tijdschrift voor bibliotheek & archief De stand van zaken Periodiciteit: Maandelijks mei 2014 Afgiftekantoor: Turnhout Erkenningsnummer: P802070

Transcriptie

1 tijdschrift voor bibliotheek & archief E-boeken in de bib De stand van zaken Periodiciteit: Maandelijks mei 2014 Afgiftekantoor: Turnhout Erkenningsnummer: P Rondetafel over de integratie van hogeschoolopleidingen Hightech spaghetti Herzele, de Beste Bibliotheek van Vlaanderen en Brussel De Beste Bibliotheken van Nederland

2 VVBAD omdat informatie belangrijk is VLAAMSE VERENIGING VOOR BIBLIOTHEEK, ARCHIEF & DOCUMENTATIE Statiestraat Berchem vvbad@vvbad.be

3 editoriaal VERANTWOORDELUKE UITGEVER Julie Hendrickx, Statiestraat 179, 2600 Berchem Kwaliteit HOOFDREDACTEUR Julie Hendrickx REDACTIE Klaartje Brits, Beatrice De Clippeleir, Gerd De Coster, Ann De Meulemeester, Ingrid De Pourcq, Noël Geirnaert, Myriam Lemmens, Kris Michielsen, Paul Nieuwenhuysen, Veronique Rega, Peter Rogiest, Saskia Scheltjens, Eva Simon, Patrick Vanhoucke, Bruno Vermeeren. REDACTIESECRETARIS Tom Van Hoye VRIJWILLIGER Christin Ho REDACTIEADRES VVBAD META Statiestraat 179, 2600 Berchem Tel Reageer op Twitter: #overmeta ADVERTENTIES Marc Engels LAY-OUT Marc Engels DRUK EVM META verschijnt 9x per jaar, niet in januari, juli en augustus. META is een uitgave van de VVBAD en is begrepen in het lidmaatschap, maar is ook verkrijgbaar als abonnement. Meer informatie op ISSN X Julie Hendrickx, hoofdredacteur Op vrijdag 4 april was het feest! De openbare bibliotheek van Herzele werd in het Vlaams Parlement verkozen tot de Beste Bibliotheek van Vlaanderen en Brussel. Dat heeft de bibliotheek te danken aan haar geweldige collectie, aan de rustgevende, tijdloze ruimte maar bovenal aan de passie waarmee de medewerkers hun werk doen. stelt het juryrapport. De vijf meter aan poëzie op de planken kon vooral juryvoorzitter Erik Vlaminck bekoren. Ook Puurs en Moerbeke werden gevierd om hun openbare bibliotheken. Dat we in Vlaanderen beschikken over erg kwaliteitsvolle bibliotheken is iets waar we al langer trots op zijn. Kwaliteit komt altijd boven drijven. Ook als het gaat om bibliotheken. Zijn we even kwaliteitsvol op e -gebied? Ondertussen werd het pilootproject E-boeken in de Bib gelanceerd. In totaal nemen er 214 bibliotheken aan deel. In de deelnemende bibliotheken kunnen de gebruikers kiezen uit een collectie van 415 e-boeken. Een kleine maar actuele collectie. Onderhandelingen met uitgevers, weet u wel? Zulke onderhandelingen zijn geen uitzondering maar eerder de regel. Daar herinnert EBLIDA ons aan. Ze lanceren niet voor niets op World Book and Copyright Day (woensdag 23 april) een petitie voor e-lezen. Meer bepaald voor een werkbaar auteursrecht. Momenteel schiet het huidige wettelijke kader tekort. Dit verhindert bibliotheken te voldoen aan een essentieel onderdeel van hun takenpakket: het aanbieden van e-boeken om een vrije toegang tot kennis, informatie en cultuur te garanderen. Voor iedereen. EBLIDA roept de Europese Commissie dan ook op om een duidelijk kader voor auteursrecht uit te werken waarbinnen openbare bibliotheken e-boeken kunnen aankopen én uitlenen. Een kader dat rekening houdt met een faire vergoeding voor de rechthebbenden. De herziening van het auteursrecht moet, net als bij boeken, bibliotheken in staat stellen hun diensten te blijven aanbieden aan alle Europese burgers. We lichten de stand van zaken omtrent e-boeken in Vlaanderen verder toe in dit nummer van META. Dat er pro s en contra s zijn is al langer duidelijk. Maar niet vies zijn van vernieuwende experimenten vind ik belangrijk, zegt Paul Kellens in dit nummer van META. En hij kan het weten, hij is immer bibliothecaris van de Beste Bibliotheek van Vlaanderen en Brussel. Wij beamen. META

4 inhoud META 2014/4 Jaargang 90 - mei 2014 vaste rubrieken 1 Editoriaal Kwaliteit 4 Nieuws 24 Signalement Algemene Ledenvergadering VVBAD 26 Etalage Het team achter de Master-na-Master Archivistiek: Erfgoed- en Hedendaags Documentbeheer 36 De Vraag Hoe bied ik wifi aan aan mijn bezoekers? Joris Deene 27 Inzet Beatrice De Clippeleir 28 Over de grens De Beste Bibliotheek van Nederland Wendy de Graaff 30 Trend Zuiddag work for change: ook de bib! Leonie Lanssens 31 Uitgepakt Wat zijn preserveringsmetadata? Henk Vanstappen Idolate bewondering voor gelijk wie kan [echter] leiden tot ernstige bewustzijnsvernauwing en verminderd oordeelsvermogen. 35 Column Te veel respect voor professoren Noël Geirnaert 35 Citaat 37 Het cijfer 37 Het plan 38 Kroniek Algemene Ledenvergadering VVBAD FAAD-studievoormiddag: De nieuwste onderzoekslijnen in archiefland 42 Recensies 43 Toepassing 45 Zo gezien Günther Closset 46 Terugblik 47 Activiteiten 48 Uitzicht 2 META

5 inhoud Het is zo ver! De Vlaamse Openbare bibliotheken bieden nu ook e-boeken aan. Of toch de 214 bibliotheken die deelnemen aan het pilootproject van Bibnet E-boeken in de bib. In deze META nog een stand van zaken, de pro s en contra s en een kijkje bij onze noorderburen. interview Rondetafel over de integratie 14 van hogeschoolopleidingen Verandering is de kernzaak van ons vak. Onduidelijkheid en onzekerheid zijn de ergste problemen die we kunnen meemaken. artikels Hightech spaghetti Fleur De Meyer... 8 E-Boeken in de bib Johan Delaure en Raymond Snijders Herzele, de Beste Bibliotheek van Vlaanderen en Brussel Paul Kellens

