaste reacties, vaak ook van klanten die via onze medewerkers kennismaken met telefonisch vergaderen. Dat sluit goed aan bij ons streven om steeds meer mensen bewust te maken van de voordelen van deze manier van werken.

7 toepassingsgebieden: van presentaties bij productintroducties tot online workshops en trainingen. In alle gevallen biedt Web Event de perfecte methode om uw doelgroep direct en effectief te informeren. WebCast Een andere zeer effectieve en laagdrempelig manier om uw complete doelgroep te bereiken is via WebCast: uitzending via internet. Een evenement kan live worden uitgezonden en/of achteraf beschikbaar worden gesteld (on-demand). U kunt er voor kiezen om alleen geluid te registreren (Audio WebCast) of beeld en geluid (Video WebCast). KPN zorgt voor de registratie van uw evenement door het leveren van geluids- en cameramensen en regie. Daarbij zorgt KPN ook voor het encoderen (digitaliseren) van het materiaal. Een live uitzending kan worden gecombineerd met verschillende vormen van interactie, waaronder een videochat. KPN heeft contact met verschillende portals en kan vooraankondigingen realiseren en live uitzendingen distribueren met bemiddeling van onder meer: Het Financieele Dagblad, BNR Nieuws-radio, ANP Pers Support, Eurobench, Euronext, IEX, Financial Times en Wallstreet Journal. Videocommunicatie Telefonisch vergaderen is een ideaal alternatief voor heel veel verschillende typen bijeenkomsten. Is face-to-face contact echter tóch wenselijk, dan biedt videocommunicatie uitkomst. Een goede videocommunicatie oplossing is een zorgvuldig op elkaar afgestemd geheel van apparatuur, IP-netwerken en service. KPN levert totaaloplossingen voor iedere situatie: van de thuiswerkplek en de desktop op het bureau tot mobiele oplossingen en representatieve systemen voor vergaderzalen en boardrooms. KPN biedt ook een volledig beheerde videocommunicatie-oplossing, waarbij u zonder investeringen kunt beschikken over hoogwaardige, beheerde apparatuur en begeleiding bij het opzetten van videovergaderingen. Om welke situatie het ook gaat: De kwaliteit van beeld en geluid is zodanig dat de deelnemers aan het gesprek het gevoel hebben dat ze bij elkaar in dezelfde ruimte zitten.

8 AD-6649/05-09 Waarom KPN? Informatie en advies op maat ICT-totaalleverancier Kwaliteit en continuïteit Service en garantie Professionele ondersteuning Meer informatie? Bel gratis Voor meer details en vrijblijvend advies Kijk op kpn.com, trefwoord Conferencing Kijk op kpnconferencing.nl