6 nieuws Voor het recht op e-lezen! Een e-boekenbeleid voor Europese bibliotheken Op 23 april was het de Internationale Dag van het Boek en het Auteursrecht. Op die dag promootte EBLIDA ook het recht op e-lezen. Geef lezers het recht op e-lezen, en zorg voor een wettelijke regeling zodat bibliotheken e-boeken kunnen uitlenen. Dit is het uitgangspunt van de EBLIDA-campagne: The right to e-read! Legaal een e-boek online kopen, houdt in dat je als consument verplicht wordt om een paginadikke overeenkomst met alle licentievoorwaarden goed te keuren. Het kan klantvriendelijker. Tegelijkertijd weigeren uitgevers om e-boeken te verkopen aan openbare bibliotheken. Een modern en vernieuwd auteursrecht zou een wereld van verschil betekenen: minder onduidelijkheid, erkenning en beloning van auteurs en rechthebbenden. En als toemaatje: e-boeken in de bib. Nu worden bijna 100 miljoen bibliotheekgebruikers in Europa belemmerd in hun vrije toegang tot kennis. Daardoor komen democratie, leren, wetenschappelijk onderzoek, en de actieve betrokkenheid van burgers bij de kennissamenleving in het geding. Bibliotheken willen graag: dat alles burgers ongeacht hun inkomen profijt hebben van onbelemmerde toegang tot e-boeken in bibliotheken; bibliotheekgebruikers van de nieuwste e-boeken voorzien zoals ze dat ook kunnen met gedrukte boeken; e-boeken kunnen kopen tegen eerlijke prijzen en op basis van redelijke voorwaarden; dat auteurs een eerlijke vergoeding ontvangen voor het uitlenen van hun e-boeken. Er is nood aan een Europees auteursrecht dat aan deze doelen beantwoordt en bibliotheken in staat stelt e-boeken te kopen en uit te lenen. Daarom doet EBLIDA een beroep op de Europese Commissie om te zorgen voor een helder auteursrecht dat bibliotheken in staat stelt e-boeken te verwerven en uit te lenen, met daarvoor een redelijke vergoeding aan auteurs en rechthebbenden. Een geactualiseerd auteursrecht dient het bibliotheken voorts mogelijk te maken om met hun diensten te kunnen blijven voldoen aan de behoeften van alle Europese burgers. EBLIDA doet ook een beroep op de regeringen van de Europese staten om de onbelemmerde toegang tot informatie voor alle burgers te verzekeren en het recht op e-lezen via bibliotheken veilig te stellen. Een steentje bijdragen aan de campagne? Dat kan! Onderteken zeker de petitie: (jh) Thuis in de bib. Mensen in armoede en bibliotheken. Nog al te vaak mijden mensen in armoede de bibliotheek. Terwijl de bib net een belangrijke rol kan spelen in het verbeteren van hun situatie. De bib van Puurs bracht samen met een armoedevereniging een aantal drempels in kaart en werkt aan een lage drempel voor mensen in armoede. Samen met LOCUS bundelden ze de resultaten in een brochure met tips voor de bibliotheken. Deze publicatie richt zich in eerste instantie op de minder verstedelijkte bibliotheken. Armoede is er even schrijnend maar vaak minder zichtbaar. De volgende zaken komen onder meer aan bod: Welke drempels weerhouden mensen in armoede van een bibliotheekbezoek? Hoe kunnen bibliotheken samenwerken met armoedeverenigingen, de gemeente en het OCMW? Op welke manier maak je van de bib een vertrouwde plek voor mensen in armoede? Hoe creëer je een vraaggerichte bib waarin de bezoeker centraal staat? Wat is het nut van prijsdifferentiatie in het bereiken van mensen in armoede? > Voor meer informatie: portaal/locus/organisatie/publicaties/thuis-inde-bib 4 META

7 nieuws Btw-rommeltje Zoals al eerder gemeld laat de International Publishers Association (IPA) jaarlijks een rapport maken door PwC omtrent btw en andere taksen die geheven worden op de verkoop van boeken. In de editie 2013 is het grote verschil dat de Verenigde Staten niet behandeld werden wegens te complex. Inderdaad binnen Europa is de complexiteit zo mogelijk nog groter en de Verenigde Staten erbij halen zou het overzicht niet ten goede komen. Er wordt weerom veel nadruk gelegd op de ongelijkheid van de btw-tarieven op gedrukte boeken versus de tarieven op elektronische boeken. Die discrepantie werkt de opgang van de elektronische versie van boeken tegen. En het wordt er niet beter op: 1. De EU vereist dat elektronische boeken die niet op elektronische drager (downloadbare boeken dus) staan belast worden met het standaard btw-tarief: gedrukte boeken en elektronische boeken op elektronische drager mogen het gereduceerde btw-tarief krijgen, de standaard btw-tarieven verschillen van land tot land, van 15 procent in Luxemburg tot 25 procent in Denemarken en Zweden, de gereduceerde tarieven gaan van 0 procent in Ierland en de UK tot 15 procent in Tsjechië, Frankrijk en Luxemburg speelden haasje over en hanteren momenteel hun verlaagd btw-tarief ook voor elektronische boeken die niet op elektronische drager staan, zoals eerder gemeld. 2. Nieuwe lidstaten moeten soms hun voordelige btw-tarieven aanpassen: Kroatië moest haar nultarief op boeken spijtig genoeg opgeven toen dat land toetrad tot de EU (en hanteert nu een tarief van 5 procent). 3. Buiten de EU worden vaak uitzonderingen gemaakt zodat zowel de papieren als (alle) elektronische versies van boeken tegen het nultarief belast worden. Als de EU eist dat de lidstaten de btw-regelgeving strikt moeten volgen dan is dat een verdedigbare houding ware het niet dat er al die verschillen gegroeid zijn. Men kan het zien als een moeilijk strijd tegen de immobiliteit die de EU vertoont tegenover een broodnodige herziening van haar btw-regelgeving. Feit is dat de EU achterop geraakt: in de EU wordt de elektronische van het boek nu al jaren benadeeld. Door dezelfde immobiliteit ontstaat er een marktvertekening die juist de EU had willen voorkomen (en waardoor de EU furieus reageerde op het haasje over van Frankrijk en Luxemburg die dan maar vanaf 2015 terug hun standaardtarieven zullen heffen op downloadbare elektronische boeken). Zo legt het rapport van IPA/PwC de vinger op de zere plekken. Er wordt uiteraard aangedrongen om de btw-tarieven op gedrukte en elektronische boeken gelijk te leggen. Het rapport legt ook uit dat een nultarief, zeker in eerste instantie, nadelig is voor de uitgevers: zij worden nu de eindklanten die de btw die betaalden op hun basisproducten niet meer kunnen doorrekenen of recupereren. De uitgevers zullen dan hun boekenprijzen laten stijgen omdat de btw plots een productiekost wordt. Ondanks dat betoogt het rapport om het nultarief (of zo laag mogelijk tarief) te hanteren ter ondersteuning van de (kennis-)economie. Nieuw decreet trekt bijkomend 39 gemeenten aan om lokale cultuurambities waar te maken Het nieuwe decreet Lokaal Cultuurbeleid (2012) van Vlaams minister van Cultuur Joke Schauvliege zet meer gemeenten ertoe aan ondersteuning te vragen om hun cultuurambities in te vullen: lokale besturen steun krijgen voor de werking van bibliotheken, erkende cultuurcentra en het gemeentelijke cultuurbeleid. Wie instapt in het decreet LCB krijgt gedurende zes jaar een jaarlijkse subsidie. Het nieuwe decreet zorgde voor een aangroei van 39 nieuwe erkenningen. Sedert de start van deze regeerperiode in 2009 waren al 34 gemeenten in het decreet ingestapt. Globaal kunnen de LCB-gemeenten samen rekenen op 94,9 miljoen euro. Om in aanmerking te komen voor subsidie moeten gemeenten minstens beschikken over een minimum aan culturele infrastructuur, een ondersteuningsbeleid voor verenigingen en belanghebbenden betrekken bij de opmaak van het meerjarenplan. Dat garandeert een lokaal gedragen cultuurbeleid dat aansluit bij de lokale noden. De gemeenten kunnen de impulssubsidie van de Vlaamse overheid inzetten voor het bevorderen van de cultuurparticipatie, cultuureducatie, vrijwilligers en het verenigingsleven. Het doel van de minister van Cultuur was om meer gemeenten te motiveren om in te stappen in het decreet Lokaal Cultuurbeleid. Het nieuwe decreet van 2012 behield de sterkten van het vorige, knipte in de planlasten en maakte nog meer maatwerk mogelijk. Die ingreep heeft geloond. Begin dit jaar deden de lokale besturen via hun meerjarenplan hun aanvragen. Resultaat: 39 nieuwe gemeenten werden erkend voor hun (algemeen) gemeentelijk cultuurbeleid. Daarnaast krijgen drie gemeenten de erkenning en steun voor een nieuw cultuurcentrum. Hetzelfde gebeurt met een nieuwe bibliotheek. Nieuwe bibliotheek van Aalst moet klaar zijn tegen 2018 De bibliotheek wordt gehuisvest in het gewezen gebouw van de gerechtelijke politie, op de hoek van de Graanmarkt en de Esplanadestraat, bij de Pupillensite. De stad pompt 12,7 miljoen euro in de nieuwe bib, een bedrag dat al gepland werd in het financieel meerjarenplan. De hoofdbibliotheek is nu gevestigd in een ongeschikt en deels ondergrondse ruimte onder cultuurcentrum De Werf. De nieuwe bib moet een kenniscentrum worden dat volop inzet op het digitale en nieuwe ontwikkelingen. Patrick Vanouplines > Bron: De Standaard META

8 nieuws Schiphol Airport Library dicht De Airport Library sluit in haar huidige vorm begin juni. Dan moet de bibliotheek wijken voor een verbouwing van dat deel van de Holland Boulevard. Schiphol had de bibliotheek graag na de verbouwing zien terugkeren op een andere locatie. Geen van de landelijke bibliotheekorganisaties wil hiervoor in deze lastige tijden het opdrachtgeverschap op zich nemen. Dat was namelijk een voorwaarde voor een doorstart. ProBiblio heeft wel haar ondersteuning aangeboden voor het geval dat Schiphol zelf een bibliotheek voortzet. De mogelijkheden daartoe worden momenteel door Schiphol onderzocht. De bibliotheek op Schiphol had niet te klagen over bezoekersaantallen of waardering. De Airport Library is in 2013 uitgeroepen tot één van de acht meest sexy bibliotheken ter wereld. Deze unieke etalage van de Nederlandse cultuur en bijzonder visitekaartje van de openbare bibliotheken op Schiphol trok in 2013 rond de bezoekers. De positieve media-aandacht hield ook in 2013 aan én in navolging zijn er enkele bibliotheekvoorzieningen op luchthavens geopend. > Bron: Bibliotheekblad Nieuws vanuit het Vlaams Parlement: het Topstukkendecreet In de zitting van 2 april 2014 keurde het Vlaams parlement eenparig het ontwerp van decreet tot wijziging van het decreet van 24 januari 2003 houdende bescherming van het roerend cultureel erfgoed van uitzonderlijk belang goed. Het is nu wachten op de bekrachtiging ervan door de Vlaamse Regering en de publicatie in het Belgisch Staatsblad. De wijzigingen breiden het begrip topstuk uit tot alle cultuurgoederen die beantwoorden aan de toetsingscriteria zeldzaam (= weinig andere gelijke of gelijksoortige voorwerpen of verzamelingen binnen de Vlaamse Gemeenschap) en onmisbaar (= met een bijzondere waarde voor het collectieve geheugen of met een schakelfunctie, ijkwaarde of nog bijzondere artistieke waarde). De beoordeling van het topstukgehalte van een cultuurgoed wordt overgelaten aan de eigenaar. Voor de uitvoer van deze cultuurgoederen binnen en buiten de Europese Unie is voortaan een vergunning van de Vlaamse Regering vereist. Personen die zonder vergunning uitvoeren of bij de vergunningsaanvraag onjuiste verklaringen of inlichtingen verstrekken, kunnen bestraft worden. Johan Vannieuwenhuyse De juiste informatie bij de juiste persoon Adlib Bibliotheek catalogiseert meer dan boeken alleen. Adlib Bibliotheek vormt de kern van een compleet informatieen kenniscentrum. Desgewenst kunt u deze kern uitbouwen met de uitleen-, bestel- en tijdschriftenmodules, of met vragenregistratie, SDI, full-text search en verschillende online services. Iedere vorm van informatie wordt zo op maat gemaakt voor uw gebruikers. Niet voor niets is Adlib Bibliotheek in gebruik bij vele mediatheken, bedrijven, (hoge)scholen, en juridische en overheidsinstellingen. Adlib Bibliotheek Veelzijdig Overzichtelijk Aanpasbaar aan alle soorten publicaties Internetmodules: SDI attenderen, Online reserveren en Full text zoeken Eenvoudig titelbeschrijvingen ontlenen Makkelijk rapporteren Geïntegreerde aanvullende modules: Bestelmodule, Uitleenmodule en Tijdschriftenmodule Meertalig Internationale standaarden SRU, ISBD/AACR2, Z39.50 MARCXML, OAI-PMH en meer Integreerbaar met Adlib Museum en Adlib Archief tot één crossdomain systeem API-koppelingen Keuze databases MS SQL Server, Oracle, Adlib Internet ready. Adlib Information Systems +31 (0) sales@adlibsoft.com 6 META

9 nieuws Ik kies voor kunst! Ik kies voor kunst is een sensibiliseringsactie van de brede culturele sector. Kunst is zoals de frisse lucht en het water uit de kraan. We genieten er iedere dag van zonder dat we het goed beseffen. Boeken in de bibliotheek, standbeelden in het straatbeeld, de strip die je leest in bed of de film in de bioscoop: ze bestaan slechts omdat mensen kiezen voor kunst. Kunst en cultuur zijn net als zuurstof, levensnoodzakelijk. Het feit dat ze zo vanzelfsprekend zijn, maakt hen vaak onzichtbaar en ook maatschappelijk kwetsbaar. Op zondag 25 mei 2014 zijn er in ons land verkiezingen voor Europese, federale een ook regionale parlementen. Er wordt dan ook een nieuwe Vlaamse minister van Cultuur aangesteld; een belangrijk moment voor de kunsten en de cultuur. Ik kies voor kunst wil kunst en cultuur hoog op de beleidsagenda zetten en het als wezenlijk onderdeel van een dynamische samenleving zichtbaarder maken. Om die rijkdom van ons cultureel leven in de kijker te zetten, zetten alle kunst- en cultuurorganisaties tussen 22 april en 25 mei de actie Ik kies voor kunst op. Daarvoor hebben we ook jou nodig. Kies nu voor kunst en laat je van je horen! Je stem uitbrengen kan op > Bron: META

10 artikel Hightech spaghetti Een studie naar de toekomstige architectuur van de digitale bibliotheek Fleur De Meyer, Bibnet Dit artikel is tot stand gekomen dankzij de opdrachtgevers Bibnet, de Vlaamse provincies en de Vlaamse Gemeenschapscommissie. De huidige informatiehoeveelheid, de snelheid waarmee alsmaar groeiende datavolumes worden uitgewisseld en de vele technologische ontwikkelingen tekenen quasi alle maatschappelijke sectoren, in het bijzonder de media-, informatie- en cultuursector. Het hoeft dan ook niet te verwonderen dat bibliotheken, die zich net op het snijpunt van de media-, informatie- en cultuursector bevinden, alle zeilen moeten bijzetten en hun dienstverlening bijsturen of hertekenen om hun maatschappelijke relevantie en opdracht te bestendigen. Sommige bibliotheekdiensten kunnen nu al volledig online afgehandeld worden. Een bibliotheekgebruiker kan werken reserveren, verlengen, een werk opzoeken in de bibliotheekcatalogus, of het krantenarchief raadplegen. De digitalisering van het dienstenaanbod zal zich in de toekomst echter nog scherper aftekenen omdat er steeds vaker digitaal gewerkt wordt en het online informatieaanbod almaar groeit. Ook in dit digitale tijdperk moet de bibliotheek haar maatschappelijke meerwaarde en relevantie blijvend realiseren. Haar dienstverlening zal zich daarom aanpassen aan de hedendaagse technologische mogelijkheden en inspelen op het bijhorende verwachtingspatroon van de gebruiker. Om de technologietrendwatcher Peter Hinssen te citeren: Het digitale is het nieuwe normaal. De uitbouw van een kwalitatieve digitale bibliotheek met performante online diensten en digitale collecties is dus van cruciaal belang. Koterijen Vorig jaar kondigden we in META in het artikel Een toekomstvisie voor de digitale bibliotheek (Bart Beuten, META 2013/5) de technische studie naar een optimale technologische infrastructuur voor de digitale bibliotheek aan. Deze studie kwam er op initiatief van de Vlaamse overheid, bij monde van Bibnet, de vijf provinciebesturen en de Vlaamse Gemeenschapscommissie. Jean-François Declercq, François Vermaut en Rosemie Callewaert zijn de onderzoekers die deze studie hebben uitgevoerd. De reden voor de studie lag voor de hand. Het huidige IT-landschap in de bibliotheekwereld is versnipperd en getekend door de nood van het moment. Het doet wat denken aan de hang naar koterij. Als we meer plaats nodig hebben, bouwen we er gewoon een achterbouw en veranda aan, en eventueel nog een duivenhok en tuinhuis erbij. Het IT-landschap van de bibliotheeksector ontsnapt niet aan dit architecturale fenomeen. Bibliotheken herbergen samen ongeveer vierenzestig IT-systemen zoals bijvoorbeeld Vubis, Brocade, Aleph, Iguana, ICB, BIOS, Aquabrowser. Kortom, bibliotheekbeheersystemen, kassasystemen, reservatietools, IBL-systemen, platformen voor bibliotheeksites en digitale etalages, catalogiseersystemen, het e-boekenplatform Het samengaan van deze IT-systemen in functie van een breed gamma van digitale bibliotheekdiensten, noemen we de digitale bibliotheek. Jammer genoeg zijn deze IT-systemen niet allemaal open en flexibel omdat ze vaak één-op-één gekoppeld zijn. Dit resulteert in tal van lijnen en afhankelijkheden tussen de systemen, vaak via maatwerk en kriskras door elkaar. De IT-systemen leiden koppig een eigen bestaan en deinen organisch uit of krimpen in om zo op grillige wijze de IT-noden van het moment te dienen. Net zoals verschillende bouwlagen en koterijen de bewonersgeschiedenis van een woonst illustreren. Een hieruit voortvloeiend, en dus bijkomend, probleem is dat de IT-ruimte van de bibliotheken stilaan volgebouwd raakt. De IT-koterijen staan momenteel zo dicht op elkaar dat als er eentje het laat afweten, dit een domino-effect kan hebben op de andere IT-systemen. Meer nog, als er in één systeem iets aangepast wordt, moet dat ook in andere systemen aangepast worden. Met andere woorden, het huidige, 8 META

11 artikel versnipperde, technische IT-model van de digitale bibliotheek loopt tegen zijn limieten aan, en zal op termijn vastlopen. Het spreekt voor zich dat dit de dienstverlening in grote mate kan verstoren. We voegen hier aan toe dat verschillende actoren de digitale bibliotheek bouwen, beheren en sturen. Zo zijn er digitale initiatieven van lokale bibliotheken, gemeentebesturen, provincies, de Vlaamse gemeenschapscommissie en Bibnet. De digitale bibliotheek bestaat op dit ogenblik uit systemen op vijf verschillende beleidsniveaus, met name lokaal en/of gemeentelijk (bijv. beveiligde bibliotheekpc), provinciaal (bijv. bibliotheeksysteem met uitleenmodule), Vlaams (bijv. centraal catalogiseren), nationaal (bijv. elektronische identiteitskaart) en internationaal (bijv. databanken met verrijkende collectiegegevens zoals NBD en CDR). Om dit geheel vlot te laten werken en versnippering van inspanningen tegen te gaan, dringt een flexibel, consistent, coherent en geformaliseerd samenwerkingsmodel met de meest bepalende van deze actoren zich op. Dit zal kosten- en tijdbesparend werken en de betrokken actoren in staat stellen om samen versneld een performante digitale infrastructuur op te bouwen. Zonder georganiseerde samenwerking en afspraken is het voor de digitale bibliotheek als netwerk van de Vlaamse bibliotheken onmogelijk om de IT-koterij te overstijgen. Meer nog, zonder richtinggevend kader en langetermijnstrategie is de bibliotheeksector niet bij machte een volwaardige digitale dienstverlening uit te bouwen wat een voorwaarde is om de maatschappelijke meerwaarde van het bibliotheekwerk ook in de digitale samenleving te realiseren. De studie Een toekomstvisie voor de digitale bibliotheek onderstreept uitdrukkelijk het bedrijfskritische karakter van de digitale bibliotheek, en identificeert bijgevolg knelpunten en oplossingen. Dit biedt een richtinggevend kader voor alle betrokken actoren. De studie stelt krachtig dat zonder een gemeenschappelijke systeemarchitectuur en IT-strategie, zonder een solide onderbouw voor de digitale bibliotheek, de bibliotheken vastzitten aan een wirwar van inefficiënte, dure en gesloten IT-systemen. Een hightech spaghetti die niemand lust. Het huidige IT-landschap in de bibliotheekwereld is versnipperd en getekend door de nood van het moment. Het doet wat denken aan de hang naar koterij. Als we meer plaats nodig hebben, bouwen we er gewoon een achterbouw en veranda aan, en eventueel nog een duivenhok en tuinhuis erbij. META

12 artikel Overzicht van de hightech spaghetti in onze bibliotheken. De werven We weten dat de verdere ontwikkeling en uitbreiding van de digitale bibliotheek onontkoombaar zijn. Een samenwerking over bestuursgrenzen heen, op basis van een gedeelde solide langetermijnstrategie, dringt zich op. De houdbaarheidsdatum van IT-koterijen is nu eenmaal beperkt en genereert niet alleen vermijdbare kosten, maar ook technische obstakels die een performante dienstverlening in de weg staan. Hoe pakken we de verdere ontwikkeling van de digitale bibliotheek het best aan? De studie beschrijft uitvoerig de huidige en toekomstige IT-architectuur van de bibliotheken, en detecteert zeven bouwwerven om van de huidige organisch gegroeide IT-opzet naar een duurzamere en goed gestructureerde IT-architectuur toe te groeien. Er liggen drie basisprincipes aan de grondslag van die werven. Een eerste basisprincipe is openheid. We willen dat data in de digitale bibliotheek vanaf nu flexibel kunnen worden uitgewisseld en dat systemen in een open omgeving zonder al te veel technisch geknutsel aan elkaar kunnen worden gekoppeld. Een tweede basisprincipe is herbruikbaarheid. Herbruikbare data en functionaliteiten, inplugbaar in verschillende systemen en diensten, moeten tijd- en kostenbesparend werken. We moeten niet telkens opnieuw het (technologische) warm water uitvinden. Een derde basisprincipe is kostenefficiëntie. Organisatorische schaalvergroting ligt voor de hand als we een kostenefficiënte onderbouw willen voor de digitale bibliotheek. We willen meer krijgen voor onze middelen, en een einde maken aan te dure oplossingen met een te lage kwaliteit. De werven zelf zijn een meerjarenproject dat zich in verschillende bouwfases of werkpakketten laat opdelen. Het is niet het doel van de werven om vernieuwend of innovatief te zijn omdat dit bon ton is. De basisprincipes sturen de werven in een duurzame innovatieve richting. We voegen hier ook nog aan toe dat de kwaliteit van elke werf afhankelijk is van de kwaliteit van uitvoering van de andere werven. Een globale opvolging en coördinatie van de verschillende werven moet zorgen voor een hoge uitvoeringskwaliteit, cohesie en coherentie en de risico s van onderlinge afhankelijkheden tussen de werven beperken. Er is nood aan een architect voor de digitale bibliotheek die deze belangrijke taak op zich neemt. Het vele werk dat nodig is om een solide IT-onderbouw voor de digitale bibliotheek te ontwikkelen, kan geclusterd worden in zeven werven, aldus de studie. Tijd dus om die zeven werven van nabij te bekijken. De eerste werf die de studie definieert, is de ontwikkeling van een instrumentarium voor analyse en rapportering. Met een dure term heet zoiets business intelligence. Bibliotheken werken vaak zonder het te weten met business intelligence. Immers, ze werken bijna dagelijks met statistieken en dataverzamelingen. Maar dit gebeurt vaak manueel en fragmentair. Data en statistieken worden manueel gegenereerd via een export per systeem, meestal met een omweg, om zo verwerkt te worden en de nodige inzichten en interpretaties aan te leveren voor bepaalde deeldomeinen van het bibliotheekwerk (bijv. collectiegebruik, websitebezoek ). Als we alle data samenbrengen in een global datawarehouse, een interne databibliotheek, dan is het mogelijk om vanuit deze centrale dataverzameling een integraal beeld op te roepen. Bijvoorbeeld het maken van een analyse van het gebruik door een bepaalde gebruikersgroep van meerdere bibliotheekdiensten zoals (fysiek) bibliotheekbezoek, online zoeken in de catalogus, het uitlenen van e-boeken of de aanvraag van online verlengingen. Op basis van een totaalbeeld over het gehele dienstenaanbod heen, kan de bibliotheek onderbouwde beslissingen nemen en het eigen beleid bijsturen waar nodig. De kennis van het gebruik van haar diensten is niet langer gefragmenteerd over statistieken uit diverse systemen, maar zit gebundeld in één analyse- en rapporteringsplatform. Een business intelligence-oplossing biedt bibliotheken een digitale cockpit waarmee bijvoorbeeld de collectieverantwoordelijken kunnen zien welke collectieonderdelen het goed doen bij het publiek en of de beoogde toeleiding vanuit bepaalde digitale etalages voor deze groep heeft gewerkt. Het voordeel van het gebruik van business intelligence is de integrale werking, maar ook de verdieping van kennis over bepaalde zaken, dit door het gebruik van de combinatie van data en cijfers uit 10 META

13 artikel verschillende systemen. Denken we maar aan bijvoorbeeld de voorspelbaarheid van het gebruikscoëfficiënt van bepaalde collectieonderdelen doordat uitleengegevens en aankoopdata aan elkaar gekoppeld kunnen worden. Wonderkinderen van Silicon Valley Het spreekt voor zich dat de omslag naar de digitale dienstverlening en de ontwikkeling van de digitale bibliotheek niet zonder de bibliotheekmedewerker kan gebeuren. Bibliotheekmedewerkers zijn essentieel om de verdere ontwikkeling van de digitale bibliotheek inhoudelijk te voeden, de aansluiting te verzekeren met het lokale bibliotheekwerk en het fysieke gebouw en het geheel uit te dragen naar de gebruikers. De studie benadrukt dit expliciet. Dit betekent niet dat bibliotheekmedewerkers zich moeten omscholen tot wonderkinderen van Silicon Valley, maar wel dat ze vertrouwd moeten zijn met de hedendaagse technologische mogelijkheden (bijv. mobiele apps) en de bijhorende verwachtingspatronen van gebruikers (bijv. permanente online dienstverlening). De bibliotheekmedewerker moet de ruimte krijgen om voldoende IT-maturiteit te ontwikkelen. Dit is de tweede werf. Het opkrikken van de IT-maturiteit van de lokale bibliotheek verloopt het best in samenwerking met de IT-dienst van de gemeente of andere lokale actoren, die kunnen ondersteunen en bijsturen, rekening houdend met het lokale e-governmentbeleid. Opleiding, ondersteuning en kennisdeling zijn sleutelbegrippen als we de bibliotheekmedewerker hierbij willen ondersteunen. Goed, als we deze twee werven realiseren, hebben we gecentraliseerde en overzichtelijke data die de sturing van het bibliotheekbeleid niet alleen een pak vereenvoudigen, maar ook bijkomende inzichten genereren. We hebben bovendien ook bibliotheekpersoneel dat van wanten weet en in samenwerking met de IT-dienst van de gemeente de digitale bibliotheekwerking ondersteunt en bijstuurt. Kijken we naar de publieke dienstverlening van de bibliotheek dan ligt het voor de hand dat we vervolgens onze blik op de burger richten en zijn of haar ontmoeting met de bibliotheek op het internet. Bibliotheken op het web In de derde werf gaat de aandacht naar de aanwezigheid van de digitale bibliotheek op het web. De bibliotheekwebsite is een belangrijk online kanaal voor de dienstverlening dat steeds meer aan belang wint. Er is immers een groeiend publiek dat de bibliotheek en haar diensten leert kennen via het web. De beoogde Google-strategie van Bibnet, die de Vlaamse bibliotheekcollecties ook via Bibliotheekportalen en Google gemakkelijk vindbaar wil maken, werkt dit nog verder in de hand. De studie wijst uit dat er desondanks veel bibliotheken zijn die geen duidelijk, laat staan volledig, overzicht van hun diensten op hun website aanbieden. Ook de gebruiksvriendelijkheid van de online bibliotheekcommunicatie is niet altijd optimaal. De bibliotheekwebsite is meer dan een visitekaartje met openingsuren. De bibliotheekwebsite moet met een hedendaagse look-and-feel aansluiten bij de noden en zoekstrategieën van online bezoekers. De website kan de gehele bibliotheekdienstenportfolio toegankelijk maken en eventueel bepaalde onderdelen in de kijker zetten. Kortom, de bibliotheekwebsite kan een goed georganiseerde en ordelijke plek zijn waarin de bezoeker snel de weg weet te vinden. Bibliotheken hebben hier nog een lange weg af te leggen, al zorgen de provinciale projecten voor de uitbouw van centrale websiteplatformen hier voor een belangrijke versnelling. De studie stelt dan ook voor om richtlijnen voor de ontwikkeling van een bibliotheekwebsite op te maken, goede praktijken te delen en misschien zelfs een generieke website te ontwikkelen die bibliotheken kunnen overnemen en kunnen aanpassen naar de lokale noden en behoeften. Als de bibliotheek zo een gebruiksvriendelijke website heeft met een goed overzicht van haar diensten, dan vloeit hier uit voort dat de bezoeker ook een gebruiksvriendelijke toegang nodig heeft tot die digitale diensten. Dit brengt ons bij de vierde werf. Een bibliotheeklidmaatschap is immers een voorwaarde om van sommige digitale bibliotheekdiensten te kunnen genieten (bijv. raadplegen krantenarchief van thuis uit, reserveren ). Op het internet hebben we jammer genoeg geen vriendelijke bibliotheekmedewerker die META

14 artikel snel even ons lidmaatschapskaartje door de scan haalt en ons verder helpt. De ontwikkeling van oplossingen voor een upto-date en gebruiksvriendelijke online toegang tot de digitale diensten is dan ook een cruciale voorwaarde voor de verdere opbouw van de digitale bibliotheek. Mijn Bibliotheek is een voorbeeld van een gebruiksvriendelijk toegangsmanagement. Mijn Bibliotheek is immers een open systeem zodat de burger eenzelfde account voor verschillende diensten kan gebruiken, van online leendiensten (bijv. verlengen, reserveren ) tot het raadplegen van digitale collecties (bijv. Gopress Krantenarchief, e-boeken ). Het is dan ook belangrijk om dit open systeem verder uit te bouwen naargelang de uitbreiding van digitale diensten en collecties. Met de ontwikkeling van een gebruiksvriendelijke bibliotheekwebsite en toegang tot de digitale diensten en collecties komt de digitale bibliotheek tegemoet aan de vraag van de bibliotheekgebruiker. Met deze twee werven hebben we alvast het aanzicht van onze infrastructuur aanzienlijk vertimmerd. Tijd voor het interieur. Nieuw digitaal product Bibliotheken zijn genoodzaakt om hun huidige collectie verder te integreren met digitale collecties en diensten. En hiermee zijn we bij de vijfde werf beland. We weten al dat de hedendaagse technologische mogelijkheden de bibliotheekdienstverlening hertekenen en inspelen op het bijhorende verwachtingspatroon van de gebruiker. Die gebruiker zit niet stil en gaat aan de slag met nieuwe digitale producten zoals bijvoorbeeld e-boeken. Bibliotheken willen en kunnen die nieuwe digitale producten niet negeren. De Nederlandse bibliotheken maken er werk van. En dat doen onze bibliotheken ook. In mei is de lancering van de e-boeken een feit en hebben de bibliotheken die aan de actie deelnemen een virtuele boekenplank met e-boeken die ze aan het publiek kunnen aanbieden. De introductie van een nieuw digitaal product of dienst zoals bijvoorbeeld e-boeken is niet zo eenvoudig als het lijkt. De integratie vraagt onder meer een bijsturing van de interne bibliotheekwerking. Zo dringt een geïntegreerd zicht op uitleentransacties van zowel fysieke als digitale collecties zich op. Bibliotheken hebben dan ook een open en flexibel systeem nodig dat zich snel aanpast aan de onvermoeibare dynamiek van de uitleenprocessen. Deze werf richt zich dan ook op de integratie van uniforme processen voor de digitale collecties. We hebben nu al e-boeken, maar het is niet uitgesloten dat daar in de toekomst ook digitale taalcursussen bij horen of een keur aan educatieve digitale werken. Catalogeersystemen Met de zesde werf blijven we nog even bij het hart van de bibliotheek, met name de We willen de bibliotheek van morgen vrijwaren van prijzige en weinig flexibele IT-systemen, met alle mogelijke risico s die daaraan verbonden zijn. Overzicht mogelijke IT-architectuur met bibliotheekhub voor onze bibliotheken. 12 META

15 artikel fysieke collectie. Aan de huidige collectiebeheerprocessen is al hard gewerkt, maar ze kunnen nog verder geoptimaliseerd worden. Zo is er duidelijk nood aan een verdere integratie en automatisering van het collectiemanagement. Bijvoorbeeld, op dit ogenblik is het catalogiseren niet gekoppeld aan het databeheer van de bestellingen wat ervoor zorgt dat bijvoorbeeld titelbeschrijvingen, nodig voor het in circulatie brengen van publicaties, pas aangemaakt en gedeeld kunnen worden nadat de boeken zelf beschikbaar zijn. De huidige informatiesnelheid en technologische ontwikkelingen vragen niet alleen geoptimaliseerde collectiebeheerprocessen. Er is ook druk op catalogeersystemen om efficiënter om te gaan met metadata en metacontent. Met metacontent bedoelen we de inhoudelijke beschrijvingen zoals bijvoorbeeld covers, leesfragmenten of recensies. Het semantisch web zorgt voor toenemende mogelijkheden. Het web staat immers niet stil en evolueert gestaag naar een semantisch web, wat ook wel eens als web 3.0 wordt omschreven, waarbij informatie en data uit uiteenlopende bronnen en sectoren automatisch aan elkaar gekoppeld worden, wat opnieuw resulteert in nieuwe inhoudelijke verrijkingen en contexten. Het spreekt voor zich dat collectiebeheerprocessen hierop in zullen spelen, en dat integratie en automatisering zich opdringen. Geen kunst- en vliegwerk Zoals we al eerder opmerkten, de activiteiten en initiatieven van alle werven zijn afhankelijk van elkaar. Collectiebeheer kan niet zonder gecentraliseerde data. Digitale collecties vragen om een gebruiksvriendelijke toegang. De werven hebben elkaar nodig om goed te functioneren en om de digitale bibliotheek als een goed geolied en coherent geheel te kunnen aanbieden aan de burger. We moeten, als een goede architect, de verschillende initiatieven dan ook onderbrengen in een globale IT-architectuur voor de bibliotheken. De nieuwe IT-architectuur moet werk maken van een rationalisering van het bestaande systeemlandschap (lees: dubbele systemen en functionaliteiten wegwerken) en de onderlinge koppelingen optimaliseren. Dit zal niet alleen de complexiteit van de IT-architectuur vereenvoudigen, maar daarmee ook de kosten drukken. Dit is dan ook de laatste en zevende werf. Het is uiteraard niet de bedoeling dat de groei van digitale collecties en diensten en de ontwikkeling van een gebruiksvriendelijke digitale bibliotheek leidt tot een uitbreiding met allerlei IT-systemen die met kunst- en vliegwerk op elkaar aangesloten worden. Daarom wijst de studie op het belang om het aantal systemen dat vandaag gebruikt wordt te consolideren. Een noodzaak bij deze vereenvoudiging is het gebruik van open en modulaire IT-systemen. Een tussenlaag zoals bijvoorbeeld een bibliotheekhub, dit is een verkeerswisselaar voor IT-systemen en datastromen, kan ervoor zorgen dat alle systemen die in het netwerk met elkaar gekoppeld zijn, ook efficiënt en probleemloos informatie kunnen uitwisselen. De digitale bibliotheek van morgen We willen de bibliotheek van morgen vrijwaren van prijzige en weinig flexibele IT-systemen, met alle mogelijke risico s die daaraan verbonden zijn. We willen de digitale bibliotheek niet laten uitgroeien tot een hightech spaghetti waarin we ons dreigen te verslikken. Dus hebben we een langetermijnvisie en richtinggevend kader voor een vereenvoudiging en hervorming hard nodig. De studie Een toekomstvisie voor de digitale bibliotheek houdt onze bibliotheeksector niet alleen een spiegel voor, maar heeft ook aandacht voor een mogelijke remediëring. Die remediëring houdt in dat we niet alleen innoveren, maar ook rationaliseren en optimaliseren. Een glimmend innovatielaagje met bijhorende toeters en bellen volstaat niet. Open en herbruikbare IT-systemen die schaalvergroting mogelijk maken, zijn een basisvoorwaarde als we de digitale bibliotheek verder willen uitbouwen. De studie geeft aan op welke manier we binnen de verschillende domeinen van de digitale bibliotheek daar naar toe kunnen groeien. De studie nodigt de hele bibliotheeksector uit om met vereende krachten aan de slag te gaan binnen de zeven werven om samen de digitale bibliotheek van morgen tot stand te brengen. Daarvoor moeten we een integraal instrumentarium ontwikkelen voor rapportering en analyse en inzetten op de verdere ontwikkeling van onze IT-maturiteit. De inspanningen voor onze aanwezigheid op het web moeten we intensifiëren en professionaliseren en één toegangslogin voor onze gehele dienstverlening blijft een belangrijk aandachtspunt. We kunnen de groei van digitale collecties en bijhorende diensten mogelijk maken en ruimte creëren voor open data in collectiemanagement en catalografie. Ten slotte moeten we componenten uit het IT-landschap van de digitale bibliotheek consolideren om zo de IT-complexiteit een halt toe te roepen en de kosten te drukken. Kortom, de studie geeft aan welke richting we moeten inslaan. Door onze aandacht toe te spitsen op deze werven kunnen we ervoor zorgen dat we samen de omslag naar de digitale bibliotheek van morgen kunnen maken. > De studie systeemarchitectuur voor de digitale bibliotheek is te lezen op: Bibnet/Onderzoek/Systeemarchitectuur%20 voor%20de%20digitale%20bibliotheek META

16

17 interview Wat betekent de integratie van hogeschoolopleidingen in de universiteiten voor de bibliotheken? Julie Hendrickx en Christin Ho Foto s Benoit Vermeeren Sinds de start van dit academiejaar zijn de hogeschoolopleidingen van academisch niveau zoals industrieel ingenieur, architect, vertaler/tolk, journalist en handelswetenschappen universitaire opleidingen. De voordelen van deze integratie zouden aanzienlijk zijn: het verschil tussen academische opleidingen aan universiteiten en de opleidingen van academisch niveau in de hogescholen wordt voorgoed opgeheven. De structuur van het hoger onderwijs wordt duidelijker en de versnippering van onderzoeksmiddelen zou vermeden worden. De universiteiten zijn nu verantwoordelijk voor onder andere het onderwijs- en onderzoeksbeleid van de betrokken opleidingen, de kwaliteitszorg, het personeelsbeleid en het uitreiken van diploma s. In totaal betekent de integratie ook een verschuiving van studenten en +/ personeelsleden naar de universiteiten. Wat verandert er voor de betrokken bibliotheken? META sprak met Erika Meel (hoofdbibliothecaris bibliotheken HUB-KAHO), Trudi Noordermeer (hoofdbibliothecaris Universiteitsbibliotheek Antwerpen), Veerle Van Conkelberge (planning officer Universiteitsbibliotheek Gent), Hilde Van Kiel (hoofd van de Campusbibliotheken Wetenschap & Technologie en Biomedische Wetenschappen Katholieke Universiteit Leuven), Sofie Vandroemme (hoofdbibliothecaris bibliotheken Hogeschool van Gent) en Patrick Vanouplines (hoofdbibliothecaris Vrije Universiteit Brussel). Wat betekent integratie voor de bibliotheekwerking? Trudi: Voor ons betekent het de sluiting van twee bibliotheken en het integreren van studenten in grotere bibliotheken. Het is een overgangssituatie, we proberen alles zoveel mogelijk te integreren. We willen zo weinig mogelijk locaties, maar wel goed geoutilleerd. De focus ligt op de elektronische bibliotheek en werkplekken voor de studenten. Het kan zijn dat de bibliotheken fusioneren. Veerle: Bij ons verloopt het op dezelfde manier. De twee grote bibliotheken die overkomen worden geïntegreerd in een bestaande faculteitsbibliotheek, waarvan een al tegen op 1 oktober Tegen 2018 zal de andere verhuisd zijn. Hilde: Bij ons is dat niet het geval. Er sluit geen enkele bibliotheek. Integendeel, wij bouwen er nog een aantal nieuwe bij. Wij zijn wel al tien jaar bezig met die integratie, het is geen nieuw gegeven voor ons. V.l.n.r. Patrick Vanouplines, Trudi Noordermeer, Hilde Van Kiel, Sofie Vandroemme, Erika Meel en Veerle Van Conkelberge. Het is wel wennen dat we opeens zoveel locaties hebben. We hadden enkel Leuven en Kulak (de universiteitscampus van de Katholieke Universiteit Leuven in Kortrijk) en nu hebben we zowat in elke stad in Vlaanderen een bibliotheek. Daarom spreken wij ook over KULLOC (KULeuven op locatie). Maar we proberen echt wel een bibliotheekbeleid voor de hele associatie te maken en niet zozeer te spreken van een universiteit en een hogeschool. Patrick: Wat de Brusselse associatie betreft is het heel eenvoudig. We zijn de kleinste associatie met een hogeschool waarvan de academische opleidingen geïntegreerd zijn. Aan de VUB hadden we altijd al een zeer gecentraliseerde aanpak met de centrale bibliotheek op de Campus Oefenplein en de medische bibliotheek op Campus Jette. De academische opleidingen aan de Nijverheidskaai gaan binnenkort verhuizen naar Campus Oefenplein. Sofie: Bij ons is het ongeveer hetzelfde verhaal, twee bibliotheken zijn UGent bibliotheken geworden en twee andere collecties blijven geïntegreerd in een HoGent bibliotheek, gezien de UGent studenten ook op de HoGent campus blijven. Erika: Ik denk dat er bij ons in de associatie KU Leuven grote verschillen zijn tussen hogescholen met academische studenten en hogescholen die voornamelijk of zelfs alleen de professionele opleidingen hebben. Zij ondervinden weinig van die integratie maar zijn uiteraard wel volwaardig en actief lid van de associatiewerking. Zowel HUB als KAHO hebben redelijk veel KULLOCstudenten en wij zorgen ervoor dat de studenten er zo weinig mogelijk last van ondervinden en ze vooral van de voordelen kunnen genieten. Hier en daar zullen er wel verhuizingen en veranderingen plaatsgrijpen, maar eigenlijk niet naar Leuven toe omdat de partners niet hoeven te verhuizen. Zo zijn wij al gefusioneerd met KAHO en Thomas More Antwerpen (professioneel) is gefusioneerd met Mechelen. Het samengaan met de meeste andere hogescholen maakt deel uit van het meerjarenplan. Hilde: Van de twaalf hogescholen die tot de associatie horen, worden er vijf clusters gevormd: Vives, HUB-KAHO, Thomas META

18 interview More, KHLeuven en KHLim en LUCA. Aan de ene kant hebben we het verhaal rond de clustervorming, aan de andere kant worden we geconfronteerd met het ontstaan van nieuwe faculteiten: Industriële Ingenieurswetenschappen en Architectuur. Er is ook nog de faculteit Economie met drie à vier locaties in Vlaanderen waar je een collectie voor moet gaan vormen. Dat maakt het complex. Trudi: Bij ons is het inderdaad ook zo dat we twee nieuwe faculteiten hebben: Toegepaste Ingenieurswetenschappen en Ontwerpwetenschappen. En de opleidingen Kinesitherapie en Toegepaste Taalkunde stromen in bij de faculteiten Geneeskunde en Letteren. En heeft die integratie ook impact op het bibliotheekbudget? Trudi: Faculteiten kregen natuurlijk ook allemaal een budget voor hun werking. Toegepaste Ingenieurswetenschappen en Ontwerpwetenschappen hebben binnen hun werkingsbudget ook een budget samengesteld om hun eigen collectie verder uit te bouwen en wij hebben ook een deel van hun collectie overgenomen. En ze hebben ook bijgedragen aan de gestegen prijzen van abonnementen. Patrick: Het is vergelijkbaar met onze situatie. Veerle: Bij ons is er wel wat discussie. Er zijn ook prijzen van abonnementen gestegen van faculteiten die niets met de integratie te maken hebben. Het is een gevoelig onderwerp binnen de universiteit. Patrick: Het hangt natuurlijk ook af van de manier waarop je middelen verzamelt voor het bibliotheekbudget. Bij ons is er een centraal budget dat wordt afgesplitst voordat het over de faculteiten wordt verdeeld. Veerle: Wij hebben ook een centraal budget dat wordt verdeeld onder faculteiten, maar hoe dat juist verloopt voor de integrerende opleidingen, daar bestaat discussie over. Hilde: Daar hebben wij geen discussie over. Wij hebben een bedrag gekregen om de elektronische bronnen die wij als KU Leuven hadden uit te rollen over de academische opleidingen. Maar wij hebben geen verdeelsleutel daarover. Wij hebben drie jaar geleden inventarisatielijsten gemaakt van onze elektronische bronnen om te zien hoeveel we zouden moeten krijgen. We zien dat uitgevers van biomedische tijdschriften de prijzen sterk aanpassen terwijl er weinig kinesitherapiestudenten bijkomen. Trudi: Wij hebben een bibliotheekraad die hierover mee beslist. Wij bespreken hoe wij gefinancierd worden en hoe extra budgetten worden verdeeld. Ik heb een centraal budget en per faculteit is er een zekere autonomie om zelf te bepalen hoeveel geld ze erin steken. Door de effecten van de prijsstijgingen van Elsevier moet er opnieuw berekend worden hoeveel elke faculteit moet bijdragen. Erika: In de Associatie KU Leuven is er afgesproken dat er bij de integrerende opleidingen zou gekeken worden naar alle e- en papieren abonnementen die daar liepen en er zoveel mogelijk abonnementen zouden stopgezet worden omdat het al in KU Leuven beschikbaar is. Dit is een goede zaak omdat we een aantal collega s in de faculteiten van de KULLOC hebben kunnen overtuigen om over te stappen naar het gebruik van alleen digitale bronnen. In een eerste fase hebben wij met HUB toch al euro kunnen besparen. Binnenkort komen wij weer terug samen en gaan wij alle lijsten van lopende tijdschriften nakijken en abonnementen opzeggen die door het centrale budget van KU Leuven kunnen opgevangen worden. Je moet dit ieder jaar blijven herhalen. Hilde: Wij hebben ons eerst geconcentreerd op onze elektronische bronnen en gekeken naar waar het grootste financiële risico zat. Binnen de associatie hebben wij een hele procedure gestart voor de aankopen. Gaan we over tot nieuwe aankopen? En op welk niveau moeten er afspraken gemaakt worden? Is het aangevraagd materiaal beschikbaar bij onze partners? Wij hebben gemerkt dat we hetzelfde zullen moeten doen voor onze papieren collectie omdat we enorm verspreid zitten over verschillende locaties. Sofie: Wij hebben een aantal abonnementen kunnen schrappen die overgenomen zijn door UGent zonder al te veel problemen. Maar de rest van het budget werd niet aangetast, een groot deel van het budget behoort toe aan de vakgroepen en die kunnen er gebruik van blijven maken. Trudi: Bij ons is het ook volledig geharmoniseerd. Het enige probleem waar wij mee te kampen hebben is een collectie elektronische boeken. De hogescholen hadden die collectie gekocht en die werd ook veel gebruikt. Nu moet de universiteit het tienvoudige betalen om diezelfde set van boeken aan te kopen. En daar heb ik eigenlijk geen budget voor. Voor de rest worden voor de nieuwe faculteiten nieuwe collecties opgebouwd. Zijn de leveranciers en uitgeverijen ingeschakeld bij die integratie? Hilde: Het is complex. Wij hebben uiteindelijk vrij duidelijke cijferrapporten gemaakt met het aantal hogescholen en hun studentenaantallen. De uitgevers zagen waar er verschuivingen waren gebeurd. Ze wilden ons wel niet altijd volgen in het nieuwe verhaal. Het grootste obstakel hadden we van tevoren omzeild. We hebben heel veel tijd in Elsevier gestoken omdat dat financieel het zwaarste contract was en het verviel ook voor de andere contracten. Als wij daar een zware consequentie hadden aanvaard, dan konden we geen garantie bieden aan de andere uitgeverijen om contracten te verlengen. Binnen de associatie is er dan wel degelijk sprake van het gezamenlijk aanschaffen van toegang tot elektronische informatiebronnen? Sofie: Via consortia wel, maar de toegang loopt niet via hetzelfde netwerk. Het is niet de bedoeling dat HoGent op het netwerk van UGent zitten en omgekeerd. De contracten worden samen afgesloten, maar wel met andere voorwaarden en prijszettingen voor universiteiten of hogescholen. De associatiepartners hebben nog geen onderlinge contracten afgesloten. Trudi: Dat gebeurt bij ons op dezelfde manier, de universiteit en de hogescholen sluiten zelf nog contracten af. Er is wel enige sprake van afstemming. Erika: We maken intern wel afspraken, maar als wij denken dat wij te klein zijn om zelf een contract af te sluiten dan proberen we dat samen te doen met partners in samenspraak met de uitgevers. Uit ervaring is gebleken dat je op grotere schaal iets gedaan kan krijgen bij de leveranciers. Is er binnen de associatie ook sprake van een afgestemd collectiebeleid? Sofie: Vroeger waren wij niet op elkaar afgestemd omdat wij 16 META

19 interview Respect voor elkaars eigenheid en proberen elkaar te begrijpen in een proces van integratie is heel belangrijk. totaal andere behoeften hebben. Eigenlijk heeft het voor ons niet zoveel zin. Elektronisch kunnen wij dat bijna niet doen, omwille van licentievoorwaarden. Trudi: Wij zijn wel degelijk op elkaar afgestemd en willen ook een collectieplan opstellen voor de hele associatie. De Vlaamse Erfgoedbibliotheek is begonnen met het opstellen van een basismodel om collectieprofielen op te stellen van de huidige collectie en collectievormingsprofielen voor in de toekomst. Ik hoop dat dit een basismodel oplevert dat wij aan de universiteit ook voor andere collecties kunnen gebruiken. Erika: Er worden ook andere accenten gelegd. De universiteiten zullen meer onderzoeksinformatie en -diensten aankopen terwijl hogescholen in eerste instantie op zoek gaan naar materiaal voor onderwijs. Er moet wel overlegd worden. Waarom zou je als hogeschool een duur boek aankopen als de universiteit het al heeft? En waarom zou de universiteit didactisch materiaal aankopen als studenten het al kunnen gebruiken in de hogeschool? Een basiscollectie moet gevormd worden met duidelijke afspraken, maar bijvoorbeeld een papieren krant, zolang het blijft bestaan, moet overal beschikbaar zijn. Hilde: Wij hebben ooit eens de oefening gemaakt in het begin om te achterhalen wat de collectiesterktes waren, hoe actueel ze waren, hoeveel anderstalige boeken er beschikbaar waren en van welke onderwerpsgebieden we de meeste boeken in huis hadden. Maar aangezien de associatie KU Leuven over het hele land verspreid is, is het moeilijk om tegen studenten uit Brugge te zeggen dat ze naar Hasselt zouden moeten gaan voor boeken over bijv. boekhouden. Het besluit werd gemaakt dat de basiscollectie overal aanwezig moet zijn. Trudi: Binnen de Antwerpse associatie kunnen alle studenten boeken lenen in alle bibliotheken. Wij zorgen er dus voor dat het materiaal binnen handbereik is. We trachten overbodige dubbels te vermijden. Hilde: In onze samenwerking wordt er nog heel veel papier aangekocht voor de architectuur- en kunstopleidingen. Daar zie je die verwevenheid heel sterk. Wat wij ook hebben gedaan binnen de groep Wetenschap & Technologie is dat de bibliotheken met een FIIW (Faculteit Industriële Ingenieurswetenschappen) opleiding en architectuur onze richtlijnen mee moesten volgen. Er wordt wel samengewerkt, maar een groot collectiebeleid voor onze associatie gaat niet lukken. Het is zoals Erika zei dat het academische enorm onderzoeksgericht is. Wat ik koop voor mijn bibliotheek is 90 à 95 procent onderzoek, terwijl de bibliotheken van de hogescholen veel meer praten met onderwijsmensen en niet zozeer met onderzoek bezig zijn. Wij zijn in veel mindere mate bezig met onderwijs. Dat verschil zie je heel sterk. Trudi: Voor ons is het eigenlijk ook wel een verrijking. De uitleenzaken zijn op elkaar afgestemd. Iedereen kan makkelijk bij elkaar lenen. De Universiteit Antwerpen is zeer sterk gegroeid sinds In dat jaar fuseerden de drie universitaire instellingen en zij hadden gezamenlijk studenten. Dit aantal is nu bijna verdrievoudigd. META

20 INTERVIEW Patrick: Wat wij ook gedaan hebben is er voor zorgen dat alle Brusselse studenten kunnen genieten van onze faciliteiten. Zijn er bibliotheken waar door de integratie de verschillende bibliotheeksystemen op elkaar moesten afgestemd worden? Hilde: Dat is de afgelopen zes à zeven jaar gebeurd, stap voor stap. Trudi: Bij ons zatten alle partners al in het Brocade-systeem, behalve de Hoge Zeevaartschool. Maar er moesten wel conversies gebeuren, omdat collecties overgingen van de hogescholen naar de universiteit. Veerle: Bij ons zijn er veel conversies moeten gebeuren, maar wij hebben ervoor gezorgd dat die afgerond waren voor de integratie. Hilde: Wat wij veel eerder beslist hebben is dat alle elektronische bronnen moesten verlopen via een dienst binnen KU Leuven, ook die van de professionele. En daardoor konden wij ook al drie jaar geleden aan die dienst vragen om ons lijsten te bezorgen van wat iedereen heeft om de overlappingen beginnen te zoeken. Als ik het goed hoor, zijn jullie al lang bezig met die integratie. Hoe lang duurden de voorbereidingen? Veerle: Wij hebben drie hogescholen in de associatie, de integratie van de kinesisten van de Arteveldehogeschool was al verwezenlijkt. Hilde: Wij zijn tien tot twaalf jaar bezig geweest met die integratie en al vijf jaar hebben wij ons ingespannen voor die e-bronnen. We hebben heel veel voorbereidend werk gedaan, zodat de overgang vlekkeloos zou gebeuren. Wat zijn de grootste knelpunten geweest? Hilde: Je moest heel veel van elkaar leren en ook goed naar elkaar luisteren. Alle bibliotheken zaten in een eigen beleidsomgeving. Het duurde daarom ook wat langer om elkaar te kunnen begrijpen. Trudi: Er deden zich ook misverstanden voor. Je hanteert dezelfde termen, maar iedereen gebruikt een andere invulling. Erika: Er zijn zelfs collega s binnen hogescholen die hun budget nog altijd niet weten en ook niet betrokken worden bij het opmaken van een budget. Binnen hogescholen zijn er ook heel wat verschillen en die kwamen tot uiting als wij allerlei afspraken probeerden te maken. Ze verliezen wel niet hun autonomie want uiteraard blijven professionele opleidingen autonoom, ook al werken zij samen binnen de associatie. Hilde: Er zijn nooit obstakels geweest die niet konden opgelost worden. Het heeft soms wel een tijdje geduurd, zoals de implementatie van Primo. We zijn er wel altijd uitgeraakt. informatie te krijgen. Het zoeken naar de juiste plaats om een vraag te stellen, vergde veel tijd. Erika: We hebben ook een aantal jaren een aparte deelgroep gehad binnen onze bibliotheekwerking die als opdracht had management en beleid mee voor te bereiden. Het was een vrij beperkte groep van mensen die mee moesten nadenken over onder meer een missie en een kwaliteitsstandaard. Zij bereidden documenten voor met een aantal beleidsrichtlijnen die uiteindelijk in documenten werden gegoten. Voordat het dus in de algemene groep van de bibliotheekwerking kwam, werd het uitgepluisd door die managementgroep. Zo hebben wij heel wat beleidsdocumenten goedgekeurd gekregen voor de integratie, zodat er achteraf geen discussies ontstonden. Die managementgroep werd opgeheven voordat de integratie plaatsvond. Veerle: De Universiteit Gent heeft een bibliotheekbeleid en missie en degenen die integreren gaan mee in dat beleid na overleg, maar ze wordt geen gezamenlijk beleid voor de hele associatie. De associatie heeft ook niet de ambitie om zoiets te verwezenlijken, het wordt ook niet ondersteund. Trudi: Aan de Universiteit van Antwerpen zou het wel in die richting kunnen evolueren. Bij ons is het ook niet zo ingewikkeld. Patrick: Idem voor de situatie in Brussel. Er is een goede samenwerking en verstandhouding met de bibliothecaris van de hogeschool. Wat zijn de zaken die nu nog moeten aangepakt worden? Veerle: Ik denk dat voor ons de grootste uitdaging de gemengde bibliotheken zijn waar twee faculteiten bij betrokken zijn. Dat is nog niet in evenwicht. In Kortrijk is dat een bibliotheek met een personeelslid dat ook deels werkt voor de hogeschool. Het is zeer complex. Sofie: Het kan best zijn dat de gemengde campus een tijdelijke situatie is. Ik vind ook dat als academische en professionele studenten naar de bibliotheek komen ze niet het gevoel mogen krijgen dat de ene meer waard is dan de andere. Zolang de eindgebruiker er niets van merkt, denk ik dat gemengde campussen blijven werken. Hilde: Een heel complex probleem voor ons is KHLim, omdat wij opleidingen organiseren samen met UHasselt. De studenten worden aan UHasselt toegewezen, we zijn er nu in geslaagd om die studenten kenbaar te maken binnen de associatie aan KU Leuven en er voor te zorgen dat ze toegang krijgen tot onze bronnen. Maar wat betreft het personeel neemt ofwel KU Leuven ofwel UHasselt ze aan. Dezelfde personeelsleden binnen dezelfde faculteit aan beide universiteiten krijgen toegang tot verschillende bronnen en dat is zeer complex. > Lees verder p. 44 Trudi: Respect voor elkaars eigenheid en proberen elkaar te begrijpen in een proces van integratie is heel belangrijk. Als je dat niet doet, wordt het heel moeilijk om samen te werken. Hilde: Ik heb enorm veel energie moeten steken in het uitpluizen van hoe die associatie eruit zag en waar ik mijn contactpersonen had en wie ik moest aanspreken voor welk dossier. Ik heb heel vaak mails gestuurd naar verschillende personen om 18 